Cara Menulis Daftar Karyawan + Formulir Daftar Karyawan Gratis

Sebagai seorang manajer, Anda bertanggung jawab untuk memastikan anggota tim Anda memenuhi ekspektasi yang ditetapkan untuk mereka. Namun terkadang, Anda perlu mengambil tindakan disipliner saat karyawan tidak berperilaku baik di tempat kerja.

Salah satu cara untuk melakukan ini adalah menulis karyawan.

Tulisan karyawan memberikan catatan formal tentang perilaku pekerja yang tidak dapat diterima. Sangat penting untuk menggunakan dokumentasi yang konsisten saat Anda menulis seorang karyawan. Ini membantu mempertahankan struktur yang adil di seluruh bisnis Anda dan membuat catatan tertulis tentang perilaku karyawan dari waktu ke waktu.

Jika dilakukan dengan benar, menuliskan seorang karyawan dapat membantu meningkatkan perilaku mereka dan memastikan bahwa mereka memenuhi ekspektasi dan standar.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan cara menulis surat kepada karyawan dan apa yang harus Anda katakan selama rapat penulisan. Kami juga menyediakan template gratis untuk formulir penulisan karyawan .

Apa itu Penulisan Karyawan?

Catatan karyawan adalah catatan tertulis formal tentang perilaku, perilaku, atau kinerja pekerja yang tidak dapat diterima . Ini memberi tahu karyawan bahwa perilaku mereka tidak memenuhi harapan dan memberi mereka umpan balik tentang apa yang perlu mereka ubah atau tingkatkan. Ini juga merinci konsekuensi dari tidak membaik.

Tulisan karyawan digunakan untuk masalah kecil yang tidak memerlukan pertemuan disipliner tetapi tetap tidak dapat diterima. Misalnya, sering terlambat, perilaku yang mengganggu seperti tidak sopan, atau pelanggaran kecil dalam aturan berpakaian.

Tulisan karyawan biasanya berfungsi sebagai tahap pertama dari proses disipliner Anda. Namun, Anda juga dapat menggunakannya sebagai metode disiplin karyawan yang berdiri sendiri.

Perbedaan antara penulisan dan pertemuan disipliner

Menulis-up dan pertemuan disipliner adalah dua metode disiplin karyawan. Manajer dan penyelia menggunakannya untuk mengatasi perilaku karyawan yang gagal memenuhi harapan. Meskipun kedua metode tersebut serupa, keduanya melayani tujuan yang berbeda.

Tulisan bertindak seperti bagian dari "jejak kertas" untuk mendokumentasikan perilaku karyawan yang tidak dapat diterima. Ini seringkali merupakan langkah pertama dalam proses pendisiplinan formal.

Pertemuan disipliner adalah pertemuan formal yang terjadi antara karyawan dan manajer atau penyelia mereka. Ini biasanya terjadi ketika perilaku karyawan sangat tidak pantas . Misalnya, diskriminasi, pelecehan, pencurian, pelanggaran keamanan, atau pembangkangan serius.

Pertemuan disipliner juga dapat digunakan ketika perilaku pekerja belum membaik setelah menerima laporan karyawan . Misalnya, Anda menulis kepada seorang karyawan tentang pelanggaran aturan berpakaian tetapi mereka tetap tidak mengenakan seragam dengan benar. Dalam hal ini, Anda dapat melanjutkan dengan pertemuan disipliner.

Pertemuan dan penulisan disipliner memberikan kesempatan bagi Anda untuk menarik garis tentang jenis perilaku tertentu, memperbaikinya, dan bergerak maju bersama. Nada yang Anda ambil harus serius tetapi mendukung.

Kapan Sebaiknya Anda Menulis Seorang Karyawan?

Biasanya, seorang karyawan ditulis untuk masalah disipliner kecil. Berikut adalah beberapa contoh jenis perilaku yang mungkin perlu ditulis :

• Keterlambatan yang terus-menerus.
• Perilaku mengganggu atau tidak profesional yang tidak termasuk pembangkangan. Misalnya, mengumpat saat rapat atau bersikap kasar kepada rekan kerja.
• Masalah kehadiran atau produktivitas. Misalnya, menggunakan media sosial selama jam kerja atau terlibat dalam gangguan lain yang mengurangi produktivitas.
• Kegagalan untuk mengikuti kebijakan atau prosedur yang tepat. Misalnya, tidak melengkapi dokumen yang diperlukan dengan benar.
• Pelanggaran kode berpakaian kecil.
• Tidak menerapkan umpan balik pada masalah kecil.

Anda dapat menangani masalah kinerja atau sering absen menggunakan artikel, tetapi biasanya bukan alat terbaik untuk mengatasi masalah ini. Sebaliknya, masalah kinerja dapat ditangani melalui kebijakan kemampuan perusahaan Anda. Ketidakhadiran yang sering dapat dikelola melalui kebijakan ketidakhadiran Anda.

Demikian pula, beberapa masalah mungkin terlalu serius untuk menjamin penulisan karyawan . Ini dapat termasuk:

• Pencurian.
• Kekerasan fisik terhadap kolega, manajer, atau pelanggan.
• Pelecehan seksual.
• Penindasan.
• Pelanggaran serius terhadap kesehatan dan keselamatan.
• Pembangkangan yang serius.

Kebijakan disipliner Anda harus dengan jelas menyatakan jenis perilaku apa yang akan dianggap sebagai masalah disipliner dan yang dapat mengakibatkan penulisan.

Apa yang Harus Dimasukkan Dalam Penulisan Karyawan

Meskipun tidak ada persyaratan hukum untuk apa yang harus Anda sertakan dalam laporan karyawan, formulir dapat membantu Anda membuat struktur dalam bisnis Anda.

Berikut adalah beberapa contoh dari apa yang harus disertakan dalam formulir Anda:

• Nama dan logo perusahaan.
• Tanggal penulisan.
• Nama karyawan dan jabatan.
• Nama dan jabatan manajer.
• Ruang untuk mendokumentasikan detail pelanggaran. Ini termasuk menjelaskan apa yang terjadi, tanggal, waktu, dan saksi yang relevan.
• Ruang untuk catatan diskusi yang Anda lakukan dengan karyawan tersebut. Ini harus menjadi catatan singkat yang meringkas percakapan. Jangan merasa tertekan untuk menangkap percakapan kata demi kata.
• Ruang untuk menuliskan rencana perbaikan. Ini harus mencakup tindakan korektif apa yang perlu dilakukan karyawan untuk meningkatkan dan apa konsekuensinya jika mereka tidak memperbaiki perilaku mereka.
• Ruang bagi manajer dan karyawan untuk menandatangani dokumen.

Anda harus menyelesaikan laporan karyawan segera setelah Anda menyadari perilaku yang tidak dapat diterima tersebut.

Apa yang harus dilakukan setelah mengisi formulir penulisan karyawan

Jadwalkan pertemuan informal dengan karyawan Anda untuk memberikan formulir dan menjelaskan kekhawatiran Anda. Pada titik ini, Anda dapat mengumpulkan catatan singkat dari diskusi, menyepakati tindakan selanjutnya, dan kemudian meminta karyawan Anda untuk menandatangani formulir tersebut.

Seorang karyawan mungkin menolak untuk menandatangani laporan jika mereka merasa itu tidak adil atau tidak akurat. Ingatkan mereka bahwa mereka menandatangani untuk mengakui bahwa mereka telah menerima tulisan tersebut, bukan untuk setuju dengan apa yang dinyatakan tentang perilaku mereka.

Jika mereka tetap menolak untuk menandatangani formulir, catat penolakan mereka di kotak tanda tangan mereka. Sebuah "karyawan menolak untuk menandatangani" yang sederhana akan mencakup ini. Seorang karyawan yang menolak menandatangani laporan tidak membatalkan dokumen atau mencegahnya digunakan dalam proses pendisiplinan di masa mendatang.

Anda kemudian harus membuat salinan tulisan yang ditandatangani atau tidak ditandatangani. Berikan satu salinan kepada karyawan Anda dan simpan salinan lainnya di file personalia mereka. Jika karyawan tersebut menolak untuk mengambil salinannya, simpan sendiri kedua salinan tersebut. Lampirkan catatan yang menjelaskan bahwa karyawan tersebut tidak membawa salinannya.

Anda juga dapat mengunggah salinan digital tulisan ke solusi perangkat lunak manajemen SDM Anda jika Anda menggunakannya. Ini akan memastikan Anda selalu memiliki salinan formulir jika aslinya hilang atau rusak.

Apa yang Harus Anda Lakukan Saat Menulis Seorang Karyawan?

Apa yang harus Anda katakan selama penulisan akan bergantung pada sifat perilaku karyawan. Namun, apa pun isi tulisannya, ada praktik terbaik umum yang harus diikuti.

Jelas dan menyeluruh

Mungkin sulit untuk menulis seorang karyawan, tetapi penting untuk menjadi jelas dan menyeluruh.

Dalam tulisan, jelaskan dengan jelas bahwa perilaku yang Anda perhatikan tidak dapat diterima dan bahwa mereka menerima tulisan karena itu. Perinci dengan tepat perilaku apa yang Anda bicarakan, kapan itu terjadi, dan mengapa itu tidak dapat diterima. Mungkin perilaku tersebut berdampak pada karyawan lain atau bertentangan dengan kode etik Anda. Bisa juga karena alasan substansial lainnya.

Jika karyawan Anda mengajukan pertanyaan selama rapat penulisan, catat di formulir dan sampaikan di bagian akhir. Jangan mengarang jawaban jika Anda tidak yakin tentang cara menjawab pertanyaan tersebut. Beri tahu karyawan tersebut bahwa Anda akan memeriksa dan menghubungi mereka kembali. Jangan takut untuk meminta dukungan manajer lain jika Anda tidak yakin.

Gunakan pernyataan "Saya".

Pernyataan “Saya” adalah alat komunikasi yang berfokus pada keyakinan atau perasaan pembicara . Seperti namanya, pernyataan ini dimulai dengan "aku" daripada "kamu".

Menggunakan pernyataan "Saya" adalah sedikit perubahan bahasa yang dapat membuat karyawan lebih mudah menerima apa yang Anda katakan kepada mereka. Ini mencegah pengalihan kesalahan dan membantu menjaga tujuan percakapan. Menggunakan pernyataan "Saya" juga membantu membangun kepercayaan antara Anda dan karyawan Anda.

Misalnya:

• "Saya perhatikan Anda sudah terlambat tiga minggu ini." Alih-alih, "Kamu sering terlambat minggu ini."
• “Saya khawatir perilaku Anda selama rapat tim mengganggu.” Berbeda dengan, "Kamu sangat kasar dalam rapat."
• “Saya kecewa tanggapan saya kepada Anda tidak ditindaklanjuti minggu lalu.” Alih-alih, "Kamu tidak mendengarkan saya minggu lalu."

Jadilah pengertian

Tulisan bukan tentang menghukum karyawan Anda. Ini tentang mendokumentasikan dan menangani perilaku buruk secara adil dan konsisten. Ini adalah cara untuk membantu karyawan mengetahui bahwa perilaku mereka tidak memenuhi harapan dan berbagi panduan tentang cara agar mereka berhasil di masa mendatang.

Nada pertemuan harus serius tetapi juga mendukung dan pengertian . Penting untuk memberi karyawan Anda keuntungan dari keraguan dan mendukung mereka melalui perubahan perilaku mereka.

Berikut adalah cara untuk memahami saat menulis seorang karyawan:

• Gunakan bahasa yang tidak menghakimi. Misalnya, jangan menulis, “Anda sama sekali tidak profesional dalam perilaku Anda pada rapat tim terakhir kita.” Alih-alih, tulislah, “Saya perhatikan selama rapat tim terakhir kita bahwa Anda membicarakan kolega Anda dan menyela kontribusi mereka. Perilaku ini mengganggu.”
• Berikan konteks dalam penjelasan Anda. Misalnya, jika karyawan tersebut sering terlambat, jelaskan pada formulir mengapa penting untuk tepat waktu untuk bekerja. Anda mungkin memperhatikan bahwa keterlambatan memengaruhi produktivitas, moral tim, atau reputasi bisnis dengan pelanggan.
• Tawarkan sumber daya dan dukungan. Misalnya, jika seorang karyawan berjuang untuk memenuhi ekspektasi produktivitas, tawarkan dukungan tambahan seperti lebih banyak pelatihan atau penyegaran pada buku pegangan karyawan.

Bersiaplah untuk konflik

Sementara laporan karyawan adalah kesempatan untuk meningkatkan perilaku dan kinerja karyawan, tidak ada yang suka diberi tahu bahwa mereka tidak melakukan pekerjaan dengan baik.

Konflik adalah bagian alami dari tulisan karyawan. Karyawan tersebut mungkin merasa emosional, seperti sedang dihukum, atau bahkan keputusannya tidak adil. Dengarkan dan tanggapi perasaan karyawan Anda secara aktif.

Selama proses penulisan, karyawan mungkin:

• Menolak kesalahan apa pun. Seorang karyawan mungkin menyangkal apa yang Anda katakan kepada mereka, mengklaim bahwa informasi tersebut tidak benar, atau mencoba menutup percakapan. Inilah mengapa datang ke pertemuan yang siap dengan bukti itu penting. Mereka tidak dapat secara wajar menyangkal isi tulisan ketika ada bukti di depan mereka.
• Mengganggu pertemuan. Karyawan tersebut mungkin berteriak, mengumpat, menangis, atau meninggalkan ruangan. Jika ini terjadi, tetaplah tenang dan objektif. Ambilkan mereka segelas air, atau tinggalkan ruangan dan tunggu sampai karyawan tersebut tenang.
• Alihkan kesalahan ke rekan kerja. Karyawan Anda mungkin mencoba untuk mengklaim bahwa rekan mereka benar-benar bersalah atas perilaku buruk mereka. Misalnya, katakanlah seorang karyawan secara konsisten melewatkan tenggat waktu. Mereka mungkin mengklaim bahwa rekan kerja mereka mengalihkan perhatian mereka dan mempersulit penyelesaian pekerjaan. Dorong karyawan untuk fokus pada tindakan mereka sendiri. Misalnya, Anda dapat mengatakan, "Mari fokus pada pengembangan strategi yang akan membantu Anda tetap berada di jalur dan mencapai tujuan Anda."
• Tempatkan kesalahan pada Anda atau perusahaan. Karyawan tersebut mungkin mencoba mengarahkan percakapan untuk menyerang Anda atau perusahaan sebagai alasan perilaku mereka yang tidak dapat diterima. Hindari menjadi defensif atau terlibat dalam argumen. Tetap tenang dan arahkan pembicaraan kembali ke masalah perilaku spesifik yang ada.

Tips Teratas Untuk Penulisan Karyawan

Tetap tenang dan objektif

Merasa kecewa, kesal, atau bahkan marah pada karyawan Anda bisa dimaklumi saat Anda perlu menuliskannya. Namun, Anda tidak boleh menuliskannya atau mengadakan pertemuan saat Anda sedang marah atau kesal. Perasaan ini membuat sulit untuk bersikap adil dan objektif.

Luangkan waktu untuk menenangkan diri. Jalan-jalan, atau minum air. Atau, Anda dapat berlatih mengulang pernyataan emosional—seperti "Kamu selalu terlambat!"—menjadi pernyataan "aku". Ini akan membantu Anda meredakan perasaan dan mempersiapkan Anda untuk memulai proses penulisan dengan pikiran jernih.

Setelah Anda merasa tenang, isi formulir penulisan dengan kecepatan Anda sendiri. Jika emosi yang sulit meluap lagi, istirahatlah 10 menit. Kemudian, lanjutkan menulis. Ingatlah bahwa tidak apa-apa untuk mengisi formulir penulisan sehari setelah kejadian.

Dokumentasikan masalah secara detail dan catat

Cantumkan sedetail mungkin dalam tulisan. Ini termasuk tanggal, waktu, atau bukti lebih lanjut yang mendukung penulisan. Bersiap akan membuat Anda merasa percaya diri dalam mengadakan rapat dan membantu Anda mendapatkan hasil terbaik untuk diri sendiri dan karyawan Anda.

Setelah Anda mengisi formulir penulisan dan mengadakan pertemuan dengan karyawan Anda, simpan salinan asli dari penulisan untuk referensi di masa mendatang. Dokumen ini mungkin berguna jika karyawan mengajukan sengketa hukum.

Penting juga untuk menyimpan catatan penulisan untuk:

• Buat jejak kertas untuk tindakan disipliner lebih lanjut
• Dukung keputusan apa pun di masa mendatang terkait promosi atau perubahan lateral
• Memelihara catatan formal kinerja pekerjaan.

Mengacu pada kebijakan perusahaan

Kebijakan perusahaan Anda harus mendukung keputusan Anda untuk menulis seorang karyawan.

Jika Anda menulis seorang karyawan karena alasan di luar polis Anda, karyawan mungkin menuntut perlakuan tidak adil atau mengajukan tuntutan terhadap Anda.

Kebijakan tersebut harus menguraikan perilaku apa yang dapat diterima, apa yang mungkin memerlukan penulisan, dan apa yang dapat dianggap sebagai pelanggaran atau pelanggaran berat. Anda dapat melakukannya dalam bentuk daftar atau tabel.

Berikut adalah beberapa contoh berbagai cara Anda dapat memformat ini:

Formulir daftar

Tulis

• Keterlambatan yang terus-menerus
• Pelanggaran kode berpakaian
• Perilaku tidak sopan
• Lanjutan…

Pelanggaran

• Pembangkangan
• Tidak hadir tanpa izin (AWOL)
• Memalsukan dokumen
• Lanjutan…

Pelanggaran berat

• Pencurian
• Pelanggaran serius terhadap kesehatan dan keselamatan
• Gangguan
• Lanjutan…

Bentuk tabel

Selain itu, kebijakan perusahaan Anda harus menyertakan klausul yang mencakup semua basis jika karyawan menunjukkan perilaku yang tidak dapat diterima yang tidak tercakup dalam kebijakan tersebut.

Misalnya, klausa yang menyatakan: “Perilaku dan tindakan berikut adalah contoh dari hal-hal yang biasanya akan dianggap sebagai pelanggaran dan akan ditangani berdasarkan Prosedur Disiplin kami. Daftar ini dimaksudkan sebagai panduan dan tidak lengkap.”

Bicaralah dengan tim sumber daya manusia Anda tentang memasukkan klausul ini dalam kebijakan disipliner Anda.

Tindak lanjuti dengan karyawan Anda

Setelah Anda melengkapi formulir penulisan, melakukan percakapan dengan karyawan Anda, dan mengajukan dokumen untuk diamankan, penting untuk menindaklanjutinya dengan karyawan Anda.

Ini bisa berupa check-in biasa untuk melihat bagaimana kinerja mereka sejak ditulis atau untuk memeriksa apakah mereka telah mencapai tujuan dalam formulir penulisan.

Pertemuan tindak lanjut bukanlah kesempatan untuk mengingatkan karyawan tentang kesalahan mereka. Alih-alih, ini adalah kesempatan untuk menanyakan apakah mereka membutuhkan dukungan atau bimbingan lebih lanjut dalam memperbaiki perilaku mereka.

Satu pemeriksaan sudah cukup. Namun, jika ada poin lebih lanjut yang diangkat dalam rapat, Anda mungkin perlu menjadwalkan rapat tambahan untuk mendukung karyawan Anda.

Intinya tentang Penulisan Karyawan

Tulisan karyawan adalah alat yang efektif untuk mengelola perilaku karyawan, memberikan umpan balik korektif, dan mengomunikasikan ekspektasi. Ini bukan kesempatan untuk menghukum karyawan, melainkan kesempatan bagi pekerja untuk memahami bagaimana mereka dapat memperbaiki perilaku mereka.

Tulis-up biasanya digunakan untuk kesalahan kecil seperti perilaku tidak sopan, keterlambatan terus-menerus, atau pelanggaran kode berpakaian kecil. Mereka dapat menjadi bagian dari proses pendisiplinan Anda sebagai peringatan lisan atau berfungsi sebagai alat yang berdiri sendiri.

Tulisan harus didasarkan pada perilaku yang ditetapkan dalam kebijakan disipliner Anda. Formulir penulisan harus diisi sedetail mungkin, disajikan kepada karyawan selama pertemuan informal, ditandatangani, dan disimpan dengan aman untuk referensi di masa mendatang.

Templat Penulisan Karyawan Gratis

Contoh formulir penulisan karyawan ini siap digunakan oleh organisasi Anda. Sesuaikan logo dan teks agar sesuai dengan informasi Anda yang relevan. Simpan salinan yang ditandatangani untuk referensi Anda dan serahkan versi lainnya kepada karyawan yang sedang ditulis .

Unduh Template Penulisan Karyawan Gratis Anda

Contoh Penulisan

Jika Anda tidak yakin bagaimana template harus diformat, kami telah menyiapkan contoh tulisan untuk Anda jadikan inspirasi.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini