7 Contoh Format Email untuk Bisnis

Dalam menjalankan bisnis yang sukses, komunikasi adalah kuncinya. Komunikasi bisnis yang efektif tidak hanya membutuhkan kejelasan, tetapi juga penggunaan format dan etiket email yang sesuai. Pada artikel ini, kami akan memeriksa 7 contoh format email yang berbeda untuk bisnis untuk membantu Anda mulai membuat email profesional yang memberikan hasil setiap saat. Mari kita mulai!

Mengapa Format Email yang Tepat Penting?

Email profesional dengan format yang tepat penting untuk memastikan bahwa Anda tampil sebagai orang yang profesional dan kredibel dalam korespondensi Anda. Ini membantu untuk menyampaikan pesan yang tepat, membangun hubungan yang baik dengan kontak Anda, dan mempertahankan reputasi yang baik. Email yang diformat dengan benar juga dapat membantu menjaga percakapan tetap jelas, teratur, dan sesuai topik.

• BACA LEBIH BANYAK: Cara Mengingat Email di Gmail

Bagaimana Format Email Formal Berbeda Dengan Format Email Informal?

Format email formal biasanya tidak sesantai format email informal. Dalam email formal, sebaiknya gunakan nada yang lebih profesional dan hindari penggunaan singkatan atau slang. Anda juga sebaiknya menghindari penggunaan emotikon di email formal.

Apa Format Email Bisnis yang Tepat?

Penulisan email bisnis mengikuti serangkaian konvensi tertentu yang membedakannya dari jenis penulisan lainnya. Dengan mengikuti konvensi ini, Anda menciptakan kesan halus dan profesional yang akan diapresiasi oleh penerima Anda. Mari kita lihat format email bisnis yang tepat dan beberapa tip untuk memastikan email Anda ditulis dengan baik dan efektif.

1. Alamat Email Profesional

Alamat email Anda harus profesional dan mudah diingat. Hindari menggunakan nama panggilan atau alamat tidak profesional lainnya. Anda dapat membuat alamat email terpisah yang Anda gunakan hanya untuk korespondensi terkait bisnis. Jika bisnis Anda memiliki situs web, maka alamat email Anda harus menyertakan nama domain perusahaan Anda.

2. Baris Subyek

Baris subjek harus jelas, ringkas, dan to the point. Gunakan kata-kata tindakan jika memungkinkan, seperti "Diperlukan Tindakan" atau "Pengumuman Penting". Baris subjek juga dapat membantu penerima mengenali tujuan email dengan cepat. Pastikan untuk menghindari baris subjek umum seperti "Hai" atau "Halo" serta kata-kata spam potensial seperti "gratis" atau "promosi".

3. Pembukaan Email

Pembukaan Anda harus jelas dan profesional. Mulailah dengan sapaan seperti “Yang Terhormat”, diikuti dengan nama penerima. Jika Anda mengenal orang tersebut dengan baik, Anda dapat menggunakan nama depan mereka. Jika tidak, pertahankan salam yang lebih formal. Baris pembuka juga harus sopan dan ramah, seperti "Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik."

4. Badan Email

Badan email Anda harus ringkas dan teratur. Pisahkan konten menjadi beberapa paragraf, masing-masing dengan topik atau idenya sendiri. Gunakan bahasa aktif seperti "Saya menyarankan" atau "Kami merekomendasikan" bila perlu dan hindari penggunaan kata atau frasa yang panjang. Menghindari bahasa yang terlalu santai seperti bahasa gaul atau singkatan juga penting.

5. Kesimpulan Email

Kesimpulan yang efektif untuk email Anda harus meringkas poin-poin utama pesan Anda dan menyertakan ajakan untuk bertindak seperti "tolong beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan" jika perlu. Pastikan kesimpulan email Anda singkat, sopan, dan profesional. Ini juga dapat membantu untuk memasukkan salam penutup atau pernyataan lainnya.

6. Penutup Email

Penutupan email Anda harus sopan dan profesional. Contoh umum termasuk "Hormat kami", "Terima kasih", atau "Salam." Jika sesuai, Anda juga dapat menyertakan tanda tangan dengan informasi kontak.

7. Tanda Tangan Email

Tanda tangan email Anda harus menyertakan nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, dan informasi kontak Anda. Anda juga dapat menyertakan foto kepala atau logo jika ingin lebih mempersonalisasi tanda tangan Anda.

• BACA LEBIH BANYAK: Cara Mengingat Email di Outlook

Tips Format Email Profesional

Email bisnis harus mengikuti format email standar dan profesional untuk memastikan bahwa pesan Anda terlihat jelas dan teratur. Berikut adalah beberapa tips tambahan untuk membuat email bisnis yang efektif:

Mulailah dengan baris subjek yang menarik dan relevan

Saat menulis email profesional, baris subjek Anda harus jelas dan ringkas untuk memastikan bahwa penerima Anda mengetahui tujuan email tersebut. Ini juga dapat membantu menggunakan kata-kata tindakan di baris subjek Anda untuk menarik perhatian.

Personalisasi email Anda

Saat menulis email profesional, mempersonalisasi email Anda dengan nama penerima, jabatan, atau nama perusahaan dapat membantu menciptakan hubungan yang lebih bermakna dengan penerima. Ini terutama berlaku untuk email yang dikirim ke banyak orang.

Jaga agar email tetap ringkas dan to the point

Email bisnis harus ringkas dan to the point. Hindari penggunaan kata atau frasa yang panjang, dan hindari detail yang tidak perlu yang dapat membingungkan pembaca Anda. Anda juga harus membuat email sesingkat mungkin, dengan tujuan tidak lebih dari dua atau tiga paragraf.

Buat email Anda mudah dibaca

Saat menulis email bisnis, gunakan bahasa aktif dan kalimat singkat. Anda juga harus membagi konten menjadi beberapa paragraf untuk memudahkan pembaca membaca sekilas. Hindari penggunaan jargon atau istilah teknis, dan gunakan poin-poin untuk memudahkan pembaca menemukan poin-poin penting dengan cepat.

Jangan menggunakan bahasa gaul, kontraksi, atau emotikon

Email bisnis harus profesional, dan karena itu, bahasa gaul, singkatan, dan emotikon pada umumnya tidak sesuai. Hindari menggunakannya kecuali Anda yakin mereka tidak akan disalahpahami oleh penerima Anda. Hindari bahasa gaul seperti LOL, dan gunakan emotikon dengan hemat. Kontraksi yang harus dihindari termasuk "tidak bisa", "tidak mau", dan "tidak boleh".

Waspadai nadanya

Nada email Anda harus mencerminkan jenis percakapan yang akan Anda lakukan secara langsung. Pilih kata-kata Anda dengan hati-hati dan hindari kesan marah, agresif, atau sarkastik. Penting untuk bersikap sopan dan profesional, meskipun email berisi informasi negatif.

Bersikap baik, sopan, dan bersyukur

Email Anda harus selalu sopan dan ramah. Gunakan kata-kata seperti "tolong", "terima kasih", dan "ramah" dalam pesan Anda untuk menunjukkan rasa hormat. Anda juga harus menghargai waktu dan upaya orang tersebut, terutama jika mereka membantu Anda dalam sesuatu.

Bersikap ramah, energik, dan menyenangkan

Saat menulis email bisnis, penting untuk ramah dan energik. Gunakan kata-kata positif yang menyampaikan antusiasme, dan pastikan untuk menyertakan informasi kontak Anda sehingga penerima dapat dengan mudah menindaklanjuti Anda.

Sebutkan poin dari percakapan Anda sebelumnya

Jika email Anda adalah tanggapan atas sesuatu yang sebelumnya dikatakan atau ditanyakan oleh penerima, pastikan untuk menyertakan poin spesifik dari percakapan Anda sebelumnya. Ini akan membantu menunjukkan penerima Anda bahwa Anda telah memperhatikan pemikiran dan kekhawatiran mereka. Ini juga akan membantu menyegarkan ingatan penerima dan memudahkan mereka memahami apa yang Anda katakan.

Akhiri dengan ajakan bertindak

Saat menyelesaikan email profesional Anda, pastikan untuk menyertakan ajakan bertindak. Ini bisa berupa meminta pendapat, masukan, atau umpan balik dari penerima tentang sesuatu yang Anda sebutkan di email Anda. Itu juga bisa mengundang mereka untuk mengambil tindakan tertentu. Apa pun itu, pastikan ajakan bertindak Anda jelas dan mudah dipahami oleh penerima.

Gunakan tanda tangan email profesional

Seperti yang disebutkan sebelumnya, tanda tangan email Anda harus menyertakan nama, jabatan, dan informasi kontak Anda serta foto kepala atau logo jika Anda mau. Ini akan membantu menciptakan kesan yang lebih profesional dengan penerima Anda, yang penting saat mengirim email bisnis. Selain itu, Anda harus mempertimbangkan untuk menyertakan penafian profesional dalam tanda tangan email Anda untuk tujuan privasi dan hukum. Ini akan membantu melindungi Anda dan penerima Anda.

Lampirkan surat pengantar atau file lain yang relevan

Jika Anda memiliki dokumen yang relevan untuk disertakan dengan email Anda, seperti surat lamaran atau resume, pastikan Anda melampirkannya. Ini akan membantu menunjukkan bahwa Anda mengambil inisiatif dan bersikap proaktif. Ingatlah untuk memastikan bahwa lampiran Anda bebas virus sebelum mengirimkannya.

Koreksi email dengan hati-hati sebelum dikirim

Sebelum mengirim email bisnis, ada baiknya Anda mengoreksi kesalahan tata bahasa, ejaan, dan tanda baca. Berikan perhatian khusus pada setiap instruksi atau permintaan yang Anda sertakan dalam email, karena penting untuk akurat dan jelas. Terkadang membantu untuk membaca email dengan lantang sebelum mengirimnya, karena ini dapat membantu Anda menemukan kesalahan.

Segera tanggapi semua email

Meskipun ini tidak harus dilakukan dalam beberapa menit, Anda harus melakukan yang terbaik untuk segera menanggapi semua email. Ini menunjukkan kepada penerima bahwa Anda menghargai waktu mereka dan menghargai masukan mereka. Melakukan hal itu juga akan membantu mengembangkan hubungan kerja yang kuat dengan kolega dan pelanggan Anda.

• BACA LEBIH BANYAK: 50 Contoh Ucapan Pesan Suara Bisnis

Bagaimana Anda Memulai Email Profesional?

Email profesional harus memiliki tujuan yang jelas dan bebas dari kesalahan tata bahasa atau ejaan.

Langkah pertama adalah menentukan tujuan email. Apakah Anda mencoba mengatur pertemuan, memperkenalkan diri Anda kepada calon klien, atau berterima kasih kepada seseorang atas bisnis mereka?

Setelah Anda mengetahui tujuan email, Anda dapat mulai menyusun pesan Anda. Jaga agar bahasa Anda singkat dan jelas, dan hindari bahasa slang atau informal.

Penting juga untuk mengoreksi email Anda sebelum mengirimkannya untuk menemukan kesalahan ketik atau kesalahan. Jika Anda meluangkan waktu untuk menyusun email profesional Anda dengan hati-hati, Anda pasti akan membuat kesan yang hebat.

Apa Empat Bagian dari Email Formal?

Empat bagian dari email formal adalah baris subjek, salam, isi pesan, dan tanda tangan.

Baris subjek harus singkat dan to the point. Ini harus memberi pembaca gambaran tentang apa email itu.

Salam atau salam harus menyapa pembaca dengan nama atau jabatan mereka. Badan pesan adalah tempat Anda akan menulis email. Pastikan untuk mengoreksi pesan Anda sebelum mengirimnya.

Tanda tangannya adalah nama, jabatan, dan informasi kontak Anda. Ini memungkinkan penerima mengetahui dengan siapa mereka berbicara dan bagaimana mereka dapat menghubungi Anda.

Gambar: Elemen Envato