Apa itu Basis Pengetahuan Internal?

Karyawan membutuhkan solusi untuk masalah dengan cepat.

Basis pengetahuan internal, yang diatur dan dikelola dengan benar, dapat dengan cepat memberikan jawaban tepat yang dibutuhkan pekerja untuk mengurangi frustrasi dan meningkatkan produktivitas. Basis pengetahuan internal menghilangkan jam yang dihabiskan untuk memilah-milah email lama dan artikel yang tidak jelas untuk mendapatkan informasi.

Panduan praktis tentang cara membuat basis pengetahuan internal ini akan membuat Anda aktif dan berjalan dengan cepat. Keterlibatan karyawan, kepuasan pelanggan, dan produktivitas Anda semuanya dapat meningkat secara dramatis.

Definisi Basis Pengetahuan Internal

Basis pengetahuan internal adalah satu sumber kebenaran yang dikumpulkan di pusat pusat informasi yang dapat diakses oleh anggota organisasi.

Perpustakaan digital basis pengetahuan memungkinkan penyimpanan, pemeliharaan, dan berbagi dokumentasi yang langsung tersedia bagi karyawan untuk memecahkan masalah mereka dan menemukan jawaban atas pertanyaan pelanggan.

Basis pengetahuan internal Anda harus komprehensif, namun ramah pengguna dan mudah dinavigasi. Karyawan harus diberdayakan untuk menemukan informasi tepat yang mereka butuhkan dengan cepat, meminimalkan waktu pencarian.

Pelanggan tidak mau menunggu jawaban, dan karyawan juga bisa menjadi frustrasi jika mereka harus meminta bantuan rekan kerja yang sibuk atau mencari solusi untuk masalah sehingga mereka dapat menyelesaikan tugas.

Mengapa Bisnis Anda Membutuhkan Basis Pengetahuan Internal

Frustrasi karyawan, tingkat retensi yang rendah, waktu yang hilang, produktivitas yang hilang, proyek yang tertunda, garis bawah yang dikompromikan — hampir tidak ada habisnya daftar masalah menyakitkan yang diakibatkan oleh informasi internal yang tersebar, hilang, atau tidak dapat diakses.

Statistik ini dari studi gabungan Panopto/YouGov berbicara sendiri:

• Karyawan menunggu 5,3 jam seminggu untuk mendapatkan informasi, yang menyebabkan keterlambatan proyek. Dua pertiga dari penundaan itu akan berlangsung hingga seminggu.
• 60% karyawan mengatakan sulit atau tidak mungkin mendapatkan jawaban dari rekan kerja.
• 81% karyawan mengalami frustrasi ketika mereka tidak bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka secara efisien.

Ada beberapa alasan mengapa informasi yang dibutuhkan karyawan untuk menjalankan peran mereka secara efektif mungkin tidak tersedia.

Organisasi Anda Berkembang Cepat

Seiring pertumbuhan bisnis, begitu pula kompleksitasnya. Informasi dan praktik terbaik menjadi tersebar atau terfragmentasi. Karyawan menghabiskan waktu produktif untuk melacak informasi internal atau mencari kolega yang membantu.

Tidak Ada Satu Sumber Kebenaran

Karyawan tidak dapat bertindak secara kohesif ketika proses dan praktik terbaik tidak seragam atau mereka menemukan informasi yang sudah usang atau tidak konsisten dari berbagai sumber. Tidak memiliki sumber kebenaran tunggal mengakibatkan karyawan yang berbeda memberikan jawaban yang berbeda kepada pihak eksternal, sehingga menciptakan citra merek yang buruk.

Proses Pelatihan dan Onboarding Tidak Distandarkan

Untuk menciptakan budaya perusahaan yang kohesif, semua karyawan baru harus menjalani pelatihan standar dan proses orientasi. Setelah pelatihan umum, mereka dapat menerima modul khusus departemen. Ini membantu untuk menyimpan semua materi pembelajaran dan pengembangan Anda di perpustakaan pusat.

Kolaborasi Menantang

Hambatan informasi antar tim menghalangi berbagi pengetahuan dan kolaborasi yang produktif. Munculnya pekerjaan jarak jauh telah meningkatkan kesulitan. Meskipun beberapa informasi mungkin perlu dibatasi, basis pengetahuan internal dapat memiliki tingkat izin sekaligus membuat data yang umum digunakan dapat diakses oleh semua orang.

Basis pengetahuan internal dapat mengatasi tantangan manajemen pengetahuan ini dan menguntungkan bisnis Anda.

Sembilan Manfaat Basis Pengetahuan Internal

“Menggunakan alat sosial untuk meningkatkan komunikasi, berbagi pengetahuan, dan kolaborasi di dalam dan lintas perusahaan… perusahaan memiliki peluang untuk meningkatkan produktivitas pekerja interaksi — pekerja pengetahuan berketerampilan tinggi, termasuk manajer dan profesional — sebesar 20% hingga 25%.”

Institut Global McKinsey

Basis pengetahuan internal memfasilitasi komunikasi, berbagi pengetahuan, dan kolaborasi — manfaat persis yang dipilih McKinsey untuk diukur. Sifat multiguna dari basis pengetahuan internal menyebarkan manfaat ke seluruh organisasi Anda.

Basis pengetahuan internal yang dirancang dengan baik dan dipelihara akan meningkatkan banyak area bisnis Anda, yang semuanya diterjemahkan menjadi keuntungan yang lebih baik karena produktivitas karyawan meningkat sementara upaya yang sia-sia berkurang. Berikut adalah sembilan manfaat yang dapat Anda nikmati saat menggunakan basis pengetahuan internal:

1. Tingkatkan Kolaborasi dan Komunikasi

Anda memupuk budaya berbagi, belajar, dan umpan balik saat Anda memfasilitasi transfer pengetahuan dan keahlian lintas tim dan departemen. Memungkinkan karyawan untuk berkontribusi, menambahkan, dan mengedit untuk meningkatkan konten basis pengetahuan memberdayakan mereka dan meningkatkan keterlibatan karyawan. Basis pengetahuan juga dapat membantu menghindari duplikasi dan inkonsistensi informasi di seluruh organisasi.

2. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Basis pengetahuan internal membantu karyawan menemukan jawaban dengan cepat dan mudah tanpa bergantung pada sumber atau kolega lain. Mereka dapat menghemat waktu dan mengurangi kesalahan dan frustrasi. Karyawan juga dapat mempelajari keterampilan baru dan meningkatkan kinerja mereka secara mandiri. Hasilnya, Anda akan melihat interaksi dan retensi meningkat.

3. Proses Dokumen

Mendokumentasikan prosedur operasi standar dan alur kerja untuk tugas dan proyek dalam satu sumber kebenaran memastikan konsistensi dan kualitas di seluruh perusahaan Anda. Ketika karyawan memiliki deskripsi yang jelas dan mendetail tentang cara melakukan tugas atau aktivitas, mereka dapat:

• Menjadi pembelajar mandiri
• Mengurangi kesalahan, ketidakkonsistenan, dan pemborosan
• Memahami peran, tanggung jawab, dan harapan
• Mematuhi kebijakan, peraturan, dan praktik terbaik
• Terus meningkatkan dan berinovasi melalui umpan balik, evaluasi, dan optimalisasi proses

4. Meningkatkan Kepuasan dan Loyalitas Pelanggan

Dengan basis pengetahuan internal, kualitas dan konsistensi layanan atau produk yang Anda berikan kepada pelanggan meningkat. Anggota tim pendukung Anda dapat memberikan layanan pelanggan yang lebih baik ketika mereka dapat dengan mudah mengakses informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah dengan lebih cepat dan lebih efektif serta mengantisipasi kebutuhan dan harapan pelanggan.

Bisnis Anda membangun kepercayaan dan kredibilitas pelanggan karena mereka mengalami pengetahuan dan profesionalisme Anda.

5. Memberikan Informasi yang Relevan dan Terkini

Informasi berubah dengan cepat. Versi dokumen baru harus tersedia di seluruh organisasi untuk mengikuti produk baru dan perubahan dalam berbagai topik seperti:

• Kebijakan
• Prosedur
• Jasa
• Praktik terbaik
• FAQ

Basis pengetahuan internal membantu Anda melacak perubahan dan pembaruan terbaru dalam peraturan dan persyaratan kepatuhan. Anda akan berada pada posisi yang lebih baik untuk memberi tahu karyawan tentang hak dan tanggung jawab mereka dan dengan demikian menghilangkan sumber kebingungan dan potensi perselisihan.

6. Mendukung Pekerjaan Jarak Jauh

Karena pekerja jarak jauh tidak memiliki kontak tatap muka dengan rekan kerja, mereka dapat memperoleh manfaat unik dari basis pengetahuan internal. Mereka dapat mengurangi kesenjangan komunikasi dan lebih mudah menikmati kerja sama tim ketika mereka dapat mengakses informasi dan sumber daya yang sama dengan rekan kerja di lokasi.

Karyawan jarak jauh Anda bisa mendapatkan umpan balik dan pengakuan atas keahlian dan wawasan mereka saat basis pengetahuan menangkap dan memungkinkan berbagi pengetahuan diam-diam mereka, yang akan hilang saat mereka meninggalkan organisasi atau berganti peran. Pekerja jarak jauh akan merasa lebih terhubung dan terlibat dengan tim dan organisasi mereka dengan berkontribusi dan belajar dari basis pengetahuan, meningkatkan partisipasi karyawan, dan mengurangi perputaran.

7. Pertahankan Pengetahuan Organisasi

Sangat mudah untuk kehilangan kebijaksanaan yang diperoleh dengan susah payah ketika tersebar di seluruh departemen, terkubur di email lama, dan disembunyikan di repositori yang tidak terorganisir. Anda dapat mencegah hilangnya pengetahuan dengan mendokumentasikan praktik terbaik, kebijakan, prosedur, dan pelajaran yang dipetik dalam basis pengetahuan internal Anda.

8. Meningkatkan dan Merampingkan Onboarding

Semua karyawan baru, bahkan yang sudah berpengalaman, membutuhkan orientasi dan proses onboarding karyawan. Anda dapat dengan mulus memasukkan karyawan baru ke dalam budaya perusahaan Anda menggunakan basis pengetahuan internal. Pemula akan bangun dan berlari lebih cepat dengan program pelatihan yang komprehensif, mudah beradaptasi, dan konsisten yang mencakup nilai, kebijakan, prosedur, dan ekspektasi perusahaan.

Tim SDM Anda akan terhindar dari kerumitan mengirimkan email berulang ke setiap karyawan, dan pendatang baru dapat mengakses informasi orientasi yang diperlukan dengan kecepatan mereka sendiri.

9. Kurangi Beban Kerja Tim Dukungan dan Layanan Pelanggan

Menemukan informasi yang benar dengan cepat untuk menjawab pertanyaan dengan benar mengurangi permintaan berulang dari karyawan atau pelanggan. Produktivitas karyawan meningkat karena mereka menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari solusi dan menjawab pertanyaan berulang. Setiap anggota tim dapat melayani lebih banyak orang dan fokus pada kasus yang lebih kompleks dan menantang.

Cara Memilih Perangkat Lunak Basis Pengetahuan Internal yang Tepat

Bersiaplah untuk Sukses

Tindakan awal ini akan membuat proyek basis pengetahuan internal Anda berjalan lebih cepat dan berjalan lebih lancar:

• Tim proyek : Kumpulkan tim proyek dengan setidaknya satu anggota dari setiap departemen perusahaan.
• Pengguna polling : Menerapkan perangkat lunak basis pengetahuan Anda seharusnya mudah jika Anda memilih aplikasi yang nyaman bagi seluruh perusahaan Anda. Polling manajer dan karyawan tentang kebutuhan mereka akan membantu Anda memilih alat manajemen pengetahuan yang akan membuat setiap orang lebih mungkin menggunakan basis pengetahuan internal Anda.
• Anggaran : Anda harus menganggarkan perangkat lunak, perangkat keras, dukungan cloud, serta biaya penyiapan dan pemeliharaan.
• Timeline : Siapa yang akan bertanggung jawab melakukan apa dan kapan? Anda mungkin memerlukan perangkat lunak manajemen proyek untuk melacak kemajuan.

Pilih Perangkat Lunak Basis Pengetahuan Internal yang Tepat

Alat basis pengetahuan datang dalam berbagai paket dan poin harga. Ada beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan untuk menemukan yang tepat yang sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.

• Antarmuka yang intuitif atau familier : Anda akan mendapatkan penerimaan karyawan yang lebih mudah, tingkat penggunaan yang lebih tinggi, dan interaksi yang lebih cepat dengan antarmuka yang mudah digunakan.
• Mesin pencari yang sangat baik : Fitur yang berguna termasuk pencarian kata kunci dan frase ganda, saran pencarian, dan pembelajaran kontekstual.
• Pelabelan dan klasifikasi: Apakah tag, tautan internal, dan saran konten terkait didukung?
• Multimedia: Apakah ini mendukung klip audio dan video?
• Kolaborasi : Sorot, komentar, edit, bagikan, dan kirim berguna untuk kolaborasi.
• Pengunggahan dokumen: Apakah Anda perlu memindai dokumen langsung ke basis pengetahuan atau menggunakan pengunggahan massal?
• Kembalikan: Apakah ini menyimpan versi sebelumnya?
• Integrasi: Apakah terintegrasi dengan mudah dengan aplikasi yang Anda gunakan saat ini?
• Skalabilitas: Seberapa menantang dan mahalnya skala dengan kebutuhan yang berkembang?
• Fitur keamanan: Fitur keamanan apa yang Anda butuhkan?
• Tingkat aksesibilitas: Apakah Anda perlu membatasi aksesibilitas untuk beberapa konten?

Setelah memilih perangkat lunak basis pengetahuan internal terbaik untuk kebutuhan Anda, Anda harus memutuskan di mana perangkat lunak itu akan berada.

Di Mana Basis Pengetahuan Internal Saya Berada?

Tiga Opsi Penerapan

Anda memiliki tiga opsi utama untuk menerapkan perangkat lunak basis pengetahuan internal Anda: onsite, cloud, dan hybrid.

• Di tempat berarti menginstal perangkat lunak di server Anda sendiri dan mengelolanya secara internal.
• Cloud berarti menggunakan penyedia penyimpanan pihak ketiga seperti Google Cloud, OneDrive, atau Amazon untuk menghosting perangkat lunak dan mengaksesnya melalui internet.
• Hybrid berarti perangkat lunak menggunakan kombinasi solusi on-premise dan berbasis cloud. Anda bisa mendapatkan yang terbaik dari penerapan di lokasi dan cloud, tetapi Anda menambah kerumitan dan biaya.

Lima Pertimbangan Penting

Opsi onsite dan cloud memiliki kelebihan dan kekurangan tergantung pada kebutuhan, anggaran, dan preferensi Anda. Lima faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih antara penyebaran di lokasi dan cloud adalah:

1. Biaya : Basis pengetahuan internal di lokasi biasanya memiliki biaya di muka yang lebih tinggi untuk perangkat keras, pemasangan, dan pemeliharaan, tetapi biaya berlangganan dan pembaruan berkelanjutan yang lebih rendah. Penyebaran cloud biasanya memiliki biaya di muka yang lebih rendah tetapi biaya yang lebih tinggi untuk biaya dan pembaruan.
2. Keamanan : Penyebaran di lokasi memberi organisasi Anda lebih banyak kontrol atas keamanan data dan kepatuhan terhadap peraturan, tetapi juga membutuhkan lebih banyak sumber daya dan keahlian untuk mempertahankannya. Penyebaran cloud bergantung pada langkah-langkah keamanan dan standar kepatuhan penyedia. Ini mungkin berbeda antara penyedia dan perjanjian tingkat layanan.
3. Skalabilitas : Penyebaran di tempat mungkin memerlukan peningkatan kapasitas penyimpanan dan kinerja server seiring pertumbuhan Anda. Penyebaran cloud menawarkan fleksibilitas dan skalabilitas instan karena penyedia dapat menyesuaikan sumber daya sesuai permintaan dan penggunaan Anda.
4. Penyesuaian : Penyebaran di tempat memungkinkan Anda untuk menyesuaikan perangkat lunak sesuai dengan kebutuhan dan preferensi spesifik Anda. Namun, tim Anda akan membutuhkan lebih banyak keterampilan dan dukungan teknis. Sebagai perbandingan, penerapan cloud menawarkan lebih sedikit opsi penyesuaian, fitur standar, dan integrasi dengan aplikasi lain.
5. Keandalan : Penyebaran di lokasi bergantung pada infrastruktur dan sistem cadangan Anda, yang harus Anda lindungi dari pemadaman listrik, bencana alam, dan kesalahan manusia. Jika Anda menghosting basis pengetahuan Anda di cloud, penyedia Anda bertanggung jawab untuk memecahkan masalah jaringan, gangguan layanan, dan serangan dunia maya di lingkungan bersama Anda.

Setelah menerapkan perangkat lunak basis pengetahuan internal, Anda siap menambahkan konten.

Apa yang Harus Dimasukkan Basis Pengetahuan Internal Saya?

Karena konten basis pengetahuan berisi informasi hak milik perusahaan, basis pengetahuan Anda mungkin memerlukan pengamanan akses dan izin untuk departemen atau tim untuk menjamin keamanan.

Di sinilah memiliki anggota dari setiap departemen dalam tim proyek Anda menjadi sangat berharga karena mereka akan mengetahui konten apa yang dibutuhkan departemen mereka.

Informasi Umum Perusahaan

Semua karyawan memerlukan akses ke informasi yang relevan dan bermanfaat seperti:

• Prinsip inti yang memandu budaya, tujuan, dan keputusan organisasi Anda. Memahami misi, visi, dan nilai Anda membantu karyawan mengoordinasikan upaya mereka dengan tujuan dan arah bisnis Anda.
• Struktur dan peran organisasi : mengetahui hierarki dan pembagian tanggung jawab perusahaan memungkinkan karyawan untuk mengetahui kepada siapa harus melapor, berkolaborasi, dan menghubungi untuk masalah atau tugas tertentu.
• Kebijakan dan prosedur adalah aturan dan pedoman yang mengatur operasi perusahaan, seperti kehadiran, kode berpakaian, evaluasi kinerja, kode etik, dan lainnya.
• Tunjangan dan tunjangan karyawan seperti asuransi kesehatan, rencana pensiun, hari libur, dan bonus kinerja memotivasi karyawan dengan menunjukkan bahwa Anda menghargai nilai pekerjaan mereka.
• Sumber daya dan peluang pelatihan dan pengembangan adalah manfaat penting yang dapat diberikan perusahaan Anda untuk meningkatkan keterlibatan karyawan. Pekerja ingin meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan pertumbuhan karir mereka untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas mereka.
• Laporan perusahaan: akses ke laporan tahunan atau triwulanan, prakiraan penjualan, dan laporan ESG berguna untuk banyak kegunaan.

Beberapa tim mungkin memerlukan konten berbasis departemen khusus untuk aktivitas mereka.

Konten SDM

Semua karyawan akan mendapat manfaat dari akses mudah ke inisiatif SDM penting Anda, termasuk:

• Kebijakan dan prosedur perekrutan, pelatihan, evaluasi, dan pemutusan hubungan kerja
• Modul orientasi untuk karyawan baru yang berisi informasi umum perusahaan serta pelatihan dan sosialisasi khusus peran
• Paket tunjangan dan kompensasi untuk berbagai tingkat senioritas dan peran
• Kode etik dan standar etika karyawan
• Mendukung inisiatif dan program keragaman dan inklusi
• Peraturan dan pedoman kesehatan dan keselamatan
• Aktivitas dan sumber daya kesehatan yang tersedia
• Rincian kontak dan peran staf SDM dan manajer
• Umpan balik dan mekanisme pengaduan yang dapat mereka gunakan untuk menyuarakan kekhawatiran atau keluhan mereka

Jaminan Pemasaran

Menetapkan panduan yang jelas untuk tim pemasaran Anda akan membantu membangun pesan merek yang konsisten dan citra merek yang unik di semua aktivitas perusahaan. Anda dapat memperoleh manfaat dari:

• Nyatakan dengan jelas misi, visi, nilai, dan tujuan perusahaan Anda
• Menggambarkan target pasar Anda, persona pelanggan, perjalanan pembeli, dan proposisi nilai
• Menyimpan daftar produk atau layanan yang diperbarui dan komprehensif, termasuk fitur, manfaat, harga, dan keunggulan kompetitifnya
• Studi kasus, kesaksian, ulasan, dan kisah sukses terbaik Anda
• Aset merek Anda seperti logo, font, warna, gambar, video, infografis, dan template
• Repositori kampanye pemasaran, strategi, rencana, anggaran, metrik, dan laporan sebelumnya
• Panduan pemasaran, kebijakan, prosedur, dan praktik terbaik Anda untuk membuat dan mendistribusikan konten
• Direktori alat pemasaran, platform, saluran, mitra, dan sumber daya bisnis Anda

Jaminan Penjualan

Tim penjualan Anda mungkin menginginkan akses ke:

• Buku pedoman penjualan yang menguraikan praktik terbaik, proses, dan strategi untuk setiap tahap perjalanan pelanggan
• Katalog produk atau layanan
• FAQ yang menjawab pertanyaan umum dan keberatan dari prospek
• Templat proposal untuk membuat proposal yang disesuaikan dan menarik
• Dek presentasi untuk presentasi yang menarik dan persuasif
• Template kontrak untuk menyelesaikan transaksi dan menutup penjualan dengan cepat

Konten Tim Layanan Pelanggan

Tim layanan pelanggan Anda perlu mengetahui cara merespons dan menemukan jawaban dengan cepat. Sumber daya basis pengetahuan ini akan membantu:

• FAQ
• Glosarium istilah dan akronim
• Praktik terbaik dan tips untuk menangani masalah umum pelanggan
• Dokumen, templat, skrip, dan sumber daya lainnya
• Mekanisme umpan balik untuk menyarankan perbaikan basis pengetahuan dan melaporkan kesalahan atau kesenjangan

Dokumen legal

Tim hukum Anda mungkin menerima banyak pertanyaan berulang dan permintaan dokumen. Bagian FAQ hukum dan templat dokumen akan mengurangi beban kerja dan mempercepat prosesnya.

File Media dan Pers

Bisnis Anda harus menghadirkan suara yang konsisten ke dunia luar. Memiliki template dan jawaban standar untuk siaran pers, daftar kontak, dan gambar pers akan membantu memastikan pesan merek yang konsisten di semua saluran.

Meskipun video dan audio dapat bermanfaat, sebagian besar konten dalam basis pengetahuan internal Anda akan berbentuk teks karena dapat dicari, dapat dibaca sekilas, dan mudah dikonsumsi.

Cara Menulis Artikel Basis Pengetahuan Internal dalam 8 Langkah

Saat Anda membangun basis pengetahuan internal, kemungkinan Anda akan menyertakan berbagai jenis konten seperti video, audio, dan kumpulan slide. Konten yang dioptimalkan seperti FAQ, panduan, dan artikel langkah demi langkah sangat berguna karena mesin telusur (dan, karenanya, karyawan Anda) dapat mengurai teks untuk menemukan informasi dengan cepat.

Artikel basis pengetahuan internal perlu menyampaikan informasi spesifik dengan jelas dan ringkas. Artikel harus mudah ditemukan menggunakan kata kunci dan skimmable sehingga pembaca dapat langsung ke informasi yang mereka butuhkan.

Pertimbangkan untuk menggunakan langkah-langkah ini untuk membuat artikel basis pengetahuan internal yang bermanfaat:

1. Tentukan Masalah yang Diselesaikan Artikel

Karyawan beralih ke basis pengetahuan ketika mereka memiliki masalah yang perlu mereka pecahkan atau pertanyaan yang perlu mereka jawab. Ingatlah hal ini saat Anda membangun sumber daya Anda. Tetap berpegang pada pemecahan satu masalah di setiap artikel, baik untuk mengoptimalkannya untuk pencarian maupun untuk menyederhanakan proses pembuatan konten.

2. Identifikasi Audiens Anda

Apakah Anda menulis untuk dukungan pelanggan, karyawan baru, atau eksekutif C-suite berpengalaman? Masing-masing audiens ini akan memiliki tingkat pemahaman yang berbeda tentang topik Anda dan mungkin memerlukan nada dan pendekatan yang berbeda.

3. Teliti Topik Anda

Anda mungkin ahli dalam topik tersebut, tetapi mendapatkan sudut pandang lain dapat memicu ide-ide baru. Anda dapat memeriksa sumber yang ada seperti manual, laporan, situs web, atau dokumen internal lainnya untuk menentukan pengetahuan apa yang tersedia saat ini. Untuk wawasan yang lebih besar dan perspektif baru, ada baiknya mewawancarai pakar materi pelajaran.

Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan untuk mensurvei karyawan Anda untuk lebih memahami kesenjangan pengetahuan mereka. Gunakan informasi ini untuk mengarahkan tanggapan Anda.

4. Pilih Struktur Artikel Terbaik

Atur informasi Anda ke dalam struktur yang jelas dan logis. Jenis masalah yang Anda pecahkan dan metode penerimaan informasi yang disukai audiens akan menentukan format dan struktur terbaik.

Heading dan subheading yang mengandung frase kata kunci membuat artikel skimmable sehingga pencarian dan pembaca dapat langsung menuju ke bagian yang berisi informasi yang dibutuhkan.

Gunakan ringkasan atau sorotan untuk menekankan poin utama. Poin-poin, daftar bernomor, tabel, bagan, atau diagram semuanya membantu menyajikan informasi dengan cara yang mudah diikuti dan dipahami.

5. Tulis dengan Jelas

Gunakan kalimat pendek dan ringkas yang diatur dengan cara logis yang memandu pembaca menyelesaikan masalah.

Hindari jargon, slang, atau akronim yang dapat membingungkan atau mengasingkan pembaca Anda. Anda juga harus menggunakan suara aktif, nada positif, dan gaya serta gaya yang konsisten di seluruh artikel.

6. Edit Secara Menyeluruh

Jika waktu mengizinkan, ada baiknya untuk mundur dari artikel Anda sebelum Anda mengeditnya. Jika Anda menunggu satu hari sebelum kembali bekerja, akan lebih mudah untuk melihat perubahan yang perlu Anda lakukan untuk meningkatkan aliran dan pemahaman. Edit untuk kejelasan, akurasi, dan kelengkapan. Pastikan informasi tersebut relevan, terkini, dan konsisten dengan dokumen internal lainnya.

Pastikan Anda menghilangkan semua kesalahan ejaan, tata bahasa, tanda baca, dan pemformatan karena membuat tulisan Anda kurang dapat dipercaya. Meminta orang lain untuk mengoreksi atau menggunakan Grammarly dapat membantu menemukan kesalahan.

7. Publikasikan Karya Anda

Sebelum Anda menekan tombol "Publikasikan", pastikan untuk melakukan pembacaan terakhir untuk kesalahan karena kesalahan pemformatan biasanya muncul setelah menyalin dan menempel.

8. Informasikan Audiens Anda

Anda dapat menggunakan perpesanan internal, email, obrolan, atau media sosial untuk memberi tahu dan mengundang pembaca Anda untuk mengakses artikel. Sangat penting untuk memberi tahu karyawan tentang perubahan peraturan, kebijakan, atau prosedur yang memengaruhi pekerjaan mereka.

Kesimpulan

Basis pengetahuan internal yang kuat dapat menjadi sangat penting bagi kinerja perusahaan Anda, menyatukan tim untuk bekerja menuju tujuan bersama menggunakan prosedur yang telah terbukti.

Staf Anda tidak hanya dapat menemukan jawaban secara real-time, tetapi basis pengetahuan Anda juga akan memandu pertumbuhan dan arah di masa depan dengan memberi karyawan tempat untuk berbagi pengetahuan, umpan balik, dan ide.

Connecteam adalah solusi manajemen karyawan all-in-one dengan fitur basis pengetahuan bawaan—serta alat untuk penjadwalan, manajemen tugas, pelacakan waktu, komunikasi, pelatihan, dan banyak lagi.

Mulailah dengan Connecteam gratis hari ini!

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini