Panduan Lengkap Memahami Electronic Data Interchange (EDI)

Perkenalan

Untuk perusahaan eCommerce dan penyedia layanan logistik, bertukar dokumentasi bisnis adalah kenyataan sehari-hari. Electronic Data Interchange (EDI) adalah teknologi komunikasi instrumental untuk bisnis. Meskipun EDI telah ada dalam kapasitas tertentu sejak akhir 1040-an, avatarnya saat ini paling cocok untuk meningkatkan komunikasi B2B.

Setiap tahap dalam rantai pasokan memerlukan pesanan pembelian, bill of lading, label pengiriman , faktur, atau pengakuan pesanan. Sangat mudah untuk kehilangan waktu dan ketepatan yang berharga dalam kesibukan kertas dan hujan kata-kata. Untuk mengurangi beban bisnis, EDI adalah sumber daya yang paling dapat dipercaya. Mari pelajari lebih lanjut tentang teknologi serbaguna ini.

EDI: Harbinger of the Next-Generation of Business Communication

Pertukaran Data Elektronik, lebih dikenal sebagai EDI, adalah teknologi yang membantu bisnis berkomunikasi satu sama lain secara digital. Ini adalah media yang memfasilitasi pertukaran dokumen bisnis antara dua sistem komputer melalui jalur jaringan yang aman.

Hari ini EDI telah menjadi sumber komunikasi utama untuk menangani dokumen seperti faktur dan konosemen antara dua atau lebih bisnis. Tapi ini tidak selalu terjadi. Untuk benar-benar memahami dan menghargai nilai EDI, mari kita lihat sekilas sejarah pendiriannya.

Sejarah EDI

EDI adalah gagasan dari Sersan Master Angkatan Darat AS, Ed Guilbert. Pada awal 1960-an, Mr. Guilbert mengembangkan standar pengiriman pesan elektronik untuk bertukar informasi tentang pengiriman dan kargo. Itu menandai munculnya EDI.

Itu mendapatkan ketenaran internasional setelah kapal uap Amerika-Belanda mengirim manifes pengiriman melalui pesan teleks, sistem pertukaran pesan tulisan tangan secara elektronik melalui teleprinter. Ini adalah pertama kalinya manifes pengiriman dikirim dalam waktu dua menit setelah pengirimannya.

Sejak saat itu, EDI mendapatkan popularitas dan kepercayaan dari industri logistik, dengan banyak peristiwa penting yang segera menyusul dalam beberapa dekade berikutnya. Salah satunya adalah pendirian TDCC (Komite Koordinasi Data Transportasi), yang menstandarkan format EDI untuk sektor transportasi. Itu kemudian diubah menjadi Asosiasi Pertukaran Data Elektronik.

Lainnya adalah pengembangan VAN (Value Added Network) dan perumusan protokol HTTP yang memungkinkan transmisi data melalui Internet. Sejak awal 1990-an, EDI telah mendapatkan kepercayaan dari banyak perusahaan Amerika, dan sejarah mencatat bahwa sekitar 12.000 perusahaan pada tahun 1991 sudah menggunakan EDI secara ekstensif.

Jenis Format Dokumen yang Didukung oleh EDI

Salah satu karakteristik utama EDI adalah menghilangkan kebutuhan interaksi berbasis kertas, bahkan mengesampingkan penggunaan email untuk pertukaran bisnis. Tapi bagaimana cara melakukannya?

EDI mendukung dokumen ke dalam format standar yang ditransmisikan secara elektronik ke sistem komputer melalui internet. Anda dapat menganggap format ini sebagai templat kode yang dapat dipahami dan diproses oleh komputer. EDI mendukung lebih dari 1000 standar dokumen bisnis yang diarahkan untuk tujuan bisnis tertentu. Berikut beberapa contohnya:

• Format ANSI X12 digunakan oleh 300.000 bisnis di Amerika Utara. Misalnya, EDI 856 untuk pemberitahuan pengiriman lanjutan dan EDI 250 untuk pengiriman pesanan pembelian.
• EDIFACT adalah standar EDI universal yang diatur oleh PBB yang berisi banyak himpunan bagian untuk transportasi dan perdagangan. Misalnya, DELFOR (perkiraan pengiriman) dan INVOIC- faktur.
• Format HIPAA yang dirancang khusus untuk industri kesehatan.
• Standar ODETTE terutama dirancang untuk industri otomotif Eropa dan menggunakan kode EDI OFTP dan OPTP2.

Berbagai Jenis Sistem EDI:

Berbagai jenis EDI merupakan bukti fleksibilitas EDI dalam bertukar informasi terstruktur melalui titik kontak dan sistem elektronik. Berikut adalah beberapa mode saluran komunikasi EDI yang paling umum:

1) EDI Titik-ke-Titik

Ini adalah saluran komunikasi langsung dan aman antara dua bisnis individu. Koneksi ini tidak dapat direplikasi atau dibagikan dengan bisnis lain oleh salah satu pihak yang terlibat. Pendekatan EDI ini mengharuskan kedua perusahaan untuk mengadopsi protokol EDI yang sama. Ini juga mengamanatkan bahwa kedua belah pihak menggunakan paket EDI yang sama, seperti AS2 atau FTPS, untuk transaksi EDI yang memenuhi syarat.

2) EDI melalui VAN atau Penyedia Layanan Jaringan

Dalam metode ini, bisnis dapat memulai komunikasi berbasis EDI dengan pihak lain melalui jaringan nilai tambah (VAN) dengan koneksi internet. Penyedia layanan jaringan VAN akan membuat kotak surat untuk pemilik bisnis. Kotak surat kemudian menjadi gudang bagi bisnis untuk mengirim dan menerima dokumen.

EDI yang dipimpin VAN memungkinkan bisnis untuk melakukan berbagi dokumen secara cepat dengan format EDI dan lebih hemat biaya daripada EDI point-to-point. Ini juga bertindak sebagai sistem terpusat yang memungkinkan bisnis melacak keberadaan dokumen mereka secara real-time.

3) EDI Berbasis Web atau Berbasis Cloud

Merombak infrastruktur EDI tradisional, EDI berbasis web atau cloud memfasilitasi pertukaran data B2B mengikuti protokol HTTP, FTPS, atau AS2. Faktanya, AS2 adalah sistem EDI yang paling banyak digunakan di lingkungan digital saat ini karena enkripsi dan keterjangkauannya yang aman.

Bisnis dapat mengimplementasikan perangkat lunak cloud EDI (ada banyak di pasaran) untuk bertukar dokumen. Penyedia cloud EDI sering kali menawarkan penerjemah EDI, memungkinkan perusahaan untuk berbagi XML dan file datar.

4) EDI Pihak Ketiga

Pendekatan ini biasanya disebut sebagai outsourcing EDI. Di sini, bisnis berintegrasi dengan penyedia layanan pihak ketiga dan menggunakan platform mereka tanpa menyiapkan infrastruktur dan menimbulkan biaya penyiapan.

Solusi EDI pihak ketiga sedang diminati sekarang terutama karena perusahaan lebih memilih untuk mengintegrasikan EDI mereka dengan perangkat lunak yang ada seperti ERP dan WMS.

Peran EDI dalam eCommerce dan Logistik

Berikut adalah daftar area utama di mana EDI berperan dalam eCommerce dan logistik:

1) Teknologi Pusat dalam Kepatuhan Vendor

Kepatuhan vendor adalah salah satu area populer dalam logistik di mana EDI digunakan secara luas. Ambil contoh, banyak dokumen bisnis yang didukung oleh teknologi EDI, seperti pesanan pembelian dan faktur. Faktanya, rantai ritel besar seperti Walmart, Target, dan Costco mengamanatkan vendor mereka untuk berkomunikasi dengan EDI.

Ambil kasus Walmart. Bahkan mengeluarkan 4 persyaratan kepatuhan vendor EDI. Walmart meminta agar mitra dagang memiliki satu set 7 dokumentasi EDI dasar seperti 821 (klaim), dan 820 (pengiriman uang). Ini juga mencari vendor yang berhasil membuktikan konektivitas EDI mereka dalam waktu 6 minggu untuk memenuhi syarat sebagai mitra dagang Walmart.

2) Memproses Bill of Lading dan Dokumen Pengiriman Lainnya

EDI telah memperoleh status permanen dalam industri pengangkutan dan pengapalan karena penyebaran informasinya yang otomatis, sederhana, dan aman. EDI biasanya digunakan untuk memproses dan menyampaikan bill of lading, daftar penanganan kargo, dan manifes kargo.

EDI membantu merumuskan saluran komunikasi yang mulus antara otoritas pelabuhan dan jalur pelayaran. Itu membuat lebih cepat dan lebih mudah untuk mencari persinggahan, persinggahan, atau izin tambatan dari otoritas yang berwenang. Demikian pula, pengirim barang dapat menyerahkan Dokumen Administrasi Sederhana mereka untuk deklarasi pabean menggunakan format CUSDEC EDI.

3) Merampingkan Gudang dan Manajemen Persediaan

EDI membuat token data yang dapat menciptakan transisi transaksi bisnis yang mulus. Ada beberapa dokumen EDI yang terbukti berguna untuk manajemen gudang dan inventaris . Ini termasuk:

• EDI 945 atau saran pengiriman gudang yang memungkinkan 3PL mengirimkan konfirmasi pengiriman dengan cepat beserta detail seperti tanggal, metode pengiriman, dan status pembayaran kepada pemasok.
• EDI 856, atau pemberitahuan pengiriman lanjutan, memungkinkan pemasok untuk memberi tahu 3PL tentang kedatangan lebih awal dari sekumpulan kargo atau barang dagangan.
• EDI 862, atau jadwal pengiriman, menyampaikan informasi tentang setiap perubahan yang dilakukan pada pengiriman, seperti peningkatan atau penurunan jumlah pesanan.

4) Mengoptimalkan Komunikasi TMS dan ERP

Saat ini, banyak perusahaan eCommerce dan operator berusaha untuk mengintegrasikan EDI dengan perangkat lunak TMS (Transport Management System) dan ERP (Enterprise Resource Planning). Dengan demikian, bisnis online dapat memajukan komunikasi bisnis mereka dengan perusahaan pelayaran.

Ada lebih dari 50 format dokumentasi standar EDI untuk memungkinkan pengangkutan pesan antar bisnis secara elektronik. Ambil contoh EDI 109 untuk rincian isi kapal, EDI 212 untuk manifes trailer pengiriman kendaraan bermotor, dan EDI 859 untuk faktur pengangkutan.

Demikian pula, jika EDI digabungkan dengan ERP, secara drastis dapat mengurangi kesalahan entri data dan membuat database terpusat untuk menyimpan data bisnis. Ini juga mempercepat waktu pemrosesan pesanan dan membantu dalam menawarkan layanan pelanggan yang lebih baik.

5) Menegakkan Keberlanjutan dalam Logistik

Dapat disimpulkan dengan sangat baik bahwa penggunaan EDI membantu bisnis mengurangi jejak karbon mereka dan memperkenalkan keberlanjutan dalam praktik bisnis mereka. Pertama-tama, ini menghilangkan kebutuhan untuk menggunakan kertas, sehingga membantu pelestarian pohon.

Lebih dari itu, EDI mengurangi kemungkinan kesalahan pesanan. Dengan demikian, ini menurunkan kemungkinan pemesanan ulang dan pengembalian, sehingga menghemat waktu transit, penggunaan bahan bakar, dan emisi karbon kendaraan.

5 Manfaat Menggabungkan Teknologi EDI oleh Bisnis

Sekarang setelah kita memahami peran EDI dalam industri retail dan logistik, mari kita lihat lebih dekat seberapa besar manfaatnya bagi bisnis:

1) Proses dokumen dengan kecepatan 2x

Menurut Laporan Pasar eCommerce B2B tahun 2019, EDI menyumbang sekitar 78,4% dari semua penjualan B2B yang dilakukan secara elektronik. Alasan utamanya adalah kecepatan transmisi EDI terjadi hanya dalam beberapa menit. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mempercepat proses bisnis mereka dan meningkatkan efisiensi siklus bisnis sekitar 61%.

2) Mengurangi Biaya Operasional sebesar 1/20 proporsi

Salah satu fitur inti EDI adalah mengurangi penggunaan transaksi berbasis kertas. Ini, pada gilirannya, mengurangi biaya di berbagai variabel, termasuk biaya pencetakan, penyimpanan, pengarsipan, pengeposan, dan pengambilan.

Karena EDI diterjemahkan dengan mesin, ini juga menurunkan biaya pemrosesan pesanan manual. Secara keseluruhan itu memungkinkan bisnis untuk menghemat sekitar 35% dari keseluruhan biaya mereka dalam menjalankan bisnis.

3) Persentase kesalahan lebih rendah sebesar 30%, memastikan akurasi pesanan

Hampir tidak ada kesalahan teknis yang terkait dengan EDI. Karena format EDI terikat oleh protokol yang ketat dan norma kepatuhan, kecil kemungkinan terjadinya kesalahan. Faktanya, penelitian industri menunjukkan bahwa EDI membantu bisnis mengurangi kesalahan dan ketidakkonsistenan hingga 30%.

Ini membantu bisnis online mengamankan kontrak perdagangan dengan pengecer besar seperti Home Depot dan Walmart. Sudah 160.000 perusahaan telah beralih dari pemrosesan pesanan manual ke transaksi EDI.

4) Meningkatkan efisiensi bisnis 2x

Penggabungan EDI dalam bisnis telah membantu meningkatkan siklus pesanan-ke-tunai dan pengadaan. Ini juga membantu meningkatkan visibilitas dalam operasi rantai pasokan, pemenuhan, dan waktu pengiriman.

Selain itu, EDI membantu meningkatkan efisiensi bisnis dengan memungkinkan perusahaan memenuhi kontrak SLA mitra dagang. Sejalan dengan itu, EDI membantu bisnis menghilangkan situasi tolak bayar layanan dan denda ketidakpatuhan.

5) Memperkuat keamanan transaksi sebesar 90%

Transaksi EDI dilakukan melalui jaringan yang aman dan terlindungi, kebanyakan pada VAN dan solusi berbasis web/cloud. Solusi ini membuat jejak audit lengkap sehingga bisnis mengetahui detail transaksi mereka.

Sebagian besar, jika tidak semua, layanan ini menggunakan kode terenkripsi untuk memastikan integritas dan keamanan data. Selain itu, penyedia layanan EDI juga memperkenalkan tindakan pencegahan terhadap personel yang tidak berwenang. Langkah-langkah ini mencakup verifikasi otorisasi, tanda tangan digital, dan langkah keamanan siber.

Seperti Apa Masa Depan EDI?

Dalam beberapa tahun terakhir, ada beberapa spekulasi bahwa teknologi EDI telah melewati tahun-tahun utamanya. Tetapi kebenarannya jauh dari ini. Menurut statistik pasar yang berlaku, EDI diproyeksikan mencapai 4,04 miliar USD pada tahun 2029, menunjukkan CAGR sebesar 11,6% pada periode perkiraan. Diperkirakan 59%-80% bisnis rantai pasokan telah mengadopsi EDI.

Salah satu keunggulan teknologi EDI adalah kemampuan beradaptasi untuk mengubah infrastruktur TI dan kebutuhan bisnis. Ada upaya yang dilakukan untuk mengintegrasikan EDI dengan API (Application Programming Interface). Ini akan memungkinkan API untuk menyebarkan dokumen standar di antara banyak mitra bisnis dan teknologi EDI untuk menjangkau lebih banyak perusahaan.

Selain itu, ekspektasi perubahan bisnis B2B saat mereka memasuki eCommerce dapat dikelola dengan EDI. EDI diskalakan untuk menawarkan perdagangan 'tanpa gesekan' dengan mengandalkan kekuatan otomatisasi.

Selain itu, mengingat ekosistem keamanan dan kenyamanan transmisi dokumen dengan EDI, EDI telah menjadi pemain kunci dalam e-procurement B2G (business to government).

Faktanya, Uni Eropa menciptakan standar Peppol (Pan European Public Procurement Online) untuk tujuan ini. Ini menunjukkan bahwa masa depan EDI berkembang melampaui ranah B2B.

Kesimpulan

EDI adalah teknologi komunikasi bisnis-ke-bisnis penting yang memungkinkan transfer informasi bisnis penting tanpa hambatan. Ini memiliki sejarah penggunaan yang luas dalam bisnis dan logistik sejak tahun-tahun awal setelah Perang Dunia II.

EDI telah membuktikan dirinya sebagai solusi yang andal, aman, dan otomatis yang mengurangi biaya, kesalahan, dan kecepatan lambat dalam komunikasi bisnis pos. Masa depan EDI berupaya untuk meningkatkan utilitasnya dengan memadukan teknologi yang lebih baru seperti API. Dengan mengintegrasikan fungsi keduanya untuk menciptakan solusi hybrid, bisnis dapat meningkatkan efisiensi ke tingkat berikutnya.

FAQ

1) Apa itu kepatuhan EDI?

Kepatuhan EDI adalah proses dimana bisnis menetapkan bahwa ia dapat dengan aman dan akurat bertukar transaksi EDI dengan mitra dagangnya berdasarkan persyaratan mitranya.

2) Apa saja perangkat lunak EDI yang bagus?

Beberapa perangkat lunak EDI yang bagus di pasar termasuk IBM (untuk pengecer besar dan perusahaan eCommerce), Cleo (untuk integrasi dengan banyak perangkat lunak), Truecommerce (untuk manajemen inventaris dan dropshipping yang lancar), dan perdagangan SPS (untuk layanan pelanggan dan manajemen operasi).