Cara Menulis Formulir Permintaan Cuti Karyawan + Template Gratis

Sebagai seorang manajer, melacak permintaan cuti untuk seluruh tim Anda bisa sangat memusingkan. Anda harus menyesuaikan diri dengan mengakomodasi kebutuhan individu karyawan dengan memastikan penempatan staf yang tepat. Itulah mengapa penting untuk memiliki proses permintaan cuti yang jelas.

Formulir permintaan cuti karyawan, sebagai bagian dari kebijakan cuti yang lebih besar, adalah alat yang hebat untuk membakukan proses ini. Mereka memberi pekerja cara formal untuk meminta cuti dan mempermudah Anda atau anggota staf sumber daya manusia (SDM) lainnya untuk menyetujui dan menolak permintaan.

Anda juga dapat merekam persetujuan atau penolakan pada setiap formulir. Dengan cara ini, Anda dapat melihat sekilas siapa yang telah diberikan cuti—dan berapa banyak.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu formulir permintaan cuti karyawan, mengapa itu penting, dan bagaimana mereka cocok dengan kebijakan cuti. Selain itu, kami menawarkan template gratis dan menjelaskan cara terbaik menerapkan formulir permintaan di organisasi Anda.

Apa Itu Formulir Permintaan Cuti?

Formulir permintaan cuti karyawan adalah dokumen tertulis yang memungkinkan anggota tim meminta semua jenis cuti yang mungkin mereka perlukan. Jenis-jenis cuti antara lain:

• Hari liburan
• Cuti hamil
• Cuti sakit
• Hari sakit
• Cuti militer
• Cuti berkabung
• Cuti cedera
• Cuti berdasarkan Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis (FMLA)
• Cuti umum yang tidak dibayar atau dibayar (PTO) karena alasan lain

Formulir ini kemudian diserahkan kepada manajer, pimpinan tim, atau staf SDM, yang menyetujui atau menolak setiap permintaan.

Namun, tidak semua organisasi menggunakan dokumen permintaan cuti. Beberapa meminta karyawan untuk meminta cuti menggunakan email, permintaan lisan, atau dengan menggunakan platform digital.

Secara keseluruhan, formulir ini merupakan bagian dari kebijakan cuti bisnis yang lebih besar dan membantu menstandarkan proses permintaan cuti .

Mengapa Ini Penting?

Kebijakan cuti yang baik dan formulir permintaan cuti karyawan dapat membantu organisasi Anda dengan:

Kepatuhan

Majikan tunduk pada persyaratan hukum untuk memberikan jenis cuti tertentu, seperti cuti sakit atau cuti keluarga. Misalnya, Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis (FMLA) mewajibkan pemberi kerja untuk memberikan 12 minggu cuti yang dilindungi pekerjaan tanpa dibayar kepada pekerja yang membutuhkan cuti sakit atau perlu merawat anggota keluarga yang sakit kronis.

Dengan menggunakan formulir permintaan cuti, Anda dapat memastikan bisnis Anda mematuhi persyaratan hukum dan mendokumentasikan permintaan cuti karyawan secara konsisten dan andal.

Selain itu, memiliki catatan permintaan dan persetujuan cuti karyawan dapat membantu menunjukkan bahwa kebijakan cuti perusahaan Anda sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan dan pencatatan.

Mengelola cuti karyawan dan kebutuhan tenaga kerja

Formulir permintaan memungkinkan Anda melihat siapa yang menggunakan waktu luang berbayar (PTO) mereka. Mereka membiarkan Anda merencanakan ke depan untuk mengurangi risiko kesenjangan staf . Formulir tersebut juga memungkinkan Anda melacak siapa yang telah disetujui untuk cuti dan memastikan tidak ada permintaan cuti yang diabaikan.

Mendukung karyawan Anda

Pekerja Amerika termasuk yang paling banyak bekerja di dunia, dengan lebih dari 20% karyawan di sektor swasta tidak memiliki akses ke PTO. Ini membuat mereka memiliki keseimbangan kehidupan kerja yang buruk, yang dapat berkontribusi pada masalah seperti kelelahan dan pelepasan.

Kebijakan cuti yang baik memberi karyawan akses ke waktu henti yang sangat dibutuhkan, dan formulir standar memungkinkan mereka meminta cuti dengan lebih mudah. Pada gilirannya, karyawan merasa didukung karena mengetahui bahwa mereka memiliki jalur yang jelas untuk mengambil waktu istirahat dari pekerjaan untuk memulihkan tenaga dan menyegarkan diri.

Mengurangi turnover dan absensi

Pada catatan serupa, survei Deloitte terhadap 1.000 profesional menemukan bahwa 42% dari semua pekerja dan hampir separuh pekerja Milenial melaporkan berhenti bekerja karena kelelahan. Harvard Business Review melaporkan bahwa ketika karyawan terlalu banyak bekerja, perusahaan mengalami perputaran yang lebih tinggi, peningkatan ketidakhadiran, dan biaya asuransi yang lebih tinggi.

Dengan formulir permintaan, anggota tim dapat dengan mudah meminta cuti saat mereka membutuhkannya . Dengan cara ini, mereka tidak terlalu tergoda untuk bolos kerja—atau lebih buruk lagi, berhenti.

Apa Yang Harus Dimasukkan Dalam Formulir Permintaan Cuti

Inilah yang bisa disertakan dalam formulir permintaan cuti yang baik.

Instruksi untuk formulir

Ini harus menjelaskan kepada pekerja bagaimana mengisi formulir. Anda mungkin juga ingin menunjukkan seberapa jauh sebelumnya karyawan harus meminta cuti.

Tanggal permintaan

Penting bagi tim dan manajer SDM untuk mengetahui kapan karyawan meminta cuti sehingga mereka dapat menyetujui atau menolak formulir tersebut secara tepat waktu.

Informasi Pegawai

Formulir harus mencantumkan nama dan tanda tangan karyawan. Bergantung pada organisasinya, itu juga dapat mencakup nomor, peran, dan departemen karyawan untuk membantu perusahaan mengidentifikasi pekerja tersebut.

Tanggal yang diminta dan alasannya

Harus ada bagian pada formulir di mana karyawan dapat menunjukkan hari atau waktu yang tepat saat mereka meminta cuti dan jumlah total hari atau jam yang mereka minta.

Penting juga untuk melacak mengapa seorang pekerja meminta cuti. Ini dapat membantu SDM membuat keputusan tentang apakah akan menyetujui permintaan cuti atau tidak.

Bagian ini juga dapat menyertakan ruang untuk komentar tambahan, jika pekerja ingin memberikan lebih banyak informasi tentang permintaan mereka.

Bagian untuk melacak apakah permintaan telah disetujui

Harus ada area di mana staf SDM dapat menunjukkan apakah permintaan tersebut telah disetujui atau tidak. Bagian ini juga harus memiliki ruang untuk tanda tangan manajer atau staf SDM.

Templat Permintaan Cuti Karyawan Gratis

Anda dapat membuat formulir permintaan cuti menggunakan Google Docs, Adobe Acrobat, Microsoft Word, atau pengolah kata lainnya. Anda dapat menambahkan logo dan warna perusahaan Anda, lalu menyimpan formulir dalam format PDF . Menyimpan formulir sebagai PDF disarankan, karena lebih mudah untuk mengisinya secara digital dalam format ini.

Saat membuat formulir Anda, gunakan bahasa yang sederhana dan ringkas . Ini akan membantu pekerja mengisi formulir lebih cepat dan mencegah kebingungan. Anda juga ingin mengadopsi nada yang sedikit formal. Sekalipun lingkungan kerja Anda santai, nada formal dan faktual menyampaikan pentingnya dokumen tersebut.

Mungkin sulit untuk membuat formulir dari awal, jadi unduh templat formulir permintaan cuti gratis kami dan gunakan itu sebagai titik awal. Anda dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda.

>> Unduh Templat Formulir Permintaan Cuti Gratis Anda <<

Praktik Terbaik untuk Mengimplementasikan Formulir Permintaan Cuti Karyawan Secara Efektif

Memiliki kebijakan waktu istirahat di tempat

Formulir permintaan cuti Anda harus menjadi bagian dari kebijakan cuti yang lebih besar untuk memastikan permintaan ditangani secara adil. Kebijakan cuti Anda harus mudah diakses oleh pekerja. Sertakan dalam buku pegangan karyawan Anda dan simpan di tempat yang dapat dirujuk dengan mudah oleh anggota tim.

Anda dapat menjelaskan hal berikut dalam polis Anda:

• Berbagai jenis ketidakhadiran, seperti cuti sakit, cuti keluarga, PTO, dll.
• Ketika karyawan dapat mengambil cuti.
• Bagaimana karyawan dapat meminta waktu istirahat.
• Penggunaan formulir permintaan cuti yang tepat.
• Apa yang harus dilakukan karyawan jika mereka mengalami keadaan darurat atau sakit di saat-saat terakhir yang tidak memungkinkan formulir permintaan cuti.
• Berapa banyak pekerja yang dapat absen dari pekerjaan pada saat yang bersamaan. Ini dapat dinyatakan sebagai persentase, seperti 20% dari tim atau departemen.
• Siapa yang meninjau, menyetujui, dan menolak permintaan.
• Ke mana karyawan harus berpaling, atau siapa yang harus mereka hubungi, jika mereka memiliki pertanyaan tentang permintaan cuti.
• Apa yang dapat dilakukan pekerja jika permintaan mereka ditolak.

Kebijakan cuti Anda juga harus merinci:

Periode pemberitahuan untuk permintaan

Pekerja harus memahami seberapa jauh sebelumnya mereka harus meminta cuti. Beberapa perusahaan menginginkan setidaknya 2 minggu sampai 1 bulan pemberitahuan untuk cuti.

Berapa banyak pemberitahuan yang Anda minta mungkin bergantung pada seberapa fleksibel jadwal perusahaan Anda. Misalnya, Anda mungkin ingin meminta pekerja untuk memberi tahu Anda setidaknya 2 bulan sebelumnya untuk cuti yang lebih lama, seperti 4 minggu atau lebih.

Memiliki pemberitahuan substansial membantu Anda merencanakan jadwal karyawan yang sesuai. Ini juga memberi Anda waktu untuk menyewa pengganti sementara jika diperlukan.

Garis waktu respons Anda

Idealnya, Anda harus dapat menanggapi formulir permintaan cuti dalam waktu 3 hari atau kurang . Seharusnya tidak lebih dari seminggu. Jika Anda memiliki karyawan yang mengirimkan permintaan secara digital melalui platform online, Anda dapat menanggapi permintaan dengan lebih cepat.

Aturan untuk mengubah permintaan

Pertimbangkan aturan tentang mengubah formulir permintaan jika rencana karyawan berubah. Anda mungkin ingin anggota tim mengirim email ke manajer tertentu atau anggota tim SDM untuk mengubah formulir mereka. Atau, Anda mungkin meminta pekerja untuk mengirimkan formulir permintaan baru.

Prosedur untuk menolak permintaan cuti

Buat prosedur formal yang harus diikuti oleh manajer atau staf SDM saat menolak permintaan cuti. Kemudian garis besar ini dalam kebijakan waktu istirahat Anda.

Misalnya, Anda dapat mempertimbangkan untuk meminta orang yang menolak permintaan tersebut untuk menghubungi karyawan tersebut secara langsung untuk menjelaskan keputusannya. Anda dapat mencatat dalam kebijakan bahwa manajer atau SDM akan menawarkan hari atau jam libur alternatif kepada karyawan sebagai kompromi.

Atau, Anda dapat meminta karyawan untuk mengirimkan sejumlah permintaan tambahan setelah salah satunya ditolak—misalnya, 1 atau 2. Anda mungkin meminta karyawan untuk mencantumkan hari atau jam yang berbeda pada formulir permintaan berikutnya.

Gunakan solusi manajemen waktu istirahat digital

Perangkat lunak manajemen cuti digital seperti Connecteam dapat membantu Anda dengan mudah membuat kebijakan cuti dan mengelola permintaan cuti.

Connecteam adalah solusi manajemen karyawan komprehensif yang menawarkan serangkaian fitur yang dirancang untuk membantu Anda mengelola tenaga kerja secara lebih efisien.

Menggunakan fitur manajemen cuti Connecteam, karyawan Anda dapat mengirimkan permintaan cuti dari perangkat seluler mereka, dan manajer dapat menyetujui atau menolak permintaan hanya dengan beberapa klik. Sistem secara otomatis melacak semua permintaan dan persetujuan waktu istirahat, sehingga tidak perlu melacak permintaan secara manual atau menggunakan spreadsheet.

Anda juga harus membaca ulasan mendalam kami tentang pelacak pto karyawan terbaik

Dengan Connecteam, Anda dapat mengatur aturan tentang berapa banyak waktu cuti yang dapat diambil karyawan, berapa banyak pemberitahuan yang harus mereka berikan, dan apakah periode tertentu dalam setahun ditiadakan untuk permintaan cuti atau tidak.

Yang terbaik dari semuanya, fitur manajemen cuti Connecteam terintegrasi mulus dengan platform Connecteam lainnya, memungkinkan Anda mengelola semua aspek tenaga kerja Anda dari satu platform. Ini memudahkan untuk menjadwalkan shift, berkomunikasi dengan karyawan, dan melacak waktu dan kehadiran, semuanya dari satu lokasi terpusat.

Mulailah dengan Connecteam gratis hari ini!

Rencanakan ke depan untuk kemacetan dan masalah

Selama acara besar dan sekitar hari libur, banyak karyawan yang meminta cuti pada waktu yang sama.

Anda dapat merencanakan ini sebelumnya dengan berkomunikasi dengan karyawan Anda sebulan atau lebih sebelum liburan untuk mencari tahu siapa yang mau bekerja. Buat bank karyawan yang dapat Anda andalkan selama periode ini. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk memberikan waktu istirahat kepada para pekerja ini selama liburan berikutnya. Dengan cara ini, Anda tidak mengandalkan karyawan yang sama untuk menutupi terlalu banyak hari atau jam kerja.

Anda juga harus menetapkan tingkat kepegawaian minimum . Pertimbangkan berapa persen staf Anda yang perlu Anda miliki untuk setiap shift. Juga, pastikan jumlah pekerja ini dapat menawarkan kualitas layanan yang diharapkan pelanggan Anda selama waktu lain dalam setahun.

Jika organisasi Anda bekerja selama liburan atau lebih sibuk karena semua orang ingin cuti, Anda mungkin ingin mengatur solusi kepegawaian sementara menjelang liburan untuk mengisi kekosongan.

Selain itu, ada beberapa cara untuk memastikan permintaan cuti ditangani secara adil selama waktu liburan populer. Anda dapat membuat kebijakan untuk memprioritaskan permintaan berdasarkan senioritas, berdasarkan siapa cepat dia dapat, atau dengan melihat siapa yang memiliki waktu istirahat paling sedikit. Anda bahkan mungkin menawarkan bonus untuk pekerja yang bersedia bekerja pada hari libur besar juga.

Penyakit dan keadaan darurat

Karyawan bisa tiba-tiba sakit atau mengalami keadaan darurat. Dalam kasus ini, mereka biasanya tidak punya waktu untuk meminta cuti beberapa hari atau minggu sebelumnya dengan formulir permintaan. Itulah mengapa penting untuk memiliki kebijakan untuk waktu istirahat menit terakhir.

Kebijakan Anda harus mencakup:

• Definisi tentang apa yang dimaksud dengan penyakit atau keadaan darurat.
• Penjelasan tentang siapa yang harus dihubungi karyawan Anda dalam situasi ini, apakah itu Anda, orang lain, atau anggota SDM.
• Jumlah minimum pemberitahuan yang harus diberikan karyawan sebelum dimulainya hari kerja mereka. Misalnya 2 jam.
• Apakah karyawan membutuhkan catatan sakit jika mereka kembali. Banyak organisasi memerlukan catatan sakit setelah absen 3 hari.
• Apakah cuti menit terakhir dibayar atau tidak.

Selain itu, Anda sebaiknya membuat kebijakan internal untuk menangani ketidakhadiran di saat-saat terakhir. Anda harus tahu bagaimana Anda akan mengisi celah yang tiba-tiba dalam suatu shift. Anda mungkin memiliki daftar pekerja panggilan yang dapat Anda hubungi untuk datang pada saat-saat terakhir. Anda juga dapat mengirimkan permintaan teks atau email grup kepada karyawan Anda untuk mengetahui apakah seseorang tersedia.

Buat proses asupan untuk menanggapi permintaan cuti dengan segera

Saat karyawan meminta cuti, mereka kemungkinan besar tidak sabar menunggu jawaban. Bisnis Anda juga perlu mengetahui permintaan apa yang disetujui sehingga Anda dapat mengisi jadwal atau shift apa pun yang terpengaruh oleh ketidakhadiran.

Proses asupan dapat membantu. Ini hanya berarti proses pengiriman dan penanganan formulir permintaan . Ini sejalan dengan kebijakan waktu istirahat Anda.

Saat membuat proses asupan Anda, Anda harus memperhitungkan:

• Di mana dan bagaimana formulir diserahkan.
• Siapa yang bertanggung jawab untuk meninjaunya.
• Bagaimana keputusan cuti dibuat.
• Cara mengarsipkan formulir yang sudah diisi.

Misalnya, Anda dapat meminta pekerja untuk mengirimkan formulir yang sudah diisi melalui email atau secara langsung—baik kepada Anda, anggota tim yang ditunjuk, atau departemen SDM Anda. Anda juga dapat meminta pekerja untuk mengirimkan formulir secara digital melalui platform manajemen kerja online atau solusi perangkat lunak berbagi file.

Anda dapat membuat proses asupan Anda secara manual, dengan membuat serangkaian instruksi langkah demi langkah untuk dibagikan dengan staf SDM yang akan menangani formulir permintaan. Tapi ini bisa sulit dan memakan waktu.

Dengan menggunakan platform digital seperti Connecteam, Anda dapat mengotomatiskan sebagian besar proses permintaan cuti. Pekerja dapat meminta cuti dari perangkat apa pun, dan Anda dapat menerima permintaan secara real time. Platform ini memungkinkan Anda meninjau permintaan cuti karyawan dengan segera.

Mereka juga memberi tahu karyawan ketika keputusan telah dibuat atas permintaan mereka. Plus, Anda dapat melihat sekilas siapa yang telah meminta cuti dan yang permintaannya masih perlu ditanggapi.

Beberapa platform digital juga tertaut langsung ke fitur penjadwalan, sehingga Anda dapat memperbarui shift dan jadwal dengan cepat, bertanya kepada anggota tim yang dapat menangani pekerja yang absen, dan mendapatkan pemberitahuan jika shift membutuhkan lebih banyak karyawan.

Tinjau kebijakan waktu istirahat Anda untuk kepatuhan

Anda mungkin ingin meninjau kebijakan cuti Anda dengan seorang pengacara untuk memastikannya tidak melanggar undang-undang apa pun .

Misalnya, pemberi kerja tidak diizinkan untuk menolak cuti FMLA karyawan dalam banyak kasus. Namun, dalam kasus di mana pemberi kerja memiliki kurang dari 50 karyawan atau pekerja yang mengajukan cuti telah bekerja untuk perusahaan kurang dari 1.250 jam atau 12 bulan, mereka mungkin tidak memenuhi syarat untuk cuti. Memahami rincian hukum ini penting.

Siapa pun yang membuat keputusan tentang cuti di perusahaan Anda harus memahami kapan permintaan cuti harus disetujui dan kapan pekerja mungkin tidak memenuhi syarat untuk cuti.

Evaluasi keefektifan formulir permintaan cuti Anda

Formulir permintaan cuti harus mengurangi ketidakhadiran dan karyawan no-call, no-show. Jika tidak atau jika karyawan secara rutin tidak mengirimkan formulir dengan benar, evaluasi ulang kebijakan Anda .

Pertimbangkan apakah Anda perlu meminta informasi tambahan dari karyawan. Atau, lihat apakah ada petunjuk tambahan yang dapat Anda berikan dalam formulir untuk membantu karyawan mengisi formulir permintaan dengan benar dan mengirimkannya tepat waktu.

Misalnya, jika formulir Anda terlalu rumit, pekerja mungkin merasa tidak percaya diri untuk mengisinya. Merampingkan formulir permintaan menjadi 1 hingga 2 halaman dan menggunakan bahasa yang sederhana dapat membantu. Menyediakan ruang untuk catatan tambahan pada formulir dapat memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menjelaskan, dengan kata-kata mereka sendiri, mengapa mereka membutuhkan waktu istirahat.

Jika Anda sering absen di menit-menit terakhir, Anda mungkin juga ingin melihat lebih dekat lini masa Anda. Apakah Anda meminta pekerja untuk memberikan pemberitahuan berbulan-bulan? Beberapa pekerja mungkin tidak membuat rencana jauh sebelumnya. Mengizinkan pekerja untuk meminta cuti dengan pemberitahuan beberapa minggu mungkin menawarkan lebih banyak fleksibilitas.

Ringkasan

Formulir permintaan cuti membantu karyawan berkomunikasi saat mereka membutuhkan waktu liburan, hari sakit, atau jenis cuti lainnya. Ini juga memungkinkan Anda memprioritaskan permintaan ini dan memberi tahu pekerja jika dan kapan mereka dapat mengambil hari libur tertentu.

Formulir permintaan cuti karyawan yang efektif juga dapat mengurangi kebingungan dan kesalahpahaman antara karyawan dan manajemen, serta memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum.

Dengan memanfaatkan template gratis kami dan praktik terbaik yang diuraikan dalam artikel ini, Anda dapat menghilangkan stres dalam mengelola permintaan cuti dan membuat formulir permintaan yang berfungsi sempurna untuk bisnis Anda.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini