Cara Menulis Surat Verifikasi Ketenagakerjaan + Template Gratis

Sebagai pemberi kerja, karyawan Anda mungkin meminta Anda untuk mengonfirmasi detail pekerjaan mereka untuk pemberi pinjaman hipotek, tuan tanah, atau bahkan pemberi kerja lain.

Meskipun surat verifikasi pekerjaan biasanya pendek dan mudah disiapkan, penting untuk melakukannya dengan benar.

Salah langkah tidak hanya berdampak buruk pada perusahaan Anda, tetapi juga dapat memengaruhi kemampuan karyawan untuk mendapatkan pinjaman, perumahan, atau pekerjaan baru.

Dalam panduan ini, kami memandu Anda melalui cara menyiapkan surat verifikasi pekerjaan, termasuk informasi apa yang harus dicakup.

Untuk membantu Anda, kami juga menyertakan beberapa contoh surat verifikasi pekerjaan dan menyiapkan dua template siap pakai.

Unduh template gratis Anda di sini

Formulir verifikasi karyawan – Karyawan saat ini

Formulir verifikasi karyawan – Mantan karyawan

Apa itu Surat Verifikasi Ketenagakerjaan?

Surat verifikasi pekerjaan adalah bukti pekerjaan seseorang saat ini atau sebelumnya. Ini mengonfirmasi bahwa seorang karyawan bekerja—atau bekerja—untuk perusahaan Anda dan menyertakan detail seperti tanggal kerja, peran, dan gaji mereka.

Surat verifikasi pekerjaan terkadang juga disebut sebagai:

• surat kepegawaian
• bukti surat kepegawaian
• surat keterangan kerja
• surat verifikasi gaji
• bukti surat penghasilan
• formulir verifikasi pekerjaan

Surat-surat ini memberikan verifikasi independen atas detail pekerjaan utama untuk pihak ketiga. Permintaan surat dapat datang melalui karyawan atau langsung dari pihak ketiga, seperti bank, pemilik rumah, lembaga pemerintah, atau pemberi kerja lainnya.

Surat verifikasi kerja berbeda dengan surat referensi atau surat rekomendasi yang menggambarkan seberapa baik kinerja seorang karyawan dalam suatu peran. Sebaliknya, bukti surat kerja memberikan informasi netral tentang waktu karyawan dengan perusahaan Anda.

Dari Mana Permintaan Surat Verifikasi Karyawan Berasal?

Permintaan surat verifikasi gaji bisa datang dari karyawan, yang kemudian akan meneruskannya ke pihak ketiga yang membutuhkan informasi tersebut.

Karyawan tidak perlu memberi tahu Anda mengapa mereka meminta surat itu. Namun, mereka perlu memberi tahu Anda informasi apa yang harus disertakan di dalamnya saat mereka meminta surat atas nama pihak ketiga.

Permintaan juga bisa datang langsung dari pihak ketiga. Ini termasuk:

• Lembaga keuangan. Misalnya, ketika seorang karyawan mengajukan hipotek atau pinjaman lain, bank perlu memastikan kemampuan mereka untuk melakukan pembayaran kembali. Jika seorang karyawan mengajukan permohonan untuk merestrukturisasi pinjaman yang ada atau menunda pembayaran karena kesulitan keuangan, bank juga seringkali perlu memastikan penghasilan mereka sebelum memutuskan apakah akan mengabulkan permohonan mereka.
• Tuan tanah. Ketika seorang karyawan mengajukan permohonan untuk menyewa properti, pemilik mungkin ingin memastikan bahwa mereka memiliki kemampuan untuk membayar sewa, deposit, dan biaya layanan lainnya.
• Majikan lain. Jika seorang karyawan mengajukan lamaran kerja ke perusahaan lain, calon pemberi kerja mungkin ingin meminta surat verifikasi pekerjaan untuk memeriksa ulang informasi dalam resume karyawan tersebut.
• Pengacara imigrasi dapat meminta surat dari pemberi kerja saat menyiapkan aplikasi visa untuk karyawan atau anggota keluarganya. Misalnya, surat verifikasi gaji dapat digunakan sebagai bukti kemampuan karyawan untuk mensponsori permohonan izin tinggal tetap anggota keluarga.
• Agen penagihan utang terkadang menghubungi pemberi kerja untuk meminta surat verifikasi pekerjaan untuk mendorong pembayaran. Anda harus mencari nasihat hukum untuk menanggapi jenis permintaan ini, karena Anda seringkali hanya dapat memberikan informasi terbatas menurut undang-undang.
• Instansi pemerintah dapat meminta verifikasi surat ketenagakerjaan untuk mengidentifikasi contoh penipuan jaminan sosial atau untuk mengkonfirmasi upah untuk keputusan pengadilan. Sebaiknya berbicara dengan pengacara untuk mendapatkan panduan jika Anda menerima permintaan seperti ini.

Penting juga untuk mencari nasihat hukum untuk memahami kapan Anda diwajibkan oleh hukum untuk menanggapi permintaan surat bukti pekerjaan.

Seringkali Anda tidak perlu melakukannya. Namun, sebaiknya berikan surat jika mendukung karyawan, misalnya, dengan membantu mereka mendapatkan hipotek, menandatangani kontrak, atau mencari pekerjaan baru.

Permintaan dari lembaga pemerintah biasanya merupakan pengecualian untuk ini. Anda mungkin diwajibkan oleh undang-undang untuk menanggapi hal ini dan permintaan tersebut biasanya menetapkan peraturan atau undang-undang yang relevan.

Apa yang Harus Dimasukkan dalam Verifikasi Surat Kerja?

Ada beberapa informasi dasar yang harus selalu Anda sertakan saat menulis surat verifikasi pekerjaan. Detail spesifik bergantung pada permintaan, serta kebijakan perusahaan Anda dan undang-undang dan peraturan yang relevan.

Pastikan surat Anda mencakup:

• Tanggal surat itu ditulis , sehingga penerima mengetahui informasi di dalamnya terkini.
• Nama dan alamat perusahaan Anda.
• Salam. Jika Anda mengetahui detail penerima, Anda dapat menghubungi mereka secara langsung. Jika tidak, gunakan "Kepada siapa yang berkepentingan".
• Nama lengkap karyawan.
• Tanggal kerja mereka , termasuk tanggal mulai dan berakhir. Anda dapat mencatat tanggal akhir sebagai "hadiah" jika karyawan tersebut masih bekerja untuk perusahaan Anda.
• Nama dan informasi kontak Anda , jika penerima memiliki pertanyaan atau memerlukan informasi lebih lanjut.
• Tanda tangan Anda.

Jika secara khusus diminta dan diizinkan oleh undang-undang, Anda mungkin juga perlu menyertakan:

• Nama dan alamat perusahaan penerima, jika diketahui.
• Jabatan dan departemen karyawan.
• Uraian singkat tentang tugas-tugas karyawan.
• Gaji karyawan.
• Bukti pendukung gaji mereka, seperti slip gaji atau timesheets.
• Frekuensi pembayaran—misalnya, mingguan atau bulanan.
• Jumlah jam kerja karyawan dalam seminggu atau sebulan.
• Jenis pekerjaan mereka (penuh waktu, paruh waktu, atau kontrak)
• Mengapa pekerjaan mereka berakhir.
• Apakah pekerjaan mereka diharapkan untuk melanjutkan.
• Kelayakan karyawan untuk dipekerjakan kembali.

Bergantung pada permintaan, Anda dapat memberikan surat verifikasi pekerjaan dalam format digital atau hard copy dan mengirimkannya melalui pos, email, atau faks.

Cara Memformat Surat Bukti Kerja

Siapkan surat pada kop surat perusahaan atau alat tulis dengan logo perusahaan Anda. Ini menegaskan keasliannya untuk penerima.

Cara terbaik untuk menyajikan surat-surat ini adalah dalam format surat bisnis.

Cantumkan nama dan alamat perusahaan Anda, tanggal, dan alamat penerima (jika diketahui) di kiri atas surat. Kemudian, sertakan sapaan Anda, isi surat Anda, dan tanda tangan formal, seperti "dengan tulus" atau "salam." Tanda tangan, nama, dan peran Anda harus mengikuti.

Kebijakan dan Prosedur Surat Verifikasi Kerja

Sebagai pemberi kerja, karyawan Anda mungkin secara rutin meminta formulir verifikasi pekerjaan. Untuk alasan ini, ada gunanya membuat kebijakan verifikasi surat kerja dan menetapkan prosedur untuk meminta dan mempersiapkannya.

Membuat kebijakan dan prosedur memastikan perusahaan Anda mengambil pendekatan yang konsisten terhadap bukti surat kerja.

Kebijakan dan prosedur juga menghemat waktu Anda dan karyawan Anda. Anda dapat menambahkannya ke manual kebijakan dan prosedur agar karyawan Anda dapat menemukannya dengan mudah. Dengan menetapkan langkah-langkah secara jelas, Anda mendapatkan semua informasi yang Anda butuhkan dari karyawan tanpa harus bolak-balik.

Kebijakan

Kebijakan formulir verifikasi karyawan menetapkan bagaimana permintaan surat ditangani dan siapa yang bertanggung jawab untuk menyiapkannya.

Sebelum menulis kebijakan Anda, penting untuk mengonfirmasi kewajiban hukum Anda di tingkat federal dan negara bagian. Verifikasi surat kerja melibatkan pelepasan informasi karyawan yang sensitif kepada pihak ketiga.

Sering kali ada undang-undang dan peraturan seputar informasi karyawan yang dapat dan tidak dapat Anda rilis serta proses untuk melakukannya. Misalnya, di beberapa negara bagian AS, pemberi kerja tidak dapat membagikan riwayat gaji kepada pihak ketiga.

Anda mungkin perlu mendapatkan persetujuan yang ditandatangani dari karyawan untuk mengungkapkan informasi mereka sebelum memberikan bukti surat kerja. Ini juga merupakan ide yang baik untuk meminta permintaan secara tertulis. Permintaan tertulis dan formulir rilis yang ditandatangani membuat catatan jika terjadi perselisihan di kemudian hari—misalnya jika seorang karyawan keberatan dengan informasi yang Anda ungkapkan.

Untuk itu, Sumber Daya Manusia (SDM) seringkali bertugas untuk menanggapi permintaan surat keterangan pegawai. Mereka kemudian dapat memastikan bahwa surat tersebut sesuai dengan kebijakan internal perusahaan dan undang-undang yang relevan.

Manajer atau supervisor juga dapat menyiapkan formulir verifikasi karyawan. Namun, HR tetap harus meninjaunya sebelum dikirim.

Prosedur

Membuat prosedur standar untuk meminta verifikasi surat kerja menghemat waktu Anda dan karyawan Anda. Karyawan tahu kepada siapa harus mengajukan permintaan dan informasi apa yang diperlukan.

Dalam prosedur Anda, jelaskan:

• Kepada siapa karyawan dan pihak ketiga harus mengajukan permintaan.
• Siapa yang bertanggung jawab untuk mempersiapkan surat-surat.
• Informasi apa yang diperlukan untuk menyiapkan surat itu.
• Apakah diperlukan surat digital atau hard copy dan ke mana harus mengirimkannya.
• Kerangka waktu untuk menanggapi permintaan.
• Tautan ke kebijakan atau formulir terkait.

Mungkin bermanfaat untuk membuat contoh formulir yang dapat digunakan karyawan untuk meminta surat. Menambahkan formulir ke manual kebijakan dan prosedur atau buku pegangan karyawan memudahkan pekerja Anda untuk menemukannya. Mereka cukup mengisi informasi yang diperlukan dan mengirimkannya ke orang atau departemen terkait.

Kiat pro: Gunakan sistem manajemen dokumen SDM khusus seperti Connecteam untuk mengelola semua dokumen dan informasi penting karyawan dengan mudah.

Coba Connecteam gratis hari ini

Tips Menyiapkan Surat Verifikasi Kerja

Saat menulis surat verifikasi gaji, ingatlah hal-hal ini.

Tetap singkat dan to the point

Surat-surat ini tidak perlu panjang atau rumit. Mereka hanya perlu menyajikan informasi yang diminta secara netral. Surat-surat ini tidak boleh berisi opini—misalnya, tentang kinerja atau karakter karyawan.

Koreksi surat Anda sebelum mengirimkannya

Seperti komunikasi eksternal lainnya, surat bukti pekerjaan merupakan cerminan dari bisnis Anda. Itu harus bebas dari kesalahan dan profesional.

Juga, periksa apakah surat itu berisi semua informasi yang diminta. Ini adalah dokumen penting bagi karyawan yang membantu mereka mendapatkan hipotek, perumahan, atau pekerjaan di masa depan. Memberikan informasi yang tidak lengkap dapat memperlambat aplikasi mereka.

Pastikan informasi yang terkandung dalam surat itu akurat dan benar

Detail dalam surat Anda harus didasarkan pada catatan SDM. Pihak ketiga dapat menggunakan surat Anda untuk membuat keputusan serius terkait karyawan Anda, seperti memberikan atau menolak visa kepada anggota keluarga karyawan.

Akurasi juga membantu melindungi Anda dari keluhan selanjutnya dari karyawan yang tidak puas dengan informasi yang Anda berikan.

Memberikan surat tepat waktu

Permintaan surat verifikasi karyawan seringkali sensitif terhadap waktu. Misalnya, bank yang sedang mempertimbangkan permohonan hipotek mungkin memerlukan informasi tersebut dalam dua hari kerja.

Jika seorang karyawan telah meminta surat konfirmasi pekerjaan, Anda harus berusaha untuk menanggapinya secepat mungkin. Anda dapat menguraikan waktu penyelesaian dalam kebijakan dan prosedur Anda. Karyawan kemudian memahami seberapa jauh sebelumnya mereka perlu mengajukan permintaan.

Contoh Surat Verifikasi Ketenagakerjaan

Di bawah ini adalah dua contoh surat verifikasi kerja untuk karyawan saat ini dan mantan.

Verifikasi template surat kerja saat ini diformat seperti surat bisnis formal. Sesuaikan teks agar sesuai dengan informasi Anda yang relevan. Simpan salinan untuk referensi Anda dan simpan korespondensi verifikasi pekerjaan Anda di masa mendatang dengan cepat, jelas, dan ringkas.

Unduh Verifikasi Templat Surat Ketenagakerjaan Saat Ini

Google Dokumen

Verifikasi templat surat kerja masa lalu ini diformat seperti surat bisnis formal. Sesuaikan teks agar sesuai dengan informasi Anda yang relevan. Simpan salinan untuk referensi Anda dan simpan korespondensi verifikasi pekerjaan Anda di masa mendatang dengan cepat, jelas, dan ringkas.

Unduh Verifikasi Templat Surat Kerja Sebelumnya

Google Dokumen

Sederhanakan Prosesnya

Karyawan Anda mungkin memerlukan formulir verifikasi karyawan secara berkala, jadi ada gunanya memiliki kebijakan dan prosedur untuk menangani permintaan mereka. Ini menstandarkan proses, membantu Anda mengirimkan surat tepat waktu. Ini juga memastikan Anda menyertakan informasi yang diperlukan seperti peran karyawan, deskripsi pekerjaan, dan gaji.

Dengan menulis formulir verifikasi ketenagakerjaan yang profesional dan akurat, Anda dapat membantu mendukung pekerja Anda dalam membeli rumah sendiri, menyewa akomodasi, dan mencari pekerjaan di masa depan.

Ikuti panduan langkah demi langkah kami dan gunakan templat surat verifikasi ketenagakerjaan kami untuk dengan mudah membuat bukti profesional surat ketenagakerjaan sesuai permintaan.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini