Cara Menghitung Pembayaran Liburan untuk Karyawan Per Jam

Staf Anda membutuhkan waktu istirahat—liburan yang tenang membuat karyawan kembali segar dan terlibat kembali—tetapi menghitung gaji liburan bisa terasa membingungkan dan rumit.

Tanpa mengetahui bagaimana pembayaran liburan dihitung, Anda berisiko salah membayar karyawan untuk cuti.

Anda bahkan mungkin menjadi frustrasi dengan prosesnya dan memutuskan untuk sama sekali tidak menawarkan waktu liburan berbayar, yang menyebabkan karyawan tidak bahagia.

Untungnya, memahami cara menghitung pembayaran liburan lebih sederhana dari yang terlihat. Kami di sini untuk memandu Anda melalui langkah demi langkah dan memastikan Anda mempertimbangkan semua detail yang diperlukan.

Istilah Penting untuk Diketahui

Seluk beluk gaji liburan bisa membingungkan pada awalnya. Di bawah ini, kami telah mencantumkan istilah-istilah utama dan definisinya sehingga Anda dapat memahami perbedaannya dan kaitannya dengan pembayaran liburan.

• Waktu liburan mengacu pada waktu istirahat atau relaksasi secara khusus.
• Cuti berbayar (PTO) mencakup semua jenis cuti berbayar, seperti waktu sakit atau pembayaran liburan serta waktu liburan.
• Akrual liburan adalah proses dimana karyawan secara bertahap mendapatkan waktu liburan sesuai dengan jadwal tertentu.
• Tingkat akrual liburan adalah jumlah waktu liburan yang diperoleh karyawan dalam periode waktu tertentu. Ini biasanya dinyatakan sebagai persentase waktu bekerja. Misalnya, tingkat akrual 5% berarti bahwa untuk setiap 100 jam seorang karyawan bekerja, mereka mendapat 5 jam waktu liburan.
• Vacation pay adalah kompensasi yang diterima karyawan selama menggunakan waktu liburan. Ini biasanya sama dengan upah atau gaji per jam mereka.
• Pembayaran liburan adalah pembayaran sekaligus yang dibayarkan kepada karyawan untuk waktu liburan yang tidak terpakai. Pembayaran biasanya terjadi ketika pekerja meninggalkan perusahaan atau jangka waktu tertentu telah berlalu, seperti ketika tahun baru dimulai.

Apa itu Pembayaran Liburan?

Vacation pay adalah kompensasi yang diberikan perusahaan kepada karyawan selama cuti kerja mereka . Karyawan dapat bersantai, memulihkan tenaga, dan mempertahankan keseimbangan kehidupan kerja yang baik sambil menerima gaji biasa.

Menawarkan cuti berbayar (PTO) kepada karyawan seperti waktu liburan tidak wajib di tingkat federal, namun hal itu berkontribusi terhadap tenaga kerja yang lebih bahagia dan lebih produktif. Tanpa menerima waktu liburan yang dibayar, beberapa pekerja mungkin tidak mengambil cuti, sehingga berisiko mengalami kejenuhan.

Ada dua cara utama waktu liburan ditawarkan:

Liburan lanjutan

Dengan kebijakan waktu liburan lanjutan, semua waktu libur dalam jangka waktu tertentu tersedia bagi karyawan dari tanggal tertentu, seperti tanggal mulai bekerja. Misalnya, jika perusahaan Anda menyediakan 2 minggu (80 jam) liburan berbayar per tahun, Anda dapat menyediakan semua 80 jam tersebut pada tanggal 1 Januari setiap tahun.

Liburan yang masih harus dibayar

Di bawah kebijakan liburan yang masih harus dibayar, karyawan mendapatkan waktu liburan berdasarkan jumlah jam kerja mereka. Misalnya, pekerja dapat memperoleh sebagian dari total 80 jam setiap beberapa bulan, seperti 20 jam setiap 3 bulan.

Atau, Anda dapat menetapkan persentase tingkat akrual liburan dan memungkinkan pekerja memperoleh waktu liburan hingga 80 jam per tahun. Misalnya, tingkat akrual 8% berarti tim Anda akan memperoleh 8 jam waktu liburan untuk setiap 100 jam kerja mereka. Setelah 1.000 jam bekerja, mereka akan memiliki akses ke 80 jam waktu liburan.

Bagaimana Akrual Liburan Dihitung?

Langkah pertama untuk membayar karyawan atas waktu liburan mereka adalah memahami cara mengukur waktu yang masih harus dibayar. Rumus untuk menghitung akrual sangat mudah.

Tingkat akrual

Tingkat akrual dihitung dengan menggunakan rumus ini:

Tingkat liburan yang masih harus dibayar = Liburan tahunan / Jam kerja tahunan

Bayangkan karyawan Anda bekerja 40 jam seminggu, atau 2.080 jam setahun, dan Anda menawarkan 2 minggu liburan, atau 80 jam. Untuk menemukan tingkat akrual per jam, hitung:

80 jam / 2.080 jam = 0,038 jam liburan diperoleh per jam kerja. Ini adalah tingkat liburan Anda yang masih harus dibayar. Sebagai persentase, itu dinyatakan sebagai 3,8%.

Anda kemudian dapat menerapkan ini ke perhitungan lain.

Akrual per periode

Untuk melihat berapa jam yang akan diperoleh karyawan per periode pembayaran, gunakan rumus ini:

Akrual per periode pembayaran = Jam dalam periode pembayaran x Tingkat akrual per jam

Misalnya, untuk periode pembayaran 80 jam, Anda akan menghitung:

80 jam x 0,038 tarif akumulasi = 3,04 jam akumulasi per periode pembayaran.

Anda dapat menggunakan rumus serupa untuk menentukan berapa banyak liburan yang diperoleh karyawan per minggu, per bulan, atau per kuartal. Ambil saja jam dalam jangka waktu tersebut dan kalikan dengan tingkat akrual per jam.

Akrual per bulan atau kuartal

Untuk menghitung akrual bulanan atau kuartalan, kalikan jam kerja periode dengan tingkat akrual. Meskipun tidak ada dua bulan atau kuartal yang persis sama, berikut adalah beberapa contohnya:

170 jam per bulan x 0,038 tingkat akrual = 6,46 jam akrual per bulan

520 jam per kuartal x 0,038 tingkat akrual = 19,76 jam akrual per kuartal

Bagaimana Pembayaran Liburan Dihitung untuk Karyawan Per Jam?

Pembayaran liburan biasanya dihitung berdasarkan gaji karyawan, dalam kasus pekerja upahan. Untuk karyawan per jam, biasanya dihitung berdasarkan gaji mereka .

Untuk menghitung pembayaran liburan, ada beberapa langkah mudah. Pertama, Anda memerlukan beberapa informasi:

• Detail tentang kebijakan liburan organisasi Anda , terutama apakah kebijakan tersebut mencakup ketentuan khusus untuk pekerja per jam.
• Tingkat akrual . Gulir ke atas jika Anda memerlukan pengingat tentang cara menghitung ini.
• Jam bekerja . Data ini harus seakurat mungkin, jadi sebaiknya gunakan aplikasi seperti Connecteam, yang memungkinkan karyawan dan manajer dengan mudah melacak shift, waktu masuk dan keluar, dan permintaan waktu istirahat.
• Tingkat pembayaran liburan . Biasanya, ini adalah tarif per jam reguler karyawan.
• Jam liburan yang diminta —atau, dalam kasus pembayaran, jumlah jam yang tidak digunakan.

Pembayaran liburan dan pembayaran untuk karyawan saat ini

Untuk mengetahui berapa banyak yang harus dibayar karyawan Anda untuk liburan yang akan datang, gandakan jam liburan dengan tarif gaji mereka.

Waktu liburan x Tingkat pembayaran = Pembayaran liburan terhutang

Jika karyawan Anda menggunakan 40 jam waktu liburan dan menghasilkan $25 per jam, perhitungan yang akan Anda gunakan untuk menentukan gaji liburan mereka adalah:

40 jam x $25/jam = $1.000 terhutang

Penghitungan ini juga dapat diterapkan pada pembayaran liburan untuk anggota tim saat ini saat mereka memiliki waktu liburan yang tidak terpakai yang tidak dapat diperpanjang.

Misalnya, catatan kebijakan perusahaan Anda bahwa karyawan harus mengambil semua 80 jam waktu liburan dalam satu tahun kalender, tidak terpakai tidak berpindah dari satu tahun ke tahun berikutnya, dan perusahaan harus membayar waktu liburan yang tidak terpakai.

Bayangkan seorang karyawan yang berpenghasilan $30 per jam memiliki 20 jam waktu liburan yang tidak terpakai pada tanggal 1 Desember 2023. Katakanlah mereka tidak dapat mengambil cuti tersebut sebelum tanggal 1 Januari 2024, ketika semua waktu liburan karyawan Anda disetel ulang.

Untuk menentukan berapa banyak pembayaran yang harus mereka bayar, berikut cara menghitung pembayaran liburan:

Waktu liburan x Tingkat pembayaran = Pembayaran liburan

20 jam x $30/jam = $600 harus dibayarkan

Bagaimana pembayaran liburan dihitung untuk karyawan yang berangkat?

Jika Anda menghitung pembayaran untuk karyawan yang keluar dari perusahaan, Anda perlu mengetahui jumlah waktu liburan yang diperoleh dan tidak digunakan oleh karyawan tersebut. Sebagai pengingat:

Liburan yang masih harus dibayar = Jam kerja x Tarif akrual per jam

Anggaplah karyawan tersebut menghasilkan $25 per jam dalam peran mereka dan memiliki 40 jam sisa liburan yang tidak terpakai. Perhitungan pembayarannya sama dengan karyawan yang mengambil cuti:

Waktu liburan x Tingkat pembayaran = Pembayaran liburan

40 jam x $25/jam = $1.000 harus dibayarkan

Cara Melacak Pembayaran Liburan untuk Karyawan Per Jam

Menggunakan spreadsheet untuk melacak pembayaran liburan mungkin tampak sederhana dan terjangkau, tetapi Anda berisiko melakukan kesalahan manusia dan biaya administrasi yang tinggi. Itu juga membutuhkan waktu dan usaha yang signifikan.

Sebagai gantinya, kami sarankan untuk menggunakan aplikasi pelacakan pembayaran liburan . Mereka cepat dan mudah digunakan, mengotomatiskan banyak tugas manual, dan mengurangi risiko kesalahan yang mahal. Mereka secara akurat mencatat karyawan:

• Tarif gaji per jam
• Jam liburan tahunan dan jam kerja setiap tahun, yang sama dengan tingkat akrual
• Jam kerja per periode pembayaran
• Jam liburan diperoleh per periode pembayaran
• Setiap pembayaran liburan

Hal yang Perlu Dipertimbangkan Saat Menyusun dan Menghitung Liburan Berbayar

Saat menyusun dan menghitung liburan berbayar, ada beberapa hal yang perlu diingat.

Waktu liburan vs. PTO

Pertama, tentukan apakah perusahaan Anda akan menawarkan PTO umum yang menyertakan waktu liburan atau apakah Anda akan menawarkan waktu liburan hanya sebagai salah satu jenis PTO. Sebagian besar perusahaan menawarkan PTO umum yang dapat digunakan pekerja untuk segala jenis cuti, termasuk liburan.

Pelajari lebih lanjut tentang perbedaan antara waktu liburan dan jenis cuti berbayar lainnya.

Liburan lanjutan atau masih harus dibayar

Selanjutnya, putuskan bagaimana perusahaan Anda akan menawarkan waktu liburan.

Manfaat waktu liburan lanjutan adalah lebih sedikit perhitungan yang diperlukan—semua jam tersedia pada tanggal tertentu. Tapi ada risikonya juga. Karyawan dapat menggunakan semua jam kerja secepat yang mereka inginkan, yang mungkin menyebabkan terlalu banyak waktu istirahat sejak dini.

Di sisi lain, liburan yang masih harus dibayar membantu membatasi jumlah waktu cuti karyawan, tetapi membutuhkan lebih banyak pekerjaan untuk dilacak.

Karyawan penuh waktu vs paruh waktu

Anda juga perlu menetapkan kriteria kelayakan . Apakah karyawan perlu bekerja dalam jumlah jam tertentu agar memenuhi syarat untuk mendapatkan waktu liburan, atau apakah semua orang memenuhi syarat?

Menawarkan kelayakan kepada semua orang adalah cara terbaik untuk memastikan keadilan, tetapi Anda harus memutuskan bagaimana jam liburan sesuai dengan jam kerja.

Biasanya akrual liburan untuk pekerja penuh waktu didasarkan pada 40 jam seminggu, tetapi perhitungan untuk karyawan paruh waktu bergantung pada jumlah jam kerja mereka. Jika pekerja paruh waktu Anda bekerja 20 jam seminggu, liburan 2 minggu sama dengan 40 jam per tahun, atau 1,5 jam per periode pembayaran dua mingguan.

hukum negara bagian

Tidak ada undang-undang yang mewajibkan perusahaan untuk menawarkan PTO, tetapi jika perusahaan menyediakannya, mereka terikat pada undang-undang tertentu. Ini berbeda-beda di setiap negara bagian, jadi jelaskan mana yang berlaku untuk karyawan Anda.

Jika Anda memiliki karyawan di beberapa negara bagian, Anda harus memahami persyaratan hukum di setiap negara bagian. Misalnya, beberapa negara bagian mewajibkan perusahaan membayar waktu liburan yang tidak terpakai ketika seorang karyawan pergi. Beberapa negara bagian melarang kebijakan liburan "gunakan atau hilangkan", yang mengharuskan karyawan untuk menyerahkan waktu liburan yang tidak digunakan tepat sebelum tahun baru dimulai.

PTO/sisa waktu liburan

Pertimbangkan apakah Anda akan menerapkan "kebijakan gunakan atau hilangkan" atau membiarkan karyawan mengalihkan waktu liburan yang tidak digunakan ke tahun berikutnya. Jika Anda memilih untuk mengizinkan pengalihan PTO/waktu liburan, putuskan apakah pekerja dapat memindahkan semua jam yang tidak terpakai atau hanya sebagian.

Misalnya, beberapa perusahaan mengizinkan waktu PTO/liburan selama seminggu untuk diperpanjang. Beberapa perusahaan menetapkan batas sehingga karyawan dapat menggulirkan semua waktu yang tidak terpakai tetapi ketika mereka mencapai jumlah tertentu, mereka berhenti menambah waktu tambahan sampai mereka menggunakannya.

Menuju ke hal yang negatif

Jika seorang karyawan keluar dari PTO/waktu liburan tetapi membutuhkan waktu istirahat, dapatkah mereka memperoleh saldo negatif (menggunakan jam liburan di masa mendatang untuk membayar cuti retroaktif) atau mengambil cuti‌ yang belum dibayar?

Keduanya adalah opsi umum, tetapi membiarkan akrual saldo negatif membutuhkan lebih banyak pengawasan dan pelacakan. Putuskan tindakan apa yang terbaik untuk perusahaan Anda.

PTO tidak terbatas

Mengelola carryover dan saldo negatif bisa terasa menakutkan, jadi Anda mungkin ingin mempertimbangkan keuntungan dan kerugian menawarkan PTO tanpa batas.

Kebijakan semacam itu dapat menarik karyawan baru dan mengurangi kejenuhan di antara karyawan yang ada, namun juga dapat menyebabkan penyalahgunaan sistem atau perlakuan karyawan yang tidak merata. Timbang pro dan kontra dan buat keputusan yang terasa tepat untuk organisasi Anda.

Kesimpulan

Menawarkan waktu liburan berbayar kepada karyawan diperlukan untuk memastikan mereka mempertahankan keseimbangan kehidupan kerja yang sehat, dan mengetahui cara menghitung gaji liburan untuk pekerja Anda juga sama pentingnya. Penting juga untuk memahami apa itu pembayaran liburan: Kompensasi yang diterima karyawan sebagai imbalan atas waktu liburan yang tidak terpakai.

Anda dapat menghitung akrual liburan serta pembayaran dan pembayaran liburan dengan beberapa rumus sederhana dan melacak pembayaran liburan menggunakan solusi digital canggih seperti Connecteam.

Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat Anda menyusun dan menyempurnakan kebijakan liburan berbayar Anda, serta saat Anda menghitung pembayaran liburan. Ini termasuk undang-undang negara bagian, ketentuan untuk karyawan paruh waktu, saldo negatif, dan banyak lagi.

Untuk informasi tambahan, lihat panduan kami tentang PTO dan pelacak liburan.

FAQ

Bagaimana Anda menghitung jam liburan menjadi hari?

Untuk menghitung jam liburan menjadi hari liburan, Anda dapat mengambil jumlah jam liburan yang masih harus dibayar dan membaginya dengan jam kerja Anda dalam sehari. Misalnya, jika Anda memiliki 40 jam PTO di bank, Anda dapat membagi 40 dengan 8 jam per hari. Hasilnya adalah 5 hari liburan.

Berapa tingkat akrual PTO yang baik?

Tarif akrual liburan bervariasi, tetapi tarif 4 jam per periode pembayaran dua mingguan umumnya dianggap baik, menurut Zippia. Ini berarti sekitar 2,5 minggu liburan per tahun.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini