12 Cara Efektif Berbagi Informasi dengan Anggota Tim

Apa pun industri Anda, berbagi informasi kemungkinan merupakan bagian besar dari operasi sehari-hari organisasi Anda. Anda dapat membagikan perintah kerja, instruksi untuk platform online baru, kiat dan praktik terbaik untuk pekerjaan yang lebih efektif, atau bahkan kapan hari libur berikutnya tiba.

Di dunia yang sibuk saat ini, ada begitu banyak komunikasi, dan detail-detail penting dapat hilang begitu saja. Ketika mereka melakukannya, pekerja mungkin tidak memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Lebih buruk lagi, mereka mungkin merasa frustrasi, terabaikan, atau tidak terlibat jika tidak dilibatkan.

Kami di sini untuk membantu Anda menghindari masalah ini. Di bawah ini, kami menguraikan dengan tepat cara berbagi informasi dengan anggota tim. Kami juga akan mengajari Anda cara membuat lebih banyak transparansi dan mencegah miskomunikasi dan kehilangan informasi. Selain itu, kami membahas saluran komunikasi yang paling efektif untuk digunakan dan cara menggunakan perangkat lunak seperti Connecteam agar semua orang memahami hal yang sama.

Pentingnya Berbagi Informasi dengan Anggota Tim

Berbagi informasi sangat penting untuk keuntungan Anda dan kesuksesan perusahaan Anda. Saat Anda berbagi data dan pengetahuan penting secara efektif, Anda:

Membantu pekerja menjadi lebih produktif

Dengan sistem komunikasi yang baik, tim Anda tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam untuk mencari manual karyawan, instruksi, dan semua hal lain yang mereka perlukan untuk pekerjaan mereka. Sebaliknya, mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas pekerjaan.

Mendorong pekerja untuk melakukan pekerjaan mereka lebih efektif

Sederhana saja: Berbagi pengetahuan tentang praktik dan kiat terbaik dapat membantu karyawan melakukan pekerjaannya dengan lebih baik.

Bangun budaya tempat kerja yang lebih baik

Saat perusahaan membagikan detail tentang perubahan apa pun pada organisasi atau acara yang akan datang, pekerja merasa dilibatkan. Ini, pada gilirannya, dapat membangun budaya tempat kerja yang lebih kuat.

Mengurangi risiko tantangan

Banyak tantangan di tempat kerja bermuara pada pembagian informasi yang buruk. Misalnya, jika pekerja tidak diberi tahu bahwa mereka perlu menelepon saat mereka terlambat, manajer dapat menjadi frustrasi dengan karyawan yang tidak menelepon dan tidak hadir. Mengkomunikasikan proses dan harapan menghilangkan banyak masalah seperti ini.

Buat karyawan senang dan terlibat

Ketika semua orang mendapatkan informasi langsung dari perusahaan dan tidak hanya dari mulut ke mulut, karyawan lebih cenderung merasa menjadi bagian dari tim. Berbagi informasi membangun kepercayaan dan hubungan baik.

Dapatkan hasil yang lebih baik dari inisiatif

Apakah Anda meluncurkan klub buku perusahaan atau membutuhkan komite untuk merencanakan pesta liburan untuk organisasi Anda, memiliki cara untuk menjangkau tim Anda dengan informasi membantu Anda mendapatkan lebih banyak dukungan.

Kurangi tanggung jawab Anda

Anda mungkin perlu menyampaikan informasi keselamatan atau peraturan khusus industri untuk mengurangi risiko tuntutan hukum yang mahal. Misalnya, jika Anda berada di industri kesehatan, tim Anda perlu mengetahui cara melindungi data pasien.

14 Cara Berbagi Informasi dengan Anggota Tim Anda

Cara terbaik untuk berbagi informasi dengan grup bergantung pada apa yang Anda bagikan dan dengan siapa Anda berkomunikasi . Organisasi Anda dapat berkomunikasi secara online dan offline, dan setiap metode berbagi informasi dapat memiliki tempatnya masing-masing.

Di bawah ini adalah 14 cara untuk tetap berhubungan dengan tim Anda untuk memastikan bahwa mereka memiliki sumber daya, fakta, dan data yang mereka perlukan.

9 metode online

1. wiki perusahaan. Ini adalah cara terbaik untuk berbagi informasi dengan grup tentang data yang (biasanya) tidak berubah. Di sinilah Anda menjelaskan layanan apa yang Anda tawarkan, nilai-nilai Anda, dan pernyataan misi Anda, misalnya.
2. Pesan singkat. Platform yang mengaktifkan perpesanan instan, seperti Slack dan Connecteam, bagus untuk komunikasi langsung dengan individu dan grup. Anda dapat terhubung dengan anggota tim lain langsung dari perangkat seluler Anda dan mengobrol dalam waktu nyata. Anda dapat, misalnya, dengan cepat menyentuh dasar tentang perubahan mendadak pada proyek atau memperingatkan tim di lapangan tentang cuaca buruk yang akan datang.
3. Video daring. Video singkat berdurasi 2-3 menit yang diposting online dapat menjadi cara yang bagus untuk mendemonstrasikan tugas kerja atau menawarkan pelatihan. Mereka juga sempurna untuk berbagi informasi dengan grup.
4. Panggilan telepon. Ini bisa menjadi cara yang baik untuk mendapatkan informasi dari karyawan secara instan. Misalnya, jika seorang pekerja tidak muncul untuk giliran kerja, panggilan telepon dapat menyelesaikan masalah dengan cepat.
5. Surel. Ini adalah metode yang baik digunakan untuk pemberitahuan resmi dan formal, terutama ketika Anda ingin menyimpan dokumentasi. Misalnya, ini bisa menjadi pilihan yang tepat jika Anda ingin mengumumkan merger. Email memberi Anda ruang untuk menjelaskan semuanya dan memungkinkan pekerja membaca pesan di waktu mereka sendiri.
6. Umpan berita perusahaan. Ini sempurna untuk berbagi informasi dengan tim tertentu atau seluruh organisasi Anda secara bersamaan. Anda juga dapat menggunakannya sebagai alternatif email untuk pengumuman yang lebih formal.
7. Alat yang memungkinkan kolaborasi. Platform seperti Google Docs dan Connecteam sangat bagus untuk kerja kolaboratif dan berbagi informasi internal. Misalnya, Anda dapat menggunakan salah satu platform untuk membagikan file proyek atau meminta pekerja untuk menambahkan ide mereka sendiri ke draf kasar pernyataan misi perusahaan yang baru.
8. Sistem manajemen konten (CMS). Platform yang dirancang untuk mengelola pengembangan konten memungkinkan Anda melacak tenggat waktu dan proyek, memungkinkan pekerja mengomentari tugas kerja, dan memungkinkan Anda berbagi tugas dan file baru.
9. Jejaring sosial internal. Platform seperti Yammer dan Connecteam dapat berfungsi sebagai platform media sosial internal yang aman, tempat pekerja dapat terlibat dalam obrolan sosial "pendingin air".

5 metode luring

Berikut adalah cara paling efektif untuk berbagi informasi secara offline di perusahaan:

1. Standup harian. Rapat singkat harian ini membantu Anda berbagi kemajuan proyek dan tujuan tim. Mereka juga membiarkan Anda berbagi dan mengatasi setiap tantangan yang dapat memperlambat pekerjaan.
2. Pertemuan satu lawan satu. Bagikan informasi dengan individu tertentu, tatap muka.
3. Tim mingguan dan rapat bulanan semua perusahaan. Menyatukan semua orang memungkinkan Anda menangani pekerjaan dan shift yang akan datang, kemajuan yang dibuat, dan apa pun yang mungkin diperlukan untuk memenuhi tujuan yang akan datang.
4. Pertemuan semua tangan triwulanan. All-hand meeting menyatukan semua pemangku kepentingan, termasuk semua karyawan dan pimpinan, untuk meninjau masalah-masalah di seluruh perusahaan. Ini dapat mencakup memperkenalkan tujuan perusahaan baru atau kepemimpinan baru.
5. Perusahaan mundur. Retret menyatukan pekerja di luar pekerjaan. Ini adalah kesempatan untuk melatih, membangun keterampilan, bersosialisasi, berjejaring, dan aktivitas pemecah kebekuan yang dirancang untuk meningkatkan moral karyawan, memperkuat tim, dan mengurangi risiko kelelahan.

Cara Mempromosikan Komunikasi yang Baik di Perusahaan Anda

Sekarang setelah kita melihat 14 cara efektif untuk berbagi informasi dengan anggota tim, Anda mungkin menyadari bahwa Anda memerlukan metode komunikasi yang berbeda untuk situasi yang berbeda. Strategi komunikasi yang baik dapat membantu.

Berikut cara membuatnya:

Tetapkan tingkat transparansi Anda

Pertimbangkan berapa banyak informasi yang akan Anda bagikan dengan tim Anda. Jika ragu, lakukan kesalahan di sisi transparansi yang lebih besar. Hal ini mendorong kepercayaan dan menetapkan preseden untuk berbagi informasi yang juga dapat menginspirasi karyawan untuk membagikan wawasan mereka sendiri.

Kepemimpinan dan manajer di perusahaan Anda harus mendiskusikan informasi apa yang dapat dibagikan dan apa yang bersifat pribadi.

Anda mungkin juga ingin menentukan informasi apa yang dibagikan oleh siapa. Misalnya, Anda dapat memutuskan bahwa manajer dapat berbagi tujuan tim, sementara kepemimpinan bertanggung jawab untuk berbagi perubahan di seluruh perusahaan.

Pertimbangkan kebutuhan tim Anda

Pekerja yang lebih muda mungkin lebih suka pesan langsung dan komunikasi instan, sementara beberapa pekerja yang lebih tua mungkin lebih suka email atau panggilan telepon. Tapi ini tidak selalu terjadi.

Survei tim Anda untuk mengetahui bentuk berbagi informasi apa yang cocok untuk semua orang.

Jika ada konsensus, Anda dapat memilih satu saluran komunikasi daripada yang lain—seperti pesan instan melalui email, misalnya. Atau, Anda dapat memilih untuk membagikan informasi yang sama melalui beberapa saluran untuk memastikan semua orang melihatnya.

Jadikan komunikasi sebagai bumerang kolaboratif, bukan jalan satu arah

Lihatlah bagaimana informasi mengalir di perusahaan Anda. Saat Anda mengirimkan berita atau pembaruan ke tim Anda, informasi tersebut akan kembali kepada Anda dengan umpan balik dan ide segar.

Ketika Anda memiliki pendekatan kolaboratif semacam ini, Anda dapat membangun berdasarkan informasi .

Misalnya, bayangkan berbagi ide untuk pesta liburan perusahaan. Beberapa karyawan secara sukarela mengatur acara tersebut dan membagikan ide mereka untuk dekorasi. Tiba-tiba, Anda mengirimkan dan menerima informasi yang dapat Anda gunakan.

Untuk memastikan informasi tidak hanya satu arah, mintalah ide tambahan saat berbagi pembaruan atau berita perusahaan. Misalnya, Anda dapat membagikan file dan menulis, "Jika Anda melihat ada yang hilang di sini, beri tahu saya."

Memudahkan Anda untuk mendapatkan informasi

Ketika seorang pekerja tidak dapat menghadiri rapat virtual di seluruh perusahaan atau melewatkan pemberitahuan tentang pelatihan baru, pastikan mereka dapat mengejar ketinggalan. Misalnya, Anda dapat memposting catatan rapat secara online di basis pengetahuan perusahaan Anda, atau mengirimkan pengingat tentang pelatihan tersebut.

Platform online atau buletin karyawan adalah 2 cara hebat untuk memastikan semua orang mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Saat berita baru atau pembaruan dibagikan, poskan di tempat sentral sehingga setiap orang memiliki kesempatan kedua untuk mengetahuinya.

Evaluasi metode berbagi informasi Anda

Secara aktif mencari speedbumps yang memperlambat pembagian sumber daya. Pastikan karyawan memiliki izin yang sesuai untuk melihat file secara online dan file diperbarui dengan informasi terbaru. Hapus sumber daya usang secara online untuk mencegah kebingungan.

Selain itu, mintalah umpan balik kepada tim Anda secara rutin tentang data dan sumber daya yang dapat mereka akses. Tanyakan apakah ada opsi pelatihan tambahan, daftar periksa, formulir, atau informasi lain yang dapat membantu mereka melakukan pekerjaan dengan lebih baik. Kemudian, bekerja untuk mengimplementasikan sumber daya ini.

Tetapkan aturan untuk mendapatkan informasi ke tangan yang tepat melalui saluran yang tepat

Sebagian besar karyawan tidak ingin mengetahui tentang pemutusan hubungan kerja melalui pesan instan. Namun, mereka sering ingin mendengar pujian di forum publik, seperti pesan video yang dibagikan kepada tim.

Adakan rapat umum di mana Anda meninjau bagaimana berbagai jenis informasi harus dibagikan . Ini membantu Anda mencapai konsensus tentang apa yang pantas dan tidak pantas dalam hal berbagi informasi. Misalnya, Anda mungkin memutuskan bahwa informasi tentang perubahan pekerjaan harus dibagikan hanya melalui email.

Selain mempertimbangkan cara berbagi informasi, pikirkan kapan harus berbagi informasi . Misalnya, Anda mungkin ingin menetapkan aturan tentang apakah dan kapan manajer dapat menghubungi pekerja setelah jam kerja.

Saat mempertimbangkan cara Anda berbagi informasi, jangan lupakan aksesibilitas . Misalnya, pekerja yang memiliki gangguan pendengaran akan menyukai teks tertutup pada pesan video, sementara karyawan lain mungkin mendapat manfaat dari gambar dan grafik yang disertakan dalam dokumen, pesan, dan pengumuman lainnya.

Gunakan Connecteam untuk Berbagi Informasi Secara Efektif dengan Anggota Tim

Connecteam adalah platform all-in-one untuk semua kebutuhan komunikasi dan berbagi informasi Anda. Ini membanggakan enkripsi data end-to-end dan tanpa batas penyimpanan, sehingga Anda dapat berbagi semua file dan dokumen yang Anda butuhkan dengan penuh keyakinan.

Mari kita lihat lebih dekat fitur-fitur yang akan membuat kehidupan kerja Anda lebih mudah.

Basis pengetahuan

Connecteam memungkinkan Anda membuat basis pengetahuan yang diisi dengan semua informasi penting perusahaan Anda. Karyawan dapat mengaksesnya di mana saja dan kapan saja, langsung dari perangkat seluler mereka. Mereka bahkan dapat menggunakan aplikasi Connecteam dalam salah satu dari 14 bahasa berbeda dan dengan mudah mencari informasi yang mereka butuhkan.

Dengan Connecteam, mengatur dan berbagi file dan informasi sangatlah mudah. Cukup drag dan drop file untuk menguploadnya . Anda juga dapat dengan mudah mengganti file versi lama—dan karena semuanya dicadangkan ke cloud pribadi yang aman, Anda akan selalu melihat versi terbaru setiap file. Jangan khawatir tentang informasi usang lagi!

Selain itu, Anda dapat mengatur izin khusus sehingga orang yang tepat di tim Anda memiliki akses ke manual karyawan, materi pelatihan, dokumen, dan informasi lain yang mereka perlukan. Anda dapat mencabut izin atau meminta tim Anda untuk mengunggah file mereka sendiri sesuai kebutuhan.

pelatihan Connecteam

Connecteam mempermudah pengunggahan video pelatihan singkat dan membuat kursus pelatihan yang disesuaikan sepenuhnya untuk tim Anda. Anda bahkan dapat menanyai pekerja tentang apa yang telah mereka pelajari.

Plus, Anda dapat melihat pelatihan apa yang telah diselesaikan pekerja Anda dan mengirimkan pengingat untuk menyelesaikan sesi pelatihan. Selain itu, Anda dapat dengan mudah memperbarui dan mengganti materi pelatihan kapan pun Anda membutuhkannya.

Obrolan dalam aplikasi

Obrolan bawaan Connecteam yang aman memungkinkan Anda dan karyawan Anda terhubung satu sama lain dalam waktu nyata. Siapkan obrolan grup atau obrolan individual untuk mengaktifkan komunikasi instan, di mana pun tim Anda berada.

Dalam pesan, Anda dapat berbagi gambar, catatan audio, file, dan bahkan pintasan ke fitur Connecteam lainnya.

Survei dan jajak pendapat

Survei Connecteam memungkinkan Anda mengetahui denyut nadi organisasi Anda dan mengumpulkan umpan balik dengan mudah. Anda dapat, misalnya, menanyakan informasi apa yang dibutuhkan karyawan Anda dan seperti apa pengalaman mereka dengan gaya komunikasi perusahaan Anda, sehingga Anda dapat melakukan perubahan sesuai kebutuhan.

Ada juga alat jajak pendapat langsung yang sempurna untuk mendapatkan wawasan cepat tentang topik tertentu.

Umpan berita perusahaan

Dengan Connecteam, Anda dapat menyiapkan umpan berita perusahaan untuk berbagi pembaruan dan pengumuman dengan anggota tim tertentu atau seluruh organisasi.

Umpan berita menciptakan pengalaman bergaya media sosial, karena Anda dapat menambahkan gambar, GIF, dan video ke kiriman untuk membuat informasi mudah dicerna.

Ada opsi untuk menjadwalkan posting , memastikan informasi dibagikan pada waktu yang tepat. Anda juga dapat melihat siapa yang melihat postingan Anda sehingga Anda selalu mengetahui siapa yang terbaru.

Direktori karyawan

Direktori perusahaan membuat semua orang tetap terhubung dan mudah ditemukan—dan Connecteam mempermudah pembuatannya untuk tenaga kerja Anda.

Anda dan karyawan Anda dapat dengan mudah mencari anggota tim lain dan menghubungi mereka melalui obrolan, SMS, email, atau telepon—langsung dari direktori.

Temukan karyawan dengan menelusuri lokasi, nama, jabatan, atau departemen mereka. Anda bahkan dapat melihat detail untuk setiap anggota tim, seperti jam panggilan pilihan mereka.

Informasi operasi

Manajemen dan penjadwalan tugas disertakan langsung di aplikasi Connecteam, sehingga Anda dapat memberi tahu pekerja secara real time kapan mereka dijadwalkan untuk bekerja dan apa yang harus mereka lakukan.

Lihat sekilas siapa yang tersedia dan pastikan setiap pekerja memiliki formulir, daftar tugas, daftar periksa, dan sumber daya lain yang mereka perlukan untuk setiap pekerjaan. Anda bahkan dapat berkomunikasi tentang waktu istirahat.

Pengakuan dan penghargaan karyawan

Menggunakan built-in Connecteam fitur pengenalan karyawan , Anda dapat mengirim lencana pengakuan yang dipersonalisasi kepada karyawan untuk merayakan kesuksesan mereka dan mengenali pencapaian. Anda juga dapat mengirim token digital kepada karyawan, yang dapat mereka tukarkan dengan kartu hadiah.

Intinya di Connecteam

Memiliki banyak saluran komunikasi dalam satu platform mengurangi risiko bahwa segala sesuatu akan lolos dari celah. Ini karena karyawan hanya perlu memeriksa satu platform untuk melihat informasi jadwal, informasi pekerjaan, obrolan, pembaruan, dan lainnya.

Anda dapat menggunakan Connecteam untuk berbagi manual prosedur, file pelatihan, kebijakan staf, buku pegangan karyawan, spreadsheet inventaris, wiki perusahaan, dan materi perusahaan bermerek lainnya yang perlu diakses oleh tim Anda. Semuanya satu tempat dan selalu diperbarui.

Connecteam bahkan memungkinkan Anda melihat karyawan mana yang telah menyelesaikan pelatihan, siapa yang telah mengakses file, dan siapa yang telah melihat pembaruan. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan semua orang di tim Anda mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.

Kesimpulan

Pekerja Anda perlu mengetahui apa yang terjadi di organisasi Anda untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka, tetap efisien, dan merasa terlibat dalam misi perusahaan Anda.

Mengetahui cara berbagi informasi dengan anggota tim adalah titik awal yang bagus, dan teknologi yang tepat dapat membantu. Platform seperti Connecteam membantu Anda mengganti banyak saluran komunikasi dan berbagi informasi dengan satu aplikasi yang dapat digunakan karyawan Anda kapan saja, dari mana saja.

Mendaftar untuk Connecteam hari ini .

FAQ

Bagaimana proses berbagi informasi di perusahaan?

Prosesnya dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan akan jenis informasi tertentu. Kemudian, Anda akan membuat konten, dan mengirim atau mengunggahnya ke saluran yang sesuai. Setelah itu, Anda pasti ingin mengumpulkan umpan balik untuk mempermudah berbagi informasi di masa mendatang. Penting juga untuk memperbarui informasi secara teratur sesuai kebutuhan agar tetap relevan.

Informasi apa yang perlu dibagikan di organisasi?

Ada 5 jenis informasi utama yang perlu dibagikan di sebagian besar perusahaan:

1. Materi yang diwajibkan secara hukum , seperti pelatihan wajib atau informasi keselamatan
2. Sumber daya khusus tugas yang membantu karyawan melakukan pekerjaannya, seperti instruksi untuk mesin
3. Pembaruan perusahaan dan perubahan organisasi , termasuk acara perusahaan
4. Informasi yang membantu karyawan berhasil di tempat kerja, termasuk tip kerja dan detail tentang peluang pengembangan profesional
5. Pengumuman yang mengenali atau merayakan karyawan , seperti sapaan untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik atau mencapai pencapaian di tempat kerja.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini