Formulir Permintaan Cuti: Praktik Terbaik dan Template Gratis

Menawarkan cuti sebagai keuntungan memiliki keuntungan bagi karyawan dan bisnis. Ini meningkatkan produktivitas, meningkatkan kesejahteraan karyawan, dan membuat tenaga kerja Anda lebih bahagia. Untuk mendapatkan manfaat ini, merencanakan waktu istirahat karyawan Anda sangatlah penting.

Namun, mungkin sulit untuk merencanakan waktu istirahat setiap orang untuk memastikan bisnis Anda berjalan lancar tanpa kehadiran mereka. Karyawan biasanya menginginkan cuti pada waktu yang sama—misalnya, selama liburan dan acara olahraga besar. Bagaimana Anda memutuskan siapa yang mendapatkannya?

Baca terus untuk mengetahui tentang permintaan cuti, cara memprioritaskan permintaan secara adil, dan praktik terbaik untuk proses permintaan cuti Anda.

Apa Itu Formulir Permintaan Cuti?

Formulir permintaan cuti adalah salah satu cara untuk meminta cuti, juga secara lisan, melalui email, atau melalui sistem permintaan cuti seperti Connecteam.

Karyawan mengirimkan formulir permintaan cuti pada saat meminta cuti kerja, baik secara fisik dengan formulir kertas maupun secara digital melalui intranet perusahaan. Pemimpin tim atau manajer mereka akan menerima formulir tersebut dan kemudian dapat memutuskan apakah tim mereka memiliki ruang bagi karyawan tersebut untuk absen dari pekerjaan.

Permintaan cuti datang dalam berbagai format, dari permintaan formal hingga percakapan biasa. Di beberapa bisnis kerah putih di mana karyawan mengatur waktu mereka, permintaan cuti lebih merupakan pemberitahuan daripada permintaan.

Namun, sebagai seorang manajer, Anda harus mencatat semua permintaan dan pemberitahuan sehingga Anda dapat menghitung jumlah karyawan yang mengambil cuti sekaligus.

Anda juga harus merampingkan jalan yang Anda gunakan untuk menerima permintaan cuti; jika tidak, Anda mungkin akan kewalahan dengan permintaan. Aplikasi Connecteam membantu menyederhanakan proses dengan menyatukan semua permintaan dalam satu catatan terpusat.

Unduh formulir permintaan cuti gratis yang dapat dicetak di sini

Google Dokumen

PDF

Cuti berbayar vs cuti tidak berbayar

Karyawan dapat memiliki cuti berbayar (PTO) atau cuti tidak berbayar (UTO).

Secara umum, tidak ada kewajiban hukum untuk memberikan cuti berbayar. Namun, menawarkan karyawan Anda PTO mendukung mereka dalam menemukan keseimbangan kehidupan kerja yang baik. Cuti yang tidak dibayar juga dapat mendukung hal ini; namun, implikasi finansial dapat menghalangi karyawan tersebut untuk mengambil waktu tersebut.

Ada satu contoh di mana Anda harus memberikan PTO. Jika seorang karyawan telah bekerja minimal 1.250 jam untuk Anda selama 12 bulan terakhir, mereka berhak atas cuti berbayar berdasarkan Family and Medical Leave Act (FMLA) untuk merawat anggota keluarga yang sakit kronis. Karyawan yang meminta jenis PTO ini harus diprioritaskan daripada yang lain.

Apa Manfaat Memberikan Waktu Istirahat?

Menawarkan cuti kepada karyawan dapat memberikan beberapa manfaat bagi bisnis Anda, seperti:

• Budaya perusahaan yang kuat : Menawarkan cuti sebagai manfaat bagi karyawan Anda akan menciptakan budaya kepercayaan dan kepemilikan. Karyawan akan menantikan waktu istirahat mereka jika sudah dipesan sebelumnya dan dapat menyeimbangkan pekerjaan dan kehidupan pribadi mereka. Ini pada akhirnya akan meningkatkan keterlibatan dan membangun loyalitas kepada perusahaan Anda.
• Perputaran yang berkurang: Forbes menyatakan bahwa kelelahan karyawan adalah alasan utama pergantian karyawan yang tinggi. Hingga 50% karyawan meninggalkan pekerjaan mereka karena alasan ini! Menawarkan waktu istirahat kepada karyawan Anda akan mencegah mereka mencapai kelelahan dengan memberi mereka waktu untuk beristirahat dan memulihkan diri.
• Peningkatan produktivitas: Ketika karyawan mengetahui bahwa mereka akan memiliki waktu istirahat atau pengurangan jam kerja, mereka akan diberi insentif untuk bekerja lebih keras untuk mencapai tujuan tempat kerja mereka. Ini menghasilkan produktivitas yang lebih besar, tidak hanya karena karyawan bekerja lebih keras tetapi karena mereka memiliki waktu istirahat yang cukup di sela-sela jam kerja.
• Keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik: Menawarkan cuti kepada karyawan Anda memungkinkan mereka hadir untuk hal-hal penting dalam kehidupan pribadi mereka, seperti pernikahan keluarga, liburan, dan wisuda. Ini mendukung karyawan Anda dalam mencapai keseimbangan yang baik antara pekerjaan dan kehidupan dan meningkatkan keterlibatan saat mereka sedang bekerja.

6 Praktik Terbaik untuk Permintaan Cuti

Langkah pertama yang ingin Anda ambil saat menyetujui permintaan cuti adalah memastikan Anda memiliki kebijakan cuti yang kuat. Ini harus mencakup bagaimana karyawan dapat memesan cuti, siapa yang akan menyetujui permintaan mereka, dan apa yang dapat mereka lakukan jika permintaan mereka ditolak. Anda juga harus memasukkan berapa banyak cuti yang didapat karyawan dan menentukan kriteria apa pun untuk permintaan mereka. Ini mungkin termasuk berapa banyak orang yang dapat mengambil cuti selama liburan atau acara olahraga.

Menulis kebijakan tempat kerja tentang topik ini mungkin memakan waktu. Namun, ini akan bermanfaat dalam jangka panjang karena karyawan akan selalu memiliki titik referensi untuk setiap pertanyaan terkait cuti.

Seperti disebutkan di atas, ada banyak kesempatan di mana banyak karyawan ingin mengambil cuti. Ini dapat menimbulkan tantangan bagi manajer karena Anda masih membutuhkan tenaga kerja yang cukup untuk menjalankan bisnis Anda, tetapi Anda juga ingin semua orang bahagia.

Kiat pertama kami untuk memprioritaskan permintaan adalah mendorong fleksibilitas di antara tim Anda. Dorong manajer untuk mendukung karyawan dalam meluangkan waktu yang mereka butuhkan dengan mencari solusi untuk periode puncak. Anda mungkin perlu memfasilitasi negosiasi agar semua orang mendapatkan waktu istirahat.

Kiat kedua kami adalah menguraikan dengan jelas bagaimana persetujuan cuti akan diputuskan. Apakah mereka akan didasarkan pada siapa datang pertama dilayani pertama, senioritas, atau siapa yang memiliki waktu istirahat paling banyak? Semua opsi ini valid, tetapi terserah Anda untuk memutuskan apa yang tepat untuk bisnis Anda!

Katakanlah kebijakan Anda menentukan bahwa hanya 20% karyawan yang dapat mengambil PTO sekaligus di sekitar hari libur. Anda dapat mempertimbangkan untuk memperpanjangnya menjadi 30 atau 35% untuk memastikan setiap orang dapat mengambil cuti yang mereka butuhkan. Anda juga harus mempertimbangkan hal yang sama untuk acara olahraga besar seperti Superbowl jika karyawan Anda adalah penggemar olahraga besar.

Anda harus mempertimbangkan permintaan PTO untuk waktu pribadi atau liburan secara terpisah dari pertimbangan Anda untuk ketidakhadiran karyawan. Ketika seorang karyawan sakit atau mengunjungi dokter, ketidakhadiran ini biasanya tidak dapat dijadwal ulang dan, oleh karena itu, harus disetujui melalui permintaan cuti pribadi.

Tentu saja, karyawan tidak dapat membantu ketika mereka sakit atau membutuhkan perawatan medis. Namun, menolak PTO karyawan karena karyawan lain tidak hadir dapat menimbulkan ketegangan di antara tenaga kerja Anda. Pertimbangkan apakah Anda dapat mengizinkan kedua karyawan untuk pergi sekaligus untuk memungkinkan karyawan yang sakit beristirahat dan yang lainnya menikmati waktu pribadi mereka. Jika Anda kesulitan mendapatkan staf, cobalah menawarkan lembur kepada karyawan yang tersedia atau memberi insentif untuk bekerja hari itu untuk meningkatkan jumlah karyawan.

Setelah PTO karyawan disetujui, mereka kemungkinan besar telah memesan penerbangan dan akomodasi atau membuat rencana dengan teman atau keluarga. Akibatnya, membatalkan permintaan mereka bisa mengecewakan. Bahkan dalam keadaan darurat, Anda harus menjelajahi setiap jalan lain sebelum menolak permintaan cuti yang disetujui. Jika tidak, Anda mungkin mendapati diri Anda memiliki banyak karyawan yang tidak puas.

Ada banyak cara berbeda untuk menerima permintaan cuti, mulai dari percakapan hingga catatan tempel di meja Anda. Meskipun metode manual memiliki kelebihan, namun juga memiliki kekurangan: bagaimana jika Anda lupa diskusi Anda? Atau Anda kehilangan catatan tempel? Dalam skenario ini, Anda akan memiliki liburan yang disetujui untuk karyawan, tetapi Anda tidak akan ingat kapan permintaan tersebut dan tidak dapat merencanakannya!

Di sinilah sistem seperti Connecteam sempurna. Sistem permintaan cuti terintegrasi Connecteam menyimpan semua alat manajemen kepegawaian Anda di satu tempat.

Lembar waktu online yang mudah digunakan membantu Anda melihat siapa yang sedang bekerja, cuti, dan sakit langsung dari ponsel Anda.

Coba Connecteam gratis sekarang dan tangani permintaan cuti dengan mudah