9 Tips Membangun Rota Staf Terbaik untuk Bisnis Anda

Membuat giliran staf adalah tindakan penyeimbangan yang rumit. Anda tidak hanya perlu mempertimbangkan ketersediaan karyawan dan keahlian, tetapi Anda juga harus mempertimbangkan kebutuhan bisnis Anda. Penjadwalan di bawah standar menyebabkan kekurangan staf, kelebihan staf, dan pengalaman pelanggan yang buruk. Ini dapat memengaruhi garis bawah dan moral karyawan Anda. Perubahan mendadak dapat memperburuk keadaan dan membuat karyawan dan manajer stres dan bingung.

Rota yang dirancang dengan baik adalah kunci untuk menghindari semua ini. Manajer tahu bahwa mereka memiliki cukup staf dan karyawan menerima giliran kerja pilihan mereka. Selain itu, giliran yang terorganisir dapat membantu mencegah kelelahan karyawan dan mengurangi kemungkinan ketidakhadiran. Ini meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya tenaga kerja.

Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda tentang cara membuat rotasi staf yang membuat bisnis Anda berjalan lancar dan karyawan Anda senang.

Apa Itu Rota Staf?

Rota kepegawaian—juga dikenal sebagai daftar nama atau jadwal —menetapkan semua informasi yang berkaitan dengan shift karyawan Anda . Ini termasuk waktu mulai dan selesai shift, lokasi, istirahat, dan tugas khusus apa pun yang harus diselesaikan.

Berbagai industri menggunakan sistem giliran—seperti perhotelan, konstruksi, ritel, dan layanan lapangan. Ada juga berbagai jenis jadwal kerja fleksibel yang dapat digunakan pemberi kerja. Ini termasuk rotasi terkompresi, split-shift, atau on-call.

Rota yang direncanakan dengan hati-hati mendukung operasi bisnis dan moral staf Anda. Selain membantu Anda menghindari kekurangan atau kelebihan staf, jadwal yang terorganisir dengan baik memastikan Anda tetap mematuhi undang-undang ketenagakerjaan yang relevan, seperti lembur atau istirahat.

Itulah mengapa penting untuk mengetahui cara membuat giliran yang baik.

Apa yang Membuat Rota Kerja Baik?

Akun untuk kebutuhan bisnis

Anda perlu memiliki cukup banyak karyawan untuk memenuhi persyaratan kepegawaian bisnis Anda. Ini termasuk memperhitungkan perubahan musiman atau acara khusus yang membutuhkan lebih banyak staf.

Anda tidak hanya membutuhkan jumlah staf yang cukup, tetapi Anda juga membutuhkan staf yang tepat . Rota yang baik menyeimbangkan keahlian karyawan.

Kekurangan staf dalam hal jumlah atau keterampilan memberikan tekanan yang tidak perlu pada karyawan Anda dan dapat memengaruhi kualitas pekerjaan mereka. Pada saat yang sama, kelebihan pegawai adalah cara cepat untuk membelanjakan biaya tenaga kerja.

Banyak bisnis kecil menggunakan kombinasi jenis karyawan, seperti pekerja penuh waktu dan paruh waktu, secara bergilir untuk memenuhi kebutuhan bisnis mereka.

Mengakomodasi kebutuhan karyawan

Mengakomodasi kebutuhan karyawan Anda dalam giliran Anda sangat penting untuk tenaga kerja yang sukses dan produktif. Anda harus mempertimbangkan ketersediaan, preferensi, dan komitmen setiap karyawan di luar pekerjaan. Ini memastikan karyawan Anda dapat menyeimbangkan pekerjaan dan kehidupan pribadi mereka.

Karyawan lebih puas ketika mereka memiliki giliran kerja yang mendukung work-life balance mereka. Ketika mereka merasa didukung dalam kehidupan pribadi mereka, mereka lebih bahagia dalam pekerjaan mereka. Keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik juga mengurangi kelelahan dan perputaran karyawan, membangun tenaga kerja yang tahan lama.

Mudah dibuat dan mudah dibaca

Rota kerja yang baik mudah dibuat dan mudah dipahami.

Anda tidak ingin menghabiskan waktu berjam-jam setiap minggu untuk membuat giliran baru. Anda harus dapat membuat dan memperbaruinya dengan cepat dan mudah. Ini menghemat waktu dan uang Anda. Ini juga memungkinkan Anda dengan mudah melihat jam kerja karyawan Anda dan di mana mereka berada.

Rota harus sama mudahnya bagi karyawan untuk dibaca dan dipahami. Ketika mereka dapat melihat jam yang dijadwalkan dalam sekejap, mereka tahu di mana mereka harus pergi dan kapan.

Adil dan seimbang

Rota yang seimbang mendistribusikan shift secara adil di antara karyawan sambil bersikap inklusif dan akomodatif.

Mengalokasikan pergeseran populer ke orang yang sama dapat muncul sebagai favoritisme. Hal ini dapat menumbuhkan kebencian di antara karyawan lainnya. Memuat satu atau dua karyawan dengan sebagian besar shift juga dapat membuat mereka berisiko mengalami kelelahan.

Fleksibel

Perubahan jadwal menit-menit terakhir tidak bisa dihindari. Rota Anda harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi perubahan karena penyakit, cedera, atau tanggung jawab pengasuh.

Membangun beberapa fleksibilitas ke dalam giliran kerja Anda juga memungkinkan untuk mengubah kebutuhan bisnis. Jika sebuah proyek baru muncul dalam waktu singkat, Anda memerlukan fleksibilitas untuk menambahkan staf ke giliran Anda yang sudah ada.

Menyiapkan rencana darurat atau giliran panggilan adalah cara Anda dapat mengakomodasi perubahan yang tidak terduga.

Up-to-date dan mudah diakses

Karyawan harus selalu memiliki akses ke versi rota terbaru dan diberi tahu jika ada perubahan padanya. Menjaga karyawan tetap terinformasi secara real time mengurangi risiko konflik penjadwalan atau karyawan lupa shift.

Sediakan giliran bagi karyawan sedini mungkin untuk membantu mereka merencanakan giliran kerja mereka. Mereka juga dapat mengangkat masalah apa pun pada tahap awal. Anda kemudian dapat mengatasinya sebelum shift dimulai.

Komunikasi internal yang baik adalah kuncinya, memastikan visibilitas dan transparansi. Tetapi komunikasi seputar rotas berjalan dua arah. Pastikan karyawan dapat segera menghubungi Anda saat mereka tidak dapat masuk kerja.

Solusi penjadwalan seluler, seperti Connecteam, ideal untuk berbagi giliran dan memberi tahu karyawan tentang perubahan apa pun pada mereka. Aplikasi ini juga memudahkan Anda dan karyawan untuk berkomunikasi tentang masalah penjadwalan apa pun.

9 Tips Membuat Rota yang Efektif

Perencanaan penting untuk bisnis dan karyawan Anda. Dari perspektif bisnis, ini memungkinkan Anda memperhitungkan periode puncak, cuti karyawan, dan masalah penjadwalan lain yang diketahui.

Anda kemudian dapat memberi tahu karyawan Anda sebanyak mungkin tentang daftar tersebut . Ini memungkinkan mereka merencanakan komitmen pribadi mereka seputar giliran kerja mereka. Mereka juga dapat mengangkat dan mengatasi masalah penjadwalan apa pun pada tahap awal.

Perlu diingat, Anda mungkin diwajibkan secara hukum untuk memberi karyawan Anda sejumlah pemberitahuan tentang giliran mereka. Misalnya, berbagai undang-undang penjadwalan prediktif negara bagian AS menetapkan pemberitahuan yang harus diberikan pemberi kerja kepada karyawannya.

Di Inggris, pemberi kerja harus memberikan pemberitahuan "di muka" kepada karyawan tentang jadwal mereka. Ini umumnya dipahami sebagai pemberitahuan setidaknya satu minggu.

Mintalah karyawan Anda untuk mendaftarkan ketersediaan atau mengubah preferensi mereka jauh sebelum membuat giliran kerja. Ini termasuk cuti tahunan yang direncanakan, tanggung jawab pengasuh, dan komitmen pribadi lainnya.

Informasi ini memungkinkan Anda membuat giliran kerja yang mencerminkan ketersediaan karyawan Anda dan menghindari konflik penjadwalan. Ini juga mengurangi risiko karyawan membatalkan shift pada menit terakhir atau tidak muncul sama sekali dan membuat Anda kekurangan staf.

Saat membuat giliran kerja, pastikan Anda menjadwalkan campuran karyawan yang tepat dengan keahlian yang dibutuhkan untuk menutupi giliran kerja. Ini akan tergantung pada kebutuhan bisnis spesifik Anda. Misalnya, beberapa shift mungkin memerlukan sejumlah staf teknis, admin, dan pendukung agar berjalan efektif dan aman.

Juga, pertimbangkan keseimbangan beban kerja antara karyawan Anda. Pastikan ada pembagian shift yang adil dan merata yang mencerminkan kontrak dan ketersediaan karyawan.

Hindari menugaskan terlalu banyak jam untuk staf yang sama. Hal ini dapat mengakibatkan kelelahan karyawan, yang dapat memengaruhi kesejahteraan dan kualitas pekerjaan mereka. Seiring waktu, ini sering menyebabkan kelelahan. Itu juga dapat menimbulkan kebencian di antara staf lain yang kehilangan waktu.

Penyakit, kecelakaan, dan keadaan darurat pribadi muncul dan giliran Anda perlu mempersiapkannya. Shift-swapping adalah cara yang bagus untuk mengelola situasi ini.

Pertukaran shift memungkinkan karyawan untuk mengganti shift mereka dengan rekan kerja. Saat pekerja menemukan penggantinya sendiri seperti ini, ini menghemat waktu Anda. Ini juga mencegah Anda harus berebut untuk menemukan seseorang untuk menutupi shift pada menit terakhir.

Menawarkan fleksibilitas karyawan Anda dengan giliran mereka menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif. Ini juga memberi mereka lebih banyak otonomi dan mendorong mereka untuk bertanggung jawab atas penjadwalan mereka.

Dalam hal rotasi staf, gagal mempersiapkan berarti bersiap untuk gagal. Pastikan Anda memiliki rencana cadangan jika beberapa karyawan sakit sekaligus atau anggota staf tidak dapat menemukan siapa pun untuk bertukar shift.

Ini menghemat waktu dan stres Anda karena harus menemukan solusi drastis dalam waktu singkat.

Ini sangat penting untuk industri tertentu seperti medis atau teknologi. Industri ini sering menggunakan giliran panggilan untuk memastikan selalu ada staf cadangan yang tersedia jika diperlukan.

Template adalah cara yang baik untuk mengotomatisasi sistem giliran Anda, menghemat waktu dan uang Anda. Dengan templat giliran staf, Anda dapat dengan cepat mereplikasi giliran dan membuat perubahan yang diperlukan dalam beberapa klik. Ini menghindari keharusan membuat satu dari awal, yang bisa menjadi proses yang memakan waktu.

Anda dapat menyesuaikan template agar sesuai dengan kebutuhan departemen atau tim Anda, menjadikannya alat yang ideal untuk mengelola penjadwalan yang rumit. Mereka membantu Anda melacak preferensi karyawan dan ketersediaan berulang.

Menggunakan template giliran juga dapat membuat prediktabilitas penjadwalan untuk karyawan Anda . Mereka tahu apa yang diharapkan dari jadwal kerja mereka setiap minggu, dua minggu, atau bulan. Ini membantu mengurangi stres yang dialami karyawan Anda seputar penjadwalan dan memungkinkan mereka membuat rencana pribadi sebelumnya.

Meskipun templat adalah alat penjadwalan yang berguna, penting juga untuk meninjau giliran Anda secara teratur. Pastikan itu terus mencapai keseimbangan antara kebutuhan bisnis Anda dan preferensi serta ketersediaan karyawan Anda.

Periksa dengan karyawan Anda dan dapatkan umpan balik mereka untuk mengetahui apakah giliran bekerja untuk mereka. Ini membantu Anda mempertahankan kepuasan karyawan seputar penjadwalan. Karyawan memiliki kesempatan untuk menyampaikan kekhawatiran apa pun dan merasa didengar oleh pemberi kerja mereka.

Rota kepegawaian juga memudahkan untuk melacak cuti resmi yang berhak diterima karyawan Anda termasuk cuti berbayar (PTO), cuti melahirkan, dan cuti sakit. Ini juga dapat membantu Anda melacak informasi yang diperlukan untuk tujuan kepatuhan seperti jam kerja staf, lembur, istirahat, dan ketidakhadiran.

Misalnya, di Inggris, karyawan yang bekerja 6 jam atau lebih dalam sehari berhak atas setidaknya satu kali istirahat selama 20 menit. Pekerja juga harus memiliki 11 jam istirahat di antara hari kerja.

Anda juga dapat memastikan bahwa Anda memiliki daftar karyawan wajib yang memenuhi syarat, seperti staf dengan kualifikasi P3K atau petugas pemadam kebakaran. Pendekatan ini membuat karyawan Anda aman dan juga membantu Anda menghindari hukuman atas ketidakpatuhan.

Berinvestasi dalam perangkat lunak penjadwalan seluler adalah pengubah permainan dalam hal membangun giliran staf yang hebat.

Dengan perangkat lunak penjadwalan karyawan seperti Connecteam , Anda dapat membuat dan mengelola jadwal saat bepergian dari perangkat apa pun, memastikan bahwa setiap orang memiliki pemahaman yang sama. Anda dapat dengan mudah melacak ketersediaan karyawan, pertukaran shift, permintaan cuti, dan banyak lagi.

Saat Anda menggunakan Connecteam sebagai perangkat lunak giliran Anda, Anda dapat:

• Biarkan karyawan memperbarui ketersediaan mereka secara real time
• Simpan informasi karyawan, termasuk detail kontak dan waktu istirahat yang direncanakan
• Bagikan giliran dan perubahan shift dengan karyawan segera
• Kirim pengingat kepada karyawan untuk giliran kerja mereka yang akan datang
• Secara otomatis menandai setiap masalah kepatuhan seperti istirahat wajib atau lembur
• Lihat jumlah total jam kerja karyawan
• Biarkan karyawan membuat permintaan cuti langsung dari aplikasi
• Sederhanakan penjadwalan shift Anda dengan menandai masalah penjadwalan secara otomatis
• Termasuk fitur pelacakan waktu dan kehadiran

Dengan perangkat lunak penjadwalan Connecteam, Anda dapat mengucapkan selamat tinggal pada spreadsheet dan penjadwalan manual, yang dapat memakan waktu dan rawan kesalahan.

Antarmuka intuitif Connecteam memudahkan untuk membuat, memperbarui, dan mendistribusikan jadwal, memastikan bahwa semua karyawan memiliki akses ke shift mereka setiap saat.

Plus, Anda dapat merampingkan upaya komunikasi Anda dengan mengirimkan pembaruan, pemberitahuan push, dan peringatan kepada karyawan Anda langsung melalui aplikasi.

Coba Connecteam 14 hari gratis hari ini dan bangun giliran staf terbaik untuk tim Anda dengan mudah!

Praktik Terbaik Pembuatan Rota

Mendapatkan giliran Anda untuk staf dengan benar adalah penting. Manajemen giliran yang buruk dapat menyebabkan konflik penjadwalan, karyawan kehilangan giliran kerja, dan kekurangan staf. Ini memengaruhi moral karyawan, produktivitas, dan keuntungan Anda.

Ada beberapa langkah mudah yang dapat Anda ambil untuk membuat rotasi yang bekerja lebih baik untuk Anda dan karyawan Anda.

Mengumpulkan ketersediaan dan perencanaan karyawan sebelumnya membantu Anda menghindari beberapa masalah ini sejak awal.

Sementara itu, template dan opsi shift-swapping membuat perencanaan dan pembuatan giliran menjadi mudah. Selain itu, menggunakan aplikasi seluler untuk mengelola giliran Anda secara terpusat akan menghemat lebih banyak waktu, tenaga, dan uang.

Membangun giliran terbaik untuk staf meminimalkan gangguan dan memastikan pergantian berjalan lancar. Yang terpenting, mereka membuat staf Anda senang dan puas.

Mulailah dengan uji coba Connecteam 14 hari gratis sekarang ! (Tidak perlu kartu kredit)