21 Meme Pengingat Timesheet: Anjuran Menyenangkan & Efektif untuk Tim Anda

Melacak jam kerja karyawan bisa menjadi tugas yang nyata, tetapi kita semua tahu itu penting untuk penggajian yang akurat dan penagihan yang tepat waktu. Sayangnya, membuat karyawan mengirimkan lembar waktu mereka tepat waktu dapat terasa seperti perjuangan yang berat — tantangan nyata bahkan bagi manajer yang paling terorganisir sekalipun.

Untungnya, ada solusi otomatis, seperti pengingat jadwal, yang tersedia untuk menyederhanakan prosesnya.

Dalam artikel ini, kami akan membahas mengapa pengingat lembar waktu sangat berguna dan bagaimana perangkat lunak lembar waktu Connecteam menjadi pengubah permainan untuk bisnis. Kami juga akan menyertakan beberapa tip dan trik praktis untuk memastikan Anda menggunakannya secara maksimal.

Apa itu Pengingat Timesheet?

Pengingat absen adalah alat bermanfaat yang digunakan pemberi kerja dan manajer untuk memastikan bahwa karyawan mengirimkan lembar waktu mereka tepat waktu. Mereka dapat diformat sebagai catatan tertulis, pengingat lisan, atau pemberitahuan otomatis yang dikirim melalui perangkat lunak atau alat.

Tujuan utama pengingat lembar waktu adalah untuk membantu karyawan melacak jam kerja mereka dan memastikan bahwa mereka diberi kompensasi secara akurat untuk waktu mereka.

Dengan mengatur pengingat dan mengirimkan "dorongan lembut", pemberi kerja dapat menghindari kerepotan mengejar pengiriman yang terlambat dan menghindari kebingungan atau kesalahan dalam penggajian.

Jenis Pengingat Timesheet yang Efektif

Dari meme pengingat kartu absen hingga meneriakkan “Kode waktu jatuh tempo hari ini!” di seluruh kantor, ada banyak cara untuk mengingatkan karyawan agar menyerahkan lembar waktu mereka tepat waktu.

Mari kita lihat beberapa jenis pengingat lembar waktu yang umum dan diskusikan mengapa ada yang kurang efektif dibandingkan yang lain.

Email

Majikan dapat mengingatkan karyawan untuk mengirimkan lembar waktu mereka tepat waktu melalui email.

Namun, metode ini bisa memakan waktu lama bagi pemberi kerja, terutama jika mereka harus mengirim email secara manual. Bahkan email otomatis dapat kehilangan kemanjurannya seiring waktu.

Lagi pula, kita semua tahu bahwa terlalu mudah untuk membuka email hanya untuk melupakannya beberapa saat kemudian.

Pesan teks

Majikan juga dapat mengirim pesan teks ke karyawan mereka sebagai pengingat untuk menyerahkan lembar waktu mereka.

Metode ini cepat dan mudah, tetapi jika Anda tidak menggunakan platform perpesanan teks yang tepat, akan sulit untuk melacak siapa yang telah dan belum menerima pesan tersebut. Dan, seperti email, mungkin sulit untuk menentukan apakah sebuah teks sudah dibaca atau belum.

Pengingat Google Kalender

Jika perusahaan Anda menggunakan Google Suite, mengirimkan pengingat melalui Google Kalender adalah salah satu opsinya. Dengan menggunakan kalender bersama, pengelola dapat mengirimkan pemberitahuan kalender yang diikuti dengan pemberitahuan email.

Jika tim Anda menggunakan Google Kalender untuk sebagian besar perencanaan harian Anda, notifikasi kalender sederhana tidak akan menonjol. Bahkan mungkin tersesat di banyak rapat, panggilan, dan pemberitahuan ulang tahun lainnya di kalender.

Pengingat kendur

Dengan Slack, Anda dapat mengotomatiskan pengingat berkala untuk mengirimkan lembar waktu Anda. Dan dengan 18 juta pengguna aktif harian dan 156.000 organisasi yang menggunakan Slack, ini adalah pilihan populer bagi banyak orang. Tetapi apakah itu benar-benar pilihan terbaik?

Sayangnya, Slack cukup mahal, terutama jika Anda adalah organisasi besar dengan banyak karyawan. Untungnya, ada alternatif yang lebih murah (dan lebih baik) dari Slack.

Pengingat otomatis melalui Connecteam

Tidak semua pengingat absen dibuat sama.

Ada satu pengingat lembar waktu untuk mengatur semuanya, satu pengingat untuk menemukannya. Satu pengingat untuk membawa semuanya dan, dengan persetujuan HR, ikat mereka.

Jawabannya adalah pengingat otomatis melalui perangkat lunak seperti Connecteam. Dirancang untuk membuat kehidupan pemberi kerja dan karyawan lebih mudah, Connecteam melakukan semuanya. Dari melacak jam kerja secara akurat dengan GPS langsung hingga mengotomatiskan lembar waktu hingga penggajian dalam hitungan detik, Connecteam menghilangkan rasa sakit dari penggajian.

Meme Pengingat Timesheet Lucu

Hanya karena pengingat absen itu penting, bukan berarti pengingat itu harus serius. Menjaga tim Anda tetap terlibat dan termotivasi, bahkan dalam hal timesheets yang menyebalkan itu.

Meme pilihan kami dijamin akan membuat karyawan Anda tersenyum saat mereka menavigasi dunia tenggat waktu dan dokumen.

Sumber gambar

Sumber gambar

Sumber gambar

Sumber gambar

Sumber gambar

Sumber gambar

Sumber gambar

Sumber gambar

Sumber gambar

Sumber gambar

Sumber gambar

Sumber gambar

Sumber gambar

Sumber gambar

Sumber gambar

Sumber gambar

Sumber gambar

Sumber gambar

Sumber gambar

Sumber gambar

Mengapa Pengingat Timesheet Sangat Penting untuk Perusahaan

Jadi bagaimana jika Anda tidak mendapatkan lembar waktu tim Anda tepat waktu ? Jika yang terpenting adalah seorang karyawan dibayar, apakah pengingat jadwal benar-benar diperlukan?

Dalam satu jawaban - ya. Iya itu mereka. Dan ada beberapa alasan mengapa.

Seringkali, mengirimkan lembar waktu memicu perebutan menit terakhir untuk membuatnya sesuai jadwal. Dan, terkadang, sangat menggoda (dan mudah) untuk memalsukan jam.

43% pekerja per jam yang mengejutkan mengaku melebih-lebihkan jumlah waktu mereka bekerja selama shift mereka. Penipuan absen ini dapat berarti penggajian yang salah dan hilangnya produktivitas. Faktanya, timesheets yang hilang dan tidak akurat merugikan sektor jasa profesional AS sekitar $7,5 miliar per hari!

Pengingat lembar waktu dapat mencegah dampak negatif ini pada laba Anda dengan meminta pertanggungjawaban karyawan atas lembar waktu yang jujur ​​dan akurat.

Departemen penggajian mengandalkan data lembar waktu yang akurat dan tepat waktu untuk menghitung upah dan memproses pembayaran. Penerimaan absensi yang terlambat dapat mengganggu proses penggajian, menyebabkan keterlambatan atau pembayaran yang salah, yang menyebabkan ketidakpuasan karyawan.

Dengan mengirimkan pengingat lembar waktu dan menetapkan tenggat waktu yang jelas, manajer yang perlu menyetujui lembar waktu dapat memastikan bahwa lembar waktu dikirimkan tepat waktu. Ini membantu mempertahankan alur kerja yang terorganisir dan mencegah keterlambatan dalam proses penting seperti penggajian dan manajemen proyek.

Satu dari setiap lima jam yang dapat ditagih tidak dicatat. Dalam beberapa kasus, ini bukan kasus penipuan timesheet melainkan kelupaan. Jika karyawan tidak dapat mengingat bagaimana mereka menghabiskan jam kerja mereka, mereka mungkin “mengganti” jam kerja mereka dan mengirimkan lembar waktu yang tidak akurat.

Aplikasi Time Clock karyawan Connecteam dirancang untuk alasan ini. Dalam satu aplikasi intuitif, karyawan dapat dengan mudah masuk dan keluar saat dalam perjalanan. Ini berarti pelacakan waktu yang akurat untuk pekerjaan, proyek, klien, peralatan, jarak tempuh, dan banyak lagi. Dari sana, lembar waktu online dibuat dan diekspor secara otomatis ke perangkat lunak penggajian Anda.

Karyawan akan setuju: tidak ada yang lebih buruk daripada dikelola secara mikro.

Dan bahkan manajer dan pemilik bisnis memiliki hal-hal yang jauh lebih penting dan mendesak yang dapat mereka tangani, daripada harus terus menerus mengingatkan karyawan untuk menyerahkan lembar waktu mereka.

Pengingat absen menghilangkan beban ini, yang berarti manajer memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas-tugas strategis.

Omelan yang terus-menerus dan tindak lanjut dari atasan dapat membuat hubungan karyawan-manajer tegang - terutama jika omelan tersebut difokuskan pada satu karyawan secara khusus. Pengingat lembar waktu yang efektif menggantikan kebutuhan akan tindak lanjut yang terus-menerus dengan pengingat otomatis dan sederhana.

Lembar waktu memberikan data berharga untuk melacak kemajuan proyek, seperti berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk berbagai tugas atau proyek.

Pengingat absen memastikan bahwa manajer proyek memiliki akses ke informasi yang andal tentang bagaimana sumber daya digunakan dan profitabilitas proyek. Ini membantu mereka membuat keputusan berdasarkan informasi, mengalokasikan sumber daya secara efektif, dan menjaga proyek tetap pada jalurnya.

Banyak industri memiliki peraturan ketenagakerjaan yang membutuhkan pencatatan jam kerja karyawan yang akurat. Gagal menyerahkan lembar waktu tepat waktu dapat mengakibatkan ketidakpatuhan terhadap peraturan ini, yang berpotensi menimbulkan konsekuensi hukum dan hukuman.

Kepatuhan sangat penting bagi perusahaan yang beroperasi di industri dengan undang-undang ketenagakerjaan yang ketat atau yang tunduk pada audit.

Di beberapa industri layanan lapangan, mengirimkan lembar waktu merupakan persyaratan untuk tujuan kepatuhan. Dengan mengingatkan karyawan untuk mengirimkan lembar waktu, bisnis Anda dapat menghindari konsekuensi hukum dan hukuman (dan tetap siap menghadapi audit apa pun).

Manfaat Timesheet bagi Karyawan

Bukan rahasia lagi bahwa sebagian besar karyawan biasanya tidak suka mengirimkan lembar waktu. Tetapi melakukan hal itu sama baiknya bagi mereka seperti bagi Anda. Berikut adalah beberapa alasan yang harus mendorong mereka untuk merangkul dan menghargai penggunaan timesheets:

Dengan rajin mengisi lembar waktu mereka, karyawan berkontribusi pada kelancaran proses penggajian. Ketika mereka mencatat jam kerja mereka dengan tepat, gaji mereka mencerminkan setiap menit kerja keras yang mereka lakukan.

Dengan lembar waktu, karyawan menerima kompensasi yang diperoleh dengan susah payah tepat waktu, tanpa perbedaan atau penundaan.

Lembar waktu bertindak sebagai buku catatan pribadi riwayat kerja karyawan. Dengan memelihara lembar waktu secara konsisten, karyawan membuat catatan yang andal tentang upaya mereka dalam organisasi.

Memiliki catatan yang akurat juga dapat berguna jika terjadi perselisihan atau ketidaksesuaian dengan pemberi kerja.

Dengan mencatat jam dan tugas mereka secara akurat, karyawan memiliki cara nyata untuk mengomunikasikan beban kerja dan produktivitas mereka. Ini menciptakan visibilitas yang lebih baik ke dalam upaya mereka, membantu manajer memahami ruang lingkup tanggung jawab setiap karyawan dan nilai yang mereka bawa ke organisasi.

Catatan jam kerja yang dapat diakses ini berharga untuk referensi di masa mendatang, seperti saat melamar promosi. Ini menunjukkan rekam jejak dedikasi dan keandalan, menunjukkan pertumbuhan profesional karyawan dari waktu ke waktu.

Mengisi lembar waktu mengharuskan karyawan untuk merenungkan apa yang telah mereka lakukan dan berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk menyelesaikan tugas. Ini mendorong praktik manajemen waktu yang lebih baik, membantu karyawan memprioritaskan beban kerja mereka dan mengidentifikasi aktivitas yang membuang-buang waktu.

Lembar waktu adalah sumber daya yang berharga selama evaluasi kinerja. Mereka memberikan data konkret yang membantu menjawab pertanyaan seperti berikut:

• Apakah Anda tepat waktu untuk pekerjaan Anda?
• Apakah Anda masuk dan keluar?
• Apakah Anda jujur ​​tentang bagaimana Anda menghabiskan hari Anda?
• Apakah Anda mengikuti jadwal yang diminta?
• Apakah Anda pernah melakukan lembur?
• Apakah Anda mengambil istirahat panjang?

Dengan mempertahankan lembar waktu yang akurat, karyawan memiliki bukti objektif untuk menunjukkan etos kerja mereka, menyoroti kontribusi mereka, dan mendukung ulasan kinerja mereka. Data nyata ini juga membantu pemberi kerja membuat penilaian yang adil dan memberikan umpan balik yang berarti.

Bagaimana Membuat Karyawan Anda Menyerahkan Lembar Waktu Mereka Tepat Waktu

Ditambah dengan pengingat entri lembar waktu Anda, Anda perlu mengambil pendekatan yang tepat dengan karyawan Anda agar mereka mengirimkan lembar waktu mereka sebelum tenggat waktu. Cobalah beberapa strategi berikut untuk melihat mana yang paling cocok untuk tim Anda:

Gunakan humor

Mari kita hadapi itu — mengirimkan lembar waktu bisa menjadi proses yang membosankan dan membosankan. Kadang-kadang, pendekatan ringan dapat membuat semua perbedaan.

Alih-alih mengirim pengingat formal, coba kirim pengingat lucu ke tim Anda yang menyertakan meme atau email "kecil". Menambahkan beberapa humor ke dalam proses dapat membantu menciptakan suasana yang positif dan mengurangi kecemasan seputar pengiriman lembar waktu.

Jelaskan mengapa mengirimkan lembar waktu tepat waktu itu penting

Banyak karyawan tidak suka mengisi timesheets. Tetapi membantu mereka memahami mengapa hal itu begitu penting bisa menjadi dorongan yang mereka butuhkan untuk melakukannya.

Buat kebijakan seputar pengiriman lembar waktu

Tetapkan kebijakan pengiriman lembar waktu yang menguraikan harapan untuk mengirimkan lembar waktu tepat waktu — dan konsekuensi jika tidak melakukannya.

Konsekuensi tersebut dapat berupa teguran lisan, teguran tertulis, atau bahkan skorsing, tergantung frekuensi keterlambatannya. Pastikan kebijakan dan proses teguran didokumentasikan dengan baik dan dapat diakses oleh semua karyawan (seperti di wiki internal!).

Gunakan otomatisasi dan teknologi untuk keuntungan Anda

Terus-menerus harus menindaklanjuti karyawan untuk mengirimkan lembar waktu mereka? Tidak ada yang punya waktu untuk itu!

Fitur perangkat lunak dan otomasi menghilangkan kerumitan pengiriman pengingat lembar waktu secara manual. Connecteam secara otomatis menghitung jam kerja karyawan Anda sehingga Anda dapat mengekspor lembar waktu langsung ke perangkat lunak penggajian Anda.

Bersikaplah strategis dengan kapan harus mengirim pengingat

Pengaturan waktu adalah segalanya, termasuk dalam hal pengingat jadwal. Pertimbangkan untuk menyetel pengingat Anda pada saat-saat strategis, seperti di akhir minggu atau bulan.

Hindari membombardir karyawan dengan pengingat selama akhir pekan saat mereka mencoba untuk bersantai. Alih-alih, rencanakan untuk mengirimkan pengingat pada waktu yang tepat dan Anda akan meningkatkan kemungkinan karyawan Anda benar-benar memperhatikan dan mengambil tindakan.

Memastikan karyawan memahami sistem

Karyawan perlu mengetahui cara efektif menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu yang Anda miliki. Jika perlu, berikan pelatihan dan sumber daya untuk memandu mereka melalui proses tersebut.

Ketika karyawan merasa percaya diri dengan sistem tersebut, mereka akan cenderung menyelesaikan lembar waktu mereka secara akurat dan tepat waktu.

Jangan berlebihan

Meskipun pengingat sangat penting, membombardir karyawan dengan pengingat harian dapat menjadi bumerang. Jika Anda membanjiri kotak masuk mereka dengan pengingat terus-menerus, mereka mungkin mulai mengabaikannya sama sekali.

Temukan keseimbangan yang tepat antara pengingat lembut dan ketekunan yang luar biasa. Ingat, Anda ingin memotivasi dan terlibat, bukan mengganggu dan membuat frustrasi.

Menyetujui timesheets tepat waktu

Timesheets adalah jalan dua arah. Sama seperti karyawan yang harus menyerahkan lembar waktu mereka tepat waktu, manajer juga harus memainkan peran mereka. Persetujuan timesheets yang tepat waktu menunjukkan penghargaan atas upaya karyawan Anda dan memperkuat pentingnya proses tersebut.

Dengan segera meninjau dan menyetujui lembar waktu, Anda akan memberikan contoh positif untuk tim Anda dan mendorong mereka untuk memprioritaskan kiriman mereka juga.

Apa Yang Terjadi Jika Karyawan Lupa Menyerahkan Timesheet?

Katakanlah, bahkan setelah beberapa pengingat untuk mengirimkan lembar waktu mereka, seorang karyawan secara konsisten gagal mendapatkan lembar waktu mereka tepat waktu.

Berikut beberapa kemungkinan solusi yang dapat Anda gunakan:

Ngobrol dengan mereka

Alih-alih langsung mengambil kesimpulan atau berasumsi lalai, lakukan percakapan terbuka dengan karyawan tersebut.

Luangkan waktu untuk memahami mengapa mereka lupa mengirimkan lembar waktu mereka.

Apakah karena kurang jelasnya prosesnya? Kelupaan? Masalah pribadi mendasar lainnya?

Bersikaplah terbuka untuk memulai percakapan ini guna mempelajari lebih lanjut, mengatasi masalah apa pun, memberikan klarifikasi, dan menawarkan dukungan jika diperlukan.

Pastikan kepatuhan dengan undang-undang ketenagakerjaan

Meskipun Anda mungkin ingin menahan pembayaran jika seorang karyawan tidak mengirimkan lembar waktu mereka, secara hukum, pemberi kerja tidak dapat membayar karyawan terlambat atau melakukan pemotongan dari gaji mereka semata-mata karena kegagalan untuk mengirimkan lembar waktu.

Menurut Fair Labor Standards Act (FLSA), pemberi kerja pada akhirnya bertanggung jawab untuk menyimpan catatan jam kerja karyawan. Dan itulah mengapa memiliki perangkat lunak pelacakan waktu yang tepat sangatlah penting.

Mengapa Memilih Connecteam untuk Pengingat Timesheet Anda?

Berbicara tentang perangkat lunak pelacakan waktu, Aplikasi Timesheet Connecteam memiliki banyak fitur dan alat untuk membuat proses timesheet efisien dan bebas rasa sakit.

Beberapa fitur tersebut antara lain sebagai berikut:

• Pelacakan waktu otomatis Connecteam menghilangkan kebutuhan untuk entri waktu manual, mengurangi kemungkinan kesalahan dan menghemat waktu. Ini berarti karyawan dapat dengan mudah melacak jam kerja mereka dan mengirimkan lembar waktu mereka tepat waktu.

• Dengan lembar waktu yang dapat disesuaikan , Anda dapat menerapkan tingkat pembayaran yang berbeda untuk karyawan atau pekerjaan yang berbeda, sehingga memudahkan pengelolaan penggajian. Apakah Anda perlu memantau jam reguler atau lembur, sesuaikan Aplikasi Timesheet agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

• Lembar waktu yang dikirimkan secara otomatis diubah menjadi daftar gaji, menghemat waktu dan mengurangi kesalahan. Ini memastikan bahwa karyawan dibayar tepat waktu dan akurat, memotivasi mereka untuk menyerahkan lembar waktu mereka tepat waktu.

• Di mana pun mereka berada, aplikasi seluler Connecteam memungkinkan karyawan masuk dan keluar dari ponsel cerdas mereka, membuat pelacakan waktu lebih mudah dan lembar waktu lebih akurat. Dan dengan pelacakan GPS, Anda dapat memverifikasi bahwa karyawan masuk dan keluar di tempat dan waktu yang tepat.

• Setelah lembar waktu dikirimkan, mudah untuk mengimpor lembar waktu ini ke perangkat lunak penggajian favorit Anda.

Jadikan Pengingat Timesheet Mudah Dengan Connecteam

Melacak jam kerja karyawan sangat penting untuk akurasi penggajian dan penagihan, tetapi ini bisa menjadi tugas yang membosankan bagi manajer. Dengan bantuan pengingat absen otomatis, proses dapat disederhanakan, menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi.

Dengan fitur Timesheet berbasis cloud Connecteam, Anda dapat mengatur pengingat otomatis untuk mendorong tim Anda agar mengirimkan jam mereka sebelum tenggat waktu, membebaskan waktu dan kekuatan otak Anda untuk tugas penting lainnya. Tidak ada lagi pengiriman yang terlambat atau perhitungan penggajian yang berantakan.

Plus, Connecteam ramah pengguna dan dapat diakses dari mana saja dengan koneksi internet, memberi Anda visibilitas waktu nyata ke dalam jam kerja karyawan. Ucapkan selamat tinggal pada pelacakan waktu manual dan salam proses penggajian yang akurat dan efisien.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini