12 Praktik Terbaik Orientasi Virtual untuk Proses yang Efektif

Saat Anda bergabung dengan karyawan baru secara langsung, Anda dapat mengajak mereka berkeliling tempat kerja, memperkenalkan mereka kepada rekan kerja secara langsung, dan mengamati bagaimana mereka menyesuaikan diri.

Namun, ketika karyawan tidak bekerja di lokasi terpusat atau pada saat yang sama, Anda mungkin tidak mendapatkan kesempatan untuk melakukan semua itu. Atau, Anda mungkin tidak punya waktu, uang, atau sumber daya lain untuk menempatkan setiap karyawan baru secara langsung.

Dalam hal ini, Anda memerlukan proses orientasi virtual yang hebat.

Orientasi virtual melibatkan membawa karyawan baru ke dalam organisasi Anda dengan interaksi langsung yang terbatas atau bahkan tanpa interaksi langsung. Meskipun memiliki tantangan yang unik, itu mungkin dilakukan dengan sukses.

Untuk membantu Anda, kami membagikan tips terbaik sehingga Anda dapat membuat proses orientasi virtual yang membuat karyawan baru merasa bersemangat dan terinformasi dengan baik.

Cara Mengaktifkan Karyawan Secara Virtual

Jadi, Anda memiliki karyawan baru. Mereka mungkin bekerja dari jarak jauh atau mungkin tim Anda tidak bekerja di lokasi pusat, atau karyawan baru ini bekerja dengan jam kerja yang berbeda dari karyawan Anda yang lain.

Atau mungkin perusahaan Anda tidak memiliki anggaran atau sumber daya untuk menerima semua (atau semua) karyawan baru secara langsung.

Apa pun masalahnya, Anda telah memutuskan bahwa proses orientasi digital akan bekerja paling baik untuk karyawan baru ini dan perusahaan Anda. Sebelum hari pertama mereka, ada 3 hal yang perlu kamu persiapkan .

Materi orientasi

Ada sejumlah materi berbeda yang perlu Anda bagikan dengan karyawan baru Anda selama orientasi virtual. Ini termasuk:

• Perjanjian kerja , yang harus ditandatangani oleh karyawan
• Paket informasi tentang tunjangan karyawan dan formulir pendaftaran tunjangan karyawan
• Pedoman dan buku pegangan karyawan , menguraikan tanggung jawab pekerja
• Formulir yang mungkin perlu dimiliki dan diisi oleh pekerja sebagai bagian dari tugas pekerjaan mereka
• Kata sandi dan informasi lain yang memungkinkan anggota tim mengakses perangkat lunak dan platform online yang diperlukan untuk pekerjaan mereka
• Manual instruksional untuk mesin, perangkat lunak, atau sumber daya lain yang digunakan dalam pekerjaan
• Instruksi keselamatan dan materi pelatihan keselamatan
• Informasi tentang budaya perusahaan , termasuk detail tentang misi organisasi, acara perusahaan, dan hari libur
• Pelatihan video dan sumber daya pelatihan lainnya untuk membantu pekerja memahami praktik terbaik untuk pekerjaan mereka dan mempelajari lebih lanjut tentang budaya perusahaan

Kumpulkan materi ini dan simpan di tempat yang aman dan terlindungi sehingga Anda dapat dengan mudah mengakses dan mendistribusikannya selama orientasi.

Materi pelatihan virtual

Jika Anda belum memiliki materi pelatihan virtual, Anda harus membuatnya.

Pelatihan virtual biasanya mencakup video yang mengajarkan pekerja baru tentang proses dan prosedur perusahaan, praktik terbaik untuk pekerjaan itu, dan budaya perusahaan.

Anda dapat membeli materi pelatihan yang sudah jadi, mengalihdayakan kreasi mereka ke perusahaan eksternal, atau membuatnya sendiri. Memilih untuk membuat video pelatihan pesanan Anda sendiri berarti Anda dapat memberikan sentuhan pribadi pada proses orientasi virtual Anda . Ini juga merupakan peluang besar bagi kolega baru untuk mengenal Anda dan tim Anda.

Membuat materi pelatihan sendiri juga dapat menghemat uang Anda. Daripada menghabiskan anggaran pelatihan Anda untuk membeli konten video yang mungkin membosankan dan sulit diperbarui, Anda dapat memastikan bahwa video Anda tidak memerlukan biaya mahal untuk dibuat dan menarik bagi karyawan baru.

Penting bagi Anda untuk membuat video pelatihan yang lebih pendek untuk mengurangi biaya lebih lanjut dan membuat karyawan tetap terlibat. Video panjang mahal untuk dibuat, sulit diperbarui, dan berisiko membuat karyawan baru Anda bosan.

Kami merekomendasikan untuk membuat beberapa video berdurasi 2 atau 3 menit yang mencakup dasar-dasar yang perlu diketahui karyawan baru. Cukup minta karyawan saat ini menggunakan ponsel cerdas mereka untuk memfilmkan diri mereka sendiri yang menjelaskan tanggung jawab harian mereka dan seperti apa kehidupan di perusahaan Anda.

Ini membuat video lebih dipersonalisasi dan menarik, dan lebih mudah dilihat oleh karyawan baru. Selain itu, video yang lebih pendek lebih mudah direkam ulang kapan pun Anda perlu memperbarui informasi.

Akses ke alat dan teknologi

Memastikan bahwa setiap orang memiliki akses langsung ke alat dan teknologi yang mereka butuhkan akan mengurangi masalah dan membuat pekerjaan menjadi lebih efektif bagi Anda dan karyawan Anda. Mereka dapat dengan mudah menemukan apa yang mereka butuhkan, dan Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menjawab pertanyaan yang sama.

Di bawah ini adalah beberapa contoh alat dan teknologi yang mungkin perlu digunakan karyawan.

• Sistem manajemen dokumen sehingga karyawan dapat mengunggah dan membagikan dokumen dengan aman kepada Anda dan anggota tim lainnya sesuai kebutuhan
• Alat komunikasi dan kolaborasi seperti obrolan perusahaan, akun email, dan messenger untuk berkomunikasi dengan anggota tim
• Alat manajemen tugas dan proyek , yang digunakan untuk menetapkan tugas, melacak kemajuan, dan
• Perangkat lunak pelacakan waktu yang memungkinkan mereka untuk masuk dan keluar dan mencatat jam mereka
• Sumber daya manusia (SDM) atau platform manajemen orang yang dapat digunakan karyawan untuk meminta cuti, melihat lembar waktu dan slip gaji, dan lainnya

Ada berbagai cara untuk memberikan akses ke teknologi ini, tetapi ini adalah dua metode yang paling populer:

• Mengundang mereka untuk membuat akun dengan mengirimkan email yang menyertakan tautan pendaftaran tempat mereka dapat membuat akun dan mengatur kata sandi mereka sendiri
• Menyiapkan akun untuk mereka menggunakan alamat email dan informasi lainnya, lalu membagikan kata sandi sementara yang dapat mereka perbarui selama orientasi

12 Tips untuk Orientasi Virtual yang Efektif

Dengan mengikuti praktik terbaik orientasi virtual ini, Anda dapat menawarkan sambutan hangat kepada semua pekerja baru dan memastikan orientasi tetap berjalan sesuai rencana.

Persiapkan diri Anda secara berlebihan untuk karyawan baru Anda

Sebelum Anda mempekerjakan anggota tim virtual pertama Anda, pikirkan seperti apa proses orientasi yang ideal itu. Anda dapat memulai dengan melakukan brainstorming jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut dengan tim manajemen Anda:

• Seperti apa kesuksesan dalam peran ini, dan apa yang perlu diketahui pekerja agar berhasil?
• Apa poin kebingungan yang paling umum dan tantangan terbesar dalam peran ini?
• Jika Anda harus membuat daftar hal-hal utama yang perlu diketahui pekerja terlebih dahulu, item apakah itu?
• Sumber daya apa yang paling penting untuk diketahui oleh pekerja baru?
• Apa cara terbaik untuk menyampaikan orientasi secara virtual?
• Sumber daya internal apa yang sudah kita miliki untuk orientasi, dan sumber daya apa yang perlu kita buat?
• Apa persyaratan hukum atau kepatuhan untuk pekerjaan itu?

Setelah Anda mendapatkan jawaban, buatlah rencana orientasi mendetail . Paket ini harus mencakup persyaratan administratif, seperti membuat karyawan Anda mendaftar untuk mendapat tunjangan, memasukkannya ke dalam daftar gaji, dan memastikan Anda telah menandatangani dan mengajukan dokumen apa pun, termasuk apa pun yang mungkin Anda perlukan untuk keperluan pajak.

Rencana tersebut juga harus mencakup apa yang perlu diketahui pekerja , termasuk praktik terbaik apa pun untuk tugas mereka, kata sandi atau informasi akun apa pun yang mereka perlukan, dan langkah khusus pekerjaan apa pun yang perlu mereka ambil. Misalnya, Anda mungkin memerlukan daftar periksa untuk memastikan tim Anda mematuhi standar keselamatan di lokasi kerja mereka.

Membuat rencana orientasi

Untuk membuat rencana orientasi jarak jauh, rencana serangan terbaik Anda adalah membuat daftar semua tugas yang perlu dilakukan untuk membawa pekerja baru—dan menyertakan semua orang yang perlu dilibatkan.

Atur tugas-tugas ini dalam urutan prioritas. Misalnya, Anda mungkin perlu meminta karyawan baru untuk menandatangani perjanjian kerahasiaan sebelum membagikan apa pun yang dapat menyertakan informasi hak milik.

Agar anggota tim baru Anda tetap pada jalurnya, Anda mungkin ingin membuat 2 jadwal .

Salah satunya harus berupa jadwal internal yang dibagikan dengan manajer Anda. Itu harus mencakup setiap langkah dari proses orientasi dan kapan itu terjadi.

Jadwal kedua harus dikirim ke karyawan baru . Ini harus merinci apa yang akan terjadi dan kapan sehingga karyawan baru mengetahui apa yang diharapkan dari proses tersebut—dan apa yang diharapkan dari mereka. Misalnya, Anda mungkin memiliki item yang memberi tahu karyawan bahwa mereka perlu menonton pelatihan orientasi, dengan tenggat waktu kapan hal ini harus diselesaikan.

Contoh jadwal orientasi virtual

Hari 1

• Panggilan selamat datang dengan manajer dan direktur SDM, menguraikan proses orientasi dan memberikan lebih banyak informasi tentang perusahaan dan budayanya.
• Karyawan baru akan menerima akses ke alat (dan pelatihan sesuai kebutuhan).
• Karyawan baru akan menerima dokumen untuk ditinjau dan ditandatangani pada hari Kamis.
• Perkenalan virtual untuk anggota tim senior.

Hari ke-2

• Karyawan baru akan menerima materi pelatihan, termasuk pelatihan video dan sumber daya tertulis.
• Karyawan untuk menyelesaikan sesi pelatihan memberikan gambaran tentang peran dan tanggung jawab utama mereka.
• Karyawan untuk menyelesaikan sesi pelatihan pengembangan keterampilan khusus pekerjaan.

Hari ke-3

• Putaran ke-3, pertemuan virtual 30 menit dengan anggota departemen untuk mempelajari lebih lanjut tentang operasi sehari-hari.
• Karyawan untuk menyelesaikan sesi pelatihan keselamatan.

Hari 4

• Dokumen yang ditandatangani jatuh tempo. Karyawan baru akan menerima pelatihan tentang cara mengunggahnya ke sistem manajemen dokumen.
• Karyawan baru akan menerima pelatihan tentang cara menggunakan sistem komunikasi perusahaan.
• Pengenalan virtual ke anggota tim lainnya.

Hari 5

• Pekerja baru untuk menyelesaikan sesi pelatihan budaya perusahaan dan kuis terkait.
• Pertemuan virtual tatap muka dengan manajer untuk merangkum orientasi, berbagi dan menjawab pertanyaan, serta mendiskusikan langkah selanjutnya.

Buat daftar periksa orientasi

Daftar periksa orientasi virtual adalah cara yang bagus untuk memastikan tidak ada yang lolos. Ini juga membantu membuat proses Anda dapat ditindaklanjuti.

Pertimbangkan untuk menyertakan pengingat untuk mengirimkan paket selamat datang serta petunjuk untuk mengatur check-in, rapat penyambutan, dan lainnya.

Karena orientasi adalah sebuah proses, daftar periksa Anda harus memiliki perincian tentang langkah-langkah yang harus Anda ambil seminggu, sebulan, dan bahkan 6 bulan setelah karyawan baru bergabung dengan tim Anda.

Bagikan informasi sebelum orientasi resmi dimulai

Kirimkan informasi pekerja Anda tentang pekerjaan sesegera mungkin setelah mereka dipekerjakan tetapi sebelum proses orientasi resmi dimulai.

