Cara Menghitung Biaya Tenaga Kerja: Panduan Lengkap
Diterbitkan: 2023-04-30Biaya tenaga kerja dapat menjadi salah satu pengeluaran terbesar yang harus Anda perhitungkan dalam anggaran Anda, tergantung pada bisnis Anda. Terlebih lagi, ada banyak hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan upah yang adil.
Memberikan gaji yang kompetitif tanpa mengorbankan keuntungan Anda adalah tindakan penyeimbangan yang rumit, tetapi itu mungkin.
Apa pun jenis bisnis yang Anda jalankan, jika Anda memiliki karyawan, Anda harus membayar mereka untuk waktu mereka. Proses penentuan cara menghitung biaya tenaga kerja dapat mengintimidasi — tetapi tidak harus menakutkan!
Di situlah panduan bermanfaat ini masuk. Pelajari tentang apa yang masuk ke dalam biaya tenaga kerja, petunjuk langkah demi langkah tentang cara menghitungnya, dan cara memastikannya tidak menggerogoti anggaran Anda.
Apa itu Biaya Tenaga Kerja?
Biaya tenaga kerja adalah jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan selama periode waktu tertentu, termasuk upah, tunjangan, dan pajak gaji. Semua bisnis keluar untuk menghasilkan uang, tetapi Anda memerlukan karyawan untuk membantu Anda mencapainya — dan Anda harus membayar mereka.
Bagian besar dari manajemen karyawan - apakah Anda bekerja di SDM atau memiliki bisnis Anda sendiri - menentukan segala sesuatu yang masuk ke dalam biaya tenaga kerja tahunan. Ingatlah bahwa di beberapa industri, ini akan menjadi pengeluaran terbesar Anda.
Selain itu, dengan upah yang terus meningkat, penting bagi Anda untuk menyadari manfaat yang harus Anda berikan kepada karyawan Anda di atas tarif per jam mereka.
Ini melampaui biaya per jam. Anda juga harus memasukkan yang berikut ini dalam perhitungan biaya tenaga kerja Anda:
- Pajak
- Manfaat
- Lembur
- Biaya pelatihan/onboarding
- Bonus
- Biaya gaji umum
Mari kita lihat lebih dekat beberapa.
Pajak
Pajak gaji adalah bagian dari teka-teki biaya tenaga kerja. Pajak ini termasuk biaya FICA 7,65% yang masing-masing mencakup Jaminan Sosial dan Medicare, serta pajak FUTA 6% yang kurang dikenal yang membayar pengangguran federal.
Anda juga tidak boleh melupakan pajak pengangguran negara bagian, dan juga pajak pengangguran lokal.
Penting juga untuk dicatat bahwa pajak gaji perlu ditambahkan di atas gaji kotor — itulah yang diperoleh karyawan sebelum tunjangan, pajak, dan potongan gaji lainnya.
Manfaat
Tunjangan dapat mencakup asuransi kesehatan standar, gigi, cacat, dan jiwa, serta rencana pensiun, cuti berbayar (PTO), dan liburan serta hari sakit.
Ekstra ini sangat penting untuk membuat karyawan Anda merasa dihargai dan dapat membantu meningkatkan retensi pekerjaan dan mengurangi perputaran karyawan. Sebuah studi Pew Research menemukan bahwa 43% responden mengatakan bahwa mereka berhenti dari pekerjaan karena tidak menawarkan keuntungan yang baik.
Rencana pensiun juga sesuatu yang perlu dipertimbangkan. Rencana pensiun paling umum yang ditawarkan oleh bisnis yang berbasis di AS adalah rencana yang didanai karyawan, seperti 401(k).
Apa Perbedaan Antara Biaya Tenaga Kerja Langsung dan Tidak Langsung?
Sekarang setelah Anda mengetahui semua yang diperlukan untuk menghitung biaya tenaga kerja riil, penting untuk memahami perbedaan antara biaya tenaga kerja langsung dan tidak langsung.
Biaya tenaga kerja langsung adalah total kompensasi yang Anda berikan kepada karyawan Anda — termasuk tunjangan dan pajak apa pun — dan biaya bahan yang Anda butuhkan untuk menyediakannya, seperti meja, komputer, dan hal lain yang mungkin mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka.
Biaya tenaga kerja tidak langsung juga dikenal sebagai "biaya overhead." Mereka terdiri dari pemeliharaan bahan yang dibutuhkan tim Anda, biaya operasional, sewa dan utilitas untuk ruang kantor, dan pelatihan. Biaya tenaga kerja tidak langsung seringkali khusus untuk industri.
Misalnya, bisnis yang membutuhkan armada kendaraan yang membutuhkan pemeliharaan secara alami akan memiliki biaya overhead tidak langsung yang lebih besar daripada bisnis berbasis kantor.
Anda dapat dengan mudah menghitung biaya tenaga kerja langsung dengan menjumlahkan gaji karyawan, tunjangan, dan biaya bahan yang mereka butuhkan. Kemudian, Anda perlu menghitung biaya tidak langsung yang terkait dengan bisnis Anda.
Lacak biaya langsung dan tidak langsung secara terpisah sehingga Anda tahu persis apa yang masuk ke dalam biaya operasional Anda. Dan sementara mengetahui informasi ini akan membantu Anda lebih memahami berapa biaya untuk memberi kompensasi kepada karyawan Anda, itu juga akan membantu Anda menentukan harga barang dan jasa Anda.
Anda dapat melihat berapa biaya tenaga kerja langsung Anda dan kemudian menentukan harga yang memberi Anda keunggulan kompetitif atas pesaing Anda.
Menghitung biaya tidak langsung akan membantu Anda merencanakan masa depan, menghasilkan strategi untuk mengukur, dan memastikan bahwa Anda memiliki cukup uang yang disisihkan dalam anggaran untuk biaya operasional.
Sebagai catatan, rata-rata biaya tenaga kerja biasanya antara 20–35% dari penjualan kotor Anda tergantung pada industri Anda. Dengan mengingat hal itu, Anda akan dapat menentukan harga produk dan layanan Anda dengan cara yang masuk akal untuk tujuan bisnis Anda.
Panduan Langkah demi Langkah untuk Menghitung Biaya Tenaga Kerja
Sekarang setelah Anda lebih memahami segala sesuatu yang berhubungan dengan biaya tenaga kerja, saatnya mempelajari cara menghitung biaya tenaga kerja per jam untuk bisnis Anda. Ada beberapa rumus yang digunakan untuk mengetahuinya — yang Anda perlukan hanyalah beberapa angka yang sangat spesifik.
Di bawah ini Anda akan menemukan cara menghitung biaya tenaga kerja untuk karyawan tertentu, termasuk biaya per jam dan biaya lembur. Agar lebih mudah dipahami, sebut saja dia Patricia.
Dia adalah seorang desainer grafis di sebuah perusahaan teknologi kecil di New York City, dan dia mendapatkan tarif rata-rata per jam untuk posisinya, yang mencapai sekitar $35 per jam, jauh melampaui upah minimum.
Anda akan mulai dengan menghitung gaji kotor, tunjangan, dan pajaknya, serta menentukan berapa jam dia benar-benar bekerja. Kemudian Anda akan memperhitungkan biaya lain sehingga Anda dapat menghitung biaya tenaga kerja selama satu tahun untuk mengetahui biaya tenaga kerja sebenarnya untuk Patricia.
Langkah 1: Cari tahu upah kotor
Upah kotor dapat dihitung dengan mencari tahu berapa jam kerja Patricia dan upah kotor per jamnya. Rumusnya sangat mudah.
Karyawan penuh waktu diharapkan bekerja 40 jam per minggu selama 52 minggu per tahun, yaitu 2.080 jam kerja per tahun. Jika Patricia berpenghasilan $35 per jam, gaji tahunan kotornya adalah $72.800.
Seperti yang dapat Anda lihat dari contoh ini, tidak heran jika biaya tenaga kerja merupakan salah satu pengeluaran terbesar bagi pemilik bisnis yang bergantung pada industrinya. Meskipun Anda tentu saja ingin membayar orang-orang Anda secara adil, penting untuk bersikap realistis tentang seberapa banyak Anda sebenarnya mampu membayar mereka.
Dalam contoh ini, biaya satu karyawan saja lebih dari $70k. Jika penjualan kotor tahunan Anda tidak terlalu tinggi, Anda mungkin perlu memikirkan kembali model bisnis Anda jika ingin terus membayar karyawan Anda dengan baik.
Penting untuk dicatat di sini bahwa upah kotor tidak termasuk tunjangan, lembur, atau pajak gaji. Anda akan mempelajari cara memperhitungkan pengeluaran tersebut di Langkah 3.
Langkah 2: Tentukan jumlah jam kerja sebenarnya
Mungkin ada 2.080 jam kerja per tahun untuk karyawan penuh waktu, tetapi kenyataannya orang membutuhkan istirahat dan liburan dan terkadang mereka sakit. Patrica menyukai pekerjaannya, tetapi itu tidak berarti dia ingin bekerja 40 jam seminggu, sepanjang 52 minggu dalam setahun.
Untuk menentukan jam sebenarnya Patricia bekerja, anggaplah dia mendapat 21 hari cuti berbayar. Jika ada 8 jam dalam satu hari kerja, itu berarti dia libur 168 jam. Gunakan angka-angka ini dalam rumus baru untuk menghitung berapa jam kerja Patricia.
Menggunakan rumus di atas dengan jam kerja aktual Patricia berarti dia bekerja 1.912 jam. Meskipun dia tidak menghitung waktunya, dia memutuskan untuk menggunakan waktu liburannya.
Di perusahaannya, setiap karyawan mendapat libur standar 14 hari sebagai bagian dari kebijakan liburan mereka. Dia menggunakan tujuh hari PTO-nya sehingga dia bisa mengambil liburan tiga minggu penuh.
Sebagai pengingat, pemberi kerja tidak diwajibkan untuk menawarkan PTO sebagai bagian dari paket tunjangan karyawan mereka. Konon, ini menarik bagi calon karyawan, dan program PTO yang solid dapat mendorong anggota tim untuk bertahan dalam jangka panjang. Itu sesuatu yang perlu diingat!
Langkah 3: Perhitungkan semua biaya tambahan
Saatnya memperhitungkan semua pengeluaran lain yang disinggung di atas. Manfaat harus ditambahkan di atas gaji kotor untuk menghitung total biaya tenaga kerja untuk karyawan tertentu. Anda akan menambahkan biaya ini ke formula lain untuk mendapatkan angka akhir.
Lantas, keuntungan apa saja yang dinikmati Patricia sebagai desainer grafis di perusahaan teknologi?
- Asuransi kesehatan
- Asuransi jiwa
- Asuransi disabilitas
- Program pensiun yang didanai karyawan dengan pencocokan pemberi kerja
- Makan siang gratis di kantin perusahaan
- Sebuah laptop dan tablet
- Peluang kuartalan untuk melanjutkan pendidikan
Untuk memberi Anda gambaran yang lebih baik tentang seberapa besar tunjangan seperti ini dapat memengaruhi upah per jam, Departemen Tenaga Kerja Amerika Serikat merilis sebuah studi pada tahun 2021 yang menunjukkan bahwa rata-rata pekerja industri swasta memperoleh $38,07 per jam.
Upah per jam rata-rata mencapai $26,86, atau 70,5% dari total. Sisa $11,22 digunakan untuk keuntungan.
Biaya manfaat bukan satu-satunya biaya yang perlu diingat. Anda juga perlu menyertakan lembur dan bonus untuk menghasilkan biaya tenaga kerja yang sebenarnya.
Qualtrics merilis sebuah studi yang menemukan bahwa 57% karyawan ingin bekerja shift ekstra sebagai cara untuk memerangi inflasi. Itu berarti semakin penting untuk memasukkannya ke dalam rumus biaya tenaga kerja total Anda.
Katakanlah Patricia bekerja selama 50 jam seminggu selama setahun. Jam lembur seringkali lebih tinggi daripada upah standar per jam — beberapa perusahaan menawarkan waktu setengah, sementara yang lain menawarkan dua kali lipat.
Ingat: akhir pekan dan hari libur juga sering dikenakan upah karyawan yang lebih tinggi.
Patricia benar-benar menjatuhkannya dari taman pada beberapa proyek sepanjang tahun, jadi dia dianugerahi bonus untuk usahanya. Anda perlu menambahkan jam lemburnya serta bonusnya ke dalam perhitungan Anda untuk menentukan biaya penuh tenaga kerja.
Terakhir, jangan lupakan pajak gaji yang selalu penting itu! FICA datang langsung dari gaji mingguan Patricia, dan perusahaan teknologi diharuskan membayar FUCA. Dan, karena berlokasi di New York City, mereka juga harus membayar pajak pengangguran negara bagian ke New York.
Meskipun semua manfaat ini mungkin tampak berlebihan, karyawan Anda akan lebih menghargai Anda jika Anda menawarkannya. Faktanya, karyawan yang bahagia adalah karyawan yang lebih produktif, dan karyawan yang produktif sangat berharga.
Langkah 4: Hitung total biaya tenaga kerja per tahun
Anda tahu gaji kotor Patricia, jam kerja sebenarnya, dan semua biaya lain yang masuk ke gajinya. Sekarang saatnya menentukan total biaya tenaga kerjanya per tahun dengan rumus lain.
Rumus total biaya tenaga kerja cukup sederhana. Mari kita lihat berapa biaya Patricia untuk perusahaannya per tahun, berdasarkan gaji kotor dan pengeluaran lainnya.
Jika Anda ingat, dia mencatat total 2.080 jam sepanjang tahun dan dia menghasilkan $35 per jam, artinya dia memperoleh $72.800. Dia memang mengambil waktu liburan dan juga PTO, tetapi dia dibayar untuk jam-jam itu.
Sekarang mari kita uraikan pengeluaran tersebut dan tambahkan beberapa angka kehidupan nyata untuk membantu Anda memahaminya.
- Jaminan Sosial: 6,2% dari $72.800 = $4.513,60
- Medicare: 1,45% dari $72.800 = $1.055,60
- Pajak pengangguran negara bagian New York: 4,1% pada $7.000 pertama = $287
- Pajak FUTA: 0,6% dari $7.000 pertama = $42
- Asuransi kesehatan: $4,000
- Lembur: $1.000
- Manfaat lain: $1.500
Berdasarkan angka-angka ini, pengeluaran ekstra yang harus Anda tambahkan ke gaji pokok Patricia sebesar $72.800 menjadi $8.402,20. Biaya tenaga kerja sebenarnya untuk mempertahankan Patricia dalam tim di perusahaan teknologi adalah $81.202,20.
Rumus total biaya tenaga kerja sangat mudah digunakan selama Anda memiliki akses ke semua angka yang Anda butuhkan. Sekali lagi, konsultasikan dengan departemen keuangan atau bicaralah dengan pemegang buku atau akuntan Anda jika Anda memiliki pertanyaan atau mulai merasa bingung. Untuk itulah mereka ada di sana!
Bagaimana dengan Persentase Biaya Tenaga Kerja?
Saat kita membahas topik biaya tenaga kerja, Anda juga perlu mengetahui persentase biaya tenaga kerja bisnis Anda.
Mengetahui hal itu akan memungkinkan Anda menggali lebih dalam tentang biaya tenaga kerja untuk bisnis Anda. Ini akan membantu Anda menentukan apakah biaya tenaga kerja terlalu tinggi — yang dapat berdampak negatif pada keuntungan Anda.
Persentase biaya tenaga kerja membandingkan biaya tenaga kerja Anda dengan penjualan kotor Anda dan mengetahui angka-angka ini penting untuk anggaran, pertumbuhan, dan perencanaan Anda.
Untuk menghitung milik Anda, pertama, Anda perlu mengetahui pendapatan kotor tahunan Anda. Anda harus dapat menemukan informasi ini di lembar pendapatan perusahaan Anda yang dapat Anda ambil dari seseorang di departemen keuangan.
Kemudian, tentukan total biaya tenaga kerja bisnis Anda (seperti yang ditunjukkan dalam petunjuk langkah demi langkah di atas) dan gunakan rumus yang bermanfaat ini untuk menghitung persentase biaya tenaga kerja Anda:
(Total Biaya Tenaga Kerja / Penjualan Kotor) x 100 = Persentase Biaya Tenaga Kerja
Persentase ini biasanya berkisar tergantung pada industri mana Anda berada. Jika Anda menjual produk, produk Anda kemungkinan akan berada dalam kisaran 25–30% yang disebutkan di atas. Biaya tenaga kerja restoran biasanya sedikit lebih tinggi karena merupakan bisnis berbasis layanan.
Jenis pekerjaan yang Anda lakukan serta apa yang Anda tawarkan untuk upah per jam akan secara langsung memengaruhi persentase biaya tenaga kerja Anda. Rumus di atas dapat digunakan untuk mengetahui persentase biaya tenaga kerja tahunan Anda.
Anda mungkin juga ingin melihat periode waktu lain seperti minggu, bulan, atau kuartal, bukan tahun, terutama jika Anda baru saja mengalami laba kotor yang lebih tinggi atau gaji karyawan Anda meningkat.
Anda dapat menggunakan rumus yang sama, tetapi Anda harus melihat laporan penjualan sementara perusahaan Anda untuk mendapatkan angka yang tepat untuk dimasukkan ke dalamnya.
Meskipun Anda mungkin tergoda untuk memotong biaya sedapat mungkin, jika Anda tidak puas dengan persentase biaya tenaga kerja Anda, penting untuk berhati-hati. Jika Anda mengurangi upah atau gaji per jam, Anda berisiko kehilangan karyawan penting atau kualitas pekerjaan yang buruk.
Ini adalah tindakan penyeimbang yang harus Anda kuasai jika ingin bisnis Anda sukses dan membuat anggota tim Anda senang.
Hitung Biaya Tenaga Kerja Hari Ini
Sekarang Anda tahu cara menghitung biaya tenaga kerja untuk bisnis Anda. Seperti yang Anda temukan, biaya tenaga kerja melampaui upah per jam dan memperhitungkan banyak faktor lain, seperti tunjangan, pajak, dan pengeluaran penting lainnya.
Saat Anda menggunakan data untuk menghitung berapa banyak biaya yang Anda keluarkan untuk membayar karyawan, Anda akan berada pada posisi yang lebih baik untuk memberikan kompensasi yang adil dan kompetitif tanpa berdampak negatif pada keuntungan Anda.
Profesional SDM mungkin ditugaskan untuk menghitung biaya tenaga kerja sebagai bagian dari MO mereka — gunakan rumus di atas untuk melakukannya dan Anda tidak akan salah!
Mengetahui biaya tenaga kerja adalah kunci manajemen karyawan yang tepat. Tetap di atas biaya tenaga kerja bisnis Anda dengan pelacakan waktu paling canggih dan alat pembuatan lembar waktu di pasar.
Mulailah dengan Connecteam gratis sekarang dan pertahankan biaya tenaga kerja Anda.