Cara Membuat Buku Pegangan Karyawan untuk Bisnis Kecil Anda: Panduan Utama

Buku pegangan karyawan adalah dokumen yang mencakup nilai-nilai perusahaan, kebijakan, prosedur, dan kewajiban hukum. Tanpa satu, manajer menghabiskan lebih banyak waktu menjawab pertanyaan dan karyawan tidak jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka. Selain itu, pemilik bisnis dapat menghadapi masalah hukum jika tidak memiliki proses yang jelas untuk menangani masalah karyawan yang sensitif.

Buku pegangan karyawan yang ditulis dengan baik memberi tim Anda kejelasan tentang standar, prosedur, dan ekspektasi perusahaan. Selain itu, Anda akan memiliki panduan yang andal dan praktis untuk diikuti terkait masalah karyawan atau pekerjaan.

Dalam artikel ini, kami memberi Anda panduan langkah demi langkah untuk membuat buku pegangan karyawan bisnis kecil Anda dan contoh buku pegangan karyawan lengkap yang dapat Anda unduh dan sesuaikan sesuai dengan kebutuhan Anda.

Mengapa Anda Membutuhkan Buku Panduan Karyawan

Dengan buku pegangan karyawan, pemilik dan manajer usaha kecil dapat:

• Tetap patuh. Semua bisnis harus mematuhi undang-undang ketenagakerjaan lokal, negara bagian, dan federal, sehingga buku pegangan karyawan Anda harus selaras dengan persyaratan hukum dan hak karyawan. Ini adalah cara yang bagus untuk memastikan Anda tidak melanggar hukum dan membantu melindungi bisnis Anda jika ada karyawan yang menuntut.

• Tetapkan ekspektasi yang jelas. Buku pegangan karyawan bisnis kecil memungkinkan Anda berbagi budaya, nilai, dan standar perusahaan dengan karyawan Anda. Tim Anda akan mengetahui dengan jelas apa yang diharapkan dari mereka dan konsekuensinya jika peraturan dilanggar.

• Tetapkan konsistensi. Buku pegangan karyawan untuk usaha kecil memberikan aturan ketenagakerjaan yang jelas dan konsisten. Ini berlaku untuk semua orang di perusahaan, terlepas dari departemen, lokasi, atau senioritas mereka. Ini adalah cara yang baik untuk memastikan bahwa semua karyawan menerima perlakuan yang sama.

• Mengurangi risiko hukum. Buku pegangan karyawan memberikan transparansi tentang diskriminasi, pelecehan, pemutusan hubungan kerja karyawan, dan persyaratan hukum lainnya. Ini tidak hanya mengurangi risiko tuntutan hukum tetapi juga melindungi Anda jika Anda dituntut, selama Anda mengikuti prosedur yang sah.

• Tawarkan orientasi yang mudah. Karyawan baru dapat menggunakan buku pegangan karyawan untuk memahami misi bisnis Anda, kebijakan, tunjangan karyawan, dan banyak lagi. Ini membantu mereka menyesuaikan diri dengan cepat dan mendapatkan jawaban atas pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki tentang praktik kerja bisnis Anda.

• Menghemat waktu. Dengan buku pegangan karyawan yang komprehensif, manajer usaha kecil dapat menghemat banyak waktu saat menghadapi masalah karyawan. Mereka dapat langsung merujuk ke buku pegangan untuk panduan alih-alih menghabiskan waktu yang berharga untuk mencoba mencari solusi.

<< Unduh Buku Panduan Contoh Komprehensif Anda >>

Cara Membuat Buku Panduan Karyawan untuk Usaha Kecil Anda

Langkah 1: Sertakan yang penting

Langkah pertama untuk menulis buku pegangan karyawan untuk usaha kecil adalah memutuskan topik apa yang akan dibahas. Di bawah ini adalah elemen penting yang kami sarankan untuk disertakan.

Nilai-nilai perusahaan dan pernyataan misi

Agar karyawan Anda berkomitmen pada bisnis Anda, mereka perlu memahami misi, sasaran, dan prinsip intinya. Prioritaskan ini di awal buku pegangan sehingga pekerja mengetahui betapa pentingnya elemen-elemen ini dan dapat mengaksesnya dengan mudah.

Bagian pertama ini harus dimulai dengan pernyataan misi perusahaan Anda. Pastikan pernyataan misi Anda jelas, ringkas, dan mencerminkan keseluruhan tujuan bisnis Anda. Itu harus menginspirasi dan memotivasi karyawan, pelanggan, dan pemangku kepentingan lainnya.

Selanjutnya, Anda harus menguraikan nilai dan prinsip inti bisnis Anda—misalnya, keunggulan, integritas, dan inovasi. Definisikan masing-masing dengan jelas, jelaskan mengapa penting bagi perusahaan, dan diskusikan bagaimana hal itu tercermin dalam operasi sehari-hari. Dengan cara ini, karyawan tahu bagaimana mereka diharapkan menampilkan nilai-nilai ini dalam pekerjaan mereka.

Kebijakan dan informasi ketenagakerjaan umum

Semua buku pegangan karyawan untuk usaha kecil berisi bagian kebijakan ketenagakerjaan umum. Di sini, karyawan dapat menemukan informasi penting tentang praktik ketenagakerjaan di bisnis termasuk:

Kebijakan perekrutan

Gunakan subbagian ini untuk memberi tahu karyawan tentang proses perekrutan di perusahaan Anda, termasuk proses lamaran, persyaratan orientasi, dan pemeriksaan latar belakang.

Selain itu, gunakan ruang ini untuk menjelaskan jenis pekerjaan apa yang ditawarkan bisnis Anda, seperti pekerjaan sesuai keinginan. Ini adalah saat Anda atau pekerja Anda bebas untuk mengakhiri kontrak kerja kapan saja tanpa sebab, dan dengan atau tanpa periode pemberitahuan.

Akhirnya, ini adalah tempat yang bagus untuk mendiskusikan masa percobaan untuk karyawan baru. Diskusikan durasi masa percobaan, ditambah apakah mereka berhak atas cuti dan tunjangan selama masa percobaan.

Jam kerja

Tetapkan dengan jelas jam kerja untuk karyawan penuh waktu dan paruh waktu. Ingatlah untuk menguraikan perbedaan dalam status pekerjaan, tunjangan, dan kebijakan cuti antara keduanya.

Istirahat dan makan

Undang-undang biasanya mewajibkan pemberi kerja untuk menyediakan waktu makan dan istirahat bagi pekerja selama jam kerja. Buku pegangan karyawan Anda harus menguraikan waktu istirahat minimum dan maksimum. Anda juga dapat memilih untuk menentukan bagaimana dan kapan Anda ingin memberikan waktu istirahat ini—misalnya, di tengah shift pekerja, atau dalam waktu istirahat yang bergantian sehingga tidak semua pekerja sedang istirahat pada waktu yang sama.

Selain itu, bersikaplah transparan tentang apakah karyawan dibayar selama istirahat. Juga, klarifikasi jika mereka memiliki batasan lain, seperti tinggal di area tertentu atau tempat kerja saat istirahat.

Cuti dan cuti

Karyawan harus jelas tentang tunjangan cuti mereka. Ini termasuk waktu libur berbayar seperti waktu liburan, hari sakit, cuti berkabung, hari libur untuk tugas juri, atau hari pribadi.

Karyawan juga perlu memahami cuti panjang yang ditawarkan bisnis Anda. Ini mungkin termasuk cuti militer, cuti medis yang diperpanjang, cuti panjang, atau cuti orang tua.

Pastikan Anda tetap mematuhi persyaratan hukum tentang waktu istirahat dan ketidakhadiran juga. Misalnya, beberapa undang-undang negara bagian mewajibkan Anda menawarkan cuti melahirkan jika bisnis Anda mencapai jumlah karyawan tertentu.

Yang penting, tentukan hari yang diizinkan untuk semua jenis cuti jangka panjang yang berbeda, batasan kapan karyawan dapat mengambilnya, dan apakah cuti dibayar atau tidak dibayar.

Terakhir, bagian ini juga harus mencakup informasi tentang cara meminta ketidakhadiran, kriteria kelayakan ketidakhadiran, dan proses kembali bekerja.

Prosedur manajemen kinerja

Usaha kecil harus memasukkan proses dan prosedur manajemen kinerja dalam buku pegangan karyawan mereka. Ini harus mencakup ekspektasi kinerja, kriteria promosi, dan proses tinjauan kinerja dan banding.

Anda juga harus menjelaskan proses peningkatan kinerja Anda. Diskusikan langkah apa yang Anda ambil untuk mengembalikan karyawan yang berkinerja buruk dan masalah apa yang dapat menyebabkan pemutusan hubungan kerja.

Prosedur keselamatan dan keamanan

Setiap buku pegangan karyawan untuk pekerja usaha kecil akan mencakup peraturan keselamatan dan keamanan untuk stasiun kerja atau lokasi kerja. Ini termasuk informasi keselamatan tentang latihan kebakaran, prosedur evakuasi, dan keadaan darurat medis. Pastikan bahwa buku pegangan Anda mematuhi peraturan yang relevan oleh Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja (OSHA) dan peraturan Kompensasi Pekerja.

Selain itu, prosedur keamanan juga dapat mencakup perlindungan data, kebijakan kata sandi, dan tindakan keamanan fisik, seperti mengakses area aman.

Proses pengunduran diri dan pemutusan hubungan kerja

Buku pegangan karyawan harus memberikan pedoman yang jelas tentang prosedur pengunduran diri dan pemutusan hubungan kerja. Karyawan perlu tahu cara mengundurkan diri dan periode pemberitahuan mereka. Anda juga dapat memasukkan informasi tentang serah terima, wawancara keluar, dan pengembalian properti perusahaan.

Untuk penghentian, berikan detail tentang mengapa kontrak dapat dihentikan—misalnya, karena pelanggaran, kinerja buruk, atau pemutusan hubungan kerja.

Sertakan juga kebijakan pesangon bisnis Anda, termasuk berapa gaji pesangon yang dapat mereka harapkan, bagaimana cara menghitungnya, dan ketentuan pembayarannya.

Terakhir, Anda juga dapat menggunakan bagian ini untuk memberi tahu karyawan cara mengakses surat referensi kerja atau bergabung dengan alumni perusahaan.

Perjanjian non-pengungkapan atau kerahasiaan

Ini adalah topik yang akan Anda temukan di template buku pegangan karyawan mana pun. Perjanjian non-pengungkapan atau kerahasiaan mencegah pekerja berbagi informasi bisnis yang sensitif dengan pihak eksternal atau menggunakannya untuk ‌keuntungan pribadi. Ini mungkin termasuk rahasia dagang, rencana bisnis, data pelanggan, atau informasi pribadi lainnya.

Buku pegangan harus menyatakan berapa lama perjanjian non-disclosure berlangsung, konsekuensi pelanggaran, dan pengecualian apa pun, seperti kapan pengungkapan diharuskan oleh hukum.

Undang-undang anti-diskriminasi dan anti-pelecehan

Bagian buku pegangan karyawan ini diwajibkan oleh undang-undang federal dan bertujuan untuk mencegah diskriminasi dan pelecehan di tempat kerja. Itu juga harus memenuhi semua persyaratan hukum negara bagian yang relevan.

Jelaskan dengan jelas bagaimana bisnis Anda mendefinisikan diskriminasi dan pelecehan, termasuk perilaku yang dilarang. Ini dapat mencakup pelecehan seksual, diskriminasi gender, diskriminasi rasial, atau bentuk diskriminasi dan pelecehan lainnya.

Buku pegangan harus menguraikan prosedur bisnis Anda untuk mengatasi diskriminasi dan pelecehan. Ini harus mencakup bagaimana melaporkan pengaduan, investigasi apa yang dilakukan, dan apa konsekuensinya bagi pelanggar. Selain itu, Anda dapat memilih untuk mendiskusikan pendekatan bisnis Anda untuk melatih karyawan seputar diskriminasi dan pelecehan di tempat kerja.

Terakhir, jika Anda adalah pemberi kerja dengan kesempatan yang sama, ini adalah tempat yang bagus untuk menyoroti hal ini. Diskusikan pendekatan Anda untuk mempekerjakan, mempromosikan, dan memberi kompensasi kepada karyawan tanpa diskriminasi.

Kode etik

Bagian dari buku pegangan karyawan ini berfokus pada perilaku dan perilaku karyawan dalam bisnis. Karyawan diharapkan untuk mematuhi aturan yang tercantum dalam kode etik. Pastikan Anda juga menyoroti konsekuensi dari pelanggaran kode.

Inilah yang harus disertakan:

• Profesionalisme: Bagaimana karyawan harus memperlakukan kolega, pelanggan, dan orang lain di tempat kerja.

• Aturan berpakaian: Apa yang bisa dan tidak bisa dikenakan karyawan saat bekerja. Sertakan larangan khusus, seperti dokter dan perawat yang beroperasi dilarang mengenakan pakaian lengan panjang atau cat kuku.

• Etika: Definisi dan standar perusahaan tentang ketidakjujuran, penipuan, dan perilaku ilegal.

• Penggunaan narkoba dan alkohol: Aturan seputar penggunaan narkoba dan alkohol di dalam dan di luar pekerjaan. Soroti konsekuensi dari melanggar aturan.

• Penggunaan teknologi: Aturan yang berkaitan dengan cara karyawan menggunakan ponsel perusahaan, email kantor, internet di tempat kerja atau lokasi kerja, atau aplikasi terkait pekerjaan.

• Kebijakan media sosial: Karyawan apa yang boleh dan tidak boleh memposting tentang bisnis Anda atau pekerjaan mereka di media sosial. Ini juga dapat mencakup batasan lain, seperti bisnis yang tidak menoleransi karyawan yang memposting ujaran kebencian atau komentar yang tidak pantas di akun media sosial mereka.

• Konflik kepentingan: Kebijakan perusahaan tentang situasi di mana kepentingan pribadi atau keuangan karyawan mengganggu kemampuan mereka untuk bertindak demi kepentingan terbaik perusahaan.

Ini harus mencakup kebijakan tentang menerima hadiah dari pelanggan, calon karyawan, atau vendor. Ini juga harus mencakup pendirian bisnis Anda tentang hubungan romantis antara karyawan atau dengan pelanggan atau pemangku kepentingan lainnya, ditambah perekrutan kerabat, teman, mantan kolega, atau kenalan.

Selanjutnya, topik tersebut harus mencakup karyawan yang memiliki kepemilikan finansial di perusahaan atau karyawan yang terlibat dalam aktivitas yang bersaing dengan bisnis.

• Permohonan: Kebijakan bisnis Anda seputar ajakan dalam bentuk apa pun, termasuk penyuapan, mencoba menjual layanan kepada karyawan atau pelanggan lain untuk keuntungan pribadi, atau memburu kolega ke perusahaan baru saat karyawan pindah.

• Pengeluaran dan penggantian: Proses untuk mengklaim pengeluaran terkait pekerjaan. Lebih spesifik tentang apa yang dianggap sebagai pengeluaran terkait pekerjaan, seperti perjalanan atau pelatihan.

• Melaporkan pelanggaran: Bagaimana pekerja harus melaporkan setiap pelanggaran terhadap kebijakan atau kode perusahaan, dan bagaimana hal ini akan ditangani.

Kompensasi dan keuntungan

Karyawan akan sering merujuk ke bagian kompensasi dan tunjangan. Ini memberikan informasi penting tentang gaji karyawan dan tunjangan perusahaan.

Di bagian ini, bahas bagaimana karyawan dibayar—misalnya, per jam, harian, mingguan, atau bulanan. Anda juga harus menjelaskan kapan karyawan dapat mengharapkan pembayaran pada saat liburan atau keadaan lain yang mungkin menunda pembayaran. Misalnya, jika hari gajian jatuh pada hari libur nasional atau akhir pekan, pekerja akan dibayar pada hari kerja berikutnya.

Juga, cakup bagaimana upah dihitung—misalnya, bagaimana karyawan per jam harus mencatat waktu mereka dan tingkat pembayaran untuk jam kerja mereka. Pastikan untuk menyelaraskan dengan persyaratan hukum seperti upah minimum, upah lembur, dan kebijakan istirahat.

Anda juga dapat menyertakan berbagai metode pembayaran yang tersedia, seperti setoran langsung, cek, atau kartu pembayaran.

Selanjutnya, uraikan pemotongan apa yang dapat diharapkan karyawan dari gaji mereka. Ini bisa berupa pengurangan wajib, seperti pajak federal dan negara bagian, atau pengurangan sukarela untuk keuntungan seperti rekening tabungan kesehatan. Juga, penting untuk menyebutkan jika bisnis Anda memotong pembayaran cuti sakit atau ketidakhadiran lainnya.

Meskipun Anda tidak perlu mencantumkan detail setiap manfaat yang Anda tawarkan, Anda harus mencakup dasar-dasarnya. Misalnya, tentukan rencana asuransi kesehatan apa yang ditawarkan, apakah tanggungan ditanggung, dan kapan pendaftaran terbuka tahunan dilakukan.

Demikian pula, paparkan informasi dasar tentang manfaat lain termasuk cuti berbayar (PTO), rencana pensiun, asuransi jiwa, diskon gym, dan sebagainya. Ini adalah cara yang bagus untuk memberi tahu karyawan apa yang berhak mereka dapatkan dan memamerkan tunjangan di tempat kerja yang Anda tawarkan.

Kebijakan disipliner dan pelanggaran berat

Majikan sering perlu mengambil tindakan disipliner ketika karyawan melanggar peraturan perusahaan. Buku pegangan harus dengan jelas menguraikan apa proses pendisiplinan itu. Jelaskan proses investigasi dan hasil yang diharapkan termasuk peringatan lisan dan tertulis, atau penghentian dalam kasus pelanggaran berat.

Berikan contoh perilaku apa yang dianggap sebagai pelanggaran berat, misalnya pencurian, penggunaan narkoba, diskriminasi, dll. Selain itu, tentukan apa yang dimaksud dengan pemutusan hubungan kerja karena pelanggaran berat sehubungan dengan periode pemberitahuan, referensi untuk pekerjaan di masa depan, dan bonus yang belum dibayar.

Penafian dan tanda tangan

Sertakan penafian yang menyatakan bahwa buku pegangan karyawan bukanlah kontrak. Ini akan mencegah karyawan menuntut Anda jika prosedur buku pegangan tidak ditegakkan.

Anda juga dapat menemukan bagian tanda tangan opsional dalam contoh buku pegangan karyawan untuk pekerja usaha kecil. Di sinilah karyawan dapat menandatangani untuk mengakui bahwa mereka telah menerima salinan buku pegangan dan membaca serta memahaminya. Sekali lagi, ini membantu melindungi bisnis jika seorang karyawan mengajukan tuntutan hukum yang salah dengan dalih tidak mengetahui peraturan perusahaan.

Langkah 2: Pastikan itu mencerminkan budaya perusahaan

Buku pegangan karyawan Anda adalah alat yang hebat untuk menunjukkan apa yang diperjuangkan bisnis Anda dan apa yang dapat diharapkan karyawan dari budaya perusahaan.

Gunakan nada suara yang sesuai dengan identitas bisnis Anda, seperti hangat atau formal. Juga, buat kebijakan Anda agar selaras dengan nilai-nilai perusahaan. Misalnya, Anda mungkin tidak mentolerir diskriminasi, tetapi mungkin lebih lunak dengan aturan berpakaian Anda. Sesuaikan setiap bagian agar buku pegangan benar-benar mewakili bisnis Anda dan budayanya.

Langkah 3: Periksa apakah itu sesuai dengan undang-undang perburuhan

Buku pegangan karyawan yang ditulis oleh sumber daya manusia atau pemilik bisnis dapat mengambil manfaat dari tinjauan hukum. Ini karena peraturan bervariasi berdasarkan faktor seperti lokasi kerja, jumlah karyawan, dan jenis pekerja. Seorang pengacara yang meninjau dokumen tersebut dapat memastikan bahwa dokumen tersebut mencakup semua undang-undang federal, negara bagian, dan lokal yang relevan. Ini membantu melindungi bisnis Anda jika terjadi tuntutan hukum.

Langkah 4: Buatlah mudah dibaca dan mudah ditemukan

Berhati-hatilah dengan jargon yang berlebihan dan istilah rumit lainnya, terutama jika Anda menggunakan templat buku pegangan karyawan gratis untuk pemilik usaha kecil yang mungkin menyertakan kata dan frasa yang tidak akan digunakan oleh bisnis Anda. Buku pegangan Anda harus sederhana untuk dibaca dan mudah dimengerti.

Selain itu, jadikan buku pegangan dapat diakses. Pertimbangkan untuk menyimpannya di drive bersama tempat karyawan dapat menemukannya dengan mudah.

Connecteam adalah aplikasi bagus untuk menyimpan dan berbagi dokumen penting perusahaan. Anda dapat menggunakannya untuk menyimpan buku pegangan karyawan Anda dengan aman. Terlebih lagi, pekerja Anda akan dapat mengakses ini dari mana saja di ponsel mereka. Anda dapat mendaftar uji coba gratis untuk menguji ini dan banyak alat operasi, SDM, dan komunikasi canggih lainnya.

Langkah 5: Publikasikan dan tinjau secara teratur

Setelah buku pegangan Anda ditinjau dan diputuskan di mana menyimpannya, Anda dapat menerbitkannya untuk dibaca oleh karyawan Anda.

Selain itu, kami menyarankan agar Anda memiliki pemilik atau tim yang ditunjuk untuk secara teratur meninjau dan memperbarui buku pegangan berdasarkan umpan balik karyawan dan perubahan undang-undang.

Langkah 6: Gunakan dukungan—unduh contoh buku pegangan lengkap kami!

Membuat buku pegangan karyawan bisa sangat melelahkan. Untungnya, Anda tidak perlu menulis dari awal. Anda dapat melihat buku pegangan perusahaan lain sebagai referensi atau meminta profesional berbayar untuk menulisnya untuk Anda.

Namun, cara paling efektif untuk membuat buku pegangan adalah dengan menggunakan templat buku pegangan karyawan gratis untuk bisnis kecil. Unduh template komprehensif kami di bawah ini dan sesuaikan saja dengan aturan dan prosedur bisnis Anda.

<< Unduh Buku Panduan Contoh Komprehensif Anda >>

Ringkasan

Membuat buku pegangan karyawan merupakan langkah penting untuk setiap bisnis kecil. Ini membantu menetapkan ekspektasi yang jelas bagi karyawan dan memastikan bahwa Anda mematuhi peraturan lokal, negara bagian, dan federal.

Buku pegangan karyawan yang baik akan komprehensif, mencakup informasi ketenagakerjaan, kompensasi dan tunjangan, kebijakan diskriminasi dan pelecehan, perilaku karyawan, dan banyak lagi. Itu harus sederhana untuk dibaca dan dipahami, ditambah mudah diakses dari mana saja. Juga disarankan agar seorang pengacara meninjau buku pegangan karyawan Anda dan menugaskan pemilik yang ditunjuk untuk memperbaruinya secara teratur sehingga selalu selaras dengan persyaratan hukum dan kebijakan bisnis.

Dengan membuat buku pegangan karyawan yang efektif, Anda dapat menumbuhkan budaya transparansi dan keamanan bagi karyawan Anda dan melindungi bisnis kecil Anda dari risiko hukum.