Cara Membuat Manual Kebijakan & Prosedur (+ Template Gratis)

Kebijakan dan prosedur yang baik tidak efektif jika karyawan Anda tidak tahu di mana menemukannya. Itulah mengapa penting untuk menyimpannya dalam manual, di mana anggota tim dapat dengan mudah mengaksesnya saat dibutuhkan.

Manual kebijakan dan prosedur adalah dokumen terpusat dan terstruktur dengan semua kebijakan dan prosedur Anda. Alat manajemen karyawan yang penting, ini menetapkan prosedur operasi standar untuk membantu memandu pengambilan keputusan. Peningkatan pengambilan keputusan menghasilkan kepatuhan dan produktivitas yang lebih baik di organisasi Anda. Memiliki manual terpusat juga memastikan bahwa karyawan Anda selalu tahu ke mana harus mencari informasi yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka.

Artikel ini memandu Anda tentang cara membuat manual kebijakan dan prosedur dan memberi Anda template gratis untuk membantu Anda memulai.

Apa Itu Manual Kebijakan dan Prosedur?

Panduan kebijakan dan prosedur adalah dokumen bisnis utama yang memandu karyawan tentang kebijakan terpenting organisasi dan proses terkaitnya. Tersedia dalam format digital atau hardcopy, manual ini merupakan dokumen internal untuk digunakan dalam suatu organisasi.

Kebijakan adalah aturan yang lebih luas yang memandu aktivitas bisnis utama seperti sumber daya manusia (SDM) atau penggunaan teknologi. Mereka memberikan panduan penting untuk pengambilan keputusan dan perilaku karyawan.

Prosedur, di sisi lain, lebih spesifik. Mereka memberikan petunjuk langkah demi langkah yang membantu karyawan ‌menyelesaikan tugas seperti mengajukan cuti atau melaporkan kecelakaan di tempat kerja.

Manual kebijakan dan prosedur, pada dasarnya, adalah buku aturan untuk sebuah organisasi. Ini memandu pengusaha dan karyawan dalam membuat keputusan besar, menetapkan praktik terbaik dan standar kerja, dan menjelaskan ekspektasi organisasi terhadap tenaga kerjanya.

Apa yang Harus Dicakup oleh Manual Kebijakan dan Prosedur?

Manual prosedur yang efektif biasanya mencakup berbagai topik yang relevan dengan bisnis Anda.

Misalnya, sebagian besar menyertakan bagian tentang hak cuti yang membahas:

• Jenis dan jumlah cuti yang menjadi hak karyawan, seperti cuti berbayar (PTO) dan cuti sakit
• Bagaimana karyawan memperoleh cuti (harian, bulanan, atau tahunan)
• Kondisi untuk mengambil cuti
• Permintaan cuti dan proses persetujuan termasuk kerangka waktu
• Apa yang terjadi pada akrual cuti yang tidak terpakai

Bagian lain yang mungkin ingin Anda sertakan adalah:

• Bagan organisasi yang mengatur struktur pelaporan organisasi Anda
• Deskripsi budaya organisasi Anda (termasuk misi dan nilai intinya)
• Kebijakan perekrutan
• Kebijakan SDM seperti tindakan disipliner
• Kebijakan keragaman, kesetaraan, dan inklusi (DEI) Anda
• Kebijakan pelecehan dan diskriminasi
• Keluhan batin
• Aturan kesehatan dan keselamatan kerja
• Prosedur darurat
• Kebijakan tunjangan karyawan
• Tinggalkan kebijakan
• Kode etik
• Prosedur pembayaran
• Prosedur perbankan
• Aturan seputar penggunaan kartu kredit perusahaan
• Penggantian biaya dan formulir
• Aturan berbusana
• Penggunaan teknologi
• Penggunaan media sosial
• Bekerja dari kebijakan rumah
• Aturan relokasi
• Kebijakan dan formulir perjalanan
• Manual pelatihan
• Kebijakan layanan pelanggan
• Proses khusus yang relevan dengan tempat kerja Anda—misalnya, proses yang diperlukan saat menyetujui proyek baru atau mengajukan hibah

Mengapa Manual Kebijakan dan Prosedur Penting

Membuat manual kebijakan dan prosedur Anda menawarkan berbagai manfaat bagi bisnis dan karyawan Anda.

Meningkatkan produktivitas

Manual kebijakan dan prosedur yang ditulis dengan baik menjadi sumber kebenaran tunggal yang tepercaya di organisasi Anda. Dengan semua kebijakan dan prosedur yang relevan disimpan di satu tempat, karyawan dapat merujuknya sesuai kebutuhan.

Memastikan informasi mudah diakses membatasi gangguan pada fokus karyawan, karena mereka tidak perlu mencari melalui banyak dokumen kertas untuk menemukan apa yang mereka butuhkan. Manual digital mudah dicari dan karyawan dapat mengaksesnya dari mana saja. Tenaga kerja Anda dapat menemukan informasi yang mereka butuhkan dalam beberapa menit dan melanjutkan pekerjaan. Manual juga menghilangkan kebutuhan untuk mengganggu pekerjaan karyawan lain untuk meminta bantuan.

Akses mudah ke kebijakan dan prosedur relevan yang berkaitan dengan operasi bisnis juga menghemat waktu organisasi Anda dengan mengurangi risiko kesalahan atau insiden. Karyawan memahami praktik terbaik dan dapat menerapkannya dalam pekerjaan mereka. Jika suatu insiden benar-benar terjadi, karyawan tahu bagaimana merespons untuk meminimalkan dampak dan gangguannya.

Misalnya, jika seorang karyawan terluka di tempat kerja, mereka tahu untuk mencari pertolongan medis terlebih dahulu untuk memastikan cedera mereka tidak bertambah parah. Mereka juga tahu untuk melaporkan kejadian tersebut sesegera mungkin melalui formulir laporan kejadian. Hal ini memungkinkan organisasi untuk mengatasi masalah keselamatan yang lebih luas, mengurangi risiko insiden di masa mendatang.

Menetapkan standar perilaku dan harapan

Manual memberi karyawan pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka dalam hal pekerjaan dan perilaku mereka. Menggunakan satu dokumen otoritatif untuk menetapkan tujuan bersama mendorong lingkungan kerja yang positif di mana setiap orang bekerja menuju tujuan yang sama.

Plus, manual adalah cara lain untuk mengomunikasikan misi dan nilai organisasi Anda sehingga semua karyawan memiliki pemahaman yang sama. Ini membantu karyawan memahami konteks pekerjaan mereka dan bagaimana hal itu berkontribusi pada gambaran yang lebih besar, menciptakan rasa kerja sama tim.

Menetapkan kebijakan dan prosedur Anda juga memberikan dasar untuk setiap tindakan disipliner yang diperlukan. Manual dapat menguraikan langkah-langkah yang harus diambil untuk menangani pelanggaran kebijakan, memungkinkan manajer untuk menangani situasi yang berpotensi sulit secara lebih efektif.

Misalnya, jika seorang karyawan berulang kali datang terlambat untuk bekerja, seorang manajer tahu untuk terlebih dahulu membahas masalah tersebut dengan mereka, daripada langsung mengambil tindakan disipliner. Berbicara dengan karyawan dapat membantu mengidentifikasi mengapa mereka kesulitan untuk tepat waktu. Manajer kemudian dapat mendukung karyawan untuk mengatasi masalah tersebut.

Meningkatkan kepatuhan

Manual kebijakan dan prosedur adalah tempat terbaik untuk membahas undang-undang dan peraturan apa pun yang berlaku untuk bisnis Anda. Ini dapat mencakup undang-undang anti-diskriminasi, persyaratan pencatatan, dan peraturan kesehatan dan keselamatan di tempat kerja.

Dalam manual Anda, Anda dapat membuat kebijakan dan prosedur yang mematuhi undang-undang yang relevan. Ketika karyawan memahami kebijakan dan prosedur ini—dan mengapa itu ada—mereka akan cenderung mengikutinya. Ini membantu dalam meningkatkan kepatuhan organisasi.

Peningkatan kepatuhan mengurangi risiko kecelakaan di tempat kerja, memastikan keselamatan karyawan Anda. Ini juga mengurangi risiko pelanggaran kepatuhan yang dapat mengakibatkan hukuman seperti denda.

Membuat orientasi dan pelatihan lebih mudah

Manual juga merampingkan proses orientasi dan pelatihan Anda.

Karyawan baru sering mengalami kelebihan informasi dalam beberapa minggu pertama mereka. Manual adalah sumber yang bagus untuk disertakan dalam materi orientasi untuk membantu mereka mengenal organisasi. Anda dapat mengarahkan staf baru ke kebijakan dan prosedur prioritas dan mereka dapat membaca sisanya dengan kecepatan mereka sendiri.

Menyediakan tenaga kerja Anda dengan manual juga mengurangi waktu pelatihan karyawan. Daripada memberikan sesi pelatihan berulang tentang seluk beluk setiap kebijakan dan proses, karyawan dapat merujuk ke manual sesuai kebutuhan.

Cara Membuat Manual Kebijakan dan Prosedur yang Ramah Pengguna

Lakukan penelitian awal Anda

Membuat manual prosedur yang efektif hanya mungkin dilakukan dengan penelitian yang solid. Mulai proses dengan menilai jenis kebijakan dan proses apa yang perlu Anda sertakan. Bicaralah dengan setiap departemen untuk mencari tahu mana yang paling sering mereka gunakan dan untuk memahami masalah apa pun yang dialami pekerja mereka. Ini juga membantu Anda mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan yang harus diatasi dalam manual Anda.

Tidak setiap prosedur kecil harus ada dalam manual Anda. Departemen atau tim dapat menggunakan proses informal sehari-hari yang telah berkembang secara alami dari waktu ke waktu, misalnya mengatur waktu istirahat anggota tim.

Manual Anda harus mencapai keseimbangan antara komprehensif dan tidak berlebihan. Sertakan proses jika itu penting, seperti yang dirancang untuk menciptakan lingkungan kerja yang aman. Jika menuliskannya akan meningkatkan proses secara signifikan, sertakan juga.

Misalnya, prosedur yang rumit, rutin, atau baru-baru ini diperbarui biasanya mendapat manfaat dari penulisan. Ini juga merupakan ide bagus untuk memasukkan ke dalam manual Anda setiap proses yang sangat berdasarkan aturan atau membutuhkan konsistensi.

Kumpulkan tim

Membuat manual biasanya lebih dari pekerjaan satu orang. Ini berguna untuk mengatur tim untuk membantu membuat setiap bagian dari manual. Libatkan juru bicara dari setiap departemen dan pastikan ada berbagai pengalaman dan keahlian yang terwakili.

Anda kemudian dapat menugaskan orang untuk membantu dengan berbagai tugas, termasuk meneliti dan menulis konten, mengedit manual, dan meninjaunya secara teratur.

Teliti kontennya

Anda kemudian perlu meneliti konten kebijakan. Bicaralah dengan pekerja yang menggunakan setiap proses dalam tugas sehari-hari mereka. Anda juga harus mencari nasihat dari para ahli materi pelajaran mengenai kebijakan dan prosedur yang sangat teknis atau hukum.

Bagian penting dari langkah ini adalah memahami undang-undang dan peraturan relevan yang berlaku untuk bisnis Anda. Carilah nasihat hukum internal atau eksternal tentang kewajiban kepatuhan Anda. Informasi ini memungkinkan Anda untuk mengembangkan kebijakan dan prosedur yang sesuai.

Draf konten

Setelah persiapan Anda, Anda sekarang dapat menulis kebijakan dan prosedur untuk manual Anda. Saat menulis bagian ini, ingatlah poin-poin ini.

• Setiap kebijakan atau proses harus menyertakan judul untuk memudahkan referensi. Misalnya, “Kebijakan perjalanan semalam”.

• Sertakan deskripsi kebijakan. Apa yang dirancang untuk dilakukan? Misalnya, “Kebijakan ini menetapkan prosedur keselamatan yang harus diikuti semua karyawan saat bekerja dengan zat yang berpotensi beracun.”

• Di awal setiap kebijakan, jelaskan tujuannya . Misalnya, tujuan dari kebijakan kesehatan dan keselamatan mungkin “untuk menyediakan lingkungan kerja yang paling aman bagi semua karyawan”. Ketika pekerja memahami tujuan di balik suatu kebijakan, mereka cenderung mendukungnya.

• Mengidentifikasi ruang lingkup kebijakan dan kepada siapa itu berlaku. Apakah itu berlaku untuk semua karyawan, satu departemen, atau sekelompok karyawan dengan tugas pekerjaan tertentu? Anda juga harus menetapkan kemungkinan pengecualian atau pengecualian terhadap kebijakan atau proses.

• Identifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk menerapkan kebijakan dan menyetujui pengecualian apa pun. Ini mungkin departemen, seperti SDM, atau orang tertentu, seperti petugas pemadam kebakaran. Misalnya, ketika menangani pelecehan di tempat kerja, manual tersebut harus mengidentifikasi siapa yang dapat dimintai bantuan oleh karyawan atau untuk mengajukan keluhan resmi.

• Tuliskan langkah-langkah prosedural satu per satu , seringkas mungkin.

• Tambahkan tautan ke dokumen berguna yang akan membantu anggota tim Anda memahami kebijakan atau prosedur. Ini termasuk formulir, templat, undang-undang, atau kebijakan dan prosedur terkait. Menambahkan tautan internal dalam manual digital membantu karyawan menavigasi antar bagian dengan mudah.

• Memberi karyawan dukungan lebih lanjut di akhir kebijakan, jika diperlukan . Ke mana mereka dapat mempelajari lebih lanjut tentang kebijakan atau prosedur atau jika mereka memiliki pertanyaan? Ini bisa menjadi sumber daya lain, seseorang, atau departemen.

Mengatur konten

Setelah Anda memiliki konten, Anda kemudian perlu menyusunnya menjadi manual. Memimpin dengan bagian gambar yang lebih luas dan lebih besar seringkali merupakan pendekatan yang baik.

Budaya organisasi, misi perusahaan, dan kebijakan umum SDM adalah topik yang lebih luas. Manual ini dapat membahas kebijakan dan prosedur yang lebih spesifik, seperti yang berkaitan dengan prosedur pembayaran atau aturan berpakaian, nanti.

Dengan mengatur konten Anda, Anda dapat membuat daftar isi yang terstruktur secara logis yang membantu pengguna menavigasi manual dengan mudah.

Tinjau dan selesaikan draf

Sebelum menyelesaikan manual, penting untuk mendapatkan umpan balik tentangnya. Tim yang lebih luas yang bertanggung jawab atas manual ini dapat memberikan wawasan awal mereka, tetapi Anda juga harus mencari masukan dari manajemen. Anda juga harus berkonsultasi dengan orang atau departemen yang bertanggung jawab untuk menerapkan kebijakan atau mengawasi prosesnya.

Kembalilah ke ahli materi pelajaran Anda untuk memastikan keakuratan bagian teknis dan hukum. Anda juga dapat mencari umpan balik tentang keterbacaan dari beberapa karyawan untuk mengetahui betapa mudahnya memahami manual Anda.

Anda mungkin juga ingin menguji beberapa prosedur Anda—terutama yang baru—sebelum menyelesaikannya di manual. Mintalah tim atau departemen terkait melakukan prosedur dan melaporkan kembali masalah apa pun. Hal ini memungkinkan Anda membuat perubahan yang diperlukan sebelum meluncurkan manual di seluruh perusahaan.

Setelah Anda menyelesaikan konten, dapatkan persetujuan dari pimpinan untuk menyetujui versi final.

Bagikan ke karyawan Anda

Penting untuk kemudian membangun kesadaran karyawan seputar manual.

Pastikan manual mudah diakses oleh semua anggota tim. Tambahkan tautan ke sana di intranet Anda, sediakan melalui basis pengetahuan internal Anda, dan sertakan dalam program orientasi dan pelatihan Anda. Kirim email atau pemberitahuan ke seluruh perusahaan untuk memberi tahu karyawan cara mengakses manual.

Membuat manual digital memudahkan untuk memperbarui kebijakan dan prosedur. Anda dapat mengirim pemberitahuan untuk memberi tahu pekerja tentang perubahan manual, membantu karyawan mengakses versi terbaru.

Karyawan juga biasanya dapat mengakses manual digital di perangkat seluler mereka, misalnya, melalui intranet atau basis pengetahuan perusahaan. Ini adalah fitur praktis yang memungkinkan karyawan merujuknya dari mana saja kapan saja.

Praktik Terbaik untuk Membuat Manual

Berikut adalah beberapa praktik terbaik lainnya yang perlu diingat saat membuat manual Anda.

Tulislah dengan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami

Semakin mudah dibaca manual Anda, semakin besar kemungkinan tenaga kerja Anda memahami dan mengikutinya.

Anda dapat melakukannya dengan:

• Menggunakan suara aktif untuk membuat tulisan Anda lebih menarik, terutama saat memberikan petunjuk langkah demi langkah. Misalnya, daripada menulis “formulir harus dikirim ke HR” (suara pasif), tulislah “kirim formulir ke HR” (suara aktif).

• Menjelaskan dengan jelas akronim atau jargon khusus perusahaan yang digunakan dalam manual. Bagian definisi atau akronim di awal adalah cara yang baik untuk melakukannya.

• Memformat dokumen secara bersih dan konsisten. Gunakan paragraf pendek dan poin-poin dan sertakan diagram atau grafik jika sesuai.

Prioritaskan bagian

Manual biasanya merupakan dokumen yang panjang, berisi sejumlah besar informasi. Mengetahui dari mana harus memulai bisa sangat membingungkan, jadi putuskan bagian mana yang akan ditulis terlebih dahulu.

Tempat yang baik untuk memulai adalah setiap kebijakan atau prosedur yang diwajibkan oleh hukum atau paling sering digunakan oleh karyawan Anda. Ini juga berguna untuk mengatasi kebijakan dan proses yang rumit pada tahap awal. Anda kemudian dapat membangun sisa manual Anda dari waktu ke waktu.

Tinjau dan perbarui secara teratur

Manual Anda harus menjadi dokumen hidup. Anda perlu memperbaruinya karena undang-undang atau kebutuhan bisnis atau pekerja Anda berubah. Untuk alasan ini, tim Anda harus meninjau manual secara teratur dan memperbarui isinya sesuai kebutuhan.

Memberikan pelatihan kepada karyawan

Tawarkan sesi pelatihan kepada manajemen dan karyawan untuk membantu membiasakan mereka dengan manual dan isinya. Anggota tim yang lebih nyaman menavigasi dan memahami manual Anda, semakin besar kemungkinan mereka menggunakannya.

Sesi pelatihan juga memungkinkan karyawan untuk mengajukan pertanyaan apa pun yang mereka miliki tentang manual ini. Anda dapat melakukan sesi pelatihan ini secara langsung atau online—misalnya, melalui modul pelatihan yang dapat diselesaikan oleh staf dengan kecepatan mereka sendiri.

Gunakan templat

Membuat template kebijakan dan prosedur untuk memandu penyusunan manual Anda memastikan setiap bagian konsisten dan membahas semua informasi yang diperlukan. Sebagai titik awal, kami telah menyiapkan template gratis yang praktis untuk Anda gunakan.

Buat Manual Anda untuk Karyawan Anda

Manual kebijakan dan prosedur menyimpan semua kebijakan dan prosedur Anda di satu tempat, sehingga memudahkan karyawan menemukan informasi yang mereka butuhkan. Penting untuk menjaga anggota tim Anda di garis depan pikiran Anda saat menulis manual kebijakan dan prosedur Anda. Pastikan itu jelas dan mudah dibaca dan mencakup semua informasi penting yang relevan dengan pekerjaan karyawan.

Untuk membuat manual yang efektif, Anda perlu menginvestasikan waktu untuk meneliti dan menyusunnya. Ini akan menjadi titik referensi penting bagi tenaga kerja Anda yang akan membantu meningkatkan produktivitas mereka, jadi Anda ingin mendedikasikan waktu dan upaya yang tepat untuk itu. Dengan menetapkan standar kerja yang diharapkan, manual juga meningkatkan kepatuhan dalam organisasi Anda. Ini membantu menciptakan lingkungan kerja yang aman dan mendukung bagi karyawan Anda sehingga mereka dapat melakukan yang terbaik.