5 Template Pelacakan Waktu Google Sheets & 1 Opsi Jauh Lebih Baik

Pelacakan waktu yang akurat membantu memastikan bahwa karyawan dibayar dengan benar, shift berjalan lancar dan efisien, dan jam kerja sebenarnya sejalan dengan jadwal mingguan. Ini juga membantu perusahaan tetap patuh dan mempromosikan keseimbangan kehidupan kerja yang sehat.

Banyak perusahaan masih mengandalkan Google Spreadsheet untuk membuat dan mengelola lembar waktu. Namun, melacak waktu secara manual meningkatkan risiko kesalahan yang merugikan. Kesalahan pada lembar waktu karyawan dapat menyebabkan kekurangan atau kelebihan pembayaran, masalah lembur dan cuti berbayar, dan banyak lagi.

Kesalahan seperti ini dapat menyebabkan ketidakpuasan karyawan, merusak reputasi perusahaan, menyita waktu admin, dan bahkan mengakibatkan biaya hukum yang mahal.

Untungnya, ada opsi yang lebih baik di luar sana. Perangkat lunak pelacakan waktu khusus menawarkan lebih banyak akurasi, fitur yang lebih baik, dan lebih banyak dukungan daripada templat pelacakan waktu.

Pada artikel ini, kami membahas manfaat perangkat lunak pelacakan waktu khusus. Dan bagi mereka yang masih tertarik dengan pelacakan waktu manual, kami membagikan 5 template pelacakan waktu gratis di bawah ini.

Apa itu Pelacakan Waktu Manual?

Pelacakan waktu manual melibatkan penggunaan spreadsheet, seperti Google Sheets atau Excel, untuk mencatat waktu masuk dan keluar jam. Waktu dimasukkan secara manual, dan spreadsheet menghitung jumlah total jam kerja.

Misalnya, seorang karyawan atau manajer mereka mungkin memasukkan waktu mulai pukul 09.30 dan waktu berakhir pukul 16.15. Rumus dalam spreadsheet menghitung ini menjadi 6,75 jam (6 jam dan 45 menit).

Anda juga dapat menyiapkan lembar waktu manual terlebih dahulu dengan jam kerja yang diharapkan, seperti jadwal, lalu menyesuaikan jamnya jika karyawan terlambat atau mulai lebih awal.

Melacak waktu karyawan Anda sangat penting untuk mengelola tenaga kerja Anda dan memastikan keakuratan penggajian. Namun, pelacakan waktu manual memakan waktu dan rawan kesalahan .

Kelemahan Waktu Pelacakan Secara Manual

Sayangnya, ada beberapa kerugian dari pelacakan waktu manual. Ini termasuk:

• Membuang-buang waktu. Memasukkan jam secara manual ke lembar waktu adalah proses yang memakan waktu. Waktu Anda dapat lebih baik dihabiskan untuk tugas lain, terutama ketika perangkat lunak pelacak waktu khusus ada di pasaran. Mengotomatiskan tugas ini akan membebaskan waktu tim Anda sehingga mereka dapat menyelesaikan pekerjaan yang lebih bermakna.
• Meningkatnya kesalahan. Membuat dan memperbarui lembar waktu karyawan secara manual meningkatkan kemungkinan kesalahan manusia. Manajer dan karyawan akan berusaha sebaik mungkin untuk menjaga akurasi 100%, tetapi kesalahan bisa saja terjadi—dan bisa jadi sulit untuk diperbaiki. Ada juga kemungkinan Anda atau karyawan Anda tidak mengetahui kesalahan tepat waktu, yang mengakibatkan kesalahan penggajian.
• Peningkatan risiko masalah kepatuhan. Betapapun tidak bersalah atau tulusnya suatu kesalahan, kesalahan pada lembar waktu karyawan dapat mengakibatkan pelanggaran undang-undang ketenagakerjaan. Ini bisa terjadi karena salah ketik, tidak melacak waktu istirahat dengan benar, atau tidak memperhitungkan lembur karyawan. Tentu saja, kesalahan bisa saja terjadi. Tetapi sangat penting untuk memperhatikan konsekuensinya. Pelanggaran ini dapat menyebabkan hukuman serius.

Untungnya, ada opsi yang jauh lebih baik sehingga Anda dapat menghindari kesulitan ini.

Cara Memilih Pelacak Waktu Digital

Pelacak waktu digital adalah keuntungan besar bagi bisnis yang ingin merampingkan dan mengotomatiskan pelacakan waktu, penjadwalan, penggajian, dan banyak lagi.

Kami merekomendasikan mencari perangkat lunak pelacakan waktu digital yang memiliki fitur berikut:

• Jam masuk sekali sentuh. Cari perangkat lunak dengan jam waktu bawaan yang dapat dimulai dan dihentikan karyawan Anda hanya dengan satu sentuhan. Ini akan mengubah perangkat seluler karyawan Anda menjadi jam waktu dan memungkinkan mereka untuk masuk dari mana saja.
• Pelacakan waktu otomatis dan akurat. Prioritaskan sistem yang secara otomatis melacak waktu yang dihabiskan karyawan untuk berbagai tugas, proyek, atau klien. Ini memberi Anda pandangan yang jelas tentang apa yang sedang dikerjakan karyawan dan memastikan mereka dibayar dengan tepat untuk waktu mereka bekerja. Perangkat lunak terbaik akan memiliki jam waktu yang akurat hingga hitungan detik.
• Pembuatan timesheet otomatis. Susun jam kerja karyawan Anda dengan mudah menjadi lembar waktu yang akurat dan siap ditinjau.
• Integrasi penggajian. Cari perangkat lunak pelacakan waktu digital yang akan terintegrasi langsung dengan perangkat lunak penggajian Anda saat ini—atau permudah mengekspor lembar waktu untuk diimpor ke penyedia penggajian pilihan Anda nanti. Ini membantu menghilangkan sakit kepala dari pemrosesan penggajian.
• GPS dan geofencing . Pelacakan GPS memungkinkan Anda memprioritaskan keselamatan karyawan dan memastikan pekerja masuk dan keluar dari lokasi kerja yang tepat. Geofencing memungkinkan Anda membatasi dari mana karyawan dapat masuk, membantu membatasi kesalahan dan pencurian waktu.
• Kios aman . Fungsionalitas kios memungkinkan Anda mengubah perangkat apa pun menjadi jam waktu sentral tempat karyawan dapat masuk atau keluar. Ini bagus untuk lokasi konstruksi, toko ritel, gudang, dan banyak lagi. Anda juga akan menginginkan pelacak waktu yang memungkinkan Anda untuk berfoto selfie, untuk menghilangkan kemungkinan meninju teman.
• Manajemen istirahat, lembur, dan cuti berbayar (PTO) . Peraturan dan perhitungan untuk istirahat, lembur, dan PTO dapat menjadi rumit dan sulit diatur secara manual. Pelacak waktu digital yang melakukan semua ini untuk Anda membantu menjamin kepatuhan dan meningkatkan kesejahteraan karyawan.
• Laporan khusus yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan unik bisnis Anda. Lihat dan analisis data tentang segala hal mulai dari jam yang dapat ditagih dan kemajuan proyek hingga produktivitas karyawan dan biaya lembur. Memiliki akses ke laporan terperinci membantu Anda membuat keputusan berdasarkan data.
• Alat penjadwalan karyawan. Fitur seperti penjadwalan shift otomatis, penjadwalan shift seret dan lepas, dan persetujuan pertukaran shift sekali klik menyederhanakan proses penjadwalan karyawan Anda dan memungkinkan Anda dan tim untuk fokus pada tugas yang lebih penting.
• Aplikasi seluler berfitur lengkap sehingga karyawan dapat melacak waktu saat bepergian, bertukar shift dengan rekan kerja, meminta waktu istirahat, berkomunikasi dengan anggota tim mereka dan dengan Anda, dan banyak lagi.

Connecteam sebagai Pelacak Waktu (Opsi Terbaik)

Connecteam adalah pelacak waktu digital all-in-one terbaik yang tersedia. Ini menawarkan fitur yang kuat dan sangat dapat disesuaikan untuk semua yang Anda butuhkan untuk menjalankan bisnis yang efisien, produktif, dan hemat biaya.

Mari selami fitur yang menjadikan Connecteam pilihan terbaik untuk kebutuhan pelacakan waktu Anda—dan masih banyak lagi.

Timesheet digital dan integrasi untuk pemrosesan penggajian yang mulus

Connecteam secara otomatis mengubah data pelacakan waktu karyawan menjadi lembar waktu digital yang dapat Anda tinjau dengan mudah sebelum menjalankan penggajian. Untuk setiap karyawan, Anda dapat melihat jumlah total jam kerja per hari dan periode penggajian, waktu istirahat dan lembur, serta gaji karyawan secara keseluruhan. Dasbor admin juga menandai penyimpangan, sehingga Anda dapat dengan mudah menemukan dan memperbaiki kesalahan yang berpotensi merugikan.

Karyawan dapat mengakses lembar waktu mereka, meminta pengeditan, dan mengirimkan persetujuan mereka langsung dari aplikasi seluler. Ini menghemat waktu, membatasi kesalahan, dan membantu memastikan penggajian selalu akurat.

Dengan Connecteam, Anda dapat dengan mudah mengekspor lembar waktu untuk digunakan dengan penyedia penggajian pilihan Anda. Lebih baik lagi, Connecteam menawarkan integrasi penggajian langsung dengan QuickBooks Online dan Gusto—dan lebih banyak integrasi sedang dalam proses.

Jam waktu sekali sentuh untuk pelacakan waktu yang sangat akurat

Dengan Connecteam, karyawan Anda dapat masuk dan keluar dengan mudah dan percaya diri. Mereka dapat memulai dan menghentikan jam waktu dengan satu sentuhan dan merasa yakin bahwa perangkat lunak Connecteam mencatat waktu mereka hingga hitungan detik.

Connecteam juga menyediakan aplikasi kios sehingga banyak karyawan dapat masuk dan keluar dari satu lokasi di perangkat bersama.

Fitur lain yang berguna untuk masuk dan keluar adalah alat pengenal wajah. Ini memindai wajah karyawan saat mereka masuk, memastikan bahwa itu benar-benar mereka yang memulai giliran kerja. Ini membantu mencegah pencurian waktu melalui pukulan teman, memastikan penggajian Anda selalu akurat.

Teknologi GPS dan geofencing untuk memverifikasi lokasi karyawan

Connecteam mengubah perangkat seluler apa pun menjadi jam waktu berkemampuan GPS . Lokasi persis karyawan direkam saat mereka masuk dan keluar, dan Anda juga dapat menggunakan pelacakan lokasi waktu nyata untuk memverifikasi lokasi pekerja. Ini dapat memastikan keamanan bagi pekerja tunggal jika terjadi keadaan darurat.

Selain itu, alat geofencing Connecteam memungkinkan Anda membuat "pagar" virtual di sekitar lokasi kerja atau kantor dan mengharuskan karyawan berada di area tersebut untuk masuk dan keluar.

Istirahat dan lembur otomatis membuat Anda patuh

Connecteam memungkinkan Anda membuat jeda khusus Dan aturan lembur yang sesuai untuk bisnis, industri, dan lokasi Anda. Ini tidak hanya membantu Anda tetap patuh dan membatasi biaya karena lembur, tetapi juga memastikan pekerja mendapatkan waktu henti yang mereka perlukan dan dibayar dengan semestinya.

Dasbor admin memberikan pandangan yang jelas tentang istirahat dan lembur saat ini, yang akan datang, mingguan, dan bulanan. Anda bahkan dapat memilih notifikasi saat karyawan mendekati lembur dan mengatur pengingat bagi karyawan untuk istirahat atau keluar.

Buat dan sebarkan jadwal dalam hitungan menit

Fitur penjadwalan shift otomatis Connecteam membuat perencanaan jadwal yang sempurna menjadi mudah. Anda dapat menugaskan karyawan ke shift berdasarkan kualifikasi, preferensi shift, dan ketersediaan mereka, atau mengatur shift terbuka yang dapat diambil oleh karyawan mana pun.

Selain itu, Anda dapat menambahkan daftar periksa dan formulir , file, deskripsi, dan lainnya untuk shift sehingga karyawan tahu apa yang harus dilakukan saat mereka masuk. Karyawan juga dapat mendokumentasikan informasi penting tentang shift mereka, seperti berapa mil yang mereka kendarai dengan kendaraan perusahaan, peralatan apa yang mereka gunakan, atau berapa banyak kemajuan yang mereka buat dalam sebuah proyek .

Untuk membantu mengelola biaya tenaga kerja Anda, pemeriksa konflik otomatis Connecteam akan memberi tahu Anda tentang adanya tumpang tindih antara PTO karyawan dan jadwal shift. Ini memastikan bahwa tidak ada shift yang diduplikasi atau kelebihan staf.

PTO bebas repot dan meninggalkan permintaan dan persetujuan

Connecteam memudahkan untuk melacak permintaan cuti tim Anda dan tunjangan PTO langsung dari dalam aplikasi.

Tim Anda dapat meminta PTO dari mana saja kapan saja, dan Anda akan menerima notifikasi langsung ke perangkat Anda. Setelah Anda menyetujui permintaan, Connecteam akan secara otomatis memasukkan PTO ke dalam jadwal karyawan Anda. Sesederhana itu!

Aplikasi seluler berfitur lengkap yang mudah digunakan

Aplikasi seluler aman Connecteam memungkinkan karyawan Anda mengelola hari kerja mereka dari mana saja. Mereka dapat masuk dan keluar, melihat jadwal mereka, memperbarui ketersediaan mereka, mengobrol dengan manajer dan rekan kerja, dan banyak lagi.

Demikian pula, Anda dapat mengirim pengingat kepada karyawan tentang shift mereka sehingga mereka cenderung tidak masuk kerja dan memberi tahu mereka tentang pembaruan penting perusahaan sehingga mereka selalu mendapatkan informasi terbaru.

Terlebih lagi, aplikasi seluler Connecteam berbasis cloud, artinya semua perubahan jadwal, shift, ketersediaan, dan lainnya diperbarui secara waktu nyata.

Mulai uji coba Connecteam 14 hari gratis Anda hari ini untuk merampingkan penjadwalan karyawan Anda

5 Pelacak Waktu Google Sheets

Templat Timesheet Mingguan Toggl (Google Sheets)

Toggl menawarkan template pelacakan waktu Google Sheets yang memungkinkan untuk melacak waktu mulai shift, waktu mulai dan waktu istirahat, waktu akhir shift, dan waktu lembur tambahan saat karyawan bekerja. Pelacak lembar waktu ini kemudian menghitung perbedaan antara jam kerja karyawan dan jam yang dijadwalkan (menghitung waktu istirahat dan lembur) dan memberikan total mingguan. Ini juga mencantumkan jumlah yang harus dibayar karyawan.

Semua perhitungan otomatis, dan tarif per jam karyawan dapat diubah di bagian bawah halaman.

Unduh templatnya di sini.

Templat Timesheet Mingguan (Google Sheets) oleh Smartsheets

Smartsheets adalah templat pelacak waktu Google Sheets yang secara otomatis menghitung berapa banyak karyawan yang harus membayar gaji. Dengan templat lembar waktu ini, tetapkan tarif lembur karyawan dan lacak jam sakit dan liburan karyawan.

Unduh templatnya di sini.

Templat Timesheet Mingguan Clockit (Google Sheets)

Clockit menawarkan beberapa templat pelacakan waktu karyawan, termasuk pelacak mingguan, lembar waktu proyek, pelacak dua mingguan, dan templat lembar waktu bulanan. Ini memungkinkan penyesuaian berdasarkan cara karyawan dibayar.

Unduh templatnya di sini.

Templat Timesheet Mingguan (Google Sheets) oleh Quidlo

Templat lembar waktu Quidlo untuk Google Sheets memungkinkan manajer mencatat total waktu yang dihabiskan untuk setiap proyek untuk setiap karyawan. Kelemahan utama dari template ini adalah tidak ada opsi untuk menyertakan pembayaran istirahat atau lembur. Karena itu, paling baik digunakan untuk manajemen proyek atau melacak jam klien yang dapat ditagih dibandingkan dengan jam kerja karyawan.

Unduh templatnya di sini.

Templat Timesheet Gratis Everhour (Google Sheets)

Templat lembar waktu lembar Google ini memungkinkan manajer mencatat kontribusi lembur karyawan, cuti sakit, PTO, istirahat, dan jam kerja. Tetapkan tarif gaji dan lembur karyawan, dan lacak waktu dalam desimal. Template gratis Everhour juga menyertakan lembar contekan waktu/desimal.

Unduh templatnya di sini.

Templat Pelacakan Waktu vs. Perangkat Lunak Pelacakan Waktu

Masih tidak yakin apakah template spreadsheet Google atau perangkat lunak pelacakan waktu khusus cocok untuk Anda? Lihat tabel perbandingan kami di bawah ini untuk membantu Anda memutuskan.

Ringkasan

Waktu pelacakan adalah aspek penting dari karyawan dan manajemen kerja. Anda dapat menggunakan Google Spreadsheet atau Excel untuk melacak waktu pekerja dan membuat serta mengelola lembar waktu karyawan. Namun, menggunakan pelacak waktu manual seperti ini memakan waktu dan membuat bisnis Anda rentan terhadap kesalahan penggajian dan masalah kepatuhan.

Anda dapat menggunakan salah satu dari 5 templat lembar waktu gratis untuk Google Sheets yang disebutkan dalam artikel ini, tetapi menggunakan perangkat lunak khusus seperti Connecteam adalah opsi yang jauh lebih baik .

Connecteam menawarkan fitur yang kuat dan fleksibel seperti jam waktu yang diaktifkan GPS, penjadwalan shift otomatis, template shift, PTO dan alat manajemen cuti, dan banyak lagi. Ini memiliki paket gratis seumur hidup untuk bisnis kecil dengan hingga 10 pengguna, dan paket berbayarnya mulai dari hanya $29 per bulan hingga 30 pengguna.

Secara keseluruhan, meskipun template lembar waktu Google Sheets gratis dapat bermanfaat, mereka mungkin tidak memenuhi kebutuhan setiap tim atau proyek. Untuk manajemen timesheet yang lebih kuat dan efisien, kami merekomendasikan penggunaan Connecteam.

Mendaftar untuk uji coba gratis untuk melihat sendiri nilainya.