Bagaimana Memperkirakan Waktu Selesai untuk Manajemen Proyek

Merencanakan dan memperkirakan sangat penting untuk menyelesaikan sebuah proyek—Anda perlu mengetahui berapa lama proyek akan berlangsung sehingga Anda dapat membuat tenggat waktu yang realistis, mengelola sumber daya, menetapkan anggaran yang sesuai, dan menetapkan harapan bagi karyawan dan pemangku kepentingan.

Tanpa perencanaan yang tepat, proyek yang seharusnya memakan waktu beberapa minggu dapat berakhir berlarut-larut selama berbulan-bulan. Kurangnya produktivitas ini dapat membuat Anda melebihi anggaran, menghabiskan uang bisnis Anda karena biaya tenaga kerja berlebih, dan membuat pelanggan Anda tidak bahagia.

Teknik populer yang digunakan manajer proyek untuk merencanakan dan memperkirakan secara efektif adalah estimasi waktu untuk menyelesaikan (ETC) proyeksi. Dalam panduan ini, kita membahas apa itu ETC, pentingnya perkiraan waktu yang tepat, cara memperkirakan waktu dengan benar, dan banyak lagi.

Berapa Perkiraan Waktu untuk Menyelesaikannya?

ETC melibatkan perkiraan jumlah total waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek . Ini lebih akurat daripada sekadar menebak dan memberi Anda lebih percaya diri saat menugaskan personel, menetapkan anggaran, dan mengalokasikan sumber daya. Ini juga membantu Anda merencanakan tugas yang perlu Anda selesaikan dan memastikan semua orang tahu berapa lama mereka harus bekerja.

ETC harus dihitung sedini mungkin dalam siklus hidup proyek untuk mendapatkan estimasi akurat jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.

Pentingnya Estimasi Waktu yang Tepat

Pertama, mendapatkan perkiraan waktu yang tepat dapat membantu tim Anda menghindari penundaan dan menyelesaikan proyek tepat waktu .

Anda harus dapat memenuhi tenggat waktu secara konsisten untuk membangun kepercayaan dengan pelanggan atau klien Anda sehingga mereka akan meminta layanan Anda lagi dan lagi. ETC dapat membantu tim Anda mengatur waktu mereka secara efisien sehingga semua tugas memenuhi atau melampaui harapan klien .

Estimasi waktu yang akurat juga dapat membantu Anda memastikan bahwa Anda memiliki dana yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap proyek dan memiliki karyawan yang tepat saat Anda membutuhkannya.

Selain itu, ETC dapat membantu manajer proyek membuat jadwal terperinci. Jadwal ini akan menyoroti apa yang menjadi tanggung jawab seseorang atau tim, serta tenggat waktu proyek berdasarkan proyeksi Anda.

Mengetahui berapa lama sesuatu harus diselesaikan dan karyawan mana yang bertanggung jawab atas tugasnya membantu Anda mengelola tim dengan lebih efektif.

Ada juga konsekuensi negatif dari membuat estimasi waktu yang buruk . Anda berisiko menggagalkan jadwal proyek Anda, mendorong tenggat waktu, dan mempekerjakan karyawan Anda secara berlebihan. Plus, menyelesaikan proyek lebih lambat dari yang diharapkan dapat mengecewakan klien dan merusak reputasi Anda.

Tidak memperkirakan ETC yang tepat juga dapat menyebabkan ‌anggaran yang tidak mencukupi jika proyek memakan waktu terlalu lama, merugikan Anda dan bahkan uang klien Anda. Dalam beberapa kasus, proyek dapat langsung gagal karena perkiraan waktu yang buruk.

Tips Memperkirakan Waktu dengan Benar

Estimasi waktu yang tidak tepat bisa mahal dan berbahaya, jadi inilah beberapa tip untuk memastikan Anda memperkirakan waktu dengan benar.

Waspadai semua yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek

Tanpa daftar lengkap tugas, rapat, dan persyaratan lain untuk menyelesaikan proyek, Anda akan kesulitan memperkirakan waktu penyelesaiannya.

Apa pun yang penting untuk keberhasilan suatu proyek harus dicatat dan dipertanggungjawabkan. Hal-hal yang hilang dapat dengan mudah menambahkan hari atau minggu ke perkiraan Anda, yang dapat membuang garis waktu Anda. Pastikan untuk membuat daftar item tindakan dan persyaratan proyek dalam urutan yang sesuai—baik secara kronologis, berdasarkan prioritas, atau keduanya.

Anda mungkin mempertimbangkan untuk menggunakan teknik seperti struktur perincian pekerjaan untuk memecah proyek yang lebih besar dan mendapatkan pemahaman yang jelas tentang semua yang perlu dilakukan.

Selain itu, jangan lupa untuk mempertimbangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pengujian pra-proyek, berkomunikasi dengan karyawan dan klien, dan mengedit proyek saat memperkirakan waktu penyelesaiannya.

Tinjau data dari proyek sebelumnya

Menggunakan data historis dari proyek sebelumnya dapat membantu menyempurnakan perkiraan Anda saat ini. Telusuri garis waktu dan tugas proyek Anda sebelumnya untuk mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan, lalu gunakan informasi ini untuk memandu proyeksi ETC Anda.

Pastikan Anda meninjau proyek serupa untuk memastikan informasi yang Anda analisis relevan dan bermanfaat.

Dalam beberapa kasus, Anda mungkin dapat meninjau data historis dari perusahaan lain yang telah menyelesaikan proyek serupa. Namun, mengaksesnya mungkin menantang dan mahal dalam beberapa kasus.

Pastikan Anda melacak waktu kerja karyawan sehingga Anda dapat melihat dengan tepat berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk tugas dan proyek tertentu. Ini akan membantu melacak proyek Anda saat ini dan juga membuat estimasi masa depan jauh lebih mudah.

Libatkan tim Anda dalam perkiraan

Berusahalah untuk melibatkan anggota tim dalam perkiraan yang Anda buat. Berkonsultasi dengan orang lain dapat membantu memastikan bahwa perkiraan Anda masuk akal dan secara akurat mencerminkan waktu yang dibutuhkan tim Anda untuk menyelesaikan proyek.

Selain itu, melibatkan tim Anda dapat membantu meningkatkan kepuasan karyawan . Meminta masukan mereka membuat karyawan merasa dihargai dan mampu, membuat mereka lebih terlibat. Plus, mereka akan lebih termotivasi untuk bekerja keras dan tetap berpegang pada garis waktu proyek jika mereka membantu membuatnya.

Selain itu, jangan ragu untuk menghubungi pakar atau spesialis yang telah mengerjakan proyek serupa. Satu set mata yang segar bisa membuat keajaiban. Orang-orang dengan pengalaman dan pengetahuan khusus dapat memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang berapa lama proyek harus berlangsung dan dapat memberi Anda wawasan tambahan tentang manajemen proyek yang efektif.

Waspadai risiko

Dalam upaya Anda untuk membuat estimasi waktu yang akurat, Anda perlu menyadari risikonya. Risiko dapat menyebabkan masalah seperti penundaan dan masalah anggaran yang dapat membuat proyek terhenti.

Risikonya bisa bersifat internal, seperti tidak memiliki dana yang Anda butuhkan untuk sebuah proyek atau pekerja tiba-tiba berhenti. Risiko eksternal, seperti cuaca buruk yang membuat Anda keluar dari lokasi kerja, juga dapat membatalkan proyek.

Dengan mempertimbangkan potensi risiko dan memiliki rencana darurat, Anda dapat meminimalkan penundaan dan menghindari membiarkan satu masalah menyebabkan kegagalan proyek.

Bekerja dalam beberapa fleksibilitas

Saat membuat rencana proyek dan menentukan waktu, penting untuk menjadwalkan waktu tambahan jika Anda membutuhkannya. Misalnya, perhitungkan waktu ekstra untuk mengatasi tantangan seperti kekurangan tenaga kerja, kegagalan peralatan, pemadaman listrik, cuaca buruk, dan bahkan sumber daya tertentu tidak tersedia.

Rencana dengan waktu penyelesaian yang ketat yang tidak memungkinkan fleksibilitas dapat berantakan ketika hanya satu masalah yang muncul. Lebih baik aman daripada menyesal, dan menambahkan waktu darurat bisa menjadi penyelamat.

Juga, awasi waktu yang Anda habiskan untuk hal-hal lain saat mengerjakan proyek. Tidak ada tim yang 100% efisien sepanjang waktu, dan Anda perlu merencanakannya. Bahkan ketika Anda dan tim Anda sedang mengerjakan proyek yang paling penting, Anda pasti akan mengobrol satu sama lain, bertanya dan menjawab pertanyaan, mengambil sesuatu untuk dimakan atau diminum, atau mengalihkan perhatian.

Menghindari pemborosan waktu sama sekali tidak realistis, jadi lebih baik memasukkannya ke dalam perkiraan total Anda.

Selalu tinjau timeline Anda setelah penyelesaian proyek

Ketika sebuah proyek selesai, tinjau garis waktunya secara mendetail. Ini dapat memberi Anda pandangan yang jelas tentang durasi proyek sebenarnya dibandingkan dengan perkiraan Anda. Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi perbedaan apa pun antara perkiraan dan hasil dan membuat keputusan tentang cara mengatasinya dalam proyek berikutnya.

Selain itu, Anda harus berusaha melacak kemajuan di setiap proyek. Anda dapat menyesuaikan garis waktu dengan cepat jika ada masalah yang muncul.

Pelacakan juga memastikan bahwa Anda selalu mengetahui perkembangan proyek. Memiliki akses ke alat manajemen tugas yang tepat (peninjauan aplikasi manajemen tugas terbaik) —seperti daftar periksa, penetapan tugas saat berjalan, dan pemberitahuan tugas yang dikirim langsung ke perangkat karyawan—dapat mempermudah hal ini.

Dengan melacak kemajuan, Anda dapat membandingkan bagaimana hal-hal yang sebenarnya terjadi dengan bagaimana Anda memperkirakannya untuk membuat estimasi di masa mendatang lebih akurat. Semakin banyak pekerjaan yang Anda lakukan untuk menganalisis dan memahami proyek Anda, perkiraan Anda akan semakin akurat.

Metode Terbaik untuk Memperkirakan Waktu

Setelah Anda memiliki informasi yang diperlukan dan menyadari semua yang diperlukan oleh sebuah proyek, Anda dapat mulai membuat estimasi. Terjebak pada cara memperkirakan waktu untuk suatu proyek? Berikut adalah beberapa metode terbaik dan terpopuler yang dapat Anda ikuti.

Estimasi dari bawah ke atas

Metode estimasi bottom-up melibatkan analisis tugas secara individual dan membahas berapa banyak waktu yang mungkin dibutuhkan untuk masing-masing tugas. Kemudian, Anda cukup menjumlahkan waktu dari masing-masing tugas, dan tersisa perkiraan total untuk keseluruhan proyek.

Ini bisa menjadi cara yang sangat akurat untuk memperkirakan jam kerja proyek, karena ini memaksa Anda untuk melihat setiap tugas tertentu terlebih dahulu dan kemudian proyek secara keseluruhan.

Metode ini seringkali membutuhkan lebih banyak waktu dan usaha, tetapi pada akhirnya membantu menghilangkan stres dari perkiraan waktu dengan memecah proyek besar menjadi tugas individu yang lebih mudah dikelola.

Estimasi dari atas ke bawah

Estimasi top-down adalah kebalikan dari estimasi bottom-up. Ini melibatkan mencari tahu berapa banyak waktu yang Anda miliki untuk mengerjakan sebuah proyek, dan kemudian membagi waktu itu di antara tugas-tugasnya.

Anda mungkin mempertimbangkan untuk menggunakan data historis untuk mengetahui berapa lama seluruh proyek harus berlangsung dan membuat perkiraan dari sana. Atau Anda mungkin hanya memperkirakan waktu penyelesaian berdasarkan spesifikasi klien.

Secara keseluruhan, perkiraan dari atas ke bawah bisa menjadi pendekatan yang lebih cepat dan sederhana, karena Anda lebih fokus pada proyek secara keseluruhan dan bukan pada setiap tugas secara mendetail.

Estimasi tiga titik

Seperti namanya, metode perkiraan tiga titik melibatkan pembuatan tiga perkiraan pada waktu proyek: skenario kasus terbaik, skenario kasus terburuk, dan skenario yang paling mungkin terjadi.

Estimasi skenario kasus terbaik adalah jika semuanya berjalan sesuai rencana tanpa masalah, dan estimasi kasus terburuk adalah jika segala sesuatu yang bisa salah memang salah. Perkiraan yang paling mungkin adalah perkiraan yang hanya memperhitungkan beberapa cegukan di sepanjang jalan.

Estimasi tiga poin seringkali merupakan cara teraman untuk memperkirakan waktu, karena ini membantu memastikan Anda siap terlepas dari bagaimana proyek berjalan. Meski begitu, memang butuh banyak usaha. Banyak manajer proyek pada akhirnya akan menggunakan rata-rata dari ketiga skenario untuk sampai pada perkiraan yang sebenarnya.

Estimasi parametrik

Metode ini melibatkan perhitungan waktu yang diperlukan untuk satu tugas dan kemudian mengalikan waktu tersebut dengan jumlah tugas serupa yang terlibat dalam proyek. Banyak tugas dalam proyek serupa, dan metode ini memungkinkan Anda membuat perkiraan yang akurat tanpa harus menganalisis masing-masing.

Karena estimasi parametrik mengharuskan Anda untuk mengelompokkan tugas serupa untuk memperkirakan waktu proyek, beberapa variasi dapat terjadi, terutama jika tugas tersebut tidak sama seperti yang Anda pikirkan sebelumnya. Namun, metode ini dapat membantu selama Anda mengetahui tugas dan apa yang mereka butuhkan.

Estimasi komparatif

Estimasi komparatif (juga dikenal sebagai estimasi analog) adalah saat Anda memeriksa berapa lama waktu yang dibutuhkan proyek sebelumnya dan kemudian menerapkan wawasan ini ke proyek Anda saat ini. Misalnya, masuk akal untuk berasumsi bahwa proyek saat ini akan memakan waktu empat bulan untuk diselesaikan jika Anda dan tim Anda menghabiskan empat bulan untuk proyek serupa di masa lalu.

Anda dapat memperkirakan waktu dengan cepat dan mudah menggunakan metode ini, tetapi akurasi dapat berkurang jika proyek saat ini dan proyek sebelumnya yang Anda rujuk memiliki persyaratan yang berbeda.

Kesimpulan

Tanpa mengetahui cara memperkirakan waktu untuk suatu proyek, Anda dapat berakhir dengan proyek yang gagal, anggaran yang tidak akurat, dan masalah dengan jadwal Anda. Karyawan dapat terjebak bekerja berjam-jam, dan tenggat waktu dapat terlewatkan. Perkiraan waktu yang buruk akhirnya membuang banyak waktu dan uang dan membuat pelanggan kurang senang.

Apa pun jenis proyek yang dijalankan bisnis Anda, menggunakan proyeksi perkiraan waktu untuk menyelesaikan (ETC) dapat membantu Anda memenuhi tenggat waktu, membuat jadwal yang lebih baik, mengatur waktu dengan benar, dan tetap sesuai anggaran. Karyawan Anda akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang apa yang perlu mereka lakukan—dan kapan—dan Anda akan mempertahankan reputasi yang kuat dengan secara konsisten menyelesaikan proyek tepat waktu.