Daftar Periksa Akhir Tahun Penggajian Lengkap + Panduan Persiapan Penggajian

Mempersiapkan penggajian bisa memakan waktu di saat-saat terbaik, tetapi menjadi lebih menyita waktu di akhir tahun. Penggajian terakhir tahun ini adalah yang paling rumit, mengharuskan Anda meninjau informasi penggajian sepanjang tahun dan mengajukan dokumen yang diperlukan dengan otoritas pajak.

Penting untuk mengajukan formulir ini dan membayar pajak yang harus Anda bayar tepat waktu. Jika tidak, Anda mungkin menghadapi hukuman. Penting juga bahwa formulir Anda akurat untuk menghindari hukuman lebih lanjut, termasuk denda.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan bagaimana Anda dapat mempersiapkan penggajian terakhir Anda tahun ini serta langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk memastikan penggajian tahun depan berjalan dengan lancar. Kami juga menyertakan daftar penggajian akhir tahun untuk membantu Anda menyelesaikan penggajian akhir dengan mudah dan bebas dari kesalahan.

Apa Itu Penggajian Akhir Tahun?

Penggajian akhir tahun adalah proses meninjau catatan keuangan dan penggajian bisnis Anda untuk menghitung gaji karyawan, kompensasi lain, pajak gaji, dan pemotongan untuk tahun tersebut, dan kemudian melaporkan catatan ini ke otoritas pajak yang sesuai.

Bisnis melakukan penggajian akhir tahun selama kuartal terakhir tahun kalender dan awal kuartal pertama tahun baru.

Secara umum, penggajian akhir tahun melibatkan tugas-tugas seperti:

• Memeriksa informasi karyawan dan memperbarui informasi yang diperlukan.
• Menjumlahkan kompensasi karyawan, perpajakan, dan potongan.
• Mengajukan formulir yang relevan dengan Internal Revenue Service (IRS), Jaminan Sosial. Administrasi (SSA), serta kantor pajak negara bagian dan lokal Anda.
• Membayar pajak apa pun yang menjadi kewajiban bisnis Anda.

Kewajiban penggajian akhir tahun tertentu bergantung pada sifat, jenis, dan ukuran bisnis Anda.

Undang-undang pajak dan tenaga kerja federal, negara bagian, dan lokal akan berlaku untuk bisnis Anda selama penggajian akhir tahun.

Pastikan Anda mencari nasihat hukum untuk memahami sepenuhnya semua kewajiban Anda. Ini akan membantu memastikan penggajian akhir tahun Anda akurat dan bisnis Anda tetap patuh. Anda dapat menghadapi hukuman, termasuk audit dan denda, karena gagal menyerahkan formulir tepat waktu atau memberikan informasi yang salah kepada otoritas pajak.

Kapan tahun penggajian 2023 berakhir?

Akhir tahun penggajian adalah proses yang berjalan sepanjang kuartal keempat tahun kalender dan memasuki awal kuartal pertama tahun berikutnya.

Misalnya, penggajian terakhir pada tahun 2023 terjadi pada bulan Desember. Sebagian besar formulir pajak federal yang diperlukan untuk penggajian akhir tahun harus diajukan pada Januari 2024.

Formulir Pajak Apa yang Anda Butuhkan?

Ada berbagai formulir yang harus disiapkan dan diajukan oleh pemberi kerja sebagai bagian dari penggajian akhir tahun mereka.

• Formulir W-2 : Diajukan atas nama masing-masing karyawan untuk melaporkan gaji karyawan dan pemotongan pajak ke Social Security Administration (SSA). Pihak berwenang menggunakan informasi ini untuk menghitung tunjangan Jaminan Sosial dan Medicare. Anda juga harus memberikan salinannya kepada karyawan untuk digunakan sebagai laporan pajak pribadi mereka.
• Formulir W-3 : Merangkum informasi dalam Formulir W-2 dan dilampirkan pada Formulir W-2 untuk diserahkan ke SSA.
• Formulir 1099-NEC : Melaporkan pendapatan kontrak independen. Majikan harus mengajukan salinan formulir ini untuk setiap kontraktor independen yang mereka bayar lebih dari $600 dalam satu tahun kalender. Majikan juga harus memberikan salinan kepada kontraktor untuk catatan pajak pribadi mereka.
• Formulir 1096: Digunakan untuk meringkas dan mengirimkan Formulir 1099 ke Internal Revenue Service (IRS) jika Anda menggunakan versi kertas.
• Formulir 940: Diajukan oleh bisnis dengan 1 karyawan atau lebih. Formulir ini merinci gaji tahunan pemberi kerja untuk menghitung Pajak Pengangguran Federal (FUTA) bisnis.
• Formulir 941 : Formulir triwulanan yang digunakan untuk menyatakan pajak termasuk pajak pendapatan federal, pajak Jaminan Sosial, dan Medicare (FICA).
• Formulir 943: Diajukan oleh bisnis yang membayar upah kepada pekerja pertanian yang dikenakan pajak pendapatan, Jaminan Sosial, atau Medicare (FICA).
• Formulir 944: Diajukan oleh pemberi kerja dengan kewajiban pajak tahunan yang pajak pendapatan federalnya dipotong dan FICA sebesar $1.000 atau kurang. Hal ini memungkinkan mereka untuk membayar pajak setiap tahun daripada triwulanan.
• Formulir 1095-B dan 1095-C: Memberikan perincian kepada IRS tentang perlindungan asuransi kesehatan yang ditawarkan kepada karyawan. Majikan dengan kurang dari 50 karyawan tetap menggunakan Formulir 1095-B. Formulir 1095-C adalah untuk pemberi kerja dengan lebih dari 50 karyawan penuh waktu.

Bagaimana Mempersiapkan Penggajian Akhir Tahun Ini

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk membantu bisnis Anda mempersiapkan penggajian akhir tahun ini.

Periksa informasi pajak bisnis Anda

Konfirmasi detail seperti nomor identifikasi pemberi kerja (EIN) negara bagian dan federal bisnis Anda, nama perusahaan, dan alamat. Perbarui mereka jika ada perubahan dalam setahun terakhir.

Konfirmasi informasi karyawan

Pastikan detail penggajian untuk karyawan Anda sudah benar. Konfirmasikan nama lengkap resmi, alamat kontak, nomor Jaminan Sosial, dan informasi kontak lainnya serta perbarui seperlunya.

Ini juga saat yang tepat untuk memperbarui setiap perubahan pada tenaga kerja Anda—misalnya, jika seorang karyawan mengambil cuti panjang, diberhentikan, atau meninggal dunia selama tahun tersebut.

Melakukan hal itu membantu memastikan Anda mengirimkan salinan dokumen pajak karyawan ke lokasi yang tepat dan memberikan informasi terkini kepada IRS. Anda dapat dihukum jika Anda gagal melakukannya. Misalnya, Anda dapat didenda karena mengirimkan nama karyawan atau nomor Jaminan Sosial yang salah pada Formulir W-2.

Hitung bonus akhir tahun

Sertakan bonus tahunan apa pun dalam gaji akhir karyawan Anda sehingga mereka dapat dikenai pajak dengan tepat.

Bagaimana dan kapan harus mengurangi bonus dari pajak bisnis Anda bergantung pada apakah Anda menggunakan metode akuntansi berbasis kas atau akrual .

Dengan metode akuntansi tunai, Anda dapat mengurangi bonus sebagai pengeluaran bisnis selama tahun pajak yang dibayarkan. Dengan metode berbasis akrual‌, Anda dapat mengurangi bonus pada tahun perolehannya, terlepas dari apakah bonus tersebut telah dibayarkan.

Tinjau periode pembayaran untuk mengonfirmasi upah, pajak, dan tunjangan

Meskipun Anda tidak dapat menjalankan laporan akhir tahun sampai Anda mengeluarkan cek gaji terakhir, ada gunanya memeriksa dan menyiapkan periode pembayaran sebelumnya terlebih dahulu.

Pertama, konfirmasikan bahwa status penggajian setiap karyawan sudah benar. Misalnya, perhatikan apakah mereka aktif, cuti, diberhentikan, atau meninggal dunia pada tahun sebelumnya.

Juga, periksa status pengarsipan karyawan untuk mengonfirmasi apakah mereka dibebaskan atau tidak dibebaskan dari pajak pendapatan federal. Informasi ini biasanya tersedia di Formulir W-4 (sertifikat pemotongan).

Selanjutnya, tinjau periode penggajian sebelumnya untuk memastikan bahwa setiap karyawan dibayar dengan benar sepanjang tahun. Misalnya, konfirmasikan bahwa mereka dibayar dengan upah, bonus, dan lembur yang benar. Selain itu, pastikan karyawan mendapatkan gaji untuk setiap periode gaji, terutama jika Anda berada di negara bagian yang mewajibkan gaji wajib.

Selain itu, periksa kembali detail pembayaran karyawan lainnya seperti tarif pajak, pembebasan, potongan, pembayaran tunjangan, dan penggantian biaya.

Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menjalankan laporan penggajian yang relevan . Misalnya, laporan ringkasan penggajian memberi Anda ikhtisar tentang gaji kotor dan bersih, pemotongan pajak, potongan, dan detail pembayaran lainnya. Laporan ringkasan karyawan memberi Anda informasi yang lebih mendetail tentang setiap pekerja.

Bisnis yang lebih besar biasanya menggunakan perangkat lunak penggajian atau layanan penggajian untuk melakukan ini. Usaha kecil mungkin perlu menjalankan proses penggajian ini secara manual. Ini melibatkan terlebih dahulu meninjau slip gaji untuk setiap karyawan dan periode pembayaran untuk tahun tersebut. Langkah selanjutnya adalah menjumlahkan gaji kotor dan bersih, pemotongan, dan pemotongan secara manual di seluruh tenaga kerja, serta untuk setiap karyawan.

Periksa saldo cuti karyawan

Jika bisnis Anda menawarkan cuti berbayar (PTO) kepada karyawan, periksa sisa saldo cuti mereka. Kemudian, tangani mereka sesuai dengan kebijakan PTO Anda.

Anda mungkin ingin mengirimkan pengingat kepada karyawan untuk menggunakan cuti mereka, terutama jika perusahaan Anda menerapkan kebijakan "gunakan atau hilangkan" yang mencegah karyawan menggunakan cuti yang diperoleh sebelumnya di tahun baru.

Jika Anda diharuskan oleh undang-undang atau memilih untuk membayar PTO karyawan yang masih harus dibayar, lakukan ini dalam daftar gaji akhir Anda sehingga jumlah ini dapat dilaporkan untuk keperluan pajak.

Pesan formulir pajak yang diperlukan

Jika Anda mengajukan formulir kertas dengan IRS dan SSA, penting untuk mendapatkan versi tahun ini . Penyedia penggajian Anda mungkin dapat memberi Anda ini. Jika tidak, Anda dapat memintanya dari IRS.

Formulir kertas dapat memakan waktu sekitar 10 hari kerja untuk tiba, jadi pastikan Anda memintanya jauh sebelum tenggat waktu pengarsipan.

Kirim Formulir W-2 dan 1099

Setelah memeriksa ulang dan menyiapkan informasi penggajian, Anda dapat menyelesaikan penggajian akhir tahun.

Formulir W-2 kemudian harus dikirim ke semua karyawan sebelum 31 Januari. Formulir 1099 juga harus dikirim ke kontraktor independen Anda sebelum 31 Januari.

Anda dapat memberikan dokumen ini secara elektronik jika karyawan Anda menyetujuinya.

Ajukan formulir yang relevan dengan otoritas pajak dan bayar pajak

Ajukan semua formulir yang diperlukan kepada IRS dan SSA serta otoritas pajak negara bagian dan lokal Anda. Batas waktu untuk ini bervariasi, jadi pastikan Anda mengonfirmasinya terlebih dahulu.

Banyak formulir pajak federal harus diajukan sebelum 31 Januari tahun berikutnya. Ini termasuk:

• Formulir W-2.
• Formulir W-3.
• Formulir 1099-NEC.
• Formulir 1096.
• Formulir 940.
• Formulir 941.
• Formulir 944.

Penting juga untuk memeriksa tenggat waktu pembayaran pajak terhutang yang Anda miliki sebagai akibat dari pengajuan formulir ini. Anda dapat menemukan daftar tanggal pengarsipan untuk usaha kecil di situs web IRS. Temukan informasi pajak untuk kepemilikan perseorangan, kemitraan, korporasi, korporasi S, perseroan terbatas (LLC), dan bisnis internasional di situs web IRS juga.

Batas waktu pengajuan dan pembayaran yang berbeda mungkin berlaku untuk pengajuan pajak negara bagian dan lokal. Periksa situs web agen pajak negara bagian dan lokal Anda untuk detail ini. Atau, bicaralah dengan tim keuangan atau akuntan Anda untuk mendapatkan bantuan.

Daftar Periksa Akhir Tahun Penggajian

• Konfirmasi informasi bisnis
• Konfirmasi informasi karyawan
  • Perbarui status karyawan sesuai kebutuhan
• Hitung bonus akhir tahun dan sertakan dalam daftar gaji akhir
• Tinjau periode pembayaran
  • Apakah status penggajian karyawan sudah benar?
  • Apakah karyawan dikategorikan dengan benar sebagai dikecualikan atau tidak dikecualikan?
  • Apakah upah karyawan, pemotongan, pemotongan, dan pembayaran tunjangan sudah benar?
• Periksa saldo PTO karyawan
  • Sertakan PTO yang masih harus dibayar dalam daftar gaji akhir jika merupakan kebijakan perusahaan untuk membayarkannya kepada karyawan
• Pesan formulir yang diperlukan
• Kirim Formulir W-2 dan 1009 ke karyawan dan kontraktor independen
• Ajukan formulir yang diperlukan dengan otoritas pajak terkait
• Membayar pajak terutang

Bagaimana Mempersiapkan Penggajian Tahun Depan

Setelah Anda menyelesaikan penggajian akhir tahun, ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk memastikan penggajian tahun depan berjalan lancar.

Periksa pembaruan hukum apa pun

Undang-undang perpajakan dan perburuhan terus berubah. Sangat penting untuk tetap mengikuti setiap perubahan yang akan datang yang akan memengaruhi penggajian tahun depan.

Yang penting, cari kenaikan upah minimum apa pun sehingga Anda dapat menyesuaikan kompensasi karyawan sesuai kebutuhan. Pembaruan ini biasanya dipublikasikan di situs web departemen tenaga kerja federal, negara bagian, dan lokal. Kenaikan upah minimum sering dimulai pada 1 Januari tahun baru, jadi Anda perlu mengetahui perubahannya terlebih dahulu.

Tarif pajak dan persyaratan pelaporan juga berubah, jadi awasi juga.

Tinjau kompensasi tahun depan

Identifikasi jika ada perubahan pada gaji karyawan atau kenaikan gaji untuk beberapa staf di tahun depan sehingga Anda dapat memperbarui daftar gaji Anda.

Selain itu, pastikan penggajian tahun depan mencerminkan setiap perubahan yang direncanakan untuk tunjangan karyawan .

Ini juga saat yang tepat untuk mengatur ulang akrual PTO , termasuk cuti akrual yang tidak dapat dibawa oleh karyawan.

Tinjau kebijakan dan proses penggajian

Penting untuk meninjau kebijakan penggajian Anda dan memperbaruinya sesuai kebutuhan. Ini mungkin termasuk menyesuaikan periode pembayaran, memformat ulang slip gaji, atau beralih ke perangkat lunak penggajian yang baru.

Ulasan ini sangat penting untuk bisnis yang telah tumbuh secara signifikan. Misalnya, periode pembayaran, metode pembayaran, pemformatan slip gaji, dan proses penggajian mungkin perlu diperbarui untuk mengakomodasi tenaga kerja yang lebih besar.

Periksa tanggal yang relevan untuk tahun baru

Untuk membantu mengatur jadwal penggajian Anda untuk tahun baru, periksa tanggal penutupan triwulanan dan akhir periode melalui situs web agen pajak federal, negara bagian, dan lokal yang relevan.

Tandai ini di kalender Anda sehingga Anda dapat menyisihkan waktu untuk menyiapkan dokumen dan pengarsipan yang diperlukan. Juga, perhitungkan setiap tanggal yang ada di akhir pekan atau hari libur sehingga Anda dapat merencanakannya terlebih dahulu. Ini membantu Anda tetap di atas kewajiban penggajian Anda yang sedang berlangsung dan bersiap untuk akhir tahun.

Sederhanakan Penggajian Anda Dengan Aplikasi Digital

Salah satu cara terbaik untuk merampingkan proses penggajian Anda, termasuk penggajian terakhir tahun ini, adalah dengan menggunakan aplikasi seperti Connecteam.

Dirancang untuk menghemat waktu dan uang Anda, Connecteam menyertakan fitur Jam Waktu praktis yang memungkinkan karyawan mencatat jam kerja mereka hingga hitungan detik. Ini memastikan informasi shift tepat untuk tujuan penggajian.

Anda juga dapat menggunakan Time Clock untuk mengatur periode pembayaran yang Anda pilih . Ini memberi Anda ikhtisar singkat tentang periode pembayaran apa pun, yang sangat membantu saat menyiapkan laporan untuk penggajian terakhir Anda tahun ini.

Connecteam juga memungkinkan Anda menghasilkan lembar waktu digital langsung dari Time Clock. Anda dapat dengan mudah melihat, memodifikasi, dan menyetujui lembar waktu ini melalui aplikasi, menyederhanakan proses pra-penggajian.

Anda kemudian dapat mengekspor lembar waktu yang disetujui langsung ke sistem penggajian Anda, mengetahui bahwa lembar waktu tersebut berisi informasi waktu yang akurat dan dapat diandalkan. Connecteam terintegrasi dengan beberapa penyedia penggajian, termasuk QuickBooks Online dan Gusto.

Hal terbaiknya adalah Connecteam adalah aplikasi all-in-one. Selain fungsi penggajian, Anda dapat menggunakan Connecteam untuk tetap berhubungan dengan karyawan Anda, membuat dan membagikan jadwal tim dalam hitungan menit, dan melacak pelatihan karyawan Anda.

Tertarik untuk mengetahui bagaimana Connecteam dapat membantu bisnis Anda? Lihat paket terjangkau kami, termasuk Paket Bisnis Kecil gratis selamanya. Atau, mulailah dengan uji coba gratis hari ini.

Kesimpulan

Penting untuk mendapatkan penggajian akhir tahun dengan benar dan memastikan Anda memberikan informasi yang akurat kepada otoritas pajak tepat waktu. Menggunakan daftar periksa penggajian akhir tahun kami di atas sebagai panduan adalah tempat yang baik untuk memulai. Aplikasi manajemen kerja seperti Connecteam juga membantu Anda mencatat jam kerja, tunjangan, dan PTO karyawan untuk memastikan catatan penggajian Anda akurat.

Tapi ingat, kebutuhan penggajian setiap organisasi unik dan bervariasi tergantung pada jenis dan ukuran bisnis Anda, tingkat pendapatan, industri, dll. Anda harus mencari nasihat khusus tentang situasi bisnis Anda untuk memastikan Anda mematuhi persyaratan penggajian akhir tahun dan menghindari hukuman apapun.

FAQ

Apa tanggung jawab penggajian akhir tahun?

Sebagai sebuah bisnis, tanggung jawab akhir tahun utama Anda untuk penggajian meliputi:

• Mengonfirmasi bahwa informasi bisnis dan karyawan Anda adalah yang terbaru.
• Mempersiapkan dan mengisi formulir pajak yang diperlukan untuk melaporkan gaji dan pemotongan.
• Membayar kewajiban pajak apa pun.

Apa pemotongan gaji yang paling umum?

Pengurangan spesifik yang perlu Anda ambil dari gaji karyawan bergantung pada beberapa faktor. Namun, beberapa pengurangan wajib umum termasuk pajak pendapatan federal dan negara bagian, pajak Jaminan Sosial, dan pajak Medicare.

Penafian

Informasi yang disajikan di situs web ini tentang penggajian akhir tahun dimaksudkan sebagai ringkasan untuk tujuan informasi saja. Undang-undang dan prosedur penggajian dan pajak berubah secara teratur dan dapat bervariasi tergantung pada keadaan masing-masing. Meskipun kami telah melakukan segala upaya untuk memastikan informasi yang diberikan mutakhir dan dapat diandalkan, kami tidak dapat menjamin kelengkapan, keakuratan, atau penerapannya pada situasi khusus Anda. Oleh karena itu, kami sangat menyarankan agar pembaca mencari panduan dari departemen keuangan, akuntan, atau penasihat keuangan mereka untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Harap dicatat bahwa kami tidak dapat dimintai pertanggungjawaban atas tindakan apa pun yang diambil atau tidak diambil berdasarkan informasi yang disajikan di situs web ini.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini