Apa Persetujuan Kartu Waktu + Alat Terbaik untuk Pekerjaan itu

Persetujuan kartu waktu memungkinkan bisnis meninjau jam yang telah dicatat karyawan dan memastikan bahwa mereka dibayar dengan benar untuk pekerjaan mereka. Ini adalah proses penting yang harus ditangani dengan benar. Jika tidak, penggajian dapat ditunda atau karyawan dapat dibayar lebih atau kurang.

Oleh karena itu, penting untuk memahami dengan tepat bagaimana persetujuan kartu waktu bekerja dan langkah-langkah apa yang terlibat. Dalam artikel ini, kami menjelaskan semua yang perlu Anda ketahui dan menyoroti 3 alat otomasi terbaik untuk merampingkan proses pelacakan waktu Anda.

Apa itu Persetujuan Kartu Waktu?

Persetujuan kartu waktu adalah saat pemberi kerja memeriksa berapa jam karyawan telah bekerja selama periode pembayaran saat ini.

Karyawan akan mencatat jam mereka untuk setiap periode pembayaran pada kartu waktu. Ini dipecah setiap hari dalam periode pembayaran dan menunjukkan semua jam kerja karyawan pada setiap hari tersebut. Periode pembayaran biasanya 2 hingga 4 minggu. Namun, di sebagian besar negara bagian, pemberi kerja bebas memutuskan seberapa sering mereka ingin menjalankan penggajian.

Tujuan dari proses persetujuan kartu waktu adalah untuk memastikan bahwa karyawan telah mencatat jam kerja mereka dengan benar dan menemukan kesalahan sebelum menjalankan penggajian.

Apa yang harus disertakan pada kartu waktu

Kartu waktu harus mencakup jam kerja, serta waktu yang dihabiskan untuk istirahat dan cuti berbayar. Ini juga perlu memberikan informasi tentang tugas atau proyek yang dikerjakan karyawan, terutama jika karyawan dibayar dengan tingkat upah yang berbeda untuk tugas yang berbeda.

Memeriksa kartu waktu untuk akurasi

Karyawan harus meninjau kartu waktu mereka sendiri sebelum mengirimkannya kepada Anda untuk disetujui. Setelah Anda menerima kartu waktu karyawan, Anda dapat memeriksa keakuratannya.

Pemeriksaan akurasi ini biasanya mencakup referensi silang antara jam kerja karyawan yang tercatat dengan jadwal kerja mereka. Jika perusahaan Anda menggunakan pelacakan lokasi GPS untuk memverifikasi lokasi karyawan selama jam kerja, Anda juga dapat membandingkan data lokasi karyawan dengan jam yang tercantum di kartu waktu mereka.

Menghitung upah lembur

Anda juga perlu menghitung lembur untuk setiap karyawan dan membaginya di kartu waktu. Lembur harus dibayar sebesar 1,5 kali upah dasar karyawan dan berlaku setiap kali karyawan bekerja lebih dari 40 jam ‌seminggu. Jika karyawan memenuhi syarat untuk bonus waktu lainnya, Anda juga dapat menambahkannya ke kartu waktu.

Menyetujui atau menolak kartu waktu

Jika semua informasi pada kartu waktu karyawan sudah benar, Anda dapat menyetujui kartu waktu tersebut dan meneruskannya ke tim penggajian perusahaan Anda.

Jika ada informasi yang salah, Anda dapat menolak kartu waktu dan mengirimkannya kembali ke karyawan untuk direvisi. Setelah karyawan merevisi kartu waktunya, Anda dapat meninjaunya lagi.

Mengapa Penting untuk Menyetujui Kartu Waktu?

Meninjau kartu waktu membantu mencegah kesalahan penggajian. Kesalahan ini dapat mengakibatkan pembayaran karyawan Anda secara tidak benar dan bahkan menimbulkan masalah hukum.

Sebaliknya, jika dilakukan dengan benar, persetujuan kartu waktu membantu Anda:

Hindari perbedaan gaji

Meninjau dan menyetujui kartu waktu membantu mencegah perusahaan Anda membayar lebih atau kurang membayar karyawan Anda .

Membayar lebih pekerja bisa sangat mahal dari waktu ke waktu. Membayar lebih rendah dari mereka adalah ilegal dan dapat menyebabkan hukuman yang berat dari badan pengatur. Tidak membayar karyawan Anda dengan benar juga berdampak buruk bagi moral mereka dan dapat mengakibatkan anggota staf yang terampil meninggalkan perusahaan Anda.

Manajer berfungsi sebagai mata kedua pada kartu waktu karyawan selama proses persetujuan. Mereka dapat menangkap kesalahan yang jujur ​​dan menemukan contoh potensi pencurian waktu. Mereka juga bertanggung jawab atas keakuratan catatan waktu yang digunakan untuk memproses penggajian.

Meningkatkan akurasi penggajian

Ketika semua kartu waktu yang diajukan untuk penggajian sudah benar, Anda hanya perlu mengirimkan pembayaran satu kali untuk setiap periode pembayaran. Namun, ketika kartu waktu mengalami kesalahan, Anda mungkin perlu menjalankan penggajian beberapa kali untuk mengatasi kesalahan pembayaran.

Ini menghabiskan waktu dan uang. Adalah kepentingan terbaik bisnis Anda untuk mengurangi jumlah penggajian yang perlu Anda lakukan. Meninjau dan menyetujui kartu waktu adalah kunci untuk mencapai hal ini.

Tetap patuh

Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil (FLSA) mewajibkan perusahaan untuk menyimpan kartu waktu karyawan minimal selama 2 tahun. Proses peninjauan kartu waktu memastikan bahwa manajer mengumpulkan catatan waktu untuk setiap karyawan selama setiap periode pembayaran.

Jika perusahaan Anda pernah menghadapi penyelidikan atas praktik kompensasi Anda, Anda dapat membuat kartu waktu Anda dan yakin bahwa itu benar.

Bagaimana Persetujuan Kartu Waktu Membantu Karyawan?

Proses peninjauan dan persetujuan kartu waktu juga dapat bermanfaat bagi karyawan.

Karyawan ingin dibayar secara akurat untuk jam kerja mereka, tetapi terkadang mereka membuat kesalahan seperti lupa memasukkan entri waktu. Anda dapat mengetahui kesalahan ini dan memastikan bahwa karyawan dibayar untuk semua jam kerja mereka .

Berbagi informasi kartu waktu dengan karyawan juga memungkinkan mereka meninjau jam kerja mereka. Ini dapat membantu karyawan lebih memahami berapa banyak mereka bekerja dan berapa banyak mereka seharusnya dibayar. Ini juga menawarkan lebih banyak transparansi dalam proses penggajian, yang bisa sangat bagus untuk moral karyawan.

Bisakah Pengusaha Membuat Perubahan pada Kartu Waktu?

Anda dapat melakukan 1 dari 2 hal saat menemukan kesalahan saat meninjau kartu waktu karyawan:

1. Tolak kartu waktu dan kirimkan kembali ke karyawan untuk direvisi.
2. Buat revisi pada kartu waktu dan setujui.

Untuk alasan hukum, setiap perubahan yang dibuat pada kartu waktu harus didukung oleh bukti. Manajer mungkin membuat perubahan ketika seorang karyawan lupa masuk atau keluar dari pekerjaan, misalnya. Atau jika PTO tidak ditambahkan secara otomatis ke kartu waktu, manajer dapat menambahkan jam tersebut atas nama karyawan.

Itu selalu merupakan ide yang baik untuk memberi tahu karyawan ketika ada perubahan pada kartu waktu dan mendokumentasikan perubahan itu secara tertulis.

Apa yang Terjadi Setelah Anda Menyetujui Kartu Waktu?

Setelah kartu waktu disetujui, itu akan dikirim ke tim penggajian Anda .

Biasanya, kartu waktu dapat diimpor ke perangkat lunak penggajian Anda tanpa memerlukan entri data manual. Beberapa platform lembar waktu terintegrasi langsung dengan platform penggajian populer. Anda juga dapat mengekspor data kartu waktu sebagai CSV dan mengunggah file tersebut ke perangkat lunak penggajian Anda. Data kartu waktu kemudian digunakan untuk memproses penggajian.

Setelah itu, kartu waktu harus disimpan dengan aman selama minimal 2 tahun untuk memenuhi persyaratan FLSA.

Menggunakan Otomasi untuk Melacak Waktu Karyawan

Di masa lalu, perusahaan menggunakan mesin yang akan mencap kartu waktu karyawan dengan jam masuk dan jam keluar mereka. Saat ini, sebagian besar perusahaan telah menghilangkan kartu waktu fisik dan malah mengandalkan perangkat lunak untuk melacak jam kerja karyawan.

Perangkat lunak jam waktu menawarkan beberapa fitur untuk membantu bisnis Anda mengotomatiskan pelacakan waktu , pembuatan lembar waktu, dan persetujuan kartu waktu . Fitur-fitur ini dapat mengurangi jumlah waktu yang diperlukan untuk membuat kartu waktu. Mereka juga dapat membantu memastikan catatan waktu karyawan akurat dan komunikasi antara manajer dan karyawan selama persetujuan disederhanakan.

Untuk informasi lebih lanjut, baca kumpulan 6 solusi perangkat lunak jam waktu sederhana terbaik kami untuk tahun 2023 .

Berikut adalah beberapa contoh fitur otomatisasi yang dapat meningkatkan proses persetujuan kartu waktu Anda.

Pelacakan waktu yang didukung GPS

Aplikasi jam waktu berkemampuan GPS dapat membantu Anda memverifikasi lokasi karyawan Anda saat mereka bekerja. Anda dapat melihat lokasi pekerja saat mereka masuk atau melihat lokasi mereka saat sedang dalam perjalanan.

Kemudian, saat Anda meninjau kartu waktu, Anda dapat merujuk silang lokasi karyawan dengan entri kartu waktu mereka. Ini membantu menghilangkan pencurian waktu dan memungkinkan Anda memeriksa bahwa setiap entri waktu ditetapkan ke proyek yang benar.

Selain itu, banyak jam waktu berkemampuan GPS memungkinkan Anda mengatur geofences di sekitar kantor atau lokasi kerja Anda. Ketika seorang karyawan masuk atau keluar dari area geofencing, mereka akan mendapatkan pengingat untuk masuk atau keluar dari pekerjaan. Ini memastikan bahwa karyawan tidak pernah lupa untuk masuk atau keluar.

Perhitungan lembur dan istirahat

Perangkat lunak persetujuan lembar waktu dapat menghitung lembur dan memutuskan pembayaran secara otomatis. Ini menyelamatkan Anda dari keharusan membuat perhitungan ini sendiri. Dengan demikian, ini mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyetujui kartu waktu dan memastikan bahwa karyawan dibayar dengan benar.

Lembar waktu

Perangkat lunak pelacakan waktu juga dapat menyusun entri waktu karyawan dan menghasilkan lembar waktu digital dalam hitungan detik. Ini menyelamatkan karyawan dari membuat kesalahan dengan tidak harus mencatat jam mereka secara manual dalam lembar waktu.

Pemberitahuan kartu waktu

Beberapa solusi perangkat lunak memungkinkan Anda meninggalkan catatan langsung di lembar waktu jika Anda memerlukan informasi tambahan tentang entri waktu. Karyawan akan menerima notifikasi sehingga dapat memberikan informasi atau melakukan revisi dengan cepat.

Alat Terbaik untuk Persetujuan Kartu Waktu

Mari lihat lebih dekat beberapa alat teratas yang dapat digunakan bisnis Anda untuk pelacakan waktu dan persetujuan kartu waktu.

Connecteam adalah perangkat lunak pelacakan waktu lengkap yang memastikan karyawan Anda dibayar secara akurat dan tepat waktu. Perangkat lunak kami memiliki fitur untuk mengurangi entri waktu yang terlewat, mempercepat proses persetujuan, dan menghilangkan pencurian waktu.

Pertama, Connecteam memudahkan karyawan untuk melacak jam kerja mereka. Jam waktu berkemampuan GPS mengingatkan karyawan untuk masuk saat mereka tiba di lokasi kerja dan keluar saat mereka pergi. Mereka dapat masuk dan keluar dari ponsel cerdas mereka hanya dengan satu sentuhan dan mengkategorikan setiap kali masuk ke proyek atau tugas.

Anda dapat memutuskan apakah karyawan dapat mengedit entri waktu mereka secara manual atau tidak, yang dapat membantu menghilangkan pencurian waktu.

Connecteam akan secara otomatis mengumpulkan data waktu karyawan, menghitung waktu lembur dan jam istirahat, serta menghasilkan lembar waktu digital untuk setiap periode pembayaran. Anda dapat melihat sekilas berapa banyak karyawan yang bekerja, kapan mereka lembur, dan kapan mereka sedang istirahat.

Manfaat lain dari Connecteam adalah Anda dapat menjaga agar karyawan tetap terhubung selama proses persetujuan . Anda dapat mengobrol dengan karyawan menggunakan fitur perpesanan Connecteam untuk meminta informasi selengkapnya tentang entri waktu. Selain itu, karyawan secara otomatis diberi tahu tentang perubahan apa pun yang dilakukan pada lembar waktu mereka. Setelah Anda menyetujui kartu waktu, kartu tersebut dikunci untuk pengeditan lebih lanjut.

Connecteam terintegrasi dengan Quickbooks Online dan Gusto untuk pemrosesan penggajian. Anda juga dapat dengan mudah mengekspor lembar waktu untuk digunakan dengan perangkat lunak penggajian lainnya.

Connecteam gratis untuk bisnis dengan hingga 10 karyawan . Untuk bisnis yang lebih besar, Connecteam mulai dari $29 per bulan hingga 30 karyawan. Anda dapat mencoba Connecteam gratis selama 14 hari untuk melihat bagaimana hal itu dapat merampingkan proses persetujuan kartu waktu Anda.

TimeCamp adalah aplikasi pelacakan waktu yang mendukung persetujuan kartu waktu harian dan mingguan. Perangkat lunak ini juga memungkinkan manajer untuk mengatur pengingat sehingga kartu waktu tiba untuk persetujuan sebelum batas waktu penggajian.

Selain itu, TimeCamp mendukung komentar dalam lembar waktu. Hal ini memungkinkan manajer dan karyawan untuk mendiskusikan entri waktu ketika lebih banyak informasi diperlukan.

TimeCamp terintegrasi dengan beberapa platform produktivitas yang memungkinkan karyawan melacak jam kerja mereka secara otomatis. Namun, itu tidak menawarkan fitur pelacakan GPS apa pun, jadi itu mungkin bukan pilihan terbaik bagi perusahaan yang memiliki karyawan yang bekerja di lapangan.

TimeCamp menawarkan paket gratis untuk pengguna tanpa batas, tetapi hanya mendukung pelacakan waktu. Paket yang menyertakan fitur persetujuan lembar waktu mulai dari $10,99 per pengguna, per bulan.

Toggl Track adalah perangkat lunak pelacakan waktu yang terintegrasi dengan lebih dari 100 platform populer. Integrasi ini memungkinkan Toggl Track merekam jam kerja karyawan secara otomatis dan mengklasifikasikan pekerjaan ke proyek tertentu. Karyawan juga dapat memulai dan menghentikan entri waktu secara manual dengan satu klik atau ketuk dari komputer atau smartphone mereka.

Toggl Track menyusun lembar waktu secara otomatis dan memecah entri waktu berdasarkan proyek atau tugas. Manajer dapat menetapkan tingkat pembayaran yang berbeda untuk proyek yang berbeda dan melihat waktu yang dihabiskan untuk istirahat dan lembur.

Toggl Track tidak menawarkan integrasi perangkat lunak penggajian apa pun, tetapi dapat mengekspor data lembar waktu sebagai file CSV. Itu juga tidak memiliki alat komunikasi bawaan untuk menyelesaikan masalah selama proses persetujuan. Manajer dan karyawan perlu berkomunikasi di luar Toggl untuk mencatat setiap perubahan pada kartu waktu.

Toggl Track menawarkan paket gratis untuk bisnis dengan maksimal 5 karyawan. Paket berbayar mulai dari $9 per pengguna, per bulan.

Ringkasan

Persetujuan kartu waktu adalah saat pemberi kerja memeriksa dan menyetujui kartu waktu karyawan untuk memastikannya akurat. Proses persetujuan membantu menghilangkan kesalahan penggajian dan memastikan bahwa karyawan dibayar dengan benar. Ini juga penting untuk mematuhi persyaratan pelaporan kompensasi FLSA.

Menggunakan perangkat lunak persetujuan kartu waktu dapat mempermudah pembuatan lembar waktu dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk menjalankan penggajian. Menurut kami Connecteam adalah alat terbaik untuk menyetujui kartu waktu di bisnis dengan berbagai ukuran.

Coba Connecteam gratis selama 14 hari untuk melihat bagaimana ini dapat menyederhanakan proses persetujuan kartu waktu dan penggajian Anda.