7 Praktik Terbaik untuk Pelatihan Jarak Jauh di 2023

Pelatihan jarak jauh memungkinkan bisnis Anda melatih karyawan secara efektif di mana pun mereka berada. Ini dapat bekerja dengan baik untuk karyawan kantor yang bekerja dari rumah dan karyawan garis depan yang jarang datang ke kantor.

Sementara sesi pelatihan tatap muka tradisional mengharuskan semua orang berada di tempat yang sama pada waktu yang sama, karyawan dapat menerima pelatihan jarak jauh dari mana saja dan seringkali dengan jadwal mereka sendiri.

Pelatihan jarak jauh memiliki persyaratan yang berbeda dari pelatihan tatap muka. Ini perlu dilakukan dengan benar agar semua karyawan Anda dapat dilatih dengan standar yang sama.

Dalam panduan ini, kami menjelaskan semua yang perlu Anda ketahui tentang pelatihan jarak jauh dan menyoroti 7 praktik terbaik untuk pelatihan jarak jauh.

Apa itu Pelatihan Jarak Jauh?

Pelatihan jarak jauh adalah semua jenis pelatihan karyawan yang berlangsung di luar sesi tatap muka.

Hampir semua komunikasi digital yang memberikan keterampilan dan pengetahuan kepada karyawan dapat diklasifikasikan sebagai pelatihan jarak jauh. Ini bisa sesederhana mengirim email kepada karyawan dengan tip tentang cara menjalankan proses bisnis. Ini juga bisa serumit merancang kursus pelatihan video multi-bagian.

Beberapa contoh umum pelatihan jarak jauh meliputi:

• webinar langsung
• Video pra-rekaman
• Kursus pelatihan online
• Grup obrolan
• Materi pelatihan tertulis
• Podcast

Mengapa Pelatihan Jarak Jauh Penting?

Secara tradisional, melatih karyawan berarti mengumpulkan mereka di tempat yang sama pada waktu yang sama. Ini bisa menjadi proses yang mahal dan rumit, terutama untuk tim yang lebih besar. Bisnis ingin mendapatkan nilai maksimal dari waktu dan uang mereka, dan begitu banyak yang mengadakan sesi pelatihan tatap muka selama berjam-jam yang mencakup berbagai topik. Karena waktu dan biaya yang terkait dengan pelatihan tatap muka, biasanya hanya terjadi secara berkala.

Pelatihan jarak jauh mengubah semua itu. Karyawan tidak perlu lagi berada di tempat yang sama untuk menyelesaikan pelatihan. Mereka juga tidak perlu menyelesaikan kursus pelatihan yang panjang yang mungkin membuat mereka merasa kewalahan.

Dengan pelatihan jarak jauh, Anda dapat mengadakan sesi langsung melalui konferensi audio atau video dan karyawan dapat berpartisipasi dari mana saja.

Tetapi karyawan tidak perlu hadir pada waktu yang sama untuk menerima pelatihan jarak jauh. Anda dapat merekam video terlebih dahulu dan menyediakan materi pelatihan lainnya secara online. Kemudian, karyawan dapat mengikuti pelatihan kapan pun yang paling nyaman bagi mereka.

Plus, pelatihan jarak jauh memudahkan untuk memberikan pelatihan berkelanjutan sehingga keterampilan dan pengetahuan pekerja Anda selalu tajam. Ini dapat mencakup pelatihan orientasi, pelatihan tentang protokol keselamatan terbaru, dan bahkan pelatihan video 5 menit tentang cara menggunakan peralatan tempat kerja tertentu dengan benar.

Secara keseluruhan, pelatihan jarak jauh penting karena hemat biaya , nyaman bagi Anda dan karyawan Anda, serta membantu karyawan tetap mendapatkan informasi terbaru .

Apakah Perusahaan Anda Membutuhkan Pelatihan Jarak Jauh?

Pelatihan jarak jauh bermanfaat untuk semua bisnis, tetapi terutama yang memiliki pekerja jarak jauh . Itu tidak hanya mencakup karyawan kantor yang bekerja dari rumah, tetapi juga karyawan yang menghabiskan sebagian besar waktunya di lapangan.

Bisnis dengan beberapa lokasi kantor juga dapat memanfaatkan pelatihan jarak jauh. Jika tidak, mereka mungkin perlu mengadakan pelatihan tatap muka yang sama di setiap kantor, yang memakan waktu dan mahal.

Bahkan bisnis yang memiliki tim tatap muka sepenuhnya dapat memperoleh manfaat dari pelatihan jarak jauh . Bisnis ini dapat menawarkan video pelatihan yang direkam sebelumnya atau kursus online mandiri sehingga karyawan dapat menerima pelatihan kapan pun sesuai dengan jadwal mereka. Ini lebih produktif daripada mengharuskan pekerja datang untuk pelatihan langsung pada waktu yang tidak nyaman.

Keuntungan Pelatihan Jarak Jauh

Pelatihan jarak jauh menawarkan sejumlah keunggulan dibandingkan sesi pelatihan tatap muka tradisional.

Ini memungkinkan pembelajaran asinkron

Pertama, pembelajaran jarak jauh bisa asinkron. Ini berarti bahwa karyawan dapat menyelesaikan sesi pelatihan yang sama pada waktu yang berbeda. Video dan webinar yang direkam sebelumnya, dokumen pelatihan online, dan lembar kerja semuanya dapat menjadi bagian dari kursus pelatihan asinkron.

Pembelajaran asinkron nyaman bagi karyawan karena mereka dapat mencocokkan jadwal pelatihan dengan jadwal kerja mereka. Ini juga nyaman bagi manajer. Anda tidak perlu mengoordinasikan beberapa jadwal karyawan untuk menyelenggarakan sesi pelatihan.

Ini mengurangi biaya pelatihan

Pelatihan tatap muka mengharuskan Anda mengumpulkan semua karyawan Anda di satu lokasi. Untuk bisnis dengan karyawan di kota lain atau bahkan negara lain, ini bisa menghabiskan banyak uang.

Selain itu, bisnis biasanya harus mengadakan sesi pelatihan orientasi individu untuk setiap karyawan baru sehingga mereka bisa mendapatkan pelatihan yang mereka butuhkan. Mengadakan pelatihan tatap muka yang sama berkali-kali menambah biaya pelatihan Anda secara keseluruhan.

Dengan pelatihan jarak jauh, karyawan dapat menjalani pelatihan dari mana saja. Anda juga dapat merekam sesi pelatihan dan membuat video tersedia secara online untuk ditinjau oleh karyawan baru. Ini mengurangi seberapa sering Anda perlu menyelenggarakan sesi pelatihan langsung.

Anda dapat memenuhi gaya belajar yang berbeda

Jenis pelatihan ini juga memungkinkan Anda melayani karyawan dengan gaya belajar yang berbeda. Beberapa karyawan mungkin belajar paling baik di lingkungan kelas, sementara yang lain mungkin belajar paling baik dari menonton video atau meninjau daftar periksa yang dapat diunduh.

Dengan pelatihan jarak jauh, Anda dapat menawarkan pelatihan dalam berbagai format dan memungkinkan karyawan memilih pendekatan yang paling sesuai untuk mereka.

Ini mendorong pembelajaran berkelanjutan

Manfaat lain dari pembelajaran jarak jauh adalah Anda dapat menggunakan materi pelatihan yang Anda buat untuk sesi pelatihan lainnya. Karyawan dapat meninjau materi di perpustakaan pelatihan Anda kapan pun mereka membutuhkan penyegaran atau sertifikasi ulang.

Memiliki materi pelatihan secara online juga memudahkan karyawan untuk melakukan penyegaran pelatihan secara cepat. Misalnya, seorang pekerja dapat menonton video keselamatan singkat sebelum giliran kerja untuk memastikan mereka mengikuti protokol dan prosedur yang benar.

Kerugian Pelatihan Jarak Jauh

Sementara jenis pelatihan bekerja dengan baik dalam banyak situasi, itu memiliki beberapa kekurangan potensial.

Karyawan dapat terganggu

Saat karyawan mempelajari materi pelatihan dari jarak jauh, sulit untuk mengetahui apakah mereka memperhatikan. Akibatnya, karyawan mungkin tidak mendapatkan semua manfaat yang Anda inginkan dari sesi pelatihan online.

Pelatihan jarak jauh dapat mengisolasi

Pekerjaan jarak jauh dapat membuat karyawan merasa terisolasi, dan pelatihan jarak jauh dapat memiliki efek yang serupa. Karyawan mungkin tidak merasa diberdayakan untuk mengajukan pertanyaan dengan cara yang sama seperti di lingkungan pelatihan kelompok. Mereka mungkin juga merasa seperti belajar sendiri daripada bersama rekan mereka.

Masalah teknis

Saat pelatihan disampaikan dari jarak jauh, ada risiko masalah teknis. Ini untuk sementara dapat mencegah karyawan mendapatkan pelatihan yang mereka butuhkan. Karyawan mungkin kurang produktif jika mereka tidak menerima pelatihan yang dibutuhkan.

7 Praktik Terbaik untuk Pelatihan Jarak Jauh

Ada banyak cara untuk menghindari potensi tantangan dalam melatih karyawan dari jarak jauh dan memastikan pekerja Anda mendapatkan pengalaman belajar yang mereka butuhkan.

Di bawah ini, kami membahas 7 praktik terbaik untuk pelatihan jarak jauh.

Semua materi pelatihan perusahaan Anda harus dapat diakses dari mana saja. Untuk melakukan ini, Anda dapat menyiapkan portal pelatihan online atau sistem manajemen dokumen digital. Ini menyediakan lokasi sentral tempat karyawan Anda dapat mengakses kursus pelatihan, video, lembar kerja, dan lainnya.

Selain itu, materi pembelajaran Anda harus mobile-friendly . Pastikan portal pelatihan atau sistem manajemen dokumen digital yang Anda gunakan tersedia sebagai aplikasi seluler. Dengan cara ini, karyawan dapat menjalani pelatihan menggunakan smartphone atau tablet mereka. Mereka juga dapat belajar dengan kecepatan mereka sendiri.

Menawarkan berbagai format pelatihan penting untuk melayani karyawan dengan gaya belajar yang berbeda. Beberapa karyawan mungkin belajar paling baik dengan membaca PDF. Orang lain mungkin menyimpan informasi dengan lebih baik jika disajikan dalam foto atau video beranotasi. Sertakan materi pelatihan dalam format tertulis, visual, audio, dan video. Ini dapat mencakup dokumen teks, presentasi tayangan slide, gambar, file audio atau podcast, dan video.

Penting juga untuk menawarkan campuran peluang pelatihan sinkron dan asinkron .

Peluang pelatihan sinkron, seperti webinar yang disiarkan langsung, mengharuskan karyawan untuk bergabung pada waktu yang sama. Mereka memungkinkan karyawan untuk berinteraksi satu sama lain selama ‌pelatihan dan mengajukan pertanyaan kepada instruktur secara real time.

Peluang pelatihan asinkron, seperti kursus online dan video yang direkam sebelumnya, memungkinkan karyawan mempelajari materi pelatihan dengan kecepatan mereka sendiri. Meskipun pelatihan asinkron kurang interaktif, karyawan dapat meninjau materi sebanyak yang mereka inginkan.

Membuat grup diskusi online seputar kursus pelatihan bisnis Anda adalah cara yang bagus untuk membuat karyawan tetap terlibat dan menyatukan tenaga kerja jarak jauh Anda.

Anda dapat menyiapkan saluran dalam platform perpesanan perusahaan tempat karyawan dapat mengajukan pertanyaan tentang materi pelatihan. Manajer juga dapat menyelenggarakan sesi tanya jawab langsung setelah karyawan menyelesaikan sesi pelatihan asinkron.

Karyawan cenderung menemukan sesi pelatihan 8 jam yang menakutkan. Mereka juga cenderung kesulitan menyimpan informasi penting jika Anda menyajikan terlalu banyak sekaligus.

Oleh karena itu, merupakan ide bagus untuk membagi sesi latihan yang panjang menjadi sesi yang lebih kecil. Pelatihan 8 jam yang sama dapat dipecah menjadi 8 blok, masing-masing berdurasi 1 jam. Anda kemudian dapat memberi karyawan waktu satu bulan untuk menjalani seluruh pelatihan dengan kecepatan mereka sendiri.

Sulit untuk membagi sesi pelatihan langsung karena karyawan harus menyesuaikan jadwal mereka berkali-kali. Namun, jauh lebih mudah mengumpulkan seluruh tim Anda dari jarak jauh selama satu jam daripada mengumpulkan semua orang selama beberapa jam.

Salah satu praktik terbaik pelatihan jarak jauh yang paling penting adalah menilai apakah karyawan memahami materi yang Anda sajikan. Kuis online adalah alat yang hebat untuk ini.

Anda dapat membuat dan menerapkan kuis menggunakan perangkat lunak khusus, seperti platform pembuatan kuis atau aplikasi manajemen karyawan. Atau, Anda dapat membuat kuis di Microsoft Word atau Google Docs dan membaginya dengan tim Anda melalui email atau obrolan.

Hasil kuis ini memberi Anda wawasan tentang bidang pelatihan apa yang mungkin perlu ditinjau kembali oleh karyawan. Dari sana, Anda dapat menugaskan pelatihan tambahan tentang topik yang tidak dipahami anggota tim Anda.

Kuis juga memudahkan untuk menemukan masalah dengan program pelatihan jarak jauh Anda. Banyak karyawan yang mendapatkan pertanyaan yang salah dapat menunjukkan bahwa topik tersebut tidak tercakup dengan cukup baik. Anda dapat menggunakan data ini untuk menyempurnakan pelatihan Anda di masa mendatang.

Sistem manajemen pembelajaran , seperti Connecteam, dapat menyederhanakan proses pembuatan, pemeliharaan, dan pengelolaan program pelatihan jarak jauh.

Platform ini menawarkan alat untuk menyusun materi pelatihan menjadi kursus online dan membagi kursus Anda menjadi modul. Mereka juga mendukung kuis online.

Manfaat lain dari perangkat lunak manajemen pelatihan adalah melacak kursus pelatihan mana yang telah diambil setiap karyawan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa setiap karyawan telah menjalani semua pelatihan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif.

Di akhir sesi pelatihan jarak jauh atau kursus online, Anda harus mengumpulkan umpan balik dari karyawan.

Umpan balik ini tidak boleh difokuskan pada penilaian apa yang dipelajari karyawan. Anda akan mengevaluasi ini dengan kuis selama pelatihan. Alih-alih, gunakan masukan ini untuk menentukan cara meningkatkan pengalaman pembelajaran jarak jauh di perusahaan Anda.

Survei karyawan pasca pelatihan dapat mencakup pertanyaan tentang:

• Format materi pelatihan apa yang mereka sukai (seperti video yang direkam sebelumnya, webinar langsung, presentasi tayangan slide, atau dokumen yang dapat diunduh).
• Apakah mereka lebih suka sesi pelatihan sinkron atau asinkron.
• Apakah mereka menggunakan grup diskusi online perusahaan Anda.
• Bagaimana perasaan mereka tentang lamanya setiap sesi pelatihan atau modul.
• Topik apa yang ingin mereka fokuskan pada sesi pelatihan mendatang.

Ringkasan

Melatih karyawan dari jarak jauh dapat membantu bisnis Anda menghemat waktu dan uang sambil memastikan pekerja dipersiapkan dengan baik untuk pekerjaan mereka. Pendekatan ini tidak hanya untuk tim jarak jauh sepenuhnya. Ini juga berguna untuk bisnis yang memiliki karyawan yang bekerja dari rumah, pekerja garis depan, atau staf yang bekerja di kantor.

Penting untuk mengikuti praktik terbaik untuk pelatihan dari jarak jauh. Gunakan 7 praktik terbaik pelatihan jarak jauh yang kami soroti dalam artikel ini untuk memastikan sesi pelatihan Anda menarik dan efektif.