Panduan Lengkap Pengelolaan Arsip Karyawan + Alat Terbaik

Di antara lembar waktu, catatan penggajian, dan tinjauan kinerja, mengelola catatan karyawan dapat menjadi tugas yang berat bagi sebagian besar departemen SDM. Dan tidak selalu mudah untuk melakukannya dengan benar.

Yang terbaik, manajemen catatan yang buruk adalah ketidaknyamanan, membuatnya sulit untuk menemukan dokumen saat Anda membutuhkannya. Paling buruk, itu menjadi kewajiban dengan konsekuensi hukum yang serius. Itulah mengapa penting untuk menggunakan sistem manajemen catatan karyawan yang efektif.

Perangkat lunak manajemen dokumen SDM sangat ideal untuk ini. Ini menghemat waktu dan tenaga Anda dengan mengotomatiskan proses pencatatan dan pencarian. Ini memberi Anda akses ke dokumen SDM dari mana saja sambil menyimpannya sesuai dengan kewajiban kepatuhan Anda. Selain itu, dokumen karyawan lebih mudah diperbarui dan akurat.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan cara menyiapkan sistem manajemen catatan karyawan dan alat digital terbaik untuk membantu Anda melakukannya.

Apa itu Manajemen Catatan Karyawan?

Manajemen catatan karyawan mengacu pada pengelolaan siklus hidup catatan karyawan sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang relevan. Juga disebut sebagai manajemen dokumen SDM, itu termasuk penyimpanan, akses, penanganan, dan pemusnahan dokumen karyawan.

Cara terbaik untuk menangani catatan karyawan adalah dengan sistem manajemen dokumen. Biasanya berbasis perangkat lunak, sistem manajemen dokumen menyimpan, mengatur, dan melacak dokumen secara elektronik.

Jenis Catatan Karyawan

Catatan karyawan meliputi:

• Informasi pribadi , seperti nama lengkap, alamat, detail rekening bank, dan kontak darurat.
• Informasi medis , termasuk catatan perawatan kesehatan, surat dokter, informasi disabilitas, dan permintaan akomodasi.
• Catatan rekrutmen , seperti deskripsi pekerjaan, lamaran, resume, catatan wawancara, surat penawaran, dan pemeriksaan referensi.
• Riwayat pekerjaan , seperti catatan perekrutan, informasi orientasi, dan formulir I-9.
• Daftar gaji dan tunjangan , termasuk lembar waktu, catatan kehadiran, dokumen pajak, rencana tunjangan kesehatan, dan formulir pendaftaran tunjangan.
• Catatan personel , termasuk peringatan atau tindakan disipliner lainnya, penghargaan, dan dokumen perpisahan seperti wawancara keluar.
• Catatan pengembangan profesional , termasuk ulasan kinerja, promosi, dan dokumen transfer.
• Catatan cuti , termasuk cuti yang diminta dan disetujui.
• Kontrak dan perjanjian , seperti kontrak kerja, perjanjian kerahasiaan, dan buku pegangan karyawan yang ditandatangani
• Dokumen SDM , seperti kebijakan tertulis.
• Catatan keselamatan dan keamanan , termasuk materi pelatihan keselamatan, laporan insiden, dan dokumen kompensasi pekerja.
• Materi pelatihan, lisensi profesional, dan sertifikasi.

Mengapa Manajemen Arsip yang Efektif Penting?

Ini diperlukan untuk tujuan kepatuhan

Sistem manajemen catatan karyawan seringkali diwajibkan oleh hukum. Serangkaian undang-undang pencatatan berlaku untuk bisnis. Ini mengharuskan pemberi kerja untuk menyimpan catatan karyawan yang akurat untuk waktu tertentu — yang dikenal sebagai "masa retensi".

Di AS, ada beberapa undang-undang federal yang mewajibkan pemberi kerja untuk menyimpan catatan karyawan. Ini termasuk:

• UU Diskriminasi Usia
• UU Pembayaran Setara
• Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil (FLSA)
• Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis (FMLA)
• Undang-undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja (UU K3)
• Judul VII Undang-Undang Hak Sipil

Misalnya, di bawah FLSA pemberi kerja harus menyimpan semua catatan yang digunakan untuk menghitung gaji, termasuk lembar waktu dan jadwal, selama dua tahun.

Ada juga hukum dan peraturan pencatatan di tingkat negara bagian dan lokal. Ini menetapkan periode retensi dan persyaratan penyimpanan yang berbeda.

Penting bagi Anda untuk memahami kewajiban hukum Anda seputar catatan karyawan untuk menghindari hukuman. Ini dapat melibatkan kerangka hukum yang rumit, jadi Anda harus mencari nasihat profesional tentang undang-undang yang berlaku untuk bisnis Anda.

Ini menyimpan informasi sensitif dengan aman

Manajemen dokumen karyawan melibatkan penanganan informasi pribadi karyawan. Ini termasuk detail rekening bank, informasi pajak, dan dokumen medis mereka. Dokumen sensitif ini sering kali diatur oleh undang-undang perlindungan data pribadi. Jadi, penting bagi Anda untuk menyimpannya dengan aman dan memastikannya hanya dapat diakses oleh orang yang tepat.

Sistem manajemen arsip yang baik ideal untuk melindungi dokumen rahasia. Sistem manajemen dokumen digital khususnya menawarkan berbagai fitur keamanan. Ini termasuk perlindungan kata sandi, enkripsi, kontrol izin, dan riwayat akses.

Fitur seperti ini memastikan dokumen hanya dapat diakses oleh ‌orang yang disetujui. Mereka juga membuat peta digital sejarah dokumen, yang menunjukkan kapan dibuat, siapa yang mengaksesnya, dan kapan.

Tindakan keamanan seperti kontrol akses dan enkripsi membantu mengurangi risiko serangan dunia maya atau pelanggaran data. Kontrol versi juga dapat mendeteksi upaya untuk meretas sistem manajemen dokumen Anda, memungkinkan Anda merespons dengan cepat.

Ini meningkatkan efisiensi dan menjaga kepatuhan bisnis Anda

Manajemen catatan manual dapat memakan waktu. Ini melibatkan pencarian melalui lemari arsip atau unit penyimpanan yang berisi ratusan atau ribuan dokumen untuk menemukan yang Anda cari. Dalam survei Wakefield Research, 54% responden mengatakan bahwa mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencari dokumen yang mereka perlukan daripada menanggapi email atau pesan.

Perangkat lunak manajemen rekaman mendigitalkan proses penyimpanan dan pengambilan dokumen. Dengan file digital yang disimpan dan diatur di lokasi terpusat, Anda dapat menemukan dokumen yang Anda perlukan dengan cepat dan mudah. Dengan cara ini, waktu Anda dibebaskan untuk pekerjaan yang lebih penting.

Memiliki akses cepat ke dokumen juga penting untuk menghasilkan dokumen untuk laporan audit atau tujuan peraturan lainnya. Ini juga relevan untuk menanggapi keluhan atau tuntutan hukum. Seringkali ada tenggat waktu yang terlibat dalam situasi ini, sehingga pengambilan dokumen yang cepat sangat penting.

Manajemen arsip digital juga memungkinkan Anda mengotomatiskan beberapa tahapan proses manajemen arsip—misalnya, pengkategorian dan pengarsipan dokumen. Ini menyelesaikan pekerjaan lebih cepat daripada menangani dokumen secara manual. Ini juga mengurangi risiko kesalahan manusia, termasuk dokumen yang dihancurkan secara tidak sengaja.

Ini meningkatkan berbagi informasi

Dokumen yang tertata rapi dan mudah diakses mempermudah berbagi informasi dengan orang yang tepat di organisasi Anda.

Dengan dokumen yang disimpan di lokasi terpusat, karyawan selalu memiliki akses ke dokumen yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka. Ini juga menghindari duplikasi pekerjaan. Karyawan dapat memeriksa apakah ada dokumen sebelum membuatnya.

Selain itu, sistem manajemen dokumen yang efektif memudahkan pekerja untuk berkolaborasi. Mereka dapat berbagi dan memperbarui dokumen secara real time.

Ini juga membantu tim Anda membuat keputusan bisnis yang lebih baik dengan lebih cepat. Setiap orang memiliki informasi terbaru di ujung jari mereka untuk membuat keputusan.

Cara Menyiapkan Sistem Manajemen Dokumen Digital

Kategorikan dokumen SDM Anda

Langkah pertama saat menyiapkan sistem manajemen dokumen Anda adalah mengidentifikasi jenis file HR apa yang perlu disimpan. Untuk membantu pengarsipan, uraikan ini menurut kategori. Misalnya, catatan personel, catatan keselamatan, catatan pelatihan, dan keluhan.

Mengatur dokumen seperti ini membantu Anda mengarsipkannya dengan mudah, terutama jika perangkat lunak manajemen catatan Anda memiliki fitur pengarsipan otomatis. Ini juga memastikan dokumen disimpan secara terpisah, membuatnya mudah untuk memberikan hak akses kepada mereka.

Tetapkan izin akses

Anda kemudian dapat memutuskan siapa yang membutuhkan akses ke setiap jenis dokumen. Sebagai aturan umum, semakin sensitif catatan, semakin sedikit orang yang membutuhkan akses ke sana.

Manajer SDM biasanya memiliki akses ke berbagai catatan karyawan. Misalnya, mereka harus dapat melihat catatan gaji, serta informasi pribadi dan medis karyawan.

Sebaliknya, pekerja shift tidak memerlukan akses ke informasi ini. Sebaliknya, mereka perlu mengakses formulir, laporan keselamatan, dan kebijakan SDM.

Dengan mengatur izin, Anda dapat mengontrol siapa yang memiliki akses ke dokumen mana. Jadi, meskipun semua orang dari departemen SDM dapat melihat catatan gaji dan karyawan, Anda dapat mencegah semua karyawan lain membukanya.

Penting untuk memeriksa undang-undang yang relevan tentang izin dokumen. Beberapa undang-undang menentukan siapa yang dapat mengakses dokumen atau informasi tertentu yang terkandung dalam catatan karyawan.

Tentukan periode retensi dan peristiwa pemicu

Selanjutnya, identifikasi berapa lama Anda akan menyimpan jenis dokumen dan kapan jam mulai berjalan pada waktu itu (yaitu peristiwa pemicu). Misalnya, peristiwa pemicu dapat mencakup pembuatan rekaman, tanggal tinjauan kinerja, atau pemutusan hubungan kerja karyawan.

Periode retensi dan peristiwa pemicu sering ditentukan oleh hukum. Misalnya, di AS pada tingkat federal, pemberi kerja diharuskan menyimpan:

• Aplikasi pekerjaan dan resume selama 1 tahun.
• Catatan penggajian selama 3 tahun setelah dibuat.
• Catatan Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja (OSHA) selama 5 tahun setelah tahun catatan terkait.

Periksa undang-undang dan peraturan di tingkat federal dan negara bagian yang berlaku untuk bisnis Anda.

Meskipun Anda dapat memilih untuk menyimpan catatan di luar periode retensi hukumnya, sebaiknya bersihkan catatan yang kedaluwarsa secara teratur. Memegang catatan secara tidak perlu dapat mempersulit pengelolaan dokumen. Mereka dapat meningkatkan biaya penyimpanan dokumen dan memperlambat pengambilan dokumen, terutama hard copy.

Anda juga perlu memutuskan cara membuang dokumen di akhir masa penyimpanan. Solusi manajemen rekaman digital biasanya mengotomatiskan proses ini. Mereka dengan aman menghancurkan catatan elektronik pada tanggal kedaluwarsa sehingga tidak dapat direkonstruksi.

Jika Anda juga memiliki catatan fisik, pertimbangkan apakah Anda dapat membuang begitu saja dokumen tersebut atau perlu membuangnya dengan aman. Anda mungkin perlu melibatkan perusahaan pemusnah dokumen dengan prosedur lacak balak yang ketat untuk mengumpulkan, menghancurkan, dan memusnahkan dokumen sensitif, seperti yang berisi data pribadi karyawan.

Tambahkan langkah-langkah keamanan ekstra

Terakhir, pertimbangkan cara untuk menambahkan keamanan ekstra ke sistem manajemen dokumen Anda.

Dengan sistem manajemen arsip digital, Anda dapat mengatur izin akses sesuai dengan jenis dokumen. Tetapi Anda juga harus memeriksa bahwa catatan karyawan dienkripsi. Artinya, file tersebut dilindungi dari pembacaan atau pengeditan jika pihak ketiga mengaksesnya saat karyawan Anda menggunakan, membagikan, atau mengunggahnya.

Sebagai lapisan keamanan lebih lanjut, Anda mungkin juga ingin menambahkan kata sandi atau autentikasi dua faktor untuk pengguna yang mengakses dokumen tertentu.

Mencadangkan catatan karyawan Anda secara teratur juga penting jika sistem Anda mati. Gunakan file terenkripsi untuk menyimpan cadangan digital di server lokal atau berbasis cloud yang aman. Cadangan hard copy harus disimpan di lemari arsip yang terkunci atau tempat penyimpanan yang terkunci.

Cara lain untuk melindungi sistem manajemen dokumen karyawan Anda adalah mendidik karyawan Anda tentang keamanan data—misalnya, melalui kursus pelatihan online. Ini membantu mereka memahami risiko dan cara mengidentifikasi potensi ancaman dunia maya yang dapat membahayakan catatan karyawan.

Praktik Terbaik Lainnya Yang Perlu Diingat

Pahami hak karyawan Anda

Selain undang-undang seputar periode penyimpanan dan penyimpanan dokumen, penting untuk memahami hak-hak karyawan sehubungan dengan catatan mereka.

Undang-undang perlindungan data pribadi memberi karyawan hak untuk mengetahui bagaimana informasi pribadi mereka dikumpulkan, ditangani, dan dibagikan. Pastikan departemen SDM dan karyawan Anda menerima pelatihan tentang hal ini. Misalnya, adakan serangkaian webinar tentang perlindungan data pribadi dan pastikan Anda membahas topik ini di buku pegangan karyawan Anda. Ini membantu semua orang di organisasi Anda memahami hak dan kewajiban perlindungan data pribadi mereka.

Penting juga untuk menyiapkan proses bagi karyawan untuk meminta akses atau perubahan pada informasi pribadi mereka, misalnya, melalui formulir online. Dalam panduan kebijakan dan prosedur Anda, identifikasikan orang atau departemen mana yang bertanggung jawab atas hal ini sehingga karyawan mengetahui siapa yang harus ditanyakan.

Kembangkan kebijakan dan proses manajemen dokumen yang jelas dan tertulis

Rencana pengelolaan dokumen Anda harus didukung oleh kebijakan dan proses tertulis. Ini memandu departemen SDM Anda tentang cara membuat, mengatur, dan menyimpan catatan karyawan.

Saat Anda menulis, pastikan untuk menjelaskan berbagai jenis dokumen karyawan, cara mengarsipkan dokumen ini, siapa yang memiliki akses ke dokumen tersebut, dan kapan serta bagaimana dokumen tersebut harus dimusnahkan.

Penting juga untuk membagikan kebijakan dan proses ini dengan karyawan Anda. Anda dapat melakukan ini dengan memasukkannya ke dalam manual kebijakan dan prosedur Anda, memasukkannya ke dalam proses orientasi Anda, dan mengirim email reguler ke seluruh perusahaan untuk mengingatkan karyawan tentang prosedur penyimpanan catatan.

Menulis panduan ini dan mengomunikasikannya dengan tim Anda memastikan konsistensi di seluruh manajemen catatan organisasi Anda. Ini juga memberi titik referensi yang mudah bagi departemen SDM Anda sehingga mereka dapat membuat keputusan yang tepat saat menangani catatan karyawan.

Tetap up to date dengan kepatuhan hukum

Undang-undang dan peraturan seputar manajemen arsip sering berubah. Hal ini terutama benar dalam hal teknologi yang berkembang seputar manajemen rekaman digital.

Pastikan Anda selalu mengikuti perubahan ini dan sesuaikan kebijakan dan prosedur Anda seperlunya. Dengan demikian, Anda dapat membatasi risiko ketidakpatuhan yang dapat mengakibatkan hukuman seperti denda atau tindakan hukum.

Tinjau catatan karyawan Anda secara teratur

Informasi karyawan berubah secara teratur, seringkali sebagai akibat dari pergantian, promosi, dan perubahan keadaan pribadi. Terapkan sistem untuk meninjau catatan karyawan Anda secara teratur untuk mengonfirmasi bahwa catatan tersebut berisi informasi yang akurat.

Alat manajemen arsip digital sering kali memiliki fitur untuk membantu hal ini. Misalnya, Anda dapat menyetel pengingat tahunan berulang kepada anggota tim untuk memperbarui detail kontak pribadi dan darurat mereka.

3 Alat Manajemen Dokumen Karyawan Terbaik

Dengan berbagai perangkat lunak manajemen catatan karyawan yang tersedia, mungkin sulit untuk memutuskan mana yang terbaik untuk bisnis Anda. Berikut adalah rekomendasi kami untuk tiga alat manajemen dokumen terbaik.

Connecteam mempermudah pengelolaan semua jenis dokumen karyawan mulai dari pembuatannya hingga pembuangannya. Fitur manajemen dokumen Connecteam menyimpan dokumen sensitif dengan aman, menyederhanakan operasi Anda, dan membantu Anda tetap patuh.

Menggunakan aplikasi seluler berfitur lengkap Connecteam, Anda dan karyawan Anda dapat mengunggah dokumen saat bepergian. Anda kemudian dapat mengakses catatan karyawan dari lokasi aman mereka melalui dasbor terpusat.

Selain itu, Connecteam menawarkan penyimpanan tak terbatas. Simpan sebanyak yang dibutuhkan dan simpan dokumen Anda selama yang diwajibkan oleh hukum.

Dengan obrolan tim bawaan , Connecteam juga memungkinkan Anda berbagi dan mendiskusikan dokumen dengan karyawan Anda secara waktu nyata. Ada juga fitur pemberitahuan lanjutan yang dapat Anda gunakan untuk membuat dokumen Anda tetap mutakhir dan akurat. Misalnya, Connecteam dapat memberi tahu Anda saat kontrak kerja akan berakhir.

Izin akses dan enkripsi end-to-end semakin melindungi dokumen karyawan yang sensitif, mencegah pelanggaran data apa pun.

Connecteam juga memiliki antarmuka yang intuitif dan dukungan pelanggan yang komprehensif. Sangat mudah bagi tim Anda untuk memulai, dan mereka dapat dengan mudah menghubungi layanan pelanggan jika memiliki pertanyaan atau masalah.

Tapi Connecteam lebih dari sekadar aplikasi manajemen catatan karyawan. Ini adalah solusi manajemen karyawan digital all-in-one yang mencakup fitur untuk penjadwalan, komunikasi, pengenalan karyawan, dan pelatihan.

Ini juga merupakan solusi manajemen dokumen yang sangat terjangkau. Paket Bisnis Kecil Connecteam yang gratis selamanya memberi hingga 10 pengguna akses ke fitur-fiturnya yang paling populer, termasuk manajemen dokumen karyawan. Paket berbayar mulai dari $29 per bulan hingga 30 pengguna, lalu hanya $0,50 per bulan untuk setiap pengguna tambahan.

Harga

• Mulai dari hanya $29/bulan untuk 30 pengguna pertama
• Uji coba 14 hari gratis
• Paket gratis tersedia

DynaFile adalah perangkat lunak manajemen dokumen cloud yang dapat digunakan untuk manajemen file karyawan. Ini menyediakan penyimpanan berbasis web terpusat dan mendigitalkan proses manajemen catatan bisnis.

Ini termasuk fitur pemindaian otomatis yang mendukung pemindaian batch dokumen dalam jumlah besar. Pengguna juga dapat berbagi file melalui tautan dokumen publik atau pribadi.

DynaFile menetapkan kode batang ke file selama pemindaian yang nantinya dapat digunakan untuk menemukan rekaman. Ini juga menawarkan fitur yang memungkinkan dokumen diajukan secara otomatis.

Fitur lainnya termasuk izin akses pengguna, kontrol admin, dan tanda tangan elektronik. Namun, DynaFile tidak menawarkan aplikasi seluler.

Harga

• Hubungi vendor untuk harga
• Percobaan: Tidak
• Paket gratis: Tidak

Avokaado adalah alat digital untuk manajemen siklus hidup kontrak. Ini membantu pengguna dalam menyusun, bernegosiasi, menandatangani, dan mengelola kontrak mereka.

Pengguna dapat menyusun kontrak berdasarkan otomatisasi dan template berbasis klausul. Mereka juga dapat mengotomatiskan pelacakan tenggat waktu dan mengatur pengingat tentang tanggal-tanggal penting yang berkaitan dengan dokumen seperti tanggal perpanjangan.

Avokaado menggunakan penyimpanan cloud pribadi. Ini memungkinkan pemberi kerja untuk melacak dan berkolaborasi pada kontrak asli atau berbasis template. Platform ini juga memungkinkan pengguna mengelola akses file dan menambahkan tanda tangan elektronik ke kontrak.

Avokaado adalah sistem manajemen kontrak mandiri. Namun, ia menawarkan integrasi dengan perangkat lunak pengguna yang sudah ada termasuk Persona dan Salesforce.

Harga

• Mulai dari $312,40/bulan (Harga yang tercantum hanya dalam euro: €290/bulan)
• Percobaan: Ya
• Paket gratis: Ya

Untuk informasi lebih lanjut, lihat artikel kami tentang 10 perangkat lunak manajemen dokumen SDM terbaik.

Solusi Manajemen Rekam Digital untuk Bisnis Anda

Perangkat lunak manajemen catatan karyawan adalah cara terbaik untuk menyimpan dan mengakses catatan karyawan Anda. Ini memungkinkan Anda melakukannya dengan cepat dan mudah, dengan tingkat keamanan yang tidak dapat ditandingi oleh penanganan data manual.

Salah satu aspek terpenting dalam mengelola catatan karyawan Anda adalah memahami kewajiban hukum Anda. Periksa undang-undang dan peraturan di tingkat federal dan negara bagian untuk mengetahui catatan apa yang harus Anda simpan, berapa lama Anda harus menyimpannya, dan siapa yang memiliki akses ke sana.

Anda kemudian dapat menyiapkan sistem manajemen dokumen digital yang tidak hanya mematuhi undang-undang yang relevan tetapi juga memenuhi kebutuhan bisnis Anda.