Cara Membuat Jadwal On-Call yang Efektif untuk Seluruh Tim Anda

Membuat jadwal on-call yang efektif untuk tim Anda bisa jadi menantang dan menghabiskan waktu. Sulit untuk memastikan beban kerja karyawan didistribusikan secara adil dan mereka memiliki waktu istirahat yang cukup antara shift reguler dan on-call. Menemukan keseimbangan antara ketersediaan, keterampilan, dan senioritas anggota tim juga sulit.

Dengan jadwal yang terencana dengan baik, tim Anda akan siap menangani keadaan darurat dan masalah tak terduga di luar jam kerja reguler. Jadwal yang efektif juga dapat meningkatkan moral, mencegah kejenuhan, dan meningkatkan hubungan pelanggan.

Dalam panduan ini, kami melihat cara kerja penjadwalan on-call dan berbagi 11 tips teratas untuk membuatnya untuk memenuhi kebutuhan organisasi Anda.

Apa itu Penjadwalan Panggilan?

Jadwal on-call menetapkan karyawan mana yang akan tersedia untuk menangani keadaan darurat di luar jam kerja.

Saat seorang pekerja sedang dalam panggilan, mereka biasanya harus menanggapi permintaan untuk bekerja dalam waktu singkat. Ini berpotensi terjadi kapan saja, siang atau malam hari.

Anda mungkin memerlukan jadwal panggilan jika Anda harus menyediakan bantuan 24/7 untuk pelanggan Anda, atau jika bisnis Anda bergantung pada menjaga peralatan utama tertentu tetap berjalan setiap saat.

Industri yang sering membutuhkan jadwal jenis ini meliputi:

• Pipa saluran air
• Listrik
• Keamanan rumah
• Layanan kesehatan atau darurat
• Industri jasa—staf tambahan mungkin diperlukan selama periode sibuk.

Pekerja panggilan biasanya perlu tersedia melalui telepon atau melalui aplikasi perpesanan. Mereka mungkin juga perlu merespons dalam jangka waktu tertentu.

Sebagai pemberi kerja, Anda mungkin diminta untuk membayar kompensasi yang lebih tinggi kepada pekerja Anda saat mereka sedang bertugas.

Memilih Model Penjadwalan yang Tepat

Ada banyak jenis jadwal kerja yang dapat Anda gunakan untuk menyusun jadwal panggilan Anda. Jenis jadwal panggilan yang paling umum meliputi:

Merotasi karyawan terjadwal

Dengan jadwal rotasi on-call, pekerja Anda bergiliran menanggapi keadaan darurat. Hal ini untuk menghindari ketergantungan pada karyawan yang sama untuk mengambil tanggung jawab atas pekerjaan panggilan.

Misalnya, Anda mungkin memiliki sekelompok karyawan yang siap dipanggil selama satu minggu. Para pekerja ini kemudian akan kembali ke shift reguler mereka pada minggu berikutnya, dan kelompok lain akan siap siaga. Jadwal bergilir dapat berubah setiap hari, mingguan, dua mingguan, atau bulanan.

Kontak primer/sekunder

Jenis penjadwalan menetapkan titik kontak utama untuk panggilan darurat. Kontak sekunder akan masuk jika kontak utama tidak tersedia atau tidak dapat memperbaiki masalah. Model ini sangat berguna jika beberapa keadaan darurat sering muncul bersamaan dalam bisnis Anda.

Anda dapat memutuskan untuk memasangkan dua karyawan bersama-sama dan mengganti peran titik kontak primer dan sekunder. Misalnya, satu karyawan akan menjadi kontak utama satu minggu, dan yang lainnya pada minggu berikutnya.

Minggu/akhir pekan

Di bawah model ini, Anda membagi karyawan Anda menjadi dua grup panggilan . Satu akan bertugas selama seminggu, dan yang lainnya di akhir pekan.

Ikuti matahari

Model ikuti matahari mengatur jadwal pekerja Anda berdasarkan lokasi mereka . Karyawan biasanya siap siaga pada siang hari di wilayah mereka. Sistem ini mungkin sesuai untuk bisnis global, dengan karyawan yang berbasis di berbagai belahan dunia.

Dukungan ahli

Jenis penjadwalan ini memungkinkan Anda memberikan dukungan spesialis dalam situasi yang sangat sulit. Hal ini memungkinkan pekerja tugas reguler Anda untuk meningkatkan masalah ke pakar yang ditunjuk saat mereka tidak dapat menyelesaikannya sendiri.

Pakar on-call seringkali adalah pekerja Anda yang paling berpengalaman atau mereka yang memiliki kualifikasi spesialis. Mereka biasanya akan menangani masalah yang mungkin terlalu rumit untuk diperbaiki oleh pekerja lain yang kurang terampil. Mereka mungkin, misalnya, bekerja dengan mesin atau peralatan yang membutuhkan pengetahuan khusus. Ini dapat mencakup seseorang seperti tukang ledeng atau teknisi panggilan.

11 Tips Membuat Jadwal On-Call

Metode penjadwalan terbaik untuk bisnis Anda akan bergantung pada ukuran tim dan industri tempat Anda bekerja. Namun, ada tips tertentu yang dapat membantu semua bisnis membuat jadwal panggilan yang berfungsi untuk karyawan dan pelanggan.

Saat Anda menyusun jadwal panggilan telepon, langkah pertama adalah memutuskan kapan Anda membutuhkan pertanggungan dan berapa banyak yang mungkin Anda perlukan.

Setelah Anda memiliki gagasan yang jelas tentang kebutuhan Anda, Anda dapat menyusun jadwal dan mengalokasikan anggaran untuk dukungan panggilan.

Sebagai pemilik bisnis, Anda pasti ingin memberi pelanggan atau klien Anda yang terbaik yang dapat ditawarkan perusahaan Anda. Namun, penting juga untuk mempertimbangkan kesejahteraan karyawan panggilan Anda.

Menyepakati definisi situasi darurat akan mencegah pekerja Anda sering diganggu pada jam-jam yang tidak nyaman, seperti di tengah malam.

Bekerja dengan karyawan Anda untuk menentukan apa artinya bagi mereka untuk "siap dipanggil" dapat membantu Anda menghindari kesalahpahaman di masa mendatang.

Berikut adalah beberapa contoh aturan dasar yang harus Anda perjelas dalam definisi Anda.

• Seberapa sering karyawan Anda perlu dihubungi.
• Waktu mulai dan akhir shift mereka.
• Jenis situasi yang mungkin perlu mereka tanggapi.
• Metode komunikasi yang perlu digunakan oleh karyawan on-call—misalnya, tersedia melalui telepon atau email.
• Waktu respons yang diharapkan.
• Tingkat pembayaran saat panggilan.

Mungkin juga bermanfaat untuk mengingatkan karyawan Anda tentang alasan mengapa mereka perlu dihubungi dari waktu ke waktu.

Kerja on-call lebih mungkin berhasil ketika memperhitungkan keinginan dan kebutuhan karyawan.

Misalnya, pekerja dengan anak-anak mungkin merasa sulit untuk dihubungi selama liburan sekolah. Karyawan lain mungkin memiliki keyakinan agama yang berarti mereka tidak dapat dihubungi pada hari-hari tertentu. Di sisi lain, beberapa anggota tim mungkin menyambut baik kesempatan untuk bekerja sesuai panggilan bila memungkinkan, karena memungkinkan mereka mendapatkan uang tambahan.

Penting juga untuk menghormati karyawan Anda permintaan cuti saat membuat jadwal on-call Anda.

Fleksibilitas semacam ini bisa sangat menguntungkan hubungan majikan-karyawan. Ini menunjukkan bahwa Anda menghargai pekerja Anda sebagai orang dengan kehidupan di luar pekerjaan. Sebagai imbalannya, karyawan Anda lebih cenderung mengakomodasi permintaan Anda agar mereka bekerja dengan pola shift yang berbeda.

Sebagai manajer orang, Anda memiliki pemahaman tentang kekuatan dan kelemahan karyawan Anda. Misalnya, beberapa pekerja Anda mungkin memiliki keterampilan teknis terbaik, sementara yang lain dapat membangun hubungan baik dengan pelanggan.

Menggunakan pengetahuan ini akan menjadikan Anda penjadwal panggilan yang efektif. Mempertimbangkan atribut unik karyawan Anda akan membantu Anda mengirimkan karyawan yang paling cocok untuk pekerjaan sesuai panggilan Anda.

Selain menghormati permintaan cuti karyawan Anda saat membuat jadwal on-call Anda, pastikan bahwa jadwal tersebut memungkinkan anggota tim Anda untuk mengambil cuti yang cukup dan membayar hari libur.

Perangkat lunak perencanaan shift dapat memberi Anda gambaran tentang pola kerja karyawan Anda. Memiliki informasi ini tersedia sekilas dapat memungkinkan Anda mengenali karyawan yang bekerja dengan jadwal yang panjang atau sulit.

Demikian pula, Anda juga dapat memeriksa keseimbangan kehidupan kerja karyawan selama percakapan satu lawan satu dan menyesuaikan jadwal Anda sesuai kebutuhan untuk mencegah kerja berlebihan dan potensi kelelahan.

Karyawan yang kelelahan karena jam kerja yang tidak ramah atau banyak shift malam berturut-turut dapat mencari pekerjaan di tempat lain. Memiliki strategi on-call yang efektif sangat penting untuk strategi retensi perusahaan Anda.

Menerapkan pendekatan yang sama untuk menjadwalkan semua anggota tim panggilan Anda sangat penting untuk memastikan tempat kerja yang bahagia dan produktif. Pastikan Anda tidak secara teratur menjadwalkan karyawan yang sama untuk bertugas atau tidak menugaskan karyawan tertentu untuk giliran kerja.

Menunjukkan pilih kasih saat menugaskan pekerjaan di luar jam kerja dapat merusak moral. Demikian pula, mengandalkan karyawan yang sama untuk selalu siap sedia dapat menyebabkan kelelahan dan juga memengaruhi kesejahteraan fisik karyawan Anda.

Terbuka dengan karyawan Anda tentang bagaimana Anda membuat jadwal Anda sangat membantu. Menjelaskan mengapa Anda memilih karyawan tertentu untuk dihubungi dapat meningkatkan transparansi di seluruh tim Anda dan membantu mencegah ketidaksepakatan di masa mendatang.

Memberi pekerja Anda pemberitahuan yang memadai tentang jam panggilan mereka dapat menjadi sangat penting untuk kepuasan kerja mereka . Ini akan membantu karyawan menghindari konflik dengan komitmen non-pekerjaan mereka, seperti penitipan anak atau janji temu medis.

Anggota tim Anda mungkin merasa sulit mencapai keseimbangan kehidupan kerja yang sehat jika mereka tidak menerima pemberitahuan yang tepat tentang jadwal mereka. Rutin bekerja dalam waktu singkat juga bisa berarti mereka melewatkan perayaan penting atau berjuang untuk menghabiskan waktu bersama keluarga. Situasi ini dapat menyebabkan kebencian, merusak moral, dan mengurangi tingkat keterlibatan karyawan.

Tidak peduli seberapa efektif sistem penjadwalan on-call Anda, kesulitan tak terduga dapat muncul.

Misalnya, pekerja panggilan Anda mungkin mengalami keadaan darurat mereka sendiri dan tidak dapat bekerja. Ini bisa terjadi karena beberapa alasan, termasuk sakit atau kerusakan kendaraan. Dalam keadaan ekstrem, karyawan Anda mungkin menemukan situasi yang berbahaya atau mengancam saat mereka tiba di lokasi kerja yang siap dipanggil.

Penting untuk memiliki titik kontak khusus untuk staf panggilan Anda. Ini bisa melalui nomor telepon, layanan perpesanan grup, atau aplikasi obrolan yang disertakan dalam solusi perangkat lunak komunikasi karyawan Anda.

Agar jadwal on-call Anda berhasil, Anda harus memastikan bahwa jadwal itu dapat berfungsi dalam jangka panjang . Mencari umpan balik dari karyawan dan pelanggan atau klien Anda bisa menjadi cara yang efektif untuk melakukan ini.

Tanyakan kepada pekerja Anda bagaimana mereka menemukan pengalaman dalam panggilan dan pertimbangkan apakah Anda perlu mengubah jadwal Anda. Misalnya, Anda dapat menyelidiki pola shift alternatif untuk seorang karyawan jika jam panggilan mereka bertentangan dengan kehidupan mereka di luar pekerjaan.

Mencari umpan balik dari pelanggan atau klien sama pentingnya. Anda dapat melakukan ini melalui survei, jajak pendapat, email, atau panggilan telepon sederhana. Kemudian, tinjau umpan balik dan buat perubahan yang sesuai pada jadwal panggilan Anda untuk mengatasi masalah apa pun.

Misalnya, Anda dapat menambahkan anggota staf yang lebih berpengalaman ke jadwal panggilan Anda. Ini membantu memastikan tim Anda memberikan dukungan yang memadai selama keadaan darurat. Atau, Anda dapat memperkenalkan sistem penjadwalan on-call primer/sekunder. Dengan cara ini, perusahaan Anda dapat menangani beberapa insiden sekaligus dan pelanggan tidak akan menunggu terlalu lama untuk mendapat tanggapan.

Perangkat lunak penjadwalan dapat menyederhanakan proses penjadwalan dan mengotomatiskan beberapa tugas seperti pertukaran shift, permintaan cuti, dan komunikasi. Ini akan menghemat waktu dan tenaga Anda, memungkinkan Anda untuk fokus pada operasi bisnis yang lebih penting.

Connecteam adalah solusi manajemen karyawan all-in-one yang mencakup aplikasi penjadwalan yang mudah digunakan . Aplikasi penjadwalan dirancang untuk membantu Anda membuat dan mengelola jadwal on-call Anda secara efisien. Anda dapat dengan mudah membuat jadwal bergilir, mengelola ketersediaan karyawan, dan melacak kehadiran. Selain itu, Connecteam memungkinkan anggota tim Anda untuk meminta waktu istirahat dan bertukar giliran kerja dengan mudah, memudahkan semua orang untuk mengelola jadwal mereka.

Menggunakan perangkat lunak penjadwalan seperti Connecteam memastikan bahwa setiap orang di tim Anda mengetahui jadwal tersebut, mengurangi kemungkinan konflik penjadwalan, dan memastikan bahwa tim Anda selalu siap untuk tanggung jawab panggilan.

Dengan Connecteam, Anda dapat:

• Lihat shift karyawan secara sekilas.
• Lacak lembur dan istirahat.
• Sediakan staf dengan pengingat untuk shift on-call.
• Lihat permintaan cuti.
• Berikan deskripsi tanggung jawab karyawan selama setiap shift.
• Tambahkan daftar periksa, formulir, file, dan lainnya ke shift.
• Buat shift on-call terbuka—yang dapat ditugaskan sendiri oleh karyawan.
• Buat jadwal rotasi on-call.

Coba Connecteam 14 hari gratis hari ini dan buat jadwal on-call yang bagus untuk tim Anda dengan mudah!

Memahami Hukum

Sangat penting bagi Anda untuk memahami undang-undang seputar pekerjaan berdasarkan panggilan jika Anda meminta karyawan Anda untuk bekerja dengan cara ini.

Di AS, undang-undang utama yang perlu Anda pertimbangkan adalah Fair Labor Standards Act (FLSA ). Ini mencakup gaji dan kondisi kerja bagi karyawan yang tercakup dalam undang-undang tersebut. Mereka dikenal sebagai karyawan yang tidak dikecualikan.

Pekerja yang tercakup dalam undang-undang tersebut cenderung adalah mereka yang berpenghasilan di bawah $35.568 per tahun. Dalam banyak kasus, ini termasuk pekerja konstruksi atau industri jasa.

Berdasarkan ketentuan FLSA, setiap kali pekerja Anda melakukan panggilan ‌di tempat Anda akan dihitung dalam jam kerja mereka . Anda biasanya perlu membayar mereka untuk waktu mereka selama jam-jam ini. Namun, Anda mungkin tidak perlu membayar pekerja panggilan jika mereka bebas meninggalkan tempat Anda.

Anda mungkin juga perlu membayar staf Anda saat mereka sedang menelepon jika ada batasan tentang apa yang dapat dan tidak dapat mereka lakukan selama waktu ini.

Waktu karyawan mungkin dibatasi jika mereka sering diminta untuk menjawab panggilan dari bisnis Anda saat berada di rumah. Selain itu, diharuskan untuk tetap dekat dengan lokasi kerja atau kantor bisnis Anda dapat dihitung sebagai batasan waktu pekerja Anda. Anggota staf yang harus tetap berada di dekat bisnis Anda mungkin tidak dapat menggunakan waktu pribadinya sebagaimana seharusnya.

Anda juga perlu mempertimbangkan masalah lembur jika pekerja Anda dicakup oleh FLSA. Undang-undang tersebut menyatakan bahwa semua karyawan yang tidak dikecualikan harus dibayar lembur jika mereka bekerja melebihi jam kerja standar 40 jam seminggu. Lembur ini harus dengan tarif minimal 1,5 kali lipat dari kompensasi biasanya.

Undang-undang ketenagakerjaan berbeda-beda di setiap negara bagian, jadi Anda juga perlu memeriksa peraturan di wilayah Anda.

Ringkasan

Memiliki pekerja siap panggil mungkin diperlukan jika pekerjaan Anda dapat melibatkan keadaan darurat kapan saja, siang atau malam, atau jika bisnis Anda membutuhkan staf tambahan selama periode sibuk.

Sistem on-call yang terorganisir dengan baik dapat memastikan bahwa Anda memberikan layanan berkualitas tinggi kepada pelanggan atau klien Anda. Ini juga meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja karyawan, meningkatkan keterlibatan mereka, dan mengurangi pergantian.

Tidak ada satu ukuran yang cocok untuk semua pendekatan penjadwalan. Untuk penjadwalan on-call yang efektif, lakukan percakapan terbuka dengan anggota tim Anda sehingga Anda dapat memahami kebutuhan dan ketersediaan khusus mereka dan mereka tahu apa yang Anda harapkan dari mereka.

Saat membuat jadwal, pertimbangkan pola penjadwalan yang berbeda seperti rotasi panggilan dan pastikan pekerja Anda memiliki waktu istirahat yang cukup di antara shift. Perlakukan anggota tim secara setara saat menetapkan giliran kerja dan secara teratur tinjau dan sesuaikan jadwal Anda berdasarkan umpan balik.

Terakhir, gunakan aplikasi penjadwalan karyawan khusus untuk memastikan Anda selalu memiliki pekerja yang tepat untuk setiap pekerjaan.

Mulailah dengan uji coba Connecteam 14 hari gratis sekarang!