Panduan Lengkap Pembulatan Jam Waktu

Melacak jam kerja karyawan dapat menjadi tugas yang menantang dan menghabiskan waktu, terutama jika mereka masuk atau keluar beberapa menit lebih awal atau terlambat. Untuk mempermudah proses, perusahaan dapat menggunakan pembulatan jam waktu. Ini melibatkan pembulatan jam masuk dan jam keluar karyawan ke atas atau ke bawah ke interval waktu terdekat.

Takeaway kunci

• Pembulatan jam waktu adalah sah jika waktu dibulatkan menjadi kenaikan maksimum 15 menit dan tidak mengakibatkan karyawan dibayar rendah secara konsisten.
• Ada aturan jam waktu yang berbeda menurut negara bagian. Negara bagian ini termasuk Washington, California, Texas, dan Michigan.
• Ada tiga metode untuk pembulatan waktu: peningkatan 5, 6, dan 15 menit.
• Praktik terbaik untuk pembulatan jam waktu termasuk menggunakan peningkatan pembulatan yang adil, berkomunikasi secara teratur dengan karyawan tentang pembulatan, dan meninjau kebijakan pembulatan Anda setiap tahun.
• Anda harus menyimpan catatan jam kerja karyawan yang akurat untuk memastikan Anda tetap mematuhi undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan.

Pembulatan jam waktu tidak biasa seperti dulu, berkat popularitas perangkat lunak pelacakan waktu digital. Namun, ada manfaat dari pembulatan jam waktu. Ini dapat membantu merampingkan proses penggajian, menyederhanakan perhitungan upah, dan mencegah pencurian waktu karyawan. Tapi itu juga bisa menimbulkan perselisihan karyawan dan bahkan masalah hukum jika tidak dilakukan dengan benar.

Di bawah ini, kami membahas praktik terbaik pembulatan jam waktu dan cara menghindari pembulatan yang bias. Kami juga membahas tiga metode pembulatan dan membagikan beberapa contoh bagan pembulatan jam waktu.

Apa itu Pembulatan Jam Waktu?

Pembulatan jam waktu melibatkan pemberi kerja yang membulatkan jam kerja karyawan ke atas atau ke bawah. Jam dibulatkan berdasarkan penambahan waktu yang telah ditentukan sebelumnya—biasanya 5, 6, atau 15 menit.

Majikan sering menggunakan pembulatan jam waktu untuk memudahkan mengetahui berapa banyak karyawan telah bekerja, yang mengurangi waktu yang diperlukan untuk melakukan penggajian. Secara umum legal jika dilakukan dengan cara yang konsisten dan adil yang tidak menyebabkan karyawan dibayar rendah secara konsisten.

Misalnya, karyawan Anda dibayar $20 per jam dan bekerja 9 jam sehari. Mereka masuk jam 8:02 pagi dan keluar jam 5:01 sore. Tanpa pembulatan, Anda perlu menghitung gaji karyawan untuk waktu yang tepat saat mereka bekerja. Ini akan terlihat seperti ini:

($20 x 9 jam) + (1/60) x $20) – ((2/60) x $20) = $179,67

Namun, Anda dapat dengan mudah membulatkan waktu mulai mereka menjadi jam 8 pagi dan membulatkan waktu selesai mereka menjadi jam 5 sore. Perhitungannya jauh lebih sederhana:

$20 x 9 jam = $180

Perbedaan 33 sen dapat diabaikan. Dengan pembulatan jam waktu, perhitungan upah menjadi sangat mudah.

Pembulatan jam waktu untuk karyawan yang dikecualikan vs. tidak dikecualikan

Ada aturan jam waktu yang berbeda untuk karyawan per jam dan karyawan non-perjam atau gaji. Karyawan per jam "tidak dikecualikan" dari pembulatan jam waktu, sementara karyawan non-perjam atau bergaji "dibebaskan".

Ini berarti Anda dapat bekerja sepanjang waktu sebagai karyawan yang tidak dikecualikan. Ini karena mereka harus dibayar untuk setiap lembur yang bekerja di atas 40 jam. Mereka juga harus dibayar upah minimum federal.

Di sisi lain, karyawan yang dikecualikan tidak perlu dibayar untuk kerja lembur di atas 40 jam. Namun, Anda masih perlu membuktikan kepada Fair Labor Standards Act (FLSA) bahwa para pekerja ini tidak melebihi 40 jam kerja per minggu. Membulatkan bahkan beberapa menit di sana-sini dapat mendorong entri waktu mingguan pekerja lebih dari 40 jam. Dengan demikian, hal itu tidak dianjurkan

Aturan jam waktu berdasarkan negara bagian

Selain undang-undang jam waktu federal, beberapa negara bagian memiliki aturan jam waktu mereka sendiri. Negara bagian ini meliputi:

• Washington . Undang-undang Washington mewajibkan pemberi kerja untuk membayar karyawan yang tidak dikecualikan sebesar 1,5 kali lipat dari tarif gaji reguler mereka untuk waktu bekerja lebih dari 40 jam.
• California . Perintah Upah California menyatakan bahwa kartu waktu karyawan harus diisi dalam bahasa Inggris dan dengan cara yang tidak dapat dirusak. California mewajibkan pemberi kerja untuk menggunakan kartu waktu kertas yang ditulis dengan tinta (bukan pensil) atau kartu waktu digital.
• Texas . Texas Payday Law memungkinkan pemberi kerja menggunakan jam waktu digital dan lembar waktu untuk mencatat waktu kerja. Ini juga menyatakan bahwa pemberi kerja harus membuat dan menyimpan catatan waktu untuk setiap periode pembayaran hingga 3 tahun.
• Michigan . Majikan di Michigan harus menyimpan catatan total jam kerja karyawan setiap hari, dengan jelas menunjukkan waktu mulai dan selesai. Waktu harus dilacak ke 10 jam terdekat (6 menit) atau kurang.

Mengapa Pengusaha Membulatkan Waktu Karyawan?

Sekarang setelah Anda memiliki gagasan bagus tentang apa itu pembulatan waktu, mari kita bahas beberapa alasan pengusaha membulatkan waktu karyawan. Pembulatan membantu:

• Meningkatkan keadilan. Pembulatan dapat membantu memastikan bahwa semua karyawan diperlakukan secara adil dan setara dalam menghitung jumlah jam kerja.
• Memungkinkan fleksibilitas. Membulatkan jam kerja karyawan memberikan beberapa fleksibilitas dalam hari kerja mereka. Misalnya, karyawan dapat terlambat 5 menit jika terjebak kemacetan atau berangkat 5 menit lebih awal untuk menghadiri janji temu tanpa waktu yang terlewat memengaruhi gaji mereka.
• Menyederhanakan perhitungan gaji. Menghitung pembayaran berdasarkan bilangan bulat dan pecahan sederhana lebih mudah daripada menghitung pembayaran berdasarkan waktu hingga hitungan detik.
• Kurangi waktu administrasi dan tingkatkan produktivitas. Pembulatan dapat menghemat waktu pada tugas-tugas seperti entri data dan perhitungan gaji, sehingga Anda dan karyawan dapat berfokus pada pekerjaan yang lebih penting.
• Meminimalkan kesalahan dan mengurangi biaya. Pembulatan waktu untuk penggajian mengurangi kesalahan, yang mencegah kekurangan atau kelebihan pembayaran kepada karyawan. Ini juga berarti bahwa manajer tidak perlu membuang waktu memperbaiki kesalahan, yang membantu menghemat biaya tenaga kerja.
• Memastikan kepatuhan. Dengan membulatkan waktu penggajian dan mencatat waktu karyawan, pemberi kerja dapat yakin bahwa mereka mematuhi undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan. Ini termasuk peraturan FLSA dan Departemen Tenaga Kerja seputar waktu istirahat, waktu kerja, pembayaran lembur, dan banyak lagi.

Apakah Pembulatan Jam Waktu Sah?

Pembulatan jam waktu hukum

Departemen Tenaga Kerja menganggap pembulatan jam waktu legal selama pemberi kerja mengikuti peraturan ini:

• Pembulatan jam waktu harus adil bagi karyawan. Anda tidak dapat membulatkan jam kerja karyawan hanya untuk menghemat biaya penggajian. Sebagai aturan umum, Anda harus mengatur jam kerja karyawan Anda dengan cara yang menguntungkan karyawan tersebut.
  
  Misalnya, membulatkan jam masuk jam 8:03 pagi menjadi jam 8:00 pagi, jadi mereka dibayar untuk 3 menit tersebut. Ini akan membantu mencegah keluhan dan membayar perselisihan.

• Pemberi kerja tidak dapat membulatkan kelipatan lebih dari 15 menit. Ini berarti Anda tidak dapat membulatkan ke bawah dalam kelipatan setengah jam atau satu jam. Selain pembulatan 15 menit, DOL memungkinkan pembulatan 5 menit dan pembulatan 1/10 jam (6 menit).

• Majikan harus mematuhi aturan 7 menit. Aturan ini berlaku untuk tanda 7 menit dalam jendela 15 menit. Misalnya, jika seorang karyawan masuk sebelum jam 9:07 pagi, Anda dapat membulatkan waktunya menjadi jam 9:00 pagi. Namun, jika seorang karyawan masuk jam 9:08 pagi, Anda harus membulatkannya menjadi jam 9:15 pagi.
  
  Di luar aturan ini, waktu pembulatan bisa dianggap ilegal.

Pembulatan jam waktu ilegal

Berikut adalah dua contoh pembulatan jam waktu yang dapat mengakibatkan masalah hukum.

1. Katakanlah seorang karyawan masuk jam 7:56 pagi dan keluar jam 5:03 sore. Anda harus membulatkan waktu mulai mereka menjadi 7:55 pagi dan membulatkan waktu berakhir mereka menjadi 5:05 sore. Hal ini memungkinkan karyawan untuk dibayar selama 3 menit ekstra.
   
   Namun, katakanlah Anda membulatkan waktu mulai hingga pukul 08.00 dan membulatkan waktu berakhir hingga pukul 17.00. Dengan melakukan ini, Anda telah membulatkan waktu mulai dan berakhirnya dengan cara yang menguntungkan bisnis Anda, bukan karyawan Anda.
   
   Dalam contoh ini, karyawan telah kehilangan 7 menit waktu kerja. Meskipun ini tidak terlihat seperti perbedaan besar, jika dilakukan setiap hari selama setahun, ini akan menambah hingga 30 jam kerja yang tidak dibayar. Ini menempatkan Anda pada risiko klaim upah yang belum dibayar.

2. Katakanlah Anda membulatkan waktu karyawan Anda ke setengah jam terdekat, berlawanan dengan interval 5, 6, atau 15 menit terdekat yang diizinkan oleh DOL.
   
   Misalnya, bayangkan seorang karyawan datang terlambat pada pukul 8:07 pagi. Anda harus mengikuti aturan 7 menit dan memutar waktu jam mereka menjadi 8:15 pagi. Namun, katakan bahwa Anda memutar waktu mereka menjadi jam 8:30 pagi.
   
   Ini akan menghasilkan 23 menit kerja yang tidak dibayar untuk hari itu—hingga 100 jam tidak dibayar per tahun jika dilakukan secara teratur.

Berbagai Jenis Pembulatan Jam Waktu

5 menit

Dengan pembulatan 5 menit, setiap kenaikan 5 menit dalam satu jam memiliki ambang 2,5 menit.

Jika karyawan masuk atau keluar sebelum ambang ini, waktu jam mereka dibulatkan ke bawah. Waktu jam mereka dibulatkan jika mereka masuk atau keluar setelah ambang batas ini.

Misalnya:

6 menit

Pembulatan 6 menit juga dikenal sebagai pembulatan 1/10 jam. Dengan pembulatan 6 menit, jam dibagi menjadi interval 6 menit dengan ambang batas 3 menit.

Jika karyawan masuk atau keluar sebelum ambang batas 3 menit, waktu jam mereka dibulatkan ke interval 6 menit terendah. Waktu jam mereka dibulatkan ke interval 6 menit terdekat jika jam masuk atau keluar setelah ambang batas 3 menit.

Misalnya:

15 menit

Pembulatan 15 menit mematuhi aturan 7 menit. Aturan ini memandu apakah pemberi kerja harus membulatkan waktu karyawan ke atas atau ke bawah.

Jika karyawan masuk atau keluar sebelum ambang batas 7 menit, waktu jam mereka dibulatkan ke seperempat jam sebelumnya. Waktu jam mereka dibulatkan jika jam masuk atau keluar setelah ambang batas 7 menit.

Misalnya:

Tantangan Pembulatan Jam Waktu

Ada beberapa jebakan yang perlu Anda waspadai saat membulatkan waktu karyawan.

• Bekerja di luar jam kerja. Bekerja di luar jam adalah pelanggaran utama FLSA. Misalnya, jika seorang karyawan masuk jam 8:55 pagi dan Anda membulatkan waktu mulainya menjadi jam 9:00 pagi, mereka akan bekerja selama 5 menit itu secara gratis.
  
  Selama seminggu, ini menambah hampir 25 menit waktu yang belum dibayar. Gagal membayar karyawan untuk waktu kerja dapat mengakibatkan klaim ke FLSA.

• De minimis bekerja. De minimis mengacu pada sejumlah waktu atau tugas yang terlalu kecil untuk menimbulkan kekhawatiran. DOL menentukan bahwa jumlah waktu de minimis adalah di bawah 15 menit.
  
  Dengan demikian, pemberi kerja dapat membulatkan waktu ke atas atau ke bawah dalam waktu 15 menit. Namun, saat ini sedang dievaluasi ulang di California.

• Timesheet yang tidak akurat . Pembulatan lembar waktu karyawan yang berlebihan pada akhirnya dapat membuat lembar waktu yang tidak akurat. Karyawan kemudian dapat mengklaim pengurangan upah yang tidak adil atau ilegal berdasarkan FLSA.
  
  Untuk menghindari hal ini, pembulatan lembar waktu harus konsisten di seluruh bisnis Anda. Anda juga harus menyertakan informasi tentang pembulatan jam waktu di buku pegangan karyawan Anda untuk meminimalkan kesalahpahaman.

• Sengketa gaji. Membulatkan waktu karyawan secara berlebihan dapat menyebabkan perbedaan gaji. Terkadang, karyawan mungkin berharap dibayar lebih dari yang sebenarnya. Untuk menghindari hal ini, Anda harus mengomunikasikan kebijakan pembulatan Anda kepada karyawan dan selalu membulatkan jam kerja karyawan secara adil.
• Pemantauan karyawan. Membulatkan jam kerja karyawan mungkin membuat tim Anda merasa diatur secara mikro. Hal ini pada akhirnya dapat menurunkan semangat kerja, mengurangi produktivitas, dan bahkan meningkatkan perputaran karyawan.

Praktik Terbaik untuk Pembulatan Jam Waktu

Pertimbangkan apakah Anda perlu membulatkan waktu karyawan

Teknologi baru memudahkan untuk melacak waktu pekerja hingga hitungan detik. Pekerja dapat menggunakan aplikasi digital untuk masuk dan keluar langsung dari ponsel mereka. Sistem pelacakan waktu modern juga menghasilkan lembar waktu digital otomatis dan seringkali terintegrasi dengan perangkat lunak penggajian. Hal ini memudahkan pemberi kerja untuk membayar staf sesuai dengan utang mereka.

Dengan cara ini, Anda mungkin tidak perlu—atau ingin—menggunakan pembulatan jam waktu.

Buat dan ikuti kebijakan jam waktu

Kebijakan pembulatan jam waktu yang kuat adalah cara terbaik untuk memastikan Anda konsisten dan adil dengan pembulatan.

Kebijakan Anda harus menetapkan hal-hal berikut:

• Inkremen pembulatan yang akan digunakan. Misalnya 5 menit, 6 menit, atau 15 menit.
• Pada titik mana waktu akan dibulatkan ke atas atau dibulatkan ke bawah. Misalnya pada menit ke 7 untuk kebijakan pembulatan 15 menit.
• Tabel contoh untuk mengilustrasikan bagaimana waktu jam akan memengaruhi gaji karyawan.
• Tanggal kebijakan terakhir ditinjau.

Anda juga dapat menyertakan penjelasan singkat mengapa Anda memutuskan untuk memutar waktu dengan cara ini. Ini dapat membantu mendorong budaya kejujuran dan transparansi.

Setelah kebijakan Anda ditulis, komunikasikan langsung kepada karyawan. Anda dapat melakukan ini secara lisan selama rapat atau panggilan telepon. Atau Anda dapat mengirim memo atau email, atau memposting pesan di aplikasi obrolan karyawan untuk memperbarui tim Anda.

Penting juga untuk memasukkan kebijakan pembulatan Anda ke dalam buku pegangan karyawan Anda. Minta karyawan Anda menandatangani buku pegangan setelah mereka membacanya untuk memastikan mereka memahami kebijakan tersebut.

Kemudian, pastikan untuk menerapkan kebijakan tersebut dengan menerapkan metode pembulatan Anda ke semua jam kerja karyawan. Ini harus dilakukan secara konsisten di semua tim dan pola kerja untuk memastikan keadilan.

Terakhir, hubungi penyedia penggajian Anda melalui email, panggilan telepon, atau rapat untuk memperbarui kebijakan pembulatan Anda.

Gunakan peningkatan pembulatan yang adil

Kenaikan pembulatan yang wajar dianggap 5, 6, atau 15 menit. Kenaikan yang terlalu kecil (seperti 2 menit) atau terlalu besar (seperti 30 menit) tidak legal atau adil bagi karyawan Anda. Mereka mungkin merasa diatur secara mikro, frustrasi, atau dibayar rendah untuk pekerjaan mereka.

Hindari pembulatan yang bias

Biasanya, pembulatan bias adalah saat pemberi kerja membulatkan waktu dengan cara yang secara konsisten menghasilkan pekerjaan yang tidak dibayar. Ini lebih menguntungkan pemberi kerja daripada karyawan dan dapat menciptakan ketidakpercayaan di antara para pekerja.

Misalnya, kebijakan pembulatan 15 menit yang membulatkan semua waktu ke bawah hingga seperempat jam terdekat akan dianggap bias karena menguntungkan pemberi kerja.

Pastikan untuk membulatkan waktu dengan cara yang adil bagi semua orang. Misalnya, kebijakan pembulatan 15 menit yang mematuhi aturan 7 menit menguntungkan pemberi kerja dan karyawan secara setara.

Bicaralah dengan karyawan Anda tentang pembulatan jam waktu

Pembulatan lembar waktu bisa menjadi topik yang rumit untuk didiskusikan dengan karyawan, karena beberapa orang mungkin merasa bahwa hal itu hanya menguntungkan pemberi kerja. Misalnya, jika karyawan secara konsisten membulatkan jam masuk dan jam keluar, mereka mungkin merasa kehilangan gaji.

Berkomunikasi dengan karyawan tentang kebijakan pembulatan jam waktu Anda dapat membantu mereka merasa lebih positif tentangnya. Misalnya, karyawan yang mengetahui jam masuk dan jam keluar mereka akan selalu dibulatkan ke interval 5 menit terdekat akan merasa lebih yakin bahwa gaji mereka akurat.

Komunikasi terbuka semacam ini juga dapat membantu menumbuhkan budaya kepercayaan dan transparansi secara keseluruhan dalam organisasi Anda.

Tinjau kebijakan pembulatan Anda setiap tahun

Meninjau kebijakan pembulatan Anda setiap tahun memastikan Anda selalu mengikuti peraturan terbaru sehingga bisnis Anda tetap patuh.

Ini juga menunjukkan kepada karyawan bahwa Anda mengikuti pedoman khusus dan tidak menghabiskan waktu mereka tanpa alasan. Ini dapat membantu mereka merasa lebih nyaman dengan keputusan Anda untuk menghabiskan waktu mereka.

Selain itu, meninjau kebijakan pembulatan Anda dapat menyoroti masalah seperti keterlambatan karyawan atau lembur yang berlebihan. Anda kemudian dapat membuat keputusan bisnis berdasarkan data untuk mengatasi masalah ini.

Pertahankan catatan yang akurat

Bahkan saat menggunakan pembulatan jam waktu, pemberi kerja perlu menyimpan catatan jam kerja karyawan yang akurat. Pemberi kerja harus menyimpan salinan slip pembayaran dan catatan penggajian lainnya hingga 3 tahun.

Catatan harus mencakup jam masuk dan jam keluar dan setiap penyesuaian pembulatan yang dilakukan. Mereka juga harus tersedia untuk karyawan, auditor, dan badan pengatur untuk meninjau.

Secara keseluruhan, catatan yang akurat membantu mencegah perselisihan dan masalah hukum.

Kesimpulan

Meskipun saat ini kurang umum, pembulatan jam waktu karyawan dapat menjadi alat yang berharga untuk merampingkan ketepatan waktu dan proses penggajian. Namun, penting untuk mengikuti praktik terbaik saat membulatkan waktu untuk menghindari potensi masalah hukum dan perselisihan karyawan.

Dengan menggunakan kebijakan pembulatan yang konsisten dan kenaikan pembulatan yang adil, menghindari pembulatan yang bias, memelihara catatan yang akurat, dan berkomunikasi dengan karyawan, pemberi kerja dapat memastikan bahwa praktik pembulatan waktu mereka adil, efisien, dan sesuai dengan persyaratan hukum.