Apa itu Manajer Pengetahuan? (Tanggung Jawab & Deskripsi Pekerjaan Lengkap)

Di sebagian besar organisasi, pekerja membutuhkan akses ke pengetahuan untuk melakukan pekerjaan mereka. Mengatur kesempatan belajar dan mengatur informasi agar karyawan dapat mengambilnya bisa menjadi tantangan, terutama ketika banyak sumber daya yang rumit perlu dibagikan.

Manajer pengetahuan dapat membantu dalam hal ini. Mereka membuat database sistem dan pengetahuan untuk menangkap informasi dan membagikannya, dan memastikan bahwa informasi mengalir sehingga setiap orang dapat melakukan pekerjaan terbaik mereka.

Dalam artikel ini, kita melihat lebih dekat peran manajer pengetahuan sehingga Anda dapat memutuskan apakah organisasi Anda membutuhkannya. Kami kemudian membahas kualitas yang harus dicari saat mempekerjakan seorang manajer pengetahuan dan alat yang dapat membantu mereka dalam peran mereka.

Apa itu Manajer Pengetahuan?

Seorang manajer pengetahuan bertanggung jawab atas manajemen pengetahuan , yang merupakan proses penanganan informasi dalam suatu organisasi. Sementara setiap orang di perusahaan dapat bekerja dengan atau berkontribusi pada data, manajer pengetahuan adalah orang yang bertanggung jawab untuk memastikan arus informasi.

Profesional ini adalah bagian dari tim operasi bisnis, bekerja dengan setiap pemimpin dan karyawan untuk memastikan setiap orang memiliki sumber daya yang mereka butuhkan.

Kadang-kadang dikenal sebagai manajer basis pengetahuan, manajer pengetahuan juga bertugas mengawasi teknologi yang digunakan anggota tim untuk mengakses informasi. Seorang manajer pengetahuan dapat:

• Membuat dan memelihara database pengetahuan
• Bertanggung jawab atas penyimpanan dan akses pengetahuan di dalam perusahaan
• Ciptakan proses sehingga karyawan dapat mengakses pelatihan, informasi, dan sumber daya yang mereka perlukan untuk pekerjaan mereka
• Buat proses untuk membantu karyawan berbagi pengetahuan dan pengalaman mereka satu sama lain dan dengan calon pekerja

Manajer pengetahuan berkontribusi pada pertumbuhan organisasi dan kesuksesan keseluruhan dengan mengurangi kemacetan informasi. Alih-alih hanya memiliki sedikit karyawan yang memahami cara melakukan pekerjaan secara efektif, manajer pengetahuan memastikan setiap orang memiliki akses ke informasi ini.

Tanggung Jawab Manajer Pengetahuan

Manajer pengetahuan mungkin perlu bekerja dengan berbagai jenis aset terdokumentasi, termasuk umpan balik karyawan, sumber daya yang dibuat karyawan, artikel panduan, dokumen atau kebijakan internal, program dan video pelatihan, dan materi lainnya.

Bergantung pada organisasi dan kebutuhannya, seorang manajer pengetahuan mungkin bertanggung jawab untuk hal-hal berikut:

Membuat dan menerapkan kerangka kerja pengetahuan perusahaan

"Kerangka pengetahuan perusahaan" adalah istilah umum yang digunakan untuk menggambarkan proses, teknologi, dan pemikiran yang digunakan untuk membuat, menyimpan, dan mendistribusikan sumber daya pengetahuan di suatu organisasi. Ini termasuk proses dan pemikiran yang menentukan bagaimana informasi akan dikumpulkan dan dibagikan di dalam perusahaan. Informasi ini biasanya tidak dibagikan secara eksternal.

Kerangka pengetahuan perusahaan juga mendorong kolaborasi dengan menentukan siapa yang harus berbagi pengalaman dan bagaimana caranya. Misalnya, kerangka kerja mungkin mencakup pengaturan pertemuan di mana pekerja didorong untuk membagikan apa yang telah mereka pelajari tentang aspek tertentu dari peran mereka — misalnya, layanan pelanggan.

Menciptakan dan memelihara basis pengetahuan

Basis pengetahuan adalah hub pusat tempat staf internal dapat mengakses kebijakan, manual, buku pegangan karyawan, pelatihan, dan lainnya. Beberapa pangkalan memungkinkan pengguna eksternal seperti pelanggan dan klien untuk mengakses informasi tertentu juga. Manajer pengetahuan bertanggung jawab untuk menciptakan dan memelihara basis ini.

Basis pengetahuan biasanya melayani diri sendiri. Mereka seperti perpustakaan, mengatur dan menyimpan informasi yang kemudian dapat dicari dan diakses pengguna di mana pun mereka berada.

Menyiapkan sistem pencarian

Manajer pengetahuan membantu memastikan bahwa pekerja memiliki akses ke informasi dan memahami cara menemukannya. Ini berarti bahwa bagian dari peran manajer pengetahuan melibatkan pembuatan dan pengujian sumber daya yang dapat dicari dan melatih pekerja tentang cara menemukan dan menggunakannya.

Mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan

Ini mungkin melibatkan bekerja dengan para pemimpin dan staf untuk menentukan sumber daya apa yang dibutuhkan organisasi, dalam format apa informasi ini harus digunakan, dan cara apa yang paling mudah diakses dan paling sederhana untuk berbagi data ini.

Bekerja sama dengan pemimpin perusahaan dan rekan kerja

Manajer pengetahuan perlu mengoptimalkan penyimpanan dan distribusi informasi. Mereka mungkin perlu berbicara dengan pemimpin dan rekan kerja untuk mendapatkan wawasan agar dapat membuat dan mengembangkan sumber daya tertulis dan video informasi yang dapat dibagikan.

Misalnya, organisasi perawat rumah memiliki perawat berpengalaman yang telah membantu ratusan pasien. Perawat ini memiliki banyak informasi tentang praktik terbaik di wilayah mereka. Manajer pengetahuan mungkin ingin bekerja dengan perawat ini untuk membuat video atau rapat pelatihan.

Selain itu, mereka mungkin ingin mewawancarai mereka untuk mempelajari apa yang diketahui perawat ini sehingga informasi ini dapat diteruskan ke karyawan baru. Manajer bahkan mungkin ingin berkolaborasi dengan perawat untuk membuat program pendampingan.

Tingkat kolaborasi ini memastikan informasi penting tidak hanya dipahami oleh beberapa orang saja di perusahaan. Sebaliknya, itu dapat dibagikan untuk membuat karyawan baru dan pekerja yang ada menjadi lebih efektif. Jika seorang pekerja berpengalaman keluar, proses ini memastikan beberapa wawasan mereka masih dapat digunakan untuk memberi manfaat bagi tim.

Memastikan semua karyawan memiliki akses ke informasi penting

Ini dapat melibatkan memastikan manual karyawan, petunjuk, FAQ, dan formulir apa pun yang diperlukan dibagikan dan diperbarui. Ini juga bisa berarti memastikan karyawan mengetahui bagaimana dan di mana menemukan informasi yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka—misalnya, di basis pengetahuan.

Sebagai bagian dari tanggung jawab mereka, manajer pengetahuan juga perlu membantu menjaga kerahasiaan informasi pribadi. Mereka akan menetapkan izin akses pengguna di basis pengetahuan untuk memastikan pihak ketiga tidak dapat mengakses sumber daya sensitif.

Menumbuhkan budaya berbagi pengetahuan

Ini mungkin berarti membuat pernyataan misi baru atau visi perusahaan yang mencakup berbagi pengetahuan.

Ini juga bisa berarti menyiapkan peluang bagi karyawan untuk berbagi praktik terbaik dan pengalaman mereka, seperti:

• Sesi pelatihan yang dipimpin rekan dan Tanya Jawab yang memungkinkan pekerja yang lebih berpengalaman untuk mendukung anggota tim yang lebih baru
• Peluang kolaborasi , di mana karyawan dapat bekerja sama dalam proyek
• Kebijakan pintu terbuka yang memungkinkan pekerja untuk meminta sumber daya yang mereka butuhkan
• Meminta karyawan untuk membagikan pengetahuan mereka dengan menciptakan sumber daya yang dapat digunakan oleh orang lain
• Membuat program dan program bimbingan untuk memungkinkan karyawan baru membayangi pekerja yang lebih berpengalaman
• Program penghargaan yang memberikan insentif bagi pekerja untuk membagikan apa yang mereka ketahui

Mendidik karyawan tentang sumber daya perusahaan

Manajer pengetahuan perlu melatih tim tentang cara menggunakan sistem manajemen pengetahuan. Mereka mungkin juga bertanggung jawab untuk menyiapkan pelatihan kerja umum karyawan dan peluang peningkatan keterampilan . Saat proses dan praktik terbaik berubah, ini mungkin berarti memeriksa pekerja untuk memastikan mereka memahami pengetahuan baru.

Menjaga relevansi sistem manajemen pengetahuan

Manajer pengetahuan perlu menjaga agar sistem tetap sukses dari waktu ke waktu, yang mungkin berarti mengadaptasi sistem saat organisasi berubah, serta menangkap pengetahuan baru dan mengintegrasikannya ke dalam operasi. Ini juga bisa berarti menghapus informasi usang dari database dan merampingkan informasi sehingga mudah ditemukan.

Mempertahankan jalur komunikasi yang terbuka

Manajer pengetahuan mungkin ingin mencari dan bertindak berdasarkan informasi dari para pemimpin dan staf sehingga mereka dapat menyesuaikan basis pengetahuan dan kerangka kerja pengetahuan perusahaan agar lebih efektif.

Survei karyawan adalah cara yang baik untuk mengetahui informasi apa yang dibutuhkan pekerja, dan praktik terbaik apa dari karyawan berpengalaman yang paling relevan bagi tim. Ini bisa menjadi cara yang berguna untuk mengukur informasi apa yang akan dibagikan.

Tahukah kamu?

Connecteam memungkinkan Anda berkomunikasi dengan cepat dan mudah dengan tim Anda melalui obrolan tim yang aman dan umpan pembaruan perusahaan.

Mulailah dengan Connecteam gratis hari ini!

Contoh Uraian Pekerjaan Manajer Pengetahuan

[Nama perusahaan] adalah perusahaan teknologi yang berkembang pesat di luar [lokasi]. Kami mengembangkan produk teknologi untuk ruang B2C dan B2B, tetapi kami juga bekerja keras untuk berkembang setiap hari dan belajar dari satu sama lain.

Saat ini kami sedang mencari untuk menambahkan Manajer Pengetahuan penuh waktu ke departemen operasi kami. Dalam peran ini, Anda akan bekerja dengan semua orang di tim kami, mulai dari CEO hingga karyawan baru, membantu kami berbagi, menemukan, dan menyimpan pengetahuan yang dibutuhkan setiap karyawan untuk peran mereka.

Kami mencari seseorang yang ingin tahu, pemula, dan komunikator yang hebat. Anda harus sama nyamannya dalam menciptakan solusi teknologi dan mengembangkan kebijakan atau inisiatif, bekerja sendiri atau dalam tim.

Perusahaan kami saat ini memiliki beberapa aset pengetahuan, termasuk video pelatihan dan manual, namun kami bertujuan untuk membangun budaya berbagi pengetahuan dari awal. Kami mencari seseorang yang dapat mengidentifikasi sumber daya apa yang kami butuhkan, mengembangkan sumber daya tersebut, dan membuat sistem untuk memastikan bahwa informasi dapat diakses dan selalu diperbarui.

Kualifikasi Pekerjaan:

• Pengalaman sebelumnya sebagai manajer basis pengetahuan atau manajer pengetahuan
• Pengalaman dengan basis pengetahuan dan platform online untuk mengatur pengetahuan
• Keterampilan manajemen proyek dan komunikasi yang sangat baik
• Pengalaman melakukan sesi pelatihan
• Berpikir kreatif
• Kemampuan organisasi
• Kemampuan untuk membuat, mengedit, dan memperbarui materi dan sumber daya pelatihan
• Kemampuan menulis laporan
• Keterampilan dalam bekerja dengan tim
• Gelar sarjana di bidang TI, manajemen bisnis, atau bidang terkait merupakan nilai tambah
• Sertifikat dalam manajemen pengetahuan merupakan nilai tambah

Tanggung jawab meliputi:

• Membuat, mengatur, dan memperbarui basis pengetahuan perusahaan
• Mengembangkan inisiatif untuk mendorong anggota tim berbagi pengalaman dan praktik terbaik mereka
• Membuat kebijakan dan proses untuk mengembangkan sumber daya baru
• Bertemu dengan pimpinan untuk menjelaskan kemajuan inisiatif berbagi pengetahuan
• Melatih karyawan baru
• Mengembangkan mentorship, job shadowing, dan program serupa

Bayarannya antara $80.000-$90.000 per tahun, tergantung pengalaman.

Mengapa Manajer Pengetahuan adalah Peran Penting

Studi yang dilakukan oleh Harris Poll menemukan bahwa rata-rata pekerja menghabiskan seperempat minggu kerja mereka untuk mencari sumber daya yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas pekerjaan mereka. Sekitar 43% menganggap proses tersebut sangat membuat frustrasi sehingga mereka akan mempertimbangkan untuk meninggalkan pekerjaan jika tidak dapat menemukan cara mudah untuk mengakses apa yang mereka butuhkan.

Seorang manajer pengetahuan dapat mengurangi frustrasi dan inefisiensi karyawan dengan memastikan perusahaan memiliki informasi yang tepat dan dengan bekerja untuk membuat sumber daya ini mudah diakses.

Agar tetap kompetitif, organisasi juga harus dapat berbagi pengetahuan. Jika satu karyawan memiliki pengalaman untuk melakukan pekerjaan secara lebih efektif, seluruh perusahaan dapat menjadi lebih efektif dengan berbagi informasi tersebut dengan pekerja lainnya.

Secara keseluruhan, manajer pengetahuan menyiapkan pelatihan dan berbagi pengetahuan di perusahaan. Mereka memastikan pekerja memiliki pengetahuan terbaik dan terbaru untuk menjadi lebih baik dalam pekerjaan mereka dan untuk memastikan pekerjaan berkualitas tinggi dan kepuasan pelanggan. Semua ini pada akhirnya membantu organisasi menjadi lebih menguntungkan dan mempertahankan reputasi yang kuat.

Kualitas Apa yang Menjadikan Manajer Pengetahuan Hebat?

Keingintahuan yang penuh kasih

Manajer pengetahuan bekerja dengan informasi dan sumber daya setiap hari, jadi mereka harus penasaran dan senang belajar. Mereka juga perlu memperhatikan setiap orang dalam organisasi cukup untuk memenuhi kebutuhan setiap pekerja.

Keterampilan memprioritaskan yang kuat

Manajer yang baik tahu apa yang harus difokuskan terlebih dahulu sehingga mereka dapat mulai membuat sistem berbagi pengetahuan dengan cepat.

Kemampuan untuk memperkuat budaya perusahaan yang positif

Berpikir di luar kotak, manajer pengetahuan mencari cara untuk membuat karyawan bersemangat belajar. Mereka menemukan cara untuk memastikan berbagi pengetahuan terjadi setiap hari, membangun budaya berbagi pengetahuan.

Keterampilan komunikasi yang kuat

Para profesional ini harus mampu menjelaskan pentingnya berbagi sumber daya dan pengetahuan kepada semua pemangku kepentingan.

Mereka juga harus mampu menjelaskan basis data pengetahuan dan sistem lain dengan cara yang jelas dan efisien sehingga semua pekerja dapat memahami cara menggunakannya.

Kemampuan memberikan dukungan

Manajer pengetahuan perlu tersedia untuk menjawab pertanyaan karyawan dan pemimpin tentang sumber daya, basis data pengetahuan, dan bagian lain dari proses berbagi pengetahuan.

Keterampilan manajemen proyek yang hebat

Orang-orang ini mungkin perlu meluncurkan basis pengetahuan atau inisiatif baru seperti pelatihan karyawan. Keterampilan manajemen proyek akan menjaga proyek-proyek ini sesuai jadwal dan sesuai anggaran.

Kemampuan untuk menangkap pengetahuan baru

Manajer pengetahuan yang baik memiliki perhatian yang tajam terhadap informasi dan sumber daya yang berguna yang dapat membantu organisasi mereka. Mereka berusaha keras untuk membawa ide-ide baru dan jenis pengetahuan baru kepada para pemimpin dan anggota tim.

Kesediaan untuk menyingsingkan lengan baju mereka

Terakhir, para manajer ini tahu cara menyiapkan dan menggunakan teknologi untuk berbagi pengetahuan. Mereka bersedia terjun, melakukan pembaruan, dan menggunakan semua fitur platform dan sistem pelatihan.

Menggunakan Pusat Pengetahuan Connecteam untuk Manajemen Pengetahuan

Bahkan dengan manajer pengetahuan staf terbaik, organisasi masih membutuhkan alat yang andal untuk menyimpan dan berbagi informasi dan sumber daya. Di situlah pusat pengetahuan Connecteam dapat membantu.

Pusat pengetahuan adalah perpustakaan digital yang dapat disesuaikan dan dicari dengan mudah . Bahkan jika organisasi Anda belum memiliki pengelola pengetahuan, Anda dapat mengunggah file, manual, petunjuk, video, formulir terkait pekerjaan, dan banyak lagi.

Mencari informasi di pusat pengetahuan Connecteam semudah mengetikkan kata kunci di bilah pencarian. Seketika, file dengan kata kunci tersebut muncul. Mudah digunakan, dan bahkan karyawan Anda yang kurang paham teknologi akan menguasainya dalam hitungan menit.

Selain itu, dengan enkripsi end-to-end dan tanpa batasan penyimpanan , Connecteam memungkinkan Anda mengunggah dan menyimpan informasi sebanyak yang Anda perlukan dengan aman.

Anda juga memiliki kontrol penuh atas siapa yang memiliki akses ke file tersebut . Tetapkan izin akses khusus agar karyawan hanya melihat informasi yang relevan bagi mereka dan peran mereka—tanpa mengintip file sensitif. Setelah izin diberikan, tim Anda dapat mengakses pusat pengetahuan dari perangkat seluler apa pun, di mana pun mereka berada.

Selain itu, pusat pengetahuan Connecteam menyinkronkan file secara otomatis , jadi saat Anda mengunggah manual baru, dokumen pelatihan, atau file, semua orang mendapatkan versi terbaru. Anda dapat mengucapkan selamat tinggal pada informasi yang sudah ketinggalan zaman.

Terlebih lagi, pusat pengetahuan hanyalah permulaan. Connecteam mempermudah membangun budaya berbagi pengetahuan dengan fitur yang membantu Anda:

• Bagikan buletin dan pembaruan
• Onboard dan melatih karyawan
• Buat survei karyawan untuk mencari tahu di mana letak kesenjangan pengetahuan

Pusat pengetahuan Connecteam dapat menjadi alat yang ampuh untuk manajer pengetahuan . Mereka dapat menggunakannya untuk membuat file dan sumber daya tersedia dengan mudah dan menambahkan informasi baru kapan pun dibutuhkan. Alih-alih perlu mengubah roda dengan sistem baru, mereka akan memiliki teknologi yang memungkinkan mereka berkomunikasi dengan tim, membuat pelatihan khusus, berbagi informasi, dan banyak lagi.

Kesimpulan

Manajer pengetahuan adalah pengarsip dan penerjemah organisasi Anda, membantu memastikan informasi dan sumber daya mengalir sesuai kebutuhan dan dipahami oleh semua orang.

Manajer pengetahuan yang tepat ingin tahu, bersemangat untuk belajar, dan bekerja dengan alat basis pengetahuan online untuk memastikan sumber daya tetap relevan dan dapat diakses 24/7. Mereka adalah aset berharga bagi tim mana pun, memastikan setiap orang dapat tetap produktif dan meningkatkan keuntungan perusahaan.

Ingin tahu lebih banyak tentang manajemen pengetahuan dan apa yang dapat dilakukannya untuk organisasi Anda?

Lihatlah panduan kami untuk manajemen pengetahuan dan panduan awal kami untuk pusat pengetahuan Connecteam.

Mulailah dengan Connecteam gratis hari ini!

FAQ

Kualifikasi apa yang harus dimiliki oleh seorang manajer pengetahuan?

Manajer pengetahuan terbaik umumnya telah mendapatkan setidaknya gelar sarjana dalam bisnis, TI, atau bidang serupa. Beberapa mencari sertifikasi atau kelas online dalam manajemen atau manajemen pengetahuan.

Kapan perusahaan harus mempekerjakan seorang manajer pengetahuan?

Ini berbeda untuk setiap organisasi. Secara umum, setelah karyawan melaporkan bahwa mereka tidak dapat menemukan apa yang mereka butuhkan untuk pekerjaan atau kemajuan, Anda mungkin ingin mulai menggunakan pusat pengetahuan (seperti yang disediakan Connecteam) dan bahkan menyewa manajer pengetahuan khusus untuk mengaturnya.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini