Cara Membuat & Menjalankan Rencana Transfer Pengetahuan yang Sukses

Menjaga agar karyawan Anda tetap terampil dan terinformasi dengan baik adalah cara Anda membantu mereka berhasil dalam pekerjaan mereka. Pada akhirnya, itulah cara Anda membantu organisasi Anda berhasil juga. Transfer pengetahuan adalah cara sederhana untuk melakukan ini.

Transfer pengetahuan adalah proses berbagi informasi dan keterampilan di antara anggota tim untuk mencegah kecelakaan, miskomunikasi, dan hilangnya pengetahuan kritis. Saat Anda memiliki proses transfer pengetahuan yang solid, Anda dapat menghindari semua itu dan merampingkan akses ke informasi untuk semua orang di tim Anda.

Namun, untuk memungkinkan transfer pengetahuan, Anda memerlukan rencana.

Dalam panduan ini, kami membahas bagaimana membangun rencana transfer pengetahuan yang solid dan bagaimana hal itu dapat membantu bisnis Anda.

Kami juga menyertakan template praktis untuk membantu Anda memulai.

Apa itu Transfer Pengetahuan?

Transfer pengetahuan adalah proses formal dan serangkaian aktivitas khusus untuk berbagi pengetahuan atau informasi antara satu bagian bisnis Anda dengan bagian lainnya .

Itu bisa terlihat seperti berbagi antara manajer dan karyawan atau berbagi peer-to-peer. Itu juga bisa berarti berbagi informasi saat anggota tim Anda keluar dari perusahaan.

Transfer pengetahuan bertujuan untuk mencegah hilangnya pengetahuan . Biasanya, ini terlihat seperti berbagi berbagai jenis pengetahuan, yang dikategorikan sebagai pengetahuan diam-diam atau eksplisit, dengan orang-orang di perusahaan Anda. Ini juga dapat membantu mengisi kesenjangan informasi saat karyawan keluar dan dapat mendukung integrasi beberapa departemen untuk mengurangi redundansi dalam bisnis Anda.

Secara umum, transfer pengetahuan melibatkan sirkulasi tugas, informasi, dokumen, proses, ide, dan lainnya. Seperti disebutkan, transfer pengetahuan melibatkan 2 jenis pengetahuan utama : pengetahuan tacit dan eksplisit.

Berikut adalah rincian dari masing-masing:

Pengetahuan diam-diam (atau implisit).

Tacit, atau implisit, pengetahuan mengacu pada informasi yang sulit bagi karyawan untuk menyampaikan atau mentransfer secara lisan atau tertulis. Ini melibatkan wawasan, pengalaman, dan pengamatan seseorang.

Contoh keterampilan yang dianggap pengetahuan tacit meliputi:

• Kemampuan untuk membuat prediksi logis
• Bahasa tubuh dan humor
• Kemampuan untuk mengenali orang yang terlihat
• Kecerdasan emosional
• Pengetahuan tentang bahasa tertentu
• Skill kepemimpinan

Tacit knowledge juga lebih terspesialisasi dan dipersonalisasi karena tersimpan dalam pikiran seseorang. Ini terutama diperoleh melalui proses kognitif (seperti observasi, refleksi, intuisi, dan banyak lagi) dan latihan.

Cara terbaik untuk mentransfer tacit knowledge adalah melalui kegiatan tatap muka atau pertemuan . Hal ini memungkinkan pemberi dan penerima tacit knowledge untuk sering berinteraksi. Itu, pada gilirannya, membantu membangun rasa saling percaya.

Pengetahuan eksplisit

Pengetahuan eksplisit adalah setiap informasi yang dengan cepat direkam, dikodifikasi, dan diekspresikan untuk dibagikan dan ditransfer. Jauh lebih mudah untuk mendokumentasikan dan merekam pengetahuan eksplisit dibandingkan dengan pengetahuan diam-diam.

Sulit untuk mengetahui apakah Anda berurusan dengan informasi eksplisit atau diam-diam. Anggap saja seperti ini: Pengetahuan eksplisit adalah informasi langsung yang dibagikan dan diungkapkan di antara orang-orang.

Ini hampir selalu didokumentasikan dengan jelas, seringkali dalam bentuk tertulis. Misalnya, itu bisa berupa prosedur operasi standar (SOP) atau laporan pemasaran untuk kuartal tersebut. Selain SOP, dokumentasi orientasi dan panduan cara kerja juga dapat berfungsi sebagai pengetahuan eksplisit.

Empat jenis utama transfer pengetahuan

Meskipun ada 2 jenis pengetahuan yang terlibat dalam transfer pengetahuan, ada 4 jenis utama transfer pengetahuan itu sendiri. Ini adalah:

• Tacit to tacit: Melibatkan transfer pengetahuan tak berwujud dari satu orang atau kelompok ke orang lain, yang menyimpan pengetahuan itu dalam bentuk diam-diam.
• Diam-diam ke eksplisit: Juga disebut eksternalisasi. Ini melibatkan mengubah pengetahuan diam-diam menjadi pengetahuan eksplisit, seperti mendokumentasikan secara fisik wawasan pribadi seseorang dalam catatan rapat.
• Eksplisit ke eksplisit: Melibatkan pembuatan informasi baru dari pengetahuan eksplisit yang ada, seperti digitalisasi laporan fisik.
• Eksplisit ke diam-diam: Juga disebut internalisasi. Ini melibatkan pengajaran pengetahuan eksplisit kepada seseorang atau kelompok yang mempertahankannya dalam pikiran mereka. Contohnya adalah seseorang yang berbagi kebijakan SDM dengan tim, yang akan menyimpan informasi secara mental.

Mengapa transfer pengetahuan itu penting

Transfer pengetahuan memiliki banyak manfaat berbeda, yang membuatnya penting untuk bisnis.

Pertama, ini membantu meningkatkan manajemen waktu sambil melatih karyawan baru dalam peran khusus mereka. Saat tim Anda berpartisipasi dalam transfer pengetahuan, manajer mengetahui informasi yang tepat untuk dibagikan dengan karyawan baru, yang tidak akan membuang waktu dan kebingungan selama orientasi dan pelatihan. Plus, transfer pengetahuan yang efektif membebaskan waktu Anda untuk fokus pada aspek orientasi lainnya, seperti memperkenalkan karyawan baru ke anggota tim lainnya.

Transfer pengetahuan juga membantu mengembangkan karyawan Anda . Mereka dapat mempelajari keterampilan dan informasi dari orang lain dalam organisasi, berkembang dengan cara yang mungkin tidak mereka miliki jika transfer pengetahuan bukan praktik standar di perusahaan Anda.

Selain itu, transfer pengetahuan membantu transisi karyawan yang ada menjadi peran anggota tim yang berangkat. Ini membantu perusahaan Anda mempertahankan informasi penting, bahkan ketika Anda berurusan dengan pergantian staf.

Pada saat yang sama, ini melengkapi semua karyawan Anda dengan lebih baik agar sukses dalam peran mereka, membantu mereka menjadi lebih produktif .

Selain itu, transfer pengetahuan penting karena mendorong inovasi . Ini dapat menghasilkan ide-ide baru, karyawan yang lebih termotivasi, reputasi bisnis yang lebih baik, kepuasan pelanggan yang lebih kuat, dan banyak lagi.

Terakhir, proses transfer pengetahuan seringkali melibatkan pembuatan tempat terpusat untuk menyimpan pengetahuan , yang membantu mencegah hilangnya informasi. Ini mengurangi kemungkinan bagian penting dari data hilang, dihapus, atau diabaikan oleh anggota tim.

Apakah Rencana Transfer Pengetahuan itu?

Rencana transfer pengetahuan adalah strategi yang membantu bisnis memindahkan informasi dari satu bagian organisasi ke bagian lainnya. Dalam kebanyakan kasus, ini terlihat seperti memindahkan informasi dari satu orang atau departemen ke yang lain.

Pada dasarnya, rencana ini adalah peta jalan untuk berbagi pengetahuan — merinci apa pengetahuan itu, bagaimana akan dibagikan, siapa yang akan membagikannya, dan siapa yang akan menerimanya.

Rencana transfer pengetahuan dapat berupa dokumen tertulis atau strategi yang dibagikan secara lisan. Bagaimanapun, tujuannya sama: untuk memastikan pengetahuan berhasil ditransfer dalam suatu organisasi.

Rencana ini biasanya melibatkan 4 fase utama:

1. Mengidentifikasi pengetahuan kunci
2. Tangkap pengetahuan itu
3. Dokumentasikan pengetahuan
4. Berbagi pengetahuan

Fase-fase ini memungkinkan bisnis untuk memindahkan pengetahuan dari satu individu atau departemen ke yang lain tanpa kehilangan atau salah menafsirkan informasi.

Manfaat Rencana Transfer Pengetahuan

Ada sejumlah cara yang bisa Anda manfaatkan dari membuat dan menerapkan strategi transfer pengetahuan yang kuat. Anda dapat mempercepat waktu yang diperlukan untuk mengumpulkan dan menyebarkan pengetahuan, menggabungkan ide dengan lebih baik ke departemen lain, meningkatkan inovasi di perusahaan Anda, dan banyak lagi.

Mereka juga dapat membantu Anda:

Meningkatkan produktivitas dan efisiensi tempat kerja

Rencana ini merampingkan berbagi pengetahuan, sehingga memudahkan karyawan untuk mengakses informasi yang diperlukan bagi mereka untuk melakukan pekerjaan mereka. Mereka tidak akan membuang waktu untuk bertanya atau bolak-balik berkomunikasi dengan departemen lain. Ini memberi mereka lebih banyak waktu untuk fokus pada pekerjaan mereka.

Hal ini juga memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang lebih baik dan memecahkan masalah lebih cepat dan lebih efisien. Ini membuat karyawan Anda—dan organisasi Anda—produktif.

Pada saat yang sama, ketika karyawan dilengkapi dengan pengetahuan kunci, mereka lebih siap untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar pada kali pertama. Itu menyelamatkan mereka dari membuat kesalahan dan harus melakukan kembali bagian-bagian tertentu dari pekerjaan mereka.

Tingkatkan kolaborasi

Rencana transfer pengetahuan juga dapat mempermudah departemen untuk bekerja sama . Mereka memfasilitasi kelancaran berbagi informasi antara anggota departemen yang berbeda, memungkinkan mereka untuk menggunakan pengetahuan, keterampilan, ide, dan lainnya satu sama lain untuk bekerja menuju kesuksesan perusahaan yang lebih besar.

Selain itu, rencana ini mencegah informasi tersedot ke dalamnya satu departemen. Sebaliknya, ada proses untuk berbagi pengetahuan di antara anggota tim dan departemen saat mereka membutuhkannya. Ini meningkatkan akses keseluruhan ke informasi di dalam perusahaan, yang membuat kolaborasi menjadi lebih lancar di mana-mana.

Tingkatkan keterlibatan

Rencana transfer pengetahuan membantu kolega berpengalaman dan pakar materi pelajaran lebih mudah berbagi informasi dengan orang lain di perusahaan Anda. Hal ini memaparkan pekerja Anda pada ide, keterampilan, dan informasi yang mungkin belum pernah mereka dengar sebelumnya—dan mungkin membuat mereka bersemangat.

Ini dapat menumbuhkan minat pada keterampilan baru , mendorong karyawan Anda untuk mengejar peluang pengembangan profesional yang dapat menjadikan mereka lebih baik dalam pekerjaan mereka saat ini atau terampil untuk mengambil tanggung jawab baru. Minat yang baru muncul ini memotivasi karyawan—pada gilirannya, membuat mereka lebih terlibat.

Apa yang Harus Disertakan dalam Rencana Transfer Pengetahuan

Dengan definisi di luar jalan, mari kita bahas apa yang harus disertakan dalam rencana transfer pengetahuan.

Secara umum, rencana transfer pengetahuan yang baik meliputi:

• Tujuan utama: Apa tujuan akhir dari mentransfer informasi ini?
• Pengetahuan yang didefinisikan dengan jelas: Apa yang ingin Anda bagikan? Apakah informasinya diam-diam atau eksplisit?
• Siapa yang berbagi pengetahuan: Siapa orang, tim, atau departemen yang memiliki pengetahuan?
• Siapa yang menerima pengetahuan: Siapa orang, tim, atau departemen yang akan diberikan pengetahuan?
• Siapa yang diuntungkan dari transfer pengetahuan: Selain pemberi dan penerima, siapa lagi yang akan mendapat manfaat dari informasi yang dibagikan?
• Metodologi: Bagaimana Anda akan berbagi pengetahuan? Misalnya, Anda dapat memilih bimbingan, pekerjaan berpasangan, atau bayangan pekerjaan.
• Alat: Alat apa yang akan Anda gunakan untuk memfasilitasi berbagi pengetahuan? Misalnya, platform kolaborasi digital, sistem manajemen pembelajaran, atau basis pengetahuan online.
• Batas waktu: Kapan informasi perlu dibagikan?
• Lokasi: Di ​​mana informasi akan disimpan? Misalnya, apakah akan disimpan di database komputer, seperti Google Drive atau Dropbox, atau di lokasi fisik, seperti lemari arsip?
• Tindak lanjut: Bagaimana Anda akan menindaklanjuti mereka yang terlibat dalam berbagi pengetahuan untuk melacak kemajuan dan mengumpulkan umpan balik?
• Pengukuran: Bagaimana Anda mengukur dan mengukur keberhasilan transfer pengetahuan?

Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda menentukan siapa, bagaimana, apa, mengapa, kapan, dan di mana mentransfer pengetahuan. Anda dapat dengan mudah mengembangkan rencana efektif yang dapat diikuti semua orang.

Kecualikan informasi yang tidak relevan

Selain mengetahui apa yang harus dimasukkan ke dalam rencana transfer pengetahuan, penting juga untuk mengetahui apa yang tidak boleh dimasukkan. Ini berarti melihat informasi apa yang tidak relevan dengan tujuan Anda dan mengabaikannya.

Misalnya, Anda mentransfer pengetahuan tentang kebijakan perekrutan perusahaan Anda. Dalam hal ini, Anda sebaiknya mengabaikan informasi SDM lainnya yang tidak terkait langsung dengan perekrutan, seperti kebijakan tentang pemutusan hubungan kerja dan pemutusan hubungan kerja.

Jika tidak, Anda dapat membuat anggota tim kewalahan dan mempersulit mereka untuk menyerap dan menggunakan informasi baru.

Jalankan Rencana Transfer Pengetahuan dalam 7 Langkah

Untuk memastikan kelancaran proses, kami telah menyiapkan daftar periksa transfer pengetahuan yang praktis. Masing-masing dari tujuh langkah yang diuraikan di bawah ini akan memberi Anda panduan yang jelas tentang apa yang perlu dicapai.

Mari selami dan mulai membuat transfer pengetahuan menjadi mudah.

Langkah 1: Tentukan tujuan dan kebutuhan Anda

Langkah pertama dalam membuat rencana transfer pengetahuan adalah menentukan tujuan Anda dan mengetahui informasi yang perlu Anda kumpulkan.

Menetapkan tujuan sering melibatkan melihat orang atau departemen mana yang rentan terhadap kehilangan pengetahuan dan informasi mana yang merupakan pengetahuan kritis yang perlu dipertahankan. Anda juga perlu melihat siapa yang bertanggung jawab atas informasi tersebut dan apakah Anda benar-benar memerlukan transfer pengetahuan untuk melestarikannya.

Contoh tujuan mungkin untuk membekali karyawan saat ini dengan keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengambil alih posisi anggota tim yang akan pergi. Atau, agar departemen penjualan Anda mempelajari keterampilan dan sifat dari departemen pemasaran Anda untuk meningkatkan kolaborasi.

Dari sana, Anda dapat menentukan informasi apa yang perlu Anda kumpulkan . Lihatlah pengetahuan yang perlu digunakan seseorang atau kelompok setiap hari. Apa yang diperlukan untuk peran mereka atau fungsi tim atau departemen mereka? Apakah sebagian besar pengetahuan diam-diam, seperti keterampilan kepemimpinan, atau pengetahuan eksplisit, seperti keterampilan mengoperasikan alat berat?

Anda juga harus mencari tahu pengetahuan mana yang eksklusif untuk orang atau departemen tertentu. Pikirkan tentang cara kerja setiap tim dan anggota tim atau departemen mana yang tahu cara melakukan tugas yang harus diketahui orang lain juga. Anda juga dapat memikirkan tentang siapa orang yang biasanya dimintai bantuan saat mereka kesulitan menyelesaikan tugas. Anda pasti ingin mengumpulkan informasi dari orang-orang ini.

Terakhir, Anda dapat membuat daftar informasi yang perlu dibagikan di antara anggota tim dan menuliskannya dalam rencana transfer pengetahuan Anda.

Langkah 2: Kumpulkan informasi

Selanjutnya, Anda harus benar-benar mengumpulkan informasi.

Ini bisa jadi rumit karena Anda mungkin berurusan dengan campuran pengetahuan diam-diam dan eksplisit. Ini berarti Anda harus menggunakan berbagai metode untuk mengumpulkan informasi, seperti:

• Melakukan pengamatan langsung/pembayangan pekerjaan (bagus untuk pengetahuan diam-diam)
• Menonton atau merekam video (berguna untuk pengetahuan diam-diam)
• Melakukan wawancara (bagus untuk pengetahuan diam-diam)
• Lokakarya dan sesi informasi (berguna untuk pengetahuan tacit dan eksplisit)
• Melihat dokumen tertulis (bagus untuk pengetahuan eksplisit)
• Melihat dokumen bersama dalam platform kolaborasi (berguna untuk pengetahuan tacit dan eksplisit)
• Meninjau manual kebijakan dan prosedur (bagus untuk pengetahuan eksplisit)
• Mendengarkan atau menangkap rekaman audio (bagus untuk pengetahuan diam-diam)
• Melakukan survei (berguna untuk pengetahuan tacit dan eksplisit)
• Mengadakan kelompok fokus atau diskusi kelompok (berguna untuk pengetahuan tacit dan eksplisit)

Langkah 3: Simpan informasi dengan benar

Setelah Anda memiliki semua informasi itu, Anda harus menyimpannya di suatu tempat. Anda dapat menyimpan informasi secara fisik seperti di lemari arsip, atau secara digital.

Either way, Anda mungkin harus menyalin informasi tertentu sehingga mereka dalam format digital atau fisik.

Misalnya, jika Anda telah merekam panduan video tentang cara melakukan tugas tertentu, Anda pasti ingin menyimpannya di USB jika Anda ingin menyimpan pengetahuan di lokasi fisik. Jika Anda memiliki memo tertulis fisik dan menyimpan pengetahuan secara digital, Anda harus mendigitalkan memo tersebut sebelum menyimpannya.

Anda juga harus memperhatikan peraturan privasi dan penyimpanan . Saat Anda mengumpulkan pengetahuan, beberapa di antaranya mungkin menyertakan data sensitif. Pastikan untuk membaca peraturan keselamatan dan privasi yang mungkin memengaruhi cara Anda memilih untuk menyimpan informasi Anda.

Langkah 4: Pilih alat Anda

Sebelum Anda dapat mulai mentransfer pengetahuan, Anda harus mencari tahu alat mana yang akan Anda gunakan untuk melakukannya.

Beberapa alat ini mungkin bersifat fisik, seperti materi pelatihan tertulis atau alat peraga yang diperlukan untuk sesi pelatihan tatap muka. Lainnya mungkin digital, seperti platform konferensi video seperti Zoom atau perangkat lunak yang memungkinkan Anda membuat presentasi interaktif.

Untuk memilih alat Anda, pikirkan tentang cara terbaik untuk membagikan informasi yang ingin Anda transfer. Misalnya, mungkin lebih baik menggunakan platform konferensi video untuk mentransfer pengetahuan diam-diam seperti keterampilan layanan pelanggan intuitif tenaga penjual. Untuk pengetahuan eksplisit seperti prosedur yang tepat untuk menutup restoran pada malam hari, dokumen tertulis mungkin ideal.

Ketahuilah bahwa Anda mungkin perlu menggunakan gabungan alat fisik dan digital selama proses transfer pengetahuan, jadi rencanakan dengan tepat.

Langkah 5: Pilih metodologi Anda dan jalankan transfer

Selanjutnya, saatnya memilih metodologi pengiriman.

Ada sejumlah metode pengiriman transfer pengetahuan berbeda yang dapat Anda pilih. Ini termasuk:

• Bimbingan: Bagus untuk berbagi pengetahuan diam-diam, ini melibatkan orang yang lebih berpengalaman melatih seseorang dengan sedikit pengalaman.
• Membayangi pekerjaan: Membiarkan pelajar baru membayangi seseorang saat mereka menjalani rutinitas pekerjaan sehari-hari untuk melihat bagaimana mereka mempraktikkan pengetahuan.
• Pembelajaran peer-to-peer: Melibatkan kerja berpasangan atau kelompok untuk berbagi pengetahuan diam-diam dan eksplisit.
• Pelatihan di tempat kerja atau pengalaman terpandu: Melibatkan karyawan berpengalaman yang melatih anggota tim lain tentang tugas, praktik terbaik, dan lainnya selama hari kerja normal mereka. Ini membantu mentransfer pengetahuan diam-diam dan eksplisit. Ini bagus untuk pelajar kinestetik, atau "langsung".
• Pembelajaran yang dipimpin instruktur: Seperti namanya, ini adalah saat pakar materi pelajaran atau karyawan yang sangat terampil memimpin sesi pembelajaran untuk mengajar orang lain tentang topik tertentu. Ini bisa dilakukan secara langsung (dengan presentasi fisik atau kuliah) atau online (dengan presentasi atau kuliah digital).
• Simulasi dan latihan bermain peran: Dengan metode ini, individu berpartisipasi dalam situasi kerja di lingkungan yang terkendali. Ini mengajarkan mereka keterampilan dan perilaku yang tepat. Metode ini bekerja dengan baik untuk mentransfer pengetahuan diam-diam.
• E-learning dan pembelajaran berbasis teknologi: Ini melibatkan penggunaan platform digital dengan video, materi pelatihan digital, kuis, dan aktivitas digital lainnya untuk berbagi pengetahuan.
• Instruksi video: Melibatkan instruktur yang direkam sebelumnya atau langsung mendiktekan pelajaran virtual kepada individu atau kelompok.
• Coaching: Ini adalah saat karyawan yang lebih berpengalaman bekerja sama dengan anggota tim lain untuk mengembangkan keterampilan mereka, meningkatkan pengetahuan mereka, dan memastikan mereka bekerja dengan baik.
• Keterlibatan sosial: Melibatkan penggunaan platform interaktif yang memungkinkan karyawan untuk mencari informasi dan berkomunikasi satu sama lain untuk mempromosikan transfer pengetahuan.

Ingat, ini hanyalah beberapa contoh dari metodologi transfer pengetahuan yang berbeda. Anda harus memilih salah satu yang paling masuk akal untuk bisnis Anda untuk memastikan keberhasilan transfer pengetahuan.

Bergantung pada metodologi mana yang Anda pilih, Anda mungkin perlu kembali dan menambahkan alat baru ke rencana transfer pengetahuan Anda.

Setelah Anda memilih metodologi (atau metodologi), jalankan transfer pengetahuan Anda!

Langkah 6: Ukur keberhasilan transfer

Setelah Anda menyelesaikan program transfer pengetahuan, saatnya mengukur keberhasilannya.

Pertama, Anda harus menentukan indikator kinerja utama (KPI) yang menandakan transfer berhasil. Beberapa contoh termasuk:

• Peningkatan survei kepuasan pelanggan
• Lebih sedikit cacat produk
• Peningkatan produktivitas atau efisiensi dalam menyelesaikan tugas
• Peningkatan kepatuhan atau kepatuhan terhadap peraturan
• Lebih sedikit kesalahan yang dibuat dalam proses tertentu
• Waktu respons layanan pelanggan lebih cepat

Catat ini dalam rencana transfer pengetahuan Anda, lalu bandingkan hasil transfer Anda dengan mereka. Apakah karyawan Anda berhasil, atau apakah mereka meleset dari sasaran? Apakah ada lebih banyak informasi yang perlu ditransfer atau area untuk perbaikan yang perlu diidentifikasi?

Evaluasi ini adalah kunci untuk memastikan proses transfer pengetahuan Anda efektif.

Langkah 7: Kumpulkan umpan balik

Terakhir, Anda harus menindaklanjuti dengan semua pihak yang terlibat . Bersentuhan dengan orang atau orang-orang yang berbagi pengetahuan, mereka yang menerimanya, orang lain yang mendapat manfaat dari pengetahuan yang ditransfer, dan siapa saja yang berperan dalam proses tersebut.

Anda dapat memeriksa secara langsung, melalui telepon, melalui email, atau melalui pesan instan dan meminta pemikiran dan pendapat karyawan Anda tentang proses tersebut. Anda bahkan dapat membuat dan membagikan survei yang meminta umpan balik dari karyawan Anda.

Menindaklanjuti dapat memberi Anda wawasan berharga tentang apa yang berhasil dan apa yang dapat ditingkatkan. Ini, pada gilirannya, dapat membantu Anda memperbaiki pendekatan Anda pada saat Anda perlu berbagi pengetahuan di perusahaan Anda.

Templat Transfer Pengetahuan

Karena setiap perusahaan berbeda, rencana transfer pengetahuan universal tidak ada. Tetapi menggunakan template rencana transfer pengetahuan dasar sebagai titik awal adalah ide bagus. Anda dapat menyesuaikannya untuk membuat strategi efektif yang sesuai untuk bisnis Anda.

Kami telah menyiapkan template transfer pengetahuan yang dapat Anda gunakan untuk memulai:

Bagaimana Connecteam Dapat Membantu Anda Mentransfer Pengetahuan di Bisnis Anda

Salah satu komponen terpenting dari rencana transfer pengetahuan adalah metodologi dan alat yang Anda perlukan untuk berbagi informasi. Connecteam, platform manajemen pekerjaan dan pengetahuan all-in-one, menawarkan beberapa alat yang merampingkan berbagi pengetahuan.

Mari kita lihat beberapa yang menonjol.

Bagikan pengetahuan melalui pelatihan yang disesuaikan

Sebagai permulaan, Connecteam menawarkan fitur pelatihan karyawan yang kuat yang memudahkan berbagi pengetahuan.

Anda dapat membuat dan mengunggah materi pelatihan Anda sendiri, serta membuat kursus khusus dari awal atau dengan menggunakan salah satu templat Connecteam. Tambahkan video, gambar, catatan audio, dan lainnya. Kemudian, ikuti kuis untuk mengukur seberapa baik karyawan menyimpan informasi pelatihan. Anda juga dapat mengelompokkan modul sehingga lebih mudah bagi karyawan untuk menyelesaikan pelatihan tanpa merasa kewalahan.

Karyawan dapat mengakses kursus dan materi dari ‌perangkat seluler atau desktop mereka, dan tidak ada batasan jumlah karyawan yang dapat menggunakan Connecteam. Latih beberapa tim atau seluruh perusahaan Anda!

Gambar: tambahkan gambar fitur pelatihan connecteam

Selain itu, fitur pelatihan Connecteam dapat berfungsi sebagai metodologi untuk rencana transfer pengetahuan Anda. Anda dapat membuat dan menyimpan modul e-learning, pelatihan video, sesi yang dipimpin instruktur, dan lainnya langsung di platform. Connecteam bahkan memiliki fitur manajemen acara yang dapat Anda gunakan untuk menjadwalkan sesi pelatihan tatap muka.

Semua ini mengarah pada transfer pengetahuan yang lebih lancar di dalam organisasi Anda.

Menyimpan dan mengakses informasi melalui pusat pengetahuan

Fitur pusat pengetahuan Connecteam memungkinkan Anda menangani aspek penyimpanan transfer pengetahuan. Simpan semua informasi penting perusahaan Anda di satu lokasi terpusat yang dapat diakses dengan mudah oleh karyawan terlepas dari lokasi fisik mereka.

Beberapa fitur lain dari basis pengetahuan meliputi:

• Tidak ada batasan penyimpanan , sehingga Anda dapat menyimpan sebanyak yang Anda perlukan.
• Enkripsi data end-to-end , sehingga data Anda terlindungi dan mematuhi peraturan privasi.
• Sinkronisasi data otomatis , sehingga Anda tahu bahwa informasi yang Anda simpan tidak pernah kedaluwarsa. Perubahan terkini selalu tercermin dalam dokumen!
• Izin pengguna khusus , sehingga Anda dapat menentukan karyawan mana yang dapat melihat file mana.

Beri tahu karyawan menggunakan fitur obrolan dan pembaruan dalam aplikasi

Alat komunikasi Connecteam dapat membantu mempermudah proses transfer pengetahuan untuk perusahaan Anda.

Pertama, fitur obrolan bawaan memungkinkan Anda dan anggota tim Anda berkomunikasi satu sama lain secara waktu nyata dalam percakapan pribadi atau grup. Kirim pesan dengan video, gambar, catatan audio, dan lampiran file untuk mentransfer pengetahuan dengan cepat dan mudah.

Ada juga fitur pembaruan , yang memungkinkan Anda berbagi informasi dengan semua orang di organisasi Anda atau hanya kelompok karyawan tertentu. Anda dapat memilih siapa yang menerima informasi berdasarkan departemen, fungsi, nama, dan faktor lainnya.

Sebagai manajer, Anda dapat melihat jumlah tampilan yang diperoleh postingan Anda, dan Connecteam akan mengirimkan notifikasi dan pengingat ke perangkat pekerja agar informasi tidak terlewatkan.

Kedua fitur ini memungkinkan untuk menyebarkan informasi dengan mudah ke seluruh organisasi Anda dan dapat menjadi alat yang Anda gunakan untuk menjalankan rencana transfer pengetahuan Anda.

Kumpulkan umpan balik dengan survei dan jajak pendapat

Anda juga dapat menggunakan fitur survei dan jajak pendapat Connecteam untuk mengumpulkan umpan balik dari karyawan tentang proses transfer pengetahuan Anda.

Platform ini menyediakan template survei, tetapi Anda dapat dengan mudah membuatnya sendiri menggunakan berbagai jenis pertanyaan—termasuk ya/tidak, pilihan ganda, dan pertanyaan terbuka. Ada juga opsi untuk mengirimkan pengingat otomatis kepada karyawan untuk menyelesaikan survei.

Kesimpulan

Transfer pengetahuan melibatkan berbagi informasi di antara anggota tim dalam suatu organisasi. Ini membantu meningkatkan komunikasi dan membuat informasi lebih mudah diakses. Untuk melakukan itu, memiliki rencana transfer pengetahuan adalah kuncinya.

Rencana transfer pengetahuan yang solid membantu Anda melakukan proses transfer pengetahuan dengan jelas, ringkas, dan efektif. Ini dapat membantu meningkatkan produktivitas, kolaborasi, keterlibatan karyawan, dan lainnya di seluruh bisnis Anda.

Apa pun jenis pengetahuan yang Anda transfer, penting untuk mengikuti panduan langkah demi langkah yang serupa dengan yang kami sajikan di artikel ini. Kami juga merekomendasikan penggunaan alat manajemen kerja digital seperti Connecteam untuk membantu lebih merampingkan berbagi pengetahuan di perusahaan Anda.

Mulailah dengan Connecteam hari ini!  

FAQ

Apa tujuan utama dari transfer pengetahuan?

Tujuan utama mentransfer pengetahuan adalah untuk meningkatkan penyebaran dan akses informasi dalam suatu perusahaan. Akibatnya, ini membantu mencegah kehilangan informasi, mendorong kolaborasi, meningkatkan efisiensi, dan banyak lagi.

Sebutkan 4 jenis transfer ilmu?

4 jenis transfer pengetahuan adalah:

• Diam-diam untuk diam-diam
• Diam-diam menjadi eksplisit
• Eksplisit ke eksplisit
• Eksplisit ke diam-diam

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini