Transformasi proses dunia nyata: Manusia harus menjadi pusat

Banyak bisnis telah memulai inisiatif transformasi proses dengan tujuan untuk berjalan lebih cepat, menjadi lebih gesit, dan beroperasi lebih efisien. Namun saat berbicara dengan para pemimpin bisnis, saya mendengar banyak tentang bagaimana pengalaman transformasi proses mereka sebelumnya gagal.

Mereka berbagi bagaimana di masa lalu, mereka telah menggunakan teknologi baru yang menjanjikan, tetapi kemudian tidak banyak berubah. Tidak banyak nilai yang direalisasikan. Mereka tidak mengerti apa yang salah atau apa yang dapat mereka lakukan secara berbeda.

Ketika kita menggali lebih dalam, seringkali akar masalahnya sama: mereka menggunakan teknologi baru untuk mengotomatiskan cara kerja lama.

Apa yang tidak mereka sadari adalah bahwa mengotomatiskan inefisiensi tidak menghasilkan transformasi yang sesungguhnya.

Transformasi proses: Menjadi digital saja tidak cukup

Sebagai ilustrasi, pertimbangkan pelanggan yang pernah bekerja sama dengan kita beberapa waktu lalu. Tim pengembangan seluler mereka telah menemukan peluang baru untuk memanfaatkan aplikasi seluler di pabrik, di mana boiler besar harus dibersihkan dan diperiksa secara teratur. Bagi tim pemeliharaan yang melakukan pekerjaan ini, bagian proses yang paling membuat frustrasi adalah menyelesaikan halaman formulir kertas.

Pendekatan tim seluler adalah memimpin dengan teknologi terlebih dahulu: “Mari kita buat aplikasi seluler sehingga mereka dapat melengkapi formulir ini di ponsel mereka dan cukup menekan kirim. Bukankah itu lebih baik?”

Dan memang, menghilangkan kertas dan menangkap data secara digital adalah langkah maju yang besar. Tapi itu bukan transformasi yang berarti – jenis yang membebaskan banyak waktu untuk pekerjaan bernilai lebih tinggi, memangkas waktu dan tenaga setengah atau lebih, dan menghasilkan karyawan yang lebih bahagia dan lebih produktif.

Desain dimulai dengan empati

Di SAP AppHaus, kami mengambil pendekatan berbeda, yang dimulai dengan berempati dengan pengguna akhir untuk menemukan kebutuhan mereka yang sebenarnya. Saat kami merancang dan mengulang, kami menggabungkan pendekatan ini, yang kami sebut Pemikiran Desain, dengan Pemikiran Arsitektur untuk menciptakan solusi yang layak secara teknologi dan layak secara finansial.

Pendekatan ini memungkinkan Anda mencapai sweet spot antara pengalaman pengguna yang luar biasa dan nilai bisnis.

Dalam hal ini, kami pergi ke lokasi dan berbicara dengan kru pemeliharaan untuk mempelajari pekerjaan mereka. Kami menyaksikan mereka mengenakan seragam dan sarung tangan kuning cerah, memasuki boiler, dan keluar dengan pakaian kotor hitam, dari ujung kepala sampai ujung kaki. Kami menyadari ini adalah pekerjaan kotor – bukan tempat untuk perangkat seluler, apalagi kertas – dan keluar dari boiler lebih cepat adalah prioritas bagi para pekerja ini.

Kemudian kami bertanya tentang formulir:

• Jenis informasi apa yang harus mereka masukkan?
• Mengapa itu dibutuhkan?
• Dari mana informasi ini berasal?

Dan lihatlah, kami mengetahui bahwa sekitar 90% informasi yang mereka masukkan hanyalah data master yang mereka cari di sistem perusahaan. Para pekerja ini menghabiskan sebagian besar waktunya untuk mengetik data master yang sudah ada sebelumnya setiap kali mereka membersihkan dan memeriksa boiler!

Menghubungkan perjalanan pengguna ke sistem dan teknologi back-end

Memimpin dengan wawasan yang berpusat pada manusia ini, kami berkolaborasi dengan mereka untuk mengubah tugas ini untuk menghilangkan kertas dan entri ulang data berulang. Kru pemeliharaan memiliki masukan langsung untuk membentuk proses ini, dan bagaimana penggunaan teknologi digital akan bekerja paling baik di dunia nyata.

Bersama-sama, kami menyederhanakan "dokumen" sehingga formulir seluler hanya melibatkan beberapa bidang online yang dapat diselesaikan di perangkat genggam industri. Entri data dikurangi dari lima halaman menjadi lima bidang, dan banyak waktu dihemat untuk pemrosesan dan koreksi data, yang membuat semua orang senang.

Inilah kekuatan transformasi proses bisnis yang berpusat pada manusia yang menghubungkan perjalanan pengguna (dalam hal ini, pekerjaan membersihkan dan memeriksa boiler) ke sistem dan teknologi back-end (seperti teknologi seluler) yang mendukung proses dan data untuk memberikan hasil yang diinginkan .

Ini juga merupakan gambaran mengapa setiap bisnis perlu menumbuhkan budaya inovasi yang menyelaraskan manusia, proses, dan teknologi untuk membantu mengembangkan dan meningkatkan bisnis. Manfaatnya sangat berharga:

1. Keterlibatan karyawan mempercepat adopsi
2. Peningkatan skalabilitas
3. Pemeliharaan yang disederhanakan

Transformasi proses dari bawah ke atas membuahkan hasil

Untuk tujuan ini, kami melihat pelanggan membuat "ruang kreatif" mereka sendiri di mana tim interdisipliner dapat berkolaborasi tentang cara beralih dari proses bisnis kompleks yang menyebabkan perlambatan besar (misalnya, ke proses bisnis modern yang didukung oleh otomatisasi cerdas, kecerdasan, dan wawasan instan. ).

Siapa pun dapat menyarankan kasus penggunaan baru — faktanya, ide terbaik datang dari bawah ke atas, bukan dari atas ke bawah — dan menjadi bagian dari memimpin perubahan.

Pendekatan ini bukan hanya "menyenangkan untuk dimiliki". Hari ini, sangat penting untuk sukses karena inisiatif top-down cenderung bergerak lambat dan berjuang dengan adopsi.

Ketika karyawan yang diberdayakan memimpin dan didukung oleh pelatih-pemimpin dan mitra yang dapat membantu tim dengan cepat menyelaraskan perjalanan pengguna untuk membangun solusi, transformasi yang sukses terjadi lebih cepat, mudah diskalakan, dan dapat diperbarui serta dipertahankan dari waktu ke waktu.