Cara Membuat Jadwal Bergilir yang Hebat

Manufaktur, perhotelan, dan bisnis panggilan 24/7 sering menggunakan jadwal bergilir. Dalam sistem ini, setiap orang bergiliran bekerja pada jam dan hari yang berbeda.

Rotasi jadwal sangat bagus ketika Anda tidak ingin membuat karyawan kelelahan pada shift yang tidak diinginkan tetapi membutuhkan cakupan yang konsisten agar pintu tetap terbuka atau produksi tetap berjalan. Mereka memastikan seseorang selalu tepat waktu sambil menjaga hal-hal yang adil untuk tenaga kerja Anda. Jadwal baru bisa jadi menakutkan untuk dibuat dan diluncurkan, jadi kami siap membantu. Baca terus untuk mengetahui apakah jadwal bergilir tepat untuk bisnis Anda dan cara membuat jadwal yang sesuai untuk seluruh tim

Apa Itu Jadwal Bergilir?

Jadwal kerja bergilir adalah sistem penjadwalan untuk bisnis dengan banyak shift, seperti shift siang dan shift malam. Dalam jadwal bergilir, karyawan tidak bekerja dengan shift yang konsisten, seperti shift siang saja. Sebaliknya, mereka bergiliran pada semua waktu shift yang tersedia.

Jadwal berulang dan dapat diprediksi. Namun, itu tidak mengikuti interval kalender reguler, seperti mingguan atau bulanan. Sebaliknya, itu berulang pada siklus, atau rotasi . Setiap rotasi adalah jumlah hari yang tetap dan memungkinkan untuk menghidupkan semua shift, dengan waktu istirahat di antaranya.

Ini dibandingkan dengan jadwal tetap, di mana karyawan diberi jam yang sama setiap hari dan memiliki hari libur yang sama setiap minggu.

Contoh jadwal rotasi mungkin adalah pabrik manufaktur dengan 2 shift 12 jam. Alih-alih kru shift siang dan kru shift malam, dengan jadwal bergilir, setiap karyawan akan:

• Bekerja shift malam 12 jam selama seminggu.
• Memiliki beberapa hari libur.
• Bekerja shift 12 jam sehari selama seminggu.
• Memiliki beberapa hari libur.
• Ulangi siklusnya.

Ini hanyalah salah satu contoh jadwal bergilir. Nanti, kita akan membahas jenis shift bergilir lain yang lebih kompleks dan spesifik untuk kebutuhan industri dan perusahaan.

Siapa yang Menggunakan Jadwal Bergilir?

Jadwal bergilir sangat berguna untuk bisnis yang buka 24 jam sehari dan/atau 7 hari seminggu. Beberapa contoh industri di mana jadwal rotasi adalah norma meliputi:

• Layanan darurat. Paramedis dan departemen kepolisian sering menggunakan jadwal bergilir untuk memastikan tidak ada gangguan layanan.
• Perhotelan dan layanan makanan. Hotel membutuhkan pekerja 24/7 untuk check-in larut malam dan untuk memastikan keamanan para tamu. Banyak karyawan restoran juga bekerja semalaman di hotel, restoran, atau perusahaan drive-through.
• Manufaktur . Rotasi jadwal biasa terjadi di lingkungan manufaktur untuk menjaga agar produksi tetap berjalan.
• Pengecer. SPBU dan toko lain sering menggunakan jadwal bergilir untuk karyawannya.
• Kesehatan. Rumah sakit terutama menggunakan jadwal bergilir karena mereka harus memiliki pekerja yang tersedia setiap saat. Organisasi perawatan kesehatan lain dengan jam kerja yang diperpanjang, seperti fasilitas perawatan darurat, juga dapat menggunakan jadwal bergilir.
• Layanan panggilan. Banyak layanan panggilan, seperti TI, yang mendukung bisnis 24/7 menggunakan jadwal bergilir.

Bagaimana Jadwal Bergilir Bekerja?

Merotasi jadwal bekerja dengan memberi karyawan giliran untuk mengambil semua shift selama periode waktu yang ditentukan.

Untuk jadwal bergilir, hari kerja dipecah menjadi shift yang berbeda. Ini bisa 8, 10, atau 12 jam, atau apa pun yang masuk akal untuk jam operasi bisnis Anda. Karyawan juga dibagi menjadi beberapa tim untuk memastikan cakupan yang berkelanjutan.

Kemudian, dibangun pola rotasi yang memastikan semua karyawan bekerja semua shift secara merata selama periode tertentu.

Ini bisa berarti seorang karyawan bekerja beberapa shift malam, libur satu hari, bekerja beberapa shift siang, libur satu hari, kemudian bekerja beberapa shift malam. Kemudian siklus berulang.

Rotasi akan selalu menyertakan hari libur. Plus, jadwal bergilir sering kali memberi karyawan lebih banyak hari libur berturut-turut daripada jadwal tetap . Ini bervariasi berdasarkan pola shift, tetapi shift yang lebih lama membuat karyawan mencapai 40 jam per minggu lebih cepat.

Jadwal dimulai lagi setelah semua orang bekerja setiap shift dan memiliki cukup waktu istirahat.

Rotasi jadwal memastikan tidak ada yang terjebak pada shift yang tidak mereka sukai tanpa batas waktu. Mereka juga memastikan setiap orang mendapat giliran pada shift terbaik. Pergeseran yang sulit lebih mudah ditutupi karena para pekerja tahu mereka akan segera berhenti.

Jadwal bergilir mungkin membutuhkan beberapa pekerjaan untuk diatur, tetapi begitu sudah ada, itu memberi karyawan jadwal yang konsisten yang akan selalu berulang. Itu memudahkan mereka untuk mempersiapkan pekerjaan dan merencanakan hari libur berturut-turut.

Manfaat Jadwal Kerja Bergilir

Ada banyak manfaat jadwal bergilir bagi Anda dan karyawan Anda.

Memastikan cakupan terus menerus

Manfaat paling nyata dari jadwal rotasi adalah memastikan bisnis Anda dapat mempertahankan cakupan sepanjang waktu .

Bahkan dapat membuat bisnis Anda tetap buka lebih lama jika belum buka 24/7. Atau, ini memungkinkan Anda menambahkan shift yang sama sekali baru ke hari kerja.

Meningkatkan keadilan dan dapat membantu mengurangi turnover

Rotasi jadwal mempromosikan pemerataan shift dan rasa keadilan di perusahaan Anda. Setiap orang bergiliran pada setiap shift , termasuk malam, yang berarti tidak ada yang harus bekerja pada shift yang tidak diinginkan sepanjang waktu.

Ini ‌dapat membantu mencegah pekerja Anda — terutama karyawan shift malam — berhenti. Sebuah studi tentang pola jadwal kerja menemukan bahwa karyawan yang bekerja pada shift siang bertahan di perusahaan hampir 4,5 tahun lebih lama daripada karyawan yang hanya bekerja pada shift malam.

Menghadirkan peluang baru dan meningkatkan keterlibatan

Jenis jadwal ini memperkenalkan variasi ke dalam kehidupan kerja karyawan dengan memaparkan mereka pada giliran kerja yang berbeda —beberapa di antaranya mungkin belum pernah mereka kerjakan sebelumnya.

Dengan shift bergilir, karyawan juga dapat lebih mengenal anggota tim mereka dan melihat lebih banyak tentang bisnis. Dengan demikian, mereka akan merasa lebih terhubung dengan kolega mereka dan seolah-olah mereka adalah bagian penting dari organisasi—faktor penting dalam meningkatkan keterlibatan karyawan.

Seringkali, jadwal yang bergilir juga berarti mengubah tugas pekerjaan. Ini dapat memberi karyawan tantangan dan peluang baru, yang membantu mereka merasa lebih terlibat dengan perusahaan Anda.

Ini Mungkin Menarik bagi Anda:

Kami membagikan 10 strategi keterlibatan karyawan yang benar-benar berhasil.

Meningkatkan fleksibilitas

Secara alami, jadwal kerja bergilir menawarkan fleksibilitas bagi karyawan. Karyawan bekerja dalam berbagai shift pada waktu yang berbeda, memungkinkan mereka untuk mengakomodasi kehidupan pribadi mereka dengan cara yang mungkin tidak dilakukan oleh jadwal 9-ke-5 pada umumnya.

Misalnya, seorang pekerja dengan jadwal bergilir mungkin memiliki 2 hari libur berturut-turut selama seminggu. Mereka dapat menggunakan waktu ini untuk mengurus tugas-tugas pribadi atau menghadiri janji temu yang tidak diperbolehkan pada akhir pekan atau malam hari.

Meningkatkan moral dan produktivitas

Salah satu elemen kunci dari jadwal bergilir adalah sangat adil . Setiap karyawan bekerja setiap shift. Keadilan yang dirasakan di tempat kerja menawarkan banyak manfaat, termasuk meningkatkan moral dan produktivitas karyawan.

Karyawan yang menganggap pekerjaan mereka adil adalah karyawan yang lebih bahagia. Dan karyawan yang lebih bahagia cenderung bekerja lebih efisien dan memberikan layanan pelanggan yang lebih baik. Mereka juga cenderung bertahan di perusahaan Anda—sehingga mengurangi perputaran.

Tantangan Jadwal Kerja Bergilir

Jadwal bergilir tidak akan cocok untuk setiap bisnis atau tim. Saat mempertimbangkan jenis jadwal ini, perlu diingat bahwa mereka:

Dapat merusak keseimbangan kehidupan kerja

Meskipun jadwal ini menawarkan fleksibilitas kepada karyawan, fleksibilitas itu terkadang hanya berlaku sejauh ini.

Hari kerja 8 jam dalam jadwal tetap memberi karyawan waktu khusus di rumah setiap hari, tetapi shift 10-12 jam secara bergiliran dapat mengganggu rutinitas atau jadwal keluarga .

Jam shift yang lebih panjang berarti bahwa karyawan tersebut memiliki waktu istirahat yang terkonsolidasi—seperti 3 hari penuh per minggu setelah bekerja 4 10 jam sehari. Namun, perasaan kehilangan aktivitas sehari-hari dapat menyebabkan ketidakseimbangan kehidupan kerja atau bahkan kelelahan.

Perubahan yang sering terjadi pada jenis shift juga menyulitkan untuk memiliki rutinitas harian atau mingguan. Plus, mungkin sulit untuk mengelola tanggung jawab pengasuhan anak dan rumah tangga di sekitar jadwal yang bergilir.

Selain itu, bekerja di luar jadwal tradisional Senin sampai Jumat dapat menghambat kemampuan karyawan untuk menghadiri acara sosial dan aktivitas penting yang terjadi saat sebagian besar orang tidak bekerja.

Dapat menyebabkan frustrasi

Beberapa jadwal kerja bergilir mungkin memperkenalkan shift 12 jam di mana shift 8 jam adalah normanya. Orang lain mungkin bertukar shift malam dan siang. Hal ini dapat membuat frustrasi karyawan yang telah menetapkan rutinitas dan komitmen yang sulit disesuaikan dengan jadwal.

Misalnya, seseorang yang bekerja malam hari mungkin senang untuk bertukar shift siang, tetapi shift sore atau malam dapat menjadi pemecah kesepakatan bagi karyawan yang memiliki komitmen di luar atau hanya bisa mendapatkan pengasuhan anak selama jam kerja biasa.

Dapat menyebabkan masalah kesehatan

Pergantian antara shift malam dan siang dapat merusak jadwal tidur karyawan. Ini dapat berdampak negatif pada kesehatan langsung dan keseluruhan karyawan.

Akibatnya, jadwal yang bergilir juga berpotensi menyebabkan lebih banyak panggilan masuk atau ketidakhadiran karena masalah kesehatan.

Dapat meminta karyawan untuk bekerja shift lebih lama

Jadwal bergilir mungkin memerlukan shift 12 atau bahkan 24 jam, yang bisa menjadi transisi besar jika tenaga kerja Anda terbiasa bekerja 8 jam sehari.

Bagi beberapa karyawan di beberapa industri, 12 jam sehari bisa jadi terlalu melelahkan secara fisik, dan akibatnya produktivitas bisa turun.

Dapat membuat penjadwalan waktu istirahat lebih sulit

Anda ingin karyawan menggunakan tunjangan cuti berbayar (PTO), tetapi ketepatan jadwal rotasi membuat pergantian shift menjadi lebih sulit. Sebagai penjadwal, Anda harus mengelola permintaan tanpa mengganggu rotasi. Perubahan kecil dapat membuat seseorang lembur atau tidak memberi mereka hari libur karena terlalu banyak hari bekerja berturut-turut.

Dapat memakan waktu untuk mengimplementasikan dengan sukses

Kemungkinan akan ada masa transisi saat peluncuran jadwal baru. Perubahan sering merugikan karyawan, dan Anda bahkan mungkin kehilangan beberapa orang yang sama sekali tidak dapat mengakomodasi jadwal baru.

Namun, begitu ditempatkan, karyawan akan selalu tahu apa yang diharapkan—dan ini bahkan bisa menjadi cara untuk menarik kandidat baru yang lebih menyukai jadwal bergilir.

Jadwal Tetap vs. Jadwal Bergilir

Setelah semua pembicaraan tentang rotasi jadwal ini, mengapa Anda memilih—atau bertahan dengan—jadwal tetap?

Jadwal tetap adalah jadwal di mana setiap orang memiliki jam yang dapat diprediksi yang tetap sama dari minggu ke minggu. Ini mungkin yang terbaik untuk tim Anda jika:

• Anda buka hanya selama 1 waktu shift, seperti shift siang jam 9 pagi – 5 sore.
• Anda sudah memiliki hari libur bawaan untuk seluruh tenaga kerja Anda. Misalnya, Anda mungkin tutup pada akhir pekan atau pada hari tertentu dalam seminggu.
• Anggota tim Anda memiliki ketersediaan yang ketat dan tidak ada gunanya memaksakan masalah tersebut.

Jadwal bergilir adalah jadwal di mana karyawan berganti shift dan bekerja dalam siklus yang berbeda dari satu minggu kalender. Ini mungkin yang terbaik untuk tim Anda jika:

• Anda memiliki beberapa shift dalam satu hari, dan beberapa shift secara universal dianggap "lebih buruk" dari yang lain.
• Anda beroperasi 7 hari seminggu atau di lingkungan yang selalu siaga.
• Karyawan potensial Anda terbiasa dengan jadwal atau akan melihat hari libur berturut-turut sebagai keuntungan.

Jenis Umum Jadwal Rotasi

Anda dapat membuat jadwal shift khusus yang paling sesuai untuk perusahaan dan tim Anda, tetapi Anda juga dapat menggunakan beberapa sistem yang sudah terbukti benar untuk memulai.

4-3 jadwal bergilir

Ini rotasi 4 hari aktif dan 3 hari libur . Alih-alih bekerja 8 jam sehari dalam rentang 5 hari, karyawan bekerja 10 jam sehari dalam rentang 4 hari. Pada dasarnya, jadwal ini meningkatkan beban kerja harian karyawan tetapi memberi mereka istirahat 3 hari di antara blok shift.

Dalam jadwal bergilir, rotasi 10 jam, 4 hari diatur secara bergantian untuk memastikan cakupan selama 7 hari. Artinya, misalnya, Anda memerlukan 6 tim untuk memastikan cakupan lengkap jika bisnis Anda buka 24/7.

Pergeseran 10 jam juga berarti ada kalanya tim akan tumpang tindih jika Anda buka 24/7. Ini dapat meningkatkan produktivitas dan persahabatan, tetapi juga dapat membuat tangan Anda menganggur jika tidak ada cukup tugas untuk diselesaikan.

Contoh 4-3 template jadwal rotasi

Jadwal bergilir 24-48

Ini adalah jadwal 24 jam dan 48 jam off . Ini dapat berguna dalam industri yang mengandalkan karyawan yang siap dipanggil, seperti layanan darurat. Ini memastikan ada sedikit gangguan pada layanan karena karyawan masuk dan keluar saat pergantian shift.

Jenis jadwal ini juga bisa menjadi keuntungan bagi karyawan dengan komitmen di luar atau bahkan pekerjaan lain, karena tidak pernah mengharuskan mereka bekerja lebih dari 1 hari tanpa istirahat.

Contoh template jadwal rotasi 24-48

Pitman (2-2 3-2 2-3) jadwal bergilir

Ini adalah rotasi 2 minggu dari 2 hari dan 2 hari libur, 3 hari dan 2 hari libur, dan 2 hari dan 3 hari libur.

Ini memperkenalkan banyak variasi, terutama jika karyawan berganti shift malam dan siang setiap rotasi. Ini juga memberikan perpaduan yang baik antara akhir pekan 3 hari dan hari libur di tengah minggu.

Contoh templat jadwal rotasi Pitman

jadwal rotasi DuPont

Yang ini mungkin yang paling rumit, tetapi dibuat khusus untuk bisnis 24 jam . Jika digunakan dengan benar, ini memberi karyawan libur seminggu berturut-turut setiap bulan. Ini bisa menjadi keuntungan besar bagi karyawan saat ini dan cara untuk menarik kandidat baru.

Siklus diatur dalam shift 12 jam dan berjalan seperti ini:

• 4 shift malam
• 3 hari libur
• shift 3 hari
• 1 hari libur
• 3 shift malam
• 7 hari libur

Setiap tim berputar melalui siklus pada waktu yang berbeda sehingga selalu ada cakupan yang sama.

Contoh templat jadwal rotasi DuPont

Jenis jadwal shift bergilir lainnya

Jadwal di atas dianggap sebagai jadwal bergilir yang paling populer, tetapi ada banyak variasi. Anda bahkan dapat membuat sendiri yang sangat cocok untuk bisnis Anda.

Beberapa jenis jadwal lain yang mungkin berguna bagi Anda meliputi:

• 4-4. Ini dapat bekerja dengan pekerjaan shift tunggal, atau tim dapat berputar selama 4 hari pada shift siang, 4 hari libur, 4 hari pada shift malam, 4 hari libur, dll.
• 6-4 putaran. Siklus 30 hari ini membagi hari kerja menjadi 3 shift. Ini memberi setiap orang 6 hari per bulan di setiap shift, dengan 4 hari libur di antaranya.
• 5-3 5-4 5-3. Anda memerlukan 5 tim dalam siklus 25 hari ini. Karyawan akan bekerja 5 hari pada shift pertama, libur 3 hari, bekerja 5 hari pada shift kedua, libur 4 hari, bekerja 5 hari pada shift ketiga, dan kemudian libur 3 hari sebelum mengulang rotasi.
• Jadwal Panama . Ini adalah variasi 56 hari dari jadwal 2-2-3 (kerja 2 hari, libur 2 hari, kerja 3 hari, libur 2 hari, kerja 2 hari, libur 3 hari). Ini membutuhkan 4 tim dalam shift 12 jam. Ini unik dalam berapa lama rotasi dan pekerja berada pada satu shift (seperti shift malam) selama 28 hari dan kemudian sebaliknya (seperti shift siang) selama 28 hari berikutnya.

Yang Harus Dipertimbangkan Saat Anda Membuat Jadwal Bergilir

Membuat jadwal bergilir bisa tampak menakutkan jika Anda telah menggunakan sistem tetap atau hanya mengubahnya dari minggu ke minggu.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipikirkan untuk memastikan jadwal Anda sesuai untuk Anda dan tim Anda:

Jam sibuk Anda

Kapan Anda paling membutuhkan liputan? Apakah ada saat ketika shift harus tumpang tindih untuk memastikan Anda memiliki lebih banyak orang yang masuk?

Pergeseran populer

Sementara shift bergilir memberikan giliran kepada setiap orang, tugas Anda adalah memastikannya benar-benar setara dan setiap orang mendapat kesempatan untuk mendapatkan shift terbaik.

Misalnya, di beberapa restoran, brunch hari Minggu adalah giliran kerja yang paling didambakan. Tapi di tempat lain, itu yang paling tidak diinginkan, jadi shift siang di hari Minggu mungkin kurang populer dibandingkan shift siang di hari Jumat.

Peran dan kredensial pekerjaan karyawan

Mungkin saat ini Anda menjadwalkan karyawan berdasarkan peran pekerjaan mereka. Misalnya, Anda dapat menjadwalkan kasir untuk bekerja hanya pada shift siang, dan tim kebersihan hanya bekerja pada shift malam.

Dalam hal ini, perubahan ke jadwal bergilir mungkin tidak dapat langsung dilakukan, karena tidak semua karyawan memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk bekerja di semua shift. Ini akan menjadi peluang bagus untuk melatih karyawan secara silang sehingga mereka dapat bekerja pada shift apa pun

Anda juga harus mempertimbangkan karyawan Anda dengan keterampilan dan kredensial khusus. Mereka mungkin perlu memiliki jadwal tetap dan tidak diikutsertakan dalam rotasi. Misalnya, Anda membutuhkan seseorang di forklift untuk melakukan stocking setiap malam, dan Anda hanya memiliki satu operator forklift berlisensi. Karyawan itu mungkin perlu mengikuti jadwal malam saja.

Ketersediaan dan preferensi anggota tim

Salah satu manfaat utama dari jadwal tetap adalah prediktabilitas. Kemungkinan anggota tim Anda telah membangun kehidupan mereka di sekitar jadwal mereka saat ini dan mungkin mengalami kesulitan mengubah jadwal bergilir—terutama untuk tim yang akan berganti shift, seperti bekerja siang dan malam.

Bergantung pada karyawan Anda, mereka mungkin tidak tersedia untuk shift baru yang diminta untuk bekerja.

Pada catatan serupa, penting juga untuk mempertimbangkan preferensi anggota tim Anda . Kirim survei ke karyawan Anda atau mengobrol dengan mereka untuk menanyakan tentang shift yang mereka sukai untuk bekerja. Apakah mereka menikmati shift siang dan akan sangat tidak puas jika harus bekerja shift malam? Apakah mereka menikmati jadwal mereka sekarang? Apakah mereka tertarik dengan shift yang lebih fleksibel?

Berdasarkan jawaban mereka, jadwal bergilir mungkin berhasil atau tidak untuk tim Anda.

Anggaran gaji Anda

Rotasi jadwal sering membuat karyawan lembur . Ini bisa terjadi ketika seorang karyawan bekerja lebih dari 40 jam dalam seminggu atau 8 jam dalam sehari jika bisnis, industri, atau negara Anda menganggap ini lembur.

Jadwal rotasi umumnya rata-rata sekitar 40 jam seminggu. Namun dengan jadwal yang berfluktuasi, gaji karyawan Anda mungkin mendekati $0 untuk minggu kalender dengan beberapa hari libur berturut-turut atau lebih besar saat mereka bekerja 6 shift 12 jam dalam satu minggu kalender.

Pertimbangkan periode pembayaran Anda dan undang-undang negara bagian Anda saat membuat jadwal rotasi Anda. Pastikan bahwa Anda memiliki pemahaman yang baik tentang jam lembur apa, jika ada, yang diperlukan dan kapan.

Karyawan Anda juga perlu memahami bagaimana lembur atau cuti baru akan memengaruhi gaji mereka, terutama jika mereka terbiasa dengan jumlah jam yang sama setiap periode gaji.

Langkah-langkah untuk Membuat dan Menerapkan Jadwal Bergilir

Langkah 1: Pertimbangkan pertanyaan dan informasi di atas, lalu pilih jenis jadwal yang sesuai untuk Anda

Kami menyarankan untuk memulai dengan jadwal bertemplat karena merupakan pilihan yang populer dan mudah digunakan. Anda paling mengenal tim dan bisnis Anda, jadi jangan ragu untuk membuat jadwal khusus jika Anda memiliki pola yang lebih baik untuk shift dan pekerja spesifik Anda.

Untuk memilih atau membuat jadwal bergilir, lihat jam yang Anda butuhkan liputannya . Apakah Anda sudah memiliki beberapa giliran kerja (seperti pertama, kedua, dan ketiga)? Apakah Anda memerlukan karyawan untuk bekerja dalam shift yang lebih lama, atau apakah shift standar 8 jam baik-baik saja?

Anda juga harus mempertimbangkan sumber daya yang tersedia . Misalnya, Anda seorang manajer di perusahaan manufaktur yang beroperasi dalam 3 shift, 7 hari seminggu. Anda perlu mempertimbangkan langkah-langkah produksi dan mesin yang tersedia.

Jadwal rotasi 4-3 tidak masuk akal jika Anda tidak memiliki cukup mesin untuk shift yang tumpang tindih. Anda dapat mempertimbangkan untuk beralih ke 2 shift 12 jam atau mencoba 6-4 dengan shift 8 jam. Di sisi lain, jadwal 4-3 dapat meningkatkan produksi selama jam tumpang tindih jika Anda memiliki sumber daya yang cukup.

Anda juga harus mempertimbangkan preferensi tim Anda . Apakah mereka akan senang dengan jadwal DuPont yang memungkinkan libur seminggu penuh setiap bulan, atau apakah mereka lebih suka memiliki lebih banyak hari kerja setiap minggu?

Langkah 2: Tentukan berapa banyak tim yang Anda perlukan berdasarkan ‌waktu shift dan rotasi

Lihat template yang Anda pilih atau contoh jadwal yang Anda buat dan hitung jumlah tim bergilir yang diperlukan untuk memastikan cakupan penuh selama jam buka Anda.

Mungkin Anda memerlukan 3 tim untuk mengerjakan jadwal rotasi 24-48 atau 6 tim untuk mengerjakan jadwal rotasi 4-3 untuk memastikan cakupan 24/7.

Juga, pastikan untuk mengelompokkan karyawan yang akan tetap pada jadwal tetap ke dalam tim mereka sendiri. Dengan cara ini, mereka tetap terwakili dan diperhitungkan.

Langkah 3: Beri nama tim Anda dan tetapkan karyawan Anda untuk mereka

Jadwal Anda harus menunjukkan dengan jelas siapa yang berada di tim mana dan rotasi apa. Ini berarti Anda memerlukan nama tim yang jelas . Alih-alih memanggil grup karyawan "Kru Malam" atau "Shift Pertama", panggil mereka "Tim A", "Tim B", dll. untuk menunjukkan siapa yang bekerja bersama di setiap rotasi.

Selanjutnya, tetapkan karyawan Anda ke tim Anda. Tim harus kurang lebih sama karena setiap orang akan berada di setiap shift di beberapa titik. Seimbangkan tingkat pengalaman dan tipe karyawan secara merata dengan memasukkan campuran yang baik dari semua di setiap tim rotasi. Pastikan juga semua tim memiliki jumlah pekerja yang kira-kira sama.

Saat beralih dari jadwal tetap kru malam dan kru siang hari, alih-alih mengubah kru tersebut menjadi tim rotasi, hancurkan mereka . Miliki campuran semua orang di setiap tim rotasi. Dengan cara ini, karyawan dapat memperoleh manfaat dari pengalaman dan keahlian masing-masing yang beragam.

Langkah 4: Berkomunikasi dengan karyawan, menjelaskan dan mempromosikan jadwal baru

Saat Anda siap memposting atau membagikan jadwal, pastikan karyawan Anda benar-benar memahami cara kerjanya, dan bagaimana hal itu akan bermanfaat bagi mereka. Ini akan membantu mereka bergabung dan bersemangat mengerjakan jadwal bergilir.

Anda dapat mengadakan rapat semua tim, mengirim email untuk seluruh tim, memposting pembaruan di umpan berita perusahaan Anda, mengirim pesan instan untuk mengumumkan perubahan, atau melakukan sesi informasi tentang jadwal baru.

Langkah 5: Perbaiki jadwal sesuai kebutuhan dan terus bagikan

Setelah rotasi penuh pertama dalam jadwal Anda, Anda mungkin perlu menyempurnakan tim atau shift jika Anda melihat ada masalah dengan dinamika shift atau pengaruhnya terhadap bisnis Anda.

Misalnya, Anda mungkin ingin membagi karyawan tertentu yang menurut Anda akan lebih produktif pada shift terpisah. (Mungkin mereka tidak bekerja sama dengan baik, atau mungkin mereka mengganggu satu sama lain selama tugas.)

Adapun jadwal itu sendiri, mungkin Anda memperhatikan bahwa bisnis Anda terlalu sibuk untuk perubahan shift pada waktu yang Anda atur sebelumnya. Dengan demikian, Anda dapat memundurkan waktu pergantian shift sebanyak 1-2 jam.

Hindari membuat terlalu banyak perubahan, dan ketahuilah bahwa mungkin diperlukan beberapa rotasi agar semua orang terbiasa dengan jadwal baru.

Meskipun jadwal bergilir dapat diprediksi, Anda tetap harus menerbitkannya secara rutin jika ada perubahan dengan PTO atau permintaan lainnya. Anda dapat melakukannya di sistem Anda saat ini—atau dengan menggunakan aplikasi seperti Connecteam yang memiliki fitur penjadwalan dan komunikasi di satu tempat.

Rencanakan Jadwal Rotasi Anda dengan Connecteam

Connecteam adalah solusi sempurna untuk kebutuhan penjadwalan Anda , dirancang untuk menghilangkan stres bahkan dari jadwal rumit seperti ini.

Inilah cara Anda dapat menggunakan Connecteam untuk membuat jadwal bergilir Anda.

Menciptakan pergeseran

Templat siap pakai Connecteam membuat pembuatan jadwal menjadi mudah. Lihat perubahan yang Anda butuhkan dan pilih template yang paling sesuai. Anda dapat menyesuaikannya dengan jam yang Anda butuhkan, dan menandai shift dengan lokasi pekerjaan atau peran pekerjaan tertentu. Anda bahkan dapat memberi kode warna untuk membantu membedakan tim yang bergilir.

Kemudian, gunakan fungsi pengulangan untuk mengatur jadwal pengulangan sesering yang diperlukan.

Menugaskan karyawan dan tugas

Selanjutnya, Anda akan menggunakan alat penjadwalan drag-and-drop Connecteam untuk menugaskan karyawan ke shift dengan mudah .

Karyawan dapat mencatat ketersediaan mereka langsung di dalam aplikasi. Dengan cara ini, Anda tidak akan mengalami konflik apa pun saat menjadwalkan. Connecteam juga akan menandai masalah apa pun dengan jadwal secara otomatis , seperti tumpang tindih shift, sehingga Anda dapat memperbaikinya sebelum menerbitkannya.

Anda juga dapat menyertakan daftar tugas di setiap shift agar karyawan dapat memeriksa saat mereka bekerja. Daftar ini dapat sangat membantu bagi seseorang pada shift baru yang mungkin memerlukan beberapa pengingat tentang sedikit perbedaan dalam tanggung jawab shift. Misalnya, Anda dapat menambahkan daftar periksa penutup ke setiap shift malam agar tidak ada yang melupakan prosedur yang tepat.

Berbagi jadwal dan berkomunikasi dengan karyawan

Connecteam akan mengirimkan jadwal langsung ke perangkat karyawan saat Anda memublikasikannya. Anda tidak perlu menunggu untuk melewati jadwal fisik atau hanya berharap pekerja Anda akan mencari jadwal yang baru diterbitkan.

Ada juga obrolan bawaan , memungkinkan percakapan waktu nyata tentang permintaan PTO atau masalah jadwal lainnya. Anda dapat berbicara satu lawan satu atau dalam grup dan berbagi gambar, catatan audio, file, dan lainnya dalam pesan.

Selain itu, Connecteam tersedia sebagai aplikasi seluler di perangkat iOS dan Android. Artinya, karyawan dapat mengakses jadwal dan berkomunikasi dengan Anda dan rekan kerja mereka di mana pun mereka berada atau kapan pun mereka bekerja.

Manfaat lain menggunakan Connecteam untuk jadwal rotasi Anda

Selain alat penjadwalannya, Connecteam memiliki jam waktu yang mencatat jam kerja karyawan secara akurat. Dengan menggunakan data waktu dan kehadiran ini, Anda dapat melihat seberapa baik pekerja menyesuaikan dan mengikuti jadwal baru. Apakah mereka sering terlambat atau bolos kerja karena tidak bisa mengakomodasi shift baru? Atau apakah mereka lebih sedikit kehilangan pekerjaan karena hari libur bawaan jadwal baru?

Connecteam juga memiliki fitur pelatihan yang dapat Anda gunakan jika jadwal rotasi Anda melibatkan rotasi tugas pekerjaan. Buat kursus khusus tentang topik apa pun dari bawah ke atas, atau mulai dalam hitungan detik dengan templat. Materi pelatihan tersedia langsung dari aplikasi seluler, memastikan setiap orang memiliki akses ke informasi yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

Kesimpulan

Jadwal bergilir adalah pilihan yang bagus untuk bisnis yang buka 24/7 dan perlu memastikan cakupan yang berkelanjutan. Jadwal ini menghadirkan beberapa tantangan, seperti potensi konflik penjadwalan dan kelelahan karyawan, tetapi juga memberikan manfaat.

Ada berbagai jenis jadwal bergilir yang dapat dipilih, tetapi masih sulit untuk dibuat. Dengan petunjuk langkah demi langkah yang kami uraikan di atas, Anda akan siap membuat jadwal yang sesuai untuk tim Anda.

Untuk lebih merampingkan proses penjadwalan karyawan Anda, gunakan Connecteam. Template dan fungsionalitas drag-and-drop-nya membuat penjadwalan menjadi mudah!

Mulailah dengan Connecteam gratis hari ini!

FAQ

Apa jadwal rotasi terbaik?

Ada banyak jenis jadwal shift bergilir, dan yang terbaik untuk bisnis Anda adalah yang selaras dengan sumber daya yang Anda miliki dan kebutuhan bisnis Anda.

Apa contoh jadwal bergilir?

Jadwal shift bergilir adalah jadwal di mana seorang karyawan dirotasi melalui hari yang berbeda dan waktu shift yang berbeda. Mereka tidak mengulang berdasarkan kalender reguler.

Misalnya, alih-alih bekerja shift siang setiap Senin-Jumat, seorang karyawan mungkin bekerja 4 shift malam, libur selama 4 hari, bekerja shift 4 hari, libur selama 4 hari, dan kemudian mengulangi siklus tersebut. Contoh lain akan mengejutkan jadwal karyawan untuk menutupi 7 hari shift 24 jam dengan 24 jam, 48 jam off, 24 jam, dll.

Banyak industri dan bisnis, seperti layanan darurat dan manufaktur, secara rutin menggunakan shift bergilir. Beberapa jadwal shift bergilir, seperti jadwal Pitman dan DuPont, telah menjadi standar industri.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini