Panduan Manajer Lengkap untuk Jadwal Tetap

Jadwal kerja tetap merupakan aspek penting dalam mengelola karyawan.

Sebagai seorang manajer, penting untuk membuat jadwal kerja yang memastikan tim Anda produktif, memenuhi kebutuhan bisnis, dan membuat karyawan Anda termotivasi.

Panduan ini bertujuan untuk memberi Anda pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk membuat dan mengelola jadwal kerja tetap secara efektif.

Memahami Jadwal Kerja Tetap

Jadwal kerja tetap adalah jenis jadwal umum yang mengharuskan karyawan bekerja pada waktu tetap setiap hari selama beberapa jam per hari.

Jadwal umum “sembilan sampai lima” adalah salah satu contoh jadwal kerja tetap.

Ini dapat digunakan untuk shift kapan saja dan untuk pekerjaan penuh dan paruh waktu.

Apa Itu Jadwal Kerja Tetap?

Dengan jadwal tetap, karyawan bekerja pada waktu dan tempat yang sama untuk hari yang sama per minggu.

Jadwal tetap biasanya adalah shift delapan jam selama lima hari, dengan total 40 jam seminggu, seperti shift pukul 08.00 hingga 17.00 dengan istirahat makan siang.

Suatu bisnis mungkin melakukan beberapa shift tetap, seperti shift siang dan shift malam, dengan beberapa jam yang tumpang tindih jika aktivitasnya berjalan sepanjang waktu.

Umumnya, organisasi menetapkan jadwal, dan karyawan memiliki harapan yang jelas kapan mereka akan bekerja dan seberapa banyak.

Manfaat Jadwal Kerja Tetap untuk Bisnis dan Karyawan

Jadwal kerja tetap menawarkan manfaat bagi karyawan dan bisnis.

Beberapa alasan karyawan cenderung menyukainya — seperti berkurangnya stres dan kohesi tim yang lebih baik — meningkatkan produktivitas dan komunikasi untuk bisnis.

Prediktabilitas Mengaktifkan Work-Life Balance

Memiliki prediktabilitas berbasis jadwal di tempat kerja memudahkan karyawan merencanakan aktivitas seperti acara keluarga, hiburan, dan janji dengan dokter.

Jadwal kerja yang tetap juga membantu pekerja mempertahankan pola tidur yang konsisten dan mendapatkan tidur berkualitas tinggi yang mereka butuhkan untuk berfungsi, meningkatkan produktivitas, dan mendukung kesehatan.

Waktu Bersama Memperkuat Koneksi Di Antara Rekan Kerja

Karyawan yang bekerja pada shift yang sama secara alami mengembangkan keterampilan koordinasi tim yang lebih baik.

Keterlibatan karyawan adalah faktor penting saat mengelola tim.

Komunikasi yang lebih baik memperkuat kohesi tim, dan pekerja mungkin merasa lebih terhubung dengan kolega mereka saat bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

Mengatur Penjadwalan Meningkatkan Manajemen Waktu dan Tenaga Kerja

Manajer menghargai bahwa membangun jadwal tetap adalah prospek yang ditetapkan dan dilupakan.

Setelah Anda membuat jadwal kerja tetap yang ideal untuk bisnis Anda, Anda dapat duduk santai dan membiarkan jadwal tersebut berulang.

Anda hanya perlu mengatur waktu istirahat atau mengoreksi kursus jika diperlukan. Jadwal tetap juga mempermudah pengukuran produktivitas karyawan.

Sebagai bonus, karyawan yang menyukai shift mereka mungkin ingin bertahan.

Kerugian Jadwal Kerja Tetap untuk Bisnis dan Karyawan

Meskipun jadwal kerja yang tetap memiliki banyak manfaat, hal itu juga dapat menimbulkan beberapa kerugian.

Karyawan mungkin menginginkan lebih banyak fleksibilitas atau shift kerja yang lebih baik, dan manajer mungkin mengalami kesulitan mengatur shift yang tidak populer atau mendistribusikan waktu secara adil untuk karyawan berpengalaman.

Kurangnya Fleksibilitas Menyebabkan Gesekan Karyawan

Pekerja dengan jadwal tetap memiliki ruang gerak yang lebih sedikit ketika situasi hidup mereka berubah dan mereka tidak bisa begitu saja bertukar shift.

Beberapa menjadi bosan melakukan hal yang sama pada waktu yang sama di tempat yang sama dan lebih memilih jadwal yang bergilir atau fleksibel. Selain itu, data terbaru menunjukkan bahwa banyak pekerja lebih menyukai fleksibilitas dalam jadwal kerja mereka.

Pergeseran yang Tidak Populer Mendorong Perputaran

Bahkan jika Anda mengembangkan jadwal kerja tetap yang seadil mungkin, kecil kemungkinan setiap pekerja akan mendapatkan giliran kerja ideal mereka.

Beberapa harus bekerja pada shift yang kurang diinginkan, yang dapat menyebabkan tingkat perputaran karyawan yang tinggi karena pekerja yang tidak puas melompat dari kapal untuk mengejar shift yang lebih menguntungkan.

Produktivitas Dapat Menderita dalam Jadwal yang Ditetapkan

Biasanya, karyawan dengan senioritas yang lebih tinggi mendapatkan preferensi untuk shift yang lebih baik, yang secara tidak sengaja dapat menyebabkan shift tertentu ditumpuk dengan pekerja yang paling berpengalaman.

Hal ini dapat menyebabkan beberapa perubahan yang membutuhkan pemimpin yang lebih berpengalaman.

Beberapa pekerja yang sangat efisien akan menyelesaikan tugas mereka sebelum giliran kerja mereka berakhir.

Jika manajer tidak memantau hasil dengan cermat, hal ini dapat membuang waktu dan membuat karyawan bosan.

Mengembangkan Jadwal Kerja Tetap yang Efektif

Jadwal kerja tetap yang ideal harus sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda serta kebutuhan karyawan Anda.

Ketika Anda puas bahwa kelebihan jadwal kerja tetap lebih besar daripada kekurangannya, inilah waktunya untuk menyesuaikannya untuk perusahaan Anda, tetapi Anda perlu mengingat beberapa pertimbangan.

Menilai Persyaratan Bisnis

Jadwal kerja tetap harus selaras dengan kebutuhan bisnis Anda sebelum memuaskan faktor lainnya.

Pertimbangkan tingkat keahlian dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan semua proses internal Anda agar semua operasi berjalan dengan lancar.

Ini akan memberi tahu Anda siapa yang Anda butuhkan untuk bekerja — dan kapan.

Menentukan Ketersediaan dan Preferensi Karyawan

Tinjau ketersediaan karyawan dengan hati-hati untuk menghindari gesekan operasional.

Jangan membuat asumsi tentang ketersediaan karyawan dan situasi pribadi, tetapi kenali mereka.

Orang-orang selalu senang diperlakukan sebagai manusia, jadi meskipun Anda tidak dapat mengorbankan kebutuhan bisnis agar sesuai dengan preferensi pribadi setiap orang, pastikan untuk memberikan komunikasi yang jelas tentang keputusan penjadwalan.

Menjadwalkan Pergeseran dan Menetapkan Tugas

Pertimbangkan keterampilan dan tuntutan tenaga kerja dari tugas di setiap shift.

Anda ingin mendistribusikan pekerja Anda yang paling terampil dan berpengalaman di berbagai shift untuk meningkatkan efisiensi dan menghindari kelambatan karena kesenjangan keterampilan atau kekurangan tenaga kerja.

Menyampaikan Jadwal kepada Karyawan

Memberi tahu karyawan Anda tentang jadwal tetap Anda sebelum meluncurkannya memberi Anda kesempatan untuk mempertimbangkan umpan balik mereka dan memungkinkan mereka untuk menyesuaikan diri dengan cepat dan lancar.

Anda juga dapat menjelaskan alasan di balik penjadwalan Anda, termasuk kebijakan apa pun yang Anda ikuti.

Mengelola Jadwal Kerja Tetap

Saat Anda mengembangkan jadwal kerja tetap yang paling sesuai untuk bisnis Anda, Anda juga perlu membuat kebijakan untuk mendukungnya, termasuk merencanakan ke depan untuk konflik penjadwalan dan memantau kehadiran dan produktivitas.

Menangani Permintaan Karyawan untuk Perubahan Jadwal

Permintaan karyawan untuk jadwal adalah salah satu masalah penjadwalan karyawan yang paling umum, namun solusinya tidak harus rumit.

Perangkat lunak penjadwalan digital dapat memudahkan untuk merencanakan dan membuat penyesuaian.

Beri karyawan jalan yang jelas untuk meminta perubahan guna memastikan mereka merasa didengarkan dan dipertimbangkan, bahkan jika pada akhirnya Anda tidak dapat mengakomodasi permintaan tersebut.

Untuk memutuskan apakah perubahan berhasil untuk bisnis, pertimbangkan sumber daya Anda yang tersedia pada shift yang ingin mereka ubah dan yang ingin mereka nonaktifkan.

Anda harus menyeimbangkan ketersediaan karyawan dengan persyaratan kepegawaian Anda.

Jika shift lain dapat menggunakan tangan ekstra atau pengalaman tambahan, mungkin masuk akal untuk mengabulkan permintaan mereka.

Namun, jika ini adalah giliran kerja populer yang Anda tidak memiliki masalah dalam penempatan staf, Anda pasti ingin memikirkan dengan hati-hati tentang apa yang perlu diubah untuk mengakomodasi preferensi mereka.

Jika jawaban atas permintaan karyawan adalah ya, Anda dapat mengatur ulang shift dalam hitungan menit menggunakan alat penjadwalan digital dengan fungsionalitas seret dan lepas.

Jika jawabannya tidak, uraikan alasan dan kebijakan yang relevan. Hindari memberi harapan palsu bahwa “mungkin suatu hari nanti” mereka bisa mendapatkan perubahan itu.

Jika ada kemungkinan Anda dapat memberikan perubahan jadwal di masa mendatang — misalnya, jika Anda mengevaluasi ulang shift secara teratur, atau jika karyawan yang mencapai masa jabatan tertentu memenuhi syarat untuk pertimbangan prioritas — komunikasikan proses tersebut dengan jelas kepada karyawan tersebut.

Mengelola Konflik Jadwal

Buat kebijakan yang menentukan kapan dan bagaimana karyawan dapat meminta cuti, termasuk apakah hari sakit dan hari libur terpisah.

Pastikan kebijakan ini diuraikan dengan jelas dalam buku pedoman karyawan Anda agar karyawan dapat merujuk dengan mudah.

Di sisi operasional, tetapkan rencana untuk cakupan kepegawaian.

Bisakah Anda mempertahankan aktivitas bisnis Anda jika satu orang keluar, atau dapatkah Anda memanggil karyawan lain untuk meliput?

Memberi karyawan Anda cara mudah untuk mengoordinasikan pertukaran shift secara langsung mungkin masuk akal.

Pastikan kebijakan Anda mematuhi undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan setempat, dan patuhi untuk memastikan perlakuan yang adil bagi semua karyawan.

Strategi Pemantauan Kinerja dan Kehadiran Karyawan

Anda perlu memastikan bahwa karyawan hadir dan menyelesaikan pekerjaan — tetapi Anda tidak ingin mengorbankan rasa otonomi mereka.

Ketidakhadiran di tempat kerja adalah masalah nyata yang perlu dipecahkan oleh manajer, dengan lebih dari 3% pekerja absen pada hari kerja tertentu.

Tetap saja, banyak pekerja tidak suka merasa diatur secara mikro atau dimata-matai, jadi komunikasikan kebijakan pemantauan tempat kerja Anda secara transparan dan jelas.

Carilah sistem manajemen kehadiran yang mudah diintegrasikan yang memungkinkan karyawan untuk masuk dan keluar dan terintegrasi dengan mulus dengan sistem penggajian dan SDM Anda.

Anda juga dapat melacak kinerja dengan perangkat lunak manajemen tugas yang efektif yang membantu karyawan menyelesaikan proyek dengan cepat dan sesuai anggaran.

Menggunakan daftar periksa dan menetapkan tugas mempermudah pengelolaan dan meningkatkan efisiensi.

Praktik Terbaik untuk Mengelola Jadwal Kerja Tetap

Ada perbedaan antara sekadar mengelola jadwal untuk memastikan Anda memiliki orang yang Anda butuhkan dan mengelola jadwal dengan baik.

Praktik terbaik menggabungkan komunikasi yang kuat, kepatuhan terhadap peraturan, input karyawan, dan keseimbangan kehidupan kerja.

Berkomunikasi Dengan Karyawan Anda

Jalur komunikasi yang terbuka sangat penting untuk mempertahankan moral dan produktivitas, apa pun jenis penjadwalan yang Anda gunakan.

Membangun fitur komunikasi dan keterlibatan yang transparan ke dalam alur kerja Anda dapat menumbuhkan budaya kepercayaan.

Saat Anda perlu melakukan perubahan, komunikasikan alasan Anda dengan jelas, dan berikan pemberitahuan sebanyak mungkin kepada karyawan untuk mengakomodasi mereka.

Pastikan Kepatuhan Terhadap Hukum dan Peraturan Ketenagakerjaan

Saat Anda membuat kebijakan penjadwalan, pastikan kebijakan tersebut sejalan dengan undang-undang dan peraturan federal, negara bagian, dan ketenagakerjaan lokal yang relevan.

Anda harus mematuhi penjadwalan dan pembayaran lembur, liburan, istirahat makan dan istirahat, dan kerangka waktu untuk memberi tahu pekerja tentang jadwal mereka, di antara pertimbangan lainnya.

Dorong Umpan Balik dan Saran Karyawan

Carilah umpan balik dari karyawan Anda lebih awal dan sering kali untuk memastikan Anda tahu siapa yang bahagia dan berkembang dalam peran mereka dan siapa yang semakin frustrasi.

Ketika Anda tahu di mana letak masalahnya, Anda dapat lebih mudah mengatasinya.

Kotak survei kuno kemungkinan akan diabaikan, tetapi jika Anda sudah menggunakan solusi digital, Anda dapat dengan mudah mengintegrasikan alat umpan balik karyawan yang memungkinkan beberapa saluran untuk komunikasi — termasuk survei dan templat yang dapat disesuaikan, jajak pendapat langsung, dan fungsi obrolan untuk input cepat dan langsung.

Mendukung Work-Life Balance

Mempertahankan keseimbangan yang baik antara pekerjaan dan kehidupan pribadi merupakan tantangan umum di kalangan karyawan.

Hampir setengah dari karyawan melaporkan gejala kelelahan, menurut sebuah studi McKinsey.

Dengan pemisahan pekerjaan dan kehidupan rumah, pekerja mendapatkan waktu yang sehat untuk melepaskan diri dari pekerjaan dan meremajakan diri.

Manajer dapat melatih karyawan tentang strategi untuk mempertahankan keseimbangan tersebut, termasuk memiliki ruang kerja dan perangkat yang ditentukan, batasan yang masuk akal untuk membaca dan membalas pesan terkait pekerjaan, kebiasaan sehat, dan jadwal yang dapat diprediksi.

Alat untuk Mengelola Jadwal Kerja Tetap

Penjadwalan tenaga kerja adalah usaha yang kompleks, bahkan dengan stabilitas relatif dari jadwal kerja tetap.

Misalkan Anda mengelola banyak karyawan dengan jadwal tetap yang berbeda.

Dalam hal ini, Anda akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk merencanakan di muka, dan setelah jadwal ditetapkan, mereka tidak memerlukan pemantauan sebanyak beberapa jenis penjadwalan lainnya, seperti jadwal fleksibel.

Dua pendekatan utama untuk mengelola jadwal kerja tetap meliputi penjadwalan shift manual dan perangkat lunak penjadwalan.

Penjadwalan Shift Manual

Seorang manajer atau orang lain dalam tim menentukan jadwal kerja untuk shift yang dijadwalkan secara manual.

Biasanya, mereka menggunakan spreadsheet yang rumit untuk menimbang ketersediaan dan preferensi karyawan terhadap kebutuhan bisnis dan mencoba mencari jalan tengah.

Beberapa orang menyukai pendekatan langsung dan elemen manusia dalam mempertimbangkan preferensi, tetapi elemen manusia juga menyisakan ruang untuk kesalahan manusia.

Ini adalah proses yang memakan waktu untuk menyiapkan dan memantau jika Anda memiliki lebih dari segelintir karyawan, dan menganalisis data secara manual merupakan tugas tersendiri.

Pengantar Perangkat Lunak Penjadwalan

Perangkat lunak penjadwalan mengurangi beban waktu penjadwalan tenaga kerja.

Aplikasi penjadwal pekerjaan all-in-one Connecteam dapat membantu Anda mengoptimalkan manajemen shift dan mencapai produktivitas puncak dengan lebih mudah. Ini meningkatkan efisiensi dan akurasi, dan juga menggabungkan pelaporan otomatis.

Connecteam membantu Anda merampingkan semua manajemen karyawan dan tugas penjadwalan kerja, memungkinkan efisiensi operasional berkelanjutan, dengan fitur yang memungkinkan:

• Mendigitalkan tugas manajemen karyawan rutin seperti pengingat tim dan pembaruan status
• Melacak karyawan menggunakan aplikasi jam waktu
• Membuat dan berbagi jadwal secara instan dengan tim tanpa meja Anda
• Mengumpulkan informasi dari karyawan Anda dengan membuat laporan, daftar periksa, formulir, dan permintaan online

FAQ

Apa perbedaan antara jadwal kerja tetap dan jadwal kerja fleksibel?

Pada jadwal kerja tetap, karyawan biasanya bekerja pada shift mingguan yang sama untuk jumlah jam dan hari kerja yang sama. Namun, tidak semua pekerjaan membutuhkan jadwal waktu yang ketat.

Jadwal kerja yang fleksibel tidak terlalu kaku dan memungkinkan karyawan untuk mencatat jumlah jam kerja tertentu per minggu atau hari, tetapi shift tersebut tidak harus pada waktu yang sama persis.

Apa saja alternatif untuk jadwal kerja tetap?

Setidaknya ada 15 jenis jadwal kerja yang bisa dipertimbangkan manajer. Jadwal kerja umum lainnya termasuk jadwal fleksibel di mana karyawan dan pemberi kerja berkolaborasi untuk menentukan seberapa banyak karyawan bekerja, jadwal kerja shift bergilir di mana pekerja melakukan siklus melalui shift siang dan malam, shift terpisah di mana karyawan bekerja dua slot waktu dalam satu hari dengan waktu yang diperpanjang. istirahat di antara, dan on-call shift di mana karyawan bekerja sesuai kebutuhan.

Apa dampak dari jadwal kerja tetap pada moral karyawan?

Setiap karyawan berbeda, dan beberapa menghargai jadwal tetap yang dapat diprediksi yang memungkinkan mereka untuk menggambarkan waktu pribadi mereka dari waktu kerja, sementara yang lain mungkin bosan dengan jadwal yang berulang atau menjadi frustrasi dalam perubahan yang tidak mereka sukai.

Bagaimana saya bisa memastikan bahwa jadwal kerja tetap saya adil dan setara untuk semua karyawan?

Memastikan komunikasi yang jelas tentang semua kebijakan penjadwalan di muka dan berpegang teguh pada kebijakan tersebut adalah cara terbaik untuk memastikan karyawan mendapatkan jadwal kerja yang adil dan merata.

Bersikaplah adil saat mempertimbangkan permintaan untuk jadwal dan waktu istirahat yang lebih disukai, dan konsistenlah dengan bagaimana Anda mempertimbangkan masa kerja dan kinerja. Pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak penjadwalan yang meminimalkan peluang pengambilan keputusan yang bias.