Komunikasi Transparan di Tempat Kerja: Cara Menciptakan Budaya Keterbukaan

Pandemi COVID-19 membawa perubahan signifikan dalam budaya dan harapan di tempat kerja. Saat dunia pulih, banyak pekerja mengevaluasi kembali bagaimana mereka memandang pentingnya keseimbangan kehidupan kerja.

Reprioritization telah menyebabkan rekor jumlah orang meninggalkan pekerjaan mereka untuk mencari perusahaan yang lebih selaras dengan nilai-nilai mereka.

Dalam iklim saat ini, pekerja berharap diperlakukan dengan baik oleh pemberi kerja, dan mereka ingin merasa menjadi bagian tim yang berharga. Komunikasi yang transparan antara Anda dan karyawan Anda adalah kunci untuk menciptakan anggota tim yang lebih bahagia yang merasa dihargai dan mau bekerja keras untuk perusahaan Anda.

Dengan rangkaian alat komunikasi yang tepat, Anda dapat mendorong komunikasi yang transparan di antara karyawan di semua tingkatan perusahaan Anda.

Bagaimana Anda menciptakan budaya komunikasi yang terbuka dan jujur ​​di tempat kerja Anda, Anda bertanya?

Pertama, Anda memerlukan pemahaman tentang komunikasi yang transparan dan alat yang Anda perlukan untuk menerapkan filosofi ini di perusahaan Anda sendiri.

Apa itu Komunikasi Transparan?

Komunikasi transparan adalah praktik di mana informasi — baik dan buruk — dibagikan secara jelas dan terbuka di semua tingkatan perusahaan Anda.

Dengan jenis gaya komunikasi ini, Anda berbagi informasi:

• Ke atas : Anggota tenaga kerja Anda dapat berkomunikasi secara terbuka dengan manajer mereka.
• Ke Bawah : Anggota tim manajemen Anda memiliki saluran, alat, dan kemampuan yang tepat untuk berkomunikasi secara bebas dengan karyawan mereka.
• Komunikasi horizontal : Karyawan di setiap level dapat berkomunikasi secara terbuka dengan rekan kerja mereka.

Komunikasi yang transparan tidak harus rumit. Ini bisa sesederhana perusahaan menjadwalkan rapat mingguan, menggunakan pesan obrolan, atau mengirimkan buletin internal untuk menjelaskan strategi, berita, dan keputusan terbarunya.

Transparansi menguntungkan pemberi kerja dan karyawan, dan ketika sebuah organisasi memprioritaskan komunikasi, itu memiliki manfaat yang nyata.

Mengapa Komunikasi Transparan di Tempat Kerja Penting

Ada banyak alasan untuk mengadopsi suasana transparansi di perusahaan Anda. Pertama, itu meningkatkan moral.

Dalam survei baru-baru ini, 68% karyawan mengindikasikan bahwa mereka menginginkan lebih banyak transparansi dari perusahaan mereka.

Banyak dari responden ini percaya keseimbangan kehidupan kerja mereka akan meningkat sebagai hasilnya.

Berikut adalah lima manfaat tambahan yang dapat dialami organisasi Anda saat Anda menerapkan upaya komunikasi yang transparan.

Menurut Society for Human Resource Management, komunikasi ke atas yang jelas diperlukan untuk mendorong inovasi. Di banyak perusahaan, karyawan di posisi non-manajerial ragu-ragu untuk menyimpang dari prosedur normal karena takut mengkomunikasikan kegagalan kepada manajemen.

Namun, untuk berinovasi, Anda harus merasa nyaman dengan kegagalan. Anggota tim Anda harus merasa cukup didukung untuk berbagi ide dan berkontribusi dalam peningkatan proses. Itu bisa mengarah pada hal-hal besar.

Legenda mengatakan bahwa pada awal 1900-an, misalnya, seorang pekerja pabrik di sebuah perusahaan perjodohan mendekati manajemen dengan ide untuk hanya menggunakan amplas di satu sisi kotak korek apinya.

Inovasi ini menghemat ratusan ribu dolar bagi perusahaan, semua karena seseorang di garis depan merasa terdorong untuk angkat bicara.

Karyawan Anda di semua tingkatan penuh dengan ide. Ciptakan budaya di mana mereka merasa diberdayakan untuk berbicara dan mendorong karyawan untuk mengambil risiko. Beberapa ide ini mungkin tidak berjalan dengan baik, tetapi karyawan Anda akan menghargai kesempatan tersebut.

Komunikasi yang transparan adalah salah satu cara terbaik untuk membangun kepercayaan antara Anda dan karyawan Anda. Saat Anda terbuka dan jujur ​​tentang prosedur pengambilan keputusan Anda, tim kepemimpinan Anda tampak lebih mudah didekati, dan karyawan Anda merasa lebih dihargai.

Menawarkan budaya kepercayaan akan membantu mengurangi perputaran karyawan, karena karyawan yang memercayai atasannya cenderung tidak berhenti dari pekerjaannya.

Karyawan di semua tingkatan perusahaan Anda lebih mungkin terlibat jika Anda mendorong transparansi. Ini karena mereka akan merasa lebih berdaya untuk mendekati Anda dan mendiskusikan cara-cara di mana Anda dapat membantu membuat pekerjaan mereka lebih bermakna.

Bakat terbaik sering kali meninggalkan organisasi saat kebutuhan mereka tidak terpenuhi. Menawarkan jalur komunikasi terbuka dan diskusi yang sehat dan jujur ​​tentang strategi dan keputusan membantu karyawan Anda mengatasi masalah di tempat kerja sebelum mereka mencapai titik ini.

Saat ini, perusahaan lintas industri bersaing untuk mendapatkan talenta terbaik, jadi merek Anda harus menonjol untuk menarik orang yang tepat. Acara internal, program pengenalan karyawan, dan umpan komunikasi bergaya media sosial mendorong keterlibatan rekan sejawat.

Calon karyawan akan mendengar tentang budaya perusahaan yang kuat saat mereka melihat organisasi Anda di situs seperti Glassdoor, Indeed, dan LinkedIn.

Dengan meletakkan dasar untuk komunikasi yang jujur ​​dan jelas dengan karyawan Anda saat ini, Anda juga membangun organisasi Anda sebagai tempat yang hebat untuk bekerja — dan berbisnis dengannya.

Apa yang Dapat Dilakukan Kurangnya Transparansi terhadap Tempat Kerja?

Kepercayaan terpukul:

Kepercayaan adalah fondasi dari setiap tim atau organisasi yang sukses. Tanpa transparansi, kepercayaan terkikis, membuat karyawan mempertanyakan motif dan niat masing-masing. Produktivitas menderita karena orang menjadi tertutup dan enggan untuk berkolaborasi.

Pabrik rumor masuk ke overdrive:

Tanpa komunikasi yang jelas dan terbuka, spekulasi dan rumor menjadi liar. Karyawan mulai mengisi kekosongan dengan narasi mereka sendiri, yang menyebabkan informasi yang salah dan kecemasan yang tidak perlu. Alih-alih berfokus pada tugas mereka, mereka menghabiskan waktu untuk menguraikan kebenaran dari fiksi.

Motivasi berkurang:

Ketika karyawan merasa tidak tahu apa-apa atau percaya pendapat mereka tidak penting, motivasi mereka berkurang. Kurangnya transparansi melahirkan ketidakterlibatan dan sikap apatis. Orang menjadi terputus dari tujuan organisasi, mengakibatkan penurunan produktivitas dan kehilangan peluang.

Konflik meningkat:

Kesalahpahaman dan salah tafsir berkembang ketika transparansi kurang. Tanpa saluran komunikasi yang jelas, konflik muncul dan bernanah. Tim menjadi terpecah, produktivitas merosot, dan lingkungan kerja menjadi beracun.

Bagaimana Mempromosikan Budaya Komunikasi Transparan

Jika Anda belum memiliki budaya berbagi secara terbuka, lakukan langkah-langkah berikut agar lebih transparan di tempat kerja.

Karyawan suka bekerja untuk perusahaan di mana mereka merasa dihargai. Membina hubungan di semua tingkatan adalah salah satu cara termudah bagi organisasi untuk mencapai hal ini. Anda dapat membina hubungan dengan:

• Menjadi konsisten
• Menghindari gosip
• Memberikan suasana yang mendukung
• Mengkomunikasikan pedoman dan harapan dengan jelas

Gunakan alat komunikasi digital seperti fitur penjadwalan Connecteam untuk mengatur rapat rutin dengan anggota tim dan manajer untuk check in dan membahas topik yang mendesak. Secara teratur tuliskan waktu untuk membangun tim sehingga karyawan Anda dapat terhubung dan berbagi hal-hal yang sama-sama mereka miliki.

Komunikasi yang transparan adalah faktor kunci dalam membantu karyawan menghadapi tantangan di tempat kerja. Beberapa pemimpin mungkin tergoda untuk melindungi tim mereka dari berita sulit atau kekhawatiran yang berkembang.

Namun, keaslian dan ketulusan (terutama saat menghadapi kesulitan) membantu orang mempercayai Anda, dan kepercayaan sangat penting untuk hubungan yang sehat.

Transparansi dimulai dari atas. Dorong manajer Anda untuk menggunakan komunikasi yang terbuka dan jujur ​​dengan karyawan mereka dan satu sama lain. Mintalah tim manajemen Anda untuk meminta umpan balik dari karyawan Anda dan gunakan wawasan mereka untuk melakukan perbaikan. Jika karyawan berpikir Anda tidak menindaklanjuti umpan balik mereka, mereka mungkin berhenti menawarkannya.

Beberapa karyawan mungkin tidak nyaman mengangkat topik sensitif. Dalam hal ini, pertimbangkan untuk menawarkan kepada mereka kemampuan untuk tetap anonim. Dengan begitu, Anda dapat mempertahankan hubungan saling percaya dengan semua orang di tim Anda sambil menangani masalah sensitif di tempat kerja.

Saat Anda menyiapkan budaya transparansi, konsistenlah, dan pastikan semua orang di semua tingkatan bisa mendapatkan umpan balik yang paling sesuai untuk mereka. Gunakan alat ini secara teratur untuk efek terbaik:

• Buletin perusahaan
• Sesi umpan balik karyawan
• Pesan singkat
• Survei anonim

Gunakan platform keterlibatan seperti Connecteam untuk mengenali tim Anda saat mereka bekerja dengan baik. Rayakan kesuksesan dan berikan insentif kepada pekerja yang berbagi ide hebat menggunakan penghargaan digital.

Anda bahkan dapat membuat grup obrolan komunitas informal untuk mendorong persahabatan dan menyimpan catatan pencapaian penting tim agar tenaga kerja Anda tahu bahwa Anda menghargai mereka.

Tetapkan garis tanggung jawab yang jelas untuk tugas dan proses. Ketika setiap anggota tim mengetahui tanggung jawab mereka, mereka dapat lebih memahami harapan mereka dan dimintai pertanggungjawaban. Akuntabilitas juga merupakan kunci dalam mendorong anggota tim Anda untuk berbagi ide.

Bertanggung jawab tidak berarti menghukum tim Anda untuk setiap kesalahan. Beberapa kesalahan lebih mahal daripada yang lain dan perlu ditangani. Namun, sebagian besar kegagalan menawarkan tim Anda kesempatan untuk belajar dan berkembang. Ketika kesalahan terjadi, kumpulkan tim Anda untuk mendiskusikan situasi dan mengembangkan solusi agar tidak terjadi lagi di masa mendatang.

Kiat pro:

Pastikan karyawan Anda dapat mengontrol metrik yang Anda gunakan untuk meminta pertanggungjawaban mereka. Hanya 21% karyawan yang merasa bahwa mereka dimintai pertanggungjawaban atas faktor-faktor yang berada dalam kendali mereka.

Undang karyawan di semua tingkatan untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan. Beri setiap anggota tim kesempatan untuk menyuarakan pendapat mereka dan menyusun solusi di seluruh perusahaan. Mengizinkan setiap orang untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan membantu membangun hubungan tim yang lebih kuat, dan ini dapat membantu Anda menemukan solusi yang mungkin belum dipertimbangkan oleh tim manajemen Anda.

Permudah partisipasi untuk semua dengan menggunakan terminologi yang dapat dipahami semua orang, terutama jika Anda mengundang partisipasi dari orang-orang yang bekerja di berbagai bagian bisnis Anda. Setiap tim mungkin memiliki jargon dan akronim berbeda yang mereka gunakan setiap hari, tetapi pekerja Anda yang lain tidak akan mengetahui istilah ini dan mungkin merasa tersisih.

Akan ada saatnya Anda tidak dapat berbagi informasi dengan tim Anda. Jika Anda terlibat dalam tuntutan hukum, merger, atau masalah hukum lainnya, Anda mungkin terikat dengan kerahasiaan yang ketat. Apa pun alasan Anda menyembunyikan informasi, jujurlah kepada karyawan Anda tentang alasan Anda melakukannya.

Jika Anda tidak jujur, karyawan Anda mungkin mengira Anda menyembunyikan sesuatu dari mereka, yang merusak hubungan saling percaya yang telah Anda bangun dengan susah payah.

Setelah Anda menerapkan praktik komunikasi transparan di seluruh perusahaan Anda, sertakan dalam branding perusahaan Anda. Promosikan komitmen Anda terhadap transparansi dalam:

• Pernyataan misi dan nilai Anda
• Situs web perusahaan Anda
• Posting pekerjaan dan deskripsi
• akun media sosial perusahaan

Sorot karyawan Anda dan ide mereka di media sosial untuk menunjukkan bahwa Anda menghargai tim Anda. Terakhir, gunakan komunikasi transparan dalam praktik perekrutan, perekrutan, dan orientasi Anda sehingga anggota tim baru Anda tahu apa yang diharapkan dari awal.

Berdedikasi kepada karyawan Anda dan pengembangan mereka adalah alat yang hebat untuk membantu Anda menarik dan mempertahankan pekerja berbakat.

Alat Komunikasi Modern Pengguna untuk Meningkatkan Transparansi

Setelah Anda mengambil langkah-langkah untuk membangun transparansi, menjaga komunikasi yang teratur dan terbuka adalah cara terbaik untuk terus mengembangkan budaya kepercayaan. Seperangkat alat dan kebijakan yang tepat akan membantu Anda mempertahankan momentum Anda.

Pesan singkat

Sistem perpesanan instan seperti yang tersedia melalui Connecteam memungkinkan tim Anda untuk tetap berhubungan satu sama lain saat dalam perjalanan, di lokasi yang tersebar, dan pada jadwal yang berbeda — bahkan jika mereka belum menyimpan semua nomor telepon rekan kerja mereka.

Olahpesan instan memungkinkan anggota tim lapangan berkomunikasi dengan manajer mereka saat menghadapi tantangan atau membuat keputusan di tempat, dan memungkinkan anggota tim terhubung satu sama lain untuk memecahkan masalah dan berbagi ide secara real time. Alat yang tepat menyediakan obrolan yang aman untuk grup atau obrolan 1-on-1, dan pengelola harus dapat dengan mudah mengontrol izin dan meminimalkan gangguan yang dapat muncul dengan terlalu banyak obrolan sampingan pribadi.

Percakapan peer-to-peer yang produktif dapat terjadi dengan mudah di aplikasi komunikasi. Saat pekerja mengalami masalah, mereka dapat mengobrol dengan orang lain di tim Anda untuk menanyakan apakah ada orang lain yang mengalami masalah yang sama dan, jika ya, bagaimana mereka memperbaikinya. Mereka dapat melihat apakah orang lain tersedia untuk membantu atau meminjamkan ide juga. Akses ke perpesanan reguler membantu tim merasa terhubung dan didukung oleh kolega dan manajer mereka.

Survei Anonim

Beberapa umpan balik mungkin sulit untuk didengar, dan bisa juga sulit untuk dibagikan. Anggota tim mungkin ragu untuk memberikan umpan balik tanpa diminta, tetapi survei dapat mencairkan suasana, mengumpulkan ide dan masukan tentang topik tertentu.

Mengizinkan anggota tim Anda untuk tetap anonim dapat membuat mereka merasa lebih nyaman mendiskusikan masalah yang sulit, sehingga menghasilkan wawasan dan data yang lebih terbuka dan jujur ​​dari tim Anda.

Anda dapat mengatur waktu survei Anda secara strategis untuk mengumpulkan umpan balik yang cepat dan real-time setelah perubahan diterapkan, atau Anda dapat mempertahankan irama reguler untuk memantau sentimen dan kemajuan karyawan pada setiap masalah yang diketahui.

Misalnya, seorang pekerja mungkin memiliki masalah dengan sistem penjadwalan yang mereka anggap tidak adil, tetapi mereka mungkin tidak ingin mengungkitnya langsung dengan manajer mereka atau di depan rekan mereka karena takut terdengar cengeng.

Survei anonim memungkinkan karyawan ini untuk menyuarakan pendapat mereka tanpa khawatir akan dihukum, dan jika beberapa karyawan berbagi masalah yang sama, manajer mereka mungkin melihat peluang untuk mempertimbangkan umpan balik itu dan membuat perubahan.

Daftar Periksa Pekerjaan

Saat menciptakan budaya akuntabilitas, Anda memerlukan cara untuk membantu setiap orang di tim Anda memahami tanggung jawab mereka. Dengan penetapan tugas dan catatan pekerjaan Connecteam, Anda dapat membuat daftar periksa untuk membantu tim Anda tetap konsisten.

Daftar periksa juga membuat setiap anggota tim bertanggung jawab atas tugas harian mereka. Daftar periksa pekerjaan juga bagus selama orientasi, membantu karyawan baru membangun rutinitas dan menjadi terbiasa dengan tugas sehari-hari sambil mempromosikan rasa pencapaian saat mereka menelusuri daftar.

Fitur akuntabilitas lainnya seperti pengingat jadwal dapat membantu memotivasi tim Anda dan mengembangkan tanggung jawab.

Buletin Internal

Tim pemasaran Anda mungkin mengembangkan buletin untuk terus memberi tahu pelanggan. Bisnis dapat menggunakan pendekatan yang sama untuk tetap berhubungan dengan karyawan. Buletin internal reguler dengan pembaruan dan pengumuman memungkinkan Anda berbagi wawasan perusahaan penting dan konten berharga di antara tim Anda, semuanya sekaligus.

Ketika anggota tim menerima komunikasi sentral yang sama pada waktu yang sama, mereka semua berada di halaman yang sama — dan mereka bahkan mungkin menemukan sesuatu yang menarik untuk dibicarakan selama waktu istirahat atau waktu henti.

Gunakan buletin internal Anda untuk bersikap terbuka dan jujur ​​tentang apa yang terjadi di perusahaan Anda. Misalnya, jika Anda memiliki perusahaan konstruksi, kemungkinan besar Anda berurusan dengan masalah inflasi dan rantai pasokan. Tawarkan informasi tentang apa yang Anda lakukan sebagai perusahaan untuk mengatasi kenaikan biaya ini dan tunjukkan kepada tim Anda bahwa mereka cukup dihargai untuk disertakan dalam pertimbangan ini.

Pengakuan dan Penghargaan Karyawan

Secara teratur menawarkan sapaan dan pujian untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik membantu tim membangun budaya positif. Carilah kesempatan untuk merayakan tim Anda, seperti mengucapkan selamat ulang tahun dan ulang tahun kerja serta memberi selamat atas kesuksesan mereka, baik dalam kehidupan pribadi maupun di tempat kerja.

Seseorang mungkin telah menemukan cara baru untuk memecahkan masalah umum di tempat kerja mereka. Seorang karyawan bisa saja melakukan yang terbaik saat melayani pelanggan. Untuk mendorong komunikasi yang transparan, gunakan alat ini untuk memberi penghargaan kepada anggota tim yang angkat bicara dan menyumbangkan ide bagus atau umpan balik kritis yang diperlukan.

Mengakui dan menghargai kontribusi ini — baik melalui pujian lisan di depan tim, penghargaan fisik seperti kartu hadiah kecil untuk kopi gratis, atau keduanya — membantu mendorong orang lain untuk angkat bicara, ketika mereka melihatnya dihargai.

Blog Kepemimpinan

Menulis blog bulanan atau triwulanan adalah cara terbaik bagi pemilik bisnis dan manajer untuk terhubung dengan tim mereka dan menunjukkan sisi manusiawi mereka. Jika Anda ahli dalam kata-kata, menuliskan pemikiran Anda untuk dibagikan dengan tim Anda adalah cara yang bagus untuk menawarkan sekilas kepribadian Anda dan apa yang memotivasi Anda dan bisnis yang Anda bangun, keduanya dapat membantu menjalin hubungan yang lebih kuat dengan anggota tim Anda.

Jika Anda menulis tentang berita umum perusahaan, taburkan beberapa referensi ke acara televisi atau tim olahraga favorit Anda. Lain kali Anda mengobrol dengan karyawan, tanyakan apakah ada orang lain yang menonton. Jangan terlalu khawatir tentang meminta rasa hormat dan mengulangi poin-poin pembicaraan bisnis, tetapi rangkullah kesempatan untuk membagikan perspektif Anda tentang masalah yang sedang Anda selesaikan.

Semakin baik karyawan Anda memahami siapa Anda dan dari mana Anda berasal sebagai pribadi dan pemimpin bisnis, semakin besar kemungkinan mereka merasa nyaman mendekati Anda dengan masalah dan ide.

Perangkat Lunak Orientasi dan Pelatihan

Komunikasi yang transparan tidak hanya mempermudah standarisasi proses orientasi dan pelatihan, tetapi juga merupakan peluang sempurna untuk menetapkan preseden komunikasi yang terbuka, jujur, dan mudah diakses dalam bisnis Anda.

Abadikan proses Anda dengan perangkat lunak orientasi dan pelatihan. Connecteam memungkinkan Anda membuat kuis, mengunggah materi pelatihan, dan membuat daftar periksa untuk tim orientasi Anda sehingga setiap karyawan baru mengetahui apa yang Anda harapkan dari mereka sejak hari pertama. Proses terpusat memastikan karyawan baru tidak menerima informasi yang bertentangan dari supervisor yang berbeda atau melewatkan sesuatu yang dipelajari semua rekan kerja mereka di minggu kedua.

Jangan lupa untuk menindaklanjuti juga selama dan segera setelah orientasi. Dengan pertemuan rutin dan umpan balik karyawan, Anda dapat mempelajari apa yang bekerja dengan baik selama pelatihan dan orientasi dan apa yang memerlukan beberapa penyesuaian, sehingga Anda dapat mengulang dan meningkatkan untuk waktu berikutnya dan menciptakan pendekatan yang berhasil secara konsisten.

Kata Terakhir tentang Komunikasi Transparan

Komunikasi yang transparan di tempat kerja merupakan bagian integral untuk membuat karyawan Anda tetap terlibat, bahagia, dan produktif. Membina komunikasi yang terbuka dan transparan serta membangun budaya kepercayaan dalam bisnis Anda memungkinkan Anda memberdayakan karyawan di semua tingkatan untuk berbagi ide dan berkontribusi pada kesuksesan perusahaan Anda. Anda harus rentan dan terbuka terhadap umpan balik yang konstruktif untuk melakukannya dengan baik. Anda juga membutuhkan alat komunikasi yang tepat.

Alat manajemen karyawan Connecteam memberi Anda banyak sumber daya yang dapat Anda gunakan untuk tetap berhubungan dengan karyawan Anda dan memberi tahu mereka. Manfaatkan fitur seperti obrolan tim, alat penjadwalan, daftar periksa pekerjaan, materi orientasi, dan alat pengenalan untuk melibatkan tim Anda dan meningkatkan moral mereka.

Mulailah dengan Connecteam gratis hari ini .

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini