Cara Menggunakan Sistem Perpesanan Karyawan untuk Komunikasi Tempat Kerja yang Lebih Baik

Dalam lingkungan pekerja yang terpencar-pencar dan tanpa meja saat ini, berkomunikasi secara efisien dengan karyawan Anda menjadi lebih menantang dari sebelumnya. Banyak karyawan berada di lapangan hampir sepanjang hari atau bekerja di zona waktu yang berbeda, sehingga metode komunikasi tradisional tidak selalu berhasil. Sistem perpesanan karyawan dapat membantu Anda mengatasi tantangan ini sehingga Anda dapat menjangkau tenaga kerja Anda di mana pun atau kapan pun mereka bekerja.

Apa itu Sistem Pesan Karyawan?

Sistem perpesanan karyawan adalah alat untuk berkomunikasi dengan semua orang di organisasi Anda menggunakan platform pusat. Dengan sistem perpesanan karyawan, Anda dapat berkomunikasi dengan pesan instan, obrolan, panggilan suara, papan buletin, umpan sosial, dan lainnya. Karyawan dapat dengan mudah berbagi informasi, berkolaborasi, dan mengelola tugas sehari-hari.

Fitur Sistem Pesan Karyawan yang Efektif

Tidak semua sistem perpesanan karyawan sama bergunanya. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari Anda, cari solusi yang memiliki fitur berikut:

Antarmuka Ramah Pengguna

Jika UI sistem perpesanan Anda kikuk dan ketinggalan jaman, Anda akan kesulitan membuat karyawan Anda menggunakannya. Sistem perpesanan yang baik akan menjadi bagian integral dari hampir setiap alur kerja, jadi memilih salah satu yang mudah digunakan harus menjadi prioritas utama.

Idealnya, sistem harus memiliki desain yang intuitif — setiap orang harus dapat mengetahui cara kerjanya dari dasbor atau titik akses. Anda mungkin perlu memberi karyawan Anda beberapa pelatihan tentang sistem Anda, tetapi seharusnya tidak terlalu rumit sehingga lebih banyak masalah daripada nilainya.

Akses Seluler

Orang menggunakan perangkat seluler jauh lebih banyak daripada menggunakan laptop atau komputer desktop — khususnya pekerja tanpa meja. Karyawan Anda kemungkinan besar selalu memiliki perangkat seluler, jadi sistem yang efektif akan memungkinkan mereka untuk berkomunikasi dan menerima pemberitahuan di ponsel atau tablet mereka.

Integrasi

Sistem perpesanan Anda harus dimasukkan ke dalam rutinitas harian Anda sehingga karyawan dapat menggunakannya dengan mudah sepanjang hari kerja mereka. Sistem yang baik akan terintegrasi dengan alat yang sudah Anda gunakan, seperti email dan perangkat lunak manajemen proyek.

Kustomisasi

Setiap bisnis berbeda, dan sistem perpesanan karyawan Anda harus dapat mengakomodasi perbedaan tersebut dengan memungkinkan Anda menyesuaikan platform. Mampu menyiapkan berbagai saluran atau grup berdasarkan proyek, topik — bahkan minat yang sama — akan membuat sistem Anda lebih berguna.

Fungsi Pencarian

Pesan lama tidak serta merta kehilangan kepentingannya karena pesan baru menguburnya, jadi "hilang" tidak berarti "dilupakan". Mencari melalui percakapan lama sangat berguna saat Anda membutuhkan informasi tentang proyek sebelumnya.

File sharing

Saat karyawan Anda berkolaborasi dalam sebuah proyek, kemampuan untuk berbagi file dalam sistem perpesanan dapat mempercepat kemajuan.

Keamanan dan Privasi

Anda akan mendiskusikan informasi bisnis rahasia di sistem perpesanan Anda, jadi pastikan Anda memilih salah satu yang melindungi privasi Anda dan menyediakan fitur keamanan tingkat lanjut.

Cara Memilih Sistem Pesan Karyawan yang Tepat

Perusahaan Anda unik, begitu pula kebutuhan komunikasi Anda. Sebelum Anda mulai mengevaluasi vendor, pikirkan tentang bagaimana Anda saat ini berkomunikasi dan bagaimana Anda dapat meningkatkan komunikasi Anda saat ini. Anda akan memerlukan fitur yang berbeda jika karyawan Anda terutama berada di lapangan daripada jika mereka semua biasanya berada di kantor yang sama.

Tanyakan kepada karyawan Anda apa pendapat mereka tentang sistem Anda saat ini dan bagaimana mereka lebih suka berkomunikasi. Saat mereka merasa memiliki suara dalam memilih sistem, mereka lebih cenderung menerapkannya dan terlibat saat menggunakannya.

Setelah Anda memahami apa yang diinginkan karyawan Anda dan fitur apa yang dapat membantu Anda meningkatkan komunikasi, Anda dapat mulai membandingkan vendor. Cari fitur yang menurut Anda paling penting, pastikan data Anda terlindungi, dan bandingkan harga paket yang Anda perlukan. Banyak perusahaan menawarkan versi gratis yang dipreteli, tetapi mereka mungkin bukan pilihan terbaik.

Cara Menggunakan Sistem Pesan Karyawan untuk Komunikasi Tempat Kerja yang Lebih Baik

Setelah Anda memiliki sistem Anda, berikut adalah beberapa cara yang dapat Anda gunakan untuk merampingkan operasi bisnis harian Anda:

Orientasi dan Orientasi

Karyawan Anda harus banyak belajar ketika mereka pertama kali mulai bekerja dengan Anda. Dari mana mendapatkan isi ulang kopi hingga menguasai peran baru mereka, onboarding yang sukses membutuhkan lebih dari sekadar menandatangani beberapa formulir SDM dan menonton beberapa video pelatihan. Anda ingin karyawan baru Anda mengadopsi budaya dan nilai perusahaan Anda saat mereka mempelajari seluk-beluknya. Anda juga tidak ingin mereka berdiri menunggu seseorang memberi tahu mereka apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Sistem perpesanan karyawan Anda dapat menyederhanakan proses orientasi dan mempermudah karyawan baru untuk berasimilasi dengan tim kerja mereka. Banyak departemen yang berbeda perlu dilibatkan dalam membawa karyawan baru.

Alur kerja orientasi dalam sistem perpesanan Anda dapat memudahkan berbagai departemen untuk melacak aktivitas orientasi dan orientasi. Dengan begitu, karyawan akan tahu persis apa yang diharapkan dari mereka dan apa yang harus mereka lakukan selanjutnya, dan manajer serta departemen SDM Anda tidak perlu menduplikasi pekerjaan mereka untuk setiap karyawan.

Sistem perpesanan juga memudahkan karyawan untuk mengenal anggota tim baru mereka dan menghubungi mentor dan penyelia mereka. Jika mereka memiliki pertanyaan, mengirimkan pesan lebih cepat dan lebih mudah daripada mengirim email atau mencari penyelia mereka secara fisik.

Kolaborasi Tim

Karyawan Anda dapat menggunakan sistem perpesanan untuk berkolaborasi dengan saling berbagi ide, pembaruan, dan file dengan cepat. Sistem perpesanan menyediakan komunikasi waktu nyata, sehingga tim Anda dapat berdiskusi dan menyelesaikan masalah dengan segera — tanpa perlu utas email yang panjang dan berlarut-larut atau rapat langsung.

Gunakan sistem perpesanan Anda sebagai lokasi sentral untuk dokumen dan informasi lain yang terkait dengan proyek saat ini di mana semua anggota tim dapat mengaksesnya. Dengan menjaga agar semua orang tetap mengetahui informasi terbaru, Anda dapat menghindari kesalahpahaman dan konflik prioritas. Sistem perpesanan yang kuat akan berfungsi sebagai alat manajemen proyek saat bepergian, yang memungkinkan karyawan untuk terus mengikuti perkembangan dan merencanakan langkah selanjutnya.

Umpan Balik Karyawan

Komunikasi terbuka sangat penting untuk menciptakan budaya kerja yang positif di mana karyawan terlibat dan merasa dihargai. Umpan balik adalah salah satu cara untuk mendorong komunikasi yang lebih terbuka dan jujur ​​antara manajer dan pekerja dan antar rekan kerja.

Menggunakan saluran komunikasi internal Anda untuk memfasilitasi umpan balik di berbagai tingkatan memberi setiap orang di perusahaan Anda wawasan yang mereka butuhkan untuk meningkatkan kinerja mereka dalam peran mereka. Manajer dapat memberikan umpan balik kepada karyawan untuk mengenali pekerjaan yang dilakukan dengan baik dan menunjukkan area untuk perbaikan. Sistem perpesanan sangat ideal ketika satu lawan satu tidak memungkinkan. Mereka juga bagus untuk ditindaklanjuti setelah tinjauan kinerja yang lebih formal.

Teman sebaya dapat saling memberi umpan balik untuk mengakui ketika seseorang telah melangkah lebih jauh. Dan meskipun umpan balik manajer-ke-karyawan dan peer-to-peer diperlukan, jangan mengabaikan pentingnya meminta umpan balik karyawan tentang manajer dan kebijakan perusahaan.

Mahal untuk mengganti karyawan — dengan biaya rata-rata setengah hingga dua kali gaji mereka. Saat Anda meminta umpan balik dari karyawan Anda dan menindaklanjutinya, mereka cenderung merasa dihargai dan lebih mungkin terlibat dengan perusahaan dan pekerjaan mereka. Anda dapat melakukannya dengan sistem perpesanan Anda dalam beberapa cara.

1. Umpan perusahaan memberi karyawan kesempatan untuk bereaksi secara real time terhadap acara dan komunikasi. Mereka dapat meninggalkan komentar dan emoji pada pesan sehingga Anda dapat merasakan sentimen karyawan seputar pengumuman Anda.
2. Anda dapat menggunakan sistem perpesanan untuk membuat dan mengirim survei — mulai dari pemeriksaan pulsa sederhana hingga survei kepuasan karyawan yang lebih komprehensif. Tindak lanjuti dengan menggunakan data yang dihasilkan dari survei Anda untuk membuat keputusan yang tepat untuk meningkatkan pengalaman kerja karyawan Anda.

Komunikasi Darurat

Untungnya, keadaan darurat yang sebenarnya jarang terjadi pada sebagian besar bisnis. Tetapi ketika itu terjadi, mereka menuntut tindakan cepat untuk melindungi semua orang yang terlibat. Anda tidak ingin mencoba memikirkan sistem komunikasi darurat yang rumit di tengah krisis.

Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan sistem perpesanan untuk komunikasi darurat. Menyiapkan prosedur tanggap darurat dan protokol keselamatan sebelumnya akan membuat Anda lebih unggul saat terjadi keadaan darurat. Anda akan dapat memberi tahu karyawan tentang tindakan apa yang harus mereka ambil selama krisis atau bencana alam. Anda juga dapat mengirimkan peringatan dan memastikan semua orang tahu di mana harus berkumpul setelah alarm kebakaran atau evakuasi.

Bahkan untuk keadaan darurat yang lebih kecil, sistem komunikasi Anda bisa menjadi penyelamat. Beri tahu karyawan Anda bahwa mereka tidak perlu khawatir mencoba mengemudi untuk bekerja di jalan yang tertutup es atau mengirimkan tip untuk kesiapsiagaan darurat selama musim badai.

Penjadwalan Shift dan Pengingat

Tetap mengikuti perubahan jadwal merupakan tantangan bagi karyawan dan manajer. Sistem komunikasi Anda dapat membantu semua orang melacak dengan memberikan shift dan jadwal di lokasi pusat.

Manajer dapat dengan cepat menyusun jadwal dan mengirimkan pengingat kepada karyawan bahwa giliran kerja mereka akan segera dimulai. Karyawan dapat berpindah shift secara langsung tanpa harus melalui manajer. Karyawan juga dapat meminta cuti secara langsung melalui sistem pesan, sehingga tidak terjadi kesalahan atau kesalahpahaman. Anda dapat menduplikasi jadwal untuk menghindari pekerjaan berulang dan mengirimkan pemberitahuan kepada semua orang saat jadwal baru diterbitkan.

Komunikasi Dengan Pekerja Bukan Meja

Karyawan tanpa meja dapat merasa terputus dari anggota tim lainnya jika Anda tidak memprioritaskan komunikasi. Meskipun pekerja tanpa meja bukanlah hal baru, teknologi kini menawarkan sarana untuk berkomunikasi dengan mereka secara lebih efektif dari sebelumnya. Pekerja di bidang kesehatan, layanan restoran, manufaktur, dan konstruksi tidak selalu memiliki akses mudah ke email yang dimiliki pekerja kantoran, jadi mereka memerlukan bentuk komunikasi yang lebih cepat.

Sistem perpesanan memberikan kontak langsung dengan pekerja tanpa meja agar mereka tetap mendapatkan informasi terbaru dan merasa dilibatkan dalam acara perusahaan. Mereka juga dapat dengan cepat menanyakan pertanyaan atau masalah dan memberi tahu penyelia mereka tentang kemajuan mereka tanpa melakukan panggilan telepon.

Jajak Pendapat dan Berbagi Informasi

Beri tahu karyawan Anda tentang acara perusahaan, seperti:

• Lowongan pekerjaan
• Kebijakan baru
• Batas waktu pendaftaran manfaat
• Acara sosial

Jika Anda merencanakan suatu acara, kirimkan jajak pendapat singkat untuk mendapatkan pendapat semua orang. Misalnya, jika Anda merencanakan pesta Natal perusahaan, berikan opsi — apakah karyawan Anda ingin mengadakan pesta seadanya, bertukar kue, atau pergi keluar untuk karaoke? Lakukan survei cepat untuk mencari tahu.

Pengakuan Karyawan dan Peningkatan Moral

Anda juga dapat menggunakan umpan perusahaan Anda untuk pengenalan dan sapaan karyawan. Semua orang suka merasa dihargai atas pekerjaan mereka, dan menciptakan budaya pengakuan akan meningkatkan retensi karyawan.

Agar efektif, pengakuan harus tepat waktu dan terhubung dengan nilai-nilai perusahaan. Pengakuan yang datang berbulan-bulan setelah kerja bagus tidak akan seefektif teriakan langsung. Gunakan umpan perusahaan Anda untuk segera mengenali dan menghargai kinerja terbaik Anda.

Anda juga dapat memberdayakan karyawan untuk saling menghargai dengan menyiapkan program penghargaan karyawan. Manajer dan karyawan dapat memberikan hadiah yang dapat ditukar dengan kartu hadiah.

Meskipun ada nilai yang luar biasa dalam penghargaan publik, mengirimkan pesan penghargaan secara pribadi juga penting. Karena lingkungan kerja tanpa meja berarti karyawan terus bergerak, kemungkinan besar Anda tidak akan bertemu karyawan untuk menyampaikan pujian Anda. Dorong manajer untuk mengirim individu yang mendorong pesan pribadi untuk membantu membangun hubungan.

Komunikasi Dengan Karyawan Baru

Menyesuaikan diri dengan pekerjaan baru bisa sangat melelahkan, dan karyawan baru Anda sangat rentan selama beberapa minggu pertama mereka. Jadikan prosesnya lebih mudah dengan tetap berhubungan dekat melalui sistem perpesanan Anda.

Beri tahu karyawan baru Anda cara menggunakan sistem perpesanan dan tambahkan mereka ke saluran apa pun yang digunakan tim mereka untuk menumbuhkan rasa kebersamaan. Manajer harus menjaga kontak dekat selama periode pelatihan, memastikan karyawan dapat mengajukan pertanyaan apa pun yang mereka miliki dan bahwa mereka mengalami kemajuan melalui aktivitas orientasi seperti yang diharapkan.

Siapkan pesan otomatis untuk berkomunikasi dengan karyawan baru berdasarkan pemicu tertentu. Misalnya, Anda dapat mengirimkan catatan ucapan selamat beserta hadiah saat mereka menyelesaikan pelatihan orientasi. Namun, pastikan manajer mereka juga mengirim pesan yang dipersonalisasi dan sering menghubungi mereka.

Praktik Terbaik untuk Menggunakan Sistem Pesan Teks Karyawan

Sistem perpesanan karyawan adalah alat komunikasi yang ampuh. Namun, seperti alat apa pun, mereka dapat disalahgunakan. Untuk memastikan milik Anda digunakan untuk keuntungan perusahaan dan karyawan Anda, Anda harus menetapkan praktik terbaik untuk menggunakannya.

Tetapkan Pedoman yang Jelas

Cobalah untuk tidak menyalahgunakan hak istimewa untuk dapat menghubungi karyawan Anda. Jika organisasi Anda memiliki jam kerja yang jelas, jangan gunakan sistem perpesanan Anda di luar jam kerja. Jika bisnis Anda beroperasi selama berjam-jam, pastikan karyawan Anda mengetahui bahwa mereka tidak diharapkan untuk memeriksa atau membalas pesan selama jam istirahat mereka.

Anda tidak perlu membatasi penggunaan sistem perpesanan hanya untuk percakapan kerja — menyiapkan saluran untuk minat bersama adalah cara yang bagus untuk mendorong komunitas dan inovasi — tetapi Anda harus mengharapkan semua pesan sopan dan profesional. Perjelas ekspektasi dan beri tahu semua orang bahwa jika mereka tidak mengatakannya di depan atasan mereka, mereka tidak boleh mengatakannya di sistem pesan.

Menjaga Privasi dan Keamanan

Anda tidak hanya perlu melindungi informasi rahasia perusahaan, tetapi karyawan Anda juga perlu mengetahui bahwa komunikasi mereka akan dirahasiakan jika perlu. Jika seorang karyawan mengirimkan pesan kepada manajer mereka tentang masalah pribadi, mereka harus dapat percaya bahwa hal itu akan ditangani secara rahasia.

Hindari Gangguan

Sistem perpesanan Anda harus meningkatkan produktivitas karyawan, bukan menguranginya. Hindari penggunaan sistem Anda secara berlebihan dan mengganggu karyawan Anda dari melakukan pekerjaan utama mereka. Otak manusia tidak dirancang untuk multitasking, jadi biarkan karyawan Anda berkonsentrasi pada tugas bernilai tinggi.

Selain itu, jika Anda mengirim pesan teks berlebihan, staf Anda akan mulai mengabaikan Anda. Ketika semuanya penting, tidak ada yang penting. Pemberitahuan tanpa akhir tentang setiap masalah kecil akan kehilangan pengaruhnya. Simpan pembaruan kecil di umpan perusahaan dan batasi pemberitahuan untuk pesan yang benar-benar penting dan informasi sensitif waktu.

3 Sistem Pesan Karyawan Terbaik

Connecteam adalah sistem perpesanan karyawan all-in-one dengan fitur obrolan tingkat lanjut sehingga Anda dapat tetap berhubungan dengan tim Anda di mana pun lokasinya. Dengan Connecteam, Anda dapat mengirim pesan audio, video, gambar, dan file. Fitur geolocation bahkan memungkinkan Anda tahu persis di mana karyawan Anda saat mereka sedang bekerja.

Dengan aplikasi web dan akses seluler, Anda tidak memerlukan peralatan khusus untuk tetap terhubung, menjadikan Connecteam ideal untuk pekerja tanpa meja.

Anda dapat membuat grup pintar khusus berdasarkan kriteria di direktori karyawan tersemat. Tambahkan semua anggota tim tertentu ke satu obrolan grup dan semua manajer ke grup lainnya. Anda tidak perlu menambahkan orang satu per satu secara manual.

Pertahankan percakapan tetap pada jalur dan profesional dengan menunjuk seorang moderator. Administrator dapat menghapus konten yang tidak pantas dan mengatur kontrol untuk membatasi akses ke fitur tertentu.

Dengan fitur keamanan yang disempurnakan, Connecteam menjaga keamanan pesan dan data Anda lainnya. Saat karyawan keluar dari organisasi Anda, mereka otomatis kehilangan akses ke Connecteam. Data tidak diunduh ke perangkat individual, dan informasi tidak dapat disimpan atau diekspor dari sistem.

Connecteam jauh melampaui perpesanan dan menyediakan sistem manajemen karyawan yang lengkap. Anda dapat menangani penjadwalan, SDM, manajemen proyek, dan komunikasi semuanya dari platform terjangkau yang sama.

Slack dirancang untuk komunikasi bisnis. Fitur alur kerja dan obrolannya memungkinkan Anda berkolaborasi dan berkomunikasi dalam waktu nyata. Anda dapat menyiapkan berbagai saluran di Slack berdasarkan proyek, lokasi, tim, atau kategori lainnya.

Dengan Slack, obrolan grup Anda diatur ke dalam utas, menguraikan struktur yang jelas. Anda dapat mengedit dan menghapus pesan dan mengirim tanggapan cepat. Slack terintegrasi dengan alat bisnis umum lainnya dan menawarkan langganan gratis.

WhatsApp adalah sistem perpesanan gratis yang dimiliki oleh Meta. WhatsApp sering digunakan untuk komunikasi yang aman karena otentikasi dua faktor, enkripsi, dan pesan menghilang. Anda dapat membuat obrolan grup untuk mengirim teks, catatan suara, file, foto, dan video. WhatsApp memberi tahu Anda siapa yang online dan siapa yang telah melihat pesan Anda.

Selain paket gratisnya, WhatsApp juga memiliki paket bisnis untuk komunikasi internal dan pesan teks massal kepada karyawan Anda serta SMS langsung dengan pelanggan.