8 Tips Melatih Karyawan Baru Secara Efektif (Dari Pakar SDM)

Proses orientasi yang kuat tidak berhenti pada penandatanganan surat penawaran. Perusahaan perlu melakukan segala daya mereka untuk mendukung karyawan dalam transisi mereka ke perusahaan baru.

Program pelatihan yang tepat dapat membantu karyawan baru memahami peran mereka dengan cepat, selaras dengan budaya dan nilai perusahaan, serta membangun hubungan kerja yang baik dengan rekan kerja. Ini membantu karyawan merasa nyaman di lingkungan baru. Yang penting, itu juga memberi karyawan keterampilan dan kepercayaan diri yang mereka butuhkan untuk mulai berkontribusi pada tujuan perusahaan sesegera mungkin.

Meskipun demikian, Gallup melaporkan bahwa hanya 12% karyawan baru yang merasa bahwa perusahaan mereka memiliki orientasi yang efektif. Mayoritas rekrutan baru dibiarkan berjuang sendiri, meletakkan jalan menuju kegagalan dan keluar lebih awal. Hal ini sering terjadi karena pemimpin bisnis tidak tahu cara mendukung karyawan baru atau tidak memprioritaskannya.

Dalam artikel ini, kami melihat 8 tips pelatihan karyawan baru yang efektif sehingga Anda dapat membuat program orientasi dan pelatihan yang kuat untuk menyiapkan anggota tim terbaru Anda agar sukses.

1. Identifikasi Kebutuhan Pelatihan dan Persiapkan Sumber Daya Orientasi

Sebelum Anda membuat rencana pelatihan karyawan baru, Anda harus menentukan apa yang diperlukan agar karyawan berhasil dalam peran mereka. Anda dapat melakukannya dengan mengevaluasi sasaran bisnis Anda, berbicara dengan manajer perekrutan, dan meninjau standar industri.

Selanjutnya, cobalah untuk memahami tingkat pengetahuan karyawan sebelum mereka bergabung dengan perusahaan. Anda dapat mengidentifikasi baru kebutuhan pelatihan karyawan melalui survei online atau penilaian praktis dan melakukan penilaian praktis secara langsung atau melalui video chat.

Dari sana, Anda dapat menyesuaikan materi pelatihan untuk mengatasi kesenjangan keterampilan utama alih-alih membuang waktu untuk mengajari peserta baru apa yang sudah mereka ketahui. Faktanya, 91% responden dalam survei baru-baru ini mengatakan bahwa mereka menginginkan rencana pelatihan yang dipersonalisasi dan relevan.

Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menawarkan sumber daya pra-onboarding atau bahan bacaan untuk diselesaikan oleh karyawan baru sebelum hari pertama kerja mereka. Ini adalah cara yang baik untuk memastikan bahwa pekerja memasuki peran baru mereka dengan pengetahuan yang memadai.

Misalnya, seorang manajer properti baru mungkin diminta untuk membaca laporan tentang pasar real estat lokal sebelum mereka memulai pekerjaan barunya. Ini akan membantu meminimalkan jeda waktu antara mereka bergabung dan memberikan kontribusi aktif untuk tujuan perusahaan .

Terakhir, Anda harus memiliki proses orientasi komprehensif yang dapat Anda rujuk sebelum, selama, dan setelah orientasi untuk memastikan bahwa Anda telah mencakup semua dasar.

2. Membuat dan Memberikan SOP yang Jelas

Prosedur operasi standar (SOP) adalah dokumen tertulis dengan instruksi langkah demi langkah tentang cara melakukan tugas atau serangkaian tugas tertentu. Ini bekerja secara efektif sebagai manual pelatih perekrutan baru.

SOP yang solid akan jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Itu harus mencakup semua informasi yang dibutuhkan oleh peserta baru untuk menyelesaikan tugas, termasuk tindakan pencegahan keselamatan apa pun yang perlu mereka ambil. Idealnya, ahli materi pelajaran (UKM), supervisor, atau karyawan berpengalaman akan meninjau SOP untuk memastikannya lengkap dan akurat.

Memberi karyawan baru akses mudah ke SOP yang mereka butuhkan. Misalnya, simpan dokumen secara online , di drive bersama, atau sediakan salinan cetaknya sendiri.

Kemudian, minta karyawan baru untuk melakukan tugas dengan mengikuti SOP. Dengan cara ini, Anda dapat menilai kemajuan mereka dan menentukan apakah SOP Anda dapat digunakan untuk melatih karyawan baru secara efektif.

Secara keseluruhan, SOP dalam pelatihan karyawan dan proses orientasi dapat membantu karyawan baru melakukan tugas dengan cepat dan konsisten, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan produktivitas tim Anda.

3. Menyediakan Akses Mudah ke Materi Pelatihan

Program pelatihan karyawan baru yang baik memudahkan karyawan untuk mengakses materi pelatihan. Anda harus memiliki semua program pelatihan karyawan yang dapat diakses dari satu lokasi pusat. Hal ini memudahkan peserta baru untuk mengetahui ke mana harus pergi untuk pelatihan, SOP, FAQ, dan banyak lagi—menghemat waktu semua orang.

Ini juga memungkinkan karyawan yang ada untuk dengan mudah mereferensikan materi apa pun yang mereka butuhkan untuk menyegarkan ingatan mereka tentang topik tertentu. Setiap orang menerima dan menggunakan informasi yang sama di tempat kerja, membangun konsistensi dalam pekerjaan dan mengurangi kesalahan dan kesalahpahaman.

Penyimpanan terpusat untuk dokumen pelatihan dan file media juga membantu Anda tetap teratur. Ini bisa berupa drive bersama atau intranet perusahaan. Anda dapat mengategorikan materi berdasarkan topik, memperbarui file, dan menghapus versi lama.

Karyawan baru juga harus memiliki kemampuan untuk mengakses semua kursus dan materi pelatihan mereka dari mana saja. Sebagian besar tenaga kerja saat ini terdiri dari karyawan Milenial dan Gen Z. Penelitian menyatakan bahwa 90% Milenial dan 98% pekerja Gen Z menggunakan smartphone, sehingga pelatihan karyawan baru yang mobile-friendly sangat penting.

Perangkat lunak pelatihan karyawan seperti Connecteam memungkinkan Anda membuat dan mengirimkan materi pelatihan dengan mudah, termasuk video, kuis, dan dokumen, serta melacak kemajuan karyawan dan mengotomatiskan alur kerja pelatihan untuk menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas.

Terlebih lagi, Connecteam memiliki aplikasi seluler yang ramah pengguna dan intuitif yang dapat digunakan karyawan untuk mengakses konten saat dalam perjalanan.

Daftar untuk uji coba 14 hari gratis untuk melihat bagaimana Anda dapat membuat pelatihan karyawan menjadi mudah.

4. Bangun Kurikulum Pelatihan Formal

Saat Anda berpikir tentang cara melatih karyawan baru, pertama-tama Anda harus menetapkan apa yang ingin Anda latih untuk mereka. Program pelatihan karyawan yang baik memperhitungkan baik tujuan organisasi maupun peran dan tanggung jawab karyawan baru.

Saat melatih karyawan baru, buat kurikulum yang mencakup topik berikut:

• Pelatihan induksi: Memberikan ikhtisar tentang misi, budaya, manfaat, dan departemen perusahaan. Pelatihan ini juga akan menjelaskan peran dan tanggung jawab karyawan, serta ekspektasi pekerjaan untuk beberapa minggu pertama. Dalam peran tertentu, ini juga termasuk memberi karyawan tur ke lokasi kerja mereka dan memperkenalkan mereka kepada kolega dan pelanggan.

• Pelatihan kepatuhan: Merinci persyaratan hukum dan kepatuhan yang penting seperti keselamatan di tempat kerja, privasi data, antipelecehan, dan pelaporan pelanggaran. Membuat karyawan baru membaca buku pegangan karyawan organisasi Anda adalah langkah yang bagus dalam pelatihan kepatuhan.

• Pelatihan keterampilan: Membantu karyawan memoles keterampilan yang mereka butuhkan untuk peran khusus mereka. Ini dapat mencakup layanan pelanggan yang baik, komunikasi yang efektif, atau keterampilan teknis lainnya.

• Pelatihan produk atau layanan: Memberi karyawan pengetahuan kunci tentang produk atau layanan perusahaan. Tujuannya adalah membekali pekerja dengan pengetahuan dan keterampilan yang mereka butuhkan untuk memahami, menggunakan, mempromosikan, dan menjual produk atau layanan secara efektif.

• Pelatihan manajer: Untuk karyawan baru yang bergabung sebagai manajer atau dalam peran kepemimpinan, pertimbangkan untuk memberikan pelatihan keterampilan seperti membangun tim, manajemen proyek, dan resolusi konflik. Nyatanya, Anda mungkin ingin meluncurkannya secara lebih luas—penelitian baru-baru ini menunjukkan bahwa 60% Generasi Milenial menginginkan pelatihan kepemimpinan.

Melatih karyawan baru lebih dari sekadar membuat kursus. Anda juga perlu memberi karyawan struktur tentang urutan untuk menyelesaikan kursus dan kapan. Hal ini membantu memastikan tingkat konsistensi tertentu dalam pelatihan antara karyawan baru, menjadikan pembelajaran lebih efisien dan efektif, dan dikaitkan dengan hasil pembelajaran yang lebih baik.

Selain itu, program pelatih perekrutan baru dapat mengikuti pendekatan pembelajaran campuran. Artinya mereka memiliki komponen pembelajaran online dan offline. Dalam dua bagian berikutnya, kita melihat lebih dekat opsi pembelajaran ini.

5. Gunakan Teknologi untuk Membuat Kursus, Menguji Pembelajaran, dan Melacak Kemajuan

Saat Anda membuat rencana tentang cara melatih karyawan baru, penggunaan kekuatan teknologi dan perangkat lunak adalah suatu keharusan. Daftar di bawah mencakup hal-hal penting yang dapat Anda lakukan dengan perangkat lunak pelatihan.

Membuat dan meluncurkan kursus

Perangkat lunak pelatihan menyediakan alat dan fitur yang menyederhanakan proses pembuatan dan penerbitan konten pelatihan .

Mereka umumnya memiliki antarmuka yang ramah pengguna, membuatnya mudah bahkan bagi manajer non-teknis untuk membuat kursus. Anda juga dapat menggunakan templat siap pakai sebagai titik awal dan menyesuaikan dari sana untuk menghemat waktu dan tenaga.

Perangkat lunak pelatihan karyawan terbaik memungkinkan Anda menambahkan konten multimedia seperti gambar, video, dan audio untuk menjadikan pembelajaran lebih efektif dan menarik. Misalnya, Anda dapat memberikan SOP Anda dalam format video tambahan yang memungkinkan karyawan baru melihat cara melakukan tugas.

Pelatihan digital memungkinkan karyawan baru untuk mengakses kursus mereka dari mana saja menggunakan desktop atau perangkat seluler. Statistik terbaru menunjukkan bahwa 44% responden menggunakan ponsel mereka untuk menyelesaikan pelatihan kerja. Ini hanya akan tumbuh dengan munculnya karyawan Gen Z yang paham teknologi, sehingga perusahaan perlu beradaptasi.

Connecteam adalah solusi pelatihan all-in-one terbaik dan keterlibatan karyawan. Ini termasuk pembuatan kursus sederhana, opsi untuk menguji pembelajaran, dasbor komprehensif untuk melacak kemajuan pelatihan karyawan, dan rangkaian lengkap alat komunikasi dalam aplikasi.

Mendaftar untuk uji coba 14 hari gratis untuk mempercepat pelatihan karyawan baru Anda.

Tes belajar

Fitur interaktif adalah cara yang bagus untuk menguji pemahaman karyawan tentang konten pelatihan.

Kuis selama program pelatihan dapat membantu memaksimalkan retensi, terutama jika pekerja diharuskan menggunakan informasi yang telah mereka pelajari dengan cara baru. Gamifikasi (menambahkan elemen game ke pelatihan) adalah cara bagus lainnya untuk menguji pembelajaran dengan cara yang menyenangkan dan menarik. Ini adalah skenario terdekat yang bisa Anda dapatkan dengan skenario kehidupan nyata tanpa membahayakan karyawan baru atau pelanggan.

Selain itu, Anda selalu dapat menggunakan fitur yang lebih sederhana seperti penilaian online dan kuis untuk menguji pengetahuan karyawan baru.

Lacak kemajuan

Aplikasi pelatihan menawarkan cara sederhana untuk menetapkan tenggat waktu untuk menyelesaikan kursus dan melacak kemajuan . Karyawan baru biasanya memiliki banyak hal untuk dipelajari dalam rentang waktu singkat, jadi penting untuk memiliki cara yang mudah dan andal untuk memeriksa apakah mereka berada di jalur yang benar dan menawarkan dukungan jika mereka kesulitan menyelesaikan program mereka.

Berkomunikasi secara efektif

Komunikasi yang jujur ​​dan tepat waktu sangat penting untuk keberhasilan hasil pelatihan. Perangkat lunak pelatihan karyawan dapat menyertakan fitur komunikasi seperti obrolan dalam aplikasi, grup diskusi, dan survei umpan balik. Fitur-fitur ini dapat membantu pelajar untuk terlibat dengan instruktur dan teman sebaya, mengklarifikasi konsep, dan memberikan umpan balik secara real-time tentang kemajuan mereka.

6. Dorong Pembelajaran Bayangan dan On-the-Job

Saat melatih karyawan baru, tawarkan beberapa pengembangan keterampilan praktis dan langsung jika memungkinkan.

Bayangan pekerjaan memungkinkan peserta baru untuk menghabiskan waktu dengan rekan kerja yang lebih berpengalaman dan melihat operasi sehari-hari dari peran mereka. Pekerja baru dapat belajar dengan mengamati, membuat catatan, dan mengajukan pertanyaan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih dalam tentang suatu peran.

Anda juga harus mendorong karyawan Anda untuk berinteraksi dengan rekan kerja dari departemen lain atau terlibat dalam bayangan lintas fungsi . Ini adalah cara yang bagus untuk memahami cara kerja tim yang berbeda dan mempelajari lebih lanjut tentang cara membangun budaya perusahaan dan tujuan keseluruhan organisasi Anda.

Alat belajar ampuh lainnya adalah pembelajaran sambil bekerja. Statistik pelatihan menunjukkan bahwa 82% karyawan menganggap pelatihan di tempat kerja sebagai cara paling efektif untuk belajar . Anda dapat memberikan tugas kehidupan nyata kepada karyawan baru dan mendukung mereka saat mereka menyelesaikan setiap tugas.

7. Tetapkan Mentor atau Sobat untuk Dukungan Tambahan

Karyawan baru bisa sangat diuntungkan dengan memiliki mentor atau teman yang ditugaskan untuk memberi mereka dukungan tambahan selama proses orientasi. Menurut laporan HCI, 87% perusahaan dengan program mentor atau teman merasa efektif dalam melatih karyawan baru.

Mentor adalah anggota staf senior yang dapat membantu karyawan menavigasi peran mereka . Mereka juga dapat memberikan nasihat tentang isu-isu sensitif seperti konflik tim atau jika karyawan sedang berjuang untuk menyesuaikan diri dengan budaya perusahaan yang baru.

Sementara itu, sobat lebih merupakan rekan kerja yang ramah yang dapat menawarkan dukungan sebaya dan bayangan pekerjaan . Selain itu, mereka dapat menjawab pertanyaan apa pun yang membuat karyawan merasa tidak nyaman menanyakannya kepada manajer atau mentor mereka.

Saat karyawan tersebar di berbagai lokasi, obrolan tim dan panggilan video memfasilitasi komunikasi yang cepat dan mudah antara karyawan baru dan mentor atau teman mereka.

Anda juga harus memikirkan cara melatih mentor dan teman karyawan baru sehingga mereka tahu apa yang harus dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan selama beberapa minggu pertama karyawan baru yang sensitif dan melelahkan di tempat kerja.

8. Berikan dan Terima Umpan Balik Secara Reguler

Karyawan baru perlu diberikan umpan balik yang teratur dan tepat waktu sehingga mereka dapat meningkatkan kinerja mereka secepat mungkin. Umpan balik benar-benar dapat membantu karyawan memahami apa yang mereka lakukan dengan benar dan salah sehingga mereka dapat beradaptasi dan meningkatkan diri di masa mendatang.

Selain itu, sangat penting bagi manajer untuk memahami pentingnya bersikap suportif dan sabar dengan karyawan baru mereka. Ini berarti memberi mereka sumber daya yang diperlukan, menawarkan dorongan dan umpan balik, dan memberikan kesempatan untuk praktik dan penerapan keterampilan atau pengetahuan baru.

Check-in dan survei orientasi adalah cara yang baik bagi karyawan baru untuk berbagi umpan balik dengan Anda. Anda dapat menjawab pertanyaan atau masalah apa pun yang mereka miliki dan juga menyempurnakan strategi pelatihan Anda untuk memasukkan ide dan saran baru.

Ringkasan

Pengalaman awal dapat membuat atau menghancurkan perasaan, kinerja, dan rasa memiliki karyawan baru di perusahaan baru. Sebuah laporan Harvard menemukan bahwa perusahaan dengan program onboarding formal dapat melihat retensi 50% lebih baik dan produktivitas 62% lebih besar di antara karyawan baru.

Sangat penting untuk membuat program pelatihan yang sesuai untuk tim dan bisnis Anda. Melatih karyawan baru dengan pendekatan campuran pembelajaran online dan on-the-job adalah cara terbaik untuk mempercepat peran dan tanggung jawab mereka. Selain itu, menugaskan seorang mentor atau teman untuk memberi mereka dukungan tambahan dapat membantu mereka merasa lebih nyaman dengan budaya tersebut dan mendapatkan wawasan berharga dalam menjalankan pekerjaan baru mereka.

Selain itu, hubungi karyawan baru secara rutin sehingga Anda dapat memberi umpan balik tentang kinerja mereka. Anda juga harus mengumpulkan umpan balik dan saran dari karyawan baru sehingga Anda dapat lebih menyesuaikan dan meningkatkan pengalaman orientasi karyawan di perusahaan Anda.

Perangkat lunak pelatihan karyawan Connecteam memberikan solusi komprehensif bagi bisnis untuk membuat, menyampaikan, dan mengelola program pelatihan mereka.

Dengan kemampuan merancang konten pelatihan yang disesuaikan, termasuk video, kuis, dan dokumen, bisnis dapat memastikan karyawan mereka menerima pelatihan khusus yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif.

Perangkat lunak Connecteam juga menyertakan fitur untuk melacak kemajuan dan keterlibatan karyawan, memungkinkan bisnis memantau keefektifan program pelatihan mereka dan melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan.

Mulai uji coba Connecteam gratis selama 14 hari sekarang. Tidak perlu kartu kredit!