Apa itu Manajemen Pengalaman Karyawan? Panduan Utama

Tidak cukup hanya memberikan tugas dan tujuan kepada karyawan Anda dan memantau kemajuan mereka. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari tenaga kerja Anda, Anda juga harus memastikan bahwa mereka merasa didengarkan.

Saat ini, memberikan pengalaman hebat kepada karyawan Anda di tempat kerja sama pentingnya dengan pengalaman yang Anda berikan kepada pelanggan Anda. Kuncinya adalah mendengarkan karyawan Anda di setiap tahap siklus hidup pekerjaan mereka.

Menciptakan pengalaman yang dipersonalisasi untuk karyawan Anda dapat membuat semua perbedaan antara mereka meninggalkan pekerjaan mereka setelah hanya beberapa bulan atau tinggal di bisnis Anda untuk jangka panjang.

Dengan semua ini, manajemen pengalaman karyawan bukanlah istilah yang mudah untuk didefinisikan atau bahkan diukur. Kami akan menjelaskan dengan tepat apa artinya ini bagi bisnis Anda dan bagaimana Anda dapat menerapkannya melalui tips dan alat yang berharga.

Apa itu Manajer Pengalaman Karyawan?

Singkatnya, manajer pengalaman karyawan adalah seseorang di perusahaan Anda yang bertugas memberikan pengalaman positif kepada karyawan yang membantu meningkatkan tingkat keterlibatan, produktivitas tempat kerja, dan kinerja mereka secara keseluruhan.

Manajer pengalaman karyawan juga bertanggung jawab untuk mengembangkan dan menerapkan program penghargaan karyawan yang mengakui kinerja luar biasa dan peringatan kerja.

Terakhir, peran pekerjaan lain dari manajer pengalaman karyawan adalah membuat dan menerapkan survei umpan balik karyawan yang mengumpulkan hasil dan rekomendasi kepada manajemen tentang apa yang harus dilakukan berdasarkan data.

Apa yang Dilakukan Manajer Pengalaman Karyawan?

Sementara manajer pengalaman karyawan menangani hal-hal yang berorientasi pada karyawan seperti tunjangan dan kompensasi karyawan, mereka memiliki banyak tanggung jawab mendesak lainnya. Sebagai permulaan, mereka diharapkan dapat menciptakan dan memelihara budaya dan suasana yang positif di tempat kerja.

Manajer pengalaman karyawan ditugaskan untuk menangani umpan balik karyawan dan mengembangkan cara untuk meningkatkan operasi perusahaan. Mengangkat karyawan baru adalah tugas khas dari spesialis pengalaman karyawan, sementara mereka juga diharapkan mengembangkan sistem penghargaan yang relevan untuk mengakui prestasi karyawan.

Tanggung jawab spesialis pengalaman karyawan mungkin termasuk membuat dan memelihara file seperti penilaian kinerja, mengawasi cuti karyawan seperti FMLA, dan membantu pelatihan karyawan baru. Selain itu, manajer pengalaman karyawan akan berkolaborasi dengan pemangku kepentingan internal perusahaan sehingga kebijakan organisasi efektif dan dijalankan dengan benar.

Apa itu Manajemen Pengalaman Karyawan?

Manajemen pengalaman karyawan adalah proses yang secara aktif memengaruhi setiap aspek pengalaman karyawan di perusahaan tempat mereka bekerja. Ini berlaku untuk setiap tahap siklus hidup karyawan, mulai dari rekrutmen dan orientasi hingga pengembangan karir dan pelepasan karyawan.

Mereka yang bekerja di HR dan IT biasanya memainkan peran penting dalam manajemen pengalaman karyawan perusahaan mereka. Mereka akan bekerja untuk menciptakan pengalaman positif bagi karyawan mereka, serupa dengan bagaimana bisnis mencoba menciptakan pengalaman pelanggan yang positif.

Beberapa faktor dapat berkontribusi pada apakah pengalaman karyawan positif atau negatif. Elemen tipikal termasuk bagaimana tinjauan kinerja mereka dilakukan, bagaimana manajer mereka berinteraksi dengan mereka setiap hari, dan bagaimana teknologi diintegrasikan ke dalam operasi harian mereka.

Nilai-nilai Manajemen Pengalaman Karyawan

“Pengalaman karyawan adalah ruang yang muncul, dan banyak organisasi baru saja mulai menggunakan alat seperti analitik SDM,” Josh Blumenfeld, Pakar Pengalaman Karyawan di Espresa, Inc., mengatakan.

“Tantangan lain—yang menurut saya dihadapi oleh sebagian besar profesional pengalaman karyawan—adalah membantu pengambil keputusan keuangan memahami manfaat bisnis dari berinvestasi dalam jenis program dan alat ini,” lanjutnya.

Jadi, apa nilai manajemen pengalaman karyawan bagi perusahaan Anda?

Sebagai permulaan, organisasi berjuang lebih dan lebih untuk menarik dan mempertahankan karyawan berbakat. Tetapi manajemen pengalaman karyawan yang dipersiapkan dengan baik dapat memiliki hasil bisnis yang besar dalam jangka panjang.

Bahkan sebelum seorang karyawan bergabung dengan perusahaan Anda, mereka memeriksa apa yang dikatakan karyawan sebelumnya tentang bagaimana rasanya bekerja untuk Anda di situs web pencarian kerja dan ulasan perusahaan. Ini menandakan awal yang potensial dari pengalaman karyawan tersebut.

Manajemen pengalaman karyawan yang tepat dapat berdampak positif pada bisnis Anda dalam berbagai cara. Ini termasuk:

• Peningkatan kinerja : Jika seorang karyawan merasa terhubung dengan perusahaan mereka, menikmati hari-hari mereka, dan merasa terlibat, maka mereka akan lebih produktif dan menghasilkan hasil yang lebih baik melalui pekerjaan mereka.
• Mengurangi pergantian : Manajemen pengalaman karyawan membantu meningkatkan keterlibatan karyawan. Menurut penelitian, karyawan yang terlibat 87% lebih kecil kemungkinannya untuk berhenti dari pekerjaan mereka, mengurangi biaya pelatihan dan perekrutan.
• Menyelaraskan semua karyawan : Jika dilakukan dengan benar, manajemen pengalaman karyawan dapat membantu menempatkan semua karyawan pada pemahaman yang sama dan memberi mereka kejelasan tentang tujuan bisnis Anda.

Cara Meningkatkan Manajemen Pengalaman Karyawan di Organisasi Anda

Pengalaman karyawan bukan hanya tentang satu hal. Alih-alih, ini tentang melihat gambaran yang lebih besar, kombinasi berbagai faktor dari waktu ke waktu yang menghasilkan pengalaman keseluruhan yang dialami karyawan kami (dan diingat untuk tahun-tahun mendatang).

Pertimbangkan Perjalanan Karyawan Penuh

Manajemen pengalaman karyawan dapat dipecah menjadi lima tahap utama, tergantung pada bagian mana dari siklus hidup karyawan mereka berada.

1. Rekrutmen : Ada banyak pertanyaan penting saat merekrut karyawan yang tepat. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tertentu? Berapa biayanya? Apakah iklan lowongan kerja Anda cukup menarik? Apakah proses wawancara Anda cukup meyakinkan untuk kandidat terkuat?
2. Orientasi : Setelah karyawan dipekerjakan, Anda perlu memberi mereka semua proses, keterampilan, dan alat yang mereka butuhkan untuk mempercepat. Orientasi harus mengambil minat awal karyawan dan membantu mereka mengembangkan gambaran besar, apresiasi jangka panjang untuk merek yang mereka layani.
3. Pengembangan : Pada tahap pekerjaan dengan jangka waktu terlama, pengusaha ingin melihat karyawan mereka berkembang dan berkontribusi dengan cara baru untuk bisnis seiring berjalannya waktu. Apakah mereka terintegrasi dengan baik ke dalam tim? Apakah mereka mengembangkan keterampilan baru? Bisakah mereka menyelesaikan pekerjaan secara mandiri? Bisakah mereka dipromosikan ke peran dengan tanggung jawab yang lebih besar?
4. Retensi : Mempekerjakan dan melatih karyawan yang tepat adalah satu hal – tetapi apakah Anda melakukan semua yang Anda bisa untuk mempertahankannya dalam jangka panjang? Dengan strategi retensi yang terorganisir dengan baik, karyawan dapat terus terlibat, lapar, dan tumbuh dalam kinerja. Lagi pula, biayanya bisa berkisar antara 50% -60% dari gaji karyawan hanya untuk menggantinya.
5. Keberangkatan : Ada banyak alasan mengapa seorang karyawan mungkin perlu meninggalkan perusahaan Anda. Mungkin mereka siap untuk pensiun, pindah, atau sekadar memulai tantangan baru. Apa pun masalahnya, setiap kepergian karyawan akan membantu Anda mengevaluasi manajemen pengalaman karyawan Anda dan membantu Anda meningkatkannya untuk karyawan di masa mendatang. Sangat penting untuk mencatat alasan karyawan untuk pergi dalam wawancara keluar mereka.

Memelihara Hubungan Karyawan-Majikan

Sementara banyak faktor yang mempengaruhi manajemen pengalaman karyawan, hubungan karyawan-majikan adalah faktor yang paling komprehensif, kompleks, dan terhubung mengenai moral karyawan, kebahagiaan, dan produktivitas.

Ada banyak hal yang dapat dilakukan manajer untuk memelihara hubungan dan pengalaman karyawan dan banyak cara di mana manajemen pengalaman karyawan dapat membantu tim mereka untuk memelihara hubungan dengan lebih baik:

• Umpan balik yang sering antara karyawan dan majikan sangat penting di kedua arah.
• Berikan alat, pedoman, dan bantuan kepada manajer tentang bagaimana dan kapan harus berinteraksi dengan tim mereka.
• Jelas tentang peran pekerjaan dan tujuan yang harus dipenuhi karyawan.
• Tawarkan “keamanan psikologis” – dorong karyawan Anda untuk terbuka dan mendiskusikan kesalahan yang dibuat sehingga pelajaran dapat dipelajari dan tindakan dapat diambil.
• Menawarkan pelatihan dan pengembangan untuk mendorong keterlibatan karyawan dan budaya tempat kerja yang kuat.
• Prioritaskan dan diskusikan kesehatan mental.
• Bekerja untuk membantu karyawan dan manajemen mengatasi hal-hal negatif di tempat kerja.

Berdayakan dan Kenali Karyawan Anda

Karyawan yang diberdayakan akan berbuat lebih banyak untuk perusahaan Anda dan akan bertahan lebih lama. Menurut sebuah penelitian, 37% karyawan mengatakan bahwa mereka akan lebih terdorong untuk menghasilkan pekerjaan yang lebih baik jika mereka menerima pengakuan dan pemberdayaan dalam jumlah yang sesuai.

Pemberdayaan karyawan bukan tentang mencentang kotak; ini tentang usaha terus menerus. Mengenali mereka dan menciptakan peluang bisa sangat berarti bagi mereka. Pemberdayaan karyawan seperti apa yang dapat Anda tawarkan? Dan jika Anda memiliki karyawan tanpa meja, fokuslah pada keterlibatan mereka dengan tips kreatif dan sederhana ini.

Komunikasi Sehat Berkelanjutan

Seperti hubungan apapun, hubungan organisasi dengan karyawan sangat bergantung pada komunikasi karyawan. Komunikasi manajemen kepada karyawan garis depan, komunikasi antar rekan kerja, komunikasi dari HQ ke lapangan, dll. Pastikan Anda memiliki praktik yang sehat untuk mengatasi masalah komunikasi dan alat untuk memfasilitasi hubungan yang sehat dengan tim Anda dan memberi mereka pengalaman positif.

Bagaimana Teknologi Meningkatkan Manajemen Pengalaman Karyawan

Teknologi adalah alat yang ampuh. Ketika datang untuk membentuk pengalaman karyawan, itu bisa menjadi bagian penting dari perjalanan karyawan. Dari saat kami bergabung dengan perusahaan dan melalui hari-hari kami, teknologi selalu ada di sisi kami. Dan semakin baik pengalaman teknologi kami, semakin positif pengalaman karyawan secara keseluruhan.

Jadi, bagaimana teknologi dapat meningkatkan manajemen pengalaman karyawan?

Tingkatkan Komunikasi

Sebagian besar dari kita menggunakan email dan panggilan telepon setiap hari, tetapi ini hanyalah salah satu bentuk komunikasi. Dengan alat komunikasi yang tepat, kami dapat mempermudah (dan terkadang bahkan menyenangkan) bagi tim kami untuk tetap selaras, menghadapi ketidakpastian, dan merasa menjadi bagian dari organisasi dengan memanfaatkan teknologi untuk komunikasi yang efisien dan menarik.

Pastikan Anda dapat menjangkau setiap karyawan di organisasi Anda, metode dan alat yang ada mendukung komunikasi dua sisi, dan Anda membangun praktik komunikasi budaya yang selaras dengan alat teknologi Anda.

Memberikan Pengalaman yang Disesuaikan

Salah satu hal unik yang dapat disumbangkan teknologi pada pengalaman karyawan adalah mempersonalisasi pengalaman bagi pengguna. Manajer, karyawan garis depan, dan terkadang bahkan orang di lokasi yang berbeda mungkin memiliki kebutuhan dan lingkungan kerja yang berbeda.

Dengan perangkat lunak manajemen pengalaman karyawan yang tepat, Anda dapat memastikan setiap karyawan akan memiliki pengalaman pribadi yang disesuaikan untuk mereka, tetapi tanpa menginvestasikan banyak usaha.

Sumber Tunggal untuk Semua Kebutuhan Tim

Kami tidak dapat selalu bersama karyawan kami dan berbisik di bahu mereka, tetapi kami dapat memberi mereka semua pengalaman digital yang mereka butuhkan. Kita semua tahu betapa frustasinya ketika Anda perlu mencari dan mengejar sumber daya selama fase orientasi Anda, belum yakin apa yang harus dilakukan dan kapan.

Dengan platform manajemen pengalaman karyawan, menempatkan semua yang dibutuhkan tim kami di bawah satu atap menjadi mudah. Dari memastikan mereka memiliki semua yang mereka butuhkan untuk orientasi hingga membuat kursus pelatihan mereka tersedia dan berbagi protokol perusahaan terbaru, itu selalu tersedia dengan teknologi yang tepat.

Hapus Gesekan untuk Pengalaman Positif

Apa dalam organisasi Anda yang membutuhkan banyak usaha dari tim Anda? Jika Anda menjawab pertanyaan ini, Anda mungkin dapat menemukan alat teknologi yang tepat yang akan memudahkan untuk menghilangkan gesekan dan upaya untuk tim Anda dan meningkatkan pengalaman karyawan.

Misalnya, di perusahaan manufaktur, pelaporan dari bawah sering kali rumit dan mengharuskan Anda menemukan stasiun komputer terdekat. Dengan mengizinkan tim untuk melaporkan dari perangkat seluler mereka, Anda menghemat banyak upaya dan meningkatkan kemungkinan laporan yang akurat dan mendetail sementara pada saat yang sama meningkatkan manajemen pengalaman karyawan digital.

Menjembatani Kesenjangan dari Kepemimpinan Senior ke Karyawan Garis Depan

Semakin besar organisasi, semakin signifikan kesenjangan antara manajemen senior dan karyawan garis depan. Namun, dengan alat teknologi yang tepat, kesenjangan ini dapat dijembatani. Berikan manajemen senior Anda alat yang mereka butuhkan untuk membuat tim Anda selalu terbarui, berbagi kesuksesan, menyelaraskan tujuan perusahaan, dan lebih dekat dengan karyawan garis depan.

Intinya tentang Manajemen Pengalaman Karyawan

Manajemen pengalaman karyawan masuk ke radar manajemen sumber daya manusia karena suatu alasan. Mengapa? Karena menjadi jelas bagi manajer bahwa karyawan mereka adalah landasan organisasi dan bahwa pengalaman serta kesejahteraan mereka tidak dapat diabaikan demi pelanggan.

Meskipun ada manfaat nyata di balik penggunaan teknologi untuk meningkatkan manajemen pengalaman karyawan digital, beberapa organisasi ragu untuk terjun ke inovasi apa pun di tempat kerja digital. Namun, tren baru-baru ini tidak menjamin kepuasan karyawan, yang hanya mengarah pada lebih banyak hal positif bagi organisasi Anda.

Jangan abaikan teknologi – sebagian besar peran pekerjaan saat ini, di semua industri – memerlukan teknologi untuk memastikan proses sehari-hari yang lancar dan efisien. Sama seperti karyawan Anda yang membutuhkan pelacak waktu, mereka juga membutuhkan alat untuk membantu meningkatkan keterlibatan dan pengalaman mereka (dan jangan lupa bahwa generasi pekerja ini lebih muda dan lebih terbiasa dengan teknologi).

Ketika karyawan Anda merasa puas, bahagia, dan puas – energi dan getaran positif mereka akan menular ke pelanggan.