Dapatkan Terorganisir: Formulir Ketersediaan Karyawan + Template Gratis

Mengelola jadwal kerja pekerja bisa menjadi tugas yang melelahkan. Hanya satu kesalahan dapat menyebabkan kekurangan staf, tenggat waktu yang terlewat, dan hubungan pelanggan yang rusak. Selain itu, mencoba mengisi ulang celah di menit-menit terakhir juga bisa menyusahkan. Ini dapat menghambat jadwal pekerja lain, mengurangi produktivitas, dan menyebabkan kebencian.

Itulah mengapa sangat penting untuk merencanakan jadwal tim terlebih dahulu. Formulir ketersediaan karyawan membantu Anda mengumpulkan preferensi dan ketersediaan pekerja Anda. Memiliki informasi ini sebelumnya memudahkan pembuatan jadwal shift yang efisien.

Dalam artikel ini, kami membahas lebih dalam tentang formulir ketersediaan karyawan, mengapa formulir itu penting, dan bagaimana Anda dapat membuatnya. Kami juga memberi Anda template gratis dan berbagi praktik terbaik untuk menerapkannya.

Apa itu Formulir Ketersediaan Karyawan?

Formulir ketersediaan karyawan adalah dokumen yang membantu pemberi kerja mengumpulkan informasi tentang ketersediaan karyawan mereka . Ini digunakan di seluruh industri seperti manufaktur, konstruksi, perawatan kesehatan, dan banyak lagi.

Formulir ketersediaan kerja biasanya mencakup:

• Ketersediaan. Formulir meminta pekerja untuk menunjukkan hari dan jam dalam seminggu bahwa mereka benar-benar tersedia untuk bekerja.
• Preferensi. Beberapa formulir memungkinkan pekerja berbagi permintaan dan preferensi. Misalnya, seorang karyawan dapat tersedia untuk bekerja pada hari Jumat tetapi hari Jumat mungkin juga merupakan hari libur pilihan mereka.
• Batasan. Formulir tersebut juga memiliki ruang di mana karyawan dapat memasukkan batasan penjadwalan apa pun. Misalnya, seseorang mungkin tidak dapat bekerja pada shift pagi karena kurangnya pengasuhan anak pada saat itu.

Mengapa Ini Penting?

Formulir ketersediaan kerja yang andal membantu Anda:

Memenuhi sasaran bisnis

Memiliki orang yang tepat di tempat yang tepat pada waktu yang tepat adalah kunci untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda dan memaksimalkan produktivitas. Melacak ketersediaan karyawan dalam jadwal kerja Anda memastikan bahwa proyek Anda memiliki cakupan yang memadai.

Ini juga memungkinkan Anda menyesuaikan shift terlebih dahulu jika karyawan tertentu tidak tersedia. Ini mencegah kekurangan staf. Ini juga mengurangi risiko pekerjaan berkualitas rendah, tugas yang tidak lengkap, dan tenggat waktu yang terlewat.

Mendukung kerja yang fleksibel

Harvard Business Review melaporkan bahwa 96% pekerja AS menginginkan fleksibilitas dalam bekerja. Namun sulit untuk menawarkan pekerjaan jarak jauh kepada pekerja non-meja karena mereka harus hadir secara fisik untuk pekerjaan mereka. Namun, dengan formulir ketersediaan pekerja, Anda dapat menawarkan penjadwalan fleksibel untuk tim garis depan Anda.

Memiliki preferensi pekerja sebelumnya memungkinkan Anda membuat jadwal yang mempertimbangkannya. Pertukaran shift juga dapat dilakukan jika Anda atau tim Anda mengetahui siapa saja yang tersedia pada hari itu atau selama jam-jam yang diperlukan.

Mencegah kelelahan karyawan

Memahami ketersediaan tim memungkinkan Anda memberi pekerja waktu henti yang layak tanpa menghambat produktivitas. Misalnya, Anda mungkin ingin menawarkan satu hari atau beberapa jam libur sebagai pengganti mereka yang telah bekerja melebihi jam kontrak mereka. Mengetahui siapa lagi yang bisa mengisi kekosongan dapat memudahkan Anda melakukan ini. Karyawan yang berenergi lebih produktif dan cenderung tidak sakit.

Mengurangi absensi

Saat karyawan menunjukkan ketersediaannya, pekerjaan tidak berbenturan dengan komitmen pribadi mereka. Ini membantu mengurangi ketidakhadiran dan keterlambatan, meminimalkan gangguan pada operasi bisnis.

Mengurangi biaya keadaan yang tidak terduga

Perubahan penjadwalan menit-menit terakhir tidak bisa dihindari. Tetapi mengetahui ketersediaan pekerja sebelumnya membantu Anda mengatasi masalah dengan lebih mudah.

Misalnya, jika seorang pekerja menyatakan sakit, Anda dapat menggunakan informasi ketersediaan untuk menemukan pengganti yang cocok dari tenaga kerja Anda. Tanpa ini, Anda mungkin harus menyewa kontraktor atau membayar lembur kepada pekerja yang ada untuk menyelesaikan pekerjaan. Biaya untuk melakukannya bisa sangat tinggi.

Selain itu, ketidakhadiran yang tidak terduga dapat membahayakan moral tim. Saat Anda tidak dapat menggantikan pekerja yang absen, anggota tim dibebani dengan memenuhi tenggat waktu dengan sumber daya yang lebih sedikit. Hal ini dapat menciptakan kebencian dalam tim. Itu juga dapat menumbuhkan budaya menyalahkan orang lain ketika tenggat waktu terlewatkan.

Dengan formulir ketersediaan karyawan, Anda dapat mencegah hal ini dengan memastikan cakupan dan dukungan yang cukup untuk tim Anda.

Pekerjakan secara efektif

Selain mengisi kesenjangan keterampilan, perusahaan sering merekrut untuk mengisi kesenjangan shift. Setelah semua formulir ketersediaan dilengkapi, Anda dapat mengidentifikasi shift mana yang berisiko kekurangan sumber daya. Kemudian, Anda dapat mempekerjakan karyawan yang secara khusus tersedia untuk bekerja selama waktu tersebut.

Identifikasi berhenti diam-diam

Memantau ketersediaan karyawan dari waktu ke waktu dapat membantu mengidentifikasi orang yang berhenti diam. Ini adalah pekerja yang menyelesaikan tugas yang ditugaskan tetapi tidak melampaui peran mereka.

Cari pola di mana pekerja menunjukkan ketersediaan yang lebih sedikit dari waktu ke waktu. Ini mungkin orang-orang yang berhenti diam yang telah memeriksa mental atau terlibat dalam kesibukan sampingan.

Anda kemudian dapat memberi mereka pelatihan, rencana peningkatan kinerja, atau bentuk dukungan lainnya. Jika semuanya gagal, Anda dapat menggantinya dengan pekerja lain yang tersedia untuk mengambil giliran mereka.

Apa Yang Harus Dimasukkan Dalam Formulir Ketersediaan Karyawan

Formulir ketersediaan karyawan yang baik harus mencakup:

Keabsahan

Nyatakan periode waktu apa formulir itu berlaku—misalnya, kuartal pertama tahun itu. Dengan cara ini, pekerja dapat memberikan ketersediaan dan preferensi mereka hanya untuk waktu tertentu tersebut.

Informasi kontak karyawan

Sediakan ruang untuk setidaknya nama lengkap, alamat email, dan nomor telepon pekerja. Anda memerlukan ini untuk berkomunikasi dengan mereka dan memberi tahu mereka tentang perubahan jadwal.

Instruksi yang jelas

Berikan instruksi yang jelas tentang cara mengisi formulir. Beri tahu pekerja jika mereka perlu mencoret atau mencentang kotak. Atau, Anda dapat menginstruksikan mereka untuk menggunakan istilah tertentu seperti "tersedia" atau "tidak tersedia" untuk menunjukkan preferensi mereka. Juga, ingatkan mereka untuk menambahkan AM dan PM saat menunjukkan preferensi waktu untuk mencegah kesalahpahaman.

Ketersediaan jadwal

Bagian formulir ini—penting untuk penjadwalan yang efektif—adalah tempat karyawan dapat memasukkan ketersediaan pekerjaan mereka. Anda dapat memformat bagian ini sebagai tabel yang dapat diwarnai atau ditambahkan teks. Atau, sertakan daftar periksa yang dapat mereka gunakan untuk menandai ketersediaan waktu dan hari mereka.

Format apa pun yang Anda pilih, pertahankan agar tetap sederhana dan intuitif . Anda dapat menyertakan contoh untuk membantu pekerja memahami bagaimana seharusnya tanggapan mereka.

Pergeseran yang disukai

Berikan ruang bagi karyawan untuk menunjukkan apakah mereka memiliki waktu atau hari shift yang diinginkan. Mereka juga dapat menambahkan preferensi tentang hari atau slot yang ingin mereka hindari.

Perbedaan antara ketersediaan dan preferensi adalah bahwa preferensi adalah barang bagus milik pekerja. Anda mungkin tidak dapat memenuhi semua permintaan, tetapi Anda dapat mempertimbangkannya bila perlu.

Waktu istirahat

Pekerja dapat menggunakan bagian ini untuk berbagi liburan, janji temu medis, hari pribadi, dll. jika mereka sudah mengetahui tanggal atau waktu tertentu untuk itu. Namun, ini bersifat opsional dan tidak mengharuskan pekerja untuk membagikan semua permintaan cuti berbayar mereka sebelumnya.

Komentar tambahan

Berikan ruang bagi pekerja untuk memberikan informasi lain tentang ketersediaan mereka. Misalnya, seseorang mungkin hanya tersedia pada hari Rabu alternatif. Bagian ini menangkap nuansa yang tidak sesuai dengan bagian ketersediaan.

Terima kasih

Sertakan pernyataan untuk mengkonfirmasikan bahwa pekerja telah memberikan informasi yang akurat . Juga, nyatakan bahwa mereka bertanggung jawab untuk memberi tahu Anda tentang perubahan apa pun. Berikan ruang bagi mereka untuk menandatangani formulir dan tambahkan tanggal penandatanganan.

Cara Membuatnya (Termasuk Templat Formulir Gratis)

Anda dapat membuat Templat formulir ketersediaan pekerja menggunakan Microsoft Word, Google Docs, atau alat serupa. Simpan formulir dalam format PDF agar tidak dapat diubah sebelum dikirim ke pekerja.

Kami tahu bahwa membuat formulir dari awal bisa memakan waktu. Jadi gunakan templat formulir ketersediaan karyawan gratis kami untuk menghindari kerepotan. Anda dapat menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhan Anda.

Templat Formulir Ketersediaan Karyawan Gratis

Contoh Formulir Ketersediaan Karyawan Formulir ini berlaku dari ________ hingga _______. Nama Lengkap: _____________________________Alamat email: __________________________Nomor telepon: _________________ Instruksi: Tambahkan tanda centang () ke shift Anda tersedia untuk bekerja. Untuk shift apa pun yang Anda tidak bisa bekerja , harap kosongkan tempat tersebut . Preferensi Shift/Hari: Apakah Anda memiliki preferensi untuk hari atau shift tertentu?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ * Catatan: Kami akan melakukan yang terbaik untuk mengakomodasi ini tergantung pada beban kerja, tenggat waktu, dan ketersediaan pekerja lainnya. Kami tidak dapat menjamin semua preferensi akan tercermin dalam jadwal akhir. Informasi waktu istirahat: Apakah ada hari atau jam tertentu yang Anda miliki atau akan Anda minta untuk lepas landas?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ *Catatan: Bagian ini opsional. Hanya sertakan informasi yang Anda yakini. Komentar tambahan: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Pengakuan: Saya, ________________ (Nama Cetak), menyatakan bahwa saya telah memberikan informasi yang akurat tentang ketersediaan pekerjaan saya pada formulir ini. Saya mengerti bahwa saya bertanggung jawab untuk memberi tahu perusahaan tentang perubahan apa pun pada ketersediaan saya. Saya juga mengonfirmasi bahwa meskipun preferensi saya akan dipertimbangkan, jadwal saya tidak selalu dijamin mencerminkannya. Tanggal Tanda Tangan Karyawan

Praktik Terbaik Untuk Menerapkan Formulir Ketersediaan Karyawan Secara Efektif

Batasi perubahan

Batasi seberapa sering pekerja dapat mengubah formulir mereka. Perubahan yang sering terjadi pada ketersediaan satu orang dapat berdampak pada jadwal seluruh tim. Ini bisa membuat frustrasi dan sulit untuk dikelola.

Bagikan formulir kepada karyawan yang ada dan karyawan baru

Selain mengumpulkan ketersediaan tim Anda yang sudah ada, mintalah semua anggota baru untuk mengisi formulir. Ini dapat membantu Anda merencanakan dan mengatur jadwal dengan lebih efisien untuk seluruh tim Anda.

Selalu perbarui formulir

Minta karyawan untuk meninjau dan memperbarui formulir mereka secara berkala—mis., triwulanan atau setiap 6 bulan. Saat preferensi berubah, mereka bertanggung jawab untuk memperbarui Anda.

Tekankan pentingnya formulir

Komunikasikan secara teratur pentingnya melengkapi dan memperbarui formulir ketersediaan karyawan. Jadikan itu bagian dari ekspektasi standar perusahaan dalam buku pegangan karyawan Anda. Tindak lanjuti dengan pekerja sampai semua orang menyelesaikan formulir mereka. Bahkan jika satu formulir pekerja hilang, tidak lengkap, atau ketinggalan zaman, hal itu dapat menghambat keefektifan seluruh praktik.

Menjamin praktik kerja yang adil

Bersikaplah adil dan tidak memihak saat menawarkan fleksibilitas. Pastikan bahwa preferensi setiap orang dipertimbangkan secara setara. Tanda-tanda favoritisme apa pun dapat menimbulkan kebencian dan bahkan menempatkan Anda pada risiko hukum untuk diskriminasi.

Tetap patuh

Di beberapa yurisdiksi, pemberi kerja perlu memberikan pemberitahuan kepada pekerja saat mengubah jadwal kerja mereka. Pastikan bahwa Anda memahami undang-undang yang berlaku untuk perusahaan Anda dan mematuhinya.

Mengevaluasi efektivitas

Analisis seberapa baik formulir ketersediaan Anda berfungsi. Lakukan ini dengan mengumpulkan data absensi, pertukaran shift, dan perubahan jadwal lainnya. Pikirkan tentang bagaimana Anda dapat meningkatkan formulir. Misalnya, apakah Anda perlu memperbaruinya lebih sering? Atau, apakah Anda perlu meminta informasi yang hilang dari formulir saat ini?

Otomatiskan Seluruh Proses dengan Connecteam

Mengumpulkan dan menggunakan informasi ketersediaan karyawan adalah tugas yang sulit. Tapi perangkat lunak seperti Connecteam menghilangkan kerepotan itu .

Selalu perbarui ketersediaan dan preferensi

Pekerja dapat menggunakan aplikasi seluler Connecteam untuk memperbarui ketersediaannya kapan saja dan dari mana saja. Ini menyelamatkan Anda dari keharusan menyusun setiap respons secara manual ke dalam satu dokumen ketersediaan tim. Plus, Anda tidak perlu meninjau dan mengulangi prosesnya setiap beberapa bulan karena informasinya selalu diperbarui secara real time.

Menawarkan penjadwalan yang mudah dan fleksibel

Anda dapat menggunakan alat penjadwalan seret dan lepas Connecteam untuk membuat dan menetapkan shift berdasarkan lokasi pekerja, ketersediaan, dan lainnya.

Saat preferensi berlaku lebih lama, Anda dapat menggunakan templat shift yang dapat digunakan kembali dan mengatur shift atau jadwal umum agar berulang setiap hari, mingguan, atau bulanan.

Pekerja dapat melihat ketersediaan seluruh tim pada jadwal bersama, sehingga lebih mudah untuk bertukar shift saat dibutuhkan. Ini menghemat waktu karena harus mencari seseorang yang bersedia bertukar shift.

Memberikan peringatan cerdas, catatan, file, dan lainnya

Anda dapat melihat dan menyetujui semua perubahan shift secara real time. Plus, pekerja dikirimi peringatan cerdas jika shift mereka berubah, jadi Anda tidak perlu menghubungi semua pekerja yang terpengaruh untuk memberi tahu mereka. Ini menyederhanakan seluruh proses dan memungkinkan Anda menawarkan fleksibilitas dengan mudah.

Anda juga akan dikirimi peringatan cerdas jika karyawan yang kurang memenuhi syarat ditugaskan ke shift. Connecteam juga memungkinkan Anda melampirkan file, catatan, dan lampiran ke shift. Jadi, jika orang yang kurang berkualifikasi harus menggantikan rekan kerja di saat-saat terakhir, mereka dapat menemukan semua informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Connecteam adalah toko serba ada terbaik untuk mengelola jadwal, melacak ketersediaan, dan banyak lagi. Daftar uji coba gratis untuk melihat semua fiturnya—termasuk pelacakan waktu, obrolan dalam aplikasi, direktori perusahaan, dan banyak lagi.

Ringkasan

Ketersediaan karyawan sangat penting untuk penjadwalan pekerjaan yang efektif dan memenuhi tuntutan bisnis. Mengetahui ketersediaan pekerja memungkinkan Anda menawarkan fleksibilitas, mengatasi ketidakhadiran yang tidak terduga, dan menjaga operasi tetap berjalan lancar.

Formulir ketersediaan pekerja membantu mengumpulkan informasi tentang ketersediaan dan preferensi karyawan. Anda dapat membuatnya untuk perusahaan Anda menggunakan template gratis kami. Dalam artikel ini, kami juga membagikan tips tentang praktik terbaik untuk mengelola dan memperbarui formulir ketersediaan.

Meskipun bermanfaat, praktik pengumpulan dan pemeliharaan formulir ketersediaan bersifat manual dan memakan waktu. Perangkat lunak seperti Connecteam menggunakan teknologi untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan seluruh proses. Lihat hari ini untuk menghemat waktu dan mengurangi konflik dan kesalahan penjadwalan.