Cara Menghitung Jam Penggajian & Berbagai Alat untuk Digunakan

Menghitung penggajian untuk karyawan per jam Anda dimulai dengan melacak berapa jam mereka bekerja. Anda dapat melacak jam secara manual, tetapi lembar waktu tulisan tangan dan jam waktu manual rentan terhadap kesalahan manusia yang dapat merugikan.

Untungnya, sekarang ada banyak platform jam waktu digital yang dapat membantu Anda melacak waktu dan menghitung jam untuk penggajian secara akurat. Dalam panduan ini, kami menjelaskan cara menghitung jam penggajian dan menyoroti 3 aplikasi pelacakan waktu terbaik yang dapat digunakan bisnis Anda saat ini.

Metode Berbeda untuk Jam Pelacakan Bekerja

Untuk menghitung berapa jam seorang karyawan bekerja, pertama-tama Anda harus melacak jam kerja mereka sepanjang minggu. Ada beberapa pendekatan berbeda yang dapat Anda ambil.

Kartu waktu tulisan tangan

Timecard tulisan tangan adalah cara paling sederhana untuk melacak waktu, tetapi juga yang paling rawan kesalahan. Dengan kartu waktu tulisan tangan, terserah karyawan atau manajer untuk menuliskan jam kerja mereka setiap hari di selembar kertas.

Cara ini bermasalah karena mudahnya karyawan lupa mencatat jam kerjanya . Jika mereka lupa, sulit untuk kembali dan mengisi waktu masuk dan keluar dari memori.

Bahkan jika karyawan Anda mencatat jam kerja mereka dengan akurasi 100%, kartu waktu tulisan tangan masih menimbulkan masalah. Anda harus menghitung jam setiap karyawan secara manual, yang dapat menyebabkan kesalahan saat menghitung jam untuk penggajian.

Anda juga harus menyimpan kartu waktu fisik ini selama minimal 3 tahun untuk mematuhi peraturan pajak federal. Itu memakan ruang di kantor Anda yang bisa dimanfaatkan dengan lebih baik.

Jam waktu manual

Jam waktu manual menggunakan kartu berlubang, kartu gesek, atau pembacaan biometrik (seperti pemindaian sidik jari) untuk mencatat jam kerja karyawan. Jam waktu ini biasanya terletak di area pusat di mana karyawan harus melewatinya, membuat karyawan lebih sulit untuk lupa melacak jam mereka.

Keuntungan

Salah satu keuntungan jam waktu manual adalah bahwa karyawan harus hadir secara fisik pada jam waktu untuk masuk atau keluar. Hal ini dapat membantu mengurangi pencurian waktu, yang terjadi saat karyawan mencatatkan waktu tambahan sebelum mereka tiba di tempat kerja atau setelah mereka pergi.

Kekurangan

Kelemahan utama jam waktu manual adalah bahwa mereka tidak bekerja dengan baik untuk karyawan yang menghabiskan sebagian besar waktunya di lapangan . Jika seorang karyawan tidak datang ke kantor atau tempat kerja pusat, mereka mungkin tidak memiliki cara untuk masuk atau keluar.

Kerugian lain dari jam waktu manual adalah bahwa mereka biasanya menghasilkan kartu waktu kertas. Seperti kartu waktu tulisan tangan, ini mengharuskan Anda menambahkan jam kerja karyawan secara manual dan harus disimpan di kantor Anda.

Spreadsheet

Spreadsheet menawarkan alternatif digital dasar untuk kartu waktu fisik. Anda dapat membuat spreadsheet menggunakan platform seperti Microsoft Excel atau Google Sheets.

Keuntungan

Menjadi digital memiliki banyak keuntungan. Pertama, mudah untuk mengakses kartu waktu digital dari komputer atau perangkat seluler Anda. Tidak ada risiko kartu waktu digital hilang dalam tumpukan dokumen.

Anda dan pekerja Anda juga dapat berbagi akses ke kartu waktu digital, memungkinkan tim Anda untuk saling meninggalkan catatan atau komentar.

Selain itu, spreadsheet juga memungkinkan karyawan untuk melacak informasi selain dari waktu masuk dan keluar. Misalnya, mereka dapat memberikan catatan tentang tugas apa yang sedang mereka kerjakan. Ini bisa sangat berguna untuk memahami seberapa produktif karyawan Anda dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tertentu.

Manfaat lain dari pelacakan waktu digital adalah Anda dapat menambahkan jam secara otomatis . Sebagian besar perangkat lunak spreadsheet menawarkan fungsi penjumlahan yang membantu menghilangkan kesalahan saat menghitung jam penggajian.
Terakhir, lembar waktu digital mudah disimpan . Mereka dapat hidup di hard drive atau di penyimpanan cloud perusahaan Anda alih-alih menghabiskan ruang berharga di kantor Anda. Hal ini juga bermanfaat untuk kepatuhan terhadap persyaratan pencatatan karena lebih kecil kemungkinan lembar waktu digital hilang dibandingkan dengan lembar waktu fisik.

Kekurangan

Meskipun spreadsheet menawarkan keuntungan besar dibandingkan jam waktu manual dan catatan tulisan tangan, mereka masih memiliki kelemahan.  

Pertama, mudahnya salah memasukkan informasi waktu dalam spreadsheet, yang dapat menyebabkan kesalahan dalam penggajian.

Karyawan juga perlu mengingat untuk memasukkan jam kerjanya secara manual, seperti halnya dengan kartu waktu tulisan tangan.

Juga tidak ada cara bawaan untuk memverifikasi jam yang dimasukkan karyawan ke dalam spreadsheet pelacakan waktu. Hal ini dapat meningkatkan insiden pencurian waktu di bisnis Anda, sehingga menghabiskan uang Anda.

Perangkat lunak jam waktu digital

Perangkat lunak jam waktu digital adalah solusi terbaik untuk melacak waktu karyawan dan menghitung jam untuk penggajian.

Keuntungan

Perangkat lunak ini menawarkan semua keuntungan dari pelacakan waktu digital, plus mengatasi beberapa kekurangan utama dari spreadsheet.

Aplikasi pelacakan waktu dapat secara otomatis memulai dan menghentikan pelacakan waktu berdasarkan apa yang dilakukan karyawan. Misalnya, aplikasi pelacakan waktu dapat mulai melacak waktu saat karyawan membuka emailnya. Beberapa opsi, seperti Connecteam, juga akan mengirimkan pengingat kepada karyawan untuk memulai jam waktu mereka saat tiba di lokasi kerja.

Keuntungan lain dari perangkat lunak jam waktu digital adalah biasanya menyertakan fitur untuk mencegah pencurian waktu. Karyawan dapat diminta untuk mengambil foto selfie, misalnya, yang mencegah orang lain untuk masuk atas nama mereka.

Anda juga dapat menerapkan perangkat lunak jam waktu di kios pusat , di mana karyawan harus hadir secara fisik untuk masuk atau keluar jam. Ini mereplikasi salah satu keuntungan utama jam waktu manual.

Selain itu, banyak aplikasi jam waktu menghitung jam penggajian secara otomatis , sehingga Anda tidak perlu menambahkan jam kerja karyawan sama sekali.

Mereka juga dapat berintegrasi langsung dengan perangkat lunak penggajian Anda. Jadi, Anda dapat menjalankan penggajian dalam beberapa klik alih-alih menghabiskan sepanjang hari menghitung jam dan memeriksa ulang matematika Anda.

Cara Menghitung Jam Gaji

Setelah Anda memiliki kartu waktu karyawan, Anda dapat menghitung total jam kerja mereka untuk penggajian. Bagaimana Anda melakukannya tergantung pada apakah Anda melacak waktu secara manual atau menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu.

Metode 1: Hitung jam kerja secara manual

Jika Anda melacak waktu dengan kartu waktu fisik atau spreadsheet, Anda perlu menghitung jam kerja secara manual.

Mulailah dengan mengonversi semua jam dari format am/pm ke format 24 jam . Misalnya, jam 3 sore menjadi 15:00. Ini membuatnya lebih mudah untuk mengurangi waktu mulai karyawan dari waktu berakhirnya.

Selanjutnya, ubah menit menjadi format desimal . Anda dapat melakukan ini dengan membagi menit setiap entri waktu dengan 60. Misalnya, 14:15 akan menjadi 14,25 (15/60 sama dengan 0,25).

Sekarang Anda dapat mengurangkan waktu mulai karyawan dari waktu berakhirnya . Jika seorang karyawan mulai bekerja pada pukul 09.05 dan berakhir pada pukul 17.15, maka menjadi 17.25 – 9.08 = 8.17 jam kerja.

Terakhir, ingatlah untuk mengurangi waktu istirahat yang dilakukan karyawan pada siang hari. Jika mereka mengambil istirahat makan siang selama 45 menit, misalnya, Anda akan menghitung 8,17 – 0,75 = 7,42 jam kerja.

Metode 2: Hitung waktu bekerja dengan kalkulator penggajian

Alih-alih menghitung jam dengan tangan, Anda dapat menggunakan kalkulator penggajian gratis .

Kalkulator kartu waktu ini memungkinkan Anda memasukkan waktu mulai dan berakhir karyawan setiap hari dan secara otomatis menghitung jam harian mereka. Anda dapat menghitung jam selama 1 atau 2 minggu sekaligus.

Jika Anda memasukkan tingkat gaji karyawan dan batas waktu lembur, kalkulator juga akan menentukan gaji mereka untuk periode pembayaran. Anda dapat mencetak lembar waktu atau mengunduhnya dan mentransfernya ke perangkat lunak penggajian Anda.

Metode 3: Hitung jam kerja secara otomatis

Jika Anda melacak waktu menggunakan aplikasi pencatat waktu, perangkat lunak Anda akan menghitung jam kerja secara otomatis . Ini menangani semua perhitungan di atas di belakang layar dan menampilkan jam kerja setiap hari.

Bermanfaat, banyak aplikasi jam waktu juga menyoroti ketidakkonsistenan dalam kartu waktu karyawan. Misalnya, jika seorang karyawan tidak memasukkan jam apa pun selama satu hari, perangkat lunak mungkin menandainya untuk Anda tinjau. Ini memberi Anda kesempatan untuk bertanya kepada karyawan apakah mereka lupa mengaktifkan jam waktunya atau menemukan masalah lain sebelum Anda menjalankan penggajian.

Menggunakan jam kerja untuk menghitung upah kotor

Setelah Anda mengetahui jumlah total jam kerja seorang karyawan dalam seminggu, Anda dapat menghitung upah kotor mereka.

Jika seorang karyawan bekerja 40 jam atau kurang , cukup kalikan jam mingguan mereka dengan tingkat upah dasar mereka untuk menentukan upah kotor mereka.

Jika seorang karyawan bekerja lebih dari 40 jam per minggu , Anda harus membayar mereka lembur. Inilah cara melakukannya:

1. Kalikan tingkat upah dasar karyawan dengan 40, lalu tulis angka ini.
2. Kalikan jumlah jam lembur seorang karyawan bekerja dengan tingkat upah dasar mereka, kemudian dengan 1,5 untuk menghitung upah lembur mereka.
3. Jumlahkan angka pertama dan gaji lembur untuk menentukan gaji kotor karyawan.

Sebagai contoh, katakanlah seorang karyawan bekerja 46 jam dengan tingkat upah dasar $10 per jam. Anda akan menghitung: (40 x $10) + (6 x $10 x 1,5) = $490.

Perangkat Lunak Terbaik untuk Melacak Jam Kerja Karyawan

Perangkat lunak jam waktu digital adalah solusi terbaik untuk melacak jam kerja karyawan dan menghitung jam untuk penggajian.

Mari kita lihat lebih dekat 3 platform jam waktu teratas yang dapat digunakan bisnis Anda hari ini.

Connecteam adalah solusi manajemen kerja all-in-one dengan jam waktu digital bawaan dan banyak fitur untuk membantu Anda melacak jam kerja, menjalankan penggajian, dan merampingkan bisnis Anda.

Jam waktunya otomatis dan akurat hingga hitungan detik . Tetapi jika karyawan lupa masuk atau keluar, mereka juga dapat menambahkan entri waktu secara manual.

Platform kami tersedia di web dan untuk perangkat seluler, sehingga karyawan dapat dengan mudah melacak jam kerja mereka di kantor atau dalam perjalanan.

Connecteam juga menawarkan kios waktu terpusat . Anda dapat mengatur Connecteam di tablet atau smartphone bersama dan mengharuskan karyawan untuk masuk dan keluar pada perangkat pusat ini.

Untuk mengurangi pencurian waktu, Anda juga dapat meminta karyawan untuk berfoto selfie saat mereka masuk.

Selain itu, Anda dapat mengatur pembatasan wilayah di sekitar kantor atau tempat kerja Anda. (Tidak ada batasan jumlah pembatasan wilayah yang dapat Anda buat.) Connecteam menggunakan pelacakan lokasi GPS untuk memastikan karyawan hanya dapat masuk dari dalam area pembatasan wilayah. Karyawan akan menerima pengingat untuk masuk ketika mereka tiba di lokasi kerja.

Fitur pelacakan lokasi GPS juga berguna untuk memverifikasi lokasi karyawan setiap saat.

Selain itu, jika karyawan akan lembur, Anda akan menerima peringatan. Ini dapat membantu Anda mengurangi lembur yang tidak perlu dan menghemat uang untuk gaji.

Omong-omong, Connecteam memudahkan menghitung jam untuk penggajian. Perangkat lunak kami secara otomatis menghitung waktu istirahat, ketidakhadiran, lembur, dan cuti berbayar serta menghasilkan lembar waktu digital otomatis dalam hitungan detik. Itu juga menandai entri waktu yang salah dan memungkinkan manajer untuk menyetujui atau menolak lembar waktu dari perangkat apa pun.

Setelah Anda siap menjalankan penggajian, Anda dapat mengekspor lembar waktu Anda dalam beberapa klik. Connecteam menawarkan integrasi langsung dengan QuickBooks Online dan Gusto untuk penggajian yang lebih cepat.

Semua data waktu yang dikumpulkan Connecteam tersedia untuk dilihat melalui laporan otomatis dan dasbor terpusat. Bahkan melacak saldo cuti karyawan, membuatnya lebih mudah untuk mengelola permintaan PTO karyawan Anda.

Connecteam benar-benar gratis untuk bisnis dengan hingga 10 karyawan . Untuk bisnis yang lebih besar, harga mulai dari $29 per bulan hingga 30 karyawan.

Cobalah Connecteam gratis selama 14 hari untuk melihat bagaimana ini dapat membantu Anda melacak jam kerja dan menjalankan penggajian dengan mudah.

Timely adalah perangkat lunak pelacakan waktu bertenaga AI yang secara otomatis mencatat berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan di berbagai aplikasi produktivitas. Itu mempelajari pekerjaan apa yang terkait dengan proyek apa, menjadi lebih akurat semakin banyak karyawan menggunakan platform.

Karyawan dapat menandai entri waktu yang dibuat oleh Timely sebagai jam yang dapat ditagih atau tidak dapat ditagih. Ini berguna untuk membuat faktur klien karena manajer dapat mengambil laporan dari semua jam yang dapat ditagih yang dihabiskan untuk sebuah proyek. Manajer juga dapat menggunakan data ini untuk memantau produktivitas dan melihat proyek mana yang mungkin mendapat manfaat dari lebih banyak tenaga kerja.

Tepat waktu dapat membuat lembar waktu secara otomatis, tetapi tidak memiliki sistem persetujuan bawaan. Karyawan perlu mengirimkan lembar waktu mereka secara manual ke manajer, dan setiap pertanyaan tentang entri waktu harus diselesaikan di luar Timely.

Tepat waktu mulai dari $9 per pengguna, per bulan.

Harvest adalah perangkat lunak pelacakan waktu yang dirancang untuk pekerja lepas dan tim kecil. Ini memungkinkan pengguna untuk melacak waktu di web, atau desktop atau perangkat seluler. Pengguna juga dapat membuat pengingat khusus untuk memastikan bahwa mereka tidak pernah lupa memulai dan menghentikan pelacak waktu.

Harvest memungkinkan pengguna mengatur entri waktu ke dalam proyek dan menandai jam sebagai dapat ditagih atau tidak dapat ditagih. Perangkat lunak ini dapat membuat faktur klien secara otomatis dan terintegrasi dengan PayPal dan Stripe untuk memungkinkan klien membayar secara online. Harvest juga terintegrasi dengan QuickBooks Online dan Xero.

Khususnya, Harvest tidak membuat timesheets untuk karyawan. Ini mendukung laporan yang dapat disesuaikan yang mencakup total jam kerja karyawan, tetapi manajer harus memasukkan jam ini secara manual ke dalam perangkat lunak penggajian mereka.

Harvest gratis untuk pengguna individu dengan hingga 2 proyek. Panen untuk tim mulai dari $10,80 per pengguna, per bulan.

Kesimpulan

Secara akurat melacak waktu yang dihabiskan karyawan untuk bekerja adalah kunci untuk menghitung jam penggajian. Meskipun Anda dapat melacak waktu dan menambahkan jam kerja karyawan secara manual, perangkat lunak jam waktu digital adalah pendekatan unggul yang menghemat waktu dan menghilangkan kesalahan yang merugikan.

Aplikasi jam waktu digital terbaik saat ini adalah Connecteam. Ini menawarkan jam waktu seluler, kios waktu pusat, peringatan untuk karyawan lapangan, dasbor pelaporan terpusat untuk manajer, dan banyak lagi. Ini adalah solusi do-it-all untuk semua kebutuhan manajemen pekerjaan Anda.

Mulailah dengan Connecteam gratis hari ini!

FAQ

Bagaimana Anda menghitung jam kerja di Excel?

Jika Anda memiliki jam masuk dan jam keluar karyawan di Excel, Anda cukup mengurangi waktu jam masuk dari waktu jam keluar. Agar perhitungan akurat, entri waktu harus diformat sebagai data waktu di Excel, bukan sebagai teks atau angka.

Apa cara terbaik untuk menghitung jam penggajian?

Cara terbaik untuk menghitung jam penggajian adalah dengan menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu digital , juga dikenal sebagai aplikasi jam waktu. Alat ini membantu Anda melacak jam kerja karyawan secara akurat dan dapat membuat lembar waktu untuk penggajian secara otomatis.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini