Panduan Lengkap Untuk Komunikasi Formal
Diterbitkan: 2023-06-18Saat memikirkan komunikasi, Anda mungkin membayangkan percakapan santai dengan teman atau rekan kerja.
Namun, dalam banyak pengaturan profesional, komunikasi formal diperlukan untuk komunikasi yang efektif dan terorganisir.
Jadi apa sebenarnya komunikasi formal itu?
Apa itu Komunikasi Formal?
Komunikasi formal mengacu pada saluran komunikasi yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk informasi, perintah, dan instruksi resmi.
Saat itulah informasi mengalir melalui saluran komunikasi yang telah ditentukan sebelumnya secara terorganisir. Saluran ini dapat berupa komunikasi horizontal tatap muka antara karyawan pada level yang sama atau komunikasi diagonal antara karyawan pada level yang berbeda.
Tujuan dari komunikasi formal adalah untuk memastikan bahwa pesan jelas dan ringkas dan mencapai orang yang tepat pada waktu yang tepat.
Meskipun komunikasi formal mungkin tampak memakan waktu dibandingkan dengan percakapan informal, penting bagi bisnis untuk menjaga ketertiban dan struktur.
Saluran komunikasi yang telah ditentukan sebelumnya juga membantu membangun rantai komando yang jelas sehingga karyawan tingkat atas dapat memberikan perintah atau instruksi kepada karyawan tingkat bawah.
Bentuk komunikasi formal yang umum termasuk email, surat, laporan, memo, dan presentasi.
Komunikasi formal adalah bagian penting dari setiap lingkungan profesional karena memastikan arus informasi terorganisir dan efisien.
Meskipun bisa lebih terstruktur daripada percakapan informal, saluran yang telah ditentukan membantu membangun ketertiban dalam organisasi sehingga setiap orang dapat memahami peran dan tanggung jawab mereka dengan jelas.
Komunikasi Formal vs. Informal
Perbedaan yang paling signifikan antara komunikasi formal dan informal adalah bahasa yang digunakan. Email seorang manajer kepada timnya tentang proyek yang akan datang akan berisi bahasa formal dan tepat.
Namun, manajer yang sama itu akan menggunakan ekspresi yang lebih santai saat mengirimkan ucapan selamat tentang ulang tahun anggota tim atau pensiun yang akan datang.
Di bawah ini adalah beberapa perbedaan lain antara komunikasi formal vs. informal:
- Keandalan — Komunikasi formal dipandang lebih andal karena selalu ada jejak catatan tertulis atau elektronik.
- Kecepatan — Komunikasi formal berjalan lebih lambat karena ada hierarki yang ditentukan untuk meninjau dan menyetujui komunikasi sebelum membuatnya tersedia untuk umum.
- Memakan waktu — Penciptaan komunikasi formal membutuhkan lebih banyak waktu. Mungkin ada kebutuhan untuk melewati birokrasi atau masalah hukum dengan bahasa. Komunikasi informal sering dikirim segera tanpa ulasan.
Fitur Utama Komunikasi Formal
Mari jelajahi lebih detail tentang aspek umum komunikasi formal.
- Struktur — Komunikasi formal dalam email dan surat bisnis biasanya mengikuti format yang ditetapkan. Biasanya ada tajuk, beberapa bentuk sapaan yang umum, dan tanda tangan di bagian akhir. Banyak pebisnis menggunakan template untuk membuat memo dan dokumen resmi lainnya untuk memastikan bahwa mereka mengomunikasikan informasi resmi dengan benar.
- Bahasa — Bahasa yang digunakan dalam komunikasi profesional harus tepat dan sesuai dengan konteksnya. Slang dan frasa informal lainnya tidak boleh digunakan. Komunikasi formal harus mencakup tata bahasa yang tepat dan tidak ada kontraksi. Misalnya, penulis harus mengeja "jangan" alih-alih "jangan".
- Nada — Nada komunikasi profesional harus tetap serius dan profesional. Seharusnya tidak ada pendapat atau emosi pribadi yang terlihat dalam tulisan. Alih-alih, fokusnya harus pada penyampaian informasi yang akurat dengan hormat dan objektif. Pilih kata-kata yang netral dan diplomatis, terutama saat menyentuh topik sensitif.
- Hierarki — Komunikasi formal harus mengalir melalui hierarki perusahaan yang mapan. Saluran yang ditunjuk harus memiliki prosedur dan protokol untuk mengatur aliran. Tidak boleh ada komunikasi formal yang keluar tanpa izin sebelumnya dari pejabat perusahaan yang ditunjuk.
- Dokumentasi - Semua komunikasi formal harus tunduk pada proses dokumentasi arsip yang memastikan catatan dari setiap keputusan, kebijakan, atau tindakan yang diambil dalam suatu organisasi. Ini mempromosikan lingkungan akuntabilitas dan membuat informasi tersedia untuk referensi di masa mendatang.
- Saluran komunikasi — Komunikasi formal harus melewati saluran resmi seperti sistem email yang ditunjuk. Misalnya, dapat disajikan sebagai laporan, surat resmi, atau diberikan kepada peserta lain dalam rapat yang terorganisir. Hanya saluran yang diakui dan disetujui oleh perusahaan yang boleh digunakan untuk komunikasi formal.
Kiat Pro:
Alat komunikasi karyawan khusus seperti Connecteam dapat merampingkan upaya untuk menyampaikan informasi penting kepada karyawan. Ini akan membantu karyawan Anda tetap up to date, terhubung, dan terinformasi di mana pun mereka berada melalui aplikasi komunikasi Anda sendiri. Mulailah dengan Connecteam gratis hari ini!
Mengapa Komunikasi Formal Penting?
Komunikasi formal menyisakan lebih sedikit ruang untuk kesalahpahaman atau kesalahan interpretasi. Jika Anda mengirim memo yang menguraikan detail kebijakan kerja baru, karyawan memiliki sesuatu yang didokumentasikan untuk dirujuk ketika mereka memiliki pertanyaan.
Mengandalkan komunikasi informal, seperti percakapan biasa melalui telepon, dapat menyebabkan kesalahpahaman yang berujung pada kesalahan yang mahal dan berbahaya.
Aturan ketat yang ditetapkan untuk berbagai jenis komunikasi formal memastikan jejak rekaman yang tepat. Jika audit perusahaan atau masalah hukum muncul, selalu baik untuk memiliki dokumentasi tentang komunikasi apa yang terjadi dan kapan terjadinya. Itu kebijakan yang lebih baik daripada mengandalkan ingatan karyawan atau harus menghubungi seseorang yang tidak lagi bekerja di perusahaan.
Meskipun mungkin tampak berlawanan dengan intuisi, Anda dapat menghemat lebih banyak waktu dengan menjalin komunikasi formal. Setelah selesai menulis, Anda dapat dengan cepat mengirimkannya ke sebanyak mungkin orang yang Anda butuhkan. Itu berarti lebih sedikit percakapan tatap muka yang Anda perlukan untuk menyampaikan pesan ke jumlah orang yang sama.
Kiat Pro:
Basis manajemen pengetahuan memungkinkan Anda untuk menyimpan informasi yang dikeluarkan dalam komunikasi sebelumnya di satu lokasi agar karyawan dapat menemukannya dengan nyaman.
Apa Manfaat Komunikasi Formal?
Komunikasi formal adalah bagian penting dari proses bisnis, dan manfaatnya signifikan, terutama di industri non-meja, di mana pekerja mungkin tidak memiliki akses berkelanjutan ke alat digital atau interaksi tatap muka langsung dengan manajemen.
Memastikan Keamanan: Industri non-meja seperti konstruksi, manufaktur, atau logistik sering kali melibatkan potensi risiko dan bahaya. Komunikasi formal memastikan protokol keselamatan, pedoman, dan pembaruan penting dikomunikasikan dengan jelas, dipahami, dan dipatuhi oleh semua karyawan.
Instruksi yang Jelas: Dalam industri di mana pekerja berada di lapangan atau di lini produksi, komunikasi formal yang jelas dan ringkas membantu mencegah kesalahpahaman. Ini memastikan tugas dilakukan dengan benar dan efisien, meminimalkan kesalahan dan pengerjaan ulang.
Mempertahankan Konsistensi: Komunikasi formal memastikan konsistensi dalam penyampaian pesan, terutama di industri di mana karyawan bekerja di shift atau lokasi yang berbeda. Hal ini penting bagi semua orang untuk berada di halaman yang sama dan untuk menegakkan standar kualitas.
Kepatuhan Peraturan: Komunikasi formal membantu memelihara catatan yang mungkin diperlukan untuk kepatuhan peraturan. Ini membantu untuk menunjukkan bahwa karyawan telah diberi tahu dengan benar tentang kebijakan, prosedur, dan pembaruan, yang sangat penting di banyak industri non-meja.
Mengurangi Kesenjangan Informasi: Pekerja non-pekerja seringkali merasa terlepas dari operasi bisnis inti karena sifat dari peran mereka. Komunikasi formal dapat mengurangi kesenjangan ini dengan memberi mereka pembaruan rutin tentang kebijakan, perubahan, dan berita perusahaan, sehingga menumbuhkan rasa inklusi.
Akuntabilitas : Komunikasi formal membantu menciptakan sistem akuntabilitas di industri non-desk. Dengan komunikasi tertulis, ada rekam jejak arahan yang diberikan dan diterima, yang dapat dirujuk kembali jika terjadi perselisihan.
Mekanisme Umpan Balik: Komunikasi formal juga dapat menyediakan platform bagi pekerja non-meja untuk menyuarakan keprihatinan, ide, atau umpan balik mereka. Ini bisa sangat berharga untuk meningkatkan proses bisnis, keselamatan, dan kepuasan pekerja.
Membangun Lingkungan Profesional: Komunikasi formal mempromosikan lingkungan kerja profesional dan memperkuat otoritas perusahaan dan struktur hierarkis. Ini mengirimkan pesan bahwa organisasi menghargai tenaga kerjanya dan berkomunikasi dengan mereka dengan cara yang hormat dan profesional.
Pelatihan dan Pengembangan: Dalam industri di mana pekerjaan non-meja lazim, komunikasi formal sering digunakan untuk tujuan pelatihan dan pengembangan. Ini memungkinkan perusahaan untuk berbagi materi pendidikan, pedoman, atau pembaruan prosedur untuk memastikan pekerja memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan.
Jenis Komunikasi Formal
Organisasi biasanya mendistribusikan komunikasi formal dalam satu dari lima cara.
Komunikasi ke Bawah
Komunikasi ke bawah melibatkan penyampaian informasi penting melalui perusahaan dari manajemen yang lebih tinggi.
Pada dasarnya, Anda mengikuti rantai komando. Misalnya, seorang wakil presiden mungkin mengirim memo yang memberi tahu direktur tentang perubahan kebijakan PTO yang akan datang. Manajer tersebut kemudian akan menyampaikan informasi tersebut kepada anggota tim mereka.
Bisnis biasanya menggunakan komunikasi ke bawah untuk mengirim informasi seputar:
- Menentukan kebijakan baru
- Menguraikan perubahan kebijakan yang ada
- Memberikan informasi tentang perubahan tanggung jawab pendelegasian
- Menjelaskan perubahan personel yang akan datang
Komunikasi ke bawah juga dapat terjadi dengan komunikasi informal. Alih-alih mengirimkan email, seorang manajer mungkin berbicara dengan timnya secara langsung. Namun, reformasi besar harus selalu menggunakan proses komunikasi formal untuk menegaskan penyampaian pesan.
Komunikasi ke Atas
Komunikasi ke atas adalah proses yang digunakan karyawan untuk memberikan umpan balik kepada manajemen dan pemimpin perusahaan. Contohnya adalah menanggapi survei tahunan yang menanyakan bagaimana perasaan pekerja tentang berbagai aspek perusahaan.
Anda juga dapat membuat komunikasi ke atas terjadi dalam rapat. Biasanya, karyawan mengajukan pertanyaan tertulis dan menerima tanggapan formal dari manajemen. Banyak perusahaan juga memiliki kotak saran atau forum tempat pekerja dapat mendokumentasikan masalah atau menyarankan perbaikan.
Tujuan dari komunikasi ke atas adalah untuk mendokumentasikan perasaan karyawan tentang lingkungan kerja mereka. Ini adalah cara bagi manajemen untuk lebih memahami kepribadian yang mereka pekerjakan.
Umpan balik yang diberikan oleh karyawan memungkinkan eksekutif dan manajemen menyempurnakan proses dengan cara yang membantu pekerja menjadi lebih produktif atau membuat karyawan merasa lebih dihargai atas kontribusi mereka.
Komunikasi Horisontal
Komunikasi horizontal atau lateral terjadi antara pekerja pada tingkat yang kira-kira sama. Mereka mungkin bekerja di departemen yang sama atau memiliki jabatan pekerjaan yang serupa.
Jika mandor lapangan mengirim pesan terkait pekerjaan ke mandor lain, itu akan menjadi contoh komunikasi horizontal.
Anda sering melihat komunikasi horizontal antara anggota tim yang mengerjakan suatu proyek. Seorang anggota tim yang sedang berlibur dapat mendokumentasikan proses kerja mereka dan meneruskannya kepada orang yang mengisi saat keluar.
Komunikasi horizontal dimaksudkan untuk mendorong kolaborasi dan koordinasi yang lebih baik antar rekan kerja.
Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal mendorong keterlibatan langsung antara pekerja di tingkat yang berbeda dan di bawah rantai komando yang terpisah. Manajer mungkin harus menyampaikan komunikasi formal kepada pemimpin lapangan proyek baru untuk membantu mereka lebih memahami konteks pekerjaan mereka yang lebih luas.
Pemimpin lapangan yang sama itu mungkin menyampaikan pembaruan tentang status proyek kepada karyawan tingkat yang lebih tinggi untuk memperbarui mereka tentang kemajuan proyek.
Komunikasi eksternal
Komunikasi eksternal menggambarkan pesan formal yang dikirim dari organisasi ke entitas eksternal. Contohnya termasuk departemen hukum yang menanggapi pertanyaan dari badan pengawas. Email yang dikirim ke klien dan pemegang saham juga dihitung sebagai komunikasi eksternal.
Bagaimana organisasi berkomunikasi secara eksternal membantu membangun citra mereka. Formatnya dapat mencakup semuanya mulai dari konten halaman web hingga presentasi konferensi. Setiap komunikasi eksternal harus menyampaikan pesan kualitas dan kompetensi tentang organisasi.
Kiat Pro:
Permudah karyawan untuk menemukan orang lain dalam organisasi dengan menerapkan direktori karyawan yang mudah digunakan. Aplikasi khusus seperti Connecteam membantu Anda dengan mudah menemukan dengan tepat siapa yang Anda cari dan menghubungi mereka langsung dari dalam aplikasi.
Mulailah dengan Connecteam gratis hari ini!
Contoh Komunikasi Formal
Mari kita lihat lebih dekat bagaimana organisasi menampilkan komunikasi formal.
Rapat
Sebagian besar karyawan akrab dengan penggunaan rapat untuk menyampaikan informasi. Rapat melibatkan komunikasi ke atas dan ke bawah antara tim dan manajemen. Dalam hal komunikasi formal, menyusun agenda memastikan semua topik yang relevan tercakup.
Pertemuan formal biasanya dimulai dengan pembukaan dan pengenalan tamu istimewa. Jika Anda telah mengumpulkan tim Anda di satu tempat, Anda ingin menggunakan waktu mereka dengan bijak. Tetap berpegang pada agenda Anda sambil mengundang beberapa tingkat partisipasi dan keterlibatan dari tim.
Presentasi
Sebagian besar rapat formal dan komunikasi konferensi mencakup presentasi. Mereka terbiasa mengomunikasikan ide, data, atau proposal secara formal dengan cara yang profesional dan terstruktur.
Presentasi harus memiliki tujuan yang jelas, dengan presenter menjelaskan sejak awal apa yang ingin mereka sampaikan kepada audiens.
Presentasi dapat berfokus pada pratinjau produk yang akan datang atau menguraikan tujuan proyek perusahaan baru. Lainnya menyampaikan pembaruan tentang inisiatif bisnis atau memberikan informasi kepada pemangku kepentingan tentang proposal baru. Alat bantu visual membantu meningkatkan pesan presentasi dan membuat audiens tetap terlibat.
Email adalah salah satu cara paling umum untuk menyampaikan pesan ke seluruh organisasi.
Mereka biasanya digunakan untuk tujuan berikut dalam komunikasi formal.
- Mengirim perintah dan instruksi
- Membuat permintaan
- Memberikan informasi resmi
- Menyampaikan pengumuman
Email formal menyertakan baris subjek yang tepat dan profesional yang memperjelas maksud pesan.
Ini ditujukan kepada penerima menggunakan salam formal dan ditutup secara profesional. Tubuh pesan harus berisi bahasa ringkas yang dirancang untuk penyampaian pesan yang efektif. Idealnya, Anda ingin menghindari bahasa berbunga-bunga atau bertele-tele yang mengurangi keseluruhan pesan dan menggunakan nada profesional.
Memo
Memo menyampaikan pengumuman, kebijakan baru, dan instruksi dalam suatu organisasi. Arahan formal dapat relevan dengan departemen tertentu atau seluruh organisasi. Orang biasanya mengirim memo ketika ada kebutuhan untuk mendistribusikan informasi sensitif.
Perusahaan biasanya menyimpan memo internal organisasi. Mereka dikirim melalui saluran komunikasi yang telah ditentukan sebelumnya untuk memastikan mereka mencapai audiens target. Misalnya, memo hanya dapat dikirim ke individu atau daftar distribusi tertentu.
Setelah dikirim, memo biasanya diarsipkan untuk memastikan ada catatan sejarah seputar pengambilan keputusan atau perubahan kebijakan.
Kiat Pro:
Aplikasi komunikasi karyawan internal dengan fungsi survei karyawan dapat memberikan wawasan berharga yang menunjukkan seberapa baik kinerja organisasi Anda terkait komunikasi dan keterlibatan karyawan.
6 Tips Meningkatkan Komunikasi Formal
Mari kita lihat beberapa cara organisasi dapat meningkatkan cara mereka menangani komunikasi formal.
1. Memberikan Informasi Tepat Waktu
Meskipun mungkin ada kebutuhan untuk meninjau kata-kata dalam komunikasi formal, usahakan agar informasi itu keluar secepat mungkin. Itu bisa menjadi sangat penting jika Anda mencoba menghilangkan rumor yang dapat memengaruhi cara pelanggan dan pemimpin industri lainnya memandang perusahaan Anda. Ini juga baik untuk menghindari kekhawatiran yang mungkin dimiliki karyawan terkait perubahan organisasi yang akan datang.
2. Jadilah Transparan
Perjelas tentang tujuan komunikasi formal Anda. Cobalah untuk memberikan informasi sebanyak mungkin. Dengan begitu, para pekerja tidak merasa buta ketika mendengar berita di kemudian hari yang tampaknya bertentangan dengan apa yang Anda keluarkan.
3. Jadikan Konsistensi sebagai Prioritas
Menyediakan karyawan dengan template untuk membantu mereka merancang komunikasi formal. Anda juga harus memberi mereka panduan tentang saluran yang digunakan untuk arus informasi. Itu menghindari masalah mereka yang membutuhkan informasi tidak menerima pesan atau memiliki dokumen yang sampai ke penerima yang tidak diinginkan.
4. Buat Pesan yang Disesuaikan
Jauhi kata-kata berlebihan yang dapat menghambat maksud pesan Anda. Ada baiknya juga untuk menghindari kontraksi yang membuat komunikasi Anda tampak terlalu informal.
Sapa kolega dan mitra bisnis secara formal dengan menggunakan gelar resmi mereka. Hindari kata ganti orang untuk menjaga isi pesan tetap impersonal.
5. Perkuat Pesan Anda
Sementara anekdot dapat bekerja dengan baik saat memberikan presentasi, fokuslah untuk menekankan poin utama komunikasi formal Anda. Dengan begitu, pembaca mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.
6. Minta Umpan Balik
Dorong penerima untuk memberi Anda masukan tentang komunikasi Anda, yang akan memberi Anda gambaran apakah Anda menyampaikan pesan Anda secara efektif.
Kesimpulan
Komunikasi formal adalah pilar penting dari setiap organisasi, berfungsi sebagai tulang punggung penyebaran informasi yang terstruktur dengan baik, efisien, dan konsisten. Ini sangat penting untuk industri non-meja di mana pekerja mungkin tidak memiliki akses reguler ke alat komunikasi tradisional. Dengan mematuhi komunikasi formal, bisnis dapat memastikan kejelasan dan konsistensi, menegakkan standar keselamatan, memenuhi kepatuhan terhadap peraturan, dan meningkatkan produktivitas.
Integrasi alat komunikasi digital seperti Connecteam dapat sangat meningkatkan efektivitas komunikasi formal dalam perusahaan. Platform semacam itu memungkinkan komunikasi yang akurat dan real-time berlangsung terlepas dari lokasi karyawan. Dari perpesanan instan, manajemen tugas, penjadwalan hingga melakukan survei untuk umpan balik, alat ini merangkum semua aspek penting komunikasi perusahaan.
Pada akhirnya, komunikasi formal yang efektif dipadukan dengan alat digital yang tepat dapat membantu bisnis mengembangkan lingkungan kerja yang lebih baik, mendorong akuntabilitas, dan mempertahankan tenaga kerja yang terinformasi dan terhubung dengan baik. Apakah karyawan Anda berada di meja atau di lapangan, komunikasi yang efisien akan selalu menjadi elemen penting dari kesuksesan bisnis.
Mulailah dengan Connecteam gratis hari ini!