Anda mungkin tidak ingin mengirimkan informasi hak milik, tetapi Anda dapat mengirimkan video yang memperkenalkan diri Anda dan perusahaan, serta beberapa file sumber daya umum seperti pernyataan misi perusahaan, buku pegangan karyawan, dan bagan organisasi.

Tetapkan ekspektasi yang jelas

Pastikan Anda mendefinisikan untuk pekerja baru Anda seperti apa kesuksesan dalam pekerjaan itu. Tinjau setiap tugas yang harus mereka lakukan, dan tinjau hasil apa yang Anda cari dan langkah apa yang perlu diikuti.

Daftar periksa karyawan baru bisa menjadi cara yang bagus untuk mengomunikasikan ekspektasi. Misalnya, jika Anda memiliki perwakilan penjualan yang bergabung dengan tim Anda, Anda dapat memiliki daftar periksa terpisah dengan petunjuk langkah demi langkah untuk menangani pelanggan baru dan keluhan pelanggan.

Komunikasikan budaya perusahaan Anda

Menyesuaikan diri dengan budaya perusahaan yang baru bisa terasa seperti menjadi anak baru di sekolah. Karyawan baru Anda tidak tahu bagaimana fungsi organisasi, atau apa pendekatan, tradisi, atau ciri kepribadiannya.

Itulah mengapa penting untuk memperkenalkan karyawan baru ke budaya perusahaan Anda selama orientasi.

Pertama, Anda harus berbagi sumber daya dan materi budaya perusahaan yang ada dengan karyawan baru. Anda mungkin juga mendedikasikan sesi pelatihan untuk budaya perusahaan secara khusus—meliputi, misalnya, bagaimana karyawan berkomunikasi dengan pelanggan, nilai-nilai organisasi, dan seterusnya.

Selain itu, Anda dapat menambahkan aktivitas pembangunan tim ke orientasi virtual Anda. Ini mungkin termasuk makan siang virtual, sesi Q&A digital, atau sesi trivia online atau pertemuan yang berfokus pada aktivitas pemecah es.

Selama orientasi, Anda juga dapat mengundang karyawan baru untuk berpartisipasi dalam inisiatif budaya perusahaan. Misalnya, jika Anda memiliki klub buku online untuk tim Anda, misalnya, undang karyawan baru untuk bergabung.

Jadwalkan pengenalan video tatap muka dengan tim

Panggilan video dengan seluruh tim memberi tempat kerja Anda kesempatan untuk menyampaikan sambutan hangat. Ini juga merupakan kesempatan bagi karyawan baru Anda untuk mengenal semua orang sebagai sebuah kelompok.

Sebelum rapat Anda dimulai, pastikan Anda memperkenalkan semua orang. Konferensi virtual memudahkan untuk menampilkan nama semua orang di bawah umpan video mereka, yang dapat membantu anggota tim baru mempelajari nama semua orang.

Pertimbangkan pemecah es juga. Minta karyawan yang ada untuk membagikan fakta tentang diri mereka sendiri, seperti minat atau bakat khusus yang mereka miliki. Tentu saja, minta karyawan baru Anda untuk memperkenalkan diri juga. Ini membantu anggota tim Anda menemukan kesamaan dan membuat karyawan baru Anda merasa seperti bagian dari grup.

Pertemuan awal dengan tim juga bisa menjadi kesempatan untuk meninjau tujuan perusahaan dan tim saat ini, proyek saat ini, dan bagaimana tim melihat karyawan baru sebagai kontributor. Pastikan untuk menyisihkan waktu di akhir pertemuan untuk pertanyaan apa pun.

Jadwalkan rapat virtual dengan rekan kerja dan anggota tim utama

Rapat tim bisa sangat menyenangkan, tetapi penting juga untuk mengatur rapat virtual dengan beberapa tokoh kunci perusahaan Anda.

Rapat kecil adalah yang terbaik , karena memungkinkan karyawan baru untuk mengenal kolega dan manajer, serta memberikan lebih banyak waktu untuk berdiskusi.

Hubungkan pekerja dengan kolega mereka

Selain rapat, hubungkan pekerja baru dengan rekan mereka menggunakan metode komunikasi yang berbeda—seperti panggilan video, obrolan grup, percakapan telepon, dan pesan individu.

Anda juga dapat mendorong mereka untuk memecahkan masalah dengan rekan mereka dan bekerja dengan mereka dalam proyek baru, misalnya.

Melibatkan mereka dalam merencanakan acara perusahaan yang akan datang dengan tim adalah cara lain untuk mendorong mereka membangun koneksi.

Saat Anda strategis untuk mendorong koneksi, itu dapat membantu meningkatkan semangat dan mendorong suasana tim . Membangun koneksi membantu karyawan baru mengenal orang-orang yang akan bekerja dengan mereka, yang membuat mereka lebih mudah merasa nyaman di sekitar rekan kerja mereka.

Identifikasi seorang mentor

Sebuah teman atau mentor orientasi dapat menjadi sumber yang bagus untuk karyawan baru. Ini bisa menjadi seseorang yang menunjukkan tali kepada pekerja baru dan bertindak sebagai titik kontak pertama untuk setiap pertanyaan yang mungkin dimiliki karyawan baru.

Rahasia sukses dengan teman orientasi adalah memilih orang yang tepat untuk tugas tersebut. Penting bahwa karyawan yang Anda pilih untuk membimbing karyawan baru Anda cocok. Mereka mungkin memiliki jabatan pekerjaan yang sama atau serupa, pengalaman beberapa tahun lagi, dan/atau latar belakang yang serupa. Teman orientasi yang baik juga akan mampu memberikan pelatihan tambahan jika diperlukan.

Tanyakan kepada karyawan Anda yang lebih berpengalaman apakah mereka ingin menjadi sukarelawan untuk program teman. Perjelas tentang apa yang diharapkan , termasuk jam yang dihabiskan untuk pendampingan dan apakah jam tersebut dikompensasi. Juga, tawarkan pelatihan kepada para sukarelawan ini dan cobalah untuk memasangkan teman orientasi Anda dengan karyawan baru yang memiliki kesamaan dengan mereka.

Periksa karyawan baru secara teratur

Pastikan karyawan baru Anda merasa nyaman untuk menghubungi saat mereka membutuhkan bantuan selama orientasi. Jelaskan bagaimana mereka dapat menjangkau, kapan, dan dengan siapa orang yang tepat untuk terhubung.

Karyawan mungkin lebih nyaman mengajukan pertanyaan dan menjangkau jika mereka memiliki bagan organisasi (juga dikenal sebagai struktur pelaporan perusahaan) yang menguraikan siapa yang dapat mereka hubungi dan kapan. Direktori perusahaan yang menguraikan siapa yang harus dihubungi dan metode terbaik untuk menjangkau juga dapat membantu.

Misalnya, Anda dapat membuat bagan organisasi yang memperlihatkan setiap departemen di perusahaan Anda dan setiap orang di setiap peran. Selain nama staf SDM Anda, Anda dapat menulis sesuatu seperti, “Hubungi Kathy jika ada pertanyaan terkait gaji atau keuntungan Anda. Sebaiknya hubungi dia Senin-Jumat 9-5 EST melalui chat. Di luar hari atau jam tersebut, silakan hubungi dia melalui email.”

Mengkoordinasikan check-in terjadwal

Saat karyawan baru Anda bergerak melalui orientasi virtual, Anda pasti ingin memberikan dukungan tanpa membuat mereka kewalahan. Menjadwalkan beberapa check-in awal bisa menjadi cara yang bagus untuk melakukannya. Check-in ini dapat dilakukan melalui telepon, atau melalui email, obrolan, atau konferensi video.

Anda dapat melakukan check-in sekali atau dua kali seminggu selama beberapa minggu pertama mereka di perusahaan. Ketika seorang pekerja baru tahu mereka akan mengobrol dengan Anda setiap hari Jumat, misalnya, mereka mungkin lebih siap dengan beberapa pertanyaan atau pembaruan.

Secara umum, check-in tidak perlu memakan waktu lama . Di suatu tempat antara 15 dan 30 menit melalui telepon atau panggilan video biasanya cukup. Melalui email atau obrolan, Anda dapat bolak-balik mengirim 2-3 email atau pesan. Alternatifnya, Anda bisa meminta rincian run-down dari awal untuk menghemat waktu.

Jaga komunikasi Anda tetap konstruktif

Sangat penting untuk menjaga keseimbangan saat menjalin kontak dengan anggota tim baru. Anda ingin memastikan bahwa mereka tahu cara menjangkau—dan kepada siapa—saat mereka membutuhkan bantuan. Tetapi Anda juga tidak ingin mengganggu fokus mereka saat mereka bekerja keras untuk mempelajari seluk-beluk peran dan perusahaan baru mereka.

Oleh karena itu, pertahankan komunikasi yang konstruktif dan to the point .

Hindari menjangkau dengan pertanyaan yang tidak jelas seperti, "Bagaimana kabarmu?" Alih-alih, bagikan umpan balik, kirim pengingat tentang sesi atau acara pelatihan yang akan datang, atau ucapkan terima kasih karena telah menyelesaikan pencapaian orientasi tertentu.

Anda tentu saja dapat membuka percakapan untuk karyawan baru Anda untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan informasi terbaru—namun pastikan itu tetap fokus.

Selain itu, saat check-in, jangan lupakan penguatan positif . Pujian tulus tentang sesuatu yang dilakukan anggota tim baru dengan benar, atau bahkan hadiah untuk menyelesaikan orientasi, dapat membangun kepercayaan diri dan memulai hubungan kerja dengan awal yang positif.

Simpan dokumen di lokasi sentral

Sangat penting untuk menyimpan salinan dokumen orientasi karyawan dengan aman. Namun, menyimpan informasi di berbagai platform dapat membuat salinan duplikat dari dokumen usang dan mempersulit serta memakan waktu untuk menemukan informasi yang Anda butuhkan.

Untuk menghindari tantangan ini, gunakan platform terpusat seperti Connecteam untuk menyimpan semua file terkait karyawan. Dengan Connecteam, Anda dapat menyimpan dokumen yang ditandatangani, dokumen tunjangan karyawan, perjanjian karyawan yang ditandatangani, dan file penting lainnya dengan aman. Ambil informasi apa pun dengan mudah segera setelah Anda membutuhkannya.

Lokasi sentral untuk semua informasi pekerja juga memberi Anda tempat untuk menyimpan dokumentasi tentang kinerja untuk evaluasi karyawan yang akan datang. Informasi yang sama ini dapat digunakan untuk memberikan umpan balik awal tentang kinerja dan memungkinkan Anda mulai membuat garis waktu untuk karyawan baru Anda.

Isi waktu istirahat dengan ide belajar mandiri

Karyawan baru Anda mungkin memiliki waktu ekstra di antara menyelesaikan tugas orientasi—atau sebelum orientasi dimulai. Untuk membantu mereka mengisi waktu ini, tawarkan banyak sumber daya yang dapat mereka telusuri. Pustaka online materi pelatihan dan video yang dapat dilihat oleh pekerja dengan kecepatan mereka sendiri adalah pilihan yang bagus.

Kiat bonus untuk pemberi kerja: Latih manajer untuk orientasi jarak jauh

Manajer adalah landasan orientasi online. Mereka sering kali adalah orang pertama yang ditemui karyawan baru, dan mereka biasanya menjadi titik kontak utama saat pekerja beralih ke peran mereka.

Untuk alasan ini, manajer memiliki pengaruh besar pada pengalaman karyawan baru. Tetapi tidak semua manajer tahu cara menyambut pekerja dari jarak jauh.

Mereka mungkin tidak sepenuhnya mengapresiasi tantangan unik yang mungkin dihadapi anggota tim baru saat mereka ‌virtual onboarding. Mereka juga dapat bergumul dengan kepraktisan mengelola seseorang dari jarak jauh dan akhirnya mengatur mereka secara berlebihan.

Atasi potensi masalah ini dengan memastikan manajer Anda benar-benar paham tentang proses orientasi virtual perusahaan Anda, apa tantangannya, dan seperti apa praktik terbaiknya. Pelatihan untuk manajer juga memastikan bahwa mereka semua melakukan pendekatan orientasi dengan cara yang sama, sehingga setiap karyawan baru memiliki pengalaman positif yang konsisten.

Bagaimana cara melatih manajer Anda

Anda tidak perlu menemukan kembali roda untuk membuat pelatihan manajer. Anda mungkin sudah memiliki anggota tim yang berhasil mengelola proses orientasi virtual. Cari tahu apa yang mereka ketahui dan gunakan keahlian mereka untuk membentuk orientasi .

Ini bisa terlihat seperti menerapkan wawasan mereka ke sumber daya pelatihan baru yang Anda buat. Anda bahkan dapat meminta manajer yang lebih berpengalaman untuk memimpin pelatihan—misalnya, dengan mengadakan panggilan video—atau melibatkan mereka dalam pembuatan materi pelatihan virtual Anda. Dengan cara ini, mereka dapat langsung berbagi pengalaman dan praktik terbaik mereka.

Mengapa Memiliki Rencana Tindakan untuk Orientasi Virtual itu Penting

Proses onboarding virtual yang kuat memastikan karyawan baru Anda memiliki semua yang mereka butuhkan untuk mulai beroperasi. Selain itu, ini dapat membantu:

Buat kesan pertama yang bagus

Onboarding adalah kesan pertama yang dimiliki karyawan baru Anda tentang bagaimana rasanya bekerja dengan Anda. Proses onboarding yang terorganisir dengan baik dan membantu adalah awal dari hubungan kerja yang baik.

Tingkatkan keterlibatan karyawan

Rencana tindakan untuk orientasi jarak jauh dapat meningkatkan keterlibatan karyawan dengan membuat pekerja merasa diterima dan menjadi bagian dari tim sejak awal—dan sepertinya mereka mampu dan siap berkontribusi untuk kesuksesan perusahaan.

Meningkatkan retensi karyawan

Rencana onboarding virtual yang dijalankan dengan baik membuat pekerja merasa disambut dan didukung, yang dapat meningkatkan tingkat retensi karyawan. Karyawan baru kemungkinan kecil akan keluar lebih awal jika mereka merasa seperti bagian berharga dari organisasi Anda, memiliki apa yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaannya dengan baik, dan merasa terhubung dengan tim.

Memperkuat budaya perusahaan

Dengan proses yang kuat, Anda dapat memastikan karyawan baru Anda mendapat informasi yang benar tentang budaya perusahaan Anda. Anda dapat melakukannya melalui aktivitas membangun tim, materi pendidikan, atau bahkan sesi pelatihan khusus.

Ini membantu karyawan baru selaras dengan nilai, norma, dan harapan organisasi—yang memudahkan mereka untuk beralih ke peran baru mereka.

Kesimpulan

Proses onboarding virtual yang kuat memastikan karyawan baru merasa diterima di organisasi Anda dan memiliki semua yang mereka butuhkan untuk berkembang. Ini memungkinkan mereka untuk menjadi produktif sejak awal, menandai masalah apa pun yang mungkin mereka alami sejak awal, dan membantu Anda mengenali saat karyawan baru membutuhkan dukungan tambahan.

Orientasi virtual membutuhkan usaha, tetapi dengan mengikuti praktik terbaik yang diuraikan dalam panduan ini, Anda dapat memastikan proses Anda efektif.

Sekarang setelah Anda mengetahui dasar-dasar orientasi virtual, lihat panduan kami tentang mengelola tim jarak jauh.

FAQ

Apa perbedaan antara orientasi virtual dan orientasi tradisional?

Orientasi virtual sebagian besar atau seluruhnya terjadi secara online. Hal ini dapat menghadirkan beberapa tantangan jika dibandingkan dengan onboarding tradisional secara langsung. Misalnya, manajer mungkin tidak dapat mengamati pekerja baru secara langsung. Dengan orientasi virtual, ada juga lebih sedikit kesempatan untuk bersosialisasi dan mengenal rekan kerja secara santai.

Di sisi lain, onboarding online memiliki beberapa keunggulan unik, seperti memungkinkan karyawan baru mengakses sumber daya dan pelatihan di waktu mereka sendiri. Jika dilakukan dengan benar, ini dapat dipersonalisasi dan ramah seperti orientasi tradisional.

Apa empat fase orientasi virtual?

Ada 4 fase untuk segala jenis orientasi—virtual atau tradisional: pra-naik, penyambutan anggota tim baru, pelatihan, dan transisi pekerja ke peran baru mereka.

Dengan orientasi jarak jauh, pelatihan dilakukan secara online, dan Anda harus berusaha lebih keras untuk menyambut anggota tim baru. Anda harus memastikan untuk menjangkau melalui obrolan atau panggilan video, memperkenalkan rekan kerja, dan membuat video dan interaksi yang hangat dan bersahabat.

Selain itu, mentransisikan pekerja ke peran baru mereka secara virtual mungkin melibatkan lebih banyak check-in dibandingkan dengan orientasi tradisional. Anda mungkin ingin terhubung melalui obrolan atau video setiap minggu pada awalnya untuk menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki.

Ingin Menerima Lebih Banyak Artikel Hebat Langsung ke Kotak Surat Anda? Berlangganan Disini