14 Dokumen Orientasi Paling Penting untuk Karyawan Baru

Diterbitkan: 2023-03-27

Takeaway kunci

  • Proses orientasi yang baik dapat meningkatkan retensi karyawan baru hingga 82%.
  • Beberapa dokumen wajib, seperti formulir W-4 dan I-9, harus diberikan kepada karyawan untuk alasan hukum dan pajak.
  • Dokumen orientasi tambahan, seperti buku pegangan karyawan dan pedoman merek, membantu karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka. Mereka juga membantu mempercepatnya.
  • Orientasi secara signifikan lebih efisien dan lebih mudah bagi manajer dan karyawan saat Anda menggunakan alat orientasi digital.

Perkenalan

Sasaran orientasi adalah untuk membantu karyawan baru merasa disambut, mendapat informasi, dan siap untuk mulai bekerja. Dengan membuat prosesnya mudah, menyenangkan, dan informatif, Anda akan membangun hubungan yang panjang dan sukses dengan anggota tim baru Anda.

Sebagian besar orientasi karyawan yang efisien adalah menyediakan dokumentasi yang tepat.

Pada artikel ini, saya membahas pentingnya dokumen orientasi dalam proses orientasi dan menjalankan 14 dokumen yang harus Anda berikan kepada karyawan baru.

Mengapa Proses Onboarding yang Baik Penting?

Proses orientasi yang baik sangat penting untuk bisnis Anda karena membantu karyawan baru merasa diterima dan mempermudah transisi ke posisi baru mereka.

Ketika karyawan baru memiliki pengalaman onboarding yang positif, keterlibatan karyawan juga meningkat. Staf lebih cenderung merasa berkomitmen pada pekerjaan mereka, yang dapat mengarah pada kinerja yang lebih baik dan peningkatan tingkat retensi.

Faktanya, sebuah studi tahun 2015 oleh Brandon Hall Group menemukan bahwa organisasi dengan proses orientasi yang kuat memiliki tingkat retensi karyawan 82% lebih baik.

Merampingkan dokumen orientasi adalah bagian penting dari proses. Dengan memberikan dokumen perekrutan baru dengan informasi yang jelas dan ringkas tentang peran, manfaat, dan kebijakan perusahaan, Anda membantu karyawan dengan cepat mendapatkan kecepatan dan merasa percaya diri dengan posisi baru mereka.

Ini mengurangi kebingungan, menghemat waktu, dan memungkinkan transisi yang lebih lancar dan produktivitas yang lebih baik. Ini bermanfaat baik untuk karyawan baru maupun organisasi Anda secara keseluruhan!

Apa itu Dokumen Orientasi?

Dokumen orientasi memberikan informasi penting yang menyiapkan anggota tim baru Anda untuk sukses. Mereka juga membantu Anda memenuhi persyaratan pemerintah.

Di bawah ini, saya telah menguraikan dokumen orientasi yang paling penting, dipisahkan menjadi 4 bagian.

Formulir Hukum dan Pajak

Ini wajib dan diwajibkan oleh pemerintah negara bagian atau federal. Ini termasuk dokumen seperti formulir W-4 dan I-9, yang harus dilengkapi dalam beberapa hari sejak tanggal mulai karyawan untuk menghindari denda atau penalti.

Dokumen Khusus Perusahaan

Ini mencakup semua informasi yang harus diketahui karyawan, terlepas dari posisinya. Ini termasuk buku pegangan karyawan, bagan organisasi, dan pernyataan misi.

Dokumen Khusus Peran

Ini merinci ekspektasi Anda terhadap karyawan baru Anda dan memberikan prosedur operasi standar (SOP) serta manual kebijakan dan prosedur.

Dokumen Gaji dan Tunjangan

Ini mendidik karyawan Anda tentang bagaimana mereka akan dibayar dan manfaat apa yang dapat mereka manfaatkan. Mereka juga memberi pekerja informasi yang mereka butuhkan untuk memanfaatkan tunjangan. Kategori ini dapat mencakup paket tunjangan kesehatan, informasi 401k, kebijakan cuti, dokumen opsi saham, dan banyak lagi.

Untuk informasi selengkapnya, baca Templat daftar periksa orientasi Connecteam .

14 Dokumen Orientasi Penting

Sekarang setelah Anda mengetahui apa itu dokumen orientasi, mari kita bahas 14 dokumen paling penting untuk menyediakan karyawan baru.

Dokumen Onboarding Hukum dan Pajak

bentuk W-4

Penting untuk memberi karyawan baru formulir pajak penghasilan federal W-4 yang memungkinkan mereka menyesuaikan status pemotongan pajak . Anda bertanggung jawab untuk melacak formulir W-4 terbaru setiap karyawan dan memastikan bahwa gaji mereka mencerminkan pilihan pemotongan yang diperbarui.

Untuk mematuhi peraturan, Anda harus menyimpan dokumen pajak ini untuk setiap karyawan setidaknya selama 4 tahun setelah tanggal jatuh tempo atau pembayaran pajak pekerjaan, mana yang lebih lama.

Dengan tetap teratur dan menyimpan catatan yang akurat, Anda dapat memastikan bahwa bisnis Anda mematuhi hukum dan bahwa karyawan Anda dibayar secara akurat.

formulir I-9

Formulir I-9 ketenagakerjaan adalah dokumen penting yang digunakan untuk memverifikasi kelayakan karyawan baru untuk bekerja di Amerika Serikat .

Sebagai pemberi kerja, Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa karyawan baru Anda memiliki izin resmi untuk bekerja di negara tersebut berdasarkan status kewarganegaraan, visa, penduduk, dan imigrasi mereka. Formulir I-9 diperlukan untuk warga negara dan bukan warga negara.

Proses I-9 melibatkan dua langkah penting:

  • Karyawan baru harus mengisi formulir yang menyatakan kelayakan mereka dan dokumen yang dapat digunakan untuk memverifikasi status mereka.
  • Karyawan baru harus menyerahkan dokumen kelayakan kerja yang harus ditinjau oleh pemberi kerja. Biasanya, departemen sumber daya manusia perusahaan akan memverifikasi apakah dokumen memenuhi daftar dokumen yang dapat diterima IRS. Dokumen-dokumen ini bisa berupa paspor, akta kelahiran, atau kartu penduduk tetap, misalnya.

Setelah Anda memverifikasi kewarganegaraan karyawan baru, mereka dapat mulai bekerja untuk perusahaan Anda.

Anda tidak perlu menyerahkan formulir I-9 pekerjaan atau dokumen verifikasi, tetapi Anda harus menyediakannya jika diminta oleh petugas imigrasi.

Formulir untuk pajak negara bagian

Beberapa negara bagian memiliki formulir pemotongan pajak yang penting. Anda harus menanyakan kepada pemerintah daerah Anda untuk mengetahui apakah Anda membutuhkan karyawan untuk melengkapi dokumen orientasi ini.

Saat ini, 31 negara bagian mewajibkan sertifikat pemotongan pajak negara bagian . Ini adalah:

  • Alabama
  • Arizona
  • Arkansas
  • California
  • Connecticut
  • Distrik Kolombia
  • Georgia
  • Hawaii
  • Illinois
  • Indiana
  • Iowa
  • Kansas
  • Kentucky
  • Louisiana
  • Maine
  • Maryland
  • Massachusetts
  • Michigan
  • Mississippi
  • Missouri
  • Jersey baru
  • New York
  • Ohio
  • Oklahoma
  • Oregon
  • Pennsylvania
  • Pulau Rhode
  • Vermont
  • Virginia
  • Virginia Barat
  • Wisconsin

Tes narkoba dan pemeriksaan latar belakang

Anda harus menyertakan salinan kebijakan pengujian obat dalam dokumen orientasi Anda jika perusahaan Anda memerlukan pengujian obat.

Penting juga untuk menyimpan catatan hasil tes dan pemeriksaan latar belakang untuk mematuhi peraturan pemerintah atau industri.

Saran saya: Menggunakan sistem manajemen karyawan online digital dengan dukungan untuk formulir kustom dan pengunggahan dokumen berarti Anda dapat menyimpan semua file karyawan perusahaan Anda di satu tempat.

Connecteam memungkinkan karyawan mengisi W-4, I-9, dan detail lainnya dari mana saja. Ini dapat membantu merampingkan dan menyederhanakan proses orientasi Anda. Daftar uji coba gratis untuk menguji fitur ini dan lainnya.

Dokumen Onboarding Perusahaan

Kontrak perjanjian non-bersaing

Perjanjian non-bersaing melarang karyawan bekerja untuk pesaing atau memulai bisnis serupa untuk jangka waktu tertentu setelah keluar dari perusahaan Anda, misalnya 6 bulan.

Perjanjian ini dapat bermanfaat bagi perusahaan yang menginvestasikan sejumlah besar sumber daya dalam mengembangkan informasi hak milik atau hubungan pelanggan yang sangat penting bagi kesuksesan mereka.

Selain itu, perjanjian non-persaingan dapat membantu perusahaan mempertahankan keunggulan kompetitif dengan mencegah mantan karyawan berbagi pengetahuan dan keahlian mereka dengan pesaing. Mereka juga dapat membantu menghindari konflik kepentingan. Perjanjian ini membantu memastikan bahwa karyawan fokus pada tanggung jawab pekerjaan mereka saat ini dan tidak menggunakan posisi mereka di dalam perusahaan untuk menguntungkan bisnis yang bersaing.

Formulir kontak darurat

Memiliki formulir kontak darurat untuk karyawan merupakan bagian penting dari rencana manajemen risiko perusahaan mana pun. Formulir ini memungkinkan perusahaan Anda dengan cepat dan mudah menghubungi kontak darurat karyawan yang ditunjuk jika terjadi keadaan darurat atau kecelakaan.

Memiliki formulir kontak darurat juga meningkatkan kepuasan karyawan . Mengetahui bahwa pemberi kerja mereka memiliki informasi kontak darurat mereka dan dapat dihubungi jika terjadi keadaan darurat dapat memberikan ketenangan pikiran kepada karyawan dan membantu mereka merasa dihargai dan diperhatikan. Ini adalah langkah sederhana yang dapat membantu membangun budaya perusahaan yang positif dan menumbuhkan rasa kebersamaan dan dukungan di antara karyawan.

Buku pegangan karyawan

Buku pegangan karyawan berfungsi sebagai buku panduan bagi pekerja tentang kebijakan, harapan, dan prosedur perusahaan. Ini memberikan gambaran yang jelas dan ringkas tentang apa yang diharapkan dari karyawan dan apa yang dapat mereka harapkan dari perusahaan. Ini juga membantu melindungi perusahaan secara hukum.

Beberapa elemen kunci yang harus dimasukkan dalam buku pegangan karyawan adalah:

  • Tinjauan perusahaan: Mulailah dengan pengantar yang memberikan gambaran tentang perusahaan, misinya, dan budayanya. Ini dapat membantu karyawan merasa terhubung dengan organisasi dan memahami nilai dan tujuannya.
  • Kebijakan ketenagakerjaan: Seperti klasifikasi karyawan, deskripsi pekerjaan, jadwal kerja, dan tunjangan.
  • Kode etik: Menguraikan ekspektasi perusahaan terhadap perilaku karyawan, termasuk kebijakan terkait aturan berpakaian, perilaku di tempat kerja, dan kebijakan antidiskriminasi dan pelecehan.
  • Keselamatan dan keamanan: Sertakan kebijakan yang terkait dengan keselamatan dan keamanan, seperti prosedur darurat, aturan keselamatan di tempat kerja, dan kebijakan keamanan TI.
  • Manajemen kinerja: Jelaskan proses manajemen kinerja perusahaan, termasuk bagaimana kinerja dievaluasi, umpan balik, dan prosedur pendisiplinan.
  • Pemberhentian dan pengunduran diri: Jelaskan kebijakan dan prosedur perusahaan untuk penghentian dan pengunduran diri, termasuk persyaratan pemberitahuan dan wawancara keluar.

Juga sertakan formulir pengakuan untuk ditandatangani karyawan. Ini akan menunjukkan bahwa mereka telah menerima dan membaca buku pegangan dan memahami isinya.

Selain itu, ingatlah untuk menjaga bahasa tetap sederhana dan mudah dipahami, dan pastikan buku pegangan diperbarui secara berkala untuk mencerminkan setiap perubahan dalam kebijakan atau prosedur.

Struktur organisasi

Memberikan karyawan baru bagan organisasi membantu karyawan memahami struktur, hierarki, dan hubungan pelaporan perusahaan .

Ini juga dapat membantu karyawan baru berkomunikasi lebih efektif dengan kolega mereka. Mereka dapat lebih memahami peran dan tanggung jawab rekan mereka, membuatnya lebih mudah untuk berkolaborasi dan mencapai tujuan bersama. Bagan organisasi juga dapat membantu karyawan menentukan siapa yang harus didekati dengan pertanyaan atau masalah dan siapa yang memiliki wewenang untuk membuat keputusan tertentu.

Pedoman merek

Dokumen panduan merek memastikan bahwa karyawan memahami identitas merek perusahaan dan cara merepresentasikannya secara konsisten. Dokumen ini menjamin suara dan citra perusahaan tetap konsisten di seluruh tenaga kerja.

Dokumen ini harus mencakup pedoman tentang:

  • Suara dan nada dalam materi pemasaran
  • Penggunaan logo
  • Font dan tipografi yang akan digunakan
  • Skema warna dan bentuk yang akan dimasukkan
  • Pedoman penggunaan fotografi dan karya seni

Dokumen Khusus Peran

Surat penawaran kerja

Surat penawaran pekerjaan menguraikan harapan, gaji, dan tunjangan peran karyawan baru . Setelah karyawan dengan hati-hati meninjau dan menandatangani surat penawaran, itu harus disimpan dalam file mereka untuk referensi di masa mendatang jika ada potensi masalah.

kontrak karyawan

Anda mungkin memiliki kontrak karyawan terpisah yang lebih detail daripada surat penawaran karyawan.

Kontrak kerja dapat mencakup perincian lebih lanjut tentang:

  • Jabatan dan kewajiban
  • Jadwal kerja
  • Kompensasi
  • Kebijakan dan prosedur penghentian
  • Hak milik intelektual
  • Kerahasiaan
  • Kebijakan dan prosedur penyelesaian sengketa
  • Manfaat

Saran saya: Dalam kontrak karyawan Anda, sertakan detail khusus untuk peran tersebut, seperti kompensasi dan jam kerja. Cantumkan aturan dan informasi yang lebih umum yang harus dipatuhi dan diketahui oleh semua karyawan di buku pegangan karyawan. Anda dapat merujuk ke buku pegangan karyawan dalam kontrak karyawan.

Manual proses dan prosedur

Bersamaan dengan orientasi praktis dan pelatihan dari teman orientasi, saya menyarankan agar Anda memberikan manual prosedur formal kepada karyawan. Ini harus berisi instruksi terperinci untuk berbagai tugas yang akan menjadi tanggung jawab karyawan baru. Mereka juga harus menguraikan prosedur eskalasi untuk menangani setiap tantangan yang mungkin timbul.

Karyawan dapat dengan mudah merujuk kembali ke manual ini setelah mereka menyelesaikan proses orientasi awal.

Dokumen Gaji dan Tunjangan

Formulir setoran langsung

Banyak karyawan lebih suka menerima gaji mereka melalui setoran langsung ke rekening bank mereka. Untuk memfasilitasi proses ini, Anda harus memberi karyawan baru Anda formulir setoran langsung tempat mereka dapat memasukkan detail rekening bank dan preferensi setoran mereka.

Dokumen ikhtisar manfaat

Dokumen ikhtisar manfaat untuk karyawan harus memberikan ringkasan komprehensif tentang paket manfaat yang ditawarkan oleh perusahaan.

Dokumen tersebut harus mencakup:

  • Asuransi kesehatan: Jelaskan pilihan yang tersedia bagi karyawan, seperti jenis rencana, jumlah pertanggungan, dan premi.
  • Rencana pensiun: Merinci rencana pensiun yang ditawarkan perusahaan, seperti rencana 401(k) atau program pensiun. Sertakan persyaratan kontribusi karyawan dan kontribusi pencocokan pemberi kerja.
  • Kebijakan waktu istirahat: Uraikan kebijakan perusahaan tentang waktu liburan, cuti sakit, hari pribadi, dan hari libur.
  • Asuransi lainnya: Detailkan manfaat asuransi tambahan, seperti asuransi jiwa, asuransi cacat, atau asuransi penglihatan dan gigi.
  • Program kesehatan: Jelaskan program kesehatan yang ditawarkan perusahaan, seperti keanggotaan gym, pemeriksaan kesehatan, atau program pengurangan stres.
  • Program bantuan karyawan: Jelaskan program bantuan karyawan yang ditawarkan oleh perusahaan, seperti layanan konseling, perencanaan keuangan, atau bantuan hukum.
  • Tunjangan tambahan: Detailkan tunjangan tambahan apa pun yang ditawarkan perusahaan, seperti diskon karyawan, penggantian biaya kuliah, atau bantuan transportasi.

Memberikan dokumen ikhtisar tunjangan yang jelas dan komprehensif dapat membantu karyawan memahami nilai paket tunjangan mereka dan membuat keputusan berdasarkan informasi tentang pilihan mereka.

Ringkasan

Orientasi yang efektif sangat penting untuk keberhasilan setiap karyawan baru. Ini mengatur nada untuk pengalaman mereka di perusahaan dan membangun landasan untuk hubungan kerja yang positif.

Dokumen orientasi memainkan peran besar dalam hal ini. Dengan memberikan dokumen dengan cara yang jelas dan terorganisir, pemberi kerja mengurangi stres dan kebingungan dalam proses orientasi untuk karyawan baru dan mempersiapkan mereka untuk sukses dalam peran baru mereka.