Tips Terbaik untuk Mencatat Jam Kerja dan Mencatat Jam Kerja (+6 Cara Melacak Waktu)

Pelacakan waktu yang akurat dapat membantu mencegah pencurian waktu , lembur berlebih, dan masalah kehadiran karyawan.

Namun, menerapkan strategi yang efektif untuk masuk dan keluar mungkin sulit dikuasai—terutama jika Anda menggunakan pena dan kertas atau sistem manual lainnya.

Jam waktu digital lebih mudah digunakan dan lebih akurat, tetapi masih dapat menimbulkan masalah jika digunakan secara tidak benar.

Untuk membantu Anda mempertahankan jam kerja karyawan yang akurat, kami menjelaskan mengapa Anda harus melacak jam kerja, cara populer untuk melakukannya, dan manfaat menggunakan aplikasi jam masuk dan jam keluar.

Kami juga telah membuat daftar beberapa tip teratas untuk membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari perangkat lunak jam waktu Anda.

Haruskah Anda Melacak Jam Karyawan?

Anda harus selalu melacak jam kerja karyawan untuk pekerja yang dibayar dengan tarif per jam. Ini juga berguna untuk melacak jam kerja karyawan lain karena beberapa alasan.

Kepatuhan FLSA

Sebagai permulaan, Fair Labor Standards Act (FLSA) mengharuskan Anda melacak dan menyimpan catatan jam dan gaji karyawan yang akurat . Ini juga menyatakan bahwa karyawan harus menerima upah lembur jika mereka bekerja lebih dari 40 jam selama seminggu kerja. Pelacakan waktu yang akurat membantu Anda menjaga kepatuhan terhadap ini dan peraturan berbasis negara bagian lainnya.

Mencegah pencurian waktu

Pelacakan waktu yang akurat akan membantu mencegah pencurian waktu . Menggunakan alat seperti geofencing (yang menempatkan batas virtual di sekitar lokasi kerja dan membatasi punch-in dan punch-out ke lokasi tersebut) dan menambahkan lapisan verifikasi tambahan (seperti verifikasi selfie) akan membantu Anda memastikan karyawan masuk dan keluar dengan tepat.

Katakanlah, misalnya, seorang karyawan bekerja lebih awal 15 menit dan terlambat 15 menit setiap hari. Ini berarti Anda akan membayar ekstra 30 menit per hari untuk pekerjaan yang tidak dibayar. Ini sama dengan 2,5 jam per minggu, atau 130 jam per tahun. Jika banyak karyawan melakukan ini, Anda bisa menghabiskan biaya puluhan ribu dolar per tahun.

Tingkatkan akurasi penawaran dan penagihan

Pelacakan jam kerja karyawan akan membantu Anda memahami dengan tepat berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk setiap pekerjaan . Ini berguna untuk penagihan dan memastikan Anda dapat membuat kutipan dan taksiran yang akurat di masa mendatang.

Sederhanakan pelacakan waktu dan penjadwalan karyawan

Terakhir, pelacakan waktu dapat membantu Anda memastikan pekerjaan didistribusikan secara adil di seluruh perusahaan Anda. Menggunakan alat penjadwalan karyawan yang ditautkan ke sistem pelacakan waktu Anda dapat membantu Anda mempertahankan jam kerja yang konsisten dan memastikan bahwa satu karyawan tidak terjebak dengan semua waktu lembur.

6 Cara Melacak Jam Kerja Karyawan

Metode terbaik untuk melacak jam kerja karyawan harus mudah digunakan, akurat, dan dapat diandalkan. Berikut adalah 6 opsi pelacakan waktu populer (tanpa urutan tertentu).

Pena dan kertas

Pelacakan waktu pena dan kertas masih merupakan metode yang banyak digunakan karena kesederhanaannya. Ini melibatkan seorang karyawan yang menuliskan waktu mereka masuk dan keluar. Namun, metode ini rentan terhadap pencurian waktu, karena karyawan dapat dengan mudah mengubah jam masuk dan keluar mereka.

Aplikasi seluler

Menggunakan aplikasi jam waktu seluler seperti Connecteam adalah salah satu cara termudah untuk mencatat jam kerja karyawan secara akurat. Sebagian besar opsi mudah digunakan, dengan fitur clock-in dan clock-out sekali sentuh yang memungkinkan pekerja untuk masuk dengan cepat dan efisien.

Aplikasi desktop

Aplikasi pelacakan waktu desktop juga populer, terutama dengan pekerja berbasis kantor atau meja. Ini sangat mirip dengan aplikasi seluler, dengan jam waktu sekali sentuh. Beberapa juga dilengkapi dengan fitur seperti pelacakan aktivitas dan tangkapan layar berkala untuk membantu pemberi kerja memvalidasi jam kerja karyawan.

Kios pelacakan waktu

Beberapa tempat kerja paling baik dilayani oleh satu kios jam masuk dan keluar yang digunakan bersama oleh banyak karyawan . Setiap karyawan akan memiliki detail login mereka sendiri yang memungkinkan mereka untuk mengakses akun mereka, dan mereka dapat masuk dan keluar dengan satu ketukan.

Pencatatan biometrik

Perangkat lunak pencatat waktu biometrik dirancang untuk mengidentifikasi karyawan menggunakan biometrik seperti pemindaian sidik jari atau pengenalan wajah. Ini adalah cara yang sangat efektif untuk menghilangkan pukulan teman, penyebab utama pencurian waktu.

Sobat meninju terjadi ketika seorang karyawan memiliki teman atau kolega yang masuk atau keluar untuk mereka saat mereka tidak benar-benar bekerja. Ini hampir tidak mungkin dengan verifikasi biometrik.

Ekstensi peramban

Ekstensi browser pelacakan waktu berguna untuk pekerjaan yang terutama dilakukan menggunakan komputer. Karyawan dapat mencatat waktu langsung dari browser web mereka. Alat ini sering menyertakan fitur seperti pelacakan URL dan pelacakan aktivitas untuk membantu memverifikasi jam kerja karyawan.

Bonus: Geofencing dan pelacakan GPS

Beberapa program pelacakan waktu seluler menyertakan geofencing dan fungsi pelacakan lokasi GPS. Meskipun ini tidak dapat digunakan untuk melacak waktu sendiri, mereka berjalan seiring dengan pencatatan jam masuk dan keluar .

Dengan geofencing, Anda dapat membatasi lokasi tempat karyawan dapat masuk dan keluar, memastikan bahwa mereka berada di lokasi sebelum mereka mulai melacak jam kerja mereka.

Fungsionalitas GPS memungkinkan Anda untuk melacak lokasi karyawan saat mereka bekerja. Ini memungkinkan Anda memverifikasi bahwa mereka bekerja dari lokasi atau lokasi pekerjaan yang benar.

Manfaat Aplikasi Clock-In Clock-Out

Kemudahan penggunaan dan penghematan waktu

Salah satu hal terbaik tentang aplikasi jam masuk dan jam keluar adalah betapa mudahnya penggunaannya. Sebagian besar tersedia di Android dan iOS, yang berarti karyawan Anda dapat mengaksesnya dari smartphone atau perangkat seluler lainnya.

Beberapa aplikasi, seperti Connecteam, juga hadir dengan rangkaian otomatisasi untuk membantu Anda menghemat waktu. Ini termasuk pembuatan lembar waktu otomatis dan manajemen cuti, istirahat, dan lembur otomatis.

Pengawasan yang ditingkatkan

Dengan aplikasi jam masuk dan jam keluar, Anda mendapatkan pengawasan yang lebih baik terhadap karyawan Anda . Anda dapat melihat siapa yang ada di jam pada waktu tertentu, kapan semua orang masuk dan keluar, dan deskripsi atau catatan apa pun yang dilampirkan pada entri lembar waktu.

Jika pelacakan GPS diaktifkan, Anda juga dapat memantau lokasi karyawan Anda saat mereka masuk.

Mengurangi risiko meninju teman

Sebagian besar aplikasi jam waktu hadir dengan lapisan verifikasi tambahan—seperti verifikasi biometrik—untuk mengurangi risiko sobat meninju. Beberapa sistem mungkin mengharuskan karyawan untuk mengambil selfie cepat setiap kali mereka masuk. Anda dapat menggunakan ini untuk memverifikasi bahwa mereka tidak memiliki teman atau kolega yang masuk atau keluar untuk mereka. Aplikasi lain mungkin menawarkan pemindaian sidik jari atau pengenalan wajah.

Akurasi yang lebih baik

Aplikasi jam waktu akurat , dan dapat melacak waktu hingga hitungan detik. Karyawan tidak akan dapat memutar waktu mereka saat mengisi lembar waktu mereka, dan aplikasi akan memungkinkan Anda meninjau dan menyetujui setiap entri waktu yang telah ditambahkan karyawan secara manual.

Ini berarti bahwa Anda hanya akan membayar untuk jam kerja karyawan Anda yang tepat, yang membuat segalanya lebih adil bagi semua orang.

Izinkan untuk detail entri waktu dan kategorisasi

Fitur rapi lainnya adalah kemampuan untuk menambahkan tag, deskripsi, catatan, dan informasi lain ke entri waktu . Hal ini memungkinkan karyawan untuk merinci dengan tepat apa yang sedang mereka kerjakan dan memberikan informasi apa pun yang diperlukan untuk membenarkan jam kerja mereka.

Anda juga dapat mengkategorikan jam berdasarkan klien, pekerjaan, tempat kerja, dan lainnya. Ini berguna untuk tujuan penagihan dan pembuatan faktur, dan dapat membantu Anda memastikan bahwa Anda mengutip secara akurat.

Aktifkan manajemen cuti, ketidakhadiran, dan lembur yang sederhana

Beberapa aplikasi jam waktu bahkan dilengkapi dengan fitur-fitur canggih seperti cuti, ketidakhadiran karyawan, istirahat, dan manajemen lembur. Hal ini dapat membantu Anda menghemat waktu, mengurangi kesalahan manajemen tenaga kerja, dan memastikan Anda tetap mematuhi undang-undang ketenagakerjaan yang relevan.

Dengan Connecteam, misalnya, Anda dapat membuat otomatisasi untuk memastikan bahwa lembur dibayar dengan benar dan karyawan mendapatkan waktu istirahat yang sesuai pada waktu yang tepat.

Tips Terbaik untuk Menggunakan Perangkat Lunak Jam Masuk dan Keluar

Menurut contoh

Salah satu cara terbaik untuk mendorong penggunaan yang tepat dari sistem jam waktu Anda adalah dengan menggunakannya sendiri . Jika karyawan Anda melihat Anda dan manajer lain menggunakannya, kemungkinan besar mereka akan merasa lebih nyaman menggunakannya sendiri.

Pengalaman langsung dengan perangkat lunak jam waktu Anda juga akan membantu Anda memahami dengan tepat cara kerjanya. Ini akan membuatnya sangat mudah untuk melatih karyawan baru dan memecahkan masalah.

Tetap sederhana

Sangat penting untuk menjaga sistem pelacakan waktu Anda sederhana dan mudah digunakan . Jika karyawan Anda mengalami masalah dengannya, kemungkinan besar mereka akan berhenti menggunakannya dengan benar—atau sama sekali. Hal ini dapat menyebabkan masalah seperti jam yang salah dilacak dan deskripsi entri waktu yang buruk.

Oleh karena itu, sangat penting untuk memilih sistem masuk dan keluar yang mudah digunakan. Carilah antarmuka yang dapat disesuaikan yang tidak memerlukan banyak pelatihan atau keterampilan teknologi khusus untuk digunakan. Connecteam adalah contoh yang sangat baik, karena memiliki aplikasi seluler yang intuitif dan fitur jam masuk dan keluar satu sentuhan.

Tinjau log waktu setiap hari

Meluangkan waktu 5-10 menit setiap hari untuk melihat entri lembar waktu setiap orang akan memungkinkan Anda mengidentifikasi dan menangani masalah dengan segera. Jika seseorang lupa masuk atau keluar, misalnya, Anda dapat berbicara dengannya dan mengambil tindakan yang diperlukan.

Buat kebijakan pelacakan waktu

Pastikan Anda memiliki kebijakan pelacakan waktu komprehensif yang menguraikan cara mencatat jam kerja dan persis apa yang Anda harapkan dari karyawan Anda terkait dengan pencatatan jam kerja. Itu harus mencakup tutorial yang menjelaskan setiap aspek jam waktu, termasuk cara mengaturnya dan cara menggunakannya.

Kebijakan pelacakan waktu Anda juga harus mencakup informasi tentang konsekuensi gagal memenuhi harapan. Ini dapat mencakup peringatan lisan, peringatan tertulis, dan bahkan risiko pemutusan hubungan kerja karena pelanggaran kebijakan yang berulang.

Pastikan karyawan Anda memahami pentingnya pelacakan waktu

Ketika karyawan Anda memahami betapa pentingnya pelacakan waktu, mereka akan cenderung melakukannya dengan benar. Pastikan panduan pelacakan waktu Anda menjelaskan mengapa Anda harus melacak jam kerja—yaitu, agar karyawan dibayar dengan benar dan perusahaan menjaga kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan.

Tawarkan hadiah untuk ketepatan waktu yang konsisten

Anda selanjutnya dapat mendorong karyawan untuk melacak jam kerja mereka dengan benar dengan menawarkan hadiah atau bonus untuk pelacakan waktu yang konsisten. Misalnya, Anda dapat memberikan hadiah atau bonus kecil kepada anggota staf yang paling konsisten setiap minggu. Alternatifnya, Anda dapat memiliki bonus mingguan kecil yang tersedia untuk semua orang yang memenuhi dan melampaui ekspektasi.

Manfaatkan tag dan deskripsi

Pastikan Anda memanfaatkan sepenuhnya tag dan fitur deskripsi entri waktu. Dengan menandai entri waktu, Anda dapat mengurutkannya dengan cepat dan mudah berdasarkan pekerjaan, klien, tim, dan lainnya. Ini dapat membantu Anda memahami di mana waktu dihabiskan.

Deskripsi yang lebih panjang memungkinkan karyawan untuk merinci apa yang mereka habiskan untuk waktu mereka. Ini dapat membantu Anda memverifikasi lembar waktu dan memastikan semua orang mengerjakan apa yang seharusnya.

Kesimpulan

Pelacakan waktu karyawan yang akurat merupakan persyaratan hukum dalam banyak kasus, dan memastikan bahwa semua karyawan dibayar secara adil. Ada sejumlah cara untuk melacak waktu, tetapi menggunakan aplikasi pencatat waktu seperti Connecteam lebih sedikit memakan waktu, lebih akurat, dan lebih mudah bagi Anda dan karyawan untuk memahaminya.

Connecteam dapat membantu Anda mempertahankan ketepatan waktu yang konsisten di seluruh tempat kerja Anda, apa pun jenis bisnis yang Anda jalankan.

Mulailah dengan Connecteam gratis hari ini!

FAQ

Apa cara terbaik bagi karyawan untuk masuk dan keluar?

Jam waktu digital seperti Connecteam menawarkan cara yang akurat dan mudah digunakan bagi karyawan untuk masuk dan keluar. Connecteam mudah digunakan, dan didukung oleh fitur-fitur seperti manajemen istirahat dan lembur, pembuatan lembar waktu otomatis, geofencing, dan pelacakan lokasi GPS.

Apa cara terbaik untuk mengurangi pencurian waktu?

Menggunakan jam waktu digital dengan fitur seperti geofencing dan verifikasi selfie dapat membantu Anda mengurangi pencurian waktu di perusahaan Anda. Geofencing membatasi lokasi tempat karyawan dapat masuk dan keluar, dan metode verifikasi tambahan mencegah penggunaan teman dengan memastikan setiap karyawan masuk dan keluar sendiri.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini