Cara Menulis Formulir Tindakan Disiplin Karyawan + Template Gratis

Tindakan disipliner adalah tugas yang tidak menguntungkan tetapi penting ketika mengelola karyawan. Ini memastikan Anda segera mengatasi perilaku bermasalah dan memberi karyawan kesempatan untuk memperbaiki perilaku mereka. Tetapi proses pendisiplinan yang efektif harus adil, konsisten, dan didokumentasikan.

Formulir tindakan pendisiplinan karyawan adalah alat yang berguna untuk mencatat kejadian pelanggaran karyawan atau masalah disipliner lainnya dan merinci cara penanganannya. Formulir ini membantu memastikan proses disipliner Anda tidak diskriminatif, karena proses yang sama akan diterapkan pada setiap karyawan.

Plus, mereka membuat catatan jika terjadi tindakan hukum di masa depan oleh seorang karyawan. Misalnya, bergantung pada situasinya, formulir disipliner dapat menjadi bukti yang membantu Anda membantah tuduhan palsu dari seorang karyawan.

Dalam artikel ini, kami memandu Anda tentang cara menulis formulir disiplin—termasuk praktik terbaik untuk diikuti. Kami juga memberi Anda template yang mudah digunakan untuk memulai.

Apa itu Formulir Disiplin Karyawan?

Formulir disiplin karyawan adalah peringatan tertulis kepada karyawan tentang perilaku mereka . Ini mencatat kekhawatiran tentang perilaku karyawan di tempat kerja, menguraikan apa yang perlu mereka lakukan untuk mengatasi perilaku mereka, dan merinci konsekuensi jika gagal melakukannya.

Formulir ini digunakan ketika seorang karyawan berperilaku tidak pantas atau melanggar kebijakan atau prosedur perusahaan. Misalnya, Anda dapat mengeluarkan formulir disipliner karyawan untuk menangani:

• Tingkah laku atau bahasa yang tidak pantas.
• Pelanggaran keamanan.
• Ketidakhadiran yang tidak dapat dijelaskan, kedatangan terlambat, atau keberangkatan awal.
• Masalah kualitas kerja.
• Pembangkangan.
• Pelanggaran kode berpakaian.
• Pelanggaran kebijakan atau prosedur perusahaan.

Formulir pendisiplinan biasanya disiapkan oleh supervisor atau manajer langsung karyawan, atau oleh HR. Anda harus menempatkan salinan di file karyawan untuk referensi di masa mendatang. Anda juga perlu memberikan salinan kepada karyawan untuk catatan mereka.

Jenis tindakan disipliner

Organisasi harus menetapkan proses disiplinernya dalam manual kebijakan dan prosedurnya. Hal ini memastikan karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka dan menyadari konsekuensi dari ketidakpatuhan.

Langkah-langkah spesifik dalam proses pendisiplinan bervariasi tergantung pada organisasi dan undang-undang ketenagakerjaan yang relevan. Mereka dapat mencakup:

• Peringatan lisan. Untuk contoh ketidakpatuhan pertama atau jika perilaku karyawan mengganggu tetapi bukan pelanggaran serius, manajer mereka dapat memberi mereka peringatan lisan. Selama percakapan ini, manajer harus mengarahkan karyawan tersebut ke kebijakan atau prosedur yang relevan dan mendiskusikan cara memperbaiki perilaku mereka.
• Pemberitahuan tertulis. Untuk pelanggaran selanjutnya yang melibatkan perilaku yang sama atau pelanggaran yang lebih serius, manajer dapat memberikan peringatan tertulis kepada karyawan. Beberapa organisasi mengeluarkan beberapa pemberitahuan tertulis sebelum beralih ke tingkat disiplin berikutnya.
• Tinjauan resmi. Untuk pelanggaran berulang atau pelanggaran pertama yang serius, perilaku karyawan dapat ditinjau ulang pada pertemuan dengan karyawan dan perwakilan SDM.
• Penangguhan. Suatu organisasi dapat menangguhkan sementara karyawan dari tugasnya, baik dengan atau tanpa bayaran, karena pelanggaran serius atau di mana karyawan gagal memperbaiki perilakunya meskipun telah berulang kali diperingatkan.
• Penghentian. Menanggapi pelanggaran yang sangat serius atau sebagai upaya terakhir untuk pelanggaran berulang, pemberi kerja dapat mengakhiri kontrak kerja pekerja.

Mengapa Anda Harus Menggunakan Formulir Disiplin Karyawan?

Ada beberapa alasan untuk menggunakan formulir ini sebagai bagian dari proses pendisiplinan Anda.

Menangani perilaku karyawan yang negatif

Membiarkan karyawan untuk melanjutkan perilaku buruk atau kinerja buruk dapat berdampak negatif pada karyawan individu serta tenaga kerja Anda yang lebih luas.

Misalnya, ketika seorang karyawan gagal mengikuti prosedur keselamatan, mereka menempatkan diri mereka sendiri dan rekan kerja mereka dalam risiko cedera. Perilaku buruk dari satu karyawan juga dapat memengaruhi budaya tempat kerja Anda dan moral karyawan lainnya.

Formulir disiplin memperingatkan karyawan bahwa perilaku mereka tidak dapat diterima dan membantu mereka memahami cara mengatasinya. Dengan mengatasi masalah seperti kinerja yang buruk atau pelanggaran kebijakan, Anda membantu menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif dan aman untuk seluruh tenaga kerja Anda.

Mengurangi perputaran

Mengatasi perilaku yang tidak pantas juga membantu mengurangi perputaran karyawan. Menerbitkan karyawan dengan formulir tindakan disipliner memungkinkan mereka untuk memperbaiki perilaku mereka. Hal ini mengurangi kebutuhan Anda untuk mengambil tindakan lebih lanjut, yang dapat berakhir dengan pemutusan kontrak karyawan.

Proses mengeluarkan peringatan tertulis juga dapat mengidentifikasi alasan yang mendasari perilaku atau kinerja karyawan yang buruk. Ini memberi Anda kesempatan untuk mendukung karyawan dan melakukan intervensi sebelum mereka memutuskan untuk pergi .

Misalnya, jika seorang karyawan mengatakan bahwa mereka tidak mengetahui peraturan keselamatan yang mereka langgar, Anda dapat menawarkan pelatihan keselamatan kerja lebih lanjut kepada mereka. Ini mengatasi akar penyebab masalah dan mendukung karyawan, alih-alih membiarkan mereka mencari tahu sendiri.

Mendokumentasikan tindakan disipliner

Penting untuk mendokumentasikan tindakan disipliner dalam organisasi Anda. Formulir pendisiplinan karyawan membuat catatan langsung tentang tindakan disipliner, menjelaskan kapan dan mengapa tindakan itu diambil. Ini juga mendokumentasikan peluang yang dimiliki karyawan untuk merespons dan memperbaiki perilaku mereka, serta langkah-langkah yang diambil organisasi Anda untuk mendukung mereka.

Catatan ini sangat penting untuk melindungi organisasi Anda dari segala keluhan atau tindakan hukum yang berkaitan dengan disiplin karyawan.

Formulir-formulir ini dapat berfungsi sebagai bukti jika seorang karyawan menuntut Anda, misalnya, atas diskriminasi atau pemutusan hubungan kerja yang salah. Mereka dapat membantu Anda menanggapi tuduhan karyawan atau menyangkal tuduhan palsu.

Formulir pendisiplinan juga dapat membantu menangkal dugaan diskriminasi, karena Anda dapat menunjukkan bahwa Anda menerapkan proses disipliner secara konsisten dan adil kepada semua karyawan.

Menjaga tindakan disipliner tetap konsisten dan profesional

Dengan mendokumentasikan tindakan disipliner Anda, Anda dapat memastikan bahwa Anda menerapkan proses tersebut secara konsisten untuk semua karyawan. Anda merekam jenis informasi yang sama setiap kali.

Menempatkan detail ini secara tertulis dan memberikan salinannya kepada karyawan juga mendorong transparansi. Ini menunjukkan kepada karyawan bahwa proses pendisiplinan Anda jujur ​​dan terbuka , bukan rahasia atau dilakukan tanpa keterlibatan mereka.

Menggunakan formulir juga memberi manajer, supervisor, dan SDM kerangka kerja untuk mendisiplinkan karyawan secara profesional. Ini membantu mereka memfokuskan diskusi dengan karyawan tentang masalah yang dihadapi.

Bentuk disipliner juga memastikan keadilan bagi karyawan. Karyawan dapat memahami dengan jelas mengapa mereka didisiplinkan dan diberi kesempatan untuk menanggapi tuduhan pelanggaran.

Apa yang Perlu Anda Sertakan dalam Formulir Disiplin Karyawan?

Anda dapat menyesuaikan formulir pendisiplinan agar sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda dan undang-undang ketenagakerjaan yang relevan.

Secara umum, formulir ini meliputi:

• Nama lengkap karyawan.
• Peran mereka.
• Nama penyelia atau manajer karyawan.
• Tanggal formulir diisi dan diberikan kepada karyawan.
• Jenis pelanggaran. Misalnya, kehadiran, keamanan, kualitas kerja, ketidaktaatan, pelecehan, atau lainnya.
• Uraian rinci tentang masalah atau pelanggaran, termasuk tanggal, waktu, lokasi, dan rincian saksi. Ini harus spesifik dan memberikan informasi rinci. Misalnya, daripada mengatakan, “Karyawan melanggar kebijakan keselamatan tempat kerja,” formulir tersebut harus menjelaskan bagaimana mereka melanggar kebijakan, kapan dan di mana hal itu terjadi, dan dampak perilaku tersebut terhadap karyawan lain atau organisasi.
• Kebijakan dan/atau prosedur yang dilanggar oleh perilaku karyawan . Ini membantu karyawan memahami konteks peringatan dan standar perilaku yang diharapkan.
• Detail pelanggaran terbaru dan relevan . Pelanggaran terbaru biasanya terjadi dalam 5 tahun terakhir.
• Langkah-langkah yang harus diambil karyawan untuk mengatasi perilaku tersebut , termasuk kerangka waktu untuk melakukannya. Misalnya, “Karyawan harus melakukan 6 jam pelatihan keselamatan tambahan dalam 4 minggu ke depan.” Tindakan ini biasanya diputuskan oleh manajer karyawan, SDM, atau keduanya, sejalan dengan kebijakan perusahaan yang relevan.
• Setiap tindak lanjut yang diusulkan. Misalnya, pertemuan check-in dalam waktu 2 bulan.
• Konsekuensi potensial jika karyawan gagal menangani perilaku mereka . Misalnya, “Jika karyawan gagal mengikuti pelatihan keselamatan ekstra atau melakukan pelanggaran lebih lanjut terhadap kebijakan keselamatan, mereka harus menghadiri rapat peninjauan dengan SDM.”
• Komentar manajer , misalnya, untuk memperluas detail yang sudah ada di formulir atau mencatat penolakan karyawan untuk menandatangani formulir.
• Komentar karyawan . Mengizinkan karyawan untuk menanggapi peringatan secara tertulis melibatkan mereka dalam proses dan memastikan pandangan mereka didengar. Komentar mereka dapat memberikan ‌konteks pada perilaku atau masalah dan membantu Anda mengidentifikasi cara untuk mendukung karyawan tersebut. Misalnya, jika karyawan tersebut mengatakan bahwa mereka telah terlambat ke beberapa shift karena masalah pengasuhan anak, Anda dapat berbicara dengan karyawan tersebut tentang mengambil shift selanjutnya.
• Tanda tangan karyawan , menyatakan bahwa mereka telah membaca formulir tersebut, menerima salinannya, dan setuju untuk mengambil tindakan korektif.
• Tanda tangan manajer . Alternatifnya, tanda tangan dari orang lain yang bertanggung jawab atas tindakan disipliner, seperti perwakilan SDM.

Apa yang harus dilakukan jika seorang karyawan menolak untuk menandatangani formulir disipliner

Seorang karyawan dapat menolak untuk menandatangani formulir disipliner, misalnya, jika mereka membantah bahwa pelanggaran telah terjadi atau tidak setuju dengan tindakan korektif yang disarankan.

Dalam situasi ini, Anda mungkin ingin memodifikasi pengakuan karyawan untuk mencerminkan posisi mereka sehingga mereka menandatangani formulir tersebut.

Misalnya, pengakuan dapat mengonfirmasi bahwa karyawan telah menerima salinan formulir tetapi tidak setuju dengan peringatan tersebut. Anda juga dapat mengizinkan karyawan untuk menanggapi secara tertulis , menjelaskan ketidaksetujuan mereka. Anda kemudian dapat melampirkan pernyataan mereka ke formulir.

Paling tidak, penting untuk mendapatkan tanda tangan karyawan untuk mengakui penerimaan salinan formulir.

Tip untuk Menulis Formulir Kedisiplinan

Segera bertindak

Penting untuk mengeluarkan peringatan tertulis segera setelah pelanggaran terjadi atau masalah muncul. Hal ini memungkinkan karyawan untuk mengambil langkah-langkah untuk mengatasi masalah secara langsung daripada membiarkannya menjadi lebih buruk.

Menanggapi dengan segera juga membantu karyawan memahami hubungan antara pelanggaran dan tindakan disipliner. Membuat tautan ini jelas mengurangi kemungkinan karyawan menyarankan peringatan tersebut sebagai pembalasan atau pelecehan.

Jadilah detail dan spesifik

Pastikan informasi dalam formulir Anda memberikan detail yang cukup. Hal ini sangat penting saat menjelaskan masalah atau insiden. Deskripsi yang jelas memastikan karyawan memahami perilaku yang perlu mereka tangani dan mengapa hal itu tidak dapat diterima.

Misalnya, daripada mengatakan bahwa karyawan tersebut “pulang kerja lebih awal”, formulir tersebut dapat menyatakan, “Karyawan pulang 2 jam lebih awal pada tanggal 1 April 2023, tanpa persetujuan sebelumnya atau memberi tahu manajer mereka. Ini membuat staf junior tidak diawasi dan meningkatkan risiko insiden keselamatan.”

Deskripsi kejadian juga harus objektif . Ini nantinya dapat digunakan sebagai akun real-time dari apa yang terjadi, jika seorang karyawan mengambil tindakan hukum terhadap perusahaan.

Meskipun penting untuk dirinci, Anda harus menyertakan hanya informasi yang relevan secara langsung dengan masalah dalam formulir. Jangan membahas masalah yang lebih luas. Hal ini dapat membingungkan karyawan Anda.

Simpan formulir yang sudah diisi dengan aman

Proses disipliner secara umum—dan formulir disipliner secara khusus—harus tetap dirahasiakan. Formulir yang sudah diisi harus ditambahkan ke catatan karyawan. Penting untuk menyimpan catatan ini dengan aman sehingga hanya orang yang diperlukan saja yang dapat mengaksesnya.

Menyimpan catatan secara digital adalah cara yang bagus untuk memastikan bahwa formulir disiplin disimpan dengan aman dan hanya orang tertentu dalam organisasi Anda yang dapat mengaksesnya. Manajemen arsip digital juga memudahkan pencarian dokumen saat Anda membutuhkannya.

Alternatifnya, Anda dapat menyimpan salinan formulir dalam file karyawan Anda di lemari arsip yang terkunci atau fasilitas penyimpanan yang aman.

Baca ulasan mendalam kami tentang sistem manajemen dokumen terbaik

Buat templat

Bergantung pada jumlah tenaga kerja Anda, Anda mungkin perlu menggunakan formulir disipliner secara semi-reguler. Sangat membantu untuk membuat template untuk digunakan di seluruh organisasi Anda sehingga setiap masalah atau insiden dicatat secara konsisten. Penting juga untuk memastikan template Anda mematuhi undang-undang ketenagakerjaan yang relevan. Hal ini memastikan proses disipliner Anda juga mematuhi undang-undang dan peraturan yang diperlukan.

Sebuah template juga menghemat waktu Anda. Anda hanya perlu mengisi kolom yang wajib diisi daripada menulis formulir dari awal setiap saat. Dengan menambahkan template ke manual kebijakan dan prosedur atau buku pegangan karyawan, manajer dan supervisor selalu memiliki akses mudah ke sana.

Untuk membantu Anda, kami telah membuat Templat formulir tindakan disipliner untuk digunakan sebagai titik awal. Pastikan Anda menyesuaikan formulir dengan kebutuhan perusahaan Anda dan persyaratan hukum apa pun.

Unduh Formulir Tindakan Disiplin Karyawan Gratis Anda

Google Dokumen

Formulir Tindakan Disiplin Melindungi Anda dan Karyawan Anda

Bentuk pendisiplinan adalah bagian penting dari proses pendisiplinan organisasi. Mereka mencatat contoh kesalahan karyawan atau kegagalan untuk mengikuti kebijakan dan mendokumentasikan langkah-langkah yang diambil untuk mengatasinya.

Hal ini tidak hanya diperlukan jika terjadi perselisihan atau tantangan hukum, tetapi juga memastikan bahwa proses disipliner adil, konsisten, dan transparan bagi karyawan Anda, melindungi mereka dari bias dan diskriminasi.

Formulir pendisiplinan karyawan Anda harus menyertakan semua informasi yang relevan dengan masalah atau insiden, termasuk perincian karyawan, deskripsi perilaku, dan tindakan korektif yang disepakati. Dengan memelihara catatan disiplin yang terperinci, Anda dapat menciptakan budaya tanggung jawab dalam organisasi Anda—mengarah ke lingkungan kerja yang lebih aman dan lebih positif.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini