Cara Membuat Manual Pelatihan Karyawan dalam 10 Langkah

Membuat manual pelatihan karyawan yang efektif membantu Anda memberikan orientasi karyawan baru yang konsisten, memastikan semua orang di perusahaan Anda selaras dengan tujuan dan nilai bisnis, dan membekali karyawan Anda dengan pengetahuan yang mereka butuhkan agar berhasil dalam peran mereka.

Anda dapat menggunakan manual pelatihan untuk berbagai tujuan, dan dapat mencakup berbagai topik, alur kerja, praktik terbaik, dan lainnya. Namun, meskipun penting dan serbaguna, membuat salah satu manual ini bisa jadi rumit.

Dalam artikel ini, kami memandu Anda melalui 10 langkah untuk membuat dan menerapkan manual pelatihan karyawan Anda sendiri. Kami juga menjelaskan bagaimana Connecteam dapat merampingkan prosesnya.

Apa itu Manual Pelatihan dan Apa Tujuannya?

Manual pelatihan adalah dokumen komprehensif yang menawarkan instruksi dan informasi tentang suatu proses, alur kerja, atau subjek .

Tidak ada format standar untuk manual ini. Beberapa menawarkan petunjuk langkah demi langkah, beberapa memberikan visual seperti diagram alir, dan lainnya berupa dokumen bentuk panjang.

Banyak perusahaan menyediakan manual pelatihan untuk karyawan sehingga mereka dapat dengan mudah mengakses informasi terkait pekerjaan—tidak peduli apakah mereka karyawan baru atau telah bekerja di perusahaan selama bertahun-tahun.

Beberapa waktu yang paling umum untuk menggunakan manual pelatihan meliputi:

• Orientasi karyawan baru. Saat karyawan bergabung dengan perusahaan, manual pelatihan memudahkan untuk mempercepat persyaratan peran, ekspektasi, sistem yang digunakan bisnis, serta kebijakan dan prosedur perusahaan.
• Pembelajaran lanjutan. Bahkan karyawan yang berpengalaman pun membutuhkan penyegaran sesekali. Penting untuk menyediakan manual pelatihan agar pekerja dapat mengacu pada praktik dan proses terbaik.
• Pelatihan kepatuhan dan peraturan. Manual pelatihan tentang topik-topik seperti pelecehan seksual, diskriminasi, pelatihan orang dalam, keamanan siber, dan keselamatan di tempat kerja membantu perusahaan Anda tetap sejalan dengan persyaratan hukum.
• Pelatihan produk atau sistem. Saat Anda menerapkan sistem atau produk baru di bisnis Anda, karyawan perlu mengetahui cara menggunakannya dengan benar. Lengkapi mereka dengan informasi ini dengan membuat manual pelatihan dengan petunjuk langkah demi langkah untuk penggunaan yang optimal.

Di luar pelatihan karyawan, seringkali ada kebutuhan akan manual pelatihan untuk memberi tahu pelanggan tentang cara menggunakan produk atau layanan perusahaan Anda.

Manfaat Manual Pelatihan

Berikan konsistensi pada tim Anda

Manual pelatihan yang baik memungkinkan semua karyawan untuk mengalami pelatihan yang sama, mengurangi kemungkinan kebingungan atau kesalahan.

Saat proses atau prosedur penting didokumentasikan untuk seluruh tim, Anda dapat mempercayai bahwa setiap orang bekerja dari pedoman yang sama dan mengikuti instruksi yang sama. Ini juga meyakinkan tim bahwa mereka mengikuti langkah yang tepat.

Sederhanakan proses orientasi

Menggunakan manual pelatihan memungkinkan Anda menghemat waktu untuk orientasi karyawan baru . Anda dapat memastikan setiap karyawan menerima informasi standar yang sama dan disiapkan dengan benar sejak hari pertama. Semakin cepat karyawan mempelajari detail peran mereka, semakin cepat mereka dapat mulai memberikan nilai.

Karyawan dapat bergabung lebih cepat dan lebih produktif dengan materi pelatihan yang efektif—apakah mereka perlu memahami kebijakan, proses, dan prosedur atau menjalani pelatihan mendalam tentang produk atau layanan perusahaan Anda.

Menumbuhkan akal, kinerja, dan kemandirian

Karyawan akan lebih banyak akal saat memecahkan masalah dan mempelajari keterampilan baru saat mereka mengetahui ada manual pelatihan yang efektif dan di mana menemukannya.

Mereka dapat merujuk ke manual daripada mendatangi Anda atau manajer lain untuk meminta bantuan. Ini menghemat waktu semua orang dan membangun kepercayaan diri dan kemandirian anggota tim saat mereka berhasil menemukan solusi sendiri.

Karyawan yang terlatih dengan baik dan percaya diri dengan pengetahuan mereka tentang pekerjaan mereka juga cenderung berkinerja lebih baik, lebih produktif, dan tetap terlibat.

Meningkatkan kepatuhan dan keamanan

Cara terbaik untuk menjamin tim Anda mengikuti peraturan adalah dengan memastikan mereka dipersenjatai dengan informasi yang benar dan langkah-langkah yang harus diikuti. Membuat manual pelatihan adalah cara terbaik untuk menguraikan prosedur dan protokol ini untuk menghindari masalah kepatuhan atau tuntutan hukum .

Anda bahkan dapat menyediakan video pelatihan di samping manual tertulis sehingga karyawan memiliki representasi langsung di dunia nyata tentang cara mematuhi persyaratan.

Mengurangi kesalahan

Program pelatihan yang terperinci menempatkan informasi penting langsung ke tangan karyawan. Anda tidak perlu khawatir bahwa seorang karyawan mungkin lupa bagaimana menjalankan tugas dengan benar, mendokumentasikan pekerjaan, atau mengikuti protokol dan prosedur.

Menghindari kesalahan meminimalkan kebutuhan untuk mengulang pekerjaan dan membantu meningkatkan kualitas pekerjaan secara keseluruhan.

Ini juga membantu Anda menghindari membayar denda atau jam lembur . Misalnya, pelatihan yang tepat membuat pekerjaan lebih mungkin dilakukan dengan benar pada kali pertama. Ini mencegah Anda dari keharusan membayar karyawan lembur untuk lembur dan memperbaikinya. Ini juga membuat karyawan mendapat informasi tentang prosedur yang tepat, terutama terkait keselamatan atau kepatuhan, yang membatasi risiko denda atas pelanggaran.

Menghemat uang untuk biaya pelatihan

Manual pelatihan dapat membantu bisnis Anda menghemat uang. Pertama, ini memberikan cara yang konsisten bagi Anda untuk melatih semua orang tentang topik tertentu. Anda tidak perlu membayar untuk membuat dan menyediakan sesi pelatihan individual atau video pelatihan. Sebagai gantinya, Anda dapat memadatkan informasi tersebut menjadi satu sumber yang dapat digunakan oleh semua karyawan Anda.

Selain itu, karena karyawan selalu dapat merujuk ke manual pelatihan, Anda tidak perlu mengeluarkan uang untuk membuat kursus penyegaran atau sesi pembelajaran mikro untuk mempercepat karyawan jika mereka lupa informasi.

Cara Membuat Manual Pelatihan Karyawan dalam 10 Langkah

Sementara proses yang tepat dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan perusahaan Anda, membuat manual pelatihan semudah mengikuti 10 langkah umum.

Langkah 1: Identifikasi tujuan pelatihan dan pengetahuan

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah mencari tahu ilmu apa yang ingin Anda ajarkan melalui pelatihan ini . Pikirkan tentang tujuan paling penting yang Anda ingin karyawan capai. Keterampilan apa yang harus mereka pelajari atau kembangkan? Informasi apa yang harus mereka pelajari?

Sangat membantu untuk menuliskan beberapa tujuan spesifik. Misalnya: “Setelah membaca panduan ini, karyawan akan memahami proses yang tepat untuk mendaftar tunjangan karyawan.” Atau, “Pelatihan ini akan mempersenjatai anggota tim dengan instruksi khusus untuk mengisi ulasan kinerja mereka.”

Langkah 2: Tentukan audiens target

Selanjutnya, pikirkan tentang audiens target. Pertimbangkan siapa yang membutuhkan pengetahuan ini atau siapa yang akan mendapat manfaat dari petunjuk ini.

Anda sebaiknya mempertimbangkan hal-hal seperti tingkat pengalaman, peran, dan latar belakang . Misalnya, seorang karyawan senior mungkin memiliki pengetahuan yang berbeda dari seorang pekerja junior, jadi perhatikan jenis pelatihan apa yang dapat dimanfaatkan oleh setiap pekerja.

Demikian pula, karyawan di posisi yang berbeda akan memiliki keterampilan dan pemahaman yang berbeda. Misalnya, Anda dapat menyertakan informasi teknis dalam manual pelatihan untuk insinyur, tetapi kemungkinan akan menimbulkan kebingungan dalam manual untuk profesional SDM.

Saat menentukan audiens Anda, Anda juga harus memikirkan tujuan yang Anda tetapkan. Misalnya, tujuan terbesar mungkin meningkatkan keamanan di gudang Anda. Audiens target Anda adalah siapa saja yang menghabiskan waktu bekerja di sana. Atau mungkin Anda ingin membangun tim manajemen yang penuh dengan pelatih hebat. Audiens target Anda adalah pekerja yang sudah berada di manajemen atau tertarik dengan promosi.

Langkah 3: Kumpulkan sumber daya dan informasi

Sebelum Anda siap membuat manual pelatihan, pastikan Anda memiliki semua informasi yang diperlukan.

Misalnya, untuk manual pelatihan tentang prosedur perusahaan tertentu, kumpulkan semua dokumentasi prosedur yang ada dan proses yang relevan. Untuk pelatihan perangkat lunak atau sistem, Anda pasti ingin memiliki manual atau panduan penerapan apa pun. Untuk membuat manual pelatihan keselamatan, pastikan untuk mencari peraturan atau kode apa pun.

Ini juga saat yang tepat untuk berkonsultasi dengan pakar materi pelajaran internal atau eksternal . Mereka yang terlibat erat dengan topik pelatihan dapat memberikan wawasan, ide, dan praktik terbaik yang mungkin tidak terpikirkan oleh Anda.

Langkah 4: Pilih format dan struktur

Selanjutnya, putuskan bagaimana memformat dan menyusun manual Anda.

Pilih format terbaik

Ada banyak jenis materi pelatihan di luar sana, jadi Anda memiliki banyak format untuk dipilih.

Anda dapat menulis dokumen, membuat dek slide (seperti presentasi PowerPoint atau Google Spreadsheet), atau menggunakan sistem manajemen pembelajaran interaktif (LMS) untuk membuat manual Anda.

Pada akhirnya, pilih yang terbaik untuk jenis pelatihan yang Anda berikan dan audiens target Anda.

Misalnya, Anda mungkin menggunakan dek slide untuk manual yang menyertakan banyak visual, seperti alur kerja dan infografis untuk manual yang berfokus pada keselamatan. Untuk karyawan SDM manual yang dapat merujuk sesuai kebutuhan, dokumen memudahkan mereka menemukan informasi yang mereka butuhkan.

Susun manual Anda

Tidak peduli bagaimana Anda menyajikan informasinya, Anda memerlukan garis besar yang kuat dari konten itu sendiri. Buat garis besar yang membagi konten menjadi bagian-bagian kecil yang mudah dicerna .

Mulailah dengan membuat judul untuk setiap bagian—termasuk pengantar pelatihan untuk menjelaskan apa yang diharapkan dapat dipelajari oleh pengguna, daftar isi, dan kesimpulan yang meringkas apa yang telah dibahas.

Saat Anda membuat ‌manual Anda, fokuslah pada desain yang sederhana dan mudah diakses . Anda tidak ingin konten pelatihan hilang di antara terlalu banyak warna atau gaya. Tetap berpegang pada gaya merek perusahaan Anda atau hanya gunakan beberapa warna berbeda. Ini membantu membuat manual lebih mudah dibaca.

Selain itu, pastikan Anda menggunakan font yang sama dan mudah dibaca . Font sans-serif seperti Arial adalah opsi yang aman. Gunakan hanya beberapa ukuran font yang berbeda sesuai kebutuhan untuk judul, judul, subjudul, teks utama, dll.

Sertakan alat bantu visual

Materi pelatihan yang efektif mencakup alat bantu visual. Bahkan jika pelatihan Anda sebagian besar berbasis teks, memasukkan beberapa alat bantu visual adalah cara yang berguna untuk menyampaikan informasi, terutama bagi mereka yang merupakan pembelajar visual.

Pertimbangkan untuk menambahkan gambar yang menunjukkan cara menjalankan proses—seperti bagan alir atau diagram penjelasan—atau ilustrasi agar karyawan tetap terlibat. Tabel dapat membantu Anda menampilkan informasi dalam jumlah besar dengan cara yang mudah dicerna.

Gambar dapat membuat manual Anda lebih menarik secara visual, tetapi hindari menggunakan terlalu banyak . Mereka dapat mengalihkan perhatian dari informasi yang lebih penting dan membuat konten Anda terlihat berantakan.

Langkah 5: Buat draf dan edit konten

Lihat garis besar yang Anda buat dan mulailah mengisi bagian yang kosong . Sempurnakan sesuai kebutuhan, terutama jika Anda menemukan informasi baru saat berbicara dengan UKM atau meninjau dokumen.

Gunakan hasil akhir yang diinginkan sebagai panduan Anda. Agar seorang karyawan datang dengan pelatihan penuh, apa yang perlu mereka pelajari? Apa yang perlu Anda jelaskan kepada mereka?

Perhatikan urutan informasi agar mengalir secara logis. Mulai dari awal dan kembangkan topik selama pelatihan.

Sebagai contoh, katakanlah Anda sedang membuat manual pelatihan tentang prosedur keselamatan. Anda mungkin:

• Mulailah dengan pengenalan tentang pentingnya keselamatan dan bagaimana prosedur ini meningkatkan keselamatan di perusahaan Anda.
• Selami “inti” pelatihan untuk menjelaskan semua hal yang perlu diketahui karyawan Anda.
• Akhiri dengan ringkasan dan langkah-langkah. Apa yang harus dilakukan karyawan Anda selanjutnya? Bagaimana seharusnya mereka melanjutkan sekarang setelah mereka dilatih?

Selain itu, ingatlah untuk mempertimbangkan audiens Anda saat Anda membuat draf konten. Hindari jargon yang terlalu spesifik atau teknis jika Anda melatih audiens umum. Juga, pertahankan semua yang ada dalam pelatihan relevan dengan audiens yang ada.

Misalnya, hindari jargon khusus peran dalam manual pelatihan yang dimaksudkan untuk seluruh perusahaan Anda. Alih-alih, gunakan bahasa yang akan dipahami semua orang terlepas dari posisi mereka. Di sisi lain, untuk pelatihan yang berfokus pada proses yang hanya berlaku untuk 1 tim, Anda dapat menyesuaikan manual agar lebih spesifik untuk pengetahuan tim tersebut.

Setelah Anda menulis konten Anda, baca dan edit seperlunya .

Langkah 6: Berikan manual pengujian dan buat perubahan sesuai kebutuhan

Sebelum melakukan peluncuran di seluruh perusahaan, ujilah dengan sebagian kecil perusahaan. Anda dapat memilih anggota departemen tertentu, anggota kepemimpinan, atau bahkan 1-2 orang dari tim lintas fungsi untuk mendapatkan kelompok yang lengkap.

Minta mereka untuk membaca manual pelatihan, dan kemudian minta umpan balik mereka. Kirimi mereka survei , ajukan pertanyaan seperti:

• Apa yang Anda ambil dari pelatihan ini?
• Setelah membaca manual, bagaimana Anda menilai pemahaman Anda tentang topik tersebut?
• Seberapa relevan pelatihan ini dengan peran Anda? Bagaimana ini akan membantu Anda meningkatkan pekerjaan?
• Apakah ada sesuatu yang ingin Anda pelajari tetapi tidak?
• Saran apa yang Anda miliki untuk penambahan atau perubahan pada pelatihan ini di masa mendatang?

Setelah Anda mengumpulkan umpan balik mereka, analisis tanggapan untuk memahami tema dan area untuk perbaikan. Gunakan informasi itu untuk membuat perubahan pada manual sebelum memublikasikannya ke semua orang.

Langkah 7: Luncurkan ke semua karyawan

Selamat, manual pelatihan Anda siap dipublikasikan! Sekarang saatnya berbagi dengan karyawan Anda.

Mulailah dengan mengomunikasikan sumber daya baru ke tim Anda . Jelaskan mengapa manual itu ada, bagaimana itu dapat membantu mereka, dan di mana mereka dapat mengaksesnya.

Pertimbangkan untuk menggunakan strategi komunikasi multi-cabang . Kirim email, bagikan manual di aplikasi perpesanan perusahaan Anda, dan publikasikan ke basis pengetahuan internal atau halaman wiki Anda. Ini mencakup semua pangkalan dan memastikan tidak ada yang melewatkan informasi. Ini juga memberi karyawan berbagai opsi di mana mereka dapat mengakses manual.

Langkah 8: Lacak kemajuan

Saat karyawan mengerjakan manual pelatihan, akan sangat membantu untuk melacak kemajuan dan penyelesaian mereka.

Anda tidak perlu melacak kemajuan untuk setiap manual. Itu tergantung pada jenis pelatihannya . Manual yang dimaksudkan untuk dirujuk sesuai kebutuhan atau yang mengajarkan pengguna cara menggunakan perangkat lunak tertentu biasanya tidak memerlukan pelacakan kemajuan.

Namun, Anda ingin melacak kemajuan pelatihan yang diperlukan untuk alasan peraturan atau kepatuhan atau manual yang menawarkan informasi baru.

Langkah 9: Uji pengetahuan karyawan

Pertimbangkan untuk menambahkan kuis atau elemen interaktif lainnya ke manual pelatihan Anda. Ini membantu menguji pengetahuan karyawan dan membuat mereka tetap terlibat .

Rujuk ke tujuan pengetahuan utama yang Anda catat, kemudian buat kuis Anda dan sertakan pertanyaan untuk menilai pengetahuan itu. Anda dapat mengatur kuis untuk muncul di seluruh manual atau hanya di bagian akhir. Anda bahkan dapat meminta karyawan untuk lulus kuis sebelum menyelesaikan manual pelatihan secara resmi.

Langkah 10: Kumpulkan umpan balik dan perbarui dari waktu ke waktu

Sama seperti yang Anda lakukan saat melakukan uji coba manual, Anda pasti ingin meminta umpan balik karyawan untuk menyempurnakan manual pelatihan Anda.

Survei juga bekerja dengan baik di sini. Anda bahkan dapat mempertimbangkan untuk melakukan 1 survei sebelum karyawan membaca manual dan 1 setelahnya.

Contoh survei awal mungkin mencakup pertanyaan seperti:

• Apa yang ingin Anda pelajari dari manual pelatihan ini?
• Pada skala 1-5, bagaimana Anda menilai pemahaman Anda saat ini tentang topik tersebut?

Untuk survei pasca-pelatihan, Anda dapat menggunakan pertanyaan serupa dengan yang Anda gunakan dalam survei uji coba. Anda dapat mengukur seberapa banyak yang telah mereka pelajari dan mengumpulkan umpan balik atau saran yang mungkin mereka miliki.

Analisis jawaban ini dan perbarui manual pelatihan sesuai kebutuhan .

Bagaimana Connecteam Dapat Membantu Anda Dengan Pelatihan

Connecteam adalah platform manajemen kerja all-in-one yang mencakup semua yang Anda butuhkan untuk memberikan pelatihan karyawan yang menarik .

Buat materi dan kursus pelatihan karyawan khusus

Dengan Connecteam, Anda dapat dengan mudah membuat kursus pelatihan lengkap, video berukuran kecil, manual pelatihan yang disesuaikan, dan materi lainnya.

Gunakan templat atau buat materi dan kursus dari awal. Anda dapat menyertakan PDF, video, formulir, gambar, infografis, dan lainnya serta membagi kursus menjadi modul yang mudah dicerna.

Selain itu, saat banyak hal berubah, mudah untuk merevisi dan memperbarui konten pelatihan sesuai kebutuhan.

Karyawan dapat menggunakan aplikasi seluler Connecteam untuk mengakses informasi pelatihan dari mana saja , kapan saja. Ini mendorong pembelajaran berkelanjutan dan dapat membantu meningkatkan kepercayaan diri dan kemandirian mereka.

Menyimpan semua informasi di satu tempat

Saat Anda menggunakan Connecteam untuk membuat materi pelatihan, Anda dapat menyimpan semua informasi dengan aman di basis pengetahuan pusat .

Karyawan dapat merujuk ke materi pelatihan—dan dokumen penting perusahaan lainnya—kapan pun mereka membutuhkannya. Sumber kebenaran tunggal ini berarti tidak seorang pun harus menghabiskan waktu memburu informasi dari berbagai lokasi.

Lacak kemajuan dan uji pengetahuan

Connecteam memudahkan untuk melacak kemajuan pelatihan karyawan . Cukup lihat dasbor pusat untuk melihat sejauh mana pelatihan setiap pekerja. Connecteam memungkinkan Anda mengirim pengingat otomatis kepada karyawan untuk mendorong mereka menyelesaikan pelatihan.

Selain itu, kuis interaktif memungkinkan Anda memeriksa pengetahuan anggota tim sehingga Anda yakin mereka mendapatkan apa yang mereka butuhkan dari pelatihan.

Saat karyawan menyelesaikan pelatihan dan lulus kuis dalam aplikasi, Anda dapat menghargai pencapaian mereka dengan lencana penghargaan atau token digital.

Meminta umpan balik sangatlah mudah

Fitur survei dan jajak pendapat Connecteam memungkinkan Anda dengan cepat dan mudah mengumpulkan umpan balik dari karyawan. Anda dapat membuat dan membagikan survei dan jajak pendapat langsung di aplikasi, dan karyawan dapat merespons dari mana saja.

Gunakan templat atau buat survei khusus Anda sendiri dengan pertanyaan ya/tidak, skala peringkat, jawaban terbuka, dan pilihan ganda. Lihat hasil secara real time langsung dari perangkat seluler Anda dan kirim peringatan pintar kepada karyawan yang mengingatkan mereka untuk mengisi survei sebelum tenggat waktu.

Tidak ada batasan pada pelatihan karyawan

Dengan kemampuan untuk membuat pelatihan tanpa batas dan membaginya dengan pengguna tanpa batas , Connecteam berkembang bersama perusahaan Anda—apakah Anda memiliki 10, 100, atau 10.000 karyawan. Jangan pernah khawatir kehabisan ruang penyimpanan atau harus membayar ekstra untuk lebih banyak pelajar.

Kesimpulan

Membuat manual pelatihan karyawan mengarah pada orientasi yang lebih mudah, kinerja karyawan yang lebih kuat, konsistensi yang lebih baik, dan lebih sedikit kesalahan. Dengan panduan ini, Anda siap mengikuti 10 langkah untuk merancang dan mengimplementasikan manual pelatihan Anda sendiri.

Anda dapat menggunakan Connecteam untuk semua kebutuhan pelatihan karyawan Anda—mulai dari membuat materi hingga mengumpulkan umpan balik. Karyawan Anda akan menghargai kemudahan mengakses materi saat bepergian, dan Anda akan mendapat manfaat dari memiliki pekerja yang berpengetahuan dan terampil. Paket mulai dari $29 per bulan hingga untuk 30 pengguna, dan bisnis kecil dengan 10 karyawan atau kurang dapat menggunakan Connecteam 100% gratis seumur hidup.

FAQ

Apa yang harus dimasukkan dalam materi pelatihan?

Materi pelatihan karyawan harus mencakup konten tertulis, alat bantu visual untuk mengilustrasikan proses dan alur kerja, dan demonstrasi video. Praktik terbaiknya adalah menyertakan juga tes atau kuis untuk memeriksa pengetahuan karyawan.

Alat apa yang digunakan untuk melatih karyawan?

Ada banyak alat digital yang dapat Anda gunakan untuk pelatihan karyawan. Namun, penting untuk memilih salah satu yang menawarkan opsi penyesuaian, konten tertulis dan visual, pengguna tak terbatas, dan akses saat bepergian. Connecteam adalah pilihan yang sangat baik untuk solusi pelatihan all-in-one.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini