25 Contoh Pencurian dan Penggelapan di Tempat Kerja

Bagian dari pekerjaan Anda sebagai pemilik bisnis adalah melacak dan melindungi sumber daya perusahaan Anda. Ini termasuk mencari tanda-tanda penggelapan atau pencurian karyawan. Untuk melakukan ini secara efektif, ada baiknya mengetahui berbagai jenis penggelapan yang umum terjadi dalam bisnis kecil. Baca terus untuk daftar lengkap contoh penggelapan.

Apa itu Penggelapan?

Penggelapan adalah penyalahgunaan atau pencurian dana perusahaan atau properti perusahaan. Ada berbagai cara karyawan atau pemilik bisnis dapat mencuri atau menyalahgunakan sumber daya, yang dapat Anda lihat pada daftar di bawah ini.

Bagaimana Penggelapan Terjadi?

Penggelapan terjadi ketika seorang karyawan atau pemilik bisnis mencuri atau menyalahgunakan dana perusahaan. Misalnya, seorang karyawan dapat menerima pembayaran untuk suatu transaksi tanpa menempatkan dana di rekening bank perusahaan. Lihat daftar di bawah untuk contoh penggelapan lainnya.

Contoh Umum Penggelapan dan Pencurian Karyawan

Penggelapan mengacu pada berbagai tindakan di mana karyawan atau pembuat keputusan mencuri atau menyalahgunakan sumber daya perusahaan. Untuk melindungi bisnis kecil Anda, berikut beberapa contoh penggelapan yang perlu diketahui. Dan jika Anda pernah bertanya-tanya, "Bagaimana saya menangani penggelapan dan pencurian karyawan?" Anda juga dapat menemukan tip di bawah setiap contoh.

1. Membatalkan Transaksi di Mesin Kasir

Ketika seorang karyawan melakukan transaksi dan mengumpulkan uang, mereka kemudian dapat membatalkan transaksi dan menyimpan uang itu untuk diri mereka sendiri. Hal ini sulit dideteksi, karena sistem harus seimbang, tetapi pelanggan masih menerima produk atau layanannya, dan perusahaan Anda tidak menerima dana.

Pencegahan: Banyak sistem titik penjualan modern memiliki pengaturan yang memerlukan persetujuan penyelia atau manajer untuk membatalkan penjualan. Tingkatkan sistem Anda atau aktifkan fitur ini untuk menghindari pemberian kesempatan ini kepada karyawan.

2. Mengantongi Pembayaran Tunai dari Penggalang Dana

Jika bisnis atau organisasi Anda menyelenggarakan penggalangan dana, Anda dapat langsung mengumpulkan donasi yang tidak dihitung. Jika hanya satu pekerja yang memiliki akses ke dana ini sebelum dialokasikan, mereka dapat mengumpulkan sebagian untuk diri mereka sendiri.

Pencegahan: Memiliki lebih dari satu pegawai yang bertugas mengumpulkan dan menghitung dana.

3. Menguangkan Cek Pelanggan

Seorang karyawan dapat membuat rekening bank dengan nama yang mirip dengan perusahaan. Kemudian mereka dapat mencairkan cek pelanggan atau mengalihkan pembayaran elektronik ke akun mereka, bukan akun perusahaan.

Pencegahan: Kejahatan ini paling umum di mana satu karyawan bertanggung jawab untuk mengumpulkan pembayaran dan melacak catatan akuntansi. Pisahkan tanggung jawab sehingga ada banyak orang yang dapat menangkap potensi masalah.

4. Overbilling Pelanggan

Seorang karyawan mungkin menagih pelanggan lebih dari tarif perusahaan Anda untuk produk atau layanan tertentu, atau menambahkan biaya tambahan dan mengantongi uang ekstra.

Pencegahan: Melakukan audit berkala atas praktik penagihan pelanggan, dan melihat keluhan pelanggan seputar penagihan atau biaya tambahan.

5. Memalsukan Pembayaran

Seorang karyawan dapat menulis cek untuk dirinya sendiri atau mentransfer dana dari rekening bank karyawan jika mereka memiliki akses ke informasi dan tanda tangan Anda. Mereka kemudian dapat membuat entri akuntansi penipuan untuk menutupi pembayaran ini.

Pencegahan: Hindari memberikan akses ke tanda tangan elektronik Anda, dan audit pembayaran biaya untuk mengetahui adanya keanehan.

6. Memalsukan Pembayaran Vendor

Seorang karyawan dapat membuat akun vendor palsu atau mengedit entri akuntansi agar seolah-olah pembayaran dilakukan ke vendor. Tapi kemudian mereka mengirimkan uang itu untuk diri mereka sendiri.

Pencegahan: Tinjau semua pembayaran ke vendor secara berkala, atau minta lebih dari satu pekerja memeriksa entri Anda.

7. Mencuri Data Kartu Kredit Pelanggan

Karyawan yang mengumpulkan data kartu kredit pelanggan untuk menyelesaikan pembelian kemudian dapat mencatat nomor yang akan digunakan untuk pembelian mereka sendiri. Ini mencuri langsung dari pelanggan dan dapat menyebabkan kurangnya kepercayaan untuk bisnis Anda.

Pencegahan: Gunakan perangkat lunak pembayaran yang mengubah nomor kartu kredit lengkap dan hindari mengambil informasi secara manual kecuali benar-benar diperlukan.

8. Mencelupkan Ganda

Karyawan dapat mengumpulkan uang tambahan dari akun pengeluaran Anda dengan terlebih dahulu membebankan biaya tersebut ke kartu kredit perusahaan mereka dan kemudian meminta dana penggantian seolah-olah mereka membayarnya sendiri.

Pencegahan: Pisahkan tanggung jawab sehingga karyawan lain dapat memeriksa apakah suatu biaya telah ditanggung. Perangkat lunak manajemen biaya dapat merampingkan proses ini.

9. Penyalahgunaan Akun Pengeluaran

Karyawan juga dapat meminta penggantian biaya yang tidak terkait dengan fungsi perusahaan. Misalnya, mereka mungkin mencoba mendapatkan makan siang pribadi, bahkan jika mereka tidak bertemu dengan klien.

Pencegahan: Buat kebijakan yang jelas tentang apa yang tercakup dan tidak tercakup. Kemudian gunakan perangkat lunak manajemen pengeluaran untuk mengumpulkan data dan tanda terima.

10. Menyalahgunakan Diskon Karyawan

Jika toko atau restoran hanya menawarkan diskon kepada karyawan, beberapa mungkin mencoba menawarkan hak istimewa tersebut kepada teman, keluarga, atau orang lain.

Pencegahan: Buat kebijakan yang tegas mengenai siapa yang boleh dan tidak boleh menggunakan diskon tersebut. Periksa pembelian berlebihan yang dilakukan oleh karyawan mana pun.

11. Mencuri Uang Tunai

Karyawan dengan satu-satunya akses ke uang tunai dapat mengambil jumlah kecil, berharap mereka tidak diperhatikan. Namun, peningkatan kecil ini dapat bertambah seiring waktu.

Pencegahan: Pencurian ini sering terjadi ketika salah satu pegawai bertanggung jawab atas uang daerah atau menyetorkan uang ke bank. Ada banyak praktik terbaik penanganan uang tunai yang harus diikuti oleh bisnis Anda untuk menghindari hal ini, termasuk meminta lebih dari satu orang menyelesaikan simpanan ini.

12. Mencuri Perlengkapan Kantor

Seorang karyawan dapat mencuri persediaan dari tempat penyimpanan Anda dan membawanya pulang atau bahkan menjualnya.

Pencegahan: Simpan hanya persediaan dalam jumlah kecil yang dapat diakses pada satu waktu. Atau minta karyawan meminta saat mereka membutuhkan lebih banyak barang tertentu.

13. Mencuri Peralatan

Peralatan sering kali mencakup barang yang lebih besar seperti komputer atau teknologi. Karyawan dapat membawa pulang barang-barang ini atau menjualnya untuk mendapatkan uang tunai.

Pencegahan: Minta karyawan keluar dari perangkat besar, atau mengharuskan mereka tetap berada di kantor.

Lebih Banyak Contoh Penggelapan untuk Diketahui

Penggelapan mengacu pada sejumlah besar tindakan yang diambil karyawan atau pembuat keputusan untuk keuntungan pribadi. Berikut adalah lebih banyak contoh penggelapan untuk diketahui pemilik bisnis.

14. Menjual Rahasia Dagang – Spionase Perusahaan

Jenis penggelapan ini terjadi ketika seorang karyawan menjual informasi hak milik kepada pesaing.

Pencegahan: Berikan akses hanya pada informasi yang penting untuk peran masing-masing orang. Gunakan penyimpanan aman untuk data penting, dan lacak siapa yang memiliki akses.

15. Menggunakan Kartu Kredit Perusahaan untuk Penggunaan Pribadi

Jika karyawan Anda memiliki akses ke kartu kredit perusahaan, menggunakannya untuk pembelian pribadi dapat dianggap sebagai penggelapan.

Pencegahan: Tetapkan aturan yang jelas untuk penggunaan kartu kredit dan tinjau pembelian secara teratur.

16. Membobol Lokasi Anda

Karyawan yang memiliki pengetahuan orang dalam tentang lokasi Anda, seperti kode alarm atau lokasi barang berharga, dapat berpartisipasi dalam perampokan.

Pencegahan: Gunakan kamera keamanan dan alarm, dan hati-hati melacak siapa yang memiliki akses ke informasi sensitif.

17. Mencuri Barang Dagangan

Karyawan ritel dapat mencuri produk fisik dari rak atau mengambil barang yang baru saja dikembalikan:

Pencegahan: Tetapkan praktik inventaris dan pengembalian yang kuat, dan gunakan kamera keamanan untuk memantau aktivitas.

18. Mengklaim Peralatan yang Hilang

Seorang karyawan mengklaim laptop atau peralatan lainnya dicuri. Mereka mendapatkan yang baru dan menyimpan yang lama atau memberikannya kepada anggota keluarga.

Pencegahan: Gunakan perangkat lunak untuk melacak lokasi perangkat perusahaan atau menonaktifkannya jika hilang atau dicuri.

19. Menciptakan Karyawan Hantu

Karyawan yang mengontrol penggajian Anda dapat mengatur karyawan baru yang tidak ada. Mereka "membayar" karyawan palsu ini dan menyimpan uangnya untuk diri mereka sendiri.

Pencegahan: Tinjau dokumen penggajian secara teratur dan bandingkan dengan catatan karyawan. Ini juga merupakan alasan utama mengapa penggajian adalah salah satu fungsi yang harus Anda outsourcing ke penyedia terkemuka.

20. Mencuri Dana Pajak

Karyawan yang bertanggung jawab atas pembayaran pajak dapat menyimpan uang itu untuk diri mereka sendiri. Tidak hanya dana itu hilang, tetapi Anda juga akan terkena tagihan pajak yang lebih besar.

Pencegahan: Audit praktik pajak Anda secara teratur atau outsourcing fungsi ini ke layanan pajak terkemuka.

21. Mengumpulkan Suap

Suap adalah pembayaran dari vendor kepada karyawan sebagai imbalan atas bisnis perusahaan Anda atau keuntungan lainnya.

Pencegahan: Ada banyak cara untuk mengelola hutang dagang dan piutang dagang Anda dengan lebih baik. Mulailah dengan memilih vendor sendiri atau buat komite untuk membuat keputusan ini.

22. Pencurian Identitas

Jenis penggelapan ini terjadi ketika seorang karyawan menggunakan nama bisnis Anda untuk membuka kartu kredit atau mengambil pinjaman untuk digunakan untuk pembelian mereka sendiri.

Pencegahan: Periksa akun dan skor kredit perusahaan Anda secara berkala untuk mengetahui adanya kejanggalan.

23. Menggunakan Sumber Daya Perusahaan untuk Memulai Bisnis

Jika seorang karyawan menggunakan waktu, peralatan, atau dana perusahaan untuk memulai bisnis mereka sendiri tanpa sepengetahuan Anda, itu termasuk penggelapan.

Pencegahan: Tetapkan aturan yang jelas tentang bagaimana sumber daya perusahaan akan digunakan.

24. Skema Ponzi

Skema ponzi terjadi ketika perusahaan atau individu menjanjikan pengembalian yang tinggi kepada investor atau pemangku kepentingan tetapi membayar mereka dengan uang dari investor baru alih-alih dengan produk atau layanan yang diklaim disediakan oleh perusahaan. Jenis skema ini paling umum dalam manajemen keuangan dan bisnis perencanaan pensiun.

Pencegahan: Lacak bagaimana uang dibawa masuk dan kemana perginya. Jika bekerja dengan investor, sepenuhnya transparan tentang asal-usul dana.

25. Memalsukan Catatan Bisnis

Banyak bentuk penggelapan melibatkan pemalsuan catatan bisnis untuk menutupi penyalahgunaan dana atau untuk menipu investor.

Pencegahan: Temukan perusahaan pembukuan terkemuka untuk melakukan outsourcing tugas-tugas ini, dan audit catatan dan keuangan Anda secara berkala.

Apakah Penggelapan adalah Kejahatan Kerah Putih?

Ya, penggelapan adalah salah satu kejahatan kerah putih yang paling umum. Tingkat keparahan dan jenis dakwaan dapat sangat bervariasi, tetapi umumnya dianggap sebagai bentuk pencurian atau penipuan.

Apa Hukuman untuk Penggelapan?

Jenis tuntutan pidana yang mungkin dihadapi seseorang karena penggelapan dapat sangat bervariasi berdasarkan situasi dan jumlah uang atau sumber daya yang dicuri atau disalahgunakan. Hukum juga berbeda di setiap negara bagian. Tuduhan penggelapan kecil sering dianggap pelanggaran ringan, yang mungkin melibatkan denda atau waktu penjara. Penggelapan Felony dapat mencakup hukuman penjara serius hingga 15 tahun.

Bisakah Anda Menggelapkan dari Perusahaan Anda Sendiri?

Penggelapan terjadi ketika dana atau sumber daya dari bisnis disalahgunakan untuk keuntungan pribadi. Jika Anda adalah satu-satunya pemilik bisnis Anda, biasanya Anda tidak dapat dituntut atas penggelapan, karena Anda adalah pemilik sumber daya tersebut. Namun, jika perusahaan Anda merupakan bagian dari kemitraan atau memiliki banyak pemangku kepentingan, penyalahgunaan dana yang Anda lakukan dapat dianggap sebagai penipuan.

Gambar: Depositphotos