Pengiriman EDI: Panduan Komprehensif untuk Bisnis E-niaga

Solusi pengiriman EDI telah ada selama beberapa dekade, namun manfaatnya sering kali tidak diketahui oleh pemilik bisnis di bidang e-commerce.

Organisasi e-niaga yang tak terhitung jumlahnya menggunakan pengiriman EDI. Tidak meluangkan waktu untuk memahami bagaimana hal ini dapat meningkatkan strategi pengiriman Anda berarti kehilangan keunggulan kompetitif yang sangat berharga.

Dalam kursus kilat mengenai proses pengangkutan dan logistik EDI ini, kami akan mendalami alur kerja dan teknologi yang banyak digunakan sehingga Anda dapat memanfaatkannya dalam operasi pengiriman e-niaga Anda.

Apa itu pengiriman EDI?

Pengiriman EDI dan pemenuhan EDI memungkinkan transfer data antar mitra menjadi cepat, efisien, dan bebas kesalahan.

EDI (pertukaran data elektronik) mengacu pada sistem teknologi yang dirancang untuk bertukar dokumen bisnis dalam format elektronik standar.

Berikut adalah beberapa dokumen yang dapat dikelola dan dibagikan oleh EDI dalam industri pelayaran dan logistik:

• Faktur dan pemberitahuan pengiriman terlebih dahulu
• Dokumen pembayaran
• Dokumen pengiriman
• Dokumen inventaris
• Dokumen bea cukai
• Rincian pengiriman
• Detail gudang
• Bill of lading
• Order pembelian

Ketika satu entitas mengirimkan pesanan atau membuat permintaan, teknologi EDI langsung membuat dan mengunggah dokumen yang diperlukan ke sistem penerima.

Memahami EDI dalam pengiriman e-niaga

Kemanjuran pengiriman EDI berasal dari format elektronik standar yang telah diadopsi oleh semua pengguna.

Ketika semua vendor, pengirim, pengecer, dan penyedia logistik menggunakan sistem operasional yang sama, informasi ditransfer dengan lancar dari sistem satu entitas ke database entitas lain.

Alur kerja EDI dapat dipecah menjadi tiga langkah sederhana:

1. Persiapan data: Bisnis menggunakan format standar untuk menyiapkan dokumen elektronik (misalnya pesanan pembelian, faktur) untuk pertukaran.
2. Pengiriman: Selanjutnya, dokumen dikirim dari solusi EDI Anda ke penerima melalui saluran elektronik yang aman. Proses ini terjadi secara otomatis dan tidak memerlukan masukan manusia.
3. Pengakuan dan integrasi: Pesan divalidasi, dan pengakuan dikirim untuk mengonfirmasi penerimaan. Kesalahan secara otomatis ditandai untuk ditinjau. Data tersebut kemudian secara otomatis diintegrasikan ke dalam sistem back-end penerima.

Melakukan alur kerja ini secara manual kemungkinan akan memakan waktu berjam-jam dan melibatkan banyak personel.

Dengan teknologi pengiriman EDI, Anda dapat mempercepat pengiriman dan penerimaan faktur, menghilangkan hambatan dari rantai pasokan e-niaga, dan mempercepat proses pemenuhan.

Dokumen EDI penting

Solusi pengangkutan dan pengiriman EDI mengandalkan serangkaian dokumen EDI standar.

Ada lusinan dokumen, masing-masing memiliki fungsi tertentu. Beberapa dokumen EDI paling umum yang akan Anda temui meliputi:

1. Pesanan Pembelian (EDI 850): Pesanan pembelian adalah dokumen EDI dasar yang dikirim oleh pembeli untuk memesan sejumlah dan jenis barang tertentu dengan harga yang disepakati.
2. Pengakuan Pesanan Pembelian (EDI 855) : Penjual mengirimkan EDI 855 untuk mengonfirmasi bahwa mereka telah menerima dan memproses pesanan pembelian pembelinya.
3. Pemberitahuan Pengiriman Lanjutan (EDI 856): Penjual mengirimkan pemberitahuan pengiriman lanjutan, atau ASN, untuk memungkinkan pembeli mengonfirmasi semua detail sebelum kargo dikirim.
4. Faktur (EDI 810): Selain EDI 855, penjual juga akan mengirimkan faktur kepada pembeli. EDI 810 menguraikan biaya yang harus dibayar dan mencakup persyaratan pembayaran, seperti “pembayaran jatuh tempo setelah diterima.”
5. Bill of Lading (EDI 211): EDI 211 setara dengan kertas Motor Carrier Bill of Lading. Pengirim mengirimkan ini ke operator dan memberikan deskripsi pengiriman.
6. Pengakuan Fungsional (EDI 997): Penerima pembayaran atau pengirim mengirimkan pengakuan fungsional sebagai tanggapan terhadap setiap permintaan transaksi.
7. Saran Perintah Pembayaran/Pengiriman Uang (EDI 820): Pembayar menggunakan EDI 820 untuk memberikan informasi kepada penjual tentang pembayaran yang tertunda.

Dokumen EDI yang Anda butuhkan bergantung pada posisi Anda dalam rantai pasokan, mitra dagang tempat Anda bekerja, dan vertikal tempat Anda beroperasi.

6 manfaat EDI dalam pengiriman dan logistik

Mengintegrasikan proses transportasi dan pengiriman EDI ke dalam strategi e-niaga Anda dapat menghasilkan banyak manfaat, termasuk:

1. Efisiensi

Efisiensi adalah manfaat terbesar dari solusi pengiriman EDI.

Pertukaran dokumen kertas memerlukan banyak input manual. Anggota tim Anda harus mengirim dokumen kertas melalui faks atau memindai dan mengirimkan email, sehingga membuang-buang waktu yang berharga.

Di sisi lain, EDI memungkinkan Anda mengotomatiskan entri data dan mengoptimalkan efisiensi dalam rantai pasokan Anda.

Solusi EDI mengirim dan menerima dokumen hampir secara instan sambil menggabungkan data pesanan Anda di lokasi yang aman dan terpusat.

2. Penghematan biaya

Pengiriman EDI juga bermanfaat untuk anggaran Anda.

Strategi pemesanan dan pembuatan faktur secara manual membosankan dan memakan banyak tenaga, sehingga mengganggu tim Anda dari tugas yang lebih dinamis dan menyebabkan pemborosan tenaga kerja.

Setelah Anda menerapkan proses berbasis EDI, Anda dapat secara drastis mengurangi biaya tenaga kerja terkait pemrosesan faktur dan pesanan pembelian.

Anda juga dapat memangkas biaya pengelolaan dokumen, karena Anda tidak perlu lagi memproses, mengelola, menyimpan, dan mengatur ratusan dokumen fisik.

3. Mengurangi kesalahan

Solusi pengiriman EDI menghilangkan kebutuhan entri data manual, mengubah alur kerja Anda, dan mengurangi risiko kesalahan entri data. EDI membantu memastikan Anda dan mitra Anda menerima pengiriman yang akurat dan tepat waktu.

Selain itu, meminimalkan kesalahan akan memfasilitasi peningkatan pengalaman bagi konsumen akhir Anda. Anda dapat mencegah kehabisan stok, kekurangan inventaris, atau kesalahan pengiriman.

Keakuratan pesanan penting karena meningkatkan citra merek Anda dan membantu Anda mencapai sasaran pertumbuhan.

4. Peningkatan manajemen inventaris

Saat Anda mengelola faktur, pesanan pembelian, dan dokumen lainnya secara manual, Anda terus-menerus bekerja dengan informasi yang berumur beberapa hari atau bahkan berminggu-minggu.

Data yang tidak akurat atau ketinggalan jaman menyebabkan penundaan, inventaris yang salah dikelola, dan kehabisan stok — semuanya merupakan kabar buruk bagi bisnis Anda.

Dengan solusi pengiriman EDI, Anda dapat mengakses data inventaris dan pesanan secara real-time. Wawasan ini akan membantu Anda menjaga pasokan barang yang cukup, menghindari kelebihan stok, dan memperkuat arus kas Anda.

Untuk memaksimalkan visibilitas di seluruh organisasi Anda, pastikan sistem EDI Anda terintegrasi dengan solusi perangkat lunak Anda yang lain.

Ketika aplikasi Anda terintegrasi penuh, Anda dapat membuat pusat komunikasi terpadu untuk semua operasi pengiriman, pemesanan, dan logistik Anda. Hasilnya adalah bisnis yang jauh lebih efisien dan gesit.

5. Mengurangi limbah

Dalam beberapa tahun terakhir, industri logistik telah melakukan upaya bersama untuk mengurangi jejak karbon dan menghasilkan lebih sedikit limbah.

Teknologi pengiriman dan logistik EDI memainkan peran penting dalam mengurangi produksi limbah. Saat beralih ke digital, Anda dapat mengurangi konsumsi kertas secara drastis, karena Anda tidak perlu lagi membuat, mendistribusikan, dan menyimpan dokumen fisik.

Dengan mengambil pendekatan digital, Anda juga dapat memanfaatkan penghematan biaya tambahan karena Anda tidak perlu lagi mengeluarkan sumber daya untuk melakukan tugas-tugas berikut:

• Membeli kertas
• Mengelola dokumen fisik
• Mendaur ulang faktur dan dokumen kertas lainnya
• Mengirimkan faktur, kwitansi, dan pesanan pembelian

Jika organisasi Anda berkomitmen untuk menjadi ramah lingkungan, pengiriman EDI adalah tambahan yang berharga untuk inisiatif Anda.

6. Peningkatan hubungan kemitraan

Jika Anda ingin membina hubungan positif dengan mitra Anda, berusahalah untuk membuat interaksi dengan perusahaan Anda senyaman mungkin. Solusi EDI membantu Anda melakukan hal itu.

Dengan EDI, Anda dapat menyampaikan pesan secara instan, meningkatkan efisiensi bisnis, dan melayani mitra Anda dengan lebih efektif.

Mereka juga dapat dengan cepat menyampaikan informasi ke bisnis Anda, memesan, melakukan pembelian, dan mendapatkan sumber daya yang mereka perlukan untuk berkembang.

Saat Anda dan mitra vendor Anda menggunakan EDI, semua orang menang.

Tantangan dan kompleksitas pengiriman EDI

Pengiriman EDI mudah digunakan dan digunakan secara luas, namun bukan berarti ini merupakan solusi yang sempurna.

Meskipun merupakan cara paling pragmatis untuk mengelola pengiriman dan alur kerja logistik lainnya, EDI memiliki banyak kekurangan, termasuk yang berikut:

Biaya dan kompleksitas

Kelemahan terbesar pengiriman EDI adalah biaya dan kerumitan yang terkait.

Untuk menyiapkan dan memelihara sistem Anda, Anda harus membeli lisensi perangkat lunak, menerapkan teknologi EDI, dan mengintegrasikannya dengan solusi Anda yang lain. Proses ini dapat memakan waktu beberapa bulan dan menimbulkan tuntutan yang signifikan pada tim TI Anda.

Jika Anda menjalankan bisnis kecil dengan departemen TI yang kurang kuat, Anda mungkin harus mendatangkan sumber daya dari luar untuk memfasilitasi integrasi Anda. Melakukan hal ini akan menambah biaya penerapan EDI.

Bahkan ketika sistem Anda aktif dan berjalan, Anda harus terus mencurahkan sumber daya agar sistem tetap berfungsi sesuai rancangan. Biaya pemeliharaan berkelanjutan ini akan menghasilkan keuntungan yang besar, namun Anda harus menyadarinya sebelum beralih ke EDI.

Kesesuaian

Meskipun dokumen EDI dianggap “terstandar”, Anda mungkin masih mengalami masalah kompatibilitas silang. Setiap bisnis mungkin memerlukan bidang yang berbeda dan menerima data yang berbeda dalam format dokumen yang sama, sehingga menyebabkan hambatan integrasi.

Perbedaan-perbedaan ini seringkali mengharuskan organisasi untuk membangun dan memelihara integrasi terpisah dengan masing-masing mitranya. Selain itu, setiap mitra mungkin memerlukan metode komunikasi aman yang berbeda, sehingga memerlukan infrastruktur tambahan yang perlu dibangun dan dipelihara.

Selain itu, dokumen EDI terus diperbarui. Meskipun Anda dan pasangan menggunakan dokumen dari platform yang sama, Anda mungkin tidak memiliki versi yang sama untuk setiap file. Masalah kompatibilitas mungkin timbul jika Anda menggunakan versi dokumen terbaru dan mereka menggunakan varian tahun lalu.

Privasi data

Di tengah maraknya serangan siber, dunia usaha patut mengkhawatirkan keamanan data.

Untuk terlibat dalam pengiriman dan logistik EDI, Anda perlu membuat koneksi antara jaringan Anda dan jaringan mitra vendor Anda. Jika tidak dikelola dengan baik, koneksi jaringan ini dapat membuat infrastruktur TI Anda rentan terhadap serangan.

Oleh karena itu, penting untuk menerapkan protokol yang jelas untuk memelihara infrastruktur dan jaringan TI Anda. Patuhi praktik terbaik keamanan siber terkini dan pertahankan perangkat lunak pelindung modern, seperti firewall dan solusi anti-virus.

Selain itu, Anda harus memeriksa mitra dagang Anda dengan cermat. Sebelum terlibat dalam pengiriman EDI dengan mitra dagang, penting untuk memastikan bahwa mereka menganggap serius keamanan siber.

Bagaimana memastikan transaksi EDI aman dan terjamin

Jika Anda ingin mendapatkan keuntungan dari transaksi pengiriman EDI tanpa membuat organisasi Anda terkena risiko keamanan siber yang tidak semestinya, pastikan untuk mencentang kotak berikut:

Pilih protokol EDI yang aman

Protokol EDI yang sesuai menjadi landasan bagi berbagi data yang cepat, efisien, dan aman antara bisnis dan mitra dagang Anda. Meskipun ada banyak protokol berbeda yang tersedia, tiga protokol yang paling umum dan aman adalah:

• HTTP/HTTPS: Hypertext Transfer Protocol dan ekstensi Hypertext Transfer Protocol Secure adalah dua protokol keamanan yang paling banyak digunakan untuk EDI karena dapat dienkripsi menggunakan berbagai solusi, termasuk TLS atau SSL. Meskipun demikian, protokol tersebut tidak dapat diandalkan atau sekuat protokol keamanan lain yang diuraikan di bawah.
• AS2 (Pernyataan Penerapan 2): AS2 beroperasi melalui protokol HTTP atau HTTPS tetapi menawarkan keandalan dan keamanan yang lebih baik. Ini menggunakan enkripsi dan sertifikat digital untuk melindungi data Anda selama transfer.
• FTP/FTPS: Protokol Transfer File menawarkan keandalan yang lebih baik daripada HTTP dan HTTPS dengan mengorbankan kesederhanaan. Protokol Transfer File Protokol Transfer File Aman dan Aman (SFTP) adalah versi aman dengan kekuatan berbeda dan kasus penggunaan ideal.

Protokol pilihan Anda sangat memengaruhi keamanan koneksi pengiriman EDI Anda. Oleh karena itu, Anda harus menilai setiap opsi dengan cermat sebelum menentukan suatu protokol.

Memperjelas dan menetapkan kebijakan

Saat menerapkan teknologi dan proses kerja baru, Anda harus membuat kebijakan untuk mengaturnya.

Aturan yang sama berlaku untuk pengiriman EDI. Berikan staf Anda prosedur EDI yang jelas dan mudah diikuti sehingga mereka memahami ekspektasi.

Kebijakan Anda harus menguraikan transaksi EDI mana yang dibutuhkan setiap mitra dagang. Dengan memberikan panduan yang jelas tentang siapa yang membutuhkan dokumen apa, Anda dapat mengoptimalkan strategi berbagi informasi dan meningkatkan ROI teknologi EDI Anda.

Menerapkan infrastruktur kontrol akses

Teknologi EDI terkemuka mencakup infrastruktur kontrol akses bawaan, memungkinkan Anda membatasi siapa yang dapat melihat atau mengubah data Anda.

Gunakan solusi ini untuk membatasi akses ke sistem EDI Anda berdasarkan peran dan izin setiap pengguna dalam organisasi.

Untuk keamanan dan kontrol yang lebih baik, pertimbangkan untuk mewajibkan autentikasi dua faktor atau multifaktor.

Ini mengharuskan pengguna melewati verifikasi berlapis sebelum mereka dapat mengakses jaringan Anda. Misalnya, mereka mungkin harus memberikan kata sandi dan memindai lencana ID mereka.

Hati-hati terhadap aktivitas mencurigakan dan tidak sah

Lakukan audit rutin terhadap teknologi EDI Anda untuk mengidentifikasi aktivitas tidak biasa atau pesanan mencurigakan sejak dini.

Selama audit, tim Anda harus mencari aktivitas apa pun yang menyimpang dari tren yang diharapkan, seperti pembelian dalam jumlah besar yang tidak biasa atau transaksi yang tidak dikenal.

Menjaga keamanan proses EDI Anda memerlukan pendekatan proaktif. Oleh karena itu, Anda perlu melakukan pengujian keamanan secara berkala.

Sebagai bagian dari pengujian ini, tim TI Anda harus berupaya menemukan kerentanan dalam infrastruktur digital Anda dan memperbaikinya sebelum pihak jahat mengakses jaringan Anda.

Masa depan EDI dalam pelayaran dan logistik

Teknologi EDI telah menjadi kebutuhan pokok dalam bidang pelayaran dan logistik selama beberapa dekade.

Meskipun terdapat kemajuan signifikan dalam teknologi logistik lainnya, seperti sistem transportasi dan manajemen gudang, EDI dalam solusi pengiriman masih dibuat khusus, rumit, dan lambat dalam penerapannya.

Agar tetap kompetitif, bisnis e-niaga perlu fokus dalam menjaga ketangkasan rantai pasokan dengan mencari mitra pengiriman dan logistik dengan pendekatan EDI yang lebih modern sehingga mereka dapat memasarkan dengan pelanggan dan pemasok baru dalam hitungan hari, bukan minggu atau bulan.

Pendekatan modern mengurangi kompleksitas EDI, memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan sistem backend mereka menggunakan teknologi pengembangan yang lebih modern, termasuk API yang menggunakan JSON.

Ini menghilangkan kebutuhan untuk membangun integrasi khusus untuk setiap mitra dan mengonversi data dengan benar ke format EDI yang diperlukan.

Saat solusi e-niaga mengevaluasi solusi pengiriman dan logistik baru, mereka harus bertanya terlebih dahulu tentang kemampuan EDI, sumber daya yang dibutuhkan, dan waktu yang diperlukan untuk mulai beroperasi dengan mitra dagang baru.

Orderful menawarkan solusi EDI untuk bisnis e-niaga untuk mengoptimalkan alur kerja logistik.

Ketika dikombinasikan dengan teknologi pemenuhan EDI ShipBob, bisnis online dapat meningkatkan strategi ritel multisaluran mereka dengan mengintegrasikan etalase mereka dengan pengecer dan pasar yang berbeda untuk menciptakan operasi pemenuhan dan pengiriman yang lancar.

“Belajar menyesuaikan strategi penjualan, pemasaran, dan pengemasan kami dengan kebutuhan masing-masing pengecer merupakan sebuah tantangan, namun di situlah ShipBob benar-benar berguna. ShipBob mematuhi EDI dengan lusinan pengecer populer, dan integrasi API mereka memungkinkan mereka memenuhi pesanan sesuai dengan pedoman kepatuhan masing-masing pengecer.”

Aaron Patterson, COO dari Tantangan Petualangan

FAQ pengiriman EDI

Di bawah ini adalah jawaban atas pertanyaan paling umum tentang pengiriman EDI.

Jenis bisnis apa yang dapat memperoleh manfaat dari penggunaan EDI dalam pengiriman dan logistik?

Setiap pengecer, operator, atau entitas logistik dapat memperoleh manfaat dari proses dan teknologi pengiriman EDI.

Apa perbedaan EDI dalam pengiriman dengan faktur kertas?

EDI berfungsi sebagai pengganti faktur berbasis kertas dan pesanan pembelian. Daripada mengelola dokumen fisik, pengirim, operator, dan pengecer dapat melakukan semua transaksi secara digital.

Apa perbedaan antara EDI dan EDIFACT?

EDI dan EDIFACT sangat mirip dalam hal kemampuan dan fungsi. Namun, EDIFACT terutama digunakan di Asia dan Eropa. Sebaliknya, EDI terutama digunakan di Amerika Serikat dan negara-negara Amerika Utara lainnya.

Apakah pengiriman EDI layak untuk semua ukuran bisnis?

Untuk sebagian besar, ya. Sebagian besar bisnis, termasuk perusahaan kecil dan menengah, dapat menerapkan pengiriman EDI. Namun, ada pengecualian, seperti perusahaan kecil yang memiliki tumpukan teknologi kuno dan tidak ada ruang dalam anggaran mereka untuk melakukan peningkatan.

Berapa lama biasanya waktu yang dibutuhkan untuk menerapkan sistem EDI dalam operasi pengiriman atau logistik?

Penerapan sistem EDI dapat memakan waktu 30–60 hari atau lebih, bergantung pada berbagai faktor, termasuk ukuran organisasi dan sumber daya TI yang Anda miliki. Penerapan mungkin memerlukan waktu lebih lama jika Anda menghadapi masalah kompatibilitas teknologi atau tantangan lainnya.