Panduan Langkah demi Langkah Cara Melakukan Audit Waktu (+ Lembar Kerja Audit Waktu)

Audit waktu menunjukkan kepada Anda bagaimana pekerja menghabiskan waktu di seluruh tugas dan proyek sehingga Anda dapat mengevaluasi dan meningkatkan produktivitas. Mereka juga membantu mengidentifikasi pekerjaan yang tidak efisien dan pencurian waktu. Selain itu, Anda dapat menggunakan lembar audit untuk mengetahui kerja lembur, mencegah biaya lembur, dan tetap mematuhi undang-undang ketenagakerjaan.

Dalam panduan ini, kami menjelaskan apa itu audit waktu dan bagaimana Anda dapat melakukannya, termasuk dengan menggunakan perangkat lunak audit waktu. Kami juga menyediakan lembar kerja gratis yang dapat Anda unduh dan gunakan untuk audit waktu di perusahaan Anda.

Apa Itu Audit Waktu?

Audit waktu adalah proses mengumpulkan dan menganalisis data tentang bagaimana tim Anda menghabiskan waktu mereka di tempat kerja . Audit biasanya dilakukan dengan menggunakan lembar waktu dengan entri jam masuk dan jam keluar, dan memperhitungkan waktu istirahat dan waktu istirahat. Untuk lebih banyak konteks, manajer juga dapat memeriksa daftar tugas dan kalender, atau melakukan survei.

Data dari timesheets dapat dianalisis dalam beberapa cara. Anda dapat memecah data untuk melihat berapa banyak waktu yang dihabiskan di berbagai tugas dan proyek untuk melihat bagaimana ini sejalan dengan tujuan perusahaan. Anda juga dapat melacak bagaimana masing-masing pekerja menggunakan waktu mereka dan mengevaluasi efisiensi. Selain itu, audit waktu memberi Anda visibilitas tentang kehadiran dan waktu libur karyawan Anda.

Seberapa sering Anda mengaudit waktu bervariasi tergantung pada kebutuhan dan tujuan bisnis Anda. Idealnya, Anda harus melakukan audit waktu secara teratur — sekali per kuartal, atau setiap 6 bulan. Tetapi jika perusahaan Anda lebih sering memiliki proyek yang lebih pendek, Anda dapat mempertimbangkan untuk mengaudit lebih sering.

Mengapa Penting Melakukan Audit Waktu?

Audit waktu yang menyeluruh dan teratur untuk karyawan membantu Anda:

Alokasikan sumber daya secara efektif

Melihat seberapa produktif karyawan Anda menghabiskan waktu mereka dapat membantu Anda mengalokasikan shift dan proyek Anda dengan lebih baik. Misalnya, Anda dapat menetapkan tugas dengan tenggat waktu lebih pendek kepada mereka yang biasanya menyelesaikan lebih banyak dalam waktu lebih singkat.

Demikian pula, tren menunjukkan kepada Anda pekerja mana yang lebih baik dalam tugas yang membutuhkan keterampilan khusus. Ini dapat membantu Anda menempatkan orang yang tepat pada proyek yang tepat untuk memaksimalkan keahlian karyawan Anda.

Terakhir, memahami tren ketersediaan karyawan dapat membantu penjadwalan yang lebih baik. Misalnya, audit mungkin menunjukkan pekerja tertentu sering kali tidak tersedia pada hari Jumat, jadi Anda dapat mengetahui untuk menjadwalkan pekerja lain untuk mengisi celah itu.

Identifikasi pencurian waktu, keterlambatan, dan inefisiensi lainnya

Mengaudit waktu membantu Anda mengidentifikasi kesalahan manajemen waktu—kekhawatiran nyata saat karyawan tersebar di berbagai lokasi.

Misalnya, Anda dapat menemukan pola seperti karyawan yang selalu terlambat masuk kerja. Audit waktu juga menyoroti pencurian waktu—ketika para pekerja menghabiskan jam kerja mereka secara tidak produktif. Mereka juga menunjukkan kapan pekerja mengambil lebih banyak istirahat dari yang dijadwalkan.

Patuhi undang-undang ketenagakerjaan dan hindari biaya lembur

Melakukan audit waktu untuk karyawan membuat Anda tetap mematuhi undang-undang ketenagakerjaan. Sebagian besar yurisdiksi memiliki aturan seputar kerja lembur dan istirahat. Entri waktu dapat membantu Anda mengidentifikasi apakah karyawan tertentu bekerja melebihi jam yang diizinkan atau tidak mengambil waktu istirahat yang dijadwalkan.

Selain kepatuhan, hal ini juga mencegah karyawan untuk bekerja berlebihan dan mengalami kejenuhan. Selain itu, ini dapat menghemat banyak biaya lembur.

Membuat keputusan bisnis strategis

Lembar kerja audit waktu memberi Anda kejelasan tentang berapa banyak waktu yang dihabiskan di berbagai proyek. Anda dapat membandingkan biaya waktu dan tenaga kerja dengan pendapatan untuk mengidentifikasi apakah proyek ini menghasilkan cukup uang untuk membenarkan waktu yang dihabiskan untuk proyek tersebut. Wawasan ini sangat berharga dalam mendorong pemilihan proyek dan keputusan strategi bisnis di masa depan.

Cara Melakukan Audit Waktu dalam 3 Langkah

Langkah 1: Buat lembar kerja audit waktu

Apa itu lembar kerja audit waktu?

Lembar kerja audit waktu adalah formulir yang dapat diisi oleh pekerja Anda untuk melacak entri waktu dan tugas yang mereka selesaikan selama jam kerja. Anda dapat membuat sheet ini di Microsoft Excel atau Google Sheets, atau secara manual menggunakan pena dan kertas. Pekerja Anda dapat mengisinya secara online atau dengan menggunakan pulpen—bergantung pada apakah Anda mendistribusikan salinan digital atau kertas.

Anda cukup menggunakan jadwal atau kalender untuk melihat shift apa yang sedang dikerjakan karyawan dan kapan. Namun, ini tidak memberikan detail seperti tugas yang diselesaikan selama shift. Ini juga tidak memperhitungkan istirahat, waktu makan, dan sebagainya.

Apa yang harus disertakan dalam lembar kerja audit waktu

• Bulan/Kuartal: Di bagian atas lembar kerja, Anda dapat menambahkan bulan atau kuartal mana formulir tersebut valid. Misalnya, Juli 2023 atau Q3 2023. Pastikan Anda menyediakan ruang yang cukup bagi pekerja untuk menambahkan entri untuk bulan atau kuartal tersebut.

• Nama karyawan: Beri ruang bagi karyawan untuk menambahkan nama lengkapnya.

• Kolom tanggal: Formulir harus menyertakan kolom tanggal sehingga pekerja dapat dengan jelas menunjukkan tanggal mereka memasukkan informasi.

• Kolom waktu dimulai: Kolom ini adalah tempat pekerja dapat mencatat waktu mereka memulai tugas atau proyek.

• Kolom waktu berakhir: Ini menunjukkan kapan karyawan berhenti mengerjakan tugas. Ini bisa menjadi penghujung hari atau saat mereka berhenti untuk istirahat.

• Kolom total jam: Kolom ini menunjukkan berapa jam pekerjaan diselesaikan antara “waktu dimulai” dan “waktu berakhir”

• Kolom tugas/aktivitas: Di sinilah pekerja dapat melacak apa yang mereka kerjakan selama waktu yang direkam.

• Kolom tingkat prioritas: Di sini, karyawan dapat menandai seberapa penting atau prioritas tinggi tugas atau proyek tersebut. Anda harus memiliki sistem yang konsisten untuk mencatat ini. Misalnya, skala dengan 1 prioritas sangat tinggi dan 5 prioritas sangat rendah.

• Kolom catatan tambahan: Beri ruang bagi karyawan untuk menambahkan catatan tambahan tentang waktu yang mereka habiskan atau tugas yang mereka kerjakan.

• Tanda tangan: Sediakan ruang bagi pekerja untuk menandatangani entri waktu mereka. Ini membantu menjaga akuntabilitas karyawan, mendorong kejujuran, dan dapat bermanfaat jika perusahaan Anda pernah diaudit. Anda juga dapat menyediakan ruang bagi manajer untuk menandatangani setelah mereka menyetujui entri.

Langkah 2: Kumpulkan konteks tambahan (opsional)

Sebelum menganalisis hasil, sebaiknya kumpulkan informasi tambahan yang tidak dapat ditambahkan pekerja ke formulir mereka. Misalnya, pekerjaan proyek mungkin lebih lambat dari biasanya karena sakit atau masalah pribadi lainnya.

Anda dapat mengumpulkan konteks dengan mewawancarai pekerja yang ditugaskan ke shift atau proyek.

Namun, jika Anda perlu mengumpulkan informasi dari kerangka waktu yang lebih lama, wawancara mungkin akan memakan waktu. Survei adalah cara yang bagus untuk mendapatkan opini tim dengan cepat. Anda bahkan dapat membuatnya anonim sehingga pekerja jujur ​​dalam jawaban mereka.

Langkah 3: Buat laporan dan analisis hasilnya

Buat grafik dan bagan untuk menganalisis tren

Mengumpulkan lembar kerja audit waktu tidak cukup untuk memahami apa yang sebenarnya terjadi dalam bisnis Anda. Untuk melihat tren dan mendapatkan wawasan berharga, Anda perlu melakukan hal berikut:

• Kumpulkan semua entri ke dalam spreadsheet Excel atau Google. Ini lebih mudah dilakukan jika lembar kerja sudah dalam format ini. Jika tidak, Anda harus menambahkan data secara manual dari salinan fisik ke lembar online.

• Pertimbangkan apa yang ingin Anda dapatkan dari data tersebut. Anda dapat menganalisis data dengan berbagai cara, seperti menurut pekerja, tim, proyek, lokasi, dan sebagainya. Buat keputusan tentang wawasan apa yang Anda cari. Misalnya, Anda mungkin ingin melihat berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk Project X vs. Project Y.

• Buat grafik dan bagan untuk membantu Anda melihat perbedaan secara visual. Gunakan bagan Excel atau Google Spreadsheet untuk membuat visual sederhana. Bagan batang, misalnya, dapat menunjukkan kepada Anda total jam yang dihabiskan untuk Proyek X vs. Proyek Y. Tetapi bagan pai akan membantu Anda melihat jumlah total waktu yang dihabiskan tim untuk proyek X.

Tahukah kamu?

Connecteam memiliki fitur pelaporan lanjutan yang memungkinkan Anda melihat laporan khusus tepat waktu dan kehadiran hanya dengan beberapa klik.

Gunakan wawasan untuk mendorong pengambilan keputusan

Wawasan dari audit waktu Anda dapat membantu Anda membuat keputusan yang selaras dengan tujuan perusahaan .

Anda mungkin memutuskan untuk berhenti mengambil proyek tertentu jika waktu yang dibutuhkan tidak sebanding dengan pendapatan yang dihasilkannya, misalnya. Atau, Anda dapat memutuskan untuk memberi penghargaan kepada pekerja yang telah menyelesaikan banyak pekerjaan hebat dalam waktu yang lebih singkat.

Wawasan ini juga akan membantu merencanakan dan memprioritaskan pekerjaan secara lebih efisien—misalnya, menugaskan proyek dengan prioritas tinggi kepada pekerja yang biasanya bekerja lebih cepat.

Praktik Terbaik Audit Waktu

Ikuti praktik terbaik ini untuk memastikan proses audit waktu Anda kuat dan andal.

Bagikan formulir ke semua karyawan dan karyawan baru

Anda dapat mendistribusikan formulir secara digital (melalui email, berbagi file, pesan teks, berbagi tautan, dll.) atau secara langsung dengan salinan kertas. Pastikan saja setiap pekerja di perusahaan menggunakan lembar kerja untuk melacak waktu dan tugas mereka.

Anda mungkin berhubungan dengan karyawan Anda melalui email atau pesan teks untuk melihat apakah ada orang yang secara keliru tidak menerima lembar kerja. Formulir yang hilang dapat menyebabkan kesalahan pada hasil—mungkin memberi Anda cerita yang salah.

Tekankan pentingnya lembar kerja dan kirim pengingat

Anda juga perlu memastikan bahwa setiap orang di perusahaan memahami pentingnya menggunakan lembar kerja. Lakukan ini melalui pengumuman perusahaan atau email . Tindak lanjut—baik secara langsung, melalui telepon, atau melalui email atau pesan teks—dengan pekerja yang tidak menggunakan formulir sebagaimana mestinya.

Anda juga dapat melampirkan formulir tersebut ke buku pegangan karyawan Anda sebagai bagian dari prosedur wajib perusahaan.

Selanjutnya, ingatkan karyawan untuk masuk dan keluar dari shift mereka dengan lembar kerja. Kirimi mereka pengingat email harian atau tambahkan ke daftar tugas agar mereka ingat. Anda juga perlu mengingatkan pekerja untuk menyerahkan lembar waktu mereka secara teratur—mingguan, bulanan, dll.

Batasi perubahan

Sebaiknya jangan membuat perubahan besar pada template lembar kerja. Jika semua bidang tetap sama, akan lebih mudah untuk membandingkan hasil dari waktu ke waktu .

Konsisten dengan audit

Pastikan Anda mengaudit waktu tim Anda secara teratur. Itu bisa bulanan, triwulanan, dua kali setahun, atau apa pun yang paling sesuai untuk perusahaan Anda. Konsisten membantu Anda melacak apakah keputusan bisnis Anda menghasilkan peningkatan dari waktu ke waktu. Plus, ini menunjukkan kepada pekerja bahwa proses audit waktu ditanggapi dengan serius.

Hindari pilih kasih

Bersikap adil dan setara saat menganalisis hasil audit waktu. Misalnya, Anda tidak boleh mengambil tindakan terhadap satu pekerja atas keterlambatan jika pekerja lain juga sering terlambat. Favoritisme dapat membuat Anda berisiko secara hukum atas diskriminasi dan merusak reputasi Anda dengan karyawan, pelanggan, dan investor Anda.

Simpan lembar kerja dengan hati-hati dan aman

Apakah lembar kerja dikirimkan secara online atau sebagai salinan kertas, Anda perlu menyimpannya dengan aman dan di satu tempat agar tidak hilang.

Simpan di tempat fisik yang aman di kantor perusahaan Anda, seperti lemari arsip yang terkunci. Atau, Anda dapat menyimpannya secara digital menggunakan perangkat lunak berbasis cloud.

Kemudian, pastikan hanya orang yang tepat yang memiliki akses ke lembar kerja . Berikan hanya karyawan tertentu kunci lemari arsip, misalnya, atau atur izin akses pengguna khusus jika Anda memilih untuk menyimpan lembar kerja secara digital.

Mengevaluasi efektivitas

Tinjau proses audit waktu Anda secara teratur dan periksa seberapa efektif kerjanya. Nilai apakah informasi yang Anda terima cukup untuk memahami bagaimana pekerja Anda menghabiskan waktu mereka. Kemudian, pertimbangkan konteks lain yang akan membantu atau bidang tambahan yang perlu ditambahkan ke formulir untuk analisis yang lebih baik. Terakhir, Anda dapat melakukan penyesuaian apa pun untuk meningkatkan proses.

Mengotomatiskan Audit Waktu Sepenuhnya dengan Connecteam

Waktu audit dapat memakan waktu dan membuat frustrasi, tetapi perangkat lunak seperti Connecteam menghilangkan stres dari proses tersebut.

Dengan Connecteam, pekerja dapat masuk dan keluar dari shift dengan satu sentuhan perangkat mereka. Mereka akan menerima pengingat otomatis untuk memulai dan mengakhiri pelacakan waktu mereka di awal dan akhir shift.

Connecteam juga memungkinkan Anda mengatur geofences . Karyawan hanya dapat masuk saat berada dalam geofence dan harus keluar saat mereka meninggalkan lokasi. Selain itu, Anda dapat menggunakan perangkat lunak pelacakan lokasi GPS bawaan untuk memastikan karyawan berada di tempat yang seharusnya selama jam kerja.

Selain itu, Anda dapat menetapkan aturan khusus untuk istirahat dan lembur, serta menyetujui atau menolak permintaan lembur langsung dari dalam aplikasi. Dengan cara ini, bagian dari proses audit terjadi secara real time sebelum masalah berkembang.

Selain itu, fitur manajemen tugas Connecteam memungkinkan Anda melihat bagaimana kemajuan pekerja dalam tugas yang telah Anda berikan kepada mereka. Anda juga dapat mengirimkan pengingat kepada karyawan untuk menyelesaikan tugas mereka saat tenggat waktu semakin dekat.

Terakhir, alat pelaporan kustom Connecteam memungkinkan Anda menganalisis data secara instan—tanpa harus menyusun data dan membuat grafik sendiri. Anda dapat melacak kehadiran, waktu yang dihabiskan di seluruh proyek, jam kerja masing-masing karyawan, dan banyak lagi.

Kesimpulan

Mengaudit waktu pekerja Anda memiliki sejumlah manfaat yang akan membantu Anda meningkatkan produktivitas. Selain itu, prosesnya membantu Anda tetap mematuhi undang-undang ketenagakerjaan dan membuat keputusan bisnis yang lebih cerdas. Tetapi bahkan mengetahui informasi ini, Anda mungkin merasa sulit untuk mengetahui dengan tepat bagaimana melakukan audit waktu dan langkah-langkah apa yang harus diikuti.

Pertama, Anda perlu membuat lembar kerja audit waktu dan memastikan semua pekerja ingat untuk menyelesaikannya. Data dari semua lembar kerja perlu digabungkan menjadi satu file Excel atau Google Spreadsheet sehingga Anda dapat membuat bagan untuk menganalisis hasil.

Perangkat lunak seperti Connecteam mengotomatiskan dan menyederhanakan seluruh proses, ujung ke ujung. Pekerja dapat melacak waktu di perangkat seluler mereka. Anda kemudian dapat menganalisis data dengan mudah menggunakan alat pelaporan Connecteam untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik. Lihat Connecteam hari ini untuk memaksimalkan waktu tim Anda.

FAQ

Bagaimana Anda mempersiapkan audit waktu?

Untuk mempersiapkan audit waktu, buat dan bagikan lembar kerja audit waktu Anda kepada pekerja Anda, baik dalam bentuk kertas atau salinan digital. Kemudian, rencanakan sumber daya apa yang Anda perlukan untuk membuat laporan dan menganalisis data—misalnya, konsultan eksternal atau solusi perangkat lunak online seperti Connecteam yang akan membuat laporan untuk Anda.

Apa itu "audit waktu nyata"?

Audit waktu tradisional menganalisis lembar waktu dan tren historis. Wawasan ini mendorong keputusan bisnis di masa depan. “Audit waktu nyata” berarti melihat bagaimana karyawan menghabiskan jam kerja mereka secara waktu nyata. Aplikasi seperti Connecteam menampilkan entri waktu langsung pekerja, lokasi, dan lainnya, sehingga Anda dapat segera melakukan peningkatan.

Seberapa sering Anda harus mengaudit waktu pekerja?

Anda dapat melakukan audit waktu bulanan, triwulanan, dua tahunan, atau bahkan tahunan tergantung pada sifat bisnis Anda. Bisnis tertentu seperti pengiriman makanan memiliki proses pengendalian internal yang memerlukan audit waktu untuk dilakukan lebih sering. Beberapa perusahaan menggunakan perangkat lunak seperti Connecteam untuk melakukan audit secara real time.

Lembar Audit Waktu

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini