Cara Membuat Formulir Evaluasi Karyawan + Template Gratis

Formulir evaluasi karyawan membantu bisnis mempertahankan konsistensi dan keadilan dalam evaluasi, menyediakan cara bagi manajer untuk mengomunikasikan ekspektasi, dan menawarkan kesempatan kepada pekerja untuk menerima umpan balik dan meningkatkan kinerja mereka. Mereka juga membantu manajer menentukan pertanyaan mana yang harus diajukan selama tinjauan kinerja. Karena formulir ini juga menjamin keadilan, bahkan melindungi perusahaan dari sengketa hukum.

Dalam artikel ini, kami mengeksplorasi apa itu formulir evaluasi karyawan dan manfaatnya serta menyediakan beberapa templat praktis untuk membuat formulir evaluasi karyawan. Kami juga membahas beberapa tip teratas untuk membuat formulir evaluasi karyawan yang hebat.

Unduh formulir evaluasi karyawan standar gratis Anda di sini

Unduh formulir penilaian diri karyawan gratis Anda di sini

Apa Itu Formulir Evaluasi Karyawan?

Formulir evaluasi karyawan adalah formulir yang digunakan manajer dan supervisor untuk menilai perilaku karyawan, dan mengevaluasi dan mengelola kinerja mereka . Mereka biasanya diselesaikan oleh penyelia atau manajer yang bertanggung jawab untuk mengawasi pekerjaan karyawan dan mengetahui kinerja mereka. Dengan cara ini, mereka dapat memberikan umpan balik yang konstruktif tentang kekuatan dan area karyawan untuk perbaikan.

Formulir evaluasi digunakan selama proses peninjauan kinerja dan biasanya panjangnya antara 1 dan 3 halaman, tergantung pada apa yang ingin Anda nilai. Anda juga dapat meminta karyawan memberikan penilaian mandiri sebagai bagian dari proses evaluasi.

Formulir dapat menilai keterampilan karyawan seperti komunikasi, pengetahuan pekerjaan, kerja sama tim, dan inisiatif. Mereka juga dapat mencakup seberapa baik karyawan memenuhi indikator kinerja utama (KPI), target, perjanjian tingkat layanan (SLA), dan banyak lagi. Manfaat membuat formulir evaluasi karyawan Anda sendiri adalah Anda dapat menyesuaikannya untuk mengukur kompetensi apa pun yang penting bagi bisnis Anda.

Setelah mengisi formulir evaluasi karyawan, Anda dapat mengidentifikasi area di mana seorang karyawan mungkin memerlukan pelatihan atau pengembangan tambahan. Demikian juga, Anda dapat menggunakan wawasan ini untuk menetapkan tujuan bagi anggota tim Anda. Anda biasanya akan mengadakan ‌pertemuan dengan karyawan Anda untuk membahas hasil evaluasi. Hal ini biasanya terjadi selama tinjauan bulanan atau triwulanan, tetapi Anda juga dapat menggunakan formulir untuk penetapan sasaran satu kali atau untuk pertemuan kemampuan.

Mengapa Menggunakan Formulir Evaluasi Karyawan?

Ada sejumlah alasan untuk menggunakan formulir evaluasi karyawan. Anda dapat menggunakannya untuk:

Menjaga keadilan dalam penilaian kinerja

Formulir evaluasi karyawan memberikan proses standar untuk mengevaluasi pekerja dalam peran yang sama dengan kriteria yang sama. Ini membantu menciptakan konsistensi dan keadilan. Pada gilirannya, ini menghilangkan kemungkinan bias atau favoritisme.

Anda dapat menggunakan formulir evaluasi yang berbeda untuk peran yang berbeda guna memastikan bahwa pekerja dinilai secara adil terhadap tanggung jawab pekerjaan khusus mereka.

Mendukung pengembangan profesional

Formulir evaluasi karyawan memberikan cara yang adil dan objektif untuk menilai kinerja karyawan dan mengidentifikasi bidang-bidang di mana karyawan membutuhkan pelatihan tambahan atau peluang pengembangan. Ini dapat membantu pekerja membangun keterampilan dan kemajuan baru dalam organisasi Anda.

Peluang pengembangan profesional tidak selalu harus berupa promosi. Mereka juga dapat mencakup perpindahan lateral ke peran atau departemen lain, seorang pekerja yang mengadakan pelatihan baru atau kelompok, atau seorang karyawan yang mengambil tanggung jawab ekstra.

Mendokumentasikan kemajuan karyawan

Mengadakan evaluasi karyawan secara teratur dan mencatat formulir evaluasi membuat catatan tertulis tentang kemajuan karyawan. Ini bermanfaat saat Anda menyelesaikan penilaian kinerja atau memutuskan siapa yang pantas mendapatkan promosi atau kenaikan gaji.

Alih-alih mendasarkan keputusan Anda pada kinerja karyawan akhir-akhir ini, bank dokumentasi ini dapat membantu Anda membuat keputusan yang adil dan tidak memihak berdasarkan data historis.

Kiat Pro: Gunakan perangkat lunak manajemen karyawan seperti Connecteam untuk melacak semua evaluasi dan seluruh garis waktu karyawan di perusahaan Anda. Hal ini sangat memudahkan staf SDM Anda untuk melakukan tinjauan rutin berdasarkan fakta.

Mulailah dengan Connecteam secara gratis.

Meningkatkan umpan balik dan komunikasi

Formulir evaluasi menawarkan cara terstruktur bagi Anda untuk memberikan umpan balik yang terdokumentasi kepada karyawan Anda. Umpan balik ini dapat mencakup kekuatan karyawan, area peningkatan, dan kontribusi terhadap bisnis. Anda juga dapat memasukkan umpan balik tentang ketepatan waktu, hari yang terlewatkan karena absen, perilaku umum di tempat kerja, sasaran karier, dan banyak lagi.

Menawarkan umpan balik di tempat kerja sangat penting untuk kesuksesan karyawan . Sebuah survei oleh Gallup menemukan bahwa karyawan yang meninjau umpan balik reguler 3,6 kali lebih mungkin mengatakan bahwa mereka termotivasi untuk melakukan pekerjaan luar biasa. Ini akan menguntungkan pelanggan Anda, seluruh tim Anda, dan pada akhirnya, keuntungan Anda.

Lindungi bisnis Anda dari sengketa hukum

Formulir evaluasi karyawan juga dapat memberikan perlindungan hukum untuk bisnis Anda.

Misalnya, Anda harus memecat seorang karyawan karena kinerjanya buruk. Namun, karyawan ini mengklaim bahwa mereka bekerja dengan baik, dan mereka yakin Anda memecat mereka atas dasar diskriminatif. Mereka mungkin mencoba mengajukan tuntutan hukum terhadap Anda. Anda akan berada dalam situasi yang lebih baik secara hukum jika Anda dapat memberikan bukti kinerja buruk pekerja tersebut melalui formulir evaluasi karyawan bersejarah.

Pastikan karyawan menandatangani formulir evaluasi karyawan setelah Anda mengadakan rapat evaluasi. Anda juga harus menandatangani dokumen tersebut, dan kemudian memfotokopi formulir tersebut. Berikan salinan formulir kepada karyawan Anda, dan simpan yang lain di file mereka. Selain itu, Anda dapat mencadangkan catatan dalam perangkat lunak manajemen SDM berbasis cloud yang aman.

Tips Membuat Formulir Evaluasi Karyawan

Memiliki fokus tertentu

Pastikan formulir evaluasi Anda memiliki fokus yang jelas, seperti kinerja pekerjaan, kompetensi, atau tujuan dan sasaran.

Misalnya, jika Anda menilai kinerja pekerjaan, Anda dapat menyertakan pertanyaan yang mengevaluasi kemampuan pekerja untuk mencapai KPI dan memenuhi tanggung jawab dasar peran mereka.

Menentukan kriteria evaluasi

Pertimbangkan kompetensi, tanggung jawab, keterampilan, dan/atau perilaku apa yang paling penting untuk menilai kesuksesan di organisasi Anda. Anda dapat melakukannya dengan meninjau deskripsi pekerjaan dan menyegarkan ingatan Anda tentang misi dan nilai-nilai perusahaan.

Misalnya, kriteria evaluasi mungkin mencakup keterampilan komunikasi yang kuat, sikap positif, dan kemauan untuk bekerja sama dengan orang lain.

Sesuaikan formulir untuk peran yang berbeda

Menyesuaikan formulir untuk setiap posisi yang Anda evaluasi memastikan Anda menilai keterampilan dan kompetensi yang paling penting untuk pekerjaan itu. Pada gilirannya, hal ini memastikan bahwa evaluasi Anda adil . Karyawan tidak akan dinilai berdasarkan kriteria yang tidak relevan dengan peran mereka.

Misalnya, Anda sedang mengevaluasi seorang wiraniaga. Dalam formulir Anda, sertakan pertanyaan yang menilai kemampuan karyawan untuk memenuhi target penjualan dan membangun hubungan dengan pelanggan.

Sertakan periode peninjauan

Pada formulir, catat periode waktu yang akan Anda rujuk selama evaluasi. Misalnya, jika Anda meninjau kinerja karyawan selama 3 bulan terakhir, catat tanggal persisnya di formulir—misalnya, 3 Januari 2023 hingga 3 April 2023.

Gunakan sistem penilaian

Sistem peringkat adalah skala yang telah ditentukan sebelumnya untuk mengukur kinerja, perilaku, atau kompetensi karyawan dengan cara standar . Ini membantu Anda memberikan penilaian yang objektif dan memastikan evaluasi Anda adil.

Skala peringkat dapat berupa:

• Numerik. Misalnya skala 1-5, dimana 1 berarti kinerja buruk dan 5 berarti kinerja sangat baik.
• Deskriptif. Misalnya, “sangat buruk”, “buruk”, “cukup”, “sangat baik”, dan “luar biasa”.
• Visual. Misalnya, skala bintang atau wajah smiley, biasanya berjumlah 5 atau 10.
• Lampu lalu lintas. Misalnya, merah berarti berkinerja buruk, kuning berarti memenuhi harapan, dan hijau berarti melebihi harapan.

Gunakan bahasa yang jelas dan objektif

Hindari frasa rumit atau jargon teknis dalam formulir evaluasi karyawan Anda. Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami.

Demikian juga, penting untuk menggunakan bahasa objektif. Hindari bahasa subyektif atau emosional yang dapat terbuka untuk interpretasi.

Misalnya, jangan sertakan pertanyaan seperti, "Apakah menurut Anda karyawan itu malas?" “Malas” adalah istilah subjektif dan terlalu emosional untuk digunakan dalam formulir evaluasi karyawan. Alih-alih, Anda dapat bertanya, “Seberapa konsisten karyawan memenuhi target kinerjanya?”

Gunakan pertanyaan tertutup dan terbuka

Menyertakan pertanyaan tertutup dan terbuka dalam formulir ini adalah cara yang bagus untuk memastikan Anda mengumpulkan data kuantitatif dan kualitatif tentang kinerja karyawan.

Pertanyaan tertutup memiliki tanggapan yang terbatas. Biasanya, Anda menjawabnya dengan "ya" atau "tidak", "benar" atau "salah", atau tanggapan lain yang telah ditentukan sebelumnya dari berbagai pilihan (seperti dalam skala penilaian). Mereka biasanya memberikan informasi kuantitatif.

Contoh pertanyaan tertutup adalah, "Pada skala 1-10, seberapa baik karyawan berkolaborasi dengan rekan kerja?" Jawaban dapat berkisar dari “1: Membutuhkan peningkatan yang signifikan” hingga “10: Secara konsisten melebihi ekspektasi”.

Pertanyaan terbuka tidak dapat dijawab dengan "ya" atau "tidak". Mereka memberikan informasi kualitatif. Contoh pertanyaan terbuka adalah, "Area apa yang menurut Anda perlu diperbaiki oleh karyawan?"

Berikan ruang untuk umpan balik

Di luar pertanyaan tertutup dan terbuka, pastikan untuk menyertakan ruang untuk komentar dan umpan balik umum bagi karyawan. Anda dapat menyertakan bagian kecil untuk umpan balik setelah setiap pertanyaan, atau menempatkan kotak yang lebih besar di bagian akhir formulir evaluasi.

Merupakan ide yang bagus untuk mencatat dalam formulir bahwa evaluator harus menyertakan umpan balik positif dan negatif dan menggunakan bahasa yang langsung namun sopan saat melakukannya. Ini memastikan umpan balik seimbang dan konstruktif.

Baca ulasan mendalam kami tentang alat umpan balik karyawan terbaik

Misalnya, “Kerja bagus menangani masalah pelanggan dan memberikan solusi yang memuaskan kebutuhan mereka. Namun, Anda menggunakan beberapa istilah yang mungkin tidak diketahui oleh pelanggan, yang mungkin menyebabkan kebingungan. Saya menyarankan menggunakan istilah yang lebih sederhana untuk membuat penjelasan lebih mudah dipahami. Secara keseluruhan, saya menghargai upaya Anda dalam memastikan kepuasan pelanggan kami.”

Selain itu, evaluator harus menunjukkan contoh dunia nyata saat meninggalkan komentar di formulir. Misalnya, saat memberikan umpan balik negatif tentang ketepatan waktu, berikan contoh spesifik kapan karyawan tersebut terlambat.

Sertakan bagian untuk membahas tujuan SMART

Dalam formulir Anda, tambahkan spasi untuk menguraikan sasaran yang dapat diupayakan karyawan setelah evaluasi mereka. Sasaran ini harus SMART:

• Spesifik . Misalnya, "tingkatkan ketepatan waktu" tidak spesifik. Namun, seorang karyawan yang datang 5 menit lebih awal untuk setiap shift adalah hal yang spesifik.
• Terukur. Misalnya, seorang karyawan dapat meningkatkan pendapatan penjualannya sebesar 20% dari kuartal pertama ke kuartal kedua.
• Dapat dicapai. Apakah tujuan dapat dicapai dari titik karyawan saat ini? Misalnya, mereka tidak dapat beralih dari menandatangani 1 klien sebulan menjadi menandatangani 10 klien sebulan dalam semalam. Sasaran yang dapat dicapai adalah beralih dari penandatanganan 1 klien menjadi 3 klien per bulan dalam kuartal berikutnya. Ini dapat ditingkatkan di kemudian hari sehingga karyawan terus membuat kemajuan.
• Relevan. Apakah tujuan tersebut relevan dengan karyawan dan bisnis Anda? Misalnya, sasaran yang relevan adalah manajer hotel meningkatkan skor kepuasan pelanggan sebesar 10% dalam 3 bulan ke depan.
• Dibatasi waktu. Misalnya, seorang manajer proyek dapat bertujuan untuk menyelesaikan proyek konstruksi komersial dalam waktu 6 bulan. Sasaran ini terikat waktu karena memiliki tenggat waktu tertentu.

Pastikan kerahasiaan

Sangat penting bahwa evaluasi kinerja karyawan tetap rahasia. Detail tidak boleh didiskusikan dengan siapa pun selain karyawan dan manajer atau penyelia mereka. Demikian pula, pekerja tidak boleh memiliki akses ke formulir evaluasi fisik karyawan yang bukan milik mereka.

Untuk memastikan kerahasiaan, simpan salinan formulir evaluasi karyawan yang telah diisi dengan aman. Anda dapat melakukannya dengan menyimpannya di lemari arsip yang terkunci atau menyimpan formulir secara digital, seperti di ‌sistem manajemen dokumen.

Jika Anda menggunakan rute digital, pastikan formulir dilindungi kata sandi dan tetapkan izin akses yang sesuai untuk setiap formulir. Hanya pekerja dan manajer atau penyelia mereka yang memiliki akses ke formulir evaluasi mereka.

Templat Formulir Evaluasi Karyawan

Kami telah menyertakan 2 template tinjauan karyawan gratis yang dapat Anda dan karyawan Anda gunakan untuk mengevaluasi kinerja pekerjaan mereka.

Salah satunya adalah template untuk formulir evaluasi standar yang akan Anda isi sebagai manajer. Yang lainnya adalah templat untuk formulir tinjauan mandiri yang dapat diselesaikan karyawan selama penilaian mandiri.

Formulir evaluasi kinerja karyawan standar

Unduh Contoh Formulir Evaluasi Kinerja Karyawan

Formulir penilaian diri

Dengan formulir penilaian diri, petunjuknya ada pada namanya: Anggota tim Anda mengisinya sendiri. Dari penilaian mereka, Anda kemudian dapat membuka percakapan tentang mengapa mereka menilai diri mereka sendiri dengan cara ini. Misalnya, jika seorang karyawan menandai dirinya sendiri dengan buruk untuk kehadiran tetapi mereka tidak pernah melewatkan pekerjaan sehari pun, tanyakan alasannya.

Biasanya, formulir self-review akan menggunakan sistem penilaian yang telah ditentukan sebelumnya. Karyawan akan menandai diri mereka terhadap kompetensi kunci untuk peran pekerjaan mereka.

Unduh Contoh Formulir Penilaian Diri Karyawan

Ringkasan

Formulir evaluasi karyawan memberi Anda cara langsung untuk menilai kinerja dan perilaku karyawan Anda. Dengan menggunakan formulir ini, Anda juga dapat memberikan umpan balik karyawan yang konstruktif, menetapkan dan berbagi tujuan, serta mengidentifikasi kekuatan dan area karyawan untuk perbaikan.

Karena formulir ini memberikan cara standar untuk mengevaluasi karyawan, formulir ini memastikan keadilan di seluruh penilaian. Ini membantu melindungi Anda jika terjadi sengketa hukum.

Dengan mengikuti tips yang diuraikan dalam artikel ini, dan dengan menggunakan template gratis kami, Anda dapat memastikan bahwa Anda membuat formulir evaluasi karyawan yang adil, efisien, dan mudah diikuti.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini