Cara Membuat Jadwal Restoran (+ Tips Memaksimalkan Produktivitas Tim)

Membuat jadwal untuk restoran Anda bisa menjadi tantangan, karena ada banyak faktor berbeda dan prioritas yang saling bertentangan yang perlu Anda perhitungkan dan upayakan untuk diseimbangkan.

Karyawan mungkin ingin bekerja pada waktu yang berbeda, beberapa mungkin meminta hari libur, dan yang lain mungkin meminta lebih banyak atau lebih sedikit jam kerja. Sambil mengelola semua itu, Anda perlu memastikan bahwa setiap shift diisi dan staf Anda bisa seproduktif mungkin.

Kabar baiknya adalah membuat jadwal restoran yang sempurna tidak harus merepotkan. Dengan mengikuti beberapa tips dan trik, Anda akan melihat prosesnya cukup mudah. Dalam panduan ini, kami membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang cara membuat jadwal restoran dan menawarkan tip terbaik kami untuk sukses.

Mengapa Penjadwalan Restoran Begitu Penting?

Penjadwalan sangat penting untuk kelancaran operasional restoran mana pun. Mari kita lihat lebih dekat beberapa cara utama penjadwalan yang tepat dapat membantu bisnis Anda berkembang.

Pastikan setiap shift tercakup

Ada beberapa hal yang lebih buruk dalam bisnis restoran daripada kekurangan staf selama giliran kerja yang sibuk. Pesanan memakan waktu lebih lama, moral karyawan menurun, dan pelanggan lebih cenderung memiliki pengalaman yang buruk.

Salah satu manfaat utama penjadwalan adalah memastikan setiap peran tercakup selama setiap shift . Anda dapat memutuskan berapa banyak koki lini, staf bus, dan staf tunggu yang Anda perlukan untuk shift tertentu, lalu menugaskan karyawan yang tepat untuk bekerja di setiap shift.

Jika Anda membuat jadwal untuk satu minggu penuh sekaligus, Anda dapat merasa yakin mengetahui bahwa restoran Anda akan memiliki staf penuh untuk hari-hari mendatang.

Memaksimalkan produktivitas karyawan

Karyawan restoran perlu bekerja sebagai tim agar bisa seproduktif mungkin. Anda membutuhkan staf menunggu yang saling mengisi dan koki yang gaya kerjanya selaras.

Penjadwalan memberi Anda kesempatan untuk memutuskan karyawan mana yang akan bekerja bersama dan seberapa sering. Karyawan yang bekerja sama dengan baik cenderung lebih bahagia dan lebih produktif, yang dapat menghasilkan pengalaman pelanggan yang lebih baik dan peningkatan pendapatan.

Sebarkan pekerjaan secara merata ke seluruh karyawan

Sudah terkenal di industri restoran bahwa beberapa shift lebih baik untuk staf menunggu daripada yang lain. Misalnya, restoran kelas atas lebih mungkin dikemas pada malam akhir pekan daripada pada hari kerja saat makan siang. Pergeseran yang lebih sibuk berarti lebih banyak tip, sehingga karyawan biasanya menginginkan sebanyak mungkin perubahan yang menguntungkan ini.

Anda dapat mempertimbangkan hal ini saat menyusun jadwal untuk memastikan bahwa setiap karyawan memiliki pembagian giliran kerja yang sama . Dengan begitu, karyawan memiliki peluang yang kira-kira sama untuk mendapatkan tip setiap minggu. Karyawan yang merasa diperlakukan adil dengan cara ini akan lebih senang bekerja di restoran Anda.

Menghemat uang untuk biaya tenaga kerja

Meskipun penting untuk memastikan bahwa setiap shift ditanggung, Anda juga tidak ingin membayar tenaga kerja yang tidak Anda butuhkan. Itu berarti menghilangkan kelebihan staf dan mengurangi lembur sebanyak mungkin.

Dengan perangkat lunak penjadwalan, Anda dapat memperkirakan cakupan yang dibutuhkan selama setiap shift dan menjadwalkan jumlah karyawan yang sesuai. Anda juga dapat memantau berapa jam yang dijadwalkan untuk setiap karyawan selama seminggu dan melakukan penyesuaian untuk mengurangi jam lembur.

Bagaimana Cara Kerja Penjadwalan Karyawan Restoran?

Penjadwalan karyawan restoran dimulai dengan manajer menentukan kebutuhan operasional bisnis dan waktu tersibuk, serta ketersediaan, keterampilan, dan preferensi shift pekerja. Manajer kemudian akan membuat jadwal yang memperhitungkan faktor-faktor ini — biasanya menggunakan pena dan kertas, spreadsheet online, atau alat penjadwalan staf digital.

Jadwal kemudian dibagikan dengan karyawan, yang dapat meminta perubahan jika diperlukan. Manajer akan memperbarui shift sesuai kebutuhan untuk menghindari konflik penjadwalan dan masalah seperti kekurangan atau kelebihan staf. Baik manajer maupun karyawan harus sangat fleksibel dan komunikatif mengenai ketidakhadiran yang dapat memengaruhi jadwal.

Bagi sebagian besar pemilik restoran, cara terbaik untuk membuat jadwal karyawan adalah dengan menggunakan perangkat lunak penjadwalan staf khusus . Ini memungkinkan Anda membagi setiap hari menjadi shift dan memutuskan karyawan mana yang harus ditugaskan ke shift tersebut.

Beberapa platform penjadwalan seperti Connecteam, menawarkan antarmuka drag-and-drop untuk membuat jadwal. Ini berguna karena Anda dapat membuat jadwal awal, lalu membuat perubahan hanya dengan memindahkan shift dan karyawan di sekitar kalender Anda. Anda juga dapat menggandakan jadwal dari satu minggu ke minggu berikutnya, yang menghemat waktu jika kebutuhan staf restoran Anda relatif konsisten.

Tentu saja, Anda tetap perlu mengetahui cakupan apa yang Anda butuhkan untuk setiap shift. Informasi ini biasanya berdasarkan pengalaman Anda sendiri, jadi pikirkan tentang hari dan waktu tersibuk di restoran Anda dan mulailah dari sana. Ada baiknya juga mencatat kualitas kepegawaian Anda setiap hari sehingga Anda dapat menyesuaikan jadwal mendatang sesuai kebutuhan.

Bagaimana Membuat Jadwal Staf

Sekarang setelah Anda mengetahui dasar-dasar penjadwalan restoran, mari selami cara membuat jadwal restoran. Kami akan memecahnya menjadi 6 langkah.

Langkah 1: Susun shift Anda

Langkah pertama dalam membuat jadwal karyawan restoran juga yang paling rumit. Anda perlu memutuskan shift apa yang Anda butuhkan dan jam kerja yang harus dicakup oleh setiap shift .

Kami akan menjelaskan beberapa jenis jadwal shift restoran yang paling umum di bagian selanjutnya. Banyak pemilik restoran menggunakan gabungan shift 4 dan 8 jam, beberapa menggunakan shift 12 jam, dan yang lain menjadwalkan jam demi jam.

Struktur shift mana pun yang Anda gunakan, biasanya berguna untuk menjaga tata letak shift Anda tetap sama dari minggu ke minggu . Ini mengurangi kebingungan bagi karyawan dan membuat proses penjadwalan menjadi lebih sederhana.

Anda juga perlu memutuskan berapa banyak karyawan yang Anda butuhkan untuk setiap tugas di restoran Anda. Artinya, berapa banyak orang yang Anda butuhkan di dapur? Berapa banyak staf menunggu? Berapa banyak penyambut, dan berapa banyak staf bus?

Mendapatkan hak ini membutuhkan beberapa trial and error. Tinjau jadwal Anda sebelumnya jika ada dan pikirkan seberapa sibuk biasanya restoran Anda pada hari dan waktu tertentu. Jangan lupa pertimbangkan hari libur, yang bisa mendatangkan lebih banyak pelanggan.

Langkah 2: Tentukan panjang jadwal Anda

Saat Anda duduk untuk membuat jadwal, Anda mungkin akan menjadwalkan shift lebih dari satu hari dalam satu waktu. Jika tidak, Anda harus menghabiskan waktu membuat jadwal setiap hari, yang sangat tidak efisien.

Tetapi berapa hari yang harus Anda jadwalkan?

Untuk banyak restoran, jawabannya adalah 2 minggu sekaligus . Menerbitkan shift selama 2 minggu memungkinkan karyawan untuk membuat rencana ke depan, tetapi juga tidak terlalu condong ke masa depan. Dengan jadwal dua mingguan, Anda harus membuat dan menerbitkan 26 jadwal setiap tahun.

Beberapa pemilik restoran memilih untuk membuat jadwal bulanan. Ini mengurangi jumlah jadwal yang perlu Anda buat setiap tahun menjadi 12. Namun, karyawan mungkin mengalami kesulitan merencanakan satu bulan atau lebih ke depan. Ini dapat menghasilkan lebih banyak permintaan cuti di menit-menit terakhir atau bahkan tidak hadir.

Jadwal mingguan juga merupakan pilihan. Karena shift dalam jadwal mingguan sudah dekat, kecil kemungkinan karyawan akan memiliki waktu istirahat yang tidak terduga atau masalah lain yang mencegah mereka muncul untuk bekerja.

Namun, mungkin sulit bagi karyawan untuk merencanakan kehidupan mereka dengan jadwal mingguan, yang dapat menurunkan semangat kerja. Sebagai manajer restoran, merencanakan shift seminggu sebelumnya juga bisa membuat stres.

Langkah 3: Buat draf jadwal

Setelah Anda mengatur shift Anda untuk seluruh jadwal Anda, Anda dapat mulai menambahkan karyawan ke shift. Anda sedang membuat draf kasar pada tahap ini, jadi jangan terlalu khawatir tentang meminimalkan jam lembur atau menyeimbangkan jam untuk setiap karyawan. Tujuannya adalah untuk mengisi semua shift Anda.

Jika Anda memiliki jadwal dari periode 2 minggu sebelumnya, Anda dapat menggandakannya untuk membuat draf jadwal Anda.

Langkah 4: Sempurnakan jadwal Anda

Sekarang setelah semua shift Anda terisi, saatnya untuk melakukan penyesuaian.

Pertama, periksa ulang apakah semua shift dapat dilakukan. Setiap karyawan yang Anda tugaskan ke shift harus memenuhi syarat untuk melakukan peran yang ditugaskan kepada mereka. Anda juga harus memastikan bahwa shift yang telah Anda jadwalkan tidak bertentangan dengan waktu yang diminta karyawan untuk berhenti.

Selanjutnya, hitung jam yang ditetapkan setiap karyawan. Mereka masing-masing harus memiliki kira-kira jumlah jam yang biasanya mereka rencanakan untuk bekerja. Jika ada karyawan yang dijadwalkan lembur, Anda mungkin ingin menggantinya secara bergiliran untuk meminimalkan biaya lembur Anda.

Terakhir, periksa apakah shift yang Anda tetapkan untuk setiap karyawan sudah seimbang. Artinya, setiap karyawan harus memiliki jumlah shift menguntungkan yang kira-kira sama (seperti malam akhir pekan) yang ditugaskan kepada mereka. Jika ini tidak memungkinkan dalam satu jadwal, pastikan Anda memvariasikan karyawan mana yang menerima jadwal yang lebih disukai setiap kali Anda membuat jadwal.

Langkah 5: Publikasikan jadwal Anda

Setelah jadwal Anda siap, Anda dapat memublikasikannya dan membaginya dengan karyawan.

Sebaiknya publikasikan jadwal Anda setidaknya sepanjang jadwal sebelumnya. Artinya, jika Anda membuat jadwal dua mingguan, publikasikan setiap jadwal baru 2 minggu sebelumnya . Untuk jadwal bulanan, publikasikan sebulan sebelumnya.

Langkah 6: Lakukan penyesuaian

Mau tidak mau, karyawan akan meminta perubahan setelah Anda menerbitkan jadwal baru. Ada beberapa cara untuk mengakomodasi perubahan.

Pertama, Anda dapat mengizinkan karyawan untuk bertukar shift satu sama lain dengan persetujuan Anda. Pertukaran shift adalah opsi penyesuaian yang relatif mudah, karena dapat membantu memastikan setiap shift tercakup dan menyerahkan kepada karyawan untuk memutuskan perubahan apa yang cocok untuk mereka.

Pilihan lainnya adalah mengeluarkan karyawan dari shift dan membiarkannya terbuka. Setiap karyawan yang memenuhi syarat kemudian dapat mengklaim shift terbuka dengan persetujuan Anda. Ini menawarkan cara bagi karyawan yang menginginkan jam tambahan untuk mendapatkannya.

Untuk perubahan jadwal menit-menit terakhir, pastikan untuk menelepon atau mengirim SMS kepada karyawan sesegera mungkin setelah Anda mengubah jadwal untuk memberi tahu mereka apa yang telah disesuaikan.

Jenis Jadwal Kerja Restoran

Meskipun Anda bebas membuat jadwal apa pun yang paling sesuai untuk restoran Anda, sebagian besar pemilik restoran telah berkumpul di beberapa struktur jadwal umum.

Pergeseran tetap

Dengan shift tetap, karyawan bekerja dengan jadwal yang sama setiap minggu. Ini bisa menguntungkan karena membuat penjadwalan menjadi mudah dan karyawan Anda bekerja dalam tim yang konsisten.

Kelemahan dari shift tetap adalah tidak terlalu fleksibel. Mereka dapat mempersulit untuk mengakomodasi periode sibuk. Mereka juga dapat menghasilkan jadwal yang tidak seimbang di mana beberapa karyawan berulang kali bekerja pada shift yang lebih menguntungkan daripada yang lain.

Pergeseran berputar

Dengan shift bergilir, jadwal karyawan berubah dari minggu ke minggu. Biasanya, pergeseran berputar dalam pola yang dapat diprediksi. Berikut adalah 3 jadwal shift bergilir yang paling umum:

Jadwal 5-2-2-5

Jadwal 5-2-2-5 mengharuskan karyawan untuk bekerja 5 hari kerja, 2 hari libur, 2 hari kerja, dan kemudian 5 hari libur. Pergeseran biasanya 12 jam, tetapi juga dapat dibagi menjadi blok 8 jam dan 4 jam.

Jadwal 2-2-3

Jadwal shift 2-2-3 biasanya digunakan oleh restoran yang buka 24/7. Karyawan bekerja 2 hari kerja, 2 hari libur, dan kemudian 3 hari kerja. Minggu berikutnya, mereka bekerja 2 hari libur, 2 hari kerja, dan kemudian 3 hari libur. Pergeseran biasanya 12 jam.

Jadwal 5-4-9

Jadwal 5-4-9 digunakan oleh banyak restoran yang buka 5 hari seminggu. Karyawan bekerja 4 9 jam sehari dan 1 8 jam sehari selama satu minggu, kemudian 4 9 jam sehari pada minggu berikutnya, dengan 1 hari libur.

Membagi shift

Pergeseran apa pun yang dipisahkan oleh jeda yang berkepanjangan dikenal sebagai pergeseran terpisah. Mereka dapat digunakan untuk membuat karyawan bekerja selama jam makan siang, kemudian mengambil cuti beberapa jam dan kembali untuk layanan makan malam.

Pergantian shift mengurangi waktu yang dihabiskan karyawan untuk bekerja saat lalu lintas restoran lambat. Namun, mereka juga dapat mempersulit karyawan untuk mencapai keseimbangan kehidupan kerja yang sehat. Di beberapa negara bagian, termasuk California, karyawan yang bekerja dengan shift terpisah berhak atas kompensasi ekstra.

Tip Penjadwalan Restoran

Berikut adalah 5 tips utama kami untuk membantu Anda memastikan restoran Anda selalu dikelola dengan baik.

Tetapkan kebijakan penjadwalan

Buat seperangkat kebijakan penjadwalan dasar dan patuhi itu. Ini dapat mencakup seberapa jauh sebelumnya Anda akan menerbitkan jadwal dan seberapa jauh sebelumnya yang dibutuhkan karyawan untuk membuat permintaan cuti .

Kebijakan penjadwalan Anda juga dapat mencakup pengaturan jam minimum untuk setiap karyawan atau menetapkan shift tertentu sebagai lalu lintas tinggi (dan karenanya lebih baik untuk tip).

Menghormati permintaan cuti

Jika karyawan meminta cuti, lakukan semua yang Anda bisa untuk memenuhi permintaan tersebut. Bahkan jika Anda sibuk, Anda tidak ingin karyawan mengalami kejenuhan. Karyawan yang merasa permintaan cuti mereka ditolak juga cenderung mencari pekerjaan di tempat lain.

Kirim pengingat shift

Pengingat shift otomatis dapat sangat membantu dalam mengurangi ketidakhadiran. Ini bisa sesederhana pesan teks atau pemberitahuan push yang dikirim ke perangkat seluler karyawan.

Karyawan lintas kereta

Salah satu pendekatan untuk mengurangi kekurangan staf adalah melatih karyawan Anda secara silang. Misalnya, Anda mungkin melatih silang penyambut untuk menunggu meja. Dengan begitu, mereka dapat turun tangan saat restoran Anda sangat sibuk atau jika salah satu staf menunggu Anda tidak masuk kerja.

Semakin banyak karyawan Anda dilatih silang untuk mengisi beberapa posisi, semakin banyak redundansi dibangun ke dalam setiap jadwal yang Anda buat .

Mengumpulkan data

Di penghujung hari, catat bagaimana jumlah staf Anda dibandingkan dengan jumlah pertanggungan yang sebenarnya Anda butuhkan. Jika Anda secara konsisten kekurangan atau kelebihan staf selama shift tertentu, itu akan muncul di data Anda. Anda kemudian dapat menggunakan data ini untuk menyesuaikan jadwal Anda.

Praktik Terbaik Penjadwalan Restoran

Mengikuti beberapa praktik terbaik dapat membantu Anda membuat jadwal yang lebih baik, menjaga kepuasan karyawan, dan memaksimalkan pendapatan bisnis Anda.

Gunakan perangkat lunak penjadwalan

Meskipun mungkin menggunakan pena dan kertas atau spreadsheet digital seperti Google Spreadsheet atau Microsoft Excel untuk membuat jadwal restoran, opsi ini memakan waktu dan rawan kesalahan.

Di sisi lain, perangkat lunak penjadwalan seperti Connecteam dapat secara dramatis mengurangi waktu yang diperlukan untuk membuat jadwal. Ini juga membantu Anda menghilangkan konflik dan kesalahan penjadwalan yang dapat menyebabkan kekurangan atau kelebihan staf.

Opsi terbaik akan menawarkan antarmuka seret dan lepas yang intuitif untuk pembuatan jadwal yang cepat dan sederhana, kemampuan untuk membuat shift terbuka, dan opsi untuk menjadwalkan karyawan berdasarkan kualifikasi, preferensi, dan lainnya.

Rencanakan ke depan

Buat dan publikasikan jadwal Anda jauh sebelum shift pertama pada jadwal tersebut. Ini memberi karyawan waktu untuk merencanakan jadwal baru. Jika karyawan perlu meminta seseorang untuk menggantikan mereka untuk shift, perlu beberapa hari bagi mereka untuk menemukan penggantinya.

Buat sistem cadangan

Kesalahan dan keadaan darurat terjadi, dan penting untuk bersiap ketika itu terjadi. Mungkin seorang karyawan tidak datang untuk giliran kerja, atau mungkin restoran Anda memiliki malam yang jauh lebih sibuk dari yang Anda harapkan. Apa pun penyebabnya, penting bagi Anda untuk memiliki sistem untuk mendapatkan cadangan dari karyawan yang saat ini tidak bekerja.

Salah satu cara untuk mencapai hal ini adalah dengan membayar tarif yang lebih rendah kepada karyawan untuk siap dipanggil —yaitu, siap untuk bekerja pada saat itu juga.

Sebagai alternatif, Anda dapat menawarkan satu setengah waktu kepada karyawan yang setuju untuk masuk kerja dalam waktu singkat. Ini berarti Anda membayar mereka 1,5 kali tarif per jam biasanya.

Berkomunikasi dengan karyawan

Semakin banyak Anda berkomunikasi dengan karyawan tentang penjadwalan, semakin sedikit masalah penjadwalan yang akan Anda temui. Bicaralah dengan mereka secara rutin secara langsung atau melalui email atau pesan teks tentang jadwal, ketersediaan, dan preferensi shift mereka.

Selain itu, ingatkan karyawan untuk mengajukan permintaan waktu istirahat sebelum Anda membuat jadwal baru. Anda juga harus memberi tahu karyawan kapan menunggu jadwal baru dan bagaimana mengatasi masalah yang muncul setelah jadwal diterbitkan.

Kesimpulan

Jadwal restoran Anda perlu memastikan bahwa restoran Anda memiliki staf yang baik setiap saat sekaligus membuat karyawan Anda senang. Membuat jadwal memerlukan pengaturan giliran kerja Anda, menyebarkan pekerjaan secara merata ke seluruh karyawan, dan membuat penyesuaian sesuai kebutuhan.

Meskipun pada awalnya membuat jadwal tampak menakutkan, prosesnya menjadi lebih mudah dengan latihan. Mengikuti tip teratas yang kami bagikan dalam artikel ini—dan menggunakan perangkat lunak penjadwalan khusus—Anda akan menemukan bahwa membuat jadwal restoran yang bagus sangatlah mudah.

Untuk informasi lebih lanjut, lihat panduan kami tentang perangkat lunak penjadwalan restoran terbaik untuk menemukan alat yang tepat untuk bisnis Anda.

Mulailah dengan Connecteam gratis hari ini!

FAQ

Bisakah saya menggunakan Excel untuk membuat jadwal restoran?

Meskipun mungkin menggunakan Excel untuk membuat jadwal karyawan restoran, itu bukan ide yang bagus. Sangat mudah untuk kehilangan jejak shift di Excel dan membuat konflik penjadwalan yang nantinya dapat merugikan bisnis Anda. Sebagai gantinya, kami merekomendasikan penggunaan perangkat lunak penjadwalan khusus seperti Connecteam.

Bagaimana Anda tahu cara menjadwalkan staf restoran?

Memutuskan berapa banyak karyawan yang Anda butuhkan untuk bekerja di restoran Anda sepanjang hari bisa jadi rumit. Sebaiknya buat catatan tentang bagaimana liputan terjadwal Anda dibandingkan dengan seberapa sibuk restoran Anda. Seiring waktu, Anda akan memiliki banyak data yang dapat digunakan untuk memutuskan cara menjadwalkan shift.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini