Panduan Utama untuk Memulai Program Pelatihan Karyawan yang Sukses

Tidak pernah ada waktu yang lebih kritis bagi organisasi untuk fokus pada pembelajaran dan pengembangan karyawan mereka.

Dengan rekor jumlah orang yang bergabung dengan Pengunduran Diri Hebat dan meninggalkan pekerjaan mereka, pengusaha mencari cara untuk menarik dan mempertahankan bakat terbaik. Pada gilirannya, karyawan yang kembali ke dunia kerja pascapandemi ingin meningkatkan keterampilan dan memprioritaskan peluang pengembangan profesional saat memutuskan apakah akan menerima peran.

Selain itu, kemajuan teknologi di tempat kerja terus berlanjut dengan kecepatan tinggi. Tanpa pelatihan, karyawan tidak dapat mengikuti, sehingga lebih sulit bagi organisasi untuk tetap kompetitif.

Jadi apa solusinya?

Pelatihan Karyawan untuk Penyelamatan

Salah satu strategi untuk mengatasi masalah ini adalah berinvestasi dalam program pelatihan karyawan yang menawarkan kelas atau kursus karyawan Anda yang dirancang untuk mengajari mereka keterampilan baru atau mengembangkan keterampilan yang sudah ada. Pelatihan tidak hanya berkontribusi pada pertumbuhan profesional karyawan Anda dan meningkatkan kemampuan mereka untuk melakukan pekerjaan mereka, ada juga kasus bisnis yang kuat yang harus dibuat untuk itu juga, mengingat efek langsungnya pada retensi karyawan dan keuntungan Anda.

Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara membuat program pelatihan untuk karyawan Anda, tidak perlu mencari lagi. Dalam artikel ini, kami memandu Anda melalui pembuatan program pelatihan yang membuat karyawan Anda tetap terlibat dan memenuhi kebutuhan pengembangan profesional mereka sekaligus membuat organisasi Anda lebih kompetitif.

Pentingnya Pelatihan Karyawan

Pelatihan karyawan tidak murah. Rata-rata perusahaan AS menghabiskan $1.286 untuk setiap karyawan untuk pelatihan setiap tahun. Apakah itu layak?

Jawabannya adalah ya. Berinvestasi dalam pengembangan program pelatihan karyawan:

• Secara langsung berdampak pada laba organisasi Anda . Meningkatkan keterampilan karyawan Anda memiliki efek positif langsung pada produktivitas dan kualitas pekerjaan mereka. Pada gilirannya, ini meningkatkan proses organisasi dan mengurangi risiko kesalahan yang terjadi, berkontribusi pada peningkatan keuntungan.
• Meningkatkan retensi karyawan . Pelatihan dan pengembangan penting bagi karyawan dan mempengaruhi tingkat komitmen mereka terhadap suatu organisasi. Dalam survei LinkedIn, 94% karyawan mengatakan mereka akan tinggal lebih lama dengan majikan yang berinvestasi dalam pelatihan dan pengembangan mereka.
• Menarik talenta terbaik . Pelatihan juga merupakan faktor penting bagi karyawan baru dan dapat memberi Anda keunggulan kompetitif dalam hal merekrut talenta terbaik. 80% karyawan AS mengatakan pengembangan profesional dan peluang pelatihan pemberi kerja merupakan faktor penting saat menerima peran baru.
• Membantu Anda tetap di atas perkembangan teknologi . Teknologi bisnis berkembang dengan kecepatan yang sangat tinggi. Organisasi membutuhkan karyawan yang dapat bekerja dengan teknologi baru dan terus berubah. Daripada mengganti karyawan untuk mengatasi kekurangan keterampilan dalam suatu organisasi—yang biayanya bisa mencapai $4000 per karyawan baru—Anda dapat menggunakan pelatihan untuk meningkatkan keterampilan karyawan.

Apa yang Harus Disertakan dalam Program Pelatihan Karyawan

Dalam hal program pelatihan karyawan, tidak ada aturan! Anda dapat merancang program yang sesuai dengan kebutuhan organisasi dan tenaga kerja Anda. Namun, ada dua hal yang harus ditangani oleh program pelatihan Anda—jenis pelatihan karyawan yang ingin Anda tawarkan dan cara Anda menyampaikannya.

Jenis pelatihan karyawan

Aspek kunci dari setiap program pelatihan melibatkan identifikasi jenis pelatihan apa yang akan Anda tawarkan kepada karyawan Anda.

Orientasi dan orientasi adalah bentuk pelatihan yang digunakan untuk membiasakan karyawan baru dengan organisasi serta proses dan budayanya. Mempercepat karyawan baru dengan cepat dan mengintegrasikan mereka ke dalam organisasi dengan lancar adalah penting untuk retensi karyawan dan membangun budaya perusahaan yang kuat.

Pelatihan berbasis kompetensi adalah pendekatan umum yang digunakan oleh banyak organisasi. Kompetensi adalah sekelompok keterampilan, kemampuan, pengetahuan, dan perilaku seperti perencanaan strategis atau mengelola sumber daya secara efektif. Pelatihan berbasis kompetensi dapat digunakan di seluruh tim yang membutuhkan keterampilan yang sama untuk melakukan peran mereka yang berbeda.

Pelatihan keahlian berfokus pada pengembangan kelompok keterampilan pelengkap yang dibutuhkan karyawan untuk dilakukan dalam jenis pekerjaan tertentu, misalnya, pelatihan penjualan atau pemasaran. Pelatihan manajemen adalah contoh lain, yang sering digunakan oleh organisasi untuk mengidentifikasi dan mengembangkan potensi kepemimpinan internal dengan membekali karyawan dengan pengetahuan, keterampilan, dan alat yang diperlukan untuk berhasil sebagai manajer.

Pelatihan berbasis keterampilan mengajarkan karyawan keterampilan teknis khusus yang perlu mereka gunakan segera dalam peran mereka, misalnya, mempelajari program perangkat lunak baru. Itu membuat keterampilan karyawan tetap up to date dan sejalan dengan pesaing.

Pelatihan soft skill , sebagai perbandingan, membekali karyawan dengan ciri-ciri kepribadian, sikap sosial, dan perilaku individu yang diperlukan untuk berkembang dalam suatu peran. Beberapa soft skill yang paling diminati termasuk kreativitas, persuasi, kolaborasi, dan kemampuan beradaptasi. Meningkatkan kemampuan ini secara tidak langsung berkontribusi pada fungsi organisasi dan kesuksesan secara keseluruhan.

Pelatihan kepatuhan diwajibkan oleh hukum. Pelatihan ini wajib untuk peran atau industri tertentu di bawah undang-undang, peraturan, atau kebijakan yang relevan. Ini mencakup topik-topik seperti kesehatan dan keselamatan tempat kerja, etika, kualitas, pelatihan keragaman, atau pembaruan lisensi profesional. Ini biasanya ditujukan untuk meminimalkan risiko, mengatur profesi, atau menyediakan lingkungan tempat kerja yang lebih baik.

Pelatihan produk atau layanan . Jenis pelatihan ini mengeksplorasi seluk beluk produk atau layanan Anda, membantu karyawan Anda untuk memahaminya sepenuhnya. Ini sering diprioritaskan untuk tim penjualan, layanan pelanggan, atau pemasaran sehingga mereka dapat mengkomunikasikan fitur dan manfaat produk atau layanan Anda secara lebih efektif.

Metode penyampaian pelatihan

Cara Anda menyampaikan pelatihan sama pentingnya dengan konten itu sendiri. Anda dapat memilih metode yang paling sesuai dengan sumber daya dan preferensi pembelajaran karyawan Anda. Anda tidak harus hanya memilih satu—campur dan cocokkan berbagai jenis metode pelatihan bagi karyawan untuk memaksimalkan efektivitas mereka.

Pelatihan daring

Aplikasi seluler seperti Connecteam adalah standar baru untuk pelatihan karyawan. Dengan akses langsung ke materi pelatihan online melalui perangkat pribadi mereka, karyawan dapat belajar lebih banyak dengan kecepatan mereka sendiri.

Program pelatihan karyawan online:

• Menghemat waktu dan uang Anda. Anda tidak perlu mengoordinasikan waktu ketika semua orang dapat menghadiri sesi pelatihan. Sebaliknya, karyawan dapat mengakses materi pada kenyamanan mereka.
• Menjamin konsistensi di seluruh organisasi Anda, dengan setiap karyawan menerima informasi dan pelatihan yang sama.
• Memungkinkan Anda melatih beberapa lokasi di berbagai waktu tanpa biaya tambahan.
• Melacak dan menilai penyelesaian pelatihan secara digital. Dengan cara ini Anda dan karyawan Anda selalu memiliki catatan terbaru tentang pembelajaran mereka.
• Berikan karyawan akses ke informasi kapan pun mereka membutuhkannya, mengurangi ketidakpastian, kesalahan informasi, dan kesalahan.
• Biasanya lebih murah daripada pelatihan langsung di tempat.

Pelatihan tatap muka

Karyawan harus hadir secara fisik untuk pelatihan tatap muka, yang dapat diadakan di tempat di organisasi Anda atau di lokasi eksternal. Dipimpin oleh seorang instruktur—baik seseorang yang berpengalaman dalam organisasi Anda atau penyedia eksternal—contoh pelatihan tatap muka meliputi lokakarya, seminar, atau hari pelatihan.

Pelatihan tatap muka lebih sulit diatur. Anda perlu menemukan waktu yang nyaman untuk mengadakan pelatihan, serta ruang. Ini juga bisa lebih mahal setelah Anda memperhitungkan biaya tambahan seperti biaya perjalanan, sewa tempat, dan biaya pelatihan.

Pembelajaran campuran

Blended learning adalah kombinasi dari pelatihan online dan langsung. Anda dapat mengadopsinya sebagai pendekatan permanen untuk melatih karyawan Anda, atau menggunakannya dalam jangka pendek untuk membantu transisi karyawan ke pembelajaran online.

Pendekatan hibrida ini menawarkan lebih banyak fleksibilitas dan penghematan biaya, dibandingkan dengan pelatihan tatap muka sepenuhnya.

Pelatihan rekan

Pelatihan rekan kerja, atau pembelajaran kolaboratif, melibatkan karyawan yang saling belajar, seperti melalui pembinaan atau pendampingan. Pelatihan interaktif seperti ini adalah cara yang ideal untuk berbagi dan membangun pengetahuan kelembagaan.

Sementara pelatihan rekan sering terjadi secara organik di antara karyawan, ada baiknya untuk mempertimbangkannya dan secara tegas memasukkannya ke dalam program pelatihan formal Anda.

Rotasi pekerjaan

Pendekatan praktis untuk pelatihan, rotasi pekerjaan melibatkan pemindahan karyawan secara lateral di antara tugas atau peran yang berbeda untuk mempelajari pengetahuan dan keterampilan baru. Selain variasi, rotasi pekerjaan juga memberikan pemahaman yang lebih baik dan lebih luas kepada karyawan tentang organisasi.

Sebelum menggunakannya, penting untuk mengembangkan kebijakan dan strategi rotasi pekerjaan untuk memastikan jenis pelatihan ini bermanfaat daripada mengganggu karyawan dan bisnis Anda.

Pembelajaran mikro

Microlearning adalah teknik yang melibatkan kursus pembelajaran singkat, misalnya, video pelatihan online 5 menit. Microlearning menyajikan informasi baru dalam potongan berukuran gigitan, menghasilkan metode pelatihan yang lebih menarik dan efektif dibandingkan dengan metode penyampaian yang lebih memakan waktu. Ini menghindari karyawan menjadi bosan dan mengarah pada retensi pengetahuan yang lebih tinggi daripada metode tradisional.

Pelatihan individu atau kelompok

Materi pelajaran yang Anda liput dapat memengaruhi apakah akan melatih karyawan secara individu atau sebagai tim. Sementara pelatihan individu dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik karyawan dan memberi mereka fleksibilitas untuk menyelesaikan pelatihan saat nyaman, pelatihan kelompok juga dapat berfungsi sebagai peluang membangun tim yang baik, mempromosikan kolaborasi.

Internal atau outsourcing

Pelatihan internal dikembangkan dan dijalankan secara internal oleh sebuah organisasi. Mengelola pelatihan seperti ini memungkinkan Anda menyesuaikan program pelatihan dengan kebutuhan organisasi Anda sambil membangun perpustakaan konten pembelajaran berdasarkan materi pelatihan karyawan yang Anda kembangkan. Namun, mengembangkan konten pelatihan dapat menjadi proses yang memakan waktu.

Atau, Anda dapat mengalihdayakan pelatihan Anda dengan menyewa pelatih atau fasilitator eksternal untuk datang ke kantor Anda, atau dengan mengirim karyawan ke konferensi industri eksternal. Meskipun pendekatan ini biasanya lebih mahal, Anda mendapat manfaat dari karyawan yang ahli memimpin melalui pelatihan.

8 Tips Membuat Program Pelatihan Karyawan yang Efektif

Sebelum memutuskan pelatihan apa yang akan ditawarkan kepada karyawan Anda, penting untuk mengidentifikasi apa yang ingin Anda capai dengannya. Setiap program pelatihan yang Anda buat harus mendukung strategi bisnis organisasi Anda yang lebih luas. Untuk alasan ini, penting untuk melibatkan atau berkonsultasi dengan manajemen eksekutif ketika merancang program pelatihan karyawan.

Ini membantu Anda menentukan tujuan dan sasaran program pelatihan Anda. Ajukan pertanyaan pada diri sendiri seperti:

• Bagaimana pelatihan ini mendukung tujuan bisnis kita?
• Bagaimana pelatihan ini akan meningkatkan tingkat retensi kita?
• Bagaimana kami memastikan pelatihan kami menarik?

Misalnya, jika aspek strategi bisnis Anda adalah untuk meningkatkan keuntungan melalui peningkatan efisiensi, pelatihan Anda harus berfokus pada mengajar karyawan untuk menggunakan mesin produksi atau program perangkat lunak lebih cepat.

Ini juga merupakan ide yang baik untuk melibatkan karyawan Anda saat membuat program pelatihan. Mencari masukan mereka membantu Anda mengidentifikasi tujuan profesional, kesenjangan pengetahuan, dan gaya belajar yang mereka sukai. Ini menyoroti kebutuhan pelatihan organisasi Anda dan juga dapat membantu mengarahkan prioritas pelatihan.

Aplikasi survei adalah cara mudah untuk mengumpulkan dan menyusun umpan balik karyawan tentang program pelatihan potensial. Melibatkan karyawan Anda dalam proses memperkuat bahwa Anda menghargai pendapat mereka—dan karyawan akan lebih terlibat dengan program yang mereka bantu bentuk.

Berbekal pemahaman yang jelas tentang tujuan dan sasaran pelatihan Anda serta umpan balik karyawan Anda, Anda kemudian dapat mulai mengidentifikasi topik dan menargetkan karyawan untuk program pelatihan Anda.

Analisis kebutuhan pelatihan adalah alat yang berguna untuk ini. Analisis kebutuhan pelatihan top-down melibatkan manajemen yang mengidentifikasi kebutuhan pelatihan tim mereka seperti yang mereka lihat. Atau, Anda dapat mengambil pendekatan yang lebih terdesentralisasi dan melibatkan karyawan secara langsung dalam prosesnya. Karyawan memberi tahu manajemen apa kebutuhan pelatihan mereka dan manajemen atau SDM kemudian dapat menetapkan prioritas pelatihan berdasarkan umpan balik ini.

Atau, analisis kesenjangan keterampilan—di mana Anda membandingkan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan dengan keterampilan yang sudah dimiliki karyawan—juga dapat membantu mengidentifikasi topik pelatihan potensial.

Lebih sering daripada tidak, kebutuhan pelatihan Anda akan lebih besar dari anggaran pelatihan Anda. Penting untuk mengidentifikasi area yang paling mendesak untuk difokuskan dan memprioritaskan program pelatihan Anda. Misalnya, jika Anda mengalami masalah dalam budaya perusahaan Anda, program pelatihan Anda mungkin memprioritaskan soft skill, seperti komunikasi dan cara bekerja secara efektif dalam tim. Jika organisasi Anda memproyeksikan pertumbuhan yang signifikan dan perlu mempersiapkan kepemimpinan, pelatihan manajemen mungkin menjadi prioritas utama Anda.

Program pelatihan bukanlah satu ukuran cocok untuk semua proposisi. Saat membangun program pelatihan karyawan, Anda harus menyesuaikan jenis pelatihan dan metode penyampaiannya agar sesuai dengan kebutuhan karyawan Anda, peran mereka, dan organisasi. Ini membantu karyawan mengembangkan keterampilan dan kemampuan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan, sekaligus mendukung strategi bisnis organisasi.

Misalnya, jika Anda mengelola tim pekerja shift tanpa meja, maka pelatihan di tempat yang dijadwalkan mungkin tidak masuk akal. Menawarkan pelatihan yang dapat diakses karyawan kapan saja, dari mana saja melalui aplikasi mungkin lebih sesuai dengan tenaga kerja Anda.

Sebuah perpustakaan pembelajaran atau manual pelatihan karyawan adalah sumber yang ideal bagi karyawan yang lebih memilih untuk bekerja secara mandiri. Ada banyak template manual pelatihan yang tersedia online untuk membantu Anda menyusunnya. Karyawan lain mungkin lebih menyukai pelatihan interaktif atau langsung, daripada pelatihan berbasis materi.

Selain menyesuaikan jenis pelatihan dan metode penyampaian, program pelatihan karyawan Anda harus menggunakan campuran pelatihan formal dan pelatihan mandiri.

Pelatihan formal melibatkan sesi pelatihan yang ditunjuk yang mengikuti kurikulum terstruktur, yang ditetapkan oleh organisasi. Ini dapat mencakup semua jenis pelatihan—dari keterampilan teknis hingga keterampilan lunak. Ini sangat berguna dalam situasi seperti orientasi dan orientasi.

Pelatihan mandiri, di sisi lain, menempatkan karyawan bertanggung jawab atas pembelajaran mereka sendiri. Mereka dapat memilih tujuan dan materi pembelajaran mereka dan memutuskan kapan mereka ingin melakukan pelatihan. Salah satu cara terbaik untuk mengelolanya adalah dengan perpustakaan pembelajaran online dengan materi pelatihan untuk dicari dan diakses oleh karyawan. Ideal untuk keterampilan lunak seperti komunikasi, kerja tim, atau manajemen waktu, pelatihan mandiri mungkin berguna bagi karyawan jangka panjang yang ingin meningkatkan keterampilan.

Kesimpulannya adalah program pelatihan Anda yang lebih luas harus menggunakan kombinasi pelatihan mandiri dan formal, tergantung pada topik dan audiens yang dituju.

Tidak mungkin untuk mengetahui apakah program pelatihan Anda efektif tanpa mengukur hasilnya. Anda dapat melakukan ini dengan mengumpulkan data sebelum dan sesudah pelatihan dan membandingkan hasil pasca pelatihan dengan tujuan dan sasaran Anda untuk mengetahui apakah Anda telah mencapai apa yang ingin Anda lakukan.

Selain itu, sangat berguna untuk mengukur tingkat keterlibatan karyawan Anda dengan program pelatihan. Ini sangat mudah dilakukan dengan platform pelatihan online, tempat Anda dapat menyimpan catatan pelatihan karyawan.

Data kualitatif sama membantunya. Carilah umpan balik karyawan tentang efektivitas program pelatihan Anda sehingga Anda dapat mengetahui apa yang berhasil, serta area untuk perbaikan, langsung dari mata pelajaran pelatihan. Jika Anda tidak melihat hasil yang Anda inginkan dari program pelatihan Anda, mungkin sudah waktunya untuk meninjau dan menyesuaikannya.

Anda dapat menggunakan data yang Anda kumpulkan pada program pelatihan Anda untuk meninjaunya dan membuat perubahan yang diperlukan. Metrik dan umpan balik karyawan harus menyoroti area masalah atau kesenjangan keterampilan, dan Anda dapat mengatasi masalah ini saat Anda mengembangkan program pelatihan Anda.

Bahkan program pelatihan yang efektif harus ditinjau dan diperbarui secara berkala sesuai kebutuhan. Kebutuhan karyawan dan organisasi berkembang dan program pelatihan Anda harus disegarkan untuk mengakomodasi hal ini. Hal ini terutama berlaku untuk keterampilan teknis yang berkaitan dengan teknologi tempat kerja baru.

Program pelatihan yang sukses adalah maraton, bukan lari cepat. Menyampaikan seminar satu hari dan menggambar garis di bawah program pelatihan Anda untuk tahun ini tidak akan menghasilkan banyak hal. Sebaliknya, program pelatihan perlu terus-menerus dan acara tatap muka harus direncanakan jauh sebelumnya untuk mendorong kehadiran maksimum.

Menawarkan berbagai peluang pelatihan sepanjang tahun memastikan pengetahuan teknis karyawan Anda tetap mutakhir dan membantu menyusun pengembangan profesional mereka. Ini juga membantu organisasi untuk mengoptimalkan anggaran pelatihannya.

FAQ Tentang Pelatihan Karyawan

Apakah karyawan menginginkan pelatihan?

Ya, karyawan menginginkan kesempatan pelatihan dan pengembangan profesional untuk maju di tempat kerja. Dalam sebuah studi baru-baru ini oleh University of Phoenix, 49% karyawan mengatakan mereka ingin mengembangkan keterampilan mereka tetapi tidak yakin bagaimana caranya dan 52% mengatakan mereka perlu mempelajari keterampilan baru dalam 12 bulan ke depan.

Siapa yang bertanggung jawab atas pelatihan karyawan?

Pelatihan karyawan adalah upaya tim yang membutuhkan kerjasama antara berbagai departemen dalam suatu organisasi, serta karyawan individu. Namun, HR biasanya bertanggung jawab untuk pengembangan dan pengawasan program pelatihan karyawan. Organisasi yang lebih besar mungkin memiliki tim Pembelajaran dan Pengembangan yang berdedikasi di dalam departemen SDM mereka.

Bisakah majikan membuat karyawan membayar untuk pelatihan?

Meskipun undang-undang yang relevan berbeda-beda, pemberi kerja biasanya harus menanggung biaya pelatihan bagi karyawan, terutama jika hal itu berkaitan langsung dengan peran mereka, kehadiran adalah wajib dan ditawarkan selama jam kerja.

Apa jenis pelatihan karyawan yang paling umum?

Onboarding adalah salah satu jenis pelatihan karyawan yang paling umum. Setiap karyawan baru perlu bergabung, menjadikannya bagian penting dari program pelatihan karyawan organisasi.

Program Pelatihan yang Berhasil Menguntungkan Baik Karyawan maupun Pengusaha

Jika Anda belum memilikinya, mengembangkan program pelatihan karyawan harus menjadi prioritas utama Anda. Pelatihan yang efektif dapat meningkatkan laba Anda, meningkatkan perekrutan dan tingkat retensi Anda, dan membantu organisasi Anda beradaptasi dengan kemajuan teknologi apa pun di tempat kerja.

Sekarang setelah Anda mengetahui bahwa karyawan Anda haus akan peluang pelatihan dan pengembangan, ikuti kiat kami di atas untuk membangun program pelatihan yang sukses!