15 Alat Perangkat Lunak Penjadwalan Karyawan Terbaik (Gratis & Berbayar)
Diterbitkan: 2024-04-02
- 7 Maret 2024
Isi
Ketika dunia terus beralih ke digital, alat-alat baru bermunculan untuk memfasilitasi setiap aspek bisnis, mulai dari akuntansi, periklanan, hingga penjadwalan karyawan.
Jika Anda seorang majikan, Anda mungkin bertanya-tanya apakah ada cara yang lebih mudah untuk menjadwalkan karyawan Anda. Meskipun menggunakan pena dan kertas atau spreadsheet pasti berhasil, saat ini ada cara yang jauh lebih efisien untuk dipertimbangkan.
Di sini, kami akan memaparkan beberapa opsi Anda untuk perangkat lunak penjadwalan karyawan. Kami akan membahas 15 alat terbaik di pasar dan apa yang membuatnya unik. Di akhir panduan ini, Anda akan memiliki gagasan bagus tentang alat mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Karakteristik Perangkat Lunak Penjadwalan Karyawan Terbaik
Sebelum kita mendalami detail masing-masing alat, mari kita lihat gambaran umum lebih luas tentang apa yang harus Anda cari dalam alat penjadwalan karyawan. Ini akan membantu Anda memahami bagaimana setiap alat cocok dengan lanskap pasar yang lebih besar.
- Antarmuka pengguna: Tidak ada seorang pun yang ingin melihat UI yang jelek – ini menurunkan semangat kerja pekerja dan membuat segalanya menjadi kurang menyenangkan. Selain itu, beberapa UI sangat sulit dinavigasi sehingga dapat menurunkan produktivitas. Pastikan perangkat lunak apa pun yang Anda pilih, UI-nya menyenangkan dan intuitif.
- Harga: Sayangnya, uang tidak terbatas, dan bisnis selalu harus bekerja sesuai anggaran mereka. Meskipun beberapa opsi kelas atas mungkin tampak menarik, pastikan Anda tidak berlebihan dan menghabiskan uang di tempat yang tidak diperlukan.
- Fitur penjadwalan: Alat penjadwalan saat ini menawarkan beragam fitur berbeda, seperti permintaan pertukaran shift, penjadwal drag-and-drop, dan penjadwalan otomatis. Periksa dengan cermat setiap penawaran dan catat fitur apa yang paling penting bagi Anda.
- Alat analisis: Beberapa alat penjadwalan menyediakan fitur analisis biaya tenaga kerja mendalam yang dapat membantu Anda memaksimalkan ROI dan meningkatkan efisiensi pekerja. Tidak semua alat menyertakan ini.
- Alat SDM dan penggajian: Beberapa alat yang kami bahas adalah rangkaian SDM dan penggajian yang menyertakan fitur penjadwalan. Bagi banyak bisnis, hal ini mungkin berlebihan, jadi ingatlah kebutuhan Anda saat membaca panduan ini.
15 Alat Perangkat Lunak Penjadwalan Karyawan Teratas
Sekarang setelah Anda memiliki pemahaman dasar tentang apa yang dapat ditawarkan oleh alat penjadwalan karyawan, mari kita lihat beberapa opsi terbaik yang tersedia di pasar saat ini.
1. Pergeseran Zoom
Situs web: zoomshift.com
Harga: Mulai dari $2 per anggota tim aktif/bulan
ZoomShift adalah alat canggih yang memfasilitasi komunikasi tim, pelacakan waktu, dan penjadwalan. Pengusaha dapat menambahkan shift ke kalender, yang diperbarui secara real-time untuk memastikan bahwa anggota tim selalu memiliki pemahaman yang sama.
Selain itu, aplikasi seluler ZoomShift memungkinkan pengusaha dan karyawan memanfaatkan semua kemampuan perangkat lunak saat bepergian dan melakukan perubahan dari mana saja. Dengan menggunakan ZoomShift, pemberi kerja dapat secara otomatis mengirimkan pengingat shift melalui SMS, email, dan pemberitahuan push untuk meningkatkan akuntabilitas karyawan dan mengurangi kesalahan.
ZoomShift juga memberikan kemudahan bagi karyawan untuk meminta shift baru, meminta cuti, dan bertukar shift dengan karyawan lainnya. Fitur Shift Swap membantu karyawan berkomunikasi dengan rekan kerjanya untuk mengisi shift ketika ada anggota tim yang mempunyai kewajiban lain. Manajer dapat meminta persetujuan untuk pertukaran shift, atau membiarkan karyawan mengerjakannya secara mandiri.
Selain itu, fitur Jam Waktu GPS membantu memastikan bahwa karyawan mencatat waktu dari lokasi dan waktu yang tepat. Manajer dapat memilih untuk diberi tahu jika ada pencatatan yang tidak valid sehingga mereka dapat terus memantau tim mereka setiap saat.
2. Deputi
Situs web: deputi.com
Harga: Mulai dari $2,50 per pengguna/bulan
Kombinasi analitik mendalam dan fitur penjadwalan yang unik dari Deputy menjadikannya pemain top di bidangnya. Salah satu fitur utama Deputy adalah kemampuan untuk mengimpor jadwal dari spreadsheet dan informasi personel dari alat lain seperti Gusto, Oracle NetSuite OneWorld, dan Quickbooks.
Selain itu, Deputi menyediakan alat analisis biaya yang berguna yang membantu pemberi kerja memutuskan anggota staf mana yang akan menjadi pilihan paling hemat biaya untuk shift tertentu. Ini juga mencakup profil stres, yang membantu manajer tetap memperhatikan karyawan yang bekerja terlalu keras saat membuat jadwal. Hal ini dapat mengurangi kejadian “penutupan” yang ditakuti (ketika seorang karyawan dijadwalkan tutup pada suatu malam dan kemudian buka keesokan paginya), yang dapat berdampak negatif terhadap semangat kerja karyawan.
3. Saat Saya Bekerja
Situs web: kapanwork.com
Harga: Mulai dari $0 per pengguna/bulan
When I Work adalah platform ramah seluler dengan antarmuka pengguna intuitif yang membantu meningkatkan proses penjadwalan karyawan. Meskipun tidak dapat mengimpor data karyawan seperti yang dilakukan Deputi, aplikasi ini memungkinkan karyawan untuk mengisi informasi mereka sendiri, sehingga dapat mempercepat waktu penyiapan.
When I Work menyerahkan banyak proses penjadwalan ke tangan karyawan. Misalnya, karyawan dapat memilih waktu mereka tersedia untuk bekerja dan bertukar giliran kerja dengan rekan kerja lainnya dengan atau tanpa persetujuan manajer, bergantung pada pengaturannya.
Seperti Deputy, ia menyediakan analisis biaya tenaga kerja untuk membantu memaksimalkan efisiensi dari perspektif ROI. Anda juga dapat menggunakan API When I Work untuk terhubung dengan POS (tempat penjualan) atau perangkat lunak penggajian.
4. Google Spreadsheet
Situs web: google.com/sheets/about
Harga: Gratis
Google Spreadsheet tidak dirancang khusus untuk penjadwalan karyawan, namun layak mendapat tempat dalam daftar ini karena sepenuhnya gratis, sangat fleksibel, dan sebagian besar manajer serta karyawan sudah memiliki pengalaman menggunakannya.
Google Sheets hanyalah sebuah program spreadsheet. Namun, tidak seperti Excel, ini berbasis cloud, sehingga perubahan diperbarui secara real-time. Artinya, Anda tidak akan mengalami masalah jika karyawan melihat jadwal versi lama dan melewatkan giliran kerja atau datang pada jam kerja yang salah.
Secara keseluruhan, Google Spreadsheet mungkin merupakan solusi yang memadai untuk tim dengan hanya beberapa karyawan yang tidak mampu mengeluarkan uang ekstra untuk alat penjadwalan. Ini tidak dirancang untuk penjadwalan, namun akan menyelesaikan pekerjaan dalam waktu singkat.
5. Google Dokumen
Situs web: google.com/docs/about
Harga: Gratis
Seperti Google Spreadsheet, Dokumen menyediakan cara gratis berbasis cloud untuk menjadwalkan karyawan. Satu-satunya perbedaan adalah Docs adalah pengolah kata, bukan spreadsheet. Akibatnya, Anda tidak akan memiliki fleksibilitas tambahan dalam menulis kode untuk memperluas fungsinya.
Google Documents juga diperbarui secara real-time sehingga semua orang dapat mengetahui informasi yang sama. Ini pada dasarnya hanya satu langkah lebih maju dari penjadwalan kertas dan pensil, dan tidak memberikan banyak manfaat.
6. Google Kalender
Situs web: kalender.google.com/calendar
Harga: Gratis
Sumber
Seperti Dokumen dan Spreadsheet, Kalender adalah program gratis yang memungkinkan Anda menjadwalkan karyawan menggunakan kalender. Namun, dibandingkan dengan dua produk Google lainnya, Kalender juga dapat mengirimkan pemberitahuan email untuk mengingatkan karyawan tentang giliran kerja.
Secara keseluruhan, ini sedikit lebih cocok untuk penjadwalan (bagaimanapun juga, ini adalah kalender), tetapi tidak menyediakan semua fitur berguna yang dapat disediakan oleh alat penjadwalan khusus. Namun, dengan harga gratis yang sangat rendah, ini adalah opsi yang patut dipertimbangkan jika anggaran Anda terbatas.
7. Rencana
Situs web: planday.com
Harga: Mulai dari $2 per pengguna/bulan
Planday adalah alat penjadwalan berbasis cloud yang menawarkan jam waktu, perencana shift, kalender kerja shift, dan jadwal kerja. Salah satu fitur Planday yang paling berguna adalah pelaporan keuangannya yang terjadwal.
Hal ini memungkinkan pemberi kerja untuk melihat biaya penggajian, jam kerja, dan persentase pendapatan yang dibayarkan dalam bentuk gaji langsung dari tampilan jadwal. Planday juga memungkinkan pemberi kerja membuat pengaturan kepatuhan, yang akan mengirimkan peringatan ketika jadwal melanggar aturan kepatuhan.
8. Papan Pergeseran
Situs web: shiftboard.com
Harga: Tidak diketahui
Salah satu fitur terbaik Shiftboard adalah antarmuka penggunanya – sebagian besar sangat bersih dan terorganisir dengan baik, sehingga penggunaan alat ini menjadi pengalaman yang menyenangkan. Namun, tampilan kalender agak sempit dan berantakan, sehingga administrator mungkin tidak memiliki pengalaman sebaik karyawan dengan Shiftboard.
Seperti Deputy, Shiftboard dapat mengimpor data karyawan dari Excel, yang mempercepat orientasi. Ini juga memiliki subbagian untuk aplikasi yang tertunda, yang dapat mempermudah perekrutan karyawan baru.
9. Aplikasi Obrolan (WhatsApp, Messenger)
Situs Web: Beragam
Harga: Gratis
Aplikasi obrolan, seperti WhatsApp, Messenger, dan Telegram, tidak dirancang untuk penjadwalan, namun banyak bisnis yang berhasil menggunakannya untuk tujuan tersebut. Ini bukan alat terbaik untuk pekerjaan itu, namun dapat digunakan untuk menjadwalkan karyawan secara gratis.
Namun, meskipun label harga yang tidak ada benar-benar menarik, Anda mungkin akan kehilangan uang karena kesalahan manusia. Aplikasi Obrolan tidak dapat memperbarui jadwal secara real-time seperti alat lainnya, jadi Anda mengandalkan karyawan dan manajer untuk melacak jadwal secara manual dan memperbarui karyawan sesuai kebutuhan. Jika Anda memiliki tim kecil, hal ini dapat berjalan dengan baik, namun dapat menjadi mimpi buruk logistik bagi perusahaan besar.
10. Asana
Situs web: asana.com
Harga: Mulai dari $0/bulan
Asana adalah alat lain yang, meskipun tidak dirancang untuk penjadwalan karyawan, dapat digunakan untuk melakukannya dengan cukup baik.
Pada intinya, Asana adalah alat manajemen proyek. Untuk menggunakannya dalam penjadwalan karyawan, Anda dapat mengatur tugas yang sesuai dengan shift dan menugaskan karyawan yang berbeda ke dalamnya. Asana kemudian dapat mengirimkan email untuk memperingatkan anggota staf tentang giliran kerja yang akan datang, dan karyawan dapat mengomentari tugas untuk berkomunikasi satu sama lain.
Tim yang sudah menggunakan Asana atau perangkat lunak serupa mungkin ingin mempertimbangkan opsi ini. Namun, Asana tidak menyediakan fitur tambahan apa pun untuk pertukaran shift, analisis biaya tenaga kerja, atau hal lain yang terkait langsung dengan penjadwalan karyawan.
11. Kemanusiaan
Situs web: humaniora.com
Harga: Mulai dari $3 per pengguna/bulan dengan minimum $80/bulan
Kemanusiaan adalah salah satu pilihan terbaik bagi bisnis yang sudah menggunakan alat HR atau POS dalam operasional sehari-hari. Ini terintegrasi dengan banyak alat standar industri dan juga menawarkan API sehingga pengguna ahli dapat melakukan integrasi mereka sendiri.
Alat ini memungkinkan pemberi kerja untuk menjadwalkan, menerima, dan memperbarui karyawan. Dua fitur unik platform ini adalah perkiraan penjualan dan penjadwalan otomatis. Kemanusiaan mengambil data dari perangkat lunak POS untuk menganalisis berapa banyak karyawan yang perlu bekerja untuk memaksimalkan penjualan.
Untuk mengotomatiskan jadwal, pemberi kerja memasukkan data dan persyaratan shift, dan Humanity mencocokkannya dengan perkiraan penjualan untuk membuat jadwal yang optimal. Namun, pengusaha yang tertarik menggunakan fitur ini perlu membayar biaya tambahan.
12. Selempang
Situs web: getling.com
Harga: Gratis
Sling adalah alat penjadwalan karyawan terkemuka yang dipercaya oleh perusahaan seperti Amazon, Subway, dan The UPS Store. Mungkin hal yang paling mengesankan tentang Sling adalah fitur utama alat ini tersedia secara gratis.
Memang benar, dengan harga rendah sebesar $0 per bulan, pemberi kerja memiliki akses ke penjadwalan shift, permintaan shift, penawaran shift, alarm shift, permintaan waktu istirahat, dan banyak fitur lainnya untuk jumlah pengguna yang tidak terbatas.
Namun, fitur yang lebih canggih, seperti pembatasan wilayah, pelacakan lembur, sinkronisasi Google Kalender, dan pertukaran shift, hanya tersedia pada paket berbayar. Secara keseluruhan, Sling adalah cara yang baik untuk menguji keadaan sebelum melakukan investasi moneter yang cukup besar dalam alat penjadwalan.
13. Tenaga Kerja Kronos Siap
Situs web: kronos.com/products/workforce-ready-suite
Harga: Mulai dari $6 per karyawan/bulan
Kronos Workforce Ready adalah solusi SDM. Meskipun Kronos menyatakan bahwa ini dirancang untuk UKM, rangkaian fiturnya menunjukkan fokus pada bisnis dan perusahaan besar. Memang benar, banyak pemilik usaha kecil akan merasa tersesat saat mengarungi fitur-fitur yang luas.
Meskipun Kronos menyediakan platform SDM yang mencakup segalanya, Kronos juga menawarkan alat penjadwalan sebagai bagian dari rangkaian atau sebagai alat mandiri. Salah satu fitur terbaiknya adalah Pengaturan Jadwal, yang memungkinkan Anda menjalankan beberapa jadwal dengan aturan berbeda (istirahat makan siang, jumlah shift maksimum, dll.), semuanya tanpa mengganggu satu sama lain.
Sayangnya Kronos tidak menyertakan fitur chat untuk memudahkan komunikasi karyawan.
14. APS Online
Situs web: apspayroll.com
Harga: $3 per karyawan/bulan hanya untuk penjadwalan
APS OnLine adalah perangkat lunak SDM, penggajian, dan penjadwalan yang ditujukan untuk bisnis dengan antara 100 dan 3.000 karyawan. Banyak usaha kecil akan menganggapnya berlebihan (terutama mengingat tingginya harga $5 per pengguna per bulan), namun jika Anda memerlukan solusi yang dapat menangani ketiga tugas ini, ini adalah opsi yang patut dipertimbangkan.
Jika Anda ingin terus memantau karyawan Anda, fitur Pengaturan Kehadiran APS memungkinkan Anda mengonfigurasi pengaturan lanjutan untuk pencatatan jam kerja masuk dan keluar. Misalnya, Anda dapat memilih untuk menerima peringatan jika seorang karyawan terlambat masuk lima menit. Namun, estetika platform ini agak suram dan abu-abu, sehingga tidak akan populer di kalangan karyawan.
15. Jadwal Panas
Situs web: keempat.com
Harga: Mulai dari $49/bulan untuk satu lokasi dan hingga 30 pengguna
Tidak seperti beberapa alat lain yang telah kami pertimbangkan, HotSchedules sepenuhnya berfokus pada penjadwalan karyawan, yang menjadikannya pilihan tepat untuk bisnis yang memerlukan alat penjadwalan tanpa banyak fitur penggajian dan SDM juga.
Ini sangat cocok untuk tim yang mengandalkan ponsel mereka daripada desktop. Hal ini menjadikannya pilihan sempurna untuk restoran, toko ritel, dan bisnis lain yang mempekerjakan karyawan. Faktanya, tersedia serangkaian perangkat lunak tambahan yang dirancang khusus untuk restoran dan bisnis perhotelan.
Selain itu, HotSchedules adalah salah satu dari sedikit platform yang menyediakan pembaruan waktu nyata mengenai biaya dan metrik lainnya. Namun, UI desktopnya agak loyo.
Garis bawah
Dengan banyaknya pilihan alat penjadwalan karyawan, perusahaan tidak punya alasan untuk terus menggunakan metode penjadwalan yang tidak efisien dan ketinggalan jaman. Paling-paling, ini merepotkan, dan paling buruk, mereka kehilangan uang.
Daftar ini akan memberi Anda titik awal yang kuat untuk memulai pencarian Anda. Meskipun meneliti begitu banyak pilihan mungkin tampak menakutkan, hasil dari upaya Anda akan sangat bermanfaat.
Tandai Lindquist
Markus berbagi 44% huruf yang membentuk kata "pemasaran", sehingga masa depannya ditentukan sejak usia dini. Setelah pertunjukan singkat namun menguntungkan secara finansial sebagai peniru selebriti Macaulay Culkin, Mark memenuhi ramalannya dan bergabung dengan tim Mailshake sebagai ahli strategi pemasaran.
