Onboarding Karyawan Digital: Keuntungan, Tantangan, dan Alat

Takeaway kunci

• Dengan orientasi karyawan digital, Anda menggunakan alat dan teknologi untuk melakukan orientasi pada karyawan baru. Tidak perlu kursus, pelatihan, atau pertemuan tatap muka.
• Manfaat onboarding secara digital mencakup peningkatan efisiensi, pengurangan biaya, dan kenyamanan yang lebih baik.
• Tantangan yang terkait dengan onboarding digital meliputi karyawan baru yang merasa terisolasi, merasa prosesnya membosankan, dan mengalami kelebihan informasi.
• Optimalkan proses orientasi digital Anda dengan menggunakan berbagai jenis konten, membuat karyawan baru merasa seperti bagian dari tim, dan menggunakan aplikasi orientasi khusus.

Orientasi karyawan yang benar membantu mereka memahami ruang lingkup peran mereka, merasa nyaman dengan tim mereka, dan menjadi akrab dengan tujuan bisnis dan budaya perusahaan Anda. Tanpa orientasi yang tepat, karyawan baru mungkin kesulitan menemukan tempat mereka dan menjadi tidak terlibat. Ini dapat berdampak negatif terhadap produktivitas mereka dan bahkan dapat menyebabkan mereka berhenti.

Orientasi tradisional melibatkan banyak dokumen, prosedur umum, dan sedikit dukungan berkelanjutan. Ini bisa memakan banyak waktu dan usaha, dan sulit untuk membuat karyawan tetap terlibat selama proses berlangsung. Namun, onboarding karyawan digital mengubah semua itu.

Dalam panduan ini, kami menjelaskan apa itu orientasi digital, serta keuntungan dan tantangannya. Kami juga membahas alat terbaik yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan proses orientasi digital Anda.

Apa itu Onboarding Karyawan Digital?

Orientasi karyawan digital melibatkan penggunaan alat dan teknologi untuk melakukan orientasi pada karyawan baru. Sementara orientasi tradisional dilakukan secara langsung, orientasi digital dapat dilakukan sepenuhnya secara online.

Perusahaan dapat menggunakan perangkat lunak orientasi berbasis web atau seluler, seperti aplikasi atau platform web, untuk membuat program orientasi yang disesuaikan sepenuhnya. Anda dapat menggunakan alat ini untuk membuat dan memublikasikan kursus pelatihan, memperkenalkan karyawan baru ke tim, membagikan kebijakan, mengumpulkan dokumentasi, dan lainnya.

Manfaat Onboarding Karyawan Digital

Dibandingkan dengan orientasi tradisional, orientasi digital menawarkan banyak manfaat. Ini termasuk:

Peningkatan efisiensi

Orientasi tradisional seringkali merupakan proses yang memakan waktu yang melibatkan banyak dokumen dan sesi pelatihan yang panjang. Orientasi digital mengotomatiskan banyak tugas berulang dan membuat proses terus berjalan tanpa penundaan.

Ini juga memungkinkan Anda untuk menyimpan semuanya dalam database yang dapat diakses oleh karyawan baru kapan saja. Hal ini memungkinkan mereka untuk mengisi dan mengirimkan dokumen dengan cepat dan mudah serta memastikan staf SDM memiliki semua informasi yang mereka butuhkan di satu tempat.

Orientasi digital juga memungkinkan untuk segera dimulai tanpa perlu pertemuan langsung. Pada saat karyawan baru memulai hari pertamanya, mereka dapat memiliki semua pengetahuan dan sumber daya yang diperlukan untuk segera mulai bekerja.

Mengurangi biaya

Dengan perangkat lunak orientasi digital, Anda tidak perlu khawatir tentang biaya pencetakan dan penyimpanan dokumen orientasi atau pembuatan dan pengiriman sesi pelatihan langsung.

Sistem digital memungkinkan Anda menyimpan dan mengelola file karyawan secara otomatis dalam satu lokasi. Mereka juga memungkinkan Anda untuk membuat dan menerbitkan kursus pelatihan online yang komprehensif, sehingga Anda tidak perlu mendedikasikan waktu dan uang untuk pelatihan tatap muka. Anda dapat mengembangkan kursus dalam hitungan menit dan langsung menerbitkannya untuk diselesaikan oleh karyawan baru.

Orientasi digital juga dapat meningkatkan retensi karyawan, yang mengurangi biaya perekrutan dan perekrutan. Pengalaman orientasi yang baik membantu karyawan merasa didukung dan memperkuat gagasan bahwa mereka membuat pilihan yang baik untuk bergabung dengan organisasi Anda. Ini meningkatkan kepuasan kerja mereka dan mengurangi kemungkinan keluar lebih awal.

Kenyamanan yang lebih baik

Orientasi digital nyaman bagi semua orang yang terlibat. Anda dapat mengakses perangkat lunak orientasi 24/7 . Karyawan baru dapat menyelesaikan kursus orientasi dengan kecepatan mereka sendiri langsung dari perangkat seluler atau desktop mereka.

Selain itu, karyawan tidak perlu mengobrak-abrik tumpukan kertas untuk menemukan informasi penting. Dalam sistem digital, mereka dapat mengakses dokumen apapun yang mereka butuhkan dalam hitungan detik.

Selain itu, banyak solusi perangkat lunak orientasi digital memiliki fungsi obrolan yang dapat Anda gunakan untuk memberikan dukungan berkelanjutan kepada karyawan baru. Anda dapat menjawab pertanyaan mereka dengan cepat, bahkan setelah orientasi selesai.

Hemat waktu dan tenaga dengan memperbarui sumber daya orientasi dengan mudah

Dengan perangkat lunak orientasi karyawan digital, Anda dapat dengan mudah mengunggah sumber daya orientasi baru dan memperbarui yang sudah ada. Tambahkan dokumen atau file baru yang penting hanya dengan beberapa klik atau ketukan perangkat Anda, atau perbarui sumber daya yang ada dalam hitungan menit .

Selain itu, alat orientasi digital bersifat fleksibel dan memungkinkan Anda menyesuaikan cara menyajikan informasi . Anda dapat dengan mudah menyesuaikan proses jika kebutuhan atau tujuan orientasi Anda berubah. Anda dapat menambahkan hal-hal seperti audio, tautan, video, kuis, dan berbagai file lainnya, atau mengelompokkan kursus tertentu satu sama lain.

Ini menghemat banyak waktu dan tenaga, menghilangkan pusing karena memperbarui dan mengelola proses orientasi Anda.

Wawasan yang lebih baik untuk mendukung karyawan dan mengoptimalkan proses orientasi Anda

Onboarding digital juga memungkinkan perusahaan untuk melacak kemajuan karyawan selama onboarding. Biasanya, progres ditampilkan di dasbor.

Dasbor ini memungkinkan Anda melihat siapa yang telah memulai kursus dan siapa yang sedang dalam proses . Ini juga memantau penyelesaian kursus. Ini membantu Anda memastikan bahwa karyawan mengalami kemajuan dengan baik dan memastikan bahwa karyawan baru menyerahkan dokumentasi yang tepat tepat waktu.

Selain itu, melacak kemajuan memudahkan untuk melihat apakah karyawan kesulitan dengan tugas orientasi atau kursus pelatihan tertentu. Anda dapat menggunakan wawasan ini untuk menyesuaikan materi orientasi dan menyempurnakan proses Anda.

Tantangan Onboarding Karyawan Digital

Meskipun orientasi karyawan digital memiliki banyak keuntungan, ada juga beberapa tantangan yang harus Anda waspadai.

Karyawan baru bisa merasa terisolasi

Selama orientasi digital, karyawan baru tidak akan mendapatkan waktu tatap muka dengan manajer atau anggota tim. Hal ini dapat membuat mereka merasa terisolasi atau seolah-olah mereka bukan bagian "nyata" dari tim.

Itu bisa membosankan atau membosankan

Proses onboarding sering kali hanya berisi email dan beberapa dokumen untuk mempercepat perekrutan baru. Mereka melakukan pekerjaan itu, karena karyawan memiliki informasi yang mereka butuhkan. Tapi mereka tidak menarik, dan mereka tidak melakukan banyak hal keterlibatan karyawan .

Proses orientasi dasar yang hanya melibatkan peninjauan kebijakan, mengisi dokumen, dan membaca dokumen tidak akan menggairahkan karyawan baru atau membuat mereka bersemangat tentang peran mereka. Hal ini membuat mereka berisiko menjadi tidak terlibat, yang dapat menyebabkan penurunan produktivitas dan peningkatan pergantian.

Karyawan baru dapat mengalami kelebihan informasi

Saat karyawan baru menjalani orientasi, ada banyak hal yang harus mereka lakukan dan pelajari. Ada dokumen untuk ditinjau dan ditandatangani, orang untuk diajak bicara, dan tugas untuk dipahami. Ini bisa sangat membebani karyawan baru dan menyebabkan kelebihan informasi selama beberapa hari pertama mereka.

Cara Meningkatkan Proses Onboarding Digital

Berikut adalah beberapa tips untuk mengoptimalkan dan meningkatkan pengalaman onboarding karyawan digital Anda.

Lakukan pra-onboarding dengan serius

Proses onboarding karyawan digital yang sukses dimulai dengan pra-onboarding. Ini terdiri dari setiap aktivitas yang terjadi sebelum karyawan baru secara resmi memulai hari pertama kerja mereka. Anda harus melakukan pra-onboarding dengan serius jika ingin proses Anda berjalan lancar.

Item tindakan pra-onboarding mungkin termasuk:

• Menyiapkan akun email dan/atau akses platform karyawan baru
• Membuat paket selamat datang
• Mengirim informasi karyawan seperti bagan organisasi perusahaan atau kebijakan tunjangan
• Memberitahu anggota tim lainnya bahwa ada anggota baru yang bergabung.

Gunakan berbagai jenis konten selama orientasi dan pelatihan

Orientasi seringkali kurang menarik, jadi tingkatkan pengalaman orientasi digital Anda dengan menggunakan berbagai jenis konten.

Daripada mengirimkan puluhan PDF atau dokumen teks, pertimbangkan untuk menggunakan video, infografis, bahkan kuis untuk menyampaikan informasi penting. Ini dapat membuat orientasi tetap menarik dan memastikan karyawan baru Anda tetap terlibat.

Diskusikan tujuan

Berbagi daftar sasaran dengan karyawan selama orientasi adalah cara hebat lainnya untuk mengoptimalkan proses orientasi digital Anda.

Misalnya, Anda dapat membuat Paket 30-60-90 hari untuk karyawan baru. Ini menguraikan apa yang akan mereka lakukan, pelajari, dan capai selama tiga bulan pertama di pekerjaan baru mereka.

Namun, jangan membebani karyawan baru dengan informasi atau mendorong mereka untuk mencapai tujuan yang tidak realistis. Ingatlah bahwa semua tujuan yang Anda tetapkan untuk karyawan harus CERDAS : spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu.

Tingkatkan komunikasi

Anda ingin memulai sesuatu dengan benar dengan karyawan baru, jadi usahakan untuk berkomunikasi dengan baik dengan mereka. Anda dapat menelepon, mengirim email, atau mengirim SMS‌.

Namun, Anda juga harus mencoba cara menarik untuk tetap berhubungan dengan karyawan baru. Anda dapat membuat kuis seru, membuat kuesioner, membagikan GIF, atau membuat pemecah kebekuan untuk membantu percakapan mengalir. Anda bahkan dapat bermain trivia atau bertukar fakta menyenangkan dengan karyawan baru.

Selain itu, Anda dapat mempertimbangkan untuk menambahkan karyawan baru ke obrolan grup sehingga mereka dapat berbicara dengan rekan kerja selama proses orientasi.

Berikan sambutan hangat kepada karyawan baru

Perkenalkan karyawan baru ke seluruh tim melalui pesan dalam obrolan grup atau email di seluruh perusahaan untuk memberi mereka sambutan hangat. Konferensi video adalah cara hebat lainnya untuk melakukannya.

Ini membantu karyawan baru segera merasakan rasa memiliki di dalam perusahaan. Ketika mereka merasa seperti ini, mereka lebih mungkin terlibat di tempat kerja. Ini bagus untuk menjaga tingkat perputaran Anda tetap rendah, karena orang cenderung meninggalkan perusahaan yang mereka sukai.

Sediakan mentor atau teman orientasi

Anda juga harus mempertimbangkan untuk memberikan mentor atau "teman orientasi" kepada karyawan baru. Pasangkan karyawan baru dengan karyawan saat ini yang berada di posisi mereka atau yang memiliki pengetahuan luas tentang peran karyawan baru untuk memastikan mereka dapat membantu semaksimal mungkin.

Dengan seseorang yang menunjukkan seluk-beluknya, karyawan baru menjadi terbiasa dengan pekerjaan lebih cepat dan merasa tidak terlalu kewalahan. Plus, ini membantu mereka membangun hubungan penting dengan rekan kerja sejak awal.

Personalisasi pengalaman

Berusahalah untuk mempersonalisasi proses orientasi. Anda dapat melakukan ini dengan memasukkan karyawan baru secara berbeda berdasarkan peran mereka . Misalnya, kontraktor independen memerlukan informasi orientasi tentang penagihan dan tunjangan yang berbeda dari yang diterima karyawan paruh waktu dan penuh waktu. Sementara itu, supervisor akan membutuhkan orientasi yang berfokus pada kebijakan dan proses perusahaan, sehingga mereka dapat mengawasi staf dengan baik.

Anda juga dapat menyesuaikan pengalaman orientasi karyawan berdasarkan gaya belajar mereka . Misalnya, Anda dapat menerapkan metode pengenalan yang berbeda untuk pelajar auditori dan visual. Anda dapat memiliki video atau rekaman audio yang menjelaskan tugas dan kebijakan tertentu untuk pelajar auditori. Dan Anda dapat memiliki infografis dan panduan visual langkah demi langkah untuk pelajar visual.

Selama pra-onboarding, Anda dapat mengirim kuesioner dan bertanya kepada karyawan baru bagaimana mereka lebih suka belajar. Kemudian, Anda dapat menggunakan metode orientasi yang sesuai untuk menjadikan pengalaman mereka positif.

Gunakan aplikasi untuk orientasi

Memasukkan karyawan secara digital lebih mudah saat Anda menggunakan aplikasi khusus atau solusi perangkat lunak.

Dengan perangkat lunak orientasi karyawan digital, Anda dapat membuat kursus pelatihan dengan cepat dan mudah, dan karyawan baru dapat menyelesaikannya di perangkat seluler atau desktop mereka. Karyawan juga dapat meninjau dan menandatangani dokumen serta mengakses basis pengetahuan perusahaan.

Sebagai pemberi kerja, Anda dapat menggunakan alat pelacakan untuk mendapatkan wawasan tentang bagaimana kemajuan karyawan baru melalui orientasi. Anda juga dapat menetapkan tenggat waktu untuk tugas orientasi dan mengirimkan pemberitahuan instan ke karyawan baru untuk menyelesaikannya. Beberapa aplikasi orientasi juga memiliki jajak pendapat langsung, survei, dan kotak saran yang dapat membantu Anda mendapatkan umpan balik yang berharga.

Yang terbaik dari semuanya, Anda dan karyawan Anda dapat menggunakan aplikasi orientasi dari mana saja, kapan saja.

Alat Terbaik untuk Onboarding Karyawan Digital

Berbicara tentang aplikasi, mari kita bahas beberapa alat terbaik untuk orientasi karyawan digital.

Connecteam adalah solusi onboarding all-in-one pemenang penghargaan dan sistem manajemen kerja.

Ini memungkinkan Anda merancang program orientasi Anda sendiri hanya dengan beberapa klik. Anda dapat mengelola seluruh proses orientasi langsung dari dalam aplikasi Connecteam. Karyawan baru juga dapat melakukan orientasi langsung dari aplikasi! Mereka dapat bekerja dengan kecepatan mereka sendiri dan menyelesaikan onboarding dari mana pun mereka mau.

Connecteam juga membuat pembuatan kursus menjadi sederhana. Anda dapat membagi kursus menjadi beberapa bagian yang lebih kecil sehingga karyawan baru tidak kewalahan dengan terlalu banyak informasi sekaligus.

Anda dapat sepenuhnya menyesuaikan konten dan struktur kursus dan membuat pembaruan dengan mudah. Connecteam memiliki kuis, survei, dan formulir yang dapat disesuaikan yang dapat Anda gunakan untuk memastikan karyawan baru mempertahankan pengetahuan. Plus, Anda dapat dengan mudah menambahkan video, PDF, tautan, dan materi lainnya ke kursus Anda. Lebih baik lagi, Connecteam memungkinkan Anda menggunakan kembali materi orientasi dan memperbaruinya kapan pun Anda perlu.

Selain itu, Connecteam memungkinkan Anda mengumpulkan dokumentasi dari karyawan baru dan menetapkan tenggat waktu serta pengingat untuk penyelesaian kursus. Anda juga dapat mengirimkan kursus pengenalan secara otomatis kepada orang yang tepat berdasarkan waktu peran atau tanggal mulai mereka.

Connecteam juga memudahkan untuk melacak kemajuan orientasi karyawan secara real time. Anda juga dapat melihat siapa yang telah menyelesaikan kursus pelatihan. Wawasan ini membantu Anda menemukan area masalah potensial, sehingga Anda dapat membuat keputusan berdasarkan data untuk meningkatkan proses orientasi Anda.

Survei Connecteam , jajak pendapat, dan fitur kotak saran SDM juga memungkinkan Anda mengumpulkan umpan balik yang berharga dari karyawan.

Selain itu, obrolan dalam aplikasi Connecteam memudahkan karyawan baru untuk mengajukan pertanyaan, mendapatkan jawaban, dan berkomunikasi dengan tim yang lebih luas.

Alat pelacakan waktu Connecteam adalah fitur hebat lainnya untuk orientasi dan seterusnya. Ini memiliki jam waktu yang akurat hingga hitungan detik, sehingga karyawan selalu dibayar dengan benar.

Connecteam mulai dari hanya $29 per bulan untuk 30 pengguna . Ini menawarkan uji coba gratis dan paket gratis selamanya untuk bisnis kecil dengan hingga 10 pengguna.

Zenefits adalah solusi perangkat lunak SDM untuk mengelola perekrutan, orientasi, dan catatan karyawan. Platform ini dapat mengotomatiskan proses SDM dan menawarkan self-onboarding sehingga karyawan baru dapat bergabung sebelum mereka mulai bekerja untuk pertama kalinya.

Zenefits juga menawarkan kemampuan untuk menyesuaikan orientasi, mengirim tawaran pekerjaan, melakukan pemeriksaan latar belakang. Ini juga menyederhanakan penandatanganan dokumen seperti kontrak. Itu dapat menangani tunjangan dan penggajian, dan memungkinkan administrator melacak kemajuan orientasi.

Zenefits mulai dari $8/karyawan/bulan untuk paket dasar. Ini menawarkan demo gratis tetapi tidak memiliki paket gratis.

Bamboo HR adalah solusi digital untuk menyesuaikan pengalaman karyawan selama onboarding.

Ini memungkinkan pemilik bisnis dan manajer untuk membangun template onboarding, membuat database karyawan, menetapkan tugas, dan melacak kemajuan. Bamboo HR juga membantu mengumpulkan tanda tangan karyawan dan dapat menyederhanakan tugas orientasi berulang. Itu juga dapat diintegrasikan dengan alat dan aplikasi manajemen kerja lainnya.

Bamboo HR tidak mencantumkan harganya secara publik. Sebaliknya, bisnis harus menjangkau dan meminta penawaran harga.

Meskipun Bamboo HR menawarkan uji coba gratis, ia tidak memiliki paket gratis.

Kesimpulan

Orientasi yang tidak tepat dapat membuat frustrasi dan membingungkan karyawan baru, yang dapat menyebabkan keluar lebih awal dari perusahaan Anda. Orientasi digital membuat proses lebih efisien, hemat biaya, dan nyaman bagi semua orang yang terlibat.

Meskipun ada tantangan yang datang dengan orientasi digital, Anda dapat mengatasinya dengan mengoptimalkan proses Anda. Anda dapat melakukan ini dengan menggunakan berbagai jenis konten, menugaskan karyawan baru dengan mentor orientasi, mendiskusikan tujuan, dan banyak lagi.

Salah satu cara terbaik untuk membuat program orientasi karyawan digital adalah dengan menggunakan solusi perangkat lunak khusus, seperti Connecteam. Anda dapat mempercepat karyawan baru Anda seefisien mungkin dan memastikan mereka merasa terlibat sejak awal.