Berapa Biayanya untuk Menyewa Karyawan?

Perkenalan

Biaya untuk mempekerjakan karyawan baru bisa jadi signifikan, jadi memahami biaya apa yang terlibat membantu Anda menghindari kejutan tagihan dan mempekerjakan pekerja terampil dengan lebih percaya diri. Bisnis kecil khususnya mendapat manfaat dari anggaran perekrutan yang jelas, karena membantu mereka mengidentifikasi apa yang dapat dan tidak mampu mereka belanjakan.

Rata-rata biaya per perekrutan adalah $4.683, menurut sebuah studi yang dilakukan oleh Society for Human Resource Management (SHRM). Namun, biaya perekrutan bisnis Anda akan bervariasi sesuai dengan industri Anda, lokasi geografis, peran yang Anda rekrut, dan faktor lainnya.

Dalam artikel ini, kami akan membahas biaya umum sebelum dan sesudah Anda merekrut karyawan, memberikan contoh biaya internal dan eksternal, dan mengelompokkan biaya perekrutan. Kami juga berbagi tip tentang cara mendapatkan nilai maksimal dari biaya perekrutan Anda.

Biaya Sebelum Anda Menyewa Karyawan

Sebelum Anda mempekerjakan karyawan baru, sebagian besar biaya Anda adalah untuk perekrutan, termasuk sumber daya yang dihabiskan untuk kandidat yang gagal. Menghitung biaya rata-rata per karyawan baru akan membantu Anda menemukan area di mana Anda mungkin kelebihan atau kekurangan pengeluaran. Demikian juga, ini dapat membantu Anda memahami bagaimana investasi Anda terbayar dalam jangka panjang melalui produktivitas dan retensi tenaga kerja.

Salah satu metrik perekrutan yang paling berguna adalah rumus biaya per perekrutan , diuraikan di bawah ini. Kami juga menyediakan contoh biaya perekrutan internal dan eksternal yang dapat Anda sesuaikan dengan keadaan bisnis Anda.

Rumus biaya per sewa

Untuk menghitung biaya per perekrutan, jumlahkan biaya perekrutan internal dan eksternal Anda. Kemudian, bagi dengan jumlah total karyawan.

Inilah tampilannya sebagai rumus:

Biaya per perekrutan = (Biaya perekrutan internal + biaya perekrutan eksternal) / Jumlah total perekrutan

Misalnya, biaya perekrutan internal Anda adalah $50.000, biaya perekrutan eksternal Anda adalah $70.000, dan jumlah total perekrutan Anda adalah 2.000. Biaya per sewa Anda adalah:

Biaya per sewa = ($50.000 + $70.000) / 2.000 = $6.000

Itu berarti perusahaan Anda mengeluarkan biaya $6.000 untuk mempekerjakan 1 pekerja baru.

Biaya perekrutan internal

Ini termasuk semua biaya yang dihabiskan untuk sumber daya dalam perusahaan Anda. Mereka menjelaskan:

Perekrut internal

Waktu yang dihabiskan tim SDM Anda untuk aktivitas perekrutan diperhitungkan dalam biaya untuk mempekerjakan karyawan baru. Ini mencakup menyusun deskripsi peran, membagikannya di papan kerja, menyaring CV, menyusun kontrak kerja, dan segala sesuatu di antaranya.

Anda dapat menghitung biaya rekrutmen internal dengan beberapa cara berbeda.

Misalnya, katakanlah perusahaan Anda membayar gaji karyawan SDM per jam. Asumsikan bahwa mereka bekerja 50 minggu per tahun, mengambil cuti 2 minggu per tahun untuk liburan. Angka tahunan untuk biaya perekrutan internal akan terlihat seperti ini:

Biaya perekrutan internal = Upah per jam x (Jumlah jam yang dihabiskan untuk perekrutan per minggu x 50)

Misalnya, katakanlah upah per jam karyawan adalah $20/jam dan mereka menghabiskan 10 jam per minggu untuk perekrutan. Biaya tahunan untuk karyawan tersebut adalah:

$20 x (10 x 50) = $10.000

Namun, bayangkan seorang karyawan SDM dibayar dengan gaji tetap dan rekrutmen hanyalah salah satu tanggung jawab mereka. Anda masih dapat menghitung berapa biaya perekrutan internal untuk bisnis Anda.

Pertama, hitung tarif per jam karyawan berdasarkan gaji tahunan mereka dan jumlah minggu per tahun mereka bekerja. Gunakan rumus berikut:

Biaya per jam = Gaji tahunan / (Total jumlah jam kerja per minggu x Jumlah minggu kerja per tahun)

Katakanlah seorang anggota tim SDM memiliki gaji tahunan sebesar $40.000, bekerja 40 jam per minggu, dan bekerja 50 minggu per tahun. Biaya per jam mereka adalah:

Biaya per jam = $40.000 / (40 x 52) = $19,23

Selanjutnya, cari tahu jam kerja mereka setiap minggu untuk perekrutan—misalnya, 15. Kemudian, lengkapi angka tahunan mereka untuk biaya perekrutan internal:

$19,23 x (15 x 50) = $14.422,50

Yang penting, hitung biaya perekrutan internal untuk setiap karyawan SDM yang bekerja pada perekrutan . Ini akan memberi Anda total biaya perekrutan internal Anda.

Berhati-hatilah agar tim SDM Anda tidak menghabiskan terlalu banyak waktu untuk merekrut relatif terhadap area lain, seperti penggajian, karena hal ini dapat menyebabkan kelelahan karyawan, tenggat waktu yang tertunda, dan efek domino pada biaya bisnis.

Mempekerjakan manajer

Manajer perekrutan biasanya terlibat sejak tahap wawancara dan seterusnya untuk menguji pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan kandidat (KSA). Bergantung pada tingkat keterlibatan manajer dan senioritas peran, mereka dapat menghabiskan waktu berjam-jam atau bahkan berhari-hari untuk mencari kandidat terpilih.

Jika seorang manajer perekrutan dibayar dengan upah per jam, biaya tahunan dari aktivitas perekrutan mereka adalah:

Biaya perekrutan manajer = Upah per jam x (Jumlah jam yang dihabiskan untuk perekrutan per bulan x 12)

Misalnya, katakanlah mereka menghasilkan $50 per jam dan menghabiskan, rata-rata, 3 jam per bulan untuk perekrutan. Biaya tahunan adalah:

Biaya perekrutan manajer = $50 x (3 x 12) = $1.800

Anda dapat menggunakan perhitungan tahunan hingga per jam ini untuk perekrut internal dengan rumus di atas, jika manajer perekrutan digaji.

Referensi karyawan

Membayar anggota staf Anda yang ada dengan biaya rujukan karyawan adalah cara yang bagus untuk mendapatkan kandidat berkualitas tinggi ke dalam kumpulan rekrutmen Anda. Biasanya, semakin senior posisi terbuka, semakin tinggi biaya referensinya.

Anda dapat membayar wasit dengan biaya tetap untuk setiap rekrutan yang berhasil atau persentase dari gaji tahunan rekrutan sebagai kompensasi.

Biaya perekrutan eksternal

Biaya perekrutan eksternal mencakup pembayaran kepada perusahaan atau kontraktor pihak ketiga yang mendukung tujuan perekrutan Anda. Sertakan item berikut dalam perhitungan biaya eksternal Anda:

Manajer dan agen perekrutan eksternal

Menggunakan perekrut atau agensi eksternal dapat memberi Anda kualitas perekrutan yang lebih tinggi. Mereka juga dapat membantu mempercepat proses rekrutmen, karena mereka menggunakan keahlian khusus dan jaringan kandidat. Anda biasanya membayar perekrut eksternal dengan tarif tetap, pengikut tetap, atau sebagian dari gaji tahunan karyawan.

Posting papan pekerjaan

Papan kerja online seperti LinkedIn dan Memang memungkinkan Anda memposting dan mengiklankan deskripsi pekerjaan, meningkatkan kumpulan pencari kerja Anda. Meskipun ada paket gratis di luar sana, Anda harus menyertakan langganan berbayar papan pekerjaan dalam anggaran Anda jika Anda mencari fitur lanjutan. Solusi ini biasanya memiliki biaya bulanan atau tahunan . Anda juga dapat membayar ekstra untuk meningkatkan iklan pekerjaan Anda atau menambah pekerjaan tambahan.

merek majikan

Perhitungkan biaya apa pun untuk mempromosikan bisnis Anda di pameran karier atau menyelenggarakan acara ketenagakerjaan untuk menarik kandidat.

Misalnya, penyelenggara pameran karier mungkin membebankan tarif tetap atau per jam kepada Anda, tergantung seberapa besar pendirian perusahaan Anda dan jumlah perekrut yang hadir.

Ingatlah untuk memasukkan hanya biaya untuk pihak eksternal dan mengecualikan biaya internal, seperti biaya untuk waktu staf Anda.

Merekrut perangkat lunak

Selain papan pekerjaan, ada banyak solusi perangkat lunak lain, seperti Sistem Pelacakan Pelamar (ATS) yang membantu Anda meningkatkan kumpulan kandidat, kecepatan perekrutan, dan kesesuaian pelamar.

Ini sering dihargai per pengguna, berdasarkan langganan bulanan atau tahunan. Namun, beberapa vendor mungkin telah memesan harga atau langganan seumur hidup yang tersedia. Perhitungkan biaya ini jika bisnis Anda menggunakan perangkat lunak perekrutan.

Pemeriksaan latar belakang

Pemeriksaan latar belakang membantu mengonfirmasi informasi pelamar, seperti pekerjaan sebelumnya dan catatan kriminal. Penting untuk menambahkannya ke biaya perekrutan Anda.

Beberapa solusi mengenakan biaya langganan bulanan atau tahunan untuk pemeriksaan tak terbatas, dengan biaya tambahan untuk fitur khusus. Lainnya membebankan biaya tetap untuk setiap pemeriksaan latar belakang.

Biaya relokasi

Untuk mendapatkan orang yang tepat untuk pekerjaan itu, Anda mungkin harus memasukkan biaya relokasi dalam tawaran pekerjaan Anda. Pertimbangkan total biaya relokasi kandidat, yang mungkin termasuk biaya perjalanan dan/atau akomodasi. Kemudian, tawarkan cakupan penuh atau sebagian dari biaya ini.

Biaya Setelah Anda Menyewa Karyawan

Total biaya untuk mempekerjakan karyawan baru juga harus mencakup biaya pasca-sewa. Pastikan untuk memperhitungkan:

Gaji pokok atau upah

Gaji pokok—atau upah pokok, jika karyawan Anda dibayar per jam—adalah kompensasi minimum yang diperoleh karyawan sebelum pajak. Ini tidak termasuk tunjangan dan upah lembur.

Biasanya, Anda menganggarkan biaya ini setiap tahun dan membayarnya secara bulanan, mingguan, atau dua mingguan.

Bagian pajak pemberi kerja

Sebagai pemberi kerja, Anda harus membayar pajak federal yang berlaku untuk bisnis Anda. Banyak perusahaan membayar pajak, termasuk pajak Social Security and Medicare, dan Federal Unemployment (FUTA). Periksa pajak federal yang harus dibayar bisnis Anda di situs web IRS.

Selain itu, periksa undang-undang ketenagakerjaan lokal dan negara bagian Anda untuk mengetahui apakah Anda bertanggung jawab atas kontribusi tambahan, seperti pajak pengangguran negara bagian.

Manfaat opsional

Pertimbangkan biaya tunjangan opsional seperti asuransi kesehatan dan gigi, kontribusi program pensiun, dan bonus terkait kinerja. Undang-undang negara bagian dan lokal mungkin mengharuskan Anda untuk menawarkan tunjangan karyawan tertentu.

Perhitungkan juga cuti berbayar (PTO), cuti keluarga berbayar dan cuti cacat, dan jenis cuti berbayar lainnya, karena Anda membayar gaji harian saat karyawan tersebut absen. Pertimbangkan biaya manfaat opsional lain yang ditawarkan perusahaan Anda, seperti keanggotaan pusat kebugaran yang disediakan perusahaan, kartu hadiah, dan tunjangan pengembangan profesional.

Orientasi

Pengalaman orientasi yang efektif sangat penting untuk mempersiapkan karyawan baru Anda untuk pekerjaan mereka. Anda harus melacak berapa biaya untuk tim SDM Anda untuk melakukan tugas-tugas seperti menyelesaikan dokumen pekerjaan dan merencanakan minggu pertama pemula.

Hitung biaya onboarding tahunan Anda per karyawan SDM dengan rumus berikut:

Biaya orientasi = Upah per jam x (Jumlah jam yang dihabiskan untuk orientasi per bulan x 12)

Misalnya, seorang karyawan HR dibayar $20 per jam dan menghabiskan rata-rata 10 jam per bulan untuk onboarding. Biaya orientasi tahunan mereka adalah:

Biaya orientasi = $20 x (10 x 12) = $2.400.

Jumlahkan setiap biaya orientasi karyawan SDM dengan total biaya orientasi tahunan Anda. Kemudian, bagi dengan jumlah karyawan yang Anda pekerjakan dalam setahun untuk mendapatkan biaya orientasi tahunan per karyawan.

Untuk merencanakan biaya ini dengan lebih baik, baca daftar periksa orientasi kami .

Pelatihan

Pelatihan meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan produktivitas tenaga kerja Anda. Ini mencakup pelatihan kesehatan dan keselamatan, lokakarya berbasis keterampilan, dan sesi khusus peran dengan pemimpin tim yang berpengalaman.

Jika pelatihan diberikan oleh spesialis eksternal, Anda mungkin dikenai biaya tetap untuk jangka waktu tertentu atau biaya per sesi.

Namun, jika manajer internal memberikan pelatihan, gunakan rumus di bawah ini untuk menghitung jumlah yang Anda bayarkan setiap tahun untuk waktu mereka. Untuk karyawan per jam, gunakan rumus tahunan hingga per jam yang disediakan di bagian Manajer perekrutan di artikel ini untuk mengetahui biaya per jam mereka.

Biaya pelatihan = Biaya per jam x (Jumlah jam yang dihabiskan untuk menyampaikan pelatihan per bulan x 12)

Misalnya, seorang manajer dibayar $50 per jam dan menghabiskan 4 jam per bulan untuk memberikan pelatihan. Biaya pelatihan tahunan mereka adalah:

Biaya pelatihan = $50 x (4 x 12) = $2.400

Biaya pelatihan juga harus memperhitungkan biaya perlengkapan, perkakas, perangkat lunak, dll. yang Anda gunakan saat menyampaikan sesi.

perangkat dan perangkat lunak TI

Perhitungkan biaya peralatan TI apa pun yang disediakan untuk karyawan baru, seperti ponsel, tablet, atau laptop. Juga, sertakan semua biaya yang dibayarkan kepada profesional TI eksternal atau internal jika perangkat ini memerlukan penyiapan khusus.

Selain itu, sertakan semua biaya berlangganan perangkat lunak yang terkait dengan karyawan baru. Ini mungkin dihargai per pengguna atau sebagai biaya bulanan tetap.

Cara Mengoptimalkan Biaya Sewa Anda

Investasi keuangan yang terlalu kecil dalam perekrutan membuat Anda berisiko tidak mempekerjakan orang terbaik untuk pekerjaan di perusahaan Anda. Di sisi lain, terlalu banyak investasi keuangan menyia-nyiakan sumber daya yang akan bermanfaat bagi bidang SDM lainnya.

Berikut adalah tip utama kami untuk memastikan Anda membelanjakan jumlah yang tepat untuk perekrutan. Plus, kami berbagi tip tentang cara memastikan uang yang Anda keluarkan untuk perekrutan tidak sia-sia.

Buat insentif rujukan internal

Referensi karyawan internal 4 kali lebih mungkin untuk menerima tawaran pekerjaan dibandingkan dengan pelamar online. Mereka juga mewakili antara 30-50% dari semua karyawan di perusahaan, menurut penelitian oleh Zippia. Hadiah rujukan satu kali lebih murah daripada membayar untuk proses rekrutmen spesialis SDM internal atau eksternal.

Hadiah rujukan dapat berupa jumlah dolar yang ditetapkan untuk setiap rujukan yang berhasil atau persentase dari gaji karyawan baru. Tawarkan angka yang cukup menarik untuk menjadi insentif tetapi lebih rendah dari yang akan Anda bayarkan kepada perekrut internal atau eksternal per kandidat.

Sebarkan biaya tetap ke seluruh karyawan baru

Beberapa biaya perekrutan bersifat tetap, seperti gaji staf SDM dan langganan dewan kerja, hingga sejumlah kandidat tertentu. Jika memungkinkan, gunakan sumber daya internal dan eksternal Anda untuk mengelola beberapa pelamar sekaligus untuk mengurangi biaya per perekrutan.

Anda juga dapat mempertimbangkan untuk memesan orang yang diwawancarai untuk peran yang sama di minggu yang sama untuk memudahkan pengambilan keputusan manajer perekrutan. Selain itu, Anda dapat memesan pemula baru untuk orientasi grup atau sesi pelatihan untuk menghemat biaya pascasewa.

Prioritaskan retensi karyawan

Retensi yang efektif membantu menghindari biaya perekrutan pengganti karyawan karena staf keluar secara sukarela. Alasan utama mengapa karyawan meninggalkan pekerjaan mereka termasuk gaji dan tunjangan yang tidak kompetitif, kurangnya peluang pengembangan profesional, tidak merasa dihargai, dan memiliki manajer yang tidak mendukung.

Untuk mengatasi hal ini, mulailah dengan membuat paket kompensasi Anda lebih menarik dengan memasukkan hal-hal seperti cuti berbayar dan tunjangan pensiun. Anda juga harus memberikan kesempatan bagi karyawan untuk belajar dan tumbuh dalam perusahaan Anda. Misalnya, pertimbangkan untuk menawarkan kursus pelatihan sehingga pekerja dapat melakukan lintas keterampilan atau peningkatan keterampilan.

Selain itu, tunjukkan apresiasi dengan menggunakan penghargaan berbasis kinerja seperti hadiah. Juga, latih manajer dalam keterampilan kolaborasi sehingga karyawan Anda merasa didukung dan dilibatkan.

Meminimalkan kelelahan karyawan

Karyawan dapat mengalami burnout karena banyaknya pekerjaan yang harus mereka lakukan atau tekanan yang mereka rasakan pada pekerjaan. Karyawan yang mengalami burnout dapat menjadi tidak sehat secara fisik dan mental dan mengambil cuti untuk pemulihan. Dengan demikian, Anda mungkin perlu mencari pekerja sementara dalam jangka pendek, atau berisiko mengganggu bisnis.

Alih-alih membayar biaya perekrutan pengganti karyawan dalam waktu singkat, pastikan tim Anda tidak kehabisan tenaga.

Lakukan ini dengan memberikan cuti berbayar yang cukup, termasuk cuti sakit berbayar jika perlu, dan menawarkan hari libur kesehatan mental. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menawarkan pengaturan kerja yang fleksibel, seperti mengizinkan karyawan untuk memilih lokasi kerja mereka sendiri atau menentukan jam kerja mereka sendiri.

Terakhir, ciptakan budaya yang mendukung di mana karyawan dapat membagikan pemikiran dan perasaan mereka secara terbuka. Periksa secara teratur dengan pekerja Anda, baik melalui email, melalui panggilan telepon, atau melalui pesan. Beri tahu mereka bahwa mereka dapat mendatangi Anda dengan masalah apa pun yang mungkin mereka miliki.

Kesimpulan

Penting untuk mengetahui berapa biaya untuk mempekerjakan seorang karyawan di perusahaan Anda. Sebelum Anda merekrut, Anda harus menghitung gaji perekrut internal dan eksternal, biaya waktu manajer perekrutan, biaya dewan kerja, dan biaya relokasi. Setelah Anda merekrut, Anda perlu memperhitungkan gaji pokok karyawan, tunjangan opsional, bagian pajak Anda, pelatihan, orientasi, dan biaya TI.

Pengeluaran yang terlalu rendah dan pengeluaran yang berlebihan untuk perekrutan dapat menyebabkan konsekuensi bisnis yang negatif. Namun, memahami biaya perekrutan membantu Anda menggunakan sumber daya bisnis secara lebih efisien dan bahkan mendapatkan kandidat yang lebih baik . Untuk mengoptimalkan biaya Anda, Anda harus memberi insentif kepada rujukan internal dan menyebarkan biaya tetap Anda ke seluruh karyawan baru. Dan dalam jangka panjang, prioritaskan retensi karyawan dan cegah kejenuhan untuk memastikan biaya Anda tidak terbuang percuma.