Rota Kerja: Hukum Inggris & Praktik Terbaik

Diterbitkan: 2023-07-30

Memastikan bisnis Anda memiliki karyawan yang tepat yang dijadwalkan untuk bekerja pada waktu yang tepat dapat menghabiskan waktu dan membuat frustrasi. Menetapkan jadwal kerja dapat membantu, tetapi Anda harus memperhitungkan lebih dari sekadar kebutuhan bisnis Anda. Waktu kerja karyawan di Inggris tunduk pada beberapa peraturan hukum yang memengaruhi cara Anda mengatur jadwal kerja.

Dalam panduan ini, kami menguraikan persyaratan hukum yang perlu Anda ketahui untuk membuat jadwal kerja yang sesuai dan menghemat biaya tenaga kerja. Kami juga membahas cara untuk merampingkan penjadwalan sehingga Anda tidak perlu pusing membuat jadwal kerja dan menjaga agar bisnis Anda tetap berjalan dengan lancar.

Apa Itu Rota Kerja?

Rota kerja adalah jadwal kerja yang:

Mengidentifikasi anggota tim kerja yang harus dilakukan
Menetapkan jadwal untuk menyelesaikan pekerjaan
Mengidentifikasi siapa yang akan melaksanakan pekerjaan

Majikan menggunakan giliran kerja untuk menetapkan ekspektasi kapan karyawan mereka akan bekerja. Rotas juga memastikan karyawan memiliki istirahat yang cukup dan anggota tim menyelesaikan tugas kerja tepat waktu.

Hukum Inggris yang Mempengaruhi Rota Kerja Anda

Rotasi kerja harus mempertimbangkan kebutuhan bisnis, tetapi mereka juga diwajibkan untuk mematuhi beberapa undang-undang ketenagakerjaan Inggris . Persyaratan hukum memengaruhi kapan Anda dapat menjadwalkan karyawan untuk bekerja, seberapa banyak mereka dapat bekerja, dan kapan mereka berhak untuk istirahat.

Jam kerja maksimal

Peraturan Waktu Kerja 1998 menetapkan jam kerja maksimum di Inggris. Berdasarkan peraturan tersebut, karyawan dapat bekerja maksimal 48 jam per minggu . Karyawan dapat memilih keluar dari pembatasan ini tetapi harus melakukannya secara sukarela dan tertulis.

Jam kerja termasuk setiap saat karyawan sedang melaksanakan tugas kerja atau bertindak di bawah arahan atasan mereka. Ini termasuk waktu perjalanan selama hari kerja, waktu bekerja jauh dari rumah, dan waktu yang dihabiskan untuk menelepon di tempat kerja.

Jam kerja tidak termasuk waktu istirahat seperti istirahat makan siang. Mereka juga tidak memasukkan waktu istirahat saat karyawan jauh dari rumah semalaman atau sedang menelepon saat mereka jauh dari tempat kerja dan tidak melakukan pekerjaan apa pun.

Anda harus menyimpan catatan akurat tentang jam kerja karyawan Anda untuk menghindari penjadwalan terlalu banyak jam kerja secara tidak sengaja.

Secara Otomatis Rekam dan Tinjau Jam Kerja pada Timesheets Digital

Tidak ada lagi dokumen yang membosankan, jam kerja yang padat, perhitungan manual, atau kesalahan penggajian.

Mulai gratis

Kerja malam

Selain jam kerja maksimum, Peraturan Waktu Kerja 1998 menetapkan aturan untuk pekerjaan yang dilakukan pada malam hari. Pekerja malam tidak boleh bekerja lebih dari rata-rata 8 jam dalam periode 24 jam .

Menghitung apakah seorang karyawan telah bekerja lebih dari 8 jam sebagai pekerja malam bisa jadi rumit. 8 jam dihitung sebagai rata-rata selama 17 minggu. Jadi, mungkin bagi karyawan untuk bekerja lebih lama selama mereka dikompensasi dengan waktu istirahat. Anda dapat memperpanjang periode 17 minggu hingga maksimal 52 minggu jika Anda dan karyawan Anda setuju.

Setiap karyawan yang secara teratur bekerja 3 jam malam atau lebih dianggap sebagai pekerja malam. Jam malam biasanya berlangsung dari 23:00-06:00. Meskipun demikian, Anda dapat menentukan jam malam secara berbeda dalam kontrak kerja.

Karyawan di bawah usia 18 tahun dilarang bekerja antara pukul 22.00 dan 06.00 . Beberapa pengecualian ada untuk industri tertentu seperti pertanian. Ada juga pengecualian yang mengizinkan pemberi kerja untuk mempekerjakan anak berusia 16 atau 17 tahun ketika mereka dapat membuktikan bahwa tidak ada orang dewasa yang tersedia untuk melakukan pekerjaan tersebut.

Tahukah kamu?

Jam waktu Connecteam memiliki fungsi laporan shift yang secara otomatis menampilkan jam kerja berdasarkan tanggal pekerjaan dilakukan. Ini membuatnya lebih mudah untuk secara akurat menghitung jam kerja mingguan karyawan saat shift malam jatuh pada 2 minggu kerja.

Lembur

Tidak ada persyaratan hukum bagi karyawan di Inggris untuk bekerja lembur.

Demikian pula, tidak ada persyaratan bagi pemberi kerja Inggris untuk menawarkan jam lembur atau membayar upah lebih tinggi untuk kerja lembur selama gaji rata-rata karyawan tidak turun di bawah upah minimum nasional.

Sebagai pemberi kerja, Anda harus memasukkan rincian upah lembur dan metode perhitungan dalam kontrak kerja. Misalnya, "waktu setengah" adalah metode perhitungan lembur yang sering diwajibkan di AS dan umumnya digunakan dalam kontrak kerja di Inggris. Seorang karyawan dengan ketentuan ini dalam kontrak mereka akan dibayar dengan tarif normal per jam ditambah 50% dari tarif tersebut untuk setiap jam kerja lembur.

Kiat Pro:

Menjadwalkan karyawan untuk lembur secara teratur juga akan memengaruhi jumlah yang harus Anda bayarkan saat karyawan tersebut mengambil hari libur yang dibayar menurut undang-undang. Jumlah yang berhak diperoleh karyawan untuk liburan yang dibayar berdasarkan undang-undang termasuk penghasilan lembur rata-rata mereka. Anda harus melacak lembur dengan benar untuk memastikan penggajian akurat sepanjang tahun.

Istirahat istirahat

Sebagai pemberi kerja di Inggris, Anda harus menyediakan waktu istirahat selama dan di antara giliran kerja karyawan. Anda juga harus memberikan waktu istirahat tanpa gangguan setiap minggu atau dua minggu sekali. Waktu istirahat biasanya tidak dibayar, tetapi Anda dapat mengubahnya dalam kontrak kerja.

Selama shift kerja 6 jam atau lebih , seorang karyawan berhak atas 1 istirahat 20 menit. Biasanya, ini adalah istirahat makan siang karyawan. Pekerja harus mengambil istirahat ini di tengah shift daripada di dekat awal atau akhir shift. Anda dapat menetapkan waktu istirahat yang lebih lama berdasarkan kebijakan.

Karyawan berhak atas 11 jam istirahat di antara shift kerja . Misalnya, seorang karyawan yang selesai bekerja pada pukul 11 malam pada suatu malam tidak dapat bekerja lagi hingga pukul 10 pagi keesokan harinya.

Karyawan juga harus memiliki waktu istirahat tanpa gangguan —waktu tanpa persyaratan kerja—sama dengan setidaknya 24 jam setiap minggu, atau 48 jam setiap dua minggu.

Karyawan paruh waktu

Peraturan Pekerja Paruh Waktu (Pencegahan Perlakuan yang Kurang Menguntungkan) tahun 2000 mewajibkan pemberi kerja untuk menawarkan hak yang sama pada jam kerja dan pola shift kepada karyawan paruh waktu seperti yang akan diberikan kepada karyawan penuh waktu. Ini termasuk menawarkan waktu istirahat yang sama selama dan di antara giliran kerja.

Pemberitahuan jam kerja

Undang-undang Inggris Raya tidak menetapkan tenggat waktu yang ketat untuk memberi tahu karyawan tentang jadwal kerja. Namun, pemberitahuan "masuk akal" diperlukan.

Kiat Pro:

Aturan praktis yang baik adalah memposting giliran kerja 1 minggu sebelum jadwal shift.

Perubahan jam kerja

Di bawah hukum Inggris, tidak ada periode waktu yang pasti untuk mengubah jadwal kerja.

Meskipun demikian, Anda harus memberikan pemberitahuan yang wajar kepada karyawan tentang perubahan jam kerja mereka. Membuat perubahan sementara satu kali umumnya dapat diterima jika Anda memberi tahu karyawan 24 jam sebelumnya. Perubahan permanen dan perubahan yang dilakukan bisnis besar seringkali membutuhkan periode pemberitahuan yang lebih lama.

Tahukah kamu?

Karyawan memiliki hak hukum untuk meminta waktu kerja yang fleksibel, yang dapat mencakup permintaan untuk mengakomodasi penyesuaian jam shift khusus mereka.

Persyaratan pencatatan untuk rotas kerja

Rotasi kerja tidak boleh dibuang setelah shift terjadwal selesai. Ini adalah dokumen hukum dan dapat menjadi bukti dalam perselisihan ketenagakerjaan atau proses hukum lainnya. Undang-undang Inggris mewajibkan Anda menyimpan catatan waktu kerja selama 2 tahun sejak tanggal pembuatannya.

Cara Mengatur Rota Kerja

Membuat giliran kerja yang efektif tampaknya sederhana, tetapi dengan cepat dapat menjadi tantangan. Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk diingat dan model umum untuk menyiapkan jadwal kerja.

Praktik terbaik manajemen giliran kerja

Saat membuat dan mengelola giliran kerja, pastikan untuk:

Ikuti ketentuan kontrak karyawan. Karyawan yang berbeda dapat dikontrak untuk jam kerja maksimum dan jadwal jam kerja yang berbeda. Perangkat lunak penjadwalan, seperti Connecteam, membuat pelacakan aturan yang berbeda ini menjadi lebih mudah dan tidak rentan terhadap kesalahan.
Tetapkan aturan yang jelas tentang siapa yang dapat membuat atau mengubah jadwal kerja. Batasi siapa yang dapat mengubah giliran kerja untuk menghindari kesalahan penjadwalan atau kekurangan staf yang tidak disengaja.
Buat proses persetujuan untuk permintaan waktu karyawan. Meskipun Anda ingin menanggapi permintaan karyawan dengan cepat, Anda harus memperlakukan semua permintaan secara setara dan adil. Selain itu, Anda harus mempertimbangkan kebutuhan bisnis sebelum persetujuan.
Seimbangkan kebutuhan keterampilan untuk setiap shift. Misalnya, Anda tidak ingin staf restoran Anda hanya menunggu staf sambil meninggalkan juru masak. Pastikan jadwal Anda menyertakan pekerja dengan keterampilan yang tepat yang diperlukan untuk setiap tugas yang perlu diselesaikan.
Memastikan pengawasan yang memadai. Anda tidak boleh meminta karyawan untuk bekerja tanpa akses ke manajer lini atau supervisor. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan, keterlambatan, dan bahkan kecelakaan dan cedera.
Buat rencana darurat untuk ketidakhadiran. Penyakit dan ketidakhadiran tak terduga lainnya dapat membuang jadwal staf Anda ke luar jendela. Pertimbangkan rotasi panggilan atau rencana cadangan lainnya untuk memastikan kepegawaian yang memadai.
Miliki rencana untuk masalah karyawan. Pastikan karyawan mengetahui dengan jelas siapa yang dapat mereka ajak bicara jika mereka khawatir dengan shift mereka.
Menetapkan kebijakan pertukaran shift. Perjelas seberapa sering mereka dapat bertukar shift dan kepada siapa mereka harus mengajukan permintaan pertukaran (jika bukan Anda).

Model giliran kerja tradisional

Perencanaan giliran kerja melibatkan shift yang panjangnya bervariasi. Anda mungkin ingin bereksperimen dengan model yang berbeda untuk menemukan pola shift yang paling cocok untuk bisnis Anda.

Model giliran kerja yang paling umum meliputi:

2 shift. Model ini membagi hari kerja antara 2 shift karyawan. Misalnya, seorang pengusaha ritel mungkin memiliki shift awal dari pembukaan toko hingga tengah hari dan shift akhir dari tengah hari hingga penutupan toko. Karyawan dapat ditugaskan secara permanen ke shift awal atau akhir atau secara teratur dirotasi dari satu shift ke shift lainnya.
3 shift. Model ini membagi hari kerja menjadi 3 shift karyawan. Pola ini lebih umum untuk bisnis 24 jam, seperti asuhan keperawatan. Shift sering dibagi menjadi 2 shift siang (seperti 06.00-14.00 dan 14.00-22.00) dan 1 shift malam (seperti 22.00-06.00). Karyawan dapat ditugaskan secara permanen ke satu shift atau dirotasi secara berkala di antara shift yang tersedia.
Terhuyung-huyung. Model ini menjadwalkan shift selama 5 hari kerja tetapi menyebarkannya selama periode 6 atau 7 hari untuk menyediakan liputan di akhir pekan. Sebagai gantinya, karyawan yang bekerja di akhir pekan mendapatkan kompensasi hari kerja.

Model giliran kerja juga dapat menyertakan opsi yang disesuaikan seperti shift senja di sore hari, khusus akhir pekan, atau pola shift 12 jam.

Ini Mungkin Menarik bagi Anda:

Pelajari cara menurunkan perputaran karyawan saat menjadwalkan pekerjaan berbasis shift.

Gunakan Connecteam untuk Menyederhanakan Rota Kerja Anda

Menyiapkan giliran kerja yang efektif dapat menghabiskan banyak waktu, tetapi Anda dapat merampingkan proses dengan perangkat lunak yang tepat.

Fitur penjadwalan karyawan yang kuat dari Connecteam memudahkan pembuatan jadwal kerja Anda dan membantu Anda menghindari kesalahan yang merugikan. Berikut adalah beberapa alasan Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan Connecteam:

Penjadwalan yang disederhanakan. Gunakan template, duplikasi, dan shift karyawan berulang untuk menghemat waktu dan tenaga yang berharga saat membuat giliran kerja untuk karyawan Anda.
Kepatuhan hukum. Tetapkan aturan lembur, istirahat, dan cuti khusus untuk memastikan giliran kerja Anda mematuhi undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan.
Jadwal yang dioptimalkan. Aplikasi ini memberi Anda visibilitas penuh tentang ketersediaan, kualifikasi, permintaan cuti, dan preferensi karyawan Anda. Ini membantu menghindari konflik atau pemesanan ganda.
Distribusi cepat. Publikasikan giliran kerja dengan 1 sentuhan perangkat Anda dan bagikan dengan karyawan melalui aplikasi. Tidak perlu membagikan hard copy secara manual.
Akses seluler ke informasi. Aplikasi seluler Connecteam memberi anggota tim Anda akses saat bepergian ke semua informasi yang mereka butuhkan untuk berhasil.
Komunikasi waktu nyata. Obrolan dalam aplikasi dan umpan pembaruan memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dengan karyawan Anda secara instan, menghilangkan kebutuhan untuk panggilan atau teks terpisah.
Pergeseran pengingat dan penggantian. Otomatiskan pengingat shift untuk memastikan jadwal staf lengkap dan mencegah ketidakhadiran. Ketika seorang karyawan menelepon karena sakit, Anda dapat dengan cepat menemukan penggantinya menggunakan aplikasi.
Pelacakan waktu dan pelaporan. Aplikasi Connecteam memungkinkan staf untuk masuk dari ponsel mereka, membuatnya mudah untuk mencatat jam kerja yang akurat dan menghitung lembur, istirahat, dan waktu istirahat. Anda dapat langsung mengekspor lembar waktu ke perangkat lunak penggajian untuk pemrosesan yang lancar.
Masukan karyawan. Pekerja Anda dapat memeriksa jadwal mereka, meminta pertukaran, dan mengajukan permintaan cuti sendiri melalui aplikasi. Ini memberi mereka lebih banyak fleksibilitas, membuat mereka bertanggung jawab, dan mengurangi kebingungan atas perubahan penjadwalan.

Mulailah dengan Connecteam gratis hari ini!

Buat Rota Kerja yang Patuh Secara Hukum untuk Bisnis Anda

Menerapkan jadwal kerja yang efektif sangat penting untuk memastikan kelancaran operasi. Namun, peraturan yang rumit dan ketentuan kontrak kerja yang bervariasi dapat mengubah penjadwalan sederhana menjadi tugas besar.

Dengan menerapkan praktik terbaik dan tetap sadar akan persyaratan hukum Anda, Anda akan berada di jalur yang tepat untuk membuat jadwal kerja yang sesuai dan sukses.

Alat penjadwalan Connecteam dapat membantu Anda tetap berada di jalur—Anda dapat dengan mudah menghindari kesalahan, tetap patuh, dan memberi tahu karyawan Anda tentang shift mereka secara waktu nyata dari mana saja.