8 Tips Efektif Menulis Email ke Seseorang yang Tidak Anda Kenal

Jika Anda membaca ini, Anda mungkin berencana untuk menulis email kepada seseorang yang tidak Anda kenal.

Mari kita hadapi itu - kebanyakan orang benci menerima email penjualan dan pemasaran.

Dan sementara pemasaran email masih merupakan cara yang bagus untuk mengembangkan bisnis, Anda harus melakukannya dengan cara yang benar.

Mengirim email ke teman itu mudah, tetapi mengirim email kepada seseorang yang belum pernah Anda temui bisa jadi agak sulit dan membuat stres.

Lagi pula, Anda tidak mengenal orang itu, Anda tidak tahu preferensi mereka.

Dan Anda tidak yakin apakah akan lebih baik untuk membuat perkenalan Anda melalui panggilan telepon atau pertemuan langsung.

Meskipun email bisa jadi sulit untuk ditulis, ada formula untuk membuatnya lebih mudah.

Dalam artikel hari ini, kita akan membahas 8 tips praktis tentang cara menulis email kepada seseorang yang tidak Anda kenal untuk membantu Anda membuatnya lebih tidak nyaman dan meningkatkan balasan Anda.

Jadi, mari selami itu.

1. Lakukan riset Anda

Jadi Anda ingin mengirim email kepada seseorang, dan Anda tidak tahu apa-apa tentang mereka.

Ini adalah tempat yang sangat baik untuk memulai jika Anda mengetahui nama orang tersebut dan perusahaan tempat mereka bekerja.

Apa yang saya temukan paling berhasil bagi saya ketika berkomunikasi dengan orang asing sebelum saya mengenal mereka adalah meluangkan waktu untuk meneliti mereka, profil LinkedIn mereka, tweet atau artikel sebelumnya, dll.

Anda mungkin tidak pernah berpikir Anda tidak mengenal penerima Anda sampai saya membuat Anda menyadarinya.

Sangat penting untuk melakukan penelitian Anda sebelum Anda mengirim email dingin.

Bagaimana Anda bisa mengharapkan mereka untuk merespons jika Anda tidak tahu apa-apa tentang orang itu?

Meneliti orang adalah salah satu hal pertama yang kami lakukan ketika memulai kampanye atau hubungan bisnis baru, tetapi kami sering gagal meluangkan waktu untuk bertukar pikiran kapan kami harus melakukannya.

Untuk membantu Anda meneliti dan bertemu mereka dengan lebih baik, tempatkan diri Anda pada posisi penerima.

• Siapa mereka?
• Bagaimana Anda bisa menciptakan nilai?
• Apa baris subjek email terbaik untuk menarik perhatian mereka?

Setelah Anda menemukan semua informasi tentang penerima ini, akan lebih mudah bagi Anda untuk memulai email Anda.

Jadi, inilah contoh yang dapat membantu Anda:

Hai,

Saya menulis kepada Anda karena saya membaca posting blog Anda tentang _____. Saya suka cara Anda menulis tentang _____. Saya pikir Anda adalah orang yang berpikir mendalam tentang ______ dan memiliki pendapat yang kuat tentang hal itu.

Saya ingin mengobrol dengan Anda tentang _______, tetapi untuk saat ini, berikut adalah pemikiran saya tentang topik tersebut:

Saya juga melampirkan beberapa artikel yang menurut saya akan membantu Anda. Tolong beri tahu saya jika ini adalah sesuatu yang dapat kita kerjakan bersama!

Di sini, Anda menunjukkan kepada mereka bahwa Anda telah menelitinya dengan baik dan tahu apa yang Anda bicarakan, yang dapat meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan jawaban.

2. Baris subjek

Saat email Anda muncul di kotak masuk seseorang, beberapa sinyal dan pemicu menentukan apakah email tersebut dibuka atau tidak - dan baris subjek Anda adalah salah satunya .

Salah satu kesalahan terbesar yang dilakukan orang adalah terbawa oleh terlalu banyak detail umum di baris subjek dan tubuh mereka.

Anda ingin email pertama Anda memiliki baris subjek yang mudah diingat, tetapi Anda tidak tahu apakah mereka akan membukanya.

Dengan tantangan ini, dari mana Anda memulai?

Berikut adalah beberapa tip untuk menulis baris subjek yang berhasil:

• Jelas dan ringkas - Jangan mencoba menjadi pintar atau lucu — cukup nyatakan isi email Anda dalam beberapa kata yang mudah dimengerti tanpa harus membaca isi pesan.
• Jadikan pribadi - Tambahkan nama penerima ke baris subjek jika Anda bisa. Ini menunjukkan bahwa Anda memperhatikan dan peduli tentang mereka sebagai pribadi.
• Jadilah kreatif — Jangan takut untuk menggunakan humor atau bahkan sarkasme untuk menarik perhatian pembaca Anda. Pastikan saja itu selaras dengan merek dan budaya perusahaan Anda!

Dengan memastikan elemen-elemen ini di baris subjek Anda dan tidak membuatnya terdengar umum, peluang Anda untuk mendapatkan balasan akan meningkat secara drastis.

Berikut beberapa contohnya:

Baris subjek #1: Ide kolaborasi {{firstName}}?

Baris subjek #2: Pertanyaan tentang {{companyName}}

Dengan membuatnya singkat dan jelas bersama dengan personalisasi, peluang Anda untuk membaca email dapat meningkat.

4. Sapa orangnya

Email harus selalu diawali dengan salam dan diakhiri dengan tanda tangan yang menyertakan nama dan informasi kontak Anda.

Salam adalah bagian standar dari email bisnis apa pun, tetapi bisa jadi rumit.

• Apakah boleh menggunakan nama depan mereka?
• Haruskah Anda memanggil mereka dengan gelar mereka?

Jika ragu, tetap gunakan "Yang Terhormat Bapak/Ibu/Ibu," yang netral gender dan profesional.

Dan jangan khawatir apakah sapaan Anda terdengar seperti seseorang dari negara lain yang menulisnya — lebih baik terdengar sopan daripada dipoles!

Jika ada lebih dari satu orang yang bertanggung jawab di perusahaan dan Anda tidak yakin siapa yang harus menerima email, kirimkan ke masing-masing individu dan sertakan judul setiap orang di baris subjek Anda ("Re: Pertemuan kita minggu depan").

Dengan begitu, setiap orang akan tahu siapa yang perlu merespons terlebih dahulu.

Berikut ini contohnya:

Ibu Smith yang terhormat,

Saya menulis kepada Anda untuk memperkenalkan diri dan meminta bantuan Anda dengan proyek yang saya sayangi. Saya sedang mengerjakan sebuah buku tentang menulis dengan perasaan yang akan membantu orang mengekspresikan diri mereka dalam semua komunikasi mereka. Sebagai bagian dari penelitian untuk buku saya, saya ingin tahu apa pendapat Anda tentang pernyataan berikut: "Menulis dengan perasaan berarti jujur ​​ketika Anda menulis."

Tolong beri tahu saya pendapat Anda dengan mengirim email kepada saya di [email protected]. Terima kasih banyak atas waktu dan pertimbangan Anda!

4. Identifikasi diri Anda di kalimat pembuka Anda

Anda memiliki ide yang bagus, dan Anda ingin membagikannya.

Anda telah memikirkannya sepanjang hari, dan sekarang saatnya untuk mengirimkan ide Anda melalui email.

Tapi apa yang Anda katakan?

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah mengidentifikasi diri Anda di baris pembuka Anda.

Jika orang tersebut tidak mengetahui siapa Anda, mereka tidak akan membaca lebih jauh — atau lebih buruk lagi, mereka akan berpikir bahwa beberapa robot spam telah mengirimi mereka pesan .

Jika jelas dari tanda tangan email Anda bahwa Anda berasal dari [perusahaan], maka Anda tidak perlu menyebutkannya lagi di baris pembuka Anda juga.

Tetapi jika Anda ingin memastikan bahwa pembaca tahu siapa yang mengirimi mereka email, maka sesuatu seperti

" Hei [nama]! Ini [namamu] " tidak apa-apa.

Jadi inilah contohnya:

Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik. Saya baru saja lulus dari Universitas X, di mana saya mengambil jurusan [apa jurusan Anda]. Saya telah bekerja sebagai pekerja magang di perusahaan saya saat ini selama tiga bulan sekarang dan saya ingin beralih ke posisi penuh waktu bersama mereka setelah lulus.

Saya senang bekerja di [perusahaan] selama magang dan merasa itu akan sangat cocok. Namun, karena kelulusan akan segera tiba, saya ingin menjangkau dan melihat apakah ada posisi terbuka yang cocok untuk saya. Saya sangat tertarik dengan [masukkan keterampilan yang relevan] dan berharap untuk mendengar kabar dari Anda.

Terima kasih atas waktu dan pertimbanganmu!

Sekarang setelah kami mengidentifikasi diri kami, mari pelajari cara membuat email Anda sehingga orang ingin membacanya!

5. Gunakan tubuh untuk kebaikan Anda

Tubuh email Anda adalah tempat di mana Anda benar-benar dapat bersinar.

Anda harus menggunakan ruang ini untuk memamerkan kepribadian Anda dan menjalin hubungan dengan pembaca Anda.

Anda dapat memberi tahu mereka sedikit tentang diri Anda dan mengapa Anda menulis surat kepada mereka, dan Anda juga ingin memasukkan beberapa detail tentang apa yang Anda cari.

Dengan begitu, penerima akan tahu apakah mereka bisa membantu permintaan Anda atau tidak.

Berikut adalah beberapa tips untuk menulis badan email yang baik:

• Gunakan nada ramah - Tujuan Anda adalah membuat orang tersebut merasa cukup nyaman untuk menanggapi email Anda, jadi jangan takut menggunakan emotikon atau tanda seru jika itu membantu menyampaikan bahwa Anda bersemangat!
• Singkat dan jelas - Jika Anda tidak dapat menjelaskan apa yang Anda butuhkan dalam dua kalimat atau kurang, itu mungkin terlalu rumit atau spesifik untuk orang lain untuk membantu Anda.
• Gunakan poin-poin dan teks tebal untuk menyorot poin-poin penting dalam pesan Anda.
• Ajukan pertanyaan tentang posisi tertentu atau pengalaman dan kualifikasi seseorang.
• Beri tahu mereka bagaimana keterampilan Anda dapat bermanfaat bagi mereka, tim mereka, atau organisasi mereka dan nilai apa yang akan Anda bawa ke posisi tersebut.

Berikan beberapa latar belakang tentang diri Anda, sehingga mereka dapat merasakan dengan siapa mereka berbicara (bahkan mungkin menyertakan gambar).

Berikut ini contoh yang tidak boleh dilakukan:

Hai, yang di sana!

Nama saya Sam, dan saya adalah calon penulis lepas yang mencari pekerjaan di bidang pemasaran konten. Saya tersedia untuk pekerjaan copywriting, blogging, dan manajemen media sosial mulai dari $10/jam hingga $30/jam, tergantung pada pengalaman. Saya juga memiliki beberapa pengalaman dengan pengkodean HTML dasar (misalnya, mengubah ukuran dan warna font) dan keterampilan desain grafis dasar (misalnya, membuat header).

Jika Anda tertarik dengan pekerjaan saya, beri tahu saya! Jika tidak, jangan khawatir!

Email ini tidak memiliki kepribadian sama sekali. Ini membosankan, robot, dan hambar.

Satu-satunya hal yang memberitahu saya tentang Sam adalah bahwa dia mungkin murah — yang toh tidak terlalu profesional karena pekerja lepas harus mengenakan biaya sesuai dengan tingkat keahlian mereka, bukan seberapa banyak mereka membutuhkan setiap pekerjaan.

Berikut adalah contoh bagaimana Anda dapat melakukannya:

Hai Yohanes,

Saya penggemar berat Anda, dan saya ingin bekerja sama dengan Anda dalam sebuah proyek. Saya telah melampirkan CV saya untuk referensi Anda. Jika Anda ingin mendiskusikan ini lebih lanjut, beri tahu saya cara terbaik untuk menghubungi!

Semoga sukses,

{{Namamu}}

6. Berikan detail tambahan bila perlu

Meskipun email Anda harus singkat dan jelas, bukan berarti email tersebut harus dibiarkan begitu saja dan tanpa memberikan informasi kepada penerimanya.

Pastikan untuk memasukkan semua informasi yang relevan dan tambahan sehingga penerima Anda akan memahami segala sesuatu tentang Anda.

Berikut beberapa tipsnya:

• Jika Anda menulis tentang lamaran pekerjaan, gunakan kata "lamar" atau "lamar pekerjaan" di baris subjek, sehingga pesan Anda tidak hilang di antara email lain di kotak masuk mereka.
• Sespesifik mungkin jika Anda meminta bantuan atau meminta informasi.
• Jika Anda mencari orang tertentu di kantor, sebutkan nama, jabatan, dan departemennya.
• Berikan informasi tambahan seperti CV, portofolio, situs web, atau apa pun yang relevan dengan tujuan surat sehingga penerima dapat membacanya setelah membaca email.

7. Sertakan ajakan bertindak

Tujuan pesan Anda harus jelas — apa yang Anda inginkan sebagai balasannya?

Sebuah tanggapan?

Pertemuan?

Sebuah kesempatan?

Beri tahu penerima Anda apa yang dapat mereka lakukan sesegera mungkin, sehingga mereka tidak melupakan pesan Anda.

Jika Anda mencari bantuan, beri tahu mereka apa yang Anda butuhkan dan mengapa menurut Anda mereka dapat membantu.

Jika Anda menawarkan bantuan, jelaskan jenis keahlian yang Anda miliki dan bagaimana hal itu dapat bermanfaat bagi mereka.

Berikut ini contohnya:

Hai [nama],

Saya yakin Anda sibuk, tetapi saya ingin mengirimi Anda catatan singkat tentang [topik].

Saya telah mengikuti pekerjaan Anda untuk sementara waktu dan selalu terkesan dengan [pekerjaan Anda]. Jadi saya berharap kami bisa minum kopi atau makan siang dalam beberapa minggu ke depan. Saya ingin mempelajari lebih lanjut tentang apa yang Anda lakukan dan bagaimana hal itu dapat diterapkan pada bisnis saya.

Jika itu sesuatu yang menarik minat Anda, beri tahu saya!

8. Jangan lupa tindak lanjut

Email adalah cara yang bagus untuk menjangkau orang-orang, tetapi itu bukan cara yang dijamin untuk mendapatkan tanggapan.

Faktanya, hanya sekitar 20% email yang dibaca dalam waktu 24 jam.

Jangan menunggu terlalu lama sebelum mengirim email lain jika Anda belum mendengar apa pun dari mereka.

Jika sudah lebih dari seminggu sejak terakhir kali Anda mengirim email dan Anda belum mendengar apa pun dari mereka, kirimkan lagi!

Tapi pastikan Anda melakukannya dengan cara yang tidak terdengar seperti Anda mengomel.

Berikut beberapa tipsnya:

• Jangan gunakan semua huruf kapital atau tanda seru di baris subjek Anda - Ini dapat membuat email Anda tampak seperti surat sampah atau spam.
• Bersikap sopan dan hormat dalam teks tubuh Anda - Jangan mengatakan sesuatu yang negatif tentang orang atau bisnis mereka, dan hindari bersikap terlalu santai (misalnya, "Hai teman").
• Tetap singkat dan sertakan hanya satu permintaan, jika memungkinkan. Misalnya, "Saya harap kita bisa menjadwalkan waktu untuk bertemu minggu ini."

Kesimpulan

Saya harap tips ini akan membantu Anda mengatasi keraguan Anda tentang cara menulis email kepada seseorang yang tidak Anda kenal dan meningkatkan tingkat balasan Anda.

Ketahuilah bahwa tidak ada aturan universal mengenai pembuatan email semacam ini, dan banyak tergantung pada siapa Anda menulis surat, dan industri apa.

Untuk membuat proses ini lebih mudah bagi Anda, kami membuat TextCortex.

TextCortex adalah alat copywriting AI dan ekstensi Chrome yang membantu Anda menghasilkan seluruh email dingin berdasarkan poin-poin, menulis ulang kalimat, memperluas teks Anda, atau membuat jenis konten apa pun berdasarkan kebutuhan Anda.

TextCortex menggunakan proses pembelajaran mesin yang memungkinkan penulis AI untuk memahami konten sebelum membuatnya, menghilangkan 80% dari pekerjaan menulis Anda.

Jadi, alih-alih membuat dan menguji email penjangkauan yang dipersonalisasi, Anda dapat secara otomatis memakukannya dengan setiap kreasi kapan pun Anda membutuhkannya.

Memanfaatkan ekstensi TextCortex, Anda dapat:

• Buat konten bentuk panjang dari satu kalimat
• Tulis ulang kalimat Anda untuk memberikan nada yang lebih menyenangkan.
• Perluas teks Anda untuk menyertakan lebih banyak detail.
• Gunakan poin-poin untuk membuat email yang membawa balasan.
• Lengkapi kalimat Anda secara otomatis tanpa menyelesaikannya.

Unduh Ekstensi Chrome kami dan lihat bagaimana TextCortex meningkatkan keterlibatan prospek Anda dan meningkatkan konversi Anda ke tingkat yang menakjubkan